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Fremdfirmenmanagement

Beauftragtenwesen

Der Fremdfirmenmanagement-Beauftragte des Standorts wird durch die Fremdfirmenmanagement-Beauftragten der Geschäftseinheiten unterstützt. Er hat im Wesentlichen folgende Aufgaben:
- Erarbeiten, Pflege und Aktualisieren des Fremdfirmenmanagement-Handbuchs,
- Koordination des Fremdfirmenmanagements in Abstimmung mit den Fremdfirmenmanagement Beauftragten der Geschäftseinheiten,
- Unterweisen und Schulen der Fach- und Führungskräfte in Bezug auf das Fremdfirmenmanagement in Zusammenarbeit mit den Fremdfirmenmanagement-Beauftragten der Geschäftseinheiten,
- Prüfen übergreifender Dokumente und Anweisungen mit Bezug auf das Fremdfirmenmanagement,
- Bewerten der eingeführten Prozesse in Hinblick auf ein leistungsfähiges Fremdfirmenmanagement-System und, soweit erforderlich, Einleiten entsprechender Korrekturmaßnahmen,
- Sicherstellen der richtigen und wirksamen Anwendung des Fremdfirmenmanagement-Systems in den jeweiligen Bereichen durch Organisation und Durchführen bzw. Veranlassen interner Audits,
- Berichterstattung über die Ergebnisse durchgeführter Audits und die daraus resultierenden erforderlichen Maßnahmen sowie
- Identifikation von organisatorischen Schwachstellen, insbesondere an Schnittstellen. Die Fremdfirmenmanagement-Beauftragten der Geschäftseinheiten sind im Wesentlichen für die Umsetzung der o.g. Aufgaben in Ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich zuständig. Dies betrifft insbesondere die Schulung aller Mitarbeiter, die Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit Fremdfirmen haben, entsprechend deren Aufgaben.

Organisationsverantwortung wahrnehmen

Fremdfirmenmanagement ist die Organisation des Einsatzes von Fremdfirmen im Unternehmen bei Einhaltung einschlägiger Vorschriften:
- Planung: Anstehende Arbeiten müssen bestimmt und Gefährdungen für Beschäftigte und für die Anlage ermittelt werden.
- Auswahl der Fremdfirma: Unternehmen sollten Kriterien wie Referenzen oder Empfehlungen, Sicherheitszertifikate, Positivlisten bewährter Fremdfirmen und Selbstauskünfte der Kontraktoren heranziehen.
- Auftragsvergabe: Beide Vertragsparteien müssen Vorgaben wie Fremdfirmenrichtlinien und Sicherheitsregeln besprechen, Ansprechpartner bestimmen, Rechte des Auftraggebers definieren und klären, ob weitere Subunternehmen am Projekt beteiligt sind.
- Einweisung: Damit Fremdfirmen sicher an Anlagen arbeiten können, ist diese Phase dazu da, Fremdarbeiter in die Betriebsabläufe einzuweisen.
- Ausführung: Im Laufe des Instandhaltungsprozesses sollte der Auftraggeber kontrollieren, ob alle Vereinbarungen eingehalten werden. Zudem muss der Fremdfirma verpflichtet sein, Probleme zu melden.
- Beurteilung: Abschließend kann der Anlagenbetreiber neben Qualität und Auftragsabwicklung auch die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Fremdfirma bewerten.

Der Einsatz von Fremdfirmen gehört im Facility Management zur Tagesordnung. Für Sie als Betreiber und Auftraggeber ergeben sich daraus arbeitsschutzrechtliche Anforderungen und haftungsrechtliche Konsequenzen. Ein Fremdfirmenmanagementsystem ist Teil eines Arbeitsschutzmanagementsystems (AMS).

Verantwortlich für den Arbeitsschutz im Unternehmen ist der Arbeitgeber. Da beim Einsatz von Fremdfirmen-Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehrere Arbeitgeber beteiligt sind, schreibt das Arbeitsschutzgesetz vor, dass die Arbeitgeber zur Gewährleistung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes zusammenarbeiten müssen. Der Umfang der sich daraus ergebenden Pflichten ist insbesondere davon abhängig, in welcher Form (Arbeitnehmerüberlassung oder Werkvertrag) fremdes Personal im Unternehmen eingesetzt wird.

Delegation

Die Unternehmensleitung überträgt i.d.R. folgende Unternehmenspflichten an:
- Arbeitssicherheit: Aufstellen eines Managementsystems incl. Gefährdungsbeurteilungen, Durchsetzung desselben
- Anfordernde Stellen (Facility Management, Gebäudemanagement, Technik, usw.): Beurteilung der Gefährdungen für den spezifischen Einsatz und Festlegung der erforderlichen Schutzmaßnahmen, Sicherheitsunterweisung für Fremdfirmen in die betriebsspezifischen Sicherheitsmaßnahmen am Einsatzort und Stellung eines Fremdfirmenkoordinators, Überwachung der sicherheitsgerechten Arbeiten der Fremdfirma.
- Einkauf (Anwendung entsprechender Vertragsbedingungen)
- Security (Zutrittsregelung; Sicherstellung des Zutritts von unterwiesenem Personal (Unterweisung innerhalb der letzten 365 Tage)

Die Fremdfirma ist für eine sichere Durchführung ihrer Arbeiten eigenverantwortlich. Dies bedeutet insbesondere, dass sie nur solche Mitarbeiter einsetzen darf, die über die erforderliche fachliche und gesundheitliche Qualifikation und Zuverlässigkeit verfügen, diese Mitarbeiter anzuweisen hat, wie die Arbeiten durchzuführen sind und die ordnungsgemäße Durchführung der Arbeiten einschließlich der erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen und Abfallentsorgung zu überwachen hat. Die Fremdfirma hat damit dieselben organisatorischen Pflichten zu erfüllen wie der Auftraggeber, wenn sie eigene Mitarbeiter einsetzt.

Fremdfirmenkoordinator

Kritisch wird es, sobald sich Tätigkeiten zeitlich oder räumlich überschneiden - etwa bei übereinander liegenden Arbeitsplätzen mit Gefahren durch herabfallende Gegenstände oder Schweißarbeiten in der Nähe von brennbaren Materialien.

Damit nicht eine Firma zur Gefahr für die andere wird, müssen die verschiedenen Tätigkeiten aufeinander abgestimmt werden. Diese Aufgabe übernimmt der Fremdfirmenkoordinator. Er ist weisungsbefugt gegenüber den Beschäftigten des eigenen Betriebs sowie dem Personal der Fremdfirma. Trotzdem bleiben Auftraggeber und Fremdunternehmer jeweils für ihre Mitarbeiter verantwortlich.

Die Rolle des Fremdfirmenkoordinators ist in den einschlägigen Regeln und Vorschriften klar definiert, u.A.:
- DGUV V1: Pflichten den Unternehmers : Bei Vergabe von Aufträgen an externes Personal ist ein Aufsichtsführender mit Weisungsbefugnis (Fremdfirmenkoordinator) zu bestellen.
- BGI 865 Einsatz von Fremdfirmen im Rahmen von Werkverträgen . Dort heißt es unter Punkt F9: Sind gegenseitige Gefährdungen möglich, muss ein Koordinator bestimmt werden, welcher die Arbeiten aufeinander abstimmt. Der Koordinator ist in der Regel vom Auftraggeber eingesetzt und dem Fremdunternehmer mitgeteilt worden. In vielen Fällen wird die Koordination vom Auftragsverantwortlichen wahrgenommen .
- Arbeitsschutzgesetz
- Betriebssicherheitsverordnung
- Baustellenverordnung
- Gefahrstoffverordnung.

Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator

Wenn es um Baustellen geht, tritt auch der Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator (SiGeKo) auf den Plan. SiGeKo und Fremdfirmenkoordinator haben unterschiedliche Aufgaben und verfolgen unterschiedliche Ziele.

Der SiGeKo ist laut Baustellenverordnung bereits für die Planung eines Bauvorhabens und die Aufstellung eines SiGe-Planes ab einer bestimmten Anzahl von Firmen zuständig.

Ein Fremdfirmenkoordinator ist immer zu bestellen, wenn Aufträge an externes Personal vergeben werden. Er hat Weisungsbefugnis gegenüber den Externen und achtet auf die Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes bei der Auftragsausführung. Externe sind in diesem Sinne auch Leiharbeiter oder Wartungsfirmen. Der Fremdfirmenkoordinator kann den SiGeKo also nicht ersetzen

Dimensionen

Viele Unternehmer und Unternehmerinnen konzentrieren sich zunehmend auf das Kerngeschäft. Dort, wo im Betrieb bisher Aufgaben von der Stammbelegschaft durchgeführt wurden, finden heute Fremdfirmen und Unternehmen für Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit) ihr Betätigungsfeld. Bei der Auftragserledigung durch Fremdfirmen auf dem Betriebsgelände des Auftraggebers ergeben sich häufig neue oder veränderte Sicherheitsrisiken. Denn: Fremdfirmen-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich sehr schnell auf eine neue Arbeitsumgebung, ungewohnte Arbeitsbedingungen und neue Arbeitsabläufe einstellen. Vielfach sind auch Anforderungen, die sich aus der vorgefundenen Produktion ergeben, nicht bekannt.

Dies macht sich im Unfallgeschehen bemerkbar. Nach Einschätzung der VBG liegt die Unfallhäufigkeit für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Arbeitnehmerüberlassung um den Faktor 2,5 höher als der Durchschnitt bei allen gewerblichen Berufsgenossenschaften.

Gefährdungen

01. Arbeiten in Gruben, engen Räumen
02. Absturz
03. Elektrische Gefährdungen
04. Quetschung durch bewegte Maschinenteile
05. Bewegte Transportmittel (Flurförderzeuge, Krane)
06. Heben oder Transportieren besonderer Güter (scharfkantig, feuerflüssig)
07. Gefahrstoffe
08. Verbrennungen, Verbrühungen (heiße Oberflächen und Medien)
09. Brand (Schweißarbeiten, .)
10. Explosion
11. Lärm/Vibration
12. Gegenseitige Gefährdungen (überschneidende Arbeitsplätze, mehrere Ebenen)
13. Sonstiges

Unfallanzeige

Die Unternehmer sind gesetzlich dazu verpflichtet, Unfälle in ihren Unternehmen der Berufsgenossenschaft anzuzeigen. Diese Verpflichtung betrifft nicht nur die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch Beschäftigte aus anderen Unternehmen, die für das Unternehmen tätig sind, in dem sich der Unfall ereignet hat.

Dies bedeutet im Falle der Arbeitnehmerüberlassung, dass der Entleiher auch den Unfall eines Leiharbeitnehmers anzuzeigen hat, da es sich zwar nicht um eine eigene Mitarbeiterin oder einen eigenen Mitarbeiter handelt, aber um eine beschäftigte Person, die für ihn tätig wird. Darüber hinaus muss bei der Arbeitnehmerüberlassung auch der Verleiher als Arbeitgeber des verunglückten Leiharbeitnehmers eine Unfallmeldung abgeben.

Der Verleiher muss seine Unfallanzeige an die für ihn zuständige Berufsgenossenschaft richten. Der Entleiher soll die von ihm zu erstattende Anzeige an die für sein Unternehmen fachlich zuständige Berufsgenossenschaft adressieren und dabei in der Unfallanzeige unter Ziffer 9. den Status "Leiharbeitnehmer" ankreuzen.

Im Falle einer beschäftigten Person, die im Rahmen eines Werkvertrages tätig ist und dabei einen Unfall erleidet, ist der Arbeitgeber der verletzten Person zur Erstattung der Unfallanzeige verpflichtet. Sie ist an die für den Arbeitgeber zuständige Berufsgenossenschaft zu richten.

Unfallaufarbeitung

Die Unfallaufarbeitung erfolgt gemeinschaftlich mit der Fremdfirma. Hierbei ist darauf zu achten, dass auch die eigenen Abläufe kritisch hinterfragt werden.

Mit den Partnerfirmen sollten Lehren, die sich aus Unfällen ergeben, gegenseitig ausgetauscht werden.

Neben den Kennzahlen für Unfälle eigener Mitarbeiter sind entsprechende Kennzahlen auch für Fremdfirmen zu erfassen.

Um das Unfallgeschehen positiv zu beeinflussen, sollte sich die Partnerfirma auch am Meldesystem für Beinahe-Unfälle beteiligen.

Eingliederung in den Arbeitsprozess

Werk- und Dienstvertrag

Vertragsinhalt: Herbeiführen eines bestimmten Arbeitsergebnisses
Vertragserfüllung: Durch Fremdfirmen in eigener Verantwortung für Arbeitsergebnis mit eigenen Mitarbeitern und Übernahme der Gewährleistung
Status: Keine Eingliederung des Fremdfirmen-Mitarbeiters in den Arbeitsprozess des Auftraggebers. Kein Weisungsrecht des Auftraggebers gegenüber Fremdfirmen-Mitarbeiter und hinsichtlich der Auftragserledigung
Vergütung: Herstellungs- oder ergebnisbezogene Vergütung

Bei einem Werkvertrag ist der Auftragnehmer als Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihrer Tätigkeit in dem Unternehmen des Auftraggebers die Arbeitsschutzvorschriften beachten. Ihm obliegt es, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Sicherheit und Gesundheitsschutz zu unterweisen.

Dies setzt voraus, dass der Auftragnehmer Kenntnis von den spezifischen Gefahren in dem fremden Betrieb hat. Daher kommt dem Auftraggeber die Pflicht zu, den Auftragnehmer hinsichtlich der dortigen Gefahren für Sicherheit und Gesundheit zu informieren und in die betriebsspezifischen Verhältnisse einzuweisen. Außerdem muss er sich darüber vergewissern, dass die Fremdfirmen-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber diesbezüglich unterwiesen worden sind und entsprechende Anweisungen erhalten haben.

Darüber hinaus kommen auf den Auftraggeber noch weitere Verpflichtungen zu:
- Auswahl eines geeigneten Unternehmers (Auftragnehmers),
- schriftliche Verpflichtung des Auftragnehmers,
- bei der Auftragserfüllung die einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften und staatlichen Arbeitsschutzbestimmungen zu beachten,
- Unterstützung des Auftragnehmers bei der Gefährdungsbeurteilung bezüglich der spezifischen Gefahren,
- Sicherstellung der Überwachung von Tätigkeiten mit besonderen Gefahren;

Schließlich stehen beide Unternehmer sowohl der Auftraggeber als auch der Fremdunternehmer in der Pflicht, bei möglicher gegenseitiger Gefährdung einen Koordinator zu bestellen, welcher die Arbeiten aufeinander abstimmt und mit entsprechenden Weisungsbefugnissen auszustatten ist.

Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit)

Vertragsinhalt: Überlassen von Arbeitnehmern auf Zeit
Vertragserfüllung: Keine Verantwortung des Verleihers für das Arbeitsergebnis des Leiharbeitnehmers. Keine Gewährleistung für das Arbeitsergebnis
Status: Eingliederung des Leiharbeitnehmers in den Arbeitsprozess des Entleihers. Weisungsrecht des Entleihers gegenüber dem Leiharbeitnehmer und entsprechende weisungsgebundene Arbeitsausführung.
Vergütung i.d.R. nach geleisteter Arbeitszeit

Im Falle der Arbeitnehmerüberlassung ist grundsätzlich sowohl der Zeitarbeitsunternehmer (Verleiher) als auch der Unternehmer, bei dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter eingesetzt wird (Entleiher), für die Einhaltung der Arbeitsvorschriften verantwortlich. Weil die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter in den Arbeitsprozess des Entleihunternehmers eingegliedert ist, trifft diese Verantwortung aber insbesondere den Entleiher. Dieser muss daher den Leiharbeitnehmer wie seine eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Beginn der Beschäftigung und bei Veränderungen in seinem Arbeitsbereich über Gefahren für Sicherheit und Gesundheit im Betrieb bzw. am Arbeitsplatz unterweisen.

Außerdem hat der Entleiher den Leiharbeitnehmer über die Notwendigkeit besonderer Qualifikationen oder beruflicher Fähigkeiten oder einer besonderen ärztlichen Überwachung zu unterrichten. In diesem Zusammenhang ist es besonders wichtig, den Verleiher im Vorfeld das genaue Anforderungsprofil hinsichtlich des Leiharbeitnehmers mitzuteilen.

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