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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Fremdfirmenmanagement: Hotel-Niveau für unsere Nutzer

Facility Management: Fremdfirmenmanagement » Strategie » Hotel-Niveau

Serviceorientiertes, transparentes und sicheres Handling externer Dienstleister als Teil der Workplace Experience

Serviceorientiertes, transparentes und sicheres Handling externer Dienstleister als Teil der Workplace Experience

Ein modernes Facility- und Gebäudemanagement begreift nicht nur die Räume, sondern auch alle daran beteiligten Services und Prozesse als Teil der Nutzererfahrung. In diesem Kontext rückt auch das Fremdfirmenmanagement stärker in den Fokus: Es soll nicht nur sicher und regelkonform sein, sondern auch ein positives, verlässliches und professionelles Erlebnis für die internen Nutzer:innen bieten – vergleichbar mit dem Servicelevel eines guten Hotels. Das bedeutet: Klare Kommunikation, verbindliche Standards, sichtbare Qualität und reibungslose Abläufe, wenn externe Dienstleister auf der Fläche arbeiten – ohne Störung, aber mit sichtbarem Ergebnis und maximaler Transparenz. Fremdfirmenmanagement auf Hotel-Niveau bedeutet: Servicequalität, Sicherheit und Nutzerorientierung sind keine Gegensätze, sondern Teil eines integrierten Anspruchs an den modernen Arbeitsplatz. Wenn externe Dienstleister professionell auftreten, ihre Leistungen transparent kommuniziert und Rückmeldungen ernst genommen werden, entsteht ein Arbeitsumfeld, das Vertrauen schafft, Prozesse beschleunigt und die Nutzer:innen in den Mittelpunkt stellt. Facility Management entwickelt sich so vom Regelhüter zum Servicegestalter im Hintergrund – ganz im Sinne einer modernen Workplace Experience.

Servicequalität und Transparenz für moderne Arbeitswelten

Zielsetzung: Hotel-Niveau im Fremdfirmenmanagement

  • Nutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Qualität im Umgang mit Fremdfirmen spürbar machen

  • Förderung eines vertrauensvollen, kooperativen Serviceerlebnisses – trotz externer Leistung

  • Minimierung von Störungen, Missverständnissen und Reibungsverlusten

  • Integration des Fremdfirmeneinsatzes in die Nutzerkommunikation und digitale Infrastruktur

  • Stärkung der Markenwirkung, Arbeitsplatzqualität und Sicherheitskultur

Was „Hotel-Niveau“ im Fremdfirmenkontext bedeutet

Aspekt

Übersetzung ins Fremdfirmenmanagement

Unsichtbare Effizienz

Fremdfirmen arbeiten effektiv im Hintergrund, ohne zu stören

Höflichkeit & Präsenzkultur

Auftreten mit Namensschild, klare Rollen, sichtbare Qualität

Transparente Prozesse

Nutzer:innen wissen, wer was wann macht – z. B. durch Aushänge oder Apps

Serviceverfügbarkeit

Klare Reaktionszeiten bei Mängeln und Anliegen

Zuverlässigkeit & Vertrauen

Wiedererkennbare Qualität, professioneller Umgang mit Problemen

Vor dem Einsatz

  • Digitale Einsatzvorschau (z. B. Reinigungs-, Wartungs- oder Umbauarbeiten angekündigt über Intranet oder App)

  • Anmeldung & Zugang abgestimmt auf Nutzergruppen, z. B. keine lauten Arbeiten in Meetingphasen

  • Nutzerfreundliche Hinweise vor Ort (z. B. dezente Aufsteller, Raumetiketten, Piktogramme)

Während des Einsatzes

  • Professionelles Auftreten der Fremdfirma (Corporate-Kleidung, Freundlichkeit, Namensschild)

  • Minimierung der Störungen – z. B. bei Reinigungsintervallen, Handwerkerzeiten, Transportwegen

  • Ansprechbarkeit der Koordinator:innen für Rückfragen oder kurzfristige Anpassungen

Nach dem Einsatz

  • Sichtbare Rückmeldung oder Abschlussinformation (z. B. Raum gereinigt, Technik gewartet)

  • Feedbackkanal für Nutzende (z. B. über QR-Code: „Wie war die Servicequalität?“)

  • Transparente Nachbesserung bei Beschwerden oder Mängeln

Digitale Unterstützung und Systemintegration

Tool / System

Nutzen für Hotel-Niveau im Fremdfirmeneinsatz

CAFM / Ticketsystem

Verknüpfung mit Flächen, Rückmeldungen, Serviceleveln

Buchungs- / Reinigungs-App

Vermeidung von Überschneidungen durch synchronisierte Planung

Intranet / Serviceportal

Ankündigung von Arbeiten, Kontaktformular, FAQ

Feedbacksystem (z. B. QR)

Sichtbare Beteiligung der Nutzer:innen an Qualitätssicherung

Zutrittskontrolle / Besuchermanagement

schneller, strukturierter Zugang für Fremdfirmen ohne Störung

Rollen im hotelartigen Fremdfirmenprozess

Rolle

Aufgabe für optimale Nutzererfahrung

Fremdfirmenkoordinator:in

Service- und Qualitätssicherung, Ansprechpartner:in für Nutzer:innen

Empfang / Zugangsdienst

Freundliche Abwicklung des Zutritts, klarer Überblick

Objektleitung / FM-Team

Rückmeldung aufnehmen, Einsatzplan mit Nutzerinteressen abstimmen

Sicherheitsverantwortliche

Auftrittsschulung für Fremdfirmen, Einhaltung der Regeln sichtbar machen

Nutzende

Rückmeldung geben, Verlässlichkeit honorieren

Erfolgsfaktoren für ein erlebbares Hotel-Niveau

Erfolgsfaktor

Wirkung

Klare, serviceorientierte Kommunikation

Stärkt Vertrauen und Verständnis für Arbeiten

Transparente Einsatzplanung

Reduziert Irritationen und Konflikte

Hoher Qualitätsstandard bei Auftreten und Arbeit

Wertschätzung für Nutzer:innen und Räumlichkeiten

Feedback und Reaktion

Sichtbare Wirkung von Rückmeldungen schafft Beteiligung

Digitale Integration

Effizienz und Echtzeit-Kommunikation