Digitale Dokumentation im Fremdfirmenportal

Im Fremdfirmenportal fallen zahlreiche Dokumentenarten an, die aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen stammen.

Wie die Tabelle zeigt, hat jede Dokumentengruppe spezifische Anforderungen. Doch es gibt auch übergreifende Grundprinzipien: Keine der genannten Dokumente darf unkontrolliert veränderbar sein, alle müssen sich eindeutig bestimmten Vorgängen und Personen zuordnen lassen, und sensible Inhalte sind besonders zu schützen.

Die technische Umsetzung der digitalen Dokumentation erfolgt idealerweise über eine integrierte Plattform (Fremdfirmenportal), die Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS/ECM) mit spezifischen Workflow-Modulen für Fremdfirmen verbindet. Wichtige Merkmale der technischen Konzeption sind:

• Zentrale Datenbank und strukturierte Ablage: Alle Dokumente werden zentral gespeichert, in einer strukturierten digitalen Ablage. Eine hierarchische Ordner- bzw. Kategorienstruktur (z. B. nach Fremdfirma, Projekt, Dokumentenart) sorgt für Übersicht. Das System unterstützt alle gängigen Dateiformate und wandelt bei Bedarf Dateien ins Archivformat (z. B. Office-Dokumente als PDF/A) um, um die langfristige Lesbarkeit sicherzustellen. Metadaten (Stichworte, Indizes) ermöglichen eine schnelle Filterung und Suche nach Dokumenten.

• Multi-Client-Fähigkeit: Da sowohl interne Mitarbeiter als auch externe Firmen auf das Portal zugreifen, muss eine Mandanten- bzw. rollenbasierte Trennung gewährleistet sein. Jede Fremdfirma sollte nur die eigenen hochgeladenen Dokumente sehen können, nicht die anderer. Intern kann das Unternehmen querschnittlich suchen und auswerten, aber vertrauliche interne Dokumente (z. B. Verträge mit Kalkulationen) bleiben ausschließlich intern sichtbar. Die Zugriffssteuerung bis auf Dokument-Ebene ist daher nötig.

• Schnittstellen zu Umsystemen: Das Fremdfirmenportal wird nicht isoliert stehen.

• ERP-System (z. B. SAP) für Einkaufs- und Rechnungsdaten. So können Bestellnummern und Rechnungen abgeglichen und mit den Dokumenten verknüpft werden. Im Idealfall fließen Rechnungsdaten automatisch ins Portal und werden dort GoBD-konform archiviert.

• Zutritts- und Zeiterfassungssysteme: Die Anbindung der Werkszutrittskontrolle ermöglicht es, Anwesenheitsdaten der Fremdfirmen direkt im Portal zu erfassen. Z. B. kann beim Einchecken eines Fremdfirmenmitarbeiters dessen Schulungsstatus geprüft werden – das Portal könnte eine API zum Zugangssystem haben, die sagt „Person X hat gültige Unterweisungen und darf rein“.

• E-Mail/Benachrichtigungssystem: Automatische Benachrichtigungen (Expiring documents, neue Dokumente hochgeladen, Freigabe erteilt etc.) werden per E-Mail oder Portal-Notification an zuständige Personen versendet. So wird sichergestellt, dass z. B. ein fehlendes Zertifikat rechtzeitig angefordert werden kann.

• Behördensysteme: Soweit möglich, könnte auch ein Datenaustausch mit Behörden stattfinden. Zum Beispiel könnte ein genehmigter Betriebsplan elektronisch vom Bergamt bereitgestellt und direkt im System hinterlegt werden. Aktuell geschieht dies meist noch papierhaft, aber perspektivisch wäre ein digitaler Workflow mit Behörden denkbar.

Die Systemarchitektur sollte auf Skalierbarkeit und Performance ausgelegt sein, da potenziell eine große Dokumentenmenge (viele Jahre, zahlreiche Fremdfirmen) anfällt. Techniken wie Dokumenten-Deduplizierung (um Mehrfachablagen zu vermeiden) und eine solide Indexierung (für schnelle Suchabfragen) sind sinnvoll.

Ein Kern der technischen Konzeption ist das Berechtigungskonzept. Jeder Dokumententyp erhält standardisierte Zugriffsregeln. Beispielsweise können Sicherheitsunterlagen zu Personen nur von HSE-Managern und der jeweiligen Fremdfirma eingesehen werden, während kaufmännische Unterlagen nur von Einkauf/Buchhaltung und der Geschäftsführung sichtbar sind. Das System muss flexible Rollen zulassen (z. B. Rolle „Fremdfirmenkoordinator“, Rolle „Bergbau-Beauftragter“, Rolle „Fremdfirmen-Mitarbeiter“) und diesen Rollen selektive Rechte zuweisen (Lesen, Hochladen, Freigeben, Administrieren etc.).

Zum Login benötigen interne und externe Nutzer ein individuelles Konto. Für Externe kann ein Self-Service-Registrierungsprozess implementiert werden, der jedoch durch interne Stellen freigeschaltet wird (so behält das Unternehmen Kontrolle, wer Zugang hat). Starke Passwörter und idealerweise 2-Faktor-Authentisierung (z. B. Einmalcode per App/SMS) schützen die Anmeldung. Bei externen Partnerfirmen, die viele Mitarbeiter entsenden, bietet sich ein gestuftes Modell an: eine Hauptansprechperson der Fremdfirma verwaltet im Portal die eigenen Mitarbeiterkonten (nur innerhalb ihrer Firma). So wird der administrative Aufwand verteilt, aber weiterhin lückenlos dokumentiert, welcher Nutzer welche Aktion durchführt.

Alle Zugriffe und Aktionen im System werden protokolliert. Ein vollständiges Audit-Log gehört zur technischen Grundausstattung: jeder Upload, Download, jede Änderung von Metadaten, jede Freigabe oder Löschung wird mit Benutzer-ID und Zeitstempel festgehalten. Diese Protokolle müssen manipulationssicher gespeichert werden (ggf. als unveränderbarer Log oder in WORM-Archiv). Im Falle einer Prüfung kann so nachgewiesen werden, wer z. B. ein Dokument zuletzt geändert oder angesehen hat – was auch intern die Verantwortlichkeit fördert. Außerdem erlaubt es die Nachvollziehbarkeit im Sinne von GoBD, falls Fragen zur Korrektheit der Ablage auftauchen.

• Unveränderbare Speicherung: Sobald ein Dokument in den Archivstatus übergeht (z. B. nach Freigabe oder nach definierter Zeitspanne), wird es auf einem Speicher abgelegt, der keine nachträglichen Änderungen zulässt. Moderne Lösungen erreichen dies entweder durch WORM-Funktionalität auf Dateisystemebene oder durch Verwendung von Prüfsummen und Signaturen. So könnte z. B. bei jedem Dokument ein Hash-Wert berechnet werden, der in einer separaten Hash-Datenbank abgelegt oder mit einem Zertifikat signiert wird. Jede künftige Änderung am Dokument würde den Hash mismatchen und somit erkennbar – faktisch versiegelte man digitale Dateien auf diese Weise. Alternativ bieten manche Storage-Systeme WORM-Volumes an, auf die einmal geschriebene Dateien nicht mehr überschreibbar sind.

• Versionierung statt Überschreiben: Änderungen am Dokumenteninhalt erfolgen niemals durch Überschreiben des alten Inhalts, sondern durch Anlegen einer neuen Version. Die ältere Version bleibt im Hintergrund erhalten. Benutzer sehen standardmäßig nur die aktuelle freigegebene Version, können aber – mit entsprechenden Rechten – auch Vorgängerversionen einsehen, falls historisch erforderlich. Wichtig ist, dass auch Metadatenänderungen (z. B. Korrektur eines falsch eingetragenen Datums oder Tauschen einer Kategorisierung) historisch protokolliert werden, um zu verhindern, dass über Änderungen an den Indexdaten die Zuordnung verfälscht wird.

• Freigabeworkflows und elektronische Signaturen: Für viele Dokumente (z. B. Gefährdungsbeurteilungen, Verträge, Leistungsnachweise) ist ein Freigabe- und Unterzeichnungsprozess nötig. Das Portal sollte einen elektronischen Freigabe-Workflow bieten, bei dem definierte Verantwortliche Dokumente prüfen und per Knopfdruck freigeben. Diese Freigaben werden automatisch mit Benutzername und Zeitstempel protokolliert. Dadurch ersetzt die elektronische Freigabe weitgehend die handschriftliche Unterschrift. Wo eine qualifizierte elektronische Signatur juristisch erforderlich oder gewünscht ist (etwa bei Vertragsdokumenten), sollte das System Schnittstellen zu Signaturdiensten haben oder zumindest die Möglichkeit bieten, signierte PDF-Dokumente zu verarbeiten, ohne deren Signatur zu zerstören. Best Practice ist, die Signaturprüfung im System zu integrieren, sodass z. B. beim Upload eines signierten Dokuments dessen Gültigkeit angezeigt und mitarchiviert wird.

• Automatische Archivierung bei Prozessabschluss: Wird ein Vorgang abgeschlossen (z. B. ein Projektende, Vertragsende oder ein Mitarbeiter der Fremdfirma scheidet aus), so kann das System alle zugehörigen Dokumente in einen Archivzustand überführen. Archivierte Dokumente sind weiterhin gespeichert, aber nur noch für bestimmte Admin-/Audit-Rollen sichtbar. Damit wird verhindert, dass alte Dokumente versehentlich im Tagesgeschäft geändert oder gelöscht werden, was der Beweiskraft dient. Gleichzeitig behält man ein aufgeräumtes Frontend für aktive Vorgänge.

• Backup und Wiederherstellung: Neben der produktiven Ablage sollte ein robustes Backup-System existieren. Idealerweise werden die Daten regelmäßig gesichert und an einem getrennten Ort aufbewahrt (z. B. offline oder in einem zweiten Rechenzentrum), um sie vor Ransomware oder ähnlichen Gefahren zu schützen. Die Backups müssen ihrerseits geschützt und verschlüsselt sein, weil sie die gleichen sensiblen Dokumente enthalten. Ebenso ist ein Test der Datenwiederherstellung (Disaster-Recovery-Test) in die IT-Prozesse zu integrieren, damit im Ernstfall kein Datenverlust eintritt.

Trotz aller Sicherheitsmechanismen darf die Usability nicht vernachlässigt werden. Das Portal soll den Beteiligten die Arbeit erleichtern, nicht erschweren.

• Intuitive Web-Oberfläche: Eine klare Gliederung nach Aufgaben (z. B. Dokumente hochladen, Unterweisungen durchführen, Nachweise prüfen) hilft den Nutzern, schnell zum Ziel zu kommen. Fremdfirmen sollten z. B. ein Dashboard sehen, das anzeigt, welche Dokumente für ihre Mitarbeiter noch fehlen oder bald ablaufen (rote Ampel für Handlungsbedarf). Internes Personal sieht Übersichten pro Fremdfirma oder pro Projekt.

• Mehrsprachigkeit: In internationalen Konzernen ist es relevant, das Portal mehrsprachig anzubieten. Fremdfirmen aus dem Ausland können so in ihrer Sprache verstehen, welche Dokumente verlangt werden und die Unterweisungsinhalte mehrsprachig absolvieren. Deutsch und Englisch mindestens, im Bergbauumfeld eventuell auch Polnisch, Russisch (je nach Region der Arbeitskräfte) usw.

• Mobile Zugriffsmöglichkeiten: Gerade für Vor-Ort-Einsätze wäre es praktisch, wenn das System mobil unterstützt wird. Denkbar ist eine App oder zumindest responsives Webdesign, sodass z. B. ein Bauleiter auf der Baustelle per Tablet prüfen kann, ob ein Fremdfirmenmitarbeiter alle erforderlichen Nachweise hat, bevor er ihn arbeiten lässt. Ebenso könnte der Mitarbeiter seinen persönlichen QR-Code/Badge auf dem Handy vorzeigen, welcher den Unterweisungsstatus im System verknüpft.

• Reporting und Auswertungen: Das System sollte Berichte generieren können – etwa eine Liste aller Fremdfirmen mit Status der Dokumente, oder die Anzahl der gültigen Zertifikate nach Kategorie. Solche Reports helfen, Schwachstellen zu erkennen (z. B. welche Firma hat wiederholt fehlende Unterweisungen?) und sind auch für Audits nützlich. Bei einer Überprüfung (intern oder durch Behörden) kann man per Knopfdruck nachweisen, dass alle vorgeschriebenen Dokumente vorhanden und aktuell sind.

Durch diese technischen Maßnahmen wird das Fremdfirmenportal zu einer zuverlässigen Plattform, die den gesamten Lebenszyklus der Dokumente steuert: von der Erstellung bzw. dem Upload, über die Nutzung und Aktualisierung, bis zur Archivierung und finalen Löschung nach Ablauf der Fristen.

Neben der Technik ist der organisatorische Rahmen entscheidend, um die Dokumentation revisionssicher und effektiv zu gestalten.

• Definierte Verantwortlichkeiten: Das Unternehmen sollte klar festlegen, wer für welche Dokumente zuständig ist. Beispielsweise kann ein Fremdfirmenkoordinator jede Partnerfirma betreuen und dafür sorgen, dass alle notwendigen Unterlagen vorliegen (gemäß BG RCI Merkblatt A 029 wird ein Koordinator empfohlen, der die Abstimmung mit Fremdfirmen übernimmt). Fachabteilungen übernehmen die Prüfung ihrer spezifischen Unterlagen: die HSE-Abteilung kontrolliert Gefährdungsbeurteilungen und Schulungsnachweise, die Fachabteilung Technik prüft Betriebspläne und Genehmigungen, der Einkauf kümmert sich um Verträge und Rechnungen etc. Diese Verantwortlichkeiten sollten auch im System hinterlegt sein (z. B. als Dokumenteneigentümer oder Workflow-Zuordnung für Freigaben).

• Schulungen und Bewusstsein: Sowohl interne Nutzer als auch Fremdfirmen müssen im Umgang mit dem Portal geschult werden. Interne Mitarbeiter brauchen Training in der Bedienung (wie suche ich Dokumente, wie prüfe ich Gültigkeiten, wie gebe ich etwas frei). Fremdfirmen benötigen zu Beginn eine Einweisung ins Portal, damit sie ihre Dokumente korrekt hochladen und pflegen. Es empfiehlt sich, Leitfäden oder ein Fremdfirmen-Manual bereitzustellen, in dem alle Anforderungen gelistet sind (ähnlich einem Fremdfirmenleitfaden, wie ihn viele Unternehmen herausgeben). Darin steht z. B., welche Unterlagen vor Arbeitsbeginn einzureichen sind, in welchem Format, und wie die Benennung erfolgen soll.

• Verfahrensdokumentation und Audit-Trail: Für das gesamte digitale Archivierungssystem muss eine Verfahrensdokumentation erstellt und aktuell gehalten werden. Darin werden alle organisatorischen und technischen Abläufe beschrieben: z. B. „Eingehende Rechnungen werden vom Einkauf eingescannt, im PDF/A-Format gespeichert, mit einem Prüfstempel versehen und dann in den Workflow überführt…“. Diese Dokumentation ist essenziell für die Betriebsprüfung (GoBD fordert eine solche Doku) und dient intern als Nachschlagewerk bei Fragen. Sie sollte versioniert und vom Management freigegeben werden. Änderungen im Prozess (etwa neue Cloud-Lösung, geänderte Backup-Strategie) sind zeitnah einzupflegen.

• Vier-Augen-Prinzip für kritische Aktionen: Organisatorisch wird festgelegt, dass sensible Vorgänge immer von zwei Personen bestätigt werden. Beispielsweise das vorzeitige Löschen eines Dokuments (etwa wenn irrtümlich etwas hochgeladen wurde, das entfernt werden muss) darf nicht durch einen Einzelnen erfolgen – das System kann dies technisch unterstützen, aber organisatorisch muss es auch gelebt werden. Ebenso könnten Freigaben wichtiger Dokumente (z. B. Gefährdungsbeurteilung) durch zwei Personen erfolgen: eine erstellt, eine zweite prüft und gibt frei. Dieses Prinzip steigert die inhaltliche Qualität und die Rechtssicherheit.

• Kontinuierliche Aktualisierungspflicht: Es sollten Prozesse etabliert sein, um Dokumente auf dem aktuellen Stand zu halten. Zum Beispiel: jährlich Überprüfung aller Qualifikationsnachweise, ob noch gültig; Aktualisierung von Gefährdungsbeurteilungen bei Verfahrensänderungen; Erneuerung von Betriebsplänen vor Ablauf. Das Portal kann hier mit automatischen Erinnerungen helfen (z. B. E-Mail an Fremdfirma 4 Wochen bevor ein Zertifikat abläuft). Organisatorisch muss aber auch jemand diese Erinnerungen auslösen und nachhalten. Möglicherweise trifft man Service-Level-Vereinbarungen mit den Fremdfirmen, die regeln, bis wann vor Arbeitsbeginn alle Unterlagen vorzuliegen haben.

• Datenschutz-Compliance im Alltag: Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens sollte in die Gestaltung der Prozesse einbezogen werden. Es ist ratsam, regelmäßig zu überprüfen, ob nur die erforderlichen Daten erhoben werden und ob Zugriffe protokolliert und ausgewertet werden. Bei Datenschutzverletzungen (z. B. unberechtigter Zugriff) gibt es Meldepflichten innerhalb 72 Stunden – hierfür müssen interne Meldeketten definiert sein. Fremdfirmen-Mitarbeiter sollten wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Auskunft über ihre gespeicherten Daten möchten; ein entsprechendes Prozedere (Anfrage beim Datenschutzbeauftragten) ist einzurichten.

• Regelmäßige Audits und Verbesserungen: Mindestens jährlich (besser halbjährlich) sollte intern ein Audit oder Review des Fremdfirmen-Dokumentationsprozesses stattfinden. Dabei kann z. B. die Compliance-Abteilung stichprobenartig prüfen, ob für eine zufällig ausgewählte Fremdfirma alle vorgeschriebenen Dokumente vorliegen und ob die Zugriffsrechte korrekt gesetzt sind. Auch externe Zertifizierungen können angestrebt werden, etwa nach ISO 27001 (Informationssicherheit) oder ISO 9001 (Qualitätsmanagement, Dokumentenlenkung) – dies schafft zusätzliches Vertrauen in die Prozesse. Im KRITIS-Umfeld sind alle zwei Jahre Prüfberichte an das BSI vorzulegen, was einen wirksamen IT-Sicherheitsprozess impliziert. Findings aus Audits sollten in Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt werden (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

• Notfallplan für Dokumentenzugriff: Organisatorisch ist zu regeln, wie auf Dokumente zugegriffen werden kann, falls das Portal temporär nicht verfügbar ist (z. B. bei Wartung oder Cybervorfall). Gibt es z. B. einen read-only Backup-Server, oder offline exportierte kritische Dokumente? Wer darf diese im Notfall nutzen? Solche Vorkehrungen (ggf. in einem Notfallhandbuch dokumentiert) stellen sicher, dass auch in Krisensituationen betriebswichtige Unterlagen (etwa die betriebliche Genehmigung oder bestimmte Sicherheitsdokumente) greifbar sind.

Durch diese organisatorischen Maßnahmen wird gewährleistet, dass die Technik korrekt angewandt wird und die Mitarbeiter die Bedeutung der revisionssicheren Ablage verstehen. Technologie allein garantiert keine Revisionssicherheit – erst die richtige Anwendung und Überwachung im Rahmen definierter Prozesse erfüllt die einschlägigen Anforderungen vollständig.