Bei der Auswahl der Fremdfirma sollte der Auftraggeber nicht nur ökonomische Faktoren (z.B. Kosten und Zeitdauer für den Auftrag) vergleichen, sondern auch Sicherheit und Gesundheitsschutz einbeziehen. So sollten zusätzlich Referenzen der Fremdfirmen (z.B. Unfallzahlen für die letzten Jahre) oder Zertifizierungen angefordert werden.
Nach Auswahl der Fremdfirma wird zwischen Auftraggeber und Fremdunternehmer ein Vertrag abgeschlossen, in welchem die "Arbeitsschutzbestimmungen für Fremdfirmen" Vertragsbestandteil sind.
In den ausgeführten Arbeitsschutzbestimmungen werden Anmeldungen, Unterweisungen, Verhalten im Normal- und im Alarmfall, Zuständigkeiten, Weisungsbefugnisse, Untersagen und weitere Bestimmungen geregelt. Es ist notwendig, die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen durch den Fremdunternehmer bestätigen zu lassen. Dieses kann in der "Fremdfirmenerklärung" geschehen.
Im Vertrag sollten auch Regelungen zum Personaleinsatz der Fremdfirma getroffen werden. So sollte der Fremdunternehmer verpflichtet werden, nur geeignetes, ausreichend qualifiziertes und unterwiesenes Personal unter Einhaltung einschlägiger gesetzlicher, tariflicher und sonstiger Vorschriften einzusetzen.
Sofern der Fremdunternehmer Subunternehmer einsetzen will, ist der Auftraggeber über deren Einsatz vor Beginn der Arbeiten zu informieren. Ein Vetorecht des Auftraggebers für den Einsatz von Subunternehmern sollte vertraglich vereinbart werden.
