Vorlagen & Konzepte für modernes Fremdfirmenmanagement & FM
Ausgewählte Dokumente im FM‑Dokumentenshop zum Thema Fremdfirmenmanagement
Fremdfirmenmanagement im Facility Management heißt: externe Dienstleister so auswählen, beauftragen, einweisen, überwachen und bewerten, dass Arbeitsschutz, Betreiberverantwortung, Compliance und Wirtschaftlichkeit gleichzeitig eingehalten werden. Wir zeigen genau dieses Zusammenspiel aus Organisation, Gefährdungsbeurteilung, Delegation von Pflichten (§ 5, § 8 ArbSchG, DGUV V1) und systematischem Audit- und Kontrollprozess.
Der FM‑Dokumentenshop liefert dazu die Bausteine: von Ausschreibungs- und Vertragsmustern über Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungs‑Konzepte und Bonus‑Malus‑Systeme bis zu Audit- und Steuerungstools. Damit wird aus „wir sollten Fremdfirmen besser steuern“ ein konkret umsetzbares Fremdfirmenmanagement‑System.
Auditcheckliste für die Wartung gebäudetechnischer Anlagen
Umfassendes Audit‑Tool, mit dem Sie Wartungsfirmen für TGA systematisch prüfen können (Lüftung, Heizung, Kälte/Wärmepumpe, MSR/GA, Elektro, Sanitär, Brandschutz). Es verbindet ISO‑9000‑Grundsätze mit VDMA 24186 und macht sichtbar, ob Fremdfirmen Wartungsverträge tatsächlich im Sinne Ihrer Betreiberverantwortung erfüllen.
Ausschreibung & Verhandlung mit Fremdfirmen
Leitfaden und Musterdokument für die gesamte Kette von der Ausschreibung bis zur vertragsreifen Vereinbarung mit Kontraktoren: saubere Leistungsbeschreibung inkl. HSE- und Compliance‑Anforderungen, Angebotsbewertung, Verhandlungsleitfaden (Haftung, Versicherungen, Arbeits‑ und Umweltschutz, Preise, Leistungsumfang) und Dokumentation der Ergebnisse. Ideal, um das Fremdfirmenmanagement schon vor Vertragsabschluss rechtssicher aufzusetzen.
Betreiberverantwortung im Facility Management
Grundlagendokument zu Pflichten, Delegation und Organisation der Betreiberverantwortung: was Betreiberverantwortung rechtlich bedeutet, wie sie auf Führungskräfte, FM, Arbeitssicherheit und Fremdfirmen verteilt wird und welche Dokumentation im Streitfall zählt. Damit bilden Sie das rechtliche Dach über Ihr Fremdfirmenmanagement‑System.
Bonus‑Malus im FM – Leitfaden für Fremdfirmen‑Management
Memorandum zur Entwicklung wirksamer Bonus‑Malus‑Systeme speziell im Fremdfirmen‑Kontext: Integration in SLA, Auswahl und Gewichtung von KPI, Aufbau von Audit‑ und Feedback‑Mechanismen, rechtliche Leitplanken (BGB, Vergaberecht, Datenschutz) und Musterformulierungen. Ermöglicht eine faire, transparente Leistungssteuerung externer Dienstleister statt reiner „Straflogik“.
Checkliste: Gefährdungsbeurteilung in der Gebäudetechnik
Konvolut mit einer sehr detaillierten Checkliste (über 100 Arbeitsschutzmaßnahmen) für Gefährdungsbeurteilungen in der Gebäudetechnik. Hilft, technische Risiken so zu erfassen und zu dokumentieren, dass eigene Beschäftigte und Fremdfirmen auf Anlagen sicher arbeiten können – inklusive Unterweisungsgrundlagen.
FM‑Steuerungstool zur Überwachung und Steuerung
Pflichten‑Visualisierung für komplexe FM‑Verträge: Word‑Anleitung + Excel‑Tool, mit dem Sie alle vertraglichen Leistungen strukturieren, Verantwortlichkeiten zuordnen und die Vertragserfüllung durch Fremdfirmen laufend überwachen können. Besonders hilfreich in der Start‑up‑Phase und für das laufende Kontraktoren‑Controlling.
Gefährdungsbeurteilung Arbeitsschutz FM
Checklisten‑Werkzeug zur systematischen Gefährdungsbeurteilung nach ArbSchG § 5 und DGUV V1 § 3: Vorgehensmodell, Bewertungslogik, Strukturierung über Teilbereiche und Praxisempfehlungen. Damit binden Sie Fremdfirmen in ein einheitliches Arbeitsschutz‑Management ein, statt sie „nebenher“ laufen zu lassen.
Leitfaden für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Konzeptdokument für einen ganzheitlichen Arbeitsschutz‑ und Gesundheitsschutz‑Ansatz: technische, organisatorische und personenbezogene Maßnahmen, Prävention statt Reaktion, Integration in das Managementsystem. Die ideale Klammer, um Unterweisung von Fremdfirmen, Gefährdungsbeurteilungs‑Tools und Audits zu einem konsistenten AMS zusammenzuführen.
Leitfaden für Inspektions‑ und Kontrolltätigkeiten
Praxisleitfaden für gesetzlich vorgeschriebene und freiwillige Kontrollen, Inspektionen und Prüfungen – inkl. ArbSchG, BetrSichV, DGUV & Co., Ablaufmodellen, Checklisten und Dokumentationshinweisen. Damit definieren Sie, wie interne Kontrollen und Fremdfirmen‑Audits standardisiert ablaufen sollen.
Risikomanagement im Facility Management
Excel‑Tool + Erläuterung zur objektiven Risikobewertung von FM‑Services anhand eines Risikowerts (Rw) und GEFMA‑192‑Klassen. So können Sie Risiken durch Fremdfirmenleistungen (z. B. Wartung, Security, Reinigung) vergleichbar bewerten, priorisieren und mit Maßnahmen hinterlegen – ein wichtiger Baustein Ihres Fremdfirmenmanagement‑Systems.
Unterweisung von Fremdfirmen im Facility Management
Ausformuliertes Unterweisungskonzept, aufgebaut wie eine Betriebsordnung: Verhaltensregeln auf dem Gelände, Personen‑ und Güterverkehr, Umweltschutz, Sicherheitshinweise, Bauarbeiten, handelnde Personen, Koordinatoren und unterschriftspflichtiges Bestätigungsformular. Inklusive Workflow‑Anhang für den Unterweisungsprozess von Fremdpersonal (PDF/VSD). Grundlage für Ihr betriebliches „Fremdfirmenhandbuch“.
Vertragserfüllung in Betriebsführung prüfen
Checkliste für Vertragserfüllungsaudits in der Technischen Betriebsführung und Instandhaltung: Vorbereitung (Vertragsanalyse, Kriterien), Durchführung (Begehung, Dokumenten‑ und Interviewprüfung), Bewertung und Follow‑up. Damit prüfen Sie, ob Fremdfirmen ihre FM‑Verträge heute und perspektivisch wirklich erfüllen – und haben einen belastbaren Auditbericht als Basis für Eskalation oder Lieferantenentwicklung.(FM Connect Docs)
Praxisdokumente für Ihr Fremdfirmenmanagement
Wenn Sie Ihr Fremdfirmenmanagement von der Ausschreibung über Unterweisung und Arbeitsschutz bis zu Audit, Bonus‑Malus und Vertragscontrolling durchgängig, revisionssicher und praxistauglich aufbauen möchten, lohnt sich ein Besuch unseres FM‑Dokumentenshops ganz besonders.