Timeline zum Fremdfirmenmanagement bei Standortverlagerungen

Zeitraum: April 2025 – Januar 2027

Ziel: Etablierung eines strukturierten, digitalen und rechtskonformen Fremdfirmenmanagements mit Fokus auf Einweisungen, Unterweisungen, Zutrittskontrolle und vertragsgemäße Rechnungslegung.

• April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen

  Verantwortlich: Facility Management, Arbeitssicherheit, Rechtsabteilung, Einkauf, ESG-Beauftragte

  -Definition der Zielstellung für das Fremdfirmenmanagement: Rechtssicherheit, Effizienz, Transparenz

  -Abgleich mit gesetzlichen Anforderungen (z. B. BetrSichV, DGUV Vorschrift 1, ArbSchG, ESG-Kriterien)

  -Festlegung von Mindeststandards für Qualifikationen, Unterweisungen und Nachweise

  -Entscheidung über Struktur: zentralisiertes Fremdfirmenportal, dezentrale Steuerung oder hybride LösungFremdfirmenmanagementkonzepts

  

• Mai 2025: Start der Mitbestimmung

  Verantwortlich: Facility Management in Zusammenarbeit mit dem Fremdfirmenkoordinator, der Arbeitssicherheit und dem Betriebsrat

• Juni – Juli 2025: Bestandsaufnahme und Prozessanalyse (Neubau & Bestand)

  Verantwortlich: Facility Management, HSE, externe Berater

  -Erfassung aller eingesetzten Fremdfirmen, Tätigkeitsarten und Zutrittssituationen

  -Analyse bestehender Prozesse zur Anmeldung, Qualifikationsprüfung, Unterweisung und Freigabe

  -Bewertung der Schnittstellen zu Sicherheit, IT, Instandhaltung, Qualitätsmanagement

  -Erstellung eines Zielbilds für zukunftsfähige, digitale Fremdfirmensteuerung

  

• Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren

  Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, HSE, IT, Rechtsabteilung

  -Erstellung technischer Anforderungen: Portallösungen, Check-in-Systeme, Schulungsnachweise

  -Definition von KPIs: Registrierzeiten, Nachweisvollständigkeit, Zutrittsfehler, Eskalationshäufigkeit

  -Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Software, Schulung, organisatorische Dienstleistungen

  -Auswahl qualifizierter Anbieter für Plattform, Prozesse, Unterweisungsdienste

  

• September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

  

• Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung

  

• Dezember 2025 – März 2026: Digitalisierung & Plattform-Integration (Pilotvorbereitung)

  Verantwortlich: IT, Facility Management, Datenschutz, Arbeitssicherheit

  -Einführung eines digitalen Fremdfirmenportals zur Registrierung, Nachweisführung, Zutrittskontrolle

  -Anbindung an CAFM, GLT, Zutrittssysteme, Sicherheits- und Schulungsplattformen

  -Testbetrieb für digitale Check-ins, Unterweisungsnachweise und ESG-Dokumentationen

  -Sicherstellung DSGVO- und compliance-konformer Datenverarbeitung

  

• März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen

  Verantwortlich: Objektleitung, Facility Management, Sicherheitsdienste, Personalentwicklung

  -Testeinsätze mit ausgewählten Fremdfirmen im Neubau oder Bestand

  -Schulung interner Mitarbeitender zu Nutzung, Nachweiskontrolle, Eskalation

  -Feedbacksammlung zu Benutzerfreundlichkeit, Schnittstellen und Reaktionszeiten

  -Optimierung der Workflows, Fristensteuerung, Rollen und Kommunikation

• Juni – Juli 2026: Rollout und Betriebsfreigabe

  Verantwortlich: Facility Management, IT, Einkauf, Recht

  -Vollständige Integration des Fremdfirmenportals in Neubau- und Bestandsprozesse

  -Einführung einheitlicher Regelwerke, Qualifikationsprofile und Checklisten

  -Finale Freigabe für Betriebsorganisation, interne Kommunikation, externe Nutzung

  -Start zentraler ESG-Reporting- und Prüfmechanismen im Fremdfirmeneinsatz

• August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation

  Verantwortlich: Facility Management, interne Audits, Compliance

  -Evaluierung der KPIs und operativen Feedbacks aus dem Fremdfirmeneinsatz

  -Optimierung von Schulungspfaden, Vorwarnzeiten, Zutrittsfreigabeprozessen

  -Integration in übergreifende Risikobewertungen, Zertifizierungssysteme und Governance

• September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

• Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau

  Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation

  -Offizielle Betriebsfreigabe der Fremdfirmenprozesse im Neubau

  -Kommunikation an alle internen Bereiche, Partner und beauftragten Dienstleister

  -Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

  -Integration in Gesamtstrategie für Rechtssicherheit, Arbeitsschutz und ESG

• Laufender Betrieb des Fremdfirmenmanagements (beide Gebäude)

  -Ein digitalisiertes Fremdfirmenmanagement gewährleistet Rechtskonformität, Sicherheit und Effizienz

  -Regelmäßige Überprüfung der Qualifikationen, Nachweise, Schulungsstände

  -Aktive Steuerung von Zutritt, Meldung, Eskalation und Notfallmanagement

  -Dokumentation und Auditierung zur ESG-Berichtspflicht, Arbeitssicherheit und Zertifizierung

  -Fortlaufende Optimierung durch Feedbacks, Rechtsänderungen und Systementwicklung