Digitalisierung und optionaler Einsatz von KI-Tools

Unter betrieblichem Fremdfirmenmanagement versteht man alle organisatorischen, rechtlichen und technischen Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um externe Auftragnehmer in die eigenen Betriebsabläufe zu integrieren und zu steuern. Das Ziel ist eine reibungslose und sichere Zusammenarbeit, bei der externe Dienstleister die geforderte Leistung zuverlässig, termingerecht und unter Einhaltung aller Vorschriften erbringen.

• Planung und Bedarfsermittlung: Das Unternehmen identifiziert anstehende Arbeiten oder Leistungen, die durch externe Firmen übernommen werden sollen. Bereits hier werden potenzielle Gefährdungen und Risiken für Beschäftigte und Anlagen ermittelt (Risikobetrachtung in der Planungsphase).

• Auswahl der Fremdfirma: Auf Basis definierter Kriterien (Fachkompetenz, Referenzen, Zertifikate, Kapazitäten etc.) werden geeignete Fremdfirmen gesucht und beurteilt. Oft gehören dazu Ausschreibungen, Einholen von Angeboten und Qualifikationsprüfungen der Anbieter.

• Auftragsvergabe und Vertragsschluss: Mit der ausgewählten Firma werden Verträge geschlossen, die Leistungspflichten, Qualitätsstandards, Sicherheitsregeln und Haftungsfragen klar definieren. Beide Seiten besprechen dabei auch Fremdfirmenrichtlinien des Auftraggebers sowie Sicherheitsvorschriften und klären, ob Subunternehmer beteiligt sind.

• Einweisung und Arbeitsvorbereitung: Bevor die Fremdfirma tätig wird, erfolgt eine Einweisung in die spezifischen Betriebsabläufe und Gefahren am Einsatzort. Arbeitsschutzbestimmungen werden übergeben und erläutert, Zugangsberechtigungen und Ausweise ausgestellt, und es wird ein Ansprechpartner sowie ggf. ein Koordinator im Betrieb benannt.

• Ausführungsphase (Leistungserbringung): Während die Fremdfirma die beauftragten Arbeiten ausführt, überwacht der Auftraggeber die Einhaltung aller Vereinbarungen und Sicherheitsauflagen. Es besteht Meldepflicht für Probleme seitens der Fremdfirma. Regelmäßige Abstimmungen und ggf. Zwischenabnahmen sichern die Qualität.

• Kontrolle und Überwachung: Der Auftraggeber überprüft laufend oder stichprobenartig, ob Sicherheitsvorgaben und Qualitätsstandards eingehalten werden. Dazu gehören Baustelleninspektionen, Audits und Dokumentation von Verstößen. Bei Bedarf werden Korrekturmaßnahmen oder Sanktionen (bis hin zum Arbeitsstopp) ergriffen. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Betreiberverantwortung wahrgenommen wird.

• Abnahme und Bewertung: Nach Abschluss der Arbeiten erfolgt die Abnahme der Leistung. Außerdem wird die Fremdfirma einer Bewertung unterzogen – nicht nur hinsichtlich Qualität und Termintreue, sondern auch in Bezug auf Arbeitssicherheit und Zusammenarbeit. Hierzu nutzt man Feedback-Gespräche und Fragebögen, um die Performance der Fremdfirma zu beurteilen.

• Rechnungsprüfung und Dokumentation: Anschließend werden die Rechnungen der Fremdfirma geprüft – idealerweise automatisiert positionsweise mit digitalen Tools – und alle Dokumentationen (Verträge, Nachweise, Berichte) archiviert. Lessons Learned fließen in künftige Ausschreibungen ein. Gegebenenfalls wird eine Lieferantenentwicklung angestoßen, um die Leistung des Dienstleisters langfristig zu verbessern.

Jede dieser Phasen bringt spezifische Herausforderungen mit sich, von der Rechtskonformität (Einhaltung von Gesetzen wie ArbSchG, Betriebssicherheitsverordnung etc.) über Koordinationsaufwand bis hin zu Sicherheitsrisiken. So sind beispielsweise umfangreiche Unterweisungspflichten zu erfüllen, sobald Externe in einem Betrieb tätig werden, und es müssen klare Koordinierungspflichten und Verantwortlichkeiten festgelegt sein (z. B. Bestellung von Sicherheitskoordinatoren). All diese Aspekte verlangen ein hohes Maß an Organisation und Kontrolle seitens des Auftraggebers.

In der traditionellen Praxis werden dabei zahlreiche Checklisten, Regelwerke und manuelle Prozesse eingesetzt, um den Überblick zu behalten. In den letzten Jahren kommen jedoch vermehrt digitale Plattformen und spezialisierte Fremdfirmenmanagement-Systeme zum Einsatz, die viele Abläufe standardisieren und erleichtern. Diese Systeme bieten z. B. Module zur Dokumentation von Verträgen, Einsatzplänen, Schulungsnachweisen und ermöglichen ein zentrales Monitoring aller Fremdfirmenaktivitäten. Sie bilden die Grundlage für eine effiziente Organisationseinheit Kontraktoren-Management, die in größeren Unternehmen oft geschaffen wird.

Die Auswahl geeigneter Fremdfirmen entscheidet maßgeblich über den Erfolg der Zusammenarbeit. Es gilt sicherzustellen, dass externe Dienstleister fachlich kompetent sind und alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. Dazu werden klare Ausschreibungs- und Bewertungsverfahren entwickelt, Referenzen geprüft und Qualifikationsnachweise (z. B. Zertifikate, SCC-Schulungen, finanzielle Bonität) eingeholt. FM-Connect beschreibt, dass hierbei umfangreiche Dokumentationen nötig sind, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Risiken sollen minimiert und eine reibungslose Zusammenarbeit vorbereitet werden.

• Marktanalyse: Identifikation potentieller Anbieter, z. B. über Datenbanken oder Marktrecherchen, basierend auf den spezifischen Bedarfsanforderungen und technischen Standards.

• Anforderungskatalog erstellen: Definieren der Muss- und Soll-Kriterien (Qualifikationen, Kapazitäten, Erfahrung, Zertifikate, Preisrahmen etc.), die eine Fremdfirma erfüllen muss.

• Qualifikationsprüfung: Eingereichte Nachweise und Informationen der Bewerber werden überprüft. Dies umfasst Zertifizierungen, Schulungsnachweise, finanzielle Stabilität, technische Ausstattung und Referenzprojekte. Gleichzeitig wird die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) oder branchenspezifischer Regeln (DGUV, TRBS etc.) durchleuchtet.

• Compliance-Checks: Dazu gehört oft auch das Einholen von Eigenerklärungen (z. B. zu Sozialabgaben, keine Schwarzarbeit) und Prüfen von Ausschlusskriterien (Negativlisten). Die Fremdfirma muss erforderliche Versicherungsnachweise, Sicherheitsunterlagen und Zertifikate vorlegen, welche verifiziert und dokumentiert werden.

• Bewertung und Auswahlentscheidung: Anhand objektiver Kriterien werden die Anbieter bewertet (Scoring-Modelle) und eine oder mehrere Firmen zur Auftragsverhandlung ausgewählt. Empfehlenswert ist die Nutzung bewährter Positivlisten und Referenzen, um verlässliche Partner zu identifizieren.

Optionaler KI-Einsatz in der Auswahl: Künstliche Intelligenz kann den Auswahlprozess erheblich unterstützen. Schon in der Marktanalyse ermöglichen KI-gestützte Tools eine schnellere und umfassendere Sicht auf den Anbieter-Markt: etwa durch automatisierte Suche nach passenden Unternehmen in großen Datenbeständen oder im Internet. Sprachmodelle könnten Firmenprofile und Bewertungen aus freien Textquellen (Nachrichten, Social Media, Bewertungsportalen) analysieren, um Hinweise auf die Reputation und Leistungsfähigkeit zu liefern. Bei der Auswertung der Angebotsunterlagen können KI-Agenten helfen, relevante Informationen zu extrahieren und Anbieter zu vergleichen. Beispielsweise lassen sich mit Natural Language Processing (NLP) aus Angeboten automatisch die Schlüsselparameter (Preis, Lieferzeit, Qualifikationen) auslesen. KI-Systeme zur Risikobewertung können zudem im Vorfeld warnen, falls ein Anbieter in der Vergangenheit Vertragsstörungen oder Sicherheitsverstöße hatte, indem sie große Datenmengen (etwa frühere Auditberichte oder öffentliche Register) analysieren.

Insbesondere im Lieferanten- bzw. Contractor-Relationship-Management deutet sich an, dass KI die Transparenz und Prognosefähigkeit erhöht. So berichten moderne SRM-Systeme, dass KI-Agenten Echtzeitdaten zur Lieferantenleistung und zu Risiken liefern können. Ebenso kann Automatisierung manuelle Kommunikation ersetzen – etwa automatische Benachrichtigungen statt E-Mails – und so den Aufwand reduzieren. Für die Auswahl bedeutet dies: Ein KI-System könnte bei Fristablauf von Ausschreibungen automatisch Reminder an Bieter senden oder fehlende Dokumente anmahnen. Es könnte Anbieter automatisch vorab bewerten und Risikoklassifizierungen vornehmen (z. B. welche Anbieter alle geforderten Zertifikate haben und welche nicht). Dadurch können sich die verantwortlichen Einkäufer und Fremdfirmenmanager stärker auf die strategische Bewertung der Partner konzentrieren, anstatt Routineprüfungen manuell durchzuführen. Studien zeigen, dass Unternehmen, die auf KI-gestützte Tools im Lieferantenmanagement setzen, einen Wettbewerbsvorteil erzielen durch bessere Entscheidungsfindung, höhere Effizienz und stärkere Lieferantenbeziehungen – was schon im Auswahlprozess ansetzt.

Zusätzlich ermöglichen Machine-Learning-Modelle eine prädiktive Eignungsbewertung: Anhand historischer Projektdaten könnte eine KI vorhersagen, welcher Dienstleister mit höherer Wahrscheinlichkeit termintreu und unfallfrei arbeitet. Dabei fließen Faktoren ein wie frühere Leistungsbewertungen, Unfallstatistiken, finanzielle Kennzahlen usw. Solche Modelle könnten dem Entscheidungsgremium einen Scoring-Vorschlag liefern, der als ergänzendes Kriterium dient (natürlich bei voller Transparenz und ohne die menschliche Entscheidungshoheit zu ersetzen). Insgesamt kann KI also helfen, den Fit zwischen Aufgabenanforderung und Fremdfirma passgenauer zu beurteilen und Risiken vor Auftragserteilung besser einzuschätzen.

Ein effektives Vertragsmanagement ist essenziell, um die Zusammenarbeit mit Fremdfirmen rechtlich abzusichern und klare Regelungen für Leistungen, Sicherheit und Haftung zu schaffen. In dieser Phase geht es darum, alle Vereinbarungen sauber zu dokumentieren und durchzusetzen.

• Vertragsentwurf und -prüfung: Ausarbeitung des Dienst- oder Werkvertrags mit eindeutiger Beschreibung des Leistungsumfangs, der Termine und Qualitätsstandards. Einbindung notwendiger Klauseln zu Haftungsfragen, Vertraulichkeit, Datenschutz, Vertragsstrafen etc., damit alle Eventualitäten abgedeckt sind. Prüfung durch die Rechtsabteilung, ob der Vertrag rechtskonform und aktuell ist (z. B. Abgleich mit ISO 41001 Facility Management oder anderen Normen). Vorhandene Standardverträge werden regelmäßig auf neue Vorschriften angepasst.

• Leistungspflichten und Sicherheitsanforderungen: Der Vertrag muss detaillierte Leistungspflichten definieren und Sicherheitsanforderungen integrieren. Beispielsweise wird festgehalten, dass ArbSchG-Vorgaben einzuhalten sind, welche Schutzausrüstung Pflicht ist, oder dass bestimmte Zertifikate (wie SCC) vorhanden sein müssen. Auch Compliance-Richtlinien des Auftraggebers werden eingebaut.

• Eskalations- und Haftungsregelungen: Vereinbarung von Eskalationsmechanismen (z. B. bei wiederholten Verstößen gegen Arbeitsschutz oder bei Lieferverzug). Geregelt wird, wer in welchen Fällen haftet – z. B. die Fremdfirma für Personenschäden, wenn Sicherheitsregeln missachtet wurden, oder Konventionalstrafen bei Terminüberschreitung. Klare Haftungsregelungen und Versicherungspflichten minimieren rechtliche Risiken.

• Vertragsverwaltung: Nach Unterzeichnung müssen Verträge verwaltet werden. Dazu gehört die Ablage in einem zentralen System, das Fristenmonitoring (z. B. automatische Erinnerung an Kündigungsfristen oder Verlängerungstermine), sowie Anpassungen bei geänderten Umständen. Regelmäßige Vertragserfüllungsaudits überprüfen, ob beide Parteien ihre Pflichten einhalten. Das Vertragscontrolling stellt sicher, dass bei Bedarf Verträge aktualisiert werden, etwa wenn Gesetze sich ändern. Moderne Vertragsmanagementsysteme sorgen für effiziente Verwaltung und halten alle Vereinbarungen aktuell.

Optionaler KI-Einsatz im Vertragsmanagement: KI bietet gerade im Bereich des Contract Lifecycle Management (CLM) enorme Vorteile. Eine zentrale Fähigkeit ist die automatisierte Analyse von Vertragsdokumenten. KI-gestützte Vertragsanalyse-Tools können wichtige Metadaten und Klauseln aus Verträgen extrahieren, ohne dass jeder Vertrag manuell gelesen werden muss. So lassen sich z. B. Vertragsparteien, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Zahlungskonditionen automatisiert erfassen. Dies erhöht die Effizienz und reduziert Fehler, da kein Aspekt übersehen wird.

Auch der Klauselvergleich und Risikobewertung ist durch KI möglich: Algorithmen können Vertragsklauseln klassifizieren und mit Standardklauseln des Unternehmens vergleichen, um Abweichungen festzustellen. Auf diese Weise werden z. B. von der Norm abweichende Haftungs- oder Gewährleistungsklauseln identifiziert und als potenziell riskant markiert. Ein KI-System könnte jeder ungewöhnlichen Klausel einen Risikoscore geben, sodass Juristen gezielt die heiklen Punkte prüfen. Studien betonen, dass dies den Review-Prozess deutlich beschleunigt und hilft, High-Risk-Klauseln zu priorisieren. Zwar sind solche Funktionen noch im Entwicklungssprung und erfordern manuelle Endkontrolle, aber ihr Nutzen in Form von Zeitersparnis und Risikominimierung ist bereits hoch.

Ein weiterer Anwendungsfall ist die Pflichten- und Obligationenverfolgung. KI kann aus Verträgen automatisch Verpflichtungen herausfiltern (z. B. Meilensteinberichte, Wartungsintervalle, Schulungspflichten). Diese extrahierten Pflichten werden dann in ein Tracking-System überführt, das automatisiert überwacht, ob die Fremdfirma alle Verpflichtungen fristgerecht erfüllt – etwa ob die vereinbarten Wartungsprotokolle eingereicht wurden. Bei Abweichungen könnten Alerts ausgelöst werden. So ein Obligation Tracking durch KI sorgt dafür, dass nichts unter den Tisch fällt und der Auftraggeber seine Pflichten zur Überwachung der Vertragserfüllung leichter nachkommt.

Darüber hinaus bieten KI-Tools im Vertragsmanagement oft Vertrags-Summarization (automatische Zusammenfassungen) an. Gerade bei umfangreichen Verträgen mit technischen Anhängen kann eine KI die Kernpunkte in verständlicher Kurzform bereitstellen – hilfreich für Manager, die den Überblick behalten wollen, ohne jedes Detail zu lesen. Auch Übersetzungen von Verträgen in andere Sprachen sind mittels KI on-demand möglich, was in internationalen Konzernen nützlich ist (mit nötiger Nachprüfung durch Menschen).

In praktischen Anwendungen des Facility Managements zeigt sich bereits, dass KI eine effizientere Vertragsverwaltung ermöglicht. So kann KI im kaufmännischen FM-Bereich Verträge überwachen und automatisch sicherstellen, dass Service-Level-Agreements (SLAs) eingehalten werden. Sie erinnert Facility Manager an Verlängerungstermine und prüft die Einhaltung von Zahlungszielen. Dadurch steigt die finanzielle Transparenz und Compliance in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern. Insgesamt führen KI-gestützte Systeme zu effizienterer Vertragsverwaltung und besseren Kontrollmechanismen, was es dem Management erlaubt, fundierte Entscheidungen zu treffen und rechtliche Risiken zu minimieren.

Die Organisation und Steuerung externer Firmen im laufenden Betrieb ist eine Kernaufgabe des Fremdfirmenmanagements. Sie soll sicherstellen, dass die Leistungen planmäßig erbracht werden und dabei Sicherheit und Betriebsabläufe nicht gestört werden.

• Einsatzplanung: Es werden detaillierte Einsatzpläne erstellt, die festlegen, wann und wo die Fremdfirma tätig wird. Dabei müssen die geplanten Arbeiten mit den internen Betriebsabläufen abgestimmt sein (um Konflikte z. B. mit der Produktion zu vermeiden) und alle Sicherheitsanforderungen berücksichtigt werden. Arbeitszeiten, Zugangsrechte und evtl. Sperrzonen für Fremdfirmen werden vorab definiert.

• Kommunikations- und Eskalationswege: Klare Strukturen sorgen dafür, dass die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Fremdfirma reibungslos läuft. Es wird festgelegt, wer auf Seite der Fremdfirma und des Auftraggebers Ansprechpartner ist und wie Informationen fließen (z. B. tägliche Meetings, Bautagebuch, Schichtübergaben). Für Problemfälle werden Eskalationsstufen definiert (vom Ansprechpartner über den Projektleiter bis zur Geschäftsführung), damit bei Störungen schnell reagiert wird.

• Monitoring des Arbeitsfortschritts: Der Auftraggeber überwacht den Fortschritt der Arbeiten anhand von Meilensteinen oder regelmäßigen Berichten. Über digitale Monitoring-Tools oder Checklisten wird verfolgt, ob die Fremdfirma im Plan liegt, ob Ressourcen ausreichend sind und ob alle Auflagen eingehalten werden. Bei Abweichungen (z. B. Verzug, Qualitätsmängel, sicherheitswidriges Verhalten) wird früh gegengesteuert.

• Dokumentation von Nachweisen: Während der Ausführung sammeln beide Seiten Nachweise – etwa Arbeitszeitnachweise, Prüfprotokolle, Lieferscheine, Entsorgungsnachweise. Ein zentrales Managementsystem dokumentiert Verträge, Einsatzpläne und solche Nachweise digital, damit jederzeit klar ist, welche Verpflichtungen schon erfüllt wurden und welche noch offen sind.

• Schnittstellenmanagement: Oft arbeiten Fremdfirmen parallel mit eigenen Mitarbeitern oder mit anderen Fremdfirmen vor Ort. Hier muss das Unternehmen Schnittstellen koordinieren, um Schnittstellenprobleme zu minimieren. Zum Beispiel darf ein Instandhaltungsteam nicht eine Maschine abschalten, während eine andere Fremdfirma dort reinigt – solche Interaktionen gilt es durch Planung und Kommunikation zu steuern.

• Förderung der Zusammenarbeit: Ein guter Steuerungsprozess fördert auch die Zufriedenheit auf beiden Seiten. Regelmäßiges Feedback, Lob bei guter Leistung, aber auch konsequentes Ansprechen von Problemen gehören dazu. Ziel ist eine produktive Zusammenarbeit, die beide Seiten als partnerschaftlich empfinden.

Optionaler KI-Einsatz in Steuerung und Kommunikation: In der Steuerungsphase kann KI vor allem durch Automatisierung und vorausschauende Analytik punkten. Ein Beispiel ist die digitale Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung: Mit KI können Schichtpläne für externe Teams optimiert werden, indem historische Leistungsdaten und Echtzeit-Informationen (z. B. Fortschrittsmeldungen) verarbeitet werden. So ließe sich prognostizieren, ob ein Team Verstärkung braucht, um den Termin zu halten, und entsprechend früh zusätzliche Ressourcen anfordern.

Ein wichtiger Aspekt ist die Koordination von Anfragen und Störungen. In einem modernen Facility Management Service Desk werden bereits Chatbots und KI-Assistenten erprobt, um Anliegen entgegenzunehmen. Ein KI-gestützter Chatbot könnte beispielsweise von internen Mitarbeitern oder von der Fremdfirma genutzt werden, um schnell Informationen abzurufen (etwa "In welchem Raum darf Firma X heute arbeiten?" oder "Wie melde ich einen defekten Brandsensor?"). KI-Tools wie GPT-basierte Assistenten können Fragen in natürlicher Sprache beantworten, indem sie auf die hinterlegte Wissensdatenbank zum Fremdfirmenmanagement zugreifen. Dies entlastet menschliche Koordinatoren und beschleunigt die Kommunikation.

Darüber hinaus ermöglicht KI Echtzeit-Tracking und Prognosen: Wenn IoT-Sensoren oder manuelle Statusmeldungen Hinweise auf Verzögerungen liefern (z. B. ein Meilenstein wurde nicht rechtzeitig als erledigt gemeldet), kann eine KI diese Informationen interpretieren und darauf reagieren. In Lieferketten werden KI-Agenten bereits eingesetzt, um Lieferverzögerungen oder Qualitätsprobleme zu erkennen und automatisch Maßnahmen einzuleiten. Übertragen auf Fremdfirmenmanagement heißt das: Wenn z. B. ein kritisches Ersatzteil nicht rechtzeitig eingetroffen ist, könnte das System Alarm schlagen und alternative Beschaffungswege vorschlagen. Oder bei hoher Ausschussrate in einem Teilprojekt könnte die KI proaktiv Qualitätsprüfer schicken, bevor der Fehler sich ausweitet.

Ein spezieller Vorteil von KI ist das Predictive Analytics: Durch vorausschauende Analysen kann man Engpässe oder Konflikte vorhersagen. Beispielsweise könnte eine KI erkennen, dass zwei Fremdfirmen am selben Tag in benachbarten Bereichen arbeiten sollen, was aufgrund von Sicherheitsabständen oder beschränkten Ressourcen problematisch wird – und automatisch eine Umlenkung der Termine vorschlagen. Ebenso könnte sie den optimalen Zeitpunkt für bestimmte Arbeiten berechnen (etwa Wartungsarbeiten in produktionsfreien Zeiten, mit minimaler Auswirkung auf den Betrieb).

In Bezug auf Kommunikation bietet KI auch Übersetzungsfunktionen in Echtzeit, was hilfreich ist, wenn Fremdfirmen-Personal andere Sprachen spricht. Ein mehrsprachiger KI-gestützter Helpdesk stellt sicher, dass Sprachbarrieren abgebaut werden.

Schließlich trägt KI dazu bei, Datenmengen handhabbar zu machen. Die Steuerung generiert Unmengen an Daten (Tickets, Berichte, Sensorwerte). KI-Systeme können diese Daten visualisieren (z. B. in Dashboards), Muster erkennen und die wichtigsten Kennzahlen hervorheben. So hat das Management stets den Überblick über aktuelle Fremdfirmeneinsätze. Die Nutzung von Dashboards und Datenanalyse-Tools ist laut FM-Connect ein Bestandteil smarter Fremdfirmensteuerung. KI kann hier unterstützend eingreifen, indem sie die Dashboards mit Anomalie-Erkennung versieht – d.h. ungewöhnliche Werte oder Trends (etwa stark steigende Arbeitsstunden oder häufige Zugangsberechtigungs-Probleme) automatisch markiert. Diese datengetriebene Echtzeit-Sicht verbessert die Reaktionsfähigkeit und macht den Betrieb resilienter gegenüber Überraschungen.

Qualitätssicherung bedeutet im Kontext Fremdfirmenmanagement, fortlaufend sicherzustellen, dass die extern erbrachten Leistungen den vereinbarten Qualitätsstandards und Terminvorgaben entsprechen. Dazu werden Kontrollmechanismen etabliert, wie regelmäßige Überprüfungen, Audits und Messungen.

• Prüf- und Auditpläne: Entwicklung individueller Prüfpläne, die festlegen, wann und wie Leistungen kontrolliert werden. Beispielsweise kann vereinbart sein, dass wöchentlich Stichproben der Arbeitsergebnisse genommen werden (z. B. Qualitätskontrolle bei Reinigungsleistungen) oder dass nach Abschluss eines Projekts ein Vertragserfüllungsaudit durchgeführt wird. FM-Connect empfiehlt systematische Audits zur Überprüfung der Einhaltung von Vertragsbedingungen, Leistungsstandards und Sicherheitsvorgaben.

• Vor-Ort-Kontrollen: Verantwortliche im Unternehmen führen regelmäßige Leistungskontrollen vor Ort durch. Sie prüfen, ob die Fremdfirma tatsächlich die vereinbarte Leistung erbringt (Soll-Ist-Vergleich) und ob z.B. die Qualität einer Reparatur oder Installation den Anforderungen genügt. Auch Gespräche mit internen Abteilungen, die von der Fremdfirma bedient werden (z. B. der Produktionsbereich), gehören dazu, um Feedback einzuholen.

• Dokumentation von Ergebnissen: Alle Prüfergebnisse und Feststellungen werden lückenlos dokumentiert. Dies umfasst Prüfprotokolle, Abnahmeberichte, festgestellte Mängel und die Korrekturmaßnahmen. Insbesondere die Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs) wird überwacht und bei Abweichungen festgehalten.

• Mängelmanagement: Bei festgestellten Mängeln oder Leistungsabweichungen tritt ein Mängel- und Eskalationsprozess in Kraft. Die Fremdfirma wird informiert und muss Korrekturen vornehmen. Bei schweren oder wiederholten Verstößen greift ein Eskalationsmanagement – etwa Verwarnungen oder Vertragsstrafen bis hin zur Beendigung der Zusammenarbeit. FM-Connect betont die Einführung eines strukturierten Prozesses zur Erkennung und Beseitigung von Mängeln, inklusive Eskalationsstufen.

• KPI-Tracking: Zur objektiven Bewertung der Leistung werden Kennzahlen (KPIs) definiert, wie z. B. Fehlerrate, Reaktionszeit auf Störungen, Einhaltung von Lieferterminen etc. Mit klaren KPIs und digitalen Tools kann eine belastbare Grundlage für kontinuierliche Verbesserung geschaffen werden. Trendanalysen dieser KPIs zeigen, ob die Performance der Fremdfirma steigt oder fällt.

Optionaler KI-Einsatz in der Qualitätssicherung: KI kann die Überwachung und Qualitätssicherung auf mehrere Arten verbessern. Zum einen durch Datenanalyse: Moderne Fremdfirmenmanagement-Ansätze setzen bereits auf digitale Datenauswertung, um Abweichungen proaktiv zu erkennen. KI-Algorithmen können große Mengen an Prüfdaten auswerten und nach Mustern durchsuchen. Beispielsweise könnte ein ML-Modell erkennen, dass die Mängelhäufigkeit bei einer bestimmten Fremdfirma in den letzten Monaten ansteigt, noch bevor es den Verantwortlichen auffällt. Eine KI könnte auch verschiedene Einflussfaktoren korrelieren – etwa feststellen, dass Qualitätsprobleme immer bei bestimmten Umweltbedingungen auftreten (z. B. vermehrte Defekte an Maschinen durch eine Fremdfirma bei hoher Luftfeuchtigkeit). Solche Insights helfen, Ursachen von Qualitätsproblemen besser zu verstehen und gezielt anzugehen.

Ein weiterer Aspekt ist predictive Quality Assurance: Durch Vorhersagemodelle kann KI prognostizieren, wo demnächst mit Problemen zu rechnen ist. Angenommen, die Historie zeigt, dass bei einem bestimmten Dienstleister kurz vor Abschluss eines Projekts häufig Hektik ausbricht und Fehler passieren – dann könnte eine KI diese Phase als kritisch markieren und vorschlagen, zusätzliche Zwischenabnahmen einzubauen. Ebenso könnte sie bei Wartungsverträgen vorausschauend warnen, wenn ein Gerät wahrscheinlich bald ausfällt, sodass die Fremdfirma proaktiv tätig wird (Überschneidung mit Predictive Maintenance).

Im Bereich Computer Vision gibt es ebenfalls Potenziale: Kamera- und Sensorsysteme können automatisch die Ausführung von Arbeiten prüfen. In der industriellen Fertigung wird KI schon eingesetzt, um visuelle Qualitätskontrollen durchzuführen (z. B. Bilderkennung zur Fehlersuche an Bauteilen). Ähnlich könnte man Baustellenfotos oder -videos von Fremdfirmenarbeiten analysieren lassen, um z. B. zu erkennen, ob die Montage korrekt erfolgt (z. B. alle Schrauben an einer Anlage vorhanden) oder ob ein Baufortschritt dem Plan entspricht (Stichwort: Baustellenüberwachung via Drohne und KI-Bilderkennung). Solche Anwendungen stehen noch am Anfang, könnten aber das Spektrum der Qualitätssicherung erweitern.

Ein sehr praktischer Bereich ist die automatisierte Dokumentenprüfung: KI kann Berichte und Protokolle, die die Fremdfirma liefert, automatisiert auf Vollständigkeit und Konsistenz prüfen. Beispielsweise liest eine KI ein Wartungsprotokoll und stellt sicher, dass alle gesetzlich geforderten Prüfpunkte abgehakt sind. Oder sie vergleicht Messwerte mit Sollwerten und schlägt Alarm, wenn ein Wert außerhalb der Toleranz liegt (z. B. bei Emissionsmessungen, Druckprüfungen etc.). Dies unterstützt die menschlichen Auditoren, die sich dann auf die Bewertung der Auffälligkeiten konzentrieren können.

Ein integraler Nutzen von KI liegt auch in der kontinuierlichen Verbesserung (KVP). KI-Systeme können automatisch Vorschläge zur Prozessoptimierung generieren, basierend auf den gesammelten Qualitätsdaten. Zum Beispiel: "Bei Dienstleister A treten 30% weniger Mängel auf, wenn er länger im Voraus detaillierte Spezifikationen erhält. Empfehlung: Standard ändern, Spezifikationen 2 Wochen früher liefern." Solche Muster zu erkennen und Best Practices abzuleiten, gelingt mit KI deutlich schneller, weil sie unvoreingenommen Daten auswertet.

Insgesamt kann der KI-Einsatz dazu führen, dass Qualitätssicherung proaktiver und datenbasierter erfolgt. FM-Connect unterstreicht, dass der Fokus auf proaktiver Identifikation von Abweichungen und Entwicklung konkreter Maßnahmen zur Optimierung liegen sollte. KI hilft genau dabei: Abweichungen früher erkennen und die richtigen Gegenmaßnahmen anstoßen. Das Ergebnis ist eine lückenlose Qualitätssicherung, die Risiken minimiert und die Zusammenarbeit mit Fremdfirmen auf ein höchstes Niveau hebt.

Arbeitssicherheit hat im Umgang mit Fremdfirmen oberste Priorität, da bei Tätigkeiten externer Mitarbeiter im Betrieb des Auftraggebers besondere Gefahren und Haftungsfragen auftreten. Unternehmen tragen die Betreiberverantwortung, auch für Fremdkräfte ein sicheres Arbeitsumfeld zu gewährleisten.

• Sicherheitskonzepte und Unterweisungen: Bereits vor Einsatz der Fremdfirma müssen umfassende Sicherheitsrichtlinien erstellt und mit der Fremdfirma abgestimmt werden. Dazu zählt die Pflicht, Fremdfirmen in die spezifischen Gefährdungen am Einsatzort einzuweisen (z. B. über eine Fremdfirmen-Unterweisung oder Sicherheitsunterweisung). Betriebe definieren oft ein Fremdfirmenhandbuch oder Sicherheitsmerkblatt, das alle Verhaltensregeln, Schutzausrüstungen, Meldewege bei Unfällen etc. enthält. Regelmäßige Schulungen und Sicherheitsunterweisungen – teils in Präsenz, teils via E-Learning – sorgen dafür, dass Fremdfirmenpersonal die Regeln kennt.

• Überprüfung der gesetzlichen Vorgaben: Der Auftraggeber muss kontrollieren, dass die Fremdfirma und deren Mitarbeiter die nötigen Arbeitssicherheitsvorschriften einhalten. Beispielsweise verlangt das ArbSchG, dass bei mehreren Arbeitgebern am selben Arbeitsplatz eine Abstimmung erfolgt und keine Gefährdung der Beschäftigten entsteht. Praktisch heißt das, es müssen Koordinatoren benannt werden, Gefährdungsbeurteilungen gemeinsam betrachtet und ggf. angepasst werden, und es muss festgelegt sein, wer z. B. im Notfall weisungsbefugt ist. Auch spezielle Vorschriften (DGUV-Regeln, Betriebssicherheitsverordnung, Technische Regeln) sind zu beachten.

• Kontinuierliche Überwachung vor Ort: Während der Arbeiten ist zu prüfen, ob die Fremdfirma alle Sicherheitsauflagen umsetzt. Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder beauftragte Koordinatoren führen Sicherheitsbegehungen durch: Tragen alle Fremdarbeiter die vorgeschriebene Schutzausrüstung (Helm, Sicherheitschuhe etc.)? Sind Absperrungen korrekt angebracht? Werden gefährliche Arbeiten nur mit Erlaubnisschein durchgeführt? Solche Sicherheitskontrollen vor Ort sollten regelmäßig und unangekündigt erfolgen. FM-Connect betont, dass man prüfen muss, ob Fremdfirmen die vereinbarten Sicherheitsvorgaben einhalten und Abweichungen dokumentieren.

• Notfallmanagement: Ein oft übersehener Aspekt ist, Fremdfirmen in das Notfall- und Evakuierungskonzept des Betriebs einzubinden. Das heißt, Fremdfirmenmitarbeiter müssen wissen, wie Alarmierungen funktionieren, wohin sie sich in Notfällen begeben, wen sie informieren müssen. Notfallmaßnahmen werden idealerweise im Sicherheitskonzept mit berücksichtigt. Ebenso muss geklärt sein, wie Erste Hilfe für Fremdpersonal geleistet wird und wie Unfälle gemeldet werden (Stichwort Unfallgeschehen dokumentieren).

• Dokumentation und Compliance-Nachweise: Alle Maßnahmen der Arbeitssicherheit werden dokumentiert – von der Teilnahme an Unterweisungen (Unterschriftenlisten oder digitale Nachweise) über Prüfungen der Schutzausrüstung bis hin zu Unfallberichten. Diese Dokumentation ist nicht nur für die eigene Kontrolle wichtig, sondern dient im Ernstfall auch als Beleg, dass der Betreiber seinen Pflichten nachgekommen ist. Oft werden digitale Plattformen genutzt, um diese Nachweise zentral zu archivieren und nachzuverfolgen.

Optionaler KI-Einsatz in Arbeitssicherheit und Compliance: KI kann die Arbeitssicherheit auf vielfältige Weise stärken. Ein herausragendes Beispiel ist der Einsatz intelligenter Videoüberwachungssysteme. Mit Deep Learning ausgestattete Kameras können in Echtzeit beobachten, ob Sicherheitsregeln eingehalten werden. So existieren heute KI-Systeme, die erkennen können, ob Personen einen Helm oder Warnwesten tragen. In sensiblen Bereichen könnte eine KI-gestützte Kamera Alarm schlagen, wenn jemand ohne Schutzausrüstung eine Baustelle betritt. Ebenso lassen sich Bewegungsmuster analysieren – z.B. ob sich Personen in eine Gefahrenzone begeben – und proaktiv eingreifen. Werner et al. beschreiben, dass KI im infrastrukturellen FM als Sicherheitsnetz fungiert, indem sie verdächtige Aktivitäten erkennt und Gefahren frühzeitig identifiziert. Übertragen bedeutet das: KI kann zum zusätzlichen digitalen Sicherheitsbeauftragten werden, der rund um die Uhr mit überwacht.

Auch bei der Auswertung von Gefährdungsbeurteilungen kann KI helfen. Eine große Firma kann Dutzende Gefährdungsbeurteilungen für verschiedene Arbeitsplätze haben. KI-Modelle könnten diese Dokumente scannen und prüfen, ob die Maßnahmen für Fremdfirmen darin konsistent berücksichtigt sind, oder ob eventuell Lücken bestehen (z. B. dass an einem bestimmten Standort Fremdfirmen Zugang zu Bereichen haben, die in keiner Gefährdungsbeurteilung erwähnt werden – ein Hinweis, dass etwas übersehen wurde).

Im präventiven Risikomanagement spielt KI eine wichtige Rolle: Durch Mustererkennung in Unfall- und Beinaheunfalldaten kann KI Unfallhäufungen oder Risikofaktoren identifizieren. Beispiel: Eine Analyse könnte ergeben, dass ein bestimmter Auftragstyp besonders unfallträchtig ist, wenn er von ungelernten Kräften ausgeführt wird. Die Schlussfolgerung – die KI könnte vorschlagen, für diesen Auftragstyp künftig nur Fremdfirmen mit höherer Qualifikation einzusetzen oder zusätzliche Aufsicht bereitzustellen. Solche vorausschauenden Analysen ermöglichen es, Risiken frühzeitig zu erkennen und präventive Maßnahmen zu ergreifen.

In administrativer Hinsicht erleichtert KI die Compliance-Verfolgung. So kann ein KI-System automatisch prüfen, ob alle Fremdfirmenmitarbeiter ihre Unterweisungen absolviert haben oder ob Zertifikate abgelaufen sind. Wenn beispielsweise ein Kranführerausweis nur 5 Jahre gültig ist, würde die KI rechtzeitig eine Meldung erzeugen, dass eine Auffrischung nötig wird. Oder sie scannt hochgeladene Dokumente (etwa SCC-Zertifikate) und validiert deren Gültigkeitsdatum. Auch das Nachhalten von Sicherheitsbegehungen – ob z. B. die monatliche Baustellenbegehung durchgeführt und protokolliert wurde – kann durch automatisierte Task-Reminders mit KI-Unterstützung geschehen.

Ein innovativer Aspekt ist die Nutzung von Wearables: Immer mehr Arbeiter tragen Sensoren (Helme mit Beschleunigungssensoren, Wearables mit Vitaldaten). KI kann diese Sensordaten in Echtzeit auswerten, um z. B. Unfälle (Sturz, Aufprall) sofort zu erkennen und Alarm zu schlagen, oder um gefährliche Erschöpfungszustände zu detektieren (etwa ungewöhnliche Herzfrequenzmuster bei Hitzearbeit). Dadurch lassen sich im Notfall Leben retten und Unfälle mildern.

Nicht zuletzt trägt KI dazu bei, rechtliche Neuerungen zu überwachen. Angenommen, es tritt eine neue Vorschrift in Kraft (etwa die EU-KI-Verordnung oder Änderungen im Arbeitsschutzrecht) – eine entsprechend trainierte KI könnte solche Änderungen automatisch erkennen und darauf hinweisen, welche Anpassungen im Fremdfirmenmanagement nötig sind. Beispielsweise: "Neue DGUV-Regel XYZ erfordert jährliche Sicherheitsunterweisung für externe Reinigungskräfte; aktuelle Praxis anpassen." Dies hilft, stets rechtskonform zu bleiben, ein Anspruch, den FM-Connect deutlich formuliert: Die Einhaltung gesetzlicher und normativer Vorgaben ist zentral, um Sicherheit im Fremdfirmeneinsatz zu gewährleisten.

Insgesamt schafft der Einsatz digitaler Tools – und im Speziellen KI – mehr Transparenz und Effizienz im Sicherheitsmanagement. Standardisierte Prozesse werden durch intelligente Automatisierung ergänzt. So wird Arbeitssicherheit und Compliance noch stärker in den Mittelpunkt gestellt, ohne den operativen Ablauf zu behindern. Das Ergebnis sind sichere, gesetzeskonforme Abläufe mit Fremdfirmen, was nicht nur Unfälle vermeidet, sondern auch die Haftungsrisiken des Unternehmens minimiert.

In jüngerer Zeit gewinnt die Nachhaltigkeit im Fremdfirmenmanagement an Bedeutung. Unternehmen möchten sicherstellen, dass auch ihre Dienstleister umweltfreundliche und sozial verantwortliche Praktiken verfolgen. Zudem bieten Digitalisierung und KI Chancen, Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch nachhaltiger zu gestalten.

• Nachhaltige Vergabekriterien: Schon bei der Auswahl werden soziale und ökologische Kriterien berücksichtigt. Beispielsweise bevorzugt man Dienstleister, die über Umweltzertifizierungen verfügen oder faire Arbeitsbedingungen nachweisen können. CO₂-Emissionen eines Services oder der Umgang mit Abfällen können zu Entscheidungskriterien werden. FM-Connect erwähnt die Berücksichtigung umweltfreundlicher Standards (Abfallvermeidung, Ressourcenschonung, CO₂-Reduktion) in den Anforderungen an Fremdfirmen.

• Ressourceneffizienz im Einsatz: In der Steuerung achtet man auf optimierte Ressourcennutzung – etwa, dass Fahrten von Service-Technikern gebündelt werden, um Anfahrtswege zu sparen, oder dass Materialien effizient genutzt werden. Digitale Tools helfen, z.B. Tourenplanungen für Techniker so zu optimieren, dass Kraftstoff gespart wird.

• Monitoring der ökologischen Auswirkungen: Unternehmen erfassen zunehmend die Umweltauswirkungen, die durch Fremdfirmen entstehen (Stichwort Scope-3-Emissionen). Das bedeutet, sie messen z.B. den Energieverbrauch oder die Abfallmengen, die im Zuge der ausgelagerten Tätigkeiten anfallen. Diese Daten werden mit den Nachhaltigkeitszielen abgeglichen.

• Nachhaltige Prozesse und Automatisierung: Durch Digitalisierung können Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch papierlos und damit ressourcenschonender gestaltet werden. Automatisierung reduziert bspw. den Bedarf an Dienstreisen (wenn Meetings virtuell stattfinden können) und sorgt so für weniger CO₂-Ausstoß. FM-Connect spricht von der Einführung moderner Technologien und Etablierung nachhaltiger Prozesse, die wirtschaftlich und umweltfreundlich sind.

• Transparenz und Compliance in Nachhaltigkeit: Genau wie bei Arbeitssicherheit wollen Unternehmen sicherstellen, dass Fremdfirmen Nachhaltigkeitsauflagen einhalten. Dazu können regelmäßige Audits durchgeführt werden, etwa Überprüfungen, ob ein Entsorgungsunternehmen tatsächlich Recyclingquoten einhält. Digitale Monitoring-Systeme schaffen Transparenz, ob Umweltvorgaben erfüllt werden.

Optionaler KI-Einsatz für Nachhaltigkeit: KI kann substantiell dazu beitragen, die Nachhaltigkeitsbilanz im Fremdfirmenmanagement zu verbessern. Ein Anwendungsfall ist die Analyse des ökologischen Fußabdrucks: KI-Modelle können riesige Datenmengen zu Energieverbräuchen, Transportwegen und Materialeinsatz durchforsten und Optimierungspotenzial finden. Beispielsweise könnte KI erkennen, dass eine bestimmte Wartungsroute zu viele Kilometer verursacht und eine alternative Tour 20% Treibstoff sparen würde. Oder KI könnte Vorschläge machen, wie durch geänderte Einsatzzeiten (z. B. Wartung nachts, wenn Strom aus Überschuss regenerativer Energie verfügbar ist) der CO₂-Ausstoß gesenkt werden kann.

Ein weiterer Punkt ist die Optimierung der Ressourcennutzung. Im technischen Gebäudemanagement wird KI bereits eingesetzt, um z.B. den Energieverbrauch zu optimieren – etwa maschinelles Lernen, das aus historischen Gebäudedaten lernt, wie Heizung und Kühlung am effizientesten gesteuert werden können. Übertragen auf Fremdfirmen: KI kann z.B. steuern, wann Reinigungsdienste welche Bereiche reinigen, basierend auf Nutzungsdaten, um Reinigungsmittel und Energie (für Beleuchtung während der Reinigung etc.) einzusparen. Sie könnte auch erkennen, ob überdimensionierte Mannschaften geschickt wurden (z. B. 5 Techniker, wo 3 gereicht hätten), was unnötigen Ressourcenaufwand bedeutet.

KI kann zudem die Nachhaltigkeitsperformance der Fremdfirmen bewerten. Durch Sentiment- oder Text-Analysis von Berichten, Zertifikaten und vielleicht öffentlichen Nachhaltigkeitsratings der Fremdfirma könnte eine KI eine Einschätzung liefern, welche Dienstleister besonders nachhaltig wirtschaften. Dies könnte bei der Lieferantenentwicklung helfen, indem man gezielt mit jenen Partnern weiterarbeitet oder sie fördert, die Nachhaltigkeitsziele teilen.

Eine konkrete technologische Anwendung sind IoT-Sensoren kombiniert mit KI: FM-Connect erwähnt, dass IoT-Sensorik zur Echtzeitüberwachung sicherheitskritischer Bereiche eingesetzt werden kann. Diese Sensoren können aber auch Umweltgrößen überwachen, z.B. Luftqualität, Lärm oder Energieverbrauch in Echtzeit. KI wertet diese Daten aus, erkennt Abweichungen und kann eingreifen (z.B. Maschinen abschalten, bevor Energie verschwendet wird). Dashboards visualisieren die Daten und KI kann prognostizieren, wie sich z.B. der Energieverbrauch entwickelt, wenn bestimmte Prozesse umgestellt werden.

Nicht zu unterschätzen ist der soziale Nachhaltigkeitsaspekt: KI kann auch helfen, Compliance mit Sozialstandards bei Fremdfirmen zu überwachen. Etwa durch Analyse von Arbeitszeitaufzeichnungen (um sicherzustellen, dass keine überlangen Schichten oder Verstöße gegen Mindestlohn vorkommen). Eine KI könnte Alarm schlagen, wenn z.B. ein Monteur laut digitalen Zeiterfassungsdaten 14-Stunden-Schichten fährt – ein Hinweis auf mögliche Verletzung von Arbeitszeitgesetzen durch den Dienstleister.

In Summe ermöglicht KI, Nachhaltigkeit ganzheitlich und datengetrieben zu verfolgen. Digitale Plattformen mit KI-Integration analysieren und verbessern Ressourcennutzung, Emissionsbilanzen und ökologische Auswirkungen. Das fördert nachhaltige Praktiken in allen Phasen der Zusammenarbeit. Unternehmen können so ein Fremdfirmenmanagement gestalten, das Digitalisierung und Nachhaltigkeit verbindet, um smarte und umweltbewusste Lösungen zu schaffen. Dies sichert langfristig Erfolg und minimiert den ökologischen Fußabdruck – was wiederum einen Wertbeitrag sowohl für das Unternehmen (Stichwort Reputation und Kostenersparnis durch Effizienz) als auch für Gesellschaft und Umwelt leistet.

Die vorangegangenen Abschnitte haben aufgezeigt, dass KI-Tools entlang der gesamten Prozesskette des Fremdfirmenmanagements optionale Unterstützungsfunktionen bieten können – von der Anbieterauswahl über Vertragsanalyse, operative Steuerung, Qualitätsprüfung, Sicherheit bis zur Nachhaltigkeit.

• Potenziale / Chancen: KI kann repetitive, zeitaufwändige Aufgaben automatisieren und so personelle Ressourcen entlasten. Durch höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit und 24/7-Verfügbarkeit steigert sie die Effizienz administrativer Prozesse deutlich. Außerdem ermöglicht KI eine Verbesserung der Entscheidungsgrundlagen: Entscheidungen stützen sich auf Daten und Analysen in Echtzeit, was ein proaktives Management erlaubt. Risiken können früher erkannt und adressiert werden (bspw. Compliance-Risiken oder Lieferantenrisiken). Insgesamt führt der durch KI erzeugte Informationsvorsprung zu robusteren und agileren Abläufen. Ein entscheidender Mehrwert liegt in der Transparenz: KI-Systeme können komplexe Lieferantenbeziehungen und Projektstände übersichtlich darstellen und bislang verborgene Zusammenhänge sichtbar machen. Dadurch steigt nicht nur die interne Kontrollfähigkeit, sondern auch die Nachvollziehbarkeit gegenüber Dritten (z. B. Auditoren oder Behörden), da alle relevanten Daten lückenlos erfasst und ausgewertet werden. Schließlich kann KI einen Innovationsschub auslösen: Unternehmen, die KI im Fremdfirmenmanagement einsetzen, entwickeln neue Prozesse und Geschäftsmodelle (z. B. dynamische, datenbasierte Vertragsmodelle oder digitale Ökosysteme mit ihren Dienstleistern) und verschaffen sich damit einen Vorsprung im Wettbewerb.

• Herausforderungen / Grenzen: Trotz aller Vorteile darf der KI-Einsatz nicht unreflektiert erfolgen. Eine wesentliche Herausforderung ist die Datenqualität und -verfügbarkeit. KI-Tools sind nur so gut wie die Daten, mit denen sie gespeist werden. In vielen Unternehmen liegen Daten über Fremdfirmen (Leistungen, Vorfälle, Zertifikate) verstreut oder in unstrukturierter Form vor. Bevor KI hier wirksam werden kann, muss also eine zentrale, qualitativ hochwertige Datenbasis geschaffen werden (Stichwort CAFM-Systeme und Datenintegration). Eine weitere Grenze ist die Erklärbarkeit von KI-Entscheidungen: Wenn etwa eine KI einen bestimmten Anbieter aufgrund eines komplexen Modells als riskant einstuft, muss dies nachvollziehbar sein, damit das Management Vertrauen fasst und ggf. gegensteuern kann. Dies berührt auch ethische und rechtliche Implikationen. Mit Inkrafttreten des europäischen KI-Acts (voraussichtlich 2025) gelten strenge Vorschriften für KI-Systeme, insbesondere solche, die Sicherheit überwachen oder Menschen bewerten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass KI-Entscheidungen fair und nicht diskriminierend sind – z. B. dass ein Algorithmus Dienstleister nicht aufgrund irrelevanter Kriterien (Nationalität der Belegschaft o.ä.) benachteiligt. Ebenso bleibt die Haftungsfrage: Wenn ein KI-System einen sicherheitskritischen Fehler übersieht, trägt weiterhin der Betreiber die Verantwortung. KI darf also die menschliche Aufsicht nicht vollständig ersetzen, sondern sollte assistierend wirken.

Ein praktischer Aspekt ist die Akzeptanz: Fremdfirmen und interne Mitarbeiter müssen bereit sein, mit KI-basierten Prozessen zu arbeiten. Das bedarf Schulung und Change Management. FM-Connect rät zu einem ganzheitlichen Ansatz bei der Einführung von KI, inklusive Mitarbeiterschulung und Berücksichtigung der Ängste und Bedürfnisse aller Beteiligten. Nur dann wird KI tatsächlich effektiv genutzt und nicht umgangen.

Letztlich gibt es Bereiche, wo KI an Grenzen stößt: Zwischenmenschliche Aspekte wie Verhandlungen, Motivation von Teams, oder das Schlichten von Konflikten lassen sich nicht (oder noch nicht) sinnvoll von Maschinen erledigen. Hier bleibt die Erfahrung von Managern unersetzlich. KI liefert Daten und Vorschläge, die Entscheidung liegt aber beim Menschen – gerade im Fremdfirmenmanagement, wo es um Vertragsbeziehungen und Haftung geht, muss diese Balance gewahrt bleiben.