Business Case: Fremdfirmen- und Zutrittsmanagement

• KRITIS-Anforderungen und Sicherheit: Für Betreiber kritischer Infrastrukturen sind Zutrittskontrollen besonders relevant. Nur autorisierte Personen erhalten Zugang, was Sicherheitsrisiken wie Sabotage, Spionage oder Diebstahl stark minimiert. In kritischen Bereichen müssen strenge Vorgaben (z. B. Ausweiskontrolle gegen Sanktionslisten) erfüllt werden. Ein modernes digitales Zutrittsmanagement gewährleistet, dass unberechtigte Personen permanent ausgeschlossen bleiben und alle Zutritte lückenlos protokolliert sind. So werden regulatorische Vorgaben eingehalten und das Risiko behördlicher Auflagen oder gar Betriebsschließungen bei Sicherheitsverstößen drastisch gesenkt.

• Datenschutz (DSGVO): Beim Umgang mit Besuchern und Fremdfirmen fallen personenbezogene Daten (Namen, Ausweisdaten, Zugangstimestamps) an. Ein integriertes System speichert diese Informationen sicher, kontrolliert nach dem Prinzip der Zweckbindung und löscht sie automatisiert nach Ablauf gesetzlicher Fristen. Dies minimiert Datenschutzverstöße. Veraltete manuelle Listen bergen dagegen das Risiko unbefugter Einsicht oder überlanger Aufbewahrung. Bei gravierenden Verstößen drohen Bußgelder bis 4 % des Jahresumsatzes. Ein professionelles System schützt das Unternehmen hier vor existenzbedrohenden Strafen.

• Arbeitsschutz und Betreiberpflichten: Nach dem Arbeitsschutzgesetz ist der Auftraggeber für die Sicherheit aller Personen auf seinem Gelände verantwortlich – auch für externe Dienstleister. Er muss Gefährdungsbeurteilungen erstellen, Unterweisungen durchführen und die Umsetzung überwachen. In der Praxis bedeutet das: Keine Fremdfirma darf ohne vorherige Einweisung und angemessene Schutzausrüstung Zugang erhalten. Ein zentrales Managementsystem erzwingt, dass Sicherheitsunterweisungen digital nachgewiesen werden, bevor ein Zutritt gestattet wird. Dadurch erfüllt das Unternehmen seine Pflicht, Unfälle zu verhindern und haftet nicht für Organisationsverschulden. Behörden und Berufsgenossenschaften erwarten im Ernstfall lückenlose Belege – ein automatisiertes System stellt diese prüfbar bereit.

• Lieferkettensorgfaltspflicht (LkSG): Große Unternehmen müssen seit 2023 nachweisen, dass sie in ihren Lieferketten Menschenrechte und Umweltstandards wahren. Dazu gehört, dass Fremdfirmen über vertragliche Klauseln zu Arbeitsbedingungen und Kontrollen verpflichtet werden. Ein digitales Fremdfirmenmanagement erleichtert hier die zentrale Sammlung aller Nachweise – etwa zu Unterlagen über faire Entlohnung, Arbeitssicherheit oder das Verbot illegaler Subunternehmer. Potenzielle Verstöße (z. B. illegale Beschäftigte) werden so früher erkannt und sanktioniert. Andernfalls drohen Bußgelder bis zu 2 % des weltweiten Jahresumsatzes oder der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen. Ein proaktives System minimiert dieses Risiko und schützt die Reputation des Unternehmens.

Es schafft das Fremdfirmen- und Zutrittsmanagement eine robuste Compliance-Struktur und beugt Worst-Case-Szenarien vor. Schwerwiegende Zwischenfälle (Unfälle, Sabotage, Datenschutzlecks) würden neben direkten Schadenersatzforderungen auch Produktionsausfälle und Reputationsverlust nach sich ziehen. Mit der digitalen Lösung werden solche Risiken planbar und handhabbar. So positioniert sich das Unternehmen als vorausschauender Partner, der Compliance als Chance zur Verbesserung sieht.

• Automatisierte Verwaltung: Der bisher überwiegend papierbasierte Prozess (manuelle Anmeldung, Abgleich von Schulungsnachweisen, Stundenerfassung per Zettel) bindet stark Personal beim Empfang und in den Fachabteilungen. Ein digitales System delegiert viele dieser Schritte an die Fremdfirmen selbst: Mitarbeiter können sich online registrieren, erforderliche Dokumente hochladen und Unterweisungen absolvieren, bevor sie anreisen. Vor Ort entfallen komplizierte Formulare – Gastarbeiter melden sich schnell mit Ausweis oder Badge an. Das entlastet sowohl den Werkschutz als auch die Fachabteilungen erheblich. Diese können sich statt mit Routineaufgaben auf die Koordination und Qualitätssicherung fokussieren. Studien zeigen, dass durch Automatisierung nicht-wertschöpfende Tätigkeiten fast vollständig entfallen können. In der Praxis lassen sich so schnell Kapazitäten freisetzen – die Einsparung entspricht leicht mehreren Vollzeitstellen, die nun strategisch genutzt werden können.

• Effiziente Koordination und Abrechnung: Technische Sachbearbeiter in Instandhaltung und Produktion gewinnen Echtzeit-Transparenz über anwesende Fremdfirmen und deren Leistungsnachweise. Digitale Freigabeprozesse und Verknüpfung mit dem Beschaffungssystem reduzieren Rückfragen und Streitfälle in der Rechnungserstellung. Ausreißer (z. B. fehlende Stunden oder unvollständige Leistungen) werden sofort sichtbar. Dies spart Koordinationsaufwand und verkürzt Durchlaufzeiten. Insgesamt können die Bearbeiter ihre Zeit um 10–20 % effizienter einsetzen, was sich ebenfalls in hohen Einsparungen niederschlägt.

• Gemeinsame Plattform für alle Beteiligten: Eine zentrale Software ermöglicht bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Einkauf, Fachabteilungen, Werkschutz, HSE und Controlling arbeiten auf derselben Datenbasis. Informationen müssen nicht mehrfach erfasst werden – Freigaben und Änderungen (z. B. Verlängerungen, Personalwechsel) sind sofort für alle sichtbar. Dies vermeidet redundante Telefonate und E-Mail-Korrespondenz. Entscheidungen lassen sich schneller treffen, da allen Beteiligten stets der aktuelle Status vorliegt. Die Standardisierung erleichtert zudem Einarbeitung und Vertretung: Neue Mitarbeiter oder Vertreter können sich auf einen klaren Prozess verlassen. Insgesamt steigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter, da aufwändige Routineaufgaben entfallen.

Die dadurch gewonnene Effizienz ist angesichts Fachkräftemangel wertvoll: Hochqualifizierte Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, statt mit Verwaltungsaufwand gebunden zu sein. Zugleich liefert das System durch Datenanalysen Einblicke für kontinuierliche Verbesserungen (z. B. Identifikation von Engpässen oder Qualifikationslücken). So entfällt nicht nur administrativer Aufwand, sondern es entsteht auch eine lernende Organisation.

• Strenge Zutrittskontrolle: Jeder Zutritt von externem Personal wird systematisch überprüft. Bevor jemand das Gelände betritt, identifiziert sich die Person (Ausweisscan, ggf. biometrisch) und wird gegen Berechtigungs- und Schulungslisten abgeglichen. Nur angemeldete, geschulte und freigegebene Mitarbeiter erhalten Zutritt. Dadurch bleiben mögliche Gefährder und Diebe draußen, und das Unternehmen behält jederzeit den Überblick, wer sich wo aufhält. Alle Zutritte werden lückenlos protokolliert. Im Notfall kann so genau nachvollzogen werden, wer sich wann auf dem Betriebsgelände aufhielt. Diese Grenzkontroll-Niveau – vergleichbar mit Flughafensystemen – steigert die Werksicherheit deutlich und verhindert Diebstahl oder Sabotage schon im Ansatz.

• Unfallverhütung durch Unterweisung: Externe Mitarbeiter kennen die Gefahren vor Ort oft nicht. Das System stellt sicher, dass niemand ohne absolvierte Sicherheitsunterweisung das Gelände betritt. Unterweisungen können digital per E-Learning vorab oder per Terminal beim Betreten absolviert werden, was die Effizienz erhöht. So gehen alle Arbeiter (intern wie extern) mit dem gleichen Sicherheitswissen in ihre Tätigkeit. PSA-Kontrollen können direkt an der Zugangsstelle durchgesetzt werden (Zutritt nur mit Helm und Schutzkleidung). Während des Einsatzes überwachen die Koordinatoren über das System jederzeit, welche Firma wo tätig ist, und können gezielt Nachkontrollen durchführen. Diese Maßnahmen senken die Unfallrate deutlich – jeder verhinderte Arbeitsunfall spart direkte Kosten (durch Arbeitsausfall, Behandlung etc.) und schützt vor Folgekosten sowie Reputationsschäden. Vor allem verhindern wir so schwere Unfälle mit potentiell katastrophalen Folgen, die einen Standort monatelang lahmlegen könnten.

• Evakuierung und Notfallmanagement: Im Ernstfall entscheidet minutenschnell die Vollzähligkeit aller Personen über Leben und Sicherheit. Das digitale System unterstützt die Evakuierung auf zwei Ebenen. Erstens integriert es Fremdfirmen automatisch in die Alarm- und Rettungspläne. Zweitens liefert es eine dynamische Anwesenheitsliste aller externen Mitarbeiter in Echtzeit. Sobald jemand einen Ausgangsscan betätigt, wird er als abwesend markiert. Evakuierungshelfer können über Tablets sofort sehen, welche Personen noch im Gefahrenbereich vermisst werden und wer am Sammelplatz angekommen ist. Diese Transparenz spart wertvolle Minuten und stellt sicher, dass niemand zurückbleibt. In der Folge kann der Sicherheitsbeauftragte oder die Feuerwehr gezielt nach Vermissten suchen. Auch für den Arbeitsschutz sind diese Funktionen entscheidend: Die lückenlose digitale Dokumentation im Notfall minimiert Haftungsrisiken und stärkt die Sicherheit aller Personen auf dem Gelände.

• Gesundheitsschutz: Zusätzlich können Gesundheitschecks (z. B. im Falle einer Infektionskrankheit) in den Zugang integriert werden. So lassen sich Krankheitsrisiken früh abklären und Kontaktketten schnell nachvollziehen. Die Covid-19-Pandemie hat gezeigt, dass solche Maßnahmen die Betriebskontinuität schützen können.

Es erhöht das System die Sicherheit sowohl für Mensch als auch Anlagen. Durch konsequente Zutrittskontrollen und Unterweisungen sinkt die Wahrscheinlichkeit von Unfällen und Sicherheitsvorfällen stark. Die Investition zahlt sich durch vermiedene Schäden und Ausfallzeiten mehrfach aus. Das Unternehmen signalisiert damit Verantwortung gegenüber Mitarbeitern und Partnern und minimiert das Risiko jahrelanger Rechtsstreitigkeiten nach einem einzigen Vorfall.

• Zentrale Einsatzplanung: Alle geplanten Fremdfirmeneinsätze werden im System hinterlegt – inklusive Zeiträume, Ort, Aufgaben und Ansprechpartner. Dadurch kann der Gesamtbedarf frühzeitig koordiniert werden. Überschneidungen (z. B. zwei Firmen am selben Ort) werden automatisch erkannt und vermieden. Das verhindert Konflikte und unproduktive Wartezeiten. Durch diese Kapazitätsplanung können Ressourcen optimal verteilt werden. Auch Abhängigkeiten (etwa Elektriker vor Monteuren) lassen sich im Tool abbilden. Die Folge: Termine und Budgets werden eingehalten, weil die Planung systematisch erfolgt.

• Echtzeit-Transparenz: Zu jeder Zeit wissen Management und Koordinatoren, welche Fremdfirma mit wie vielen Personen wo arbeitet und an welchem Auftrag. Unerwartete Änderungen (Zusatzbedarf, Personalwechsel) werden sofort sichtbar. Dies ermöglicht faktenbasierte Entscheidungen: Bei dringenden Aufträgen kann geprüft werden, ob noch zusätzliche Kräfte verfügbar sind oder ob Projekte priorisiert werden müssen. Gleichzeitig werden automatisch Kennzahlen (z. B. geleistete Mannstunden pro Woche, Auslastung von Dienstleistern, Verhältnis Fremd- zu Eigenleistung) erfasst. Diese KPIs zeigen langfristige Trends: Unternehmen können etwa Bereiche mit hohem Fremdfirmeneinsatz identifizieren und gegebenenfalls intern qualifizieren. Durch permanente Datenerfassung entsteht ein Kreislauf der Verbesserung: Leistungsverzug und Qualitätsmängel werden dokumentiert, sodass sie adressiert werden können. Gleichzeitig profitieren zuverlässige Partnerfirmen von positiven Bewertungen und können strategisch gefördert werden.

• Lückenlose Dokumentation und Auditfähigkeit: Das System hält alle relevanten Unterlagen in einem strukturierten Repository fest – von Verträgen über Schulungsbescheinigungen bis zu Zutrittsprotokollen. Im Auditfall sind alle Nachweise jederzeit abrufbar. Zum Beispiel kann das Unternehmen der Aufsichtsbehörde in wenigen Klicks belegen, dass alle Fremdfirmen im letzten Jahr ordnungsgemäß unterwiesen wurden. Diese Nachweissicherheit spart unermesslichen Aufwand bei internen und externen Prüfungen und verhindert Beanstandungen. Sie stärkt das Vertrauen von Kunden, Versicherern und Behörden in die Professionalität des Managements. Intern führt dies zu weniger Missverständnissen: Im Streitfall sind Arbeitsumfang und Leistungsschritte transparent dokumentiert, was Konflikte reduziert. Sogar das Claim Management (Nachträge, Gewährleistung) wird entlastet, da die Abnahmeprotokolle zu jeder Leistung digital vorliegen.

• Prozessintegration: Organisatorisch ist die Plattform mit bestehenden IT-Systemen verknüpfbar (z. B. SAP, Instandhaltungs- und Besuchermanagement). Dadurch werden Insellösungen vermieden. Beispielsweise können Bestellnummern in SAP automatisch mit den Fremdeinsätzen verknüpft werden, und nach Abschluss der Arbeiten automatisch Meldungen an die Buchhaltung oder die Instandhaltungsplanung erfolgen. Dies schließt Doppelerfassungen aus und verhindert Rechnungslaufprobleme (etwa abgerechnete Leistungen ohne Freigabe). Auch Schnittstellen zum Arbeitssicherheitsmanagement (Gefährdungsbeurteilungstools, Unfallstatistiken) können direkt angehängt werden, sodass Auswertungen (z. B. Unfallrate nach Fremdfirmeneinsätzen) automatisiert sind. Insgesamt führt dies zu schlankeren Abläufen und deutlich weniger Abstimmungsaufwand – die Verwaltung wird transparenter und beherrschbarer.

Durch diese organisatorischen Verbesserungen wird der Fremdfirmeneinsatz planbar und kontrollierbar. Anstatt reaktiv auf Probleme zu reagieren, kann das Unternehmen vorausschauend steuern. Dies entspricht der modernen strategischen Ausrichtung in der Industrie: Entscheidungen basieren auf Daten und nicht auf Bauchgefühl. Das Projekt ermöglicht so, dass Fremdfirmen als verlängerter Werkbank („verlängerte Werkbank“) gewinnbringend integriert werden können, statt als administrativer Ballast nebenher zu laufen.

Ein modernes Fremdfirmen- und Zutrittsmanagement ist gleichzeitig ein Technologie- und Digitalisierungsprojekt. Es setzt auf neueste Standards (Cloud-Plattformen, biometrische Zutrittskontrollen, mobile Apps, E-Learning, IoT-Schnittstellen, KI-Assistenz) und ist damit zukunftssicher aufgestellt. Beispielsweise ermöglichen Gesichtserkennungssysteme und biometrische Ausweislösungen eine sichere Freigabe in Sekunden – das Niveau der Grenzkontrolle wird damit praktisch erreicht. Die hohe Automatisierung reduziert Fehler (etwa Tippfehler bei Dateneingabe) und macht das System skalierbar: Selbst bei steigendem Fremdfirmenaufkommen können die Prozesse mit geringem Zusatzaufwand abbildbar bleiben.

Die Lösung ist zudem so konzipiert, dass sie nahtlos mit Industrie-4.0-Konzepten interagieren kann. Schnittstellen zu Produktions- und Planungssystemen ermöglichen es etwa, dass ein geplanter Fremdfirmeneinsatz automatisch das Zutritts­system informiert, wer zu welchem Zeitpunkt ins Werk kommt. Nach Abschluss könnten die Anwesenheitsdaten direkt die Abrechnung oder die Buchhaltung informieren. Perspektivisch lassen sich Sensordaten (z. B. Standorttracker) oder prädiktive Analysen (Vorhersage von Fremdfirmenbedarf) anschließen. Das Unternehmen setzt damit ein Zeichen als Innovationsführer in der Branche, die traditionell konservativ ist.

Wichtig ist auch die Erhöhung der IT-Sicherheit: Im Gegensatz zu Insellösungen (unsichere Excel-Listen, lokale Datenbanken) erfüllt die neue Plattform strenge Sicherheitsstandards (Verschlüsselung, Rollenrechte, Redundanz). Updates halten sie gegen Cyberangriffe geschützt. Eine ausfallsichere Architektur (Failover, Offline-Optionen am Werksgelände) gewährleistet, dass gerade der kritische Funktion Zutritt niemals komplett ausfällt. Dies hilft auch, künftige gesetzliche Anforderungen (z. B. NIS2, IT-Sicherheitsgesetz für KRITIS) sicher zu erfüllen.

Nicht zuletzt bietet die moderne Benutzeroberfläche eine hohe Benutzerfreundlichkeit für alle Beteiligten. Externe Dienstleister können vor einem Einsatz ihre Daten in einem Web-Portal eingeben und den Eintrittsprozess selbst beschleunigen. Vor Ort führen mehrsprachige Terminals die letzten Schritte durch (Sicherheitscheck, Ausweisdruck), was Frust vermeidet. Diese Usability fördert die Akzeptanz – Fremdfirmen erkennen den Vorteil (schneller, professioneller Zugang) und nicht eine zusätzliche Hürde. Interne Anwender erhalten ebenfalls ein durchdachtes Werkzeug, das ihre tägliche Arbeit erleichtert. Insgesamt entsteht ein Arbeitsumfeld, das gerade für die jüngere Generation zeitgemäß wirkt.

Durch diese technische Weiterentwicklung wird der Standort insgesamt fit für die Zukunft gemacht: Er kann steigende Anforderungen, neue Technologien und die Zusammenarbeit mit zunehmend vernetzten Partnern proaktiv und effizient managen. Die Investition heute schafft die Plattform für morgen – wirtschaftlich, sicherheitstechnisch und regulatorisch.