Kann der Fremdunternehmer die Aufsicht vor Ort bei der Auftragserledigung nicht selbst wahrnehmen, muss er Pflichten auf einen geeigneten Beschäftigten (Verantwortlicher der Fremdfirma) übertragen. Mit der Übertragung müssen auch Entscheidungsvollmachten festgelegt werden.
Dazu gehören auch Weisungsbefugnisse gegenüber den ihm zugeteilten Mitarbeitern. Als Verantwortliche können z.B. Montageleiter, Gruppenleiter, Vorarbeiter oder Monteure eingesetzt werden. Der deutschsprachige Verantwortliche wird dem Auftraggeber bekannt gegeben.
Der Verantwortliche der Fremdfirma hat auch die sichere Durchführung der Arbeiten zu überwachen Einhaltung der "Arbeitsschutzbestimmungen für Fremdfirmen"). Ausreichende Kenntnisse und Erfahrungen sind dafür Voraussetzung.
Um seiner Aufsichtspflicht nachzukommen, ist seine Anwesenheit während der Durchführung der Arbeiten grundsätzlich erforderlich. Ergeben sich Abweichungen vom geplanten Arbeitsablauf, so hat sich der Verantwortliche der Fremdfirma mit seinem Vorgesetzten und ggf. mit dem Auftragsverantwortlichen abzustimmen.
Zu seinen Aufgaben gehren u.a., den sicheren Arbeitsablauf abzustimmen und zu gewährleisten,
Unterweisungen der eigenen Mitarbeiter durchzuführen,
die Mitarbeiter dahingehend zu kontrollieren, dass diese die Sicherheitsanweisungen und maßnahmen befolgen,
bei unvorhergesehenen Gefährdungen die Arbeit einzustellen, bis die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen durchgeführt sind und
vor Benutzung von Einrichtungen (z.B. Gerüste, Leitern usw. 9 diese auf deren sicheren Zustand zu überprüfen bzw. überprüfen zu lassen. Der Verantwortliche der Fremdfirma wird durch den Auftragsverantwortlichen eingewiesen. Er muss deshalb spätestens nach dem Eintreffen am Arbeitsort Kontakt mit den Auftragsverantwortlichen aufnehmen.
Die Unterweisung und Dokumentation kann anhand eines Unterweisungsprotokolls erfolgen. Der Verantwortliche verpflichtet sich zugleich, die erhaltenen Informationen an die eigenen Mitarbeiter in einer Unterweisung weiterzugeben.
