Auftragsverantwortlicher

Facility Management: Fremdfirmenmanagement » Strategie » Aufgabenprofile » Auftragsverantwortlicher

Funktion und organisatorische Einordnung

Der Auftragsverantwortliche ist die vom Auftraggeber benannte Person, die einen konkreten Fremdfirmenauftrag fachlich und organisatorisch betreut. In der Praxis kann diese Funktion beispielsweise von einem Projektleiter, Objektleiter, Instandhaltungsingenieur, Meister oder anderen fachlich zuständigen Beschäftigten wahrgenommen werden. Entscheidend ist nicht die Stellenbezeichnung, sondern die eindeutige Zuordnung des Auftrags, die notwendige Fachkenntnis und die erforderliche betriebliche Befugnis. Der Auftragsverantwortliche ist Hauptansprechpartner der Fremdfirma auf Betreiberseite. Er stellt sicher, dass Leistungsumfang, Schnittstellen, betriebliche Randbedingungen und notwendige Vorleistungen vor Arbeitsbeginn geklärt sind. Er koordiniert die fachliche Kommunikation, verfolgt die vertragsgemäße Durchführung und organisiert die Abnahme beziehungsweise Leistungsbestätigung innerhalb seiner Befugnisse. Der Auftragsverantwortliche darf die Fremdfirma nicht so in die eigene Arbeitsorganisation eingliedern, dass der eigenverantwortliche Charakter des Werk- oder Dienstvertrags verloren geht. Direkte Einzelweisungen an Beschäftigte der Fremdfirma sind deshalb auf notwendige Sicherheits- und Betriebsinformationen zu begrenzen; die fachliche Führung der Beschäftigten verbleibt grundsätzlich beim Auftragnehmer. Muss wegen gegenseitiger Gefährdungen eine besondere Koordination eingerichtet werden, ist zusätzlich zu klären, ob der Auftragsverantwortliche selbst als Fremdfirmenkoordinator geeignet und ausdrücklich beauftragt ist oder eine andere Person diese Funktion übernimmt.

Auftragskoordination und verantwortliche Fremdfirmensteuerung

Hauptaufgaben und Arbeitsergebnisse
Verantwortung und Befugnisse
Zusammenarbeit, Vertretung und besondere Anlässe
Qualifikation und Leistungsnachweise

Hauptaufgaben und Arbeitsergebnisse

Die Tätigkeit beginnt vor dem ersten Einsatz vor Ort. Der Auftragsverantwortliche konkretisiert den Leistungsumfang, benennt betriebliche Schnittstellen und stellt sicher, dass der Auftragnehmer die für seine Planung notwendigen Informationen erhält. Dazu gehören insbesondere betriebsspezifische Gefahren, Anlagenzustände, Zugangsbedingungen, Arbeitszeiten, Freigabeprozesse, Medienabschaltungen, besondere Betriebsregeln und erforderliche Nachweise. Vor Arbeitsaufnahme prüft der Auftragsverantwortliche, ob die organisatorischen Voraussetzungen erfüllt sind und die verantwortliche Person der Fremdfirma bekannt ist. Während der Ausführung verfolgt er Qualität, Termin, Leistung und betriebliche Auswirkungen. Abweichungen werden dokumentiert und über die zuständigen vertraglichen beziehungsweise fachlichen Wege geklärt. Beim Abschluss veranlasst er die geordnete Rückgabe des Arbeitsbereichs, bewertet die Leistung und sorgt dafür, dass Restpunkte, Dokumentation und erforderliche Nachweise vollständig übergeben werden. Die Funktion bildet damit die kontinuierliche Auftraggeberseite eines Fremdfirmenauftrags.

Hauptaufgabe	Konkrete Ausführung	Erwartetes Arbeitsergebnis
Auftrag fachlich vorbereiten	Leistungsumfang, Ergebnis, Mengen, Anlagenbezug, Schnittstellen, betriebliche Voraussetzungen und benötigte Vorleistungen so beschreiben, dass der Auftragnehmer eigenverantwortlich planen kann.	Ein klarer und ausführbarer Auftrag ohne vermeidbare Leistungs- und Verantwortungsunklarheiten.
Betriebliche Informationen bereitstellen	Relevante Gefahren, Betriebsregeln, Anlagenzustände, Zugangsbedingungen, Zeitfenster, Freigaben und besondere Einschränkungen rechtzeitig an den Auftragnehmer übermitteln.	Der Auftragnehmer verfügt vor Arbeitsbeginn über die notwendigen standort- und auftragsbezogenen Informationen.
Verantwortliche Personen klären	Verantwortliche Person der Fremdfirma, interne Ansprechpartner, erforderliche Koordinatoren und gegebenenfalls besondere Aufsichtsfunktionen eindeutig benennen und bekannt geben.	Eine nachvollziehbare Verantwortungskette für Kommunikation, Leistung und Sicherheit.
Arbeitsaufnahme organisatorisch absichern	Prüfen, ob erforderliche Nachweise, Unterweisungen, Zugänge, Freigaben und betrieblichen Voraussetzungen vorliegen beziehungsweise durch die zuständigen Stellen bestätigt sind.	Arbeitsbeginn erst nach geordneter Einsatzvorbereitung.
Leistung fachlich begleiten	Fortschritt, Qualität, Termine, Behinderungen, Schnittstellen und erkennbare Abweichungen im vereinbarten Umfang kontrollieren und mit der verantwortlichen Person der Fremdfirma klären.	Transparenter Leistungsstand ohne unzulässige Übernahme der Personalführung des Auftragnehmers.
Änderungen und Nachträge steuern	Zusätzliche Leistungen, Planänderungen, Behinderungen und Terminfolgen dokumentieren und vor Umsetzung über die vorgesehenen fachlichen und kaufmännischen Freigabewege führen.	Kontrollierte Auftragsänderungen ohne informelle Leistungs- oder Preisabsprachen.
Leistungsnachweise prüfen und abnehmen	Erbrachte Leistungen, Dokumentation, Messwerte, Mängel, Restpunkte und vertraglich geschuldete Nachweise fachlich bewerten und zur Abnahme beziehungsweise Bestätigung führen.	Eine belastbare Grundlage für Abnahme, Rechnungsprüfung und spätere Betriebsführung.
Auftrag abschließen und bewerten	Arbeitsbereich geordnet zurücknehmen, offene Punkte verfolgen, Auftragnehmerleistung bewerten und wesentliche Erkenntnisse in Lieferanten- oder Fremdfirmenbewertung zurückführen.	Ein nachvollziehbar abgeschlossener Auftrag mit verwertbaren Erkenntnissen für Folgebeauftragungen.

Verantwortung und Befugnisse

Der Auftragsverantwortliche benötigt ausreichende Befugnisse, um die fachliche Ausführung zu begleiten, notwendige Informationen anzufordern, Abweichungen zu beanstanden und bei nicht erfüllten Voraussetzungen eine Arbeitsaufnahme oder Fortsetzung über die zuständigen Stellen zurückzustellen. Vertragsänderungen, Preisabsprachen oder zusätzliche Beauftragungen darf er nur innerhalb ausdrücklich übertragener Vollmachten veranlassen. Ebenso begründet die Rolle kein allgemeines Weisungsrecht gegenüber Beschäftigten der Fremdfirma hinsichtlich deren persönlicher Arbeitsausführung. Die Fremdfirma bleibt für Führung, Organisation und Unterweisung der eigenen Beschäftigten verantwortlich. Sicherheitstechnische Weisungsbefugnisse gegenüber Beschäftigten anderer Unternehmen ergeben sich nur aus einer gesonderten Koordinatorenfunktion und nur in dem hierfür festgelegten Umfang. Der Auftragsverantwortliche muss erkennen, wann fachliche Steuerung, Sicherheitskoordination und kaufmännische Vertragsführung auseinanderfallen und weitere Funktionen einzubinden sind. Bei schweren Sicherheitsmängeln, unklarer Verantwortungsorganisation oder wesentlichen Vertragsabweichungen darf der Auftrag nicht aus bloßem Termindruck fortgesetzt werden.

Zusammenarbeit, Vertretung und besondere Anlässe

Der Auftragsverantwortliche arbeitet eng mit Einkauf, Fremdfirmenmanagement, Arbeitsschutz, Fremdfirmenkoordinator, Sicherheit, Instandhaltung, Gebäudetechnik und den jeweils betroffenen Nutzungsbereichen zusammen. Auf Seiten der Fremdfirma kommuniziert er möglichst über deren benannte verantwortliche Person oder Vorarbeiter, damit die Eigenorganisation des Auftragnehmers erhalten bleibt. Eine Vertretung muss den konkreten Auftrag, Leistungsstand, offene Punkte, Sicherheitsanforderungen, Freigaben und vertraglich relevanten Abweichungen kennen. Besondere Anlässe sind kurzfristige Leistungsänderungen, zusätzliche Subunternehmer, Arbeiten außerhalb vereinbarter Zeiten, Störungen der betrieblichen Anlagen, Überschneidungen mit anderen Firmen, ungeplante Gefahrensituationen oder Abweichungen von vereinbarten Arbeitsverfahren. In solchen Fällen muss der Auftragsverantwortliche vor Fortsetzung klären, ob Gefährdungsbeurteilung, Koordination, Freigaben oder Vertrag angepasst werden müssen. Nach längeren Unterbrechungen ist zu prüfen, ob die ursprünglichen Voraussetzungen noch gelten.

Qualifikation und Leistungsnachweise

Der Auftragsverantwortliche muss die beauftragte Leistung fachlich soweit verstehen, dass er Anforderungen, Schnittstellen, Leistungsergebnisse und wesentliche Abweichungen beurteilen kann. Zusätzlich benötigt er Kenntnisse der betrieblichen Fremdfirmenregeln, der eigenen Befugnisse, der Grundsätze zur Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber und der Abgrenzung zwischen Auftraggebersteuerung und Personalführung des Auftragnehmers. Je nach Tätigkeit können technische Fachkunde, Anlagenkenntnis, Projekt- oder Instandhaltungserfahrung sowie besondere Schulungen erforderlich sein. Leistungsnachweise sind ein eindeutig zugeordneter Auftrag, vollständige Einsatzvorbereitung, dokumentierte Informationsübergaben, kontrollierte Änderungen, nachvollziehbare Leistungsfeststellungen, vollständige Abschlussunterlagen und eine verwertbare Auftragnehmerbewertung. Gute Leistung zeigt sich daran, dass der Auftragnehmer eigenverantwortlich arbeiten kann und der Betreiber gleichzeitig jederzeit weiß, wer wofür zuständig ist, welcher Leistungsstand erreicht wurde und welche Risiken oder Restpunkte bestehen.