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Fremdfirmenmanagement im Facility Management

UNTERNEHMEN MÜSSEN SICHERSTELLEN, DASS IHRE LIEFERANTEN UND DIENSTLEISTER DIE GLEICHEN HOHEN STANDARDS WIE SIE SELBST ERFÜLLEN, UM COMPLIANCE-RISIKEN ZU MINIMIEREN.

UNTERNEHMEN MÜSSEN SICHERSTELLEN, DASS IHRE LIEFERANTEN UND DIENSTLEISTER DIE GLEICHEN HOHEN STANDARDS WIE SIE SELBST ERFÜLLEN, UM COMPLIANCE-RISIKEN ZU MINIMIEREN.

Verbesserungen der Beschaffungseffizienz sollten nicht zu Lasten der Einhaltung von Compliance-Standards gehen. Um mögliche Rechtsstreitigkeiten und Rufschädigungen zu vermeiden, sollten Unternehmen die Wahrscheinlichkeit von Fehlverhalten ihrer Lieferanten und Dienstleister verringern. Digitale Tools können die Klarheit und Nachverfolgbarkeit in der Lieferkette erhöhen und somit compliance-bezogene Risiken verringern. Es ist für Unternehmen unerlässlich, sicherzustellen, dass ihr Vertragspartnermanagement-Ansatz den aktuellen gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften entspricht, um rechtliche Auseinandersetzungen und Rufschädigungen zu vermeiden.

Organisation des Einsatzes vom Fremdfirmen im Facility Management

Übernahme von Organisationsverantwortung im Facility Management

Dynamische Teamarbeit und Planung

Dynamische Teamarbeit und Planung

Team fokussiert auf strategische Geschäftsplanung und Analyse.

Die organisatorische Verantwortung im Facility Management ist entscheidend für starke Führung. Dies beinhaltet die Verwaltung der Planung, Koordination und Umsetzung von Aktivitäten, die die Funktionalität, den Komfort, die Sicherheit und die Effizienz der gebauten Umgebung garantieren. Darüber hinaus erfordert diese Rolle die Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Kriterien, das Risikomanagement und die Förderung nachhaltiger Methoden. Zusätzlich beinhaltet es, eine Kultur der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Kreativität zu fördern. Durch die Übernahme dieser Verantwortung spielen Facility Manager eine entscheidende Rolle für den Gesamterfolg und das Wohlstand eines Unternehmens.

Organisationsverantwortung wahrnehmen

Fremdfirmenmanagement ist die Organisation des Einsatzes von Fremdfirmen im Unternehmen bei Einhaltung einschlägiger Vorschriften:

  • Planung: Anstehende Arbeiten müssen bestimmt und Gefährdungen für Beschäftigte und für die Anlage ermittelt werden.

  • Auswahl der Fremdfirma: Unternehmen sollten Kriterien wie Referenzen oder Empfehlungen, Sicherheitszertifikate, Positivlisten bewährter Fremdfirmen und Selbstauskünfte der Kontraktoren heranziehen.

  • Auftragsvergabe: Beide Vertragsparteien müssen Vorgaben wie Fremdfirmenrichtlinien und Sicherheitsregeln besprechen, Ansprechpartner bestimmen, Rechte des Auftraggebers definieren und klären, ob weitere Subunternehmen am Projekt beteiligt sind.

  • Einweisung: Damit Fremdfirmen sicher an Anlagen arbeiten können, ist diese Phase dazu da, Fremdarbeiter in die Betriebsabläufe einzuweisen.

  • Ausführung: Im Laufe des Instandhaltungsprozesses sollte der Auftraggeber kontrollieren, ob alle Vereinbarungen eingehalten werden. Zudem muss der Fremdfirma verpflichtet sein, Probleme zu melden.

  • Beurteilung: Abschließend kann der Anlagenbetreiber neben Qualität und Auftragsabwicklung auch die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Fremdfirma bewerten.

Der Einsatz von Fremdfirmen gehört im Facility Management zur Tagesordnung. Für Sie als Betreiber und Auftraggeber ergeben sich daraus arbeitsschutzrechtliche Anforderungen und haftungsrechtliche Konsequenzen. Ein Fremdfirmenmanagementsystem ist Teil eines Arbeitsschutzmanagementsystems (AMS).

Verantwortlich für den Arbeitsschutz im Unternehmen ist der Arbeitgeber. Da beim Einsatz von Fremdfirmen-Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehrere Arbeitgeber beteiligt sind, schreibt das Arbeitsschutzgesetz vor, dass die Arbeitgeber zur Gewährleistung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes zusammenarbeiten müssen. Der Umfang der sich daraus ergebenden Pflichten ist insbesondere davon abhängig, in welcher Form (Arbeitnehmerüberlassung oder Werkvertrag) fremdes Personal im Unternehmen eingesetzt wird.

Beauftragtenwesen

Der Fremdfirmenmanagement-Beauftragte des Standorts wird durch die Fremdfirmenmanagement-Beauftragten der Geschäftseinheiten unterstützt. Er hat im Wesentlichen folgende Aufgaben:

  • Erarbeiten, Pflege und Aktualisieren des Fremdfirmenmanagement-Handbuchs,

  • Koordination des Fremdfirmenmanagements in Abstimmung mit den Fremdfirmenmanagement Beauftragten der Geschäftseinheiten,

  • Unterweisen und Schulen der Fach- und Führungskräfte in Bezug auf das Fremdfirmenmanagement in Zusammenarbeit mit den Fremdfirmenmanagement-Beauftragten der Geschäftseinheiten,

  • Prüfen übergreifender Dokumente und Anweisungen mit Bezug auf das Fremdfirmenmanagement,

  • Bewerten der eingeführten Prozesse in Hinblick auf ein leistungsfähiges Fremdfirmenmanagement-System und, soweit erforderlich, Einleiten entsprechender Korrekturmaßnahmen,

  • Sicherstellen der richtigen und wirksamen Anwendung des Fremdfirmenmanagement-Systems in den jeweiligen Bereichen durch Organisation und Durchführen bzw. Veranlassen interner Audits,

  • Berichterstattung über die Ergebnisse durchgeführter Audits und die daraus resultierenden erforderlichen Maßnahmen sowie

  • Identifikation von organisatorischen Schwachstellen, insbesondere an Schnittstellen.

Die externen Unternehmensverwaltungsvertreter der Geschäftseinheiten sind hauptsächlich für die Ausführung der genannten Aufgaben in ihren zugewiesenen Bereichen verantwortlich. Dies gilt insbesondere für die Schulung aller Mitarbeiter, die im Zusammenhang mit externen Unternehmen Aufgaben haben, basierend auf ihren Zuständigkeiten.

Delegation

Die Unternehmensleitung überträgt i.d.R. folgende Unternehmenspflichten an:

  • Arbeitssicherheit: Aufstellen eines Managementsystems incl. Gefährdungsbeurteilungen, Durchsetzung desselben

  • Anfordernde Stellen (Facility Management, Gebäudemanagement, Technik, usw.):
    Beurteilung der Gefährdungen für den spezifischen Einsatz und Festlegung der erforderlichen Schutzmaßnahmen, Sicherheitsunterweisung für Fremdfirmen in die betriebsspezifischen Sicherheitsmaßnahmen am Einsatzort und Stellung eines Fremdfirmenkoordinators, Überwachung der sicherheitsgerechten Arbeiten der Fremdfirma.

  • Einkauf (Anwendung entsprechender Vertragsbedingungen)

  • Security (Zutrittsregelung; Sicherstellung des Zutritts von unterwiesenem Personal (Unterweisung innerhalb der letzten 365 Tage)

Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung für die sichere Ausführung seiner Aufgaben. Dies bedeutet insbesondere, dass er nur Mitarbeiter einstellen sollte, die über die erforderliche berufliche Expertise, gesundheitliche Qualifikationen und Zuverlässigkeit verfügen. Diese Mitarbeiter müssen hinsichtlich der Aufgabenausführung angeleitet und überwacht werden, um eine ordnungsgemäße Arbeit zu gewährleisten, einschließlich der Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen und Abfallentsorgung. Wenn der Auftragnehmer eigenes Personal beschäftigt, muss er die gleichen organisatorischen Anforderungen erfüllen wie der Kunde.

Fremdfirmenkoordinator

Probleme entstehen, wenn Aktivitäten sich in Bezug auf Zeit oder Ort überschneiden, wie zum Beispiel Arbeitsplätze, bei denen die Gefahr von fallenden Gegenständen besteht, oder Schweißarbeiten in der Nähe von brennbaren Materialien.

Um zu verhindern, dass ein Unternehmen für ein anderes ein Risiko darstellt, ist es notwendig, verschiedene Aktivitäten aufeinander abzustimmen. Diese Aufgabe wird vom Auftragnehmer-Koordinator übernommen. Er hat die Befugnis, sowohl den Mitarbeitern seines eigenen Unternehmens als auch dem Personal des externen Unternehmens Anweisungen zu erteilen. Dennoch bleiben sowohl Auftraggeber als auch externe Auftragnehmer weiterhin für ihre jeweiligen Mitarbeiter verantwortlich.

Die Rolle des Fremdfirmenkoordinators ist in den einschlägigen Regeln und Vorschriften klar definiert, u.A.:

  • DGUV V1: Pflichten den Unternehmers : Bei Vergabe von Aufträgen an externes Personal ist ein Aufsichtsführender mit Weisungsbefugnis (Fremdfirmenkoordinator) zu bestellen.

  • BGI 865 Einsatz von Fremdfirmen im Rahmen von Werkverträgen . Dort heißt es unter Punkt F9: Sind gegenseitige Gefährdungen möglich, muss ein Koordinator bestimmt werden, welcher die Arbeiten aufeinander abstimmt. Der Koordinator ist in der Regel vom Auftraggeber eingesetzt und dem Fremdunternehmer mitgeteilt worden. In vielen Fällen wird die Koordination vom Auftragsverantwortlichen wahrgenommen .

  • Arbeitsschutzgesetz

  • Betriebssicherheitsverordnung

  • Baustellenverordnung

  • Gefahrstoffverordnung.

Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator

Wenn es um Baustellen geht, tritt auch der Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator (SiGeKo) auf den Plan. SiGeKo und Fremdfirmenkoordinator haben unterschiedliche Aufgaben und verfolgen unterschiedliche Ziele.

Der SiGeKo ist laut Baustellenverordnung bereits für die Planung eines Bauvorhabens und die Aufstellung eines SiGe-Planes ab einer bestimmten Anzahl von Firmen zuständig.

Ein Fremdfirmenkoordinator ist immer zu bestellen, wenn Aufträge an externes Personal vergeben werden. Er hat Weisungsbefugnis gegenüber den Externen und achtet auf die Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes bei der Auftragsausführung. Externe sind in diesem Sinne auch Leiharbeiter oder Wartungsfirmen. Der Fremdfirmenkoordinator kann den SiGeKo also nicht ersetzen

Dimensionen

Viele Unternehmer und Unternehmerinnen konzentrieren sich zunehmend auf das Kerngeschäft. Dort, wo im Betrieb bisher Aufgaben von der Stammbelegschaft durchgeführt wurden, finden heute Fremdfirmen und Unternehmen für Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit) ihr Betätigungsfeld. Bei der Auftragserledigung durch Fremdfirmen auf dem Betriebsgelände des Auftraggebers ergeben sich häufig neue oder veränderte Sicherheitsrisiken. Denn: Fremdfirmen-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich sehr schnell auf eine neue Arbeitsumgebung, ungewohnte Arbeitsbedingungen und neue Arbeitsabläufe einstellen. Vielfach sind auch Anforderungen, die sich aus der vorgefundenen Produktion ergeben, nicht bekannt.

Dies macht sich im Unfallgeschehen bemerkbar. Nach Einschätzung der VBG liegt die Unfallhäufigkeit für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Arbeitnehmerüberlassung um den Faktor 2,5 höher als der Durchschnitt bei allen gewerblichen Berufsgenossenschaften.

Gefährdungen

  • Arbeiten in Gruben, engen Räumen

  • Absturz

  • Elektrische Gefährdungen

  • Quetschung durch bewegte Maschinenteile

  • Bewegte Transportmittel (Flurförderzeuge, Krane)

  • Heben oder Transportieren besonderer Güter (scharfkantig, feuerflüssig)

  • Gefahrstoffe

  • Verbrennungen, Verbrühungen (heiße Oberflächen und Medien)

  • Brand (Schweißarbeiten, .)

  • Explosion

  • Lärm/Vibration

  • Gegenseitige Gefährdungen (überschneidende Arbeitsplätze, mehrere Ebenen)

  • Sonstiges

Unfallanzeige

Gesetzlich sind Unternehmer verpflichtet, Unfälle in ihren Unternehmen der Berufsgenossenschaft zu melden. Diese Pflicht betrifft nicht nur die eigenen Mitarbeiter, sondern auch Mitarbeiter anderer Unternehmen, die für das Unternehmen arbeiten, in dem der Unfall passierte.

Bei Zeitarbeit bedeutet dies, dass der Entleiher auch den Unfall eines Zeitarbeitnehmers melden muss, da er nicht als separater Mitarbeiter gilt, sondern als eine Person, die für ihn arbeitet. Darüber hinaus muss im Falle von Zeitarbeit auch der Verleiher als Arbeitgeber des verletzten Zeitarbeitnehmers einen Unfallbericht einreichen.

Der Verleiher muss seinen Unfallbericht bei der für ihn zuständigen Berufsgenossenschaft einreichen. Der Entleiher sollte die von ihm einzureichende Meldung an die für sein Unternehmen zuständige Berufsgenossenschaft richten und im Unfallbericht unter Abschnitt 9 den Status "Zeitarbeitnehmer" ankreuzen.

Im Falle einer beschäftigten Person, die auf Basis eines Werkvertrags arbeitet und einen Unfall erleidet, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Unfall bezüglich der verletzten Person zu melden. Diese Meldung sollte an die Berufsgenossenschaft des Arbeitgebers gerichtet werden.

Unfallaufarbeitung

Der Vorfall wird gemeinsam mit dem externen Unternehmen behandelt. Es ist von entscheidender Bedeutung, auch die eigenen Prozesse kritisch zu hinterfragen.

Erfahrungen aus Unfällen sollten mit den Partnerunternehmen geteilt werden.

Neben den Kennzahlen zu Unfällen, die die eigenen Mitarbeiter betreffen, müssen auch entsprechende Zahlen für externe Unternehmen erfasst werden.

Um einen positiven Einfluss auf die Unfallsituation zu haben, sollte das Partnerunternehmen ebenfalls am Berichtssystem für Beinahe-Unfälle teilnehmen.

Werk- und Dienstvertrag

Vertragsinhalt: Erzielung eines spezifischen Arbeitsergebnisses.

Vertragserfüllung: Durchgeführt von externen Unternehmen, die eigenverantwortlich für das Arbeitsergebnis mit ihrem Personal sind und die Gewährleistung übernehmen.

Status: Das Personal des externen Unternehmens wird nicht in den Arbeitsprozess des Auftraggebers integriert. Dem Auftraggeber fehlt die Befugnis, Anweisungen an Mitarbeiter des externen Unternehmens in Bezug auf die Vertragsausführung zu erteilen.

Vergütung: Vergütung basierend auf Produktion oder Ergebnis.

Im Falle eines Werk- und Dienstleistungsvertrags ist der Auftragnehmer als Arbeitgeber dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter die Arbeitsschutzbestimmungen einhalten, wenn sie im Unternehmen des Auftraggebers arbeiten. Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, sein Personal über Sicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen zu unterweisen.

Dies setzt voraus, dass der Auftragnehmer über die spezifischen Gefahren im Drittunternehmen informiert ist. Daher muss der Auftraggeber den Auftragnehmer über mögliche Sicherheits- und Gesundheitsrisiken informieren und ihn mit den unternehmensspezifischen Bedingungen vertraut machen. Darüber hinaus muss der Auftraggeber sicherstellen, dass die Mitarbeiter des externen Unternehmens von ihrem Arbeitgeber die notwendigen Anweisungen erhalten haben.

Darüber hinaus kommen auf den Auftraggeber noch weitere Verpflichtungen zu:

  • Auswahl eines geeigneten Unternehmers (Auftragnehmers),

  • schriftliche Verpflichtung des Auftragnehmers,

  • bei der Auftragserfüllung die einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften und staatlichen Arbeitsschutzbestimmungen zu beachten,

  • Unterstützung des Auftragnehmers bei der Gefährdungsbeurteilung bezüglich der spezifischen Gefahren,

  • Sicherstellung der Überwachung von Tätigkeiten mit besonderen Gefahren;

In Situationen, in denen ein gegenseitiges Risiko besteht, müssen sowohl der Auftraggeber als auch der externe Auftragnehmer einen Koordinator benennen. Die Aufgabe dieses Koordinators ist es, die Arbeit zu organisieren, und er sollte die notwendige Befugnis besitzen, Anweisungen zu erteilen.

Eingliederung in den Arbeitsprozess

Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit)

Vertragsinhalt: Bereitstellung von Zeitarbeitern auf kurzfristiger Basis.

Vertragserfüllung: Das verleihende Unternehmen ist nicht für die Arbeitsergebnisse des Zeitarbeiters verantwortlich und gibt keine Garantie für die Arbeitsqualität.

Status: Der Zeitarbeiter wird in den Arbeitsablauf des einstellenden Unternehmens integriert. Das einstellende Unternehmen behält sich das Recht vor, den Zeitarbeiter anzuleiten und vorzugeben, wie die Arbeit zu erledigen ist.

Die Bezahlung basiert in der Regel auf den geleisteten Arbeitsstunden. Im Bereich der Zeitarbeit tragen sowohl die Zeitarbeitsagentur (Verleiher) als auch das beschäftigende Unternehmen (Entleiher) im Allgemeinen die Verantwortung für die Einhaltung der Arbeitsvorschriften. Da der Mitarbeiter jedoch in den Arbeitsablauf des einstellenden Unternehmens integriert ist, liegt diese Verantwortung insbesondere beim Entleiher. Dieser muss daher sowohl die Zeitarbeiter als auch seine eigenen Mitarbeiter über Risiken für Sicherheit und Gesundheit im Unternehmen oder am Arbeitsplatz vor Arbeitsbeginn und bei Veränderungen in seinem Tätigkeitsbereich unterweisen.

Darüber hinaus muss der Entleiher den Zeitarbeiter über die Notwendigkeit besonderer Qualifikationen, beruflicher Fähigkeiten oder spezieller medizinischer Überwachung informieren. In diesem Zusammenhang ist es besonders wichtig, den Verleiher im Voraus über das genaue Anforderungsprofil in Bezug auf den Zeitarbeiter zu informieren.

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Vielen Dank

Wir machen gutes FM besser, durch..

  • praktikable Regelungen, Vertragsbedingungen und Organisation,

  • Berücksichtigung der aktuellen Betreiberpflichten,

  • Exkulpation aus Auftraggebersicht,

  • aktueller Stand der gesetzlichen Forderungen,

  • eine durchgehende Anweisende Dokumentation als Teil der Verträge mit Dienstleistern