Digitale und analoge Berührungspunkte zur Transparenz, Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit im Umgang mit externen Dienstleistern
In modernen Büro- und Industrieumgebungen begegnen Mitarbeitende regelmäßig Fremdfirmen – sei es beim Reinigen, Warten, Umbauen, Liefern oder Kontrollieren. Für die interne Belegschaft entstehen dabei oft Unsicherheiten, Rückfragen oder Störungen, wenn Prozesse nicht transparent oder nachvollziehbar sind.
Ein gut gestalteter Touchpoint für Mitarbeitende im Fremdfirmenmanagement schafft Transparenz, Sicherheit und Vertrauen – und stärkt das Zusammenspiel zwischen Nutzer:innen, Facility Management und externen Dienstleistern. Ob digital oder physisch: Touchpoints sind der Schlüssel für eine benutzerzentrierte Kommunikation und Servicewahrnehmung. Ein professionelles Fremdfirmenmanagement auf Nutzerniveau beginnt nicht bei der Sicherheitsunterweisung, sondern bei der erlebbaren Schnittstelle zur Belegschaft: dem Touchpoint. Digitale und analoge Berührungspunkte schaffen Transparenz, Vertrauen und Servicequalität – und machen externe Einsätze steuerbar, sicher und akzeptiert. Damit wird das Facility Management zum sichtbaren Qualitätsgaranten für Zusammenarbeit im Hintergrund.
Touchpoints im Fremdfirmenmanagement nutzerorientiert gestalten
Nutzer:innen über Fremdfirmeneinsätze aktiv und verständlich informieren
Reduktion von Rückfragen, Störungen und Fehlannahmen
Förderung von Vertrauen, Sicherheitsbewusstsein und Feedbackbereitschaft
Integration von Fremdfirmeneinsätzen in eine transparente Servicekultur
Unterstützung der rechtssicheren und prozesskonformen Kommunikation
Was ist ein Touchpoint im Fremdfirmenmanagement?
Ein Touchpoint ist ein gezielter Kontaktpunkt zwischen internen Mitarbeitenden und einem Aspekt des Fremdfirmenprozesses – z. B. eine digitale Anzeige, ein QR-Code, eine Info-Mail oder ein physischer Aushang.
Typische Touchpoints für Mitarbeitende
Touchpoint-Typ
Funktion
Beispiel
Digitale Ankündigung
Transparenz über geplante Einsätze
Intranetmeldung oder App-Notification: „Morgen Wartung RLT-Anlage 3.OG“
QR-Code am Raum / Gerät
Information & Feedback zur Leistung / Fremdfirma
Scan im Besprechungsraum: „Heute gereinigt von Firma XY – Feedback?“
Touchpanel im Flur
Live-Status zu aktuellen Einsätzen oder Raumbelegung
Anzeige: „Reinigung in Durchführung – bitte in 10 Min. betreten“
Ausweiserkennung
Visuelle Sicherheit durch farbige Fremdfirmenausweise
Mitarbeitende erkennen: Diese Person gehört zu einer zugelassenen Fremdfirma
Hinweisschild am Einsatzort
Schutz- oder Servicemeldung mit Dauer / Ansprechpartner
