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Information für Auftraggeber und Einkauf

DIE ERFÜLLUNG DER GESETZLICHEN ANFORDERUNGEN ERFORDERT EINE UMFASSENDE INFORMATIONSBESCHAFFUNG VON FREMDFIRMEN DURCH AUFTRAGGEBER UND EINKÄUFER

DIE ERFÜLLUNG DER GESETZLICHEN ANFORDERUNGEN ERFORDERT EINE UMFASSENDE INFORMATIONSBESCHAFFUNG VON FREMDFIRMEN DURCH AUFTRAGGEBER UND EINKÄUFER

Um die gesetzlichen Standards zu erfüllen, benötigen Kunden und Käufer umfangreiche Informationen von externen Unternehmen. Durch das gezielte Sammeln von Daten über diese Unternehmen können sie Risiken verringern und die Zusammenarbeit verbessern. Das Verstehen und Befolgen von Verhaltensrichtlinien und Sicherheitsnormen sind für effektive Interaktionen mit externen Partnern entscheidend. Ein konstantes Überarbeiten und Aktualisieren dieser Daten garantiert, dass die Qualität der Zusammenarbeit stets hoch bleibt.

Fremdfirmenmanagement für Auftraggeber und Einkauf

Sollte gesendet sein

Der Einkauf spielt eine wichtige Rolle bei der Auswahl externer Unternehmen und sollte der erste Ansprechpartner für diese Unternehmen sein. Im Rahmen der Ausschreibung schickt die Einkaufsabteilung den unternehmensspezifischen Unternehmerleitfaden zusätzlich zur Ausschreibung an potenzielle Auftragnehmer. Der Fragebogen für externe Unternehmen wird ebenfalls von der Einkaufsabteilung versendet und von den externen Unternehmen an die Einkaufsabteilung zurückgesendet. Die Einkaufsabteilung sollte sicherstellen, dass die Informationen vollständig sind und die erforderlichen Dokumente vorliegen.

Im Rahmen des Einkaufs wird unterschieden zwischen Firmen, die

  • aufgrund eines Rahmenvertrags ständig eingesetzt werden (hierfür wird der Begriff "Partnerfirmen" genutzt),

  • einzelne Aufträge im Rahmen von Projekten oder Stillständen durchführen, zwar z. B. auch über einen Rahmenvertrag, aber nicht direkt in Produktionsanlagen eingesetzt werden (z. B. Wartung von Kopierern)

  • Zeitarbeitsfirmen

Die Anforderungen an diese unterschiedlich eingesetzten Firmen können entsprechend differenziert werden.

Fremdfirmenauswahl

Für die Auswahl externer Unternehmen sollte ein Fragebogen verwendet werden, der sowohl allgemeine als auch HSE-relevante Themen abdeckt.

Neben diesem Fragebogen sollten Partnerunternehmen dem Kunden eine freiwillige Erklärung des Managements zur Arbeitssicherheit vorlegen.

Die Anforderungen an diese unterschiedlich eingesetzten Firmen können entsprechend differenziert werden.

  • Allgemeine Angaben zum Unternehmen

  • Führungsorganisation

  • Qualitätsorganisation

  • Zertifizierungen und Managementsystem

  • Schulung / Training

  • Einbindung der Mitarbeiter

  • Kommunikation

  • Unfallgeschehen

Der Fragebogen sollte von der Einkaufsabteilung an Partnerfirmen versendet und im Rahmen des Lieferantenmanagements überwacht werden. Die Rücksendung ist eine Voraussetzung für den Abschluss oder die Verlängerung eines Vertrags. Die Bewertung erfolgt nach einem Punktesystem, das einen Prozentsatz der Anforderungserfüllung ergibt. Die im Fragebogen enthaltenen Informationen beziehen sich, soweit sinnvoll, auf die letzten 3 Jahre. Dieser Prozess wird jährlich durchgeführt und bewertet. Für Projekte mit besonderen Risiken sollten zusätzlich zum Fragebogen auch weitere Dokumente, wie Ausführungsstrategien, Montagekonzepte und Risikobewertungen, angefordert werden. Die vorgeschlagenen Methoden werden anschließend bewertet.

Für externe Unternehmen, die nicht in Produktionsstätten oder bei Tätigkeiten mit erhöhtem Risiko eingesetzt werden, kann ein vereinfachter Fragebogen verwendet werden.

Wenn externe oder Partnerunternehmen Subunternehmer einsetzen möchten, müssen sie dies entsprechend mitteilen. Diese Subunternehmer müssen auf Grundlage des identischen Fragebogens bewertet oder autorisiert werden.