Abrechnung und Dokumentation im Fremdfirmenportal
Abrechnung und Dokumentation im Fremdfirmenportal
Die Fremdfirma ist verpflichtet, alle abrechnungsrelevanten Daten (z. B. Zeitnachweise, Leistungsnachweise, Anwesenheitsprotokolle sowie ggf. Materialnachweise) digital in dem vom Auftraggeber bereitgestellten Fremdfirmenportal zu erfassen. Diese Daten müssen im vom Auftraggeber vorgegebenen Format vollständig, prüfbar und manipulationssicher übermittelt werden.
Das Fremdfirmenportal verfügt über automatisierte Prüfmechanismen, einschließlich eines Abgleichs mit der digitalen Zutritts- und Zeiterfassung (z. B. via RFID-Terminals) sowie einer Schnittstelle zum SAP-System des Auftraggebers. Nur solche Daten, die mit den erfassten Zutritts- und Leistungsdaten konsistent sind, werden im Abrechnungsworkflow zur Freigabe zugelassen.
Die Fremdfirma trägt die Verantwortung für die Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit und Aktualität der bereitgestellten Abrechnungsdaten. Eine Rechnung gilt nur als prüffähig, wenn sämtliche digital zugeordneten Leistungs- und Zeiterfassungsdaten vollständig vorliegen und dem vorgesehenen Workflow entsprechen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, nicht prüffähige Rechnungen unbearbeitet zurückzuweisen.