Fremdfirmenleitfaden
DIE INTEGRATION VON EXTERNEN DIENSTLEISTERN IN UNSERE ARBEITSPROZESSE ERFORDERT EINE SORGFÄLTIGE PLANUNG UND ABSTIMMUNG
Ein Leitfaden für das Auftragnehmermanagement kann die Zusammenarbeit effizient und sicher gestalten. Insbesondere sollten Themen wie Arbeitssicherheit und Haftungsfragen berücksichtigt werden, wobei die relevanten rechtlichen Bestimmungen und bewährten Verfahren ebenfalls Beachtung finden sollten. Ein gut strukturierter Auftragnehmer-Leitfaden kann die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern optimieren.
Handbuch zur Fremdfirmenverwaltung
Richtlinien für externe Unternehmen
Sorgfältige Dokumentenprüfung
Ingenieur evaluiert Anlagenunterlagen kritisch.
Der unternehmensspezifische Auftragnehmerleitfaden soll Auftragnehmern dabei helfen, die Anforderungen des Unternehmens im Voraus zu verstehen und sie bei der Erstellung ihrer Angebote zu berücksichtigen. Er sollte Informationen zur externen Unternehmensführung enthalten und wesentliche Anforderungen definieren, wie zum Beispiel:
einheitliche Regelungen, Kriterien und Vorgehensweise bei der Auswahl von Fremdfirmen,
Arbeitsfreigabesystem,
Regelmäßige Audits und Kontrollen von Fremdfirmen bzw. Fremdfirmenstützpunkten,
Umfassende Bewertung (Qualität, Leistung, Termintreue, Aufmaß/Abrechnung, Kosten, Sicherheit ),
Regelmäßige Feedback-Gespräche und Informationsveranstaltungen.
Ein unternehmensspezifischer Leitfaden sollte min. folgende Themen abdecken:
Sichere Durchführung der Arbeit. Dabei ist gesondert auf Sicherheitsmaßnahmen vor Beginn der Arbeit, Sicherheitsmaßnahmen während der Arbeit und die Bewertung nach Abschluss der Arbeit einzugehen
Unfallmeldung, -untersuchung
Umgang mit Verstößen
Umgang mit Verstößen: Leitfaden und Sanktionen
Der spezifische Auftragnehmerleitfaden des Unternehmens beschreibt, wie Verstöße von Einzelpersonen und Unternehmen behandelt werden. Um sicherzustellen, dass Verstöße oder Beinaheunfälle gemeldet werden, sollten diese Regeln gemeinsam vereinbart und fair sein.
Bei Verstößen von Auftragnehmermitarbeitern kann ein System mit gelben und roten Karten nützlich sein. Bei Verstößen gegen Verhaltensregeln für die Sicherheit wird die gelbe Karte (Verwarnung) verwendet. Wenn ein Verstoß die eigene Sicherheit oder die eines anderen Mitarbeiters gefährdet, wird die rote Karte (Rüge) ausgegeben. Dieses System kann auch auf Unternehmen angewendet werden, wenn es mehrere Verstöße von verschiedenen Mitarbeitern desselben Unternehmens gibt.
Ein weiteres Instrument sind Bonus-Malus-Regelungen. In diesem Fall kann ein externes Unternehmen zusätzliches Geld nach einem vordefinierten Punktesystem erhalten oder verlieren.
Alle Verstöße müssen dokumentiert und in die jährliche Bewertung der externen Unternehmen aufgenommen werden.