Vertragsgemäße Rechnungslegung

Im Facility Management kommen vielfältige Vertragskonstrukte zum Einsatz, je nach Leistungsumfang und Verantwortungsübertragung. Im Folgenden werden die wichtigsten Vertragsarten einzeln betrachtet. Für jede werden (1) die erforderlichen Rechnungsinhalte skizziert, (2) typische rechnungsbegründende Unterlagen benannt, (3) relevante Datenfelder für eine automatisierte Prüfung identifiziert, (4) geeignete digitale Standards empfohlen und (5) besondere Anforderungen aus Sicht von Auftraggeber und Auftragnehmer diskutiert. Diese systematische Betrachtung soll die Unterschiede herausarbeiten, aber auch gemeinsame Leitlinien erkennen lassen.

Ein Dienstvertrag (§ 611 BGB) verpflichtet den Auftragnehmer zur Tätigkeit als solcher, ohne einen bestimmten Erfolg zu schulden. Im FM-Bereich können Dienstverträge vielfältige Leistungen abdecken, z. B. hausmeisterliche Dienste, kaufmännisches Gebäudemanagement, Beratungs- oder Verwaltungsleistungen, etc., soweit kein konkret abzulieferndes Werk vereinbart ist.

• Erforderliche Rechnungsangaben: Bei Dienstverträgen werden Leistungen typischerweise zeit- oder pauschalhonoriert. Die Rechnung muss klar ausweisen, welche Dienstleistung in welchem Zeitraum erbracht wurde. Üblich ist die Angabe des Leistungszeitraums (z. B. „Monat Januar 2025“) sowie einer Beschreibung der Tätigkeit (ggf. laut Vertragstitel). Neben den generellen Pflichtangaben (Name, Adresse, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum etc. ) ist insbesondere die Leistungsbeschreibung wesentlich: Sie sollte so konkret sein, dass der Auftraggeber die Leistung zuordnen kann – z. B. „Facility-Management-Beratung gemäß Dienstvertrag Nr. 123, Betreuung von Objekt XY im Januar 2025, 20 Stunden“ statt nur „Consulting-Leistung allgemein“. Das UStG verlangt eine hinreichend bestimmte Bezeichnung der Leistung, wobei allgemeine Wendungen („Beratungsleistung“) nicht genügen. Daher sind genaue Bezeichnungen zu verwenden (etwa „Technische Betriebsführung – Überwachung Gebäudeleittechnik“), idealerweise angelehnt an die im Vertrag verwendeten Begrifflichkeiten, um den Vertragsbezug herzustellen. Preislich werden Dienstverträge oft nach Aufwand abgerechnet (Stunden- oder Tagessätze) oder als feste Periodenpauschale. Entsprechend muss die Rechnung Anzahl der Leistungseinheiten (Stunden, Tage, Monate) und den Einheitspreis sowie den errechneten Betrag ausweisen. Bei Pauschalen genügt die Angabe der Pauschalsumme für den Zeitraum. Wichtig: Ist die Dienstleistung umsatzsteuerpflichtig, sind Steuersatz und Steuerbetrag auszuweisen; bei steuerfreien Dienstleistungen (etwa bestimmten Bildungsleistungen) ist der Steuerbefreiungsgrund anzugeben.

• Rechnungsbegründende Unterlagen: Obgleich beim Dienstvertrag kein „Erfolg“ geschuldet wird, muss der Auftragnehmer die Erfüllung seiner Pflichten nachweisen. Typische Unterlagen sind Leistungsnachweise oder Stundenzettel, die vom Auftraggeber abgezeichnet werden. Diese können etwa Wochenrapporte sein, in denen Tätigkeiten und Stunden der Mitarbeiter dokumentiert sind. Bei beratenden Dienstleistungen werden oft Einsatzberichte, Projektstatusberichte oder Ergebnispräsentationen beigefügt. Ist vertraglich kein schriftlicher Nachweis vorgegeben, wird zumindest üblicherweise ein Tätigkeitsnachweis erwartet, um die Rechnung sachlich zu rechtfertigen. Branchenüblich ist auch ein Abnahmeprotokoll bei zeitlich befristeten Diensten – z. B. nach Ende eines Beratungsmandats ein kurzes Protokoll der abschließenden Besprechung, das der Rechnung beigefügt wird. Öffentliche Auftraggeber fordern laut ehemaligen VOL/B explizit, dass Art und Umfang der Leistung durch Belege in allgemein üblicher Form nachzuweisen sind, was z. B. durch unterschriebene Stundenzettel oder Leistungsberichte erfüllt wird. Diese Unterlagen stützen den rechtlichen Leistungsnachweis und sind für eine prüfbare Rechnung bei vielen Dienstverträgen unerlässlich. Bei digitalen Prozessen können solche Nachweise elektronisch generiert werden – etwa ein PDF-Report aus einem Zeiterfassungssystem. In einigen Fällen sind auch Qualitätsnachweise relevant (z. B. Ergebnisprotokolle von Beratungsprojekten, Teilnehmerlisten bei Schulungen etc.).

• Datenfelder und Strukturen für automatisierte Prüfung: Zur automatischen Prüfung einer Dienstvertrags-Rechnung sollten einige Schlüsseldaten digital vorhanden sein. Referenznummern spielen eine große Rolle: Die Rechnung sollte auf den Vertrag oder Auftrag referenzieren (z. B. Vertragsnummer, Bestellnummer), damit das ERP-System den Vorgang zuordnen kann. Zudem ist der Leistungszeitraum als Feld nötig (Start- und Enddatum oder Monat/Jahr), um abzugleichen, ob z. B. schon eine Rechnung für diesen Zeitraum vorliegt oder ob Leistungen außerhalb der Vertragslaufzeit berechnet wurden. Bei aufwandsbasierten Verträgen sollten Stundensummen je Kategorie erfasst sein – idealerweise aufgeschlüsselt nach Personal oder Qualifikation, falls die Vergütung unterschiedlich ist. Im Fremdfirmenportal könnten z. B. die tatsächlichen Anwesenheitszeiten der Dienstleister erfasst sein; diese ließen sich mittels eines Personal- oder Mitarbeitercodes auf der Rechnung zuordnen. Ein weiteres relevantes Feld ist die Leistungsbeschreibung/Leistungscode: Wenn das Vertragsportal standardisierte Leistungscodes (Kataloge) verwendet, sollte die Rechnung diese Codes übernehmen, sodass automatisch geprüft werden kann, ob die richtige Leistung abgerechnet wird. Beispielsweise könnte ein CAFM-System jedem Dienstleistungstyp eine ID geben („FM01 – Technische Betriebsführung“), die in der Rechnung mitgeführt wird. Außerdem wichtig ist eine Bestellerreferenz (wer hat die Leistung beauftragt) – XRechnung sieht hierfür das Element „BuyerReference“ vor. Dieses Feld kann etwa eine Kostenstelle oder Personenkennung enthalten, die im Portal hinterlegt ist und gegen die Rechnung geprüft wird (hat diese Kostenstelle die Leistung wirklich angefordert?). Zusammengefasst sollten Dienstleistungsrechnungen in strukturierter Form zumindest Vertrag/Bestellnummer, Leistungszeitraum, Leistungsart (ggf. Code), Menge (Stunden/Pauschale), Einheitspreis und Belegreferenzen (z. B. Nummer des Leistungsnachweises) enthalten, um vollautomatisch geprüft werden zu können.

• Geeignete digitale Standards: Für Dienstverträge eignen sich die allgemeinen E-Invoicing-Standards XRechnung und ZUGFeRD sehr gut, da sie ausreichend flexibel sind. XRechnung bietet z. B. definierte Felder für Leistungszeitraum („Invoice period“) und kann mehrere Leistungspositionen enthalten, jeweils mit Beschreibung, Menge, Einheit und Preis in strukturierter Weise. ZUGFeRD in der Profil-Ausprägung „XRECHNUNG“ oder „EXTENDED“ erlaubt ebenfalls, diese Informationen einzubetten. Für den Austausch der zugrunde liegenden Leistungsdaten (z. B. Zeiterfassungsdaten) gibt es bislang keine spezifische Norm im FM; hier kommen proprietäre Formate oder CSV-Exporte aus Zeitsystemen zum Einsatz. Allerdings können CAFM-Schnittstellen genutzt werden: Einige CAFM-Systeme bieten Webservices oder Excel/CSV-Importe, über die Auftrags- und Leistungserfassungsdaten ausgetauscht werden. Denkbar ist, dass der Dienstleister seine Stunden direkt im Portal des Auftraggebers erfasst und diese Daten dann zur Rechnungserstellung genutzt werden (Integration von DMS/Dokumentenmanagement oder Workflow-Systemen). Ein branchenspezifischer Standard ist nicht fest etabliert, doch der Ansatz der „elektronischen Leistungsbestätigung“ (wie z. B. über das Online-Portal Secova für Fremdfirmen oder ähnliche Systeme) setzt de facto Standards: XML- oder JSON-basierte Schnittstellen, um Leistungen und Freigaben digital zu übermitteln. Insofern werden keine besonderen Formate wie GAEB benötigt (die sind eher für Bauleistungen), sondern die allgemeinen Rechnungsstandards in Kombination mit eventuellen ERP-Integrationen (z. B. IDoc in SAP) reichen aus. Empfehlenswert ist die Nutzung von XRechnung insbesondere, wenn der Auftraggeber der öffentlichen Hand angehört oder generell eine strukturierte Verarbeitung wünscht, da hier alle relevanten Felder maschinenlesbar übermittelt werden. Für rein privatwirtschaftliche Beziehungen kann ZUGFeRD vorteilhaft sein, da es ein visuelles PDF mitliefert, was oft den Archivierungsvorgaben (PDF/A) entgegenkommt. Wichtig ist in jedem Fall, dass bei elektronischer Übermittlung die Zustimmung des Empfängers (nach § 14 Abs. 1 UStG) vorliegt – dies kann aber auch konkludent in langfristigen Dienstverträgen vereinbart werden (z. B. im Vertrag steht „Rechnungen werden elektronisch im Format X zugestellt, der Auftraggeber verzichtet auf Papierrechnung“).

• Anforderungen AG und AN: Beim Dienstvertrag möchte der Auftraggeber sicherstellen, dass nur tatsächlich geleistete Dienste abgerechnet werden. Sein Augenmerk liegt auf der Plausibilität der Stunden (oder anderen Bemessungsgrößen). Er fordert daher oft transparente Stundennachweise und behält sich vertraglich Prüfrechte vor (bis hin zum Recht, z. B. elektronische Zeitauszüge oder Zutrittslisten einzusehen). Aus AG-Sicht ist zudem relevant, dass bei personengebundenen Dienstleistungen die eingesetzten Personen qualifiziert und autorisiert sind – manchmal muss der Rechnung eine Kopie der gültigen Zertifikate oder ein Mitarbeiterverzeichnis beiliegen, zumindest initial. Der AG schätzt ferner, wenn die Rechnung übersichtlich gegliedert ist (etwa getrennt nach verschiedenen Objekten oder Aufgabenbereichen, falls der Dienstvertrag Leistungen an mehreren Standorten umfasst). Aus Sicht des Auftragnehmers steht die zeitnahe Bezahlung im Vordergrund. Er hat ein Interesse daran, dass die Anforderungen an den Rechnungsinhalt nicht übermäßig bürokratisch sind. Jeder zusätzliche Bericht oder Anhang bedeutet internen Aufwand. Daher versucht der AN, wo möglich Standardberichte zu nutzen oder die Nachweisführung mit dem AG pragmatisch zu gestalten (z. B. wöchentliche E-Mails als Leistungsnachweis statt komplizierter Formulare). Der AN wird zudem Wert darauf legen, dass der Umfang der Dienstleistung klar abgegrenzt ist, um Nachweispflichten auf das vertraglich Erforderliche zu beschränken. Ein häufiger Konfliktpunkt: Der AG will so detailliert wie möglich (zur Kontrolle), der AN so pauschal wie möglich (zur Effizienz) abrechnen. Eine Lösung sind oft Pauschalen mit definiertem Umfang, ergänzt um eine Klausel, dass Mehrleistungen nur nach Freigabe berechnet werden. Dann kann die Rechnung einfach die Pauschale ausweisen, was für beide Seiten einfach ist – bei Bedarf aber um Zusatzpositionen ergänzt werden, die mit Freigabebelegen untermauert sind. Vertragsgestalterisch empfiehlt sich bei Dienstverträgen, eine Klausel zur Rechnungslegung einzufügen, die z. B. regelt: „Die Abrechnung erfolgt monatlich nachträglich unter Vorlage von vom Auftraggeber gegengezeichneten Stundennachweisen; die Rechnung ist binnen 10 Werktagen nach Monatsende zu stellen.“ Damit sind beide Seiten auf klare Abläufe verpflichtet. Insgesamt erfordert die Rechnungslegung beim Dienstvertrag eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, da oft nicht jedes Detail objektiv messbar ist – umso wichtiger sind regelmäßige Abstimmungen und transparente Kommunikation, die sich in der Dokumentation widerspiegeln.

Werkverträge (§§ 631 ff. BGB) zielen auf einen konkreten Erfolg ab: der Auftragnehmer schuldet die Herbeiführung eines bestimmten Werkes (z. B. Reparatur, Herstellung eines Gegenstands, Durchführung eines Projekts mit definiertem Ergebnis). Im FM-Kontext können Werkverträge z.B. den Austausch einer Anlage, die Instandsetzung oder ein IT-Projekt (Software für FM) betreffen. Auch kleinere Bauleistungen außerhalb des VOB/B-Bereichs fallen darunter. Abgrenzend zum Dienstvertrag ist hier eine Abnahme des Werkes durch den Auftraggeber vorgesehen (§ 640 BGB), die oft Voraussetzung für die Schlusszahlung ist.

• Erforderliche Rechnungsangaben: Die Rechnung für ein Werk muss alle generellen Pflichtangaben enthalten, jedoch liegt der Fokus auf der Beschreibung des abgelieferten Werkes und der vertraglichen Grundlagen. Wichtig ist, dass auf der Rechnung der Leistungsgegenstand eindeutig benannt wird (z. B. „Werklieferung: Austausch der Sicherheitsbeleuchtung in Gebäude X“ oder „Werkleistung: Entwicklung einer FM-Software, Abschlussphase 2“). Falls im Werkvertrag ein Leistungsverzeichnis oder Angebot mit Positionen vereinbart wurde, sollte die Rechnung diese Positionen möglichst in gleicher Reihenfolge und Bezeichnung wiedergeben – idealerweise mit Bezug auf die Vertragsdokumente. Dies folgt dem Prinzip der Prüfbarkeit: Gemäß VOB/B und allgemeiner Werkvertragspraxis ist die Rechnung übersichtlich aufzustellen und soll die im Vertrag vereinbarte Gliederung einhalten. Auch Änderungen oder Zusatzleistungen sind gesondert aufzuführen. Ein Werkunternehmer hat in der Regel Anspruch auf Abschlagszahlungen (§ 632a BGB), die aber ebenfalls abgerechnet werden müssen: Rechnungen über Abschläge sollten als solche gekennzeichnet sein („Abschlagsrechnung Nr. …“) und den Leistungsstand bzw. die Teilleistung beschreiben, auf die sie sich beziehen. Die Schlussrechnung muss dann alle erbrachten Leistungen (abzüglich der Abschläge) übersichtlich darstellen. Gemäß § 14 UStG ist in einer Endabrechnung zudem anzugeben, welche Abschlagszahlungen bereits vereinnahmt wurden und in welcher Höhe die Umsatzsteuer darin enthalten war – dies ist insbesondere bei Bauprojekten relevant, damit der Auftraggeber den Vorsteuerabzug korrekt handhaben kann. Daher sollte eine Werkvertrag-Schlussrechnung entweder eine Summenzeile „Abzüglich bereits abgerechneter Abschläge ... (inkl. XY € USt)“ enthalten oder eine separate Anlage mit der Zahlungsaufstellung beigefügt werden. Ferner muss die Rechnung natürlich die vereinbarte Vergütung ausweisen: bei Einheitspreisverträgen ist das aufgemessene Mengengerüst mit Einheitspreisen und Gesamtbetrag darzustellen; bei Pauschalverträgen genügt die Pauschalsumme, ggf. aufgeteilt nach Gewerken oder Leistungsbereichen, falls so vereinbart. Als Leistungszeitpunkt gilt regelmäßig das Datum der Abnahme (das ist für den Steuerausweis relevant, wenn Abnahme in einem anderen Monat als Rechnungsdatum liegt). Oft wird das Abnahmedatum und/oder die Abnahmeerklärung in der Rechnung referenziert („Leistung abgenommen am …, siehe Abnahmeprotokoll vom ...“). Insgesamt muss die Werkabrechnung klar machen: Was wurde hergestellt/repariert, in welchem Umfang, nach welchen vertraglichen Grundlagen (Vertrag/Angebotsnummer) und dass die Leistung fertiggestellt und abgenommen ist.

• Rechnungsbegründende Unterlagen: Bei Werkverträgen sind Nachweise zentral, da der Erfolg belegt werden muss. Wichtigster Beleg ist typischerweise das Abnahmeprotokoll. Dieses dokumentiert, dass der Auftraggeber das Werk ohne (wesentliche) Mängel übernommen hat, mit Datum und Unterschriften. Liegt eine Abnahme vor, wird sie oft als Anlage der Schlussrechnung beigefügt oder zumindest auf Verlangen vorgelegt. Weiterhin üblich sind Leistungsberichte, Mess- und Prüfprotokolle: Beispielsweise bei einer Instandsetzung kann ein Prüfbericht (z. B. ein Messprotokoll einer elektrischen Anlage nach Reparatur) beigefügt werden, um die ordnungsgemäße Ausführung nachzuweisen. In Bau-ähnlichen Werkverträgen wird häufig ein „Aufmaß“ erstellt – eine detaillierte Mengenermittlung der ausgeführten Leistung, manchmal tabellarisch mit Berechnungen. Dieses Aufmaß dient als Basis der Abrechnung; es ist in vielen Fällen der rechnungsbegründende Unterlage schlechthin. Gemäß § 14 Abs. 1 VOB/B müssen die zum Nachweis von Art und Umfang erforderlichen Unterlagen – z. B. Mengenberechnungen, Zeichnungen und andere Belege – der Rechnung beigefügt werden. Übertragen auf alle Werkverträge heißt das: Der Auftragnehmer sollte sämtliche Dokumente, die das Zustandekommen der in Rechnung gestellten Summe erklären, mitliefern. Beispiele: Materiallisten und Lieferscheine (wenn Materialkosten erstattet werden), Bautagebuchauszüge (um zu zeigen, wann welche Arbeiten erfolgten), Fotos (etwa Vorher-Nachher-Dokumentation bei Reparaturen) und Genehmigungen/Freigaben (z. B. behördliche Abnahmen, die Voraussetzung für die Werkleistung waren). Insbesondere bei technisch komplexen Werken im FM (etwa Installation einer neuen Sprinkleranlage) erwarten Betreiber die Übergabe aller relevanten Dokumentationen (Bedienungsanleitungen, Konformitätserklärungen, Wartungsanleitungen) – diese sind zwar primär zur Nutzung gedacht, können aber auch als Anlagen der Rechnung übergeben werden, um die Vollständigkeit der Leistung zu demonstrieren. Bei Werkverträgen mit Leistungsänderungen (Nachträgen) sollten Nachtragsangebote und -vereinbarungen als Beleg beiliegen, damit die entsprechende Position in der Rechnung geprüft und nachvollzogen werden kann. Unterm Strich gilt: je umfangreicher und einmaliger das Werk, desto mehr Unterlagen zur Untermauerung; bei kleineren Standard-Werkleistungen (etwa Routine-Reparatur) genügen oft Abnahmebestätigung und ggf. ein einfacher Tätigkeitsbericht mit den ausgeführten Arbeiten.

• Datenfelder und Strukturen für automatisierte Prüfung: Die automatisierte Prüfung einer Werklohnrechnung erfordert genaue Bezugspunkte zum Vertrag. Ein wesentliches Feld ist die Vertrags-/Auftragsnummer, damit die Rechnung dem richtigen Projekt zugeordnet wird. Weiter müssen, sofern vorhanden, Positionsnummern oder Leistungsschlüssel aus dem Vertrag/Leistungsverzeichnis angegeben sein. Idealerweise spiegelt die Rechnung zeilenweise die Vertragsposten wider. So kann ein System automatisiert prüfen, ob die abgerechnete Menge einer Position die beauftragte Menge überschreitet oder ob Einheitspreise korrekt angewendet wurden. GAEB-Standards unterstützen dies: In einer GAEB-Abrechnungsdatei (etwa DA11/DA12 für Angebote und DA13 für Rechnungen) werden Positionen mit Ordnungszahlen, Kurztexten, Einheitspreisen und Mengen aufgeführt. Ein Import in eine AVA-Software oder ins ERP kann so Differenzen aufdecken (z. B. wenn eine nicht beauftragte Position fakturiert wird). Daher sollten Werkvertragsrechnungen zumindest intern diesen Aufbau haben. Wenn keine Leistungsverzeichnis-Positionen existieren (z. B. bei einem einmaligen Werk ohne LV), ist die Gliederung nach vertraglichen Teilbereichen ratsam: z. B. „1. Materialkosten…, 2. Montageleistung…, 3. Programmierung…“, sodass der Prüfer Soll- und Ist-Vergütung je Teil vergleichen kann. Weitere benötigte Daten: Liefer-/Leistungsdatum (für jede Teilleistung, wenn verteilt über Zeit), vor allem relevant, wenn Teilabnahmen erfolgten. In einer automatisierten Prüfung könnte etwa kontrolliert werden, ob die genannten Daten innerhalb der Vertragslaufzeit liegen. Falls Meilensteine vereinbart sind, sollte die Rechnung darauf referenzieren („Meilenstein 2 abgeschlossen am…“), damit das System erkennt, welche Phase abgerechnet wird. Ein ERP kann mit solchen Meilenstein-Kennzeichen arbeiten. Auch die Abnahmebestätigung selbst kann digital erfasst sein – im Idealfall gibt es ein Feld „Abnahmedatum“ oder „Abnahme-Nummer“ in der Rechnung, welches mit dem Abnahmedokument verknüpft wird. Weitere Strukturfelder: Nachtragskennzeichnung pro Position (etwa ein Flag, dass diese Position ein Nachtrag ist), damit in der Prüfung klar getrennt Hauptauftrag vs. Nachträge geprüft werden können. Schließlich sollten Summenfelder vorhanden sein (Nettosumme, Umsatzsteuer, Bruttosumme) – diese sind selbstverständlich – doch bei autom. Prüfung wird auch kontrolliert, ob z. B. die Summe der Positionen mit der Rechnungsendsumme übereinstimmt (Rechenprüfung). Moderne Systeme können auch Plausibilitätsprüfungen ausführen, z. B. Vergleich mit Budget oder Auftragswert, daher ist die Auftragswertreferenz interessant. Manche E-Rechnungsformate erlauben, den ursprünglichen Bestellwert zu übertragen, was für Controlling-Zwecke genutzt werden könnte. Zusammengefasst ist die Durchgängigkeit der Information entscheidend: von der Bestellung/Vertrag über eventuelle Aufmaße bis in die Rechnung – jedes Element sollte einen eindeutigen Referenzschlüssel tragen, damit die Maschine es zuordnen kann.

• Geeignete digitale Standards: Für Werkverträge (insbesondere Bau- und Anlagenbauleistungen) ist GAEB-XML ein bewährter Standard für die Strukturierung von Angebot, Auftrag und Abrechnung. Während GAEB in der öffentlichen Vergabe primär für Ausschreibung/Angebot bekannt ist, kann er auch für die elektronische Rechnungslegung genutzt werden. Beispielsweise ermöglicht GAEB DA XML X89 bzw. GAEB DA 13 die Übermittlung von Rechnungsdaten mit Positionsbezug. In der Praxis würde ein Auftragnehmer, der ein GAEB-LV als Auftragsgrundlage hat, seine Rechnungsdaten wieder als GAEB-Datei liefern, sodass der Auftraggeber diese in sein System einlesen und automatisch prüfen kann (Positionsgenauigkeit, Nachtragsseparierung etc.). Allerdings ist GAEB kein Format, das die gesetzlichen Rechnungsbestandteile (wie Steuersatz, Rechnungsnummer) abbildet – es dient eher der Leistungspositionen-Aufstellung. Daher wird in der Praxis GAEB oft ergänzend eingesetzt. Z. B. könnte die eigentliche Rechnung als XRechnung kommen, mit einer GAEB-Datei als eingebettete rechnungsbegründende Unterlage. XRechnung selbst ist für Werkverträge ebenfalls geeignet: Es können mehrere Invoice Line Elemente genutzt werden, die jeweils auf Vertragspositionen referenzieren (z. B. in der Description oder über ein Feld „ReferencedOrderLineID“). Zudem erlaubt XRechnung die Angabe von Project Reference und Contract Reference Feldern, die bei Werkverträgen relevant sind (Angabe eines Projektcodes oder Vertragscodes) – diese Felder sind Teil der EN16931 (BT-17 Projektreferenz z.B.). So kann in der Rechnung z.B. „Projekt: Umbau Kantine“ angegeben sein, was in FM-Projekten wichtig ist. ZUGFeRD im Extended-Profil kann ebenfalls Artikel- bzw. Leistungspositionsdaten aufnehmen, ist aber eher bei Lieferungen verbreitet. In FM-Werkverträgen (sofern nicht Bau im engen Sinne) dürfte ZUGFeRD vor allem bei gemischten Liefer-/Leistungsrechnungen zum Einsatz kommen (z. B. Lieferung von Geräten + Montage als Werkleistung in einer Rechnung). BIM-Standards spielen bei der Rechnungsstellung selbst (noch) eine geringere Rolle; allerdings gibt es Konzepte von 5D-BIM, wo Kosten und Leistungen direkt im Gebäudemodell erfasst werden. Bei PPP-Bauprojekten etwa kann das BIM-Modell fortgeschrieben werden mit den tatsächlich ausgeführten Mengen, aus dem dann eine progress payment application generiert wird. Solche Ansätze sind aber projektbezogen und es existiert kein flächendeckender Standard, der von Auftragnehmern eingefordert wird. Zusammengefasst: XRechnung ist als allgemeiner E-Rechnungsstandard zu empfehlen – gerade im Lichte der E-Rechnungspflicht – und in Kombination können branchenspezifisch GAEB (für Bauleistungen) oder andere XML-Schemata (für z. B. Instandhaltungsstücke – hier gäbe es den SAP EAM IDoc als Quasi-Standard) verwendet werden. Wichtig ist, dass im Vertrag festgelegt wird, in welcher Form die elektronische Abrechnung zu erfolgen hat. Bei öffentlichen Bauaufträgen könnte z. B. stehen: „Die Abrechnung muss prüfbar gemäß § 14 VOB/B erfolgen. Der AN hat eine elektronische Rechnung im Format XRechnung einzureichen; zur Erleichterung der Prüfung ist ein detaillierter Leistungsverzeichnis-Abgleich (z. B. GAEB X89) mitzuliefern.“ Solche Kombinationen aus XRechnung + GAEB sind in der Branche zunehmend üblich, um beide Anforderungen – Formalismus und Detail – abzudecken.

• Anforderungen AG und AN: Bei Werkverträgen ist der Auftraggeber sehr daran interessiert, nicht mehr als geschuldet zu bezahlen und alle Vertragsänderungen transparent nachvollzogen zu haben. Er fordert daher eine Rechnung, die komplett prüfbar ist – was bedeutet, dass er ohne großen Zusatzaufwand kontrollieren kann, ob die berechneten Mengen stimmen und ob die Preise den Vereinbarungen entsprechen. Aus AG-Sicht gehören dazu oft: eine Positionsübersicht, Kennzeichnung von Nachträgen, Beifügung aller Nachweise (Aufmaße, Protokolle) und ggf. das Recht, bei Unklarheiten Zahlungen zurückzuhalten, bis Klarheit besteht. Öffentliche Auftraggeber haben hier strenge Maßstäbe: Eine Rechnung, die nicht prüffähig ist, hemmt die Fälligkeit der Zahlung; insbesondere nach VOB/B gilt „keine prüfbare Rechnung, kein Geld“. Der AG hat zudem Pflichten wie die Bauabzugssteuer (§ 48 EStG) im Blick: Bei Bauleistungen (die unter Werkverträge fallen können) muss der AG 15% Steuer einbehalten, falls der AN keine Freistellungsbescheinigung vorlegt. Aus diesem Grund fordern viele AG bereits zur Rechnungslegung die Vorlage der Freistellungsbescheinigung als Unterlage, oder sie vereinbaren im Vertrag, dass die USt-ID oder Steuer-Nr. des AN auf jeder Rechnung erscheint (was ohnehin Pflichtangabe ist) – all dies, um seiner eigenen Steuerpflicht nachzukommen. Der Auftragnehmer hingegen wünscht sich, dass der AG die Rechnung zügig prüft und bezahlt. Er ist darauf angewiesen, dass Abnahmen nicht verzögert werden, da er sonst nicht abrechnen kann. Aus AN-Sicht ist daher wichtig, im Vertrag klare Abnahme- und Prüfungsfristen zu definieren (z. B. „Der AG prüft die Schlussrechnung innerhalb von 30 Tagen“ analog § 16 Abs. 3 VOB/B bzw. § 650g BGB). Um Diskussionen zu vermeiden, wird der AN versuchen, bereits im Vorfeld alle Leistungen gut zu dokumentieren (z. B. gemeinsame Aufmaßtermine mit dem AG durchführen, sodass das Aufmaß unstrittig ist). Der Dokumentationsaufwand liegt hier oft höher als bei Dienstverträgen, ist aber aus AN-Sicht investierte Zeit, um Nachforderungen zu sichern. Ein Problem für AN kann die Forderung des AG sein, dass die Rechnung aufwendig gegliedert und mit speziellen Tools erstellt wird (man denke an kleinere Handwerksbetriebe, die plötzlich GAEB-Dateien liefern sollen – diese müssen ggf. erst Software anschaffen). Der AN wird daher abwägen, ob er solche Anforderungen erfüllen kann, und ggf. Unterstützung einholen. In Verhandlungen sollte er sicherstellen, dass „prüfbar“ nicht über das Ziel hinausschießt – also dass nicht zusätzlich zum ohnehin Erbrachten noch unnötige Formalismen verlangt werden. Hilfreich ist, wenn Vertragsmuster aus der Branche übernommen werden (z. B. VOB/B-konforme Abrechnung bedeutet für den AN bekannte Regeln). Bei kleineren Werkleistungen im FM (z. B. eine einmalige Reparatur) achtet der AN darauf, dass der Abrechnungsprozess nicht zu kompliziert für die relativ geringe Summe wird – hier kann man etwa vereinbaren, dass nach erledigter Reparatur eine formlose Abnahme per E-Mail erfolgt und daraufhin die Rechnung gestellt wird. Der AG hat aber auch ein berechtigtes Interesse an Nachweisen, gerade im Betreiberkontext: Bei sicherheitsrelevanten Reparaturen (z. B. Sprinkleranlage) braucht er die Bescheinigungen, um im Ernstfall nachzuweisen, dass alles ordnungsgemäß instand gesetzt wurde. Die Rechnung mit vollständigen Unterlagen dient somit beiden: Der AG hat seine Compliance erfüllt, der AN bekommt sein Geld. Vertragsgestalterisch sollten Checklisten eingeführt werden, was eine Rechnung enthalten muss (Inhalt, Unterlagen). Dann wissen beide Seiten, woran sie sind, und die Zahlungsabwicklung wird reibender. Beispielsweise kann im Werkvertrag stehen: „Die Schlussrechnung ist innerhalb von 2 Wochen nach Abnahme einzureichen. Sie muss alle ausgeführten Leistungen entsprechend der Vertragsstruktur darstellen und folgende Anlagen enthalten: Abnahmeprotokoll, Aufmaß, Prüfprotokolle. Die Prüffrist beträgt 30 Tage; Einwendungen gegen die Prüfbarkeit werden innerhalb von 14 Tagen geltend gemacht, andernfalls gilt die Rechnung als prüfbar.“ Solche Klauseln setzen die gesetzlichen Regeln präzise um und geben dem AN wie AG klare Leitplanken.

Rahmenverträge sind Grundvereinbarungen, die Konditionen für künftige Einzelaufträge („Abrufe“) festlegen, ohne selbst direkt eine Leistung abzurufen. Im FM werden Rahmenverträge oft genutzt, um über mehrere Jahre Dienstleistungen oder kleinere Bauleistungen flexibel abzunehmen, z.B. ein Rahmenvertrag für Reparaturen bis 5.000 € oder für temporäre Arbeitskräfte im Objektbetrieb. Die Abrechnung erfolgt dann je Einzelabruf (Call-off) – der Rahmenvertrag selbst hat keinen unmittelbaren Zahlungsfluss, sondern fungiert als „Umbrella“ für einzelne Aufträge.

• Erforderliche Rechnungsangaben: Bei einem Rahmenvertrag ist es essentiell, dass jede Rechnung den Bezug zum Abrufauftrag herstellt. Der Abruf wird meist durch eine separate Bestell- oder Abrufnummer dokumentiert. Die Rechnung muss also unbedingt die Abrufbestellnummer und idealerweise auch den Rahmenvertragsverweis (Rahmenvertragsnummer oder -bezeichnung) enthalten, um vom Auftraggeber richtig zugeordnet zu werden. Ohne diese Referenzen besteht die Gefahr, dass Rechnungen nicht kontiert oder falsch verbucht werden. Enthält die Rechnung mehrere Abrufaufträge (theoretisch könnten mehrere kleine Aufträge in einer Sammelrechnung fakturiert werden), so sind diese eindeutig zu trennen, am besten als separate Rechnungsposten oder Teilrechnungen mit jeweiliger Abrufnummer. Gesetzlich gelten natürlich alle Pflichtangaben wie üblich; inhaltlich muss klar sein, welcher Leistungsabruf abgerechnet wird, mit Datum des Abrufs und Inhalt des Abrufs. Oftmals ist der Abruf identisch mit einem Werk- oder Dienstleistungsauftrag, sodass die Rechnung quasi wie unter 3.1 oder 3.2 beschrieben aufgebaut ist, aber ergänzt um „laut Rahmenvertrag Nr… Abruf Nr…“. Bei öffentlichen Auftraggebern ist es üblich, auf der Rechnung sowohl das Rahmenvertragskennzeichen als auch das Geschäftszeichen des Einzelabrufs anzugeben – diese werden oft bereits in den Bestelldaten kommuniziert. XRechnung hat z.B. Felder für Bestellreferenz (BT-13), die hier genutzt werden sollen, und gegebenenfalls Vertragsreferenz (BT-11) für den Rahmenvertrag. Inhaltlich muss die Rechnung neben dem Bezug die Leistungsdetails des Abrufs enthalten (die z.B. in einem Abrufschein stehen): z.B. „Lieferung und Montage von 5 Brandschutztüren laut Abruf 3 vom 10.5.2025“. Hier gilt also eine Mischung der Anforderungen eines Dienst- oder Werkvertrags, je nach Natur des Abrufs. Besteht der Rahmenvertrag aus einem Einheitspreis-Katalog, so kann die Rechnung nach diesen Katalogpositionen aufschlüsseln (z.B. wenn im Abruf 10 Stk. aus Katalogpos. XY bestellt wurden, wird das auf der Rechnung ebenso aufgeführt). Somit sind Menge, Einheit, Katalog-Pos, Einzelpreis, Gesamtpreis pro abgerufener Position anzugeben. Zudem sollte die Rechnung erkennen lassen, ob der Abruf vollständig abgeschlossen ist oder ob es Teilleistungen dazu gibt (ggf. „Teilrechnung Abruf 5“ vermerken). Bei periodisch wiederkehrenden Leistungen unter einem Rahmenvertrag (z.B. monatliche Wartungen werden per Einzelabruf beauftragt), ist es wichtig, den Abrechnungszeitraum zu nennen, um Verwechslungen zu vermeiden.

• Rechnungsbegründende Unterlagen: Da Rahmenverträge oft übergeordnete Vereinbarungen sind, besteht eine Herausforderung darin, dass die operativen Leistungsnachweise je Abruf geführt werden müssen. Als rechnungsbegründende Unterlage dient in erster Linie der Abrufauftrag selbst: es ist sinnvoll, den schriftlichen Abruf (Bestellschein, Abruf-Mail etc.) der Rechnung beizufügen, damit der Prüfer sehen kann, dass genau diese Leistung beauftragt war. Weiterhin werden die für Werk-/Dienstleistungen üblichen Unterlagen je nach Abrufart benötigt: Wenn ein Abruf ein Werk ist, dann Abnahmeprotokoll, Aufmaß etc. (wie unter 3.2) für diesen Abruf; wenn es ein Dienst ist, Stundenzettel, Berichte etc. (wie unter 3.1). Der Rahmenvertrag kann zudem bestimmte Dokumentationspflichten pro Abruf vorsehen – etwa dass jeder Einsatz über ein Ticket-System erfasst wird. In so einem Fall könnte ein Ticket-Auszug oder Abschlussbericht aus dem System dem Rechnungspaket beigefügt werden. Beispiel: Ein Rahmenvertrag für Störungsbeseitigungen könnte verlangen, dass zu jeder Rechnung die Ticket-IDs der behobenen Störungen angegeben und die Abschlusserklärungen aus dem Störungssystem beigefügt werden. Auch Fotos können relevant sein (etwa bei Kleinreparaturen, Foto vor/nach der Reparatur, falls im Vertrag vorgesehen). Wichtig ist, dass für den Auftraggeber die Nachvollziehbarkeit besteht, dass jeder abgerechnete Abruf ordnungsgemäß ausgeführt wurde. Bei Rahmenverträgen im Bauunterhalt (kleine Bauaufträge) verlangt man oft, dass einzeln beauftrage Leistungen bis zu einem bestimmten Wert sofort nach Erledigung abgenommen und aufgemessen werden – die entsprechenden Scheinabnahmen oder Leistungsscheine müssen dann der Rechnung bei. Insgesamt ähnelt das Set der Unterlagen dem bei Einzelverträgen, aber strukturiert je Abruf. Gelegentlich wird bei größeren Rahmenverträgen auch eine Sammeldokumentation geführt (z.B. quartalsweise Leistungsberichte aller Abrufe); diese können zur Unterstützung beigelegt werden, sind aber meist eher für interne Kontrolle.

• Datenfelder und Strukturen für automatisierte Prüfung: Im Kontext Rahmenvertrag ist die Beziehungslogik wichtig: Ein ERP-System z.B. muss erkennen können, dass Rechnung X Posten hat, die zu Abruf Y gehören, der wiederum Vertrag Z unterliegt. Daher sollte die Rechnung idealerweise pro Posten die Abrufnummer (oder Bestellnummer) angeben. Wenn z.B. in einer XRechnung mehrere „Invoice Lines“ abgebildet werden, könnte jede eine Referenz zum jeweiligen Abrufauftrag tragen – allerdings sieht der Standard primär eine Bestellreferenz pro Rechnung (BT-13) vor, nicht pro Position. Eine Lösung ist, für jeden Abruf eine separate Rechnung zu stellen, was eindeutigere Referenzen erlaubt. Manche Auftraggeber fordern das explizit: „Pro Abruf ist getrennt abzurechnen.“ Falls Sammelrechnungen erlaubt sind, muss das Layout sehr klar sein (z.B. Überschriften: „Abruf Nr. 1: …Leistungen… Summe; Abruf Nr. 2: … Summe; Gesamt…“). Automatisiert prüfbar ist es dann, wenn das System die Rechnung in Segmente aufteilen kann. Hier könnten künftig XML-Teilstrukturen helfen, aber derzeit ist es eher eine Herausforderung. Mindestens sollte aber ein Feld „Rahmenvertragsnummer“ und „Abrufnummer“ im Datensatz sein. Letzteres kann im XRechnung-Format z. B. als zusätzliche Referenz (z.B. End User Reference oder im freien Textfeld) untergebracht werden. Weiterhin relevant: Budget- bzw. Kontingentabgleiche. Viele Rahmenverträge haben Obergrenzen oder Abrufkontingente. Ein digitales System könnte prüfen, ob durch den aktuellen Abruf das Vertragsbudget überschritten wird. Dazu müsste im System hinterlegt sein, wie viel vom Rahmenvertrag schon abgerufen und abgerechnet wurde – das geht aber über die einzelne Rechnung hinaus. Daher verlangen manche Auftraggeber in der Rechnung einen Hinweis wie „Vertragsnummer XYZ, Abruf 5, bisher abgerufen 50.000 €, mit dieser Rechnung 60.000 € von Rahmen 100.000 €“ – solche Angaben sind eher manuell, aber könnten auch aus dem ERP stammen. Ein Datenfeld „Vertragswert verbleibend“ existiert allerdings nicht standardmäßig. Für die Prüfung wichtig sind neben Referenzen auch Leistungszeiträume (falls ein Abruf z.B. über mehrere Monate läuft und in Raten gezahlt wird). Wiederum sollte die Rechnung klar sagen, welche Zeit oder Meilenstein abgerechnet wird. Summenfelder und Steuerfelder sind wie gewohnt. Wenn Materialien über einen Rahmenvertrag bezogen werden (z.B. Materialkatalogpositionen), dann sollten Materialnummern aufgeführt sein, die der Auftraggeber kennt, damit er die Preise abgleichen kann. Alles in allem gilt: Die Rechnung muss so strukturiert sein, dass das System erkennen kann „diese Position -> gehört zu diesem Bestellabruf“. Ein Weg, der in manchen eProcurement-Systemen gegangen wird, ist die Rechnungsstellung im Portal selbst: Der Auftragnehmer klickt den erledigten Abruf und generiert im Portal die Rechnung basierend auf den Abrufdaten. Dadurch fließen automatisch alle relevanten Verknüpfungen ein, Fehler werden vermieden. Dies setzt allerdings voraus, dass AG und AN dasselbe System nutzen.

• Geeignete digitale Standards: XRechnung und ZUGFeRD sind auch hier die primären Formate. XRechnung hat den Vorteil, dass es als Regierungsstandard sogar die Möglichkeit bietet, mehrere Bestellreferenzen zu erfassen (wenn z.B. in der Rechnung auf mehrere Bestellungen Bezug genommen wird, könnten diese im Fließtext aufgeführt werden). Der IT-Planungsrat beschreibt den Standard und Erweiterungen; eventuell gibt es eine Erweiterung, die mehrere OrderReferences zulässt, aber im Kerntyp ist nur einer vorgesehen. In der Praxis wird deshalb oft pro Abruf abgerechnet. Sollte eine Sammelrechnung nötig sein, könnte der Auftragnehmer z.B. eine XML-Rechnung pro Abruf erstellen und diese alle in einer ZIP-Datei oder als Anlagen versenden, doch das wäre ein Workaround und nicht standardkonform. Deshalb: Empfehlung – eine Rechnung je Abrufauftrag, elektronisch als XRechnung. Damit wird das Matching im ERP trivial: XRechnung BT-13 (Bestellnummer) = Abrufnummer. Der Rahmenvertragsbezug kann zusätzlich im Feld ContractReference (falls unterstützt) oder im Rechnungstext genannt werden. Alternativ kann der Auftraggeber ein Portal einsetzen, in dem die Zuordnung ohnehin klar ist – z.B. viele Konzerne haben Lieferantenportale (Coupa, Ariba etc.), wo der AN bei Rechnungserfassung aus seinen offenen Aufträgen auswählen muss. Das garantiert korrekte Referenzen. Diese Portale erzeugen dann oft im Hintergrund ebenfalls eine strukturierte Rechnung (z.B. im eigenen XML). GAEB spielt bei Rahmenverträgen nur eine Rolle, wenn der Rahmenvertrag selbst als LV angelegt ist. Beispielsweise könnte ein Reparatur-Rahmenvertrag ein GAEB-LV mit Einheitspreisen haben; jeder Abruf pickt Positionen daraus. In dem Fall könnte der Auftragnehmer sogar GAEB-XRechnungen je Abruf erstellen, in denen nur die tatsächlich beauftragten Positionen mit Menge > 0 stehen. Das wäre elegant und prüfbar, wird aber selten formal verlangt. Eher tauscht man GAEB bei der Ausschreibung aus, nicht bei jedem Abruf. CAFM-Schnittstellen könnten bei Rahmenvereinbarungen zum Tragen kommen: Z.B. der Auftraggeber’s CAFM könnte Service Requests generieren, die als Abruf fungieren; wenn der AN diese im CAFM-Tool bearbeitet, entsteht ein Datensatz, aus dem später automatisiert eine Rechnung generiert wird. Solche integrierten Lösungen sind technisch möglich, aber bedürfen proprietärer Implementierung. Zusammengefasst: Der Standard der Wahl bleibt die normale E-Rechnung; bei vielen Abrufen kann man an Sammelrechnungsformate denken (ZUGFeRD/PDF kann mehrere Aufträge in einem Dokument auflisten – maschinell ist das aber schwieriger zu verarbeiten). Daher klarer Hinweis: lieber einzelne E-Rechnungen pro Abruf.

• Anforderungen AG und AN: Auftraggeber lieben Rahmenverträge wegen der Flexibilität, aber in der Abrechnung haben sie die Herausforderung der Transparenz über viele kleine Aufträge. Aus AG-Sicht muss verhindert werden, dass Abrufe „durchrutschen“ – d.h. dass evtl. etwas doppelt abgerechnet oder falsch zugeordnet wird. Daher legt der AG Wert darauf, dass jede Rechnung sauber auf einen Abruf referenziert und kein Vermischen stattfindet. Zudem will er sicherstellen, dass der Rahmenvertrag nicht überzogen wird: Viele AG führen Buch, wieviel vom Rahmen schon verbraucht ist. Sie erwarten vom AN, dass er entweder von sich aus warnt („Budget zu 90% ausgeschöpft“) oder dass zumindest keine Abrechnung über den Rahmenhöchstbetrag erfolgt. Dies kann im Vertrag so formuliert sein, dass Rechnungen, die das Budget überschreiten, nicht anerkannt werden. Aus AG-Sicht ist auch die Einheitlichkeit wichtig: Wenn z.B. verschiedene Abteilungen Abrufe erteilen, sollen dennoch die Rechnungen ähnlich aussehen, damit die interne Prüfung standardisiert abläuft. Daher geben AG oft Rechnungsrichtlinien vor: „Bitte auf jeder Rechnung angeben: Rahmenvertragsnummer, Abrufnummer, Leistungsort, etc.“. Der Auftragnehmer hingegen muss bei Rahmenverträgen oft mit kleinen Beträgen pro Abruf klarkommen; sein Interesse ist, den Abrechnungsprozess möglichst zu bündeln, um Verwaltungsaufwand zu sparen. Beispielsweise möchte ein AN vielleicht mehrere Kleinabrufe in einer Monatsrechnung zusammenfassen, um nicht 20 Minirechnungen schreiben zu müssen. Hier prallen Interessen aufeinander – oft setzt sich der AG durch mit Einzelabrechnung, aber manche lassen Sammelrechnungen zu, wenn der AN es begründet. Der AN achtet auch darauf, dass bei jedem Abruf eine klare Beauftragung vorliegt, da er sonst Gefahr läuft, Leistungen ohne Order zu erbringen (die dann evtl. nicht bezahlt werden). Deshalb wird er intern ein System führen, das alle Abrufe dokumentiert. Für die Rechnungstellung bedeutet das: Der AN möchte idealerweise automatisch aus seinem Auftragsmanagement die Rechnungen erstellen. Dafür müssen die Daten sauber fließen – wieder Motivation für elektronische Lösungen. Ein weiterer Punkt: Der AN will vermeiden, dass er Zahlungsverzug bei Kleinstaufträgen hat, nur weil z.B. ein Abrufschein fehlt. Hier kann eine Rahmenvereinbarung regeln, dass monatlich abgerechnet wird und der AG eine Sammelprüfung macht. Der AN hat auch Interesse an Preisfortschreibungen im Rahmenvertrag (Indexierung etc.), was sich in den Rechnungen niederschlagen kann. Falls der Rahmen z.B. eine Preisgleitklausel hat, muss der AN die Berechnung der neuen Preise als Anlage beilegen – also ein weiterer Nachweis. Insgesamt erfordert es gute Organisation beiderseits: Der AG braucht Prozesse, um die vielen Rechnungen zu tracken, der AN will trotz vieler Kleinstaufträge schnell sein Geld. Transparenz ist hier das Schlagwort – der AG könnte dem AN regelmäßig eine Übersicht geben: „Diese Abrufe sind noch offen/nicht abgerechnet“, was wiederum dem AN hilft. In moderner Praxis bieten manche Auftraggeber dem AN einen Zugang zu ihren Systemen, wo er den Status der Abrufe sieht – ideal, um Missverständnisse zu vermeiden. Vertragsgestaltung sollte klar regeln: Abrechnungsmodus (Einzel vs. Sammelrechnung), Referenzangaben, Anlagen. Dann können Rahmenverträge sehr effizient genutzt werden, ohne dass die Rechnungslegung zum administrativen Albtraum wird.

GU, GÜ und TU-Verträge sind spezielle Formen von Werkverträgen im Bau- und Anlagenbereich. Ein Generalunternehmer (GU) übernimmt sämtliche Bauleistungen für ein Projekt (oft mit Nachunternehmern), ein Generalübernehmer (GÜ) zusätzlich Planungsleistungen, und ein Totalunternehmer (TU) ggf. alle Leistungen inkl. Planung und Bauausführung schlüsselfertig. Im FM treten solche Verträge z.B. bei größeren Umbauten, Sanierungen oder Neubauprojekten auf, wo ein Partner das Projekt ganzheitlich realisiert. Der Unterschied zum normalen Bauvertrag liegt vor allem im Umfang und der Komplexität sowie oft höheren vertraglichen Anforderungen an Projektmanagement und Dokumentation.

• Erforderliche Rechnungsangaben: Die Rechnungslegung bei GU/GÜ/TU-Verträgen folgt im Prinzip den Regeln des Bauvertrags (VOB/B oder BGB-Bauvertragsrecht), jedoch ist durch den großen Leistungsumfang oft eine aufgeschlüsselte Abrechnung nach Gewerken oder Leistungsbereichen nötig. Ein GU, der z.B. die Bauhauptarbeiten, Haustechnik und Außenanlagen liefert, könnte in seiner Rechnung diese Bereiche trennen und jeweils untergliedern. So erwartet es zumindest häufig der Auftraggeber (insbesondere wenn dieser nach Fördermitteln oder Kostenstellen trennen muss). Die Rechnung muss also i.d.R. projektbezogen sein, mit Projektname/Nummer, und sehr häufig werden Teilrechnungen nach Baufortschritt gestellt (Monatsabschläge). Hier sind zusätzlich Angaben zum Leistungsstand nötig: z. B. „Abschlagsrechnung Nr. 5 – Leistungsstand 31.08.2025 (Baufortschritt ca. 50%)“. Diese Info hilft dem Auftraggeber, die Zahlung einzuordnen. Alle Pflichtangaben gem. UStG gelten selbstverständlich, und bei Bauleistungen ist insbesondere auch darauf zu achten, dass der GU/GÜ seine Steuernummer/USt-Id auf jeder Rechnung führt (Bauleistungen unterliegen oft dem Reverse-Charge, falls es sich um Bauleistung an Bauleistende handelt, §13b UStG – das würde extra Vermerke erfordern, aber in vielen GU-Verträgen baut der GU für einen Nicht-Bauunternehmer, so dass normaler Steuerausweis erfolgt). Wichtig: GU-Rechnungen sind meist sehr umfangreich. Damit sie noch prüfbar sind, fordern Auftraggeber, dass die Rechnung auf Teilrechnungslisten ausgelagert wird. D.h. das Rechnungsformular selbst enthält vielleicht die Summen je Hauptposition (z.B. „Gebäude 1: ... €, Gebäude 2: ... €, Außenanlagen: ... €“) und verweist auf detailreiche Aufstellungen in Anlagen. Diese Anlagen sind dann streng genommen Teil der Rechnung. Der GU hat gemäß VOB/B § 14 die Rechnung so zu erstellen, dass die Reihenfolge der Positionen des Leistungsverzeichnisses eingehalten wird und die vertraglichen Bezeichnungen genutzt werden, sowie Änderungen separat kenntlich gemacht werden. Also muss ein GU im Prinzip wie jeder Bauunternehmer zeilenweise nach LV abrechnen, nur dass sein LV eben das gesamte Projekt umfasst. Daraus folgt: Die Rechnungsangaben sind tatsächlich identisch mit einem gewöhnlichen Bau-Werkvertrag – nur dass oft mehrere Unterverträge dahinterstehen. Aus Auftraggebersicht sollte auf der GU-Rechnung klar sein, welche Leistungsbereiche im Einzelnen berechnet sind. Gelegentlich fordert der AG den GU auf, Nachunternehmerrechnungen in Kopie beizulegen – das ist jedoch eher für Kontrolle, nicht Teil der eigentlichen Rechnung des GU. Erwähnenswert ist auch: Bei PPP-Projekten mit GU/TU kann ein Teil der Vergütung erst in der Betriebsphase fließen; während der Bauphase gibt es dann ggf. separate Rechnungslegung (Baufortschritt) vs. in der Betriebsphase Verfügbarkeitsentgelte. Hier konzentrieren wir uns aber auf die Erstellung während der Bauleistung.

• Rechnungsbegründende Unterlagen: Ein GU/GÜ/TU muss umfangreiche Unterlagen liefern, da er meist alle Gewerke verantwortet. Klassisch sind Aufmaße pro Gewerk, idealerweise vom AG mitgeprüft. Zusätzlich kommen Prüfprotokolle und Abnahmen für einzelne Gewerke (z.B. Rohbauabnahme, Dichtigkeitsprüfung Kanäle, techn. Inbetriebnahmen). Diese Dokumente werden oft im Projekthandbuch gesammelt, aber für die Zahlungen relevant ist, dass der GU nachweist, was fertiggestellt ist. So kann z.B. vereinbart sein, dass der GU jeder Abschlagsrechnung einen Bautagesbericht oder Baufortschrittsbericht beifügt, der erläutert, welche Leistungen neu erbracht wurden seit der letzten Rechnung. Ein wichtiges Dokument kann die Bauzeiten-/Fortschrittsdokumentation sein (Fotos, Berichte). Gerade im Generalunternehmerbereich verlangen Auftraggeber oft eine Bescheinigung des planenden Architekten über den Leistungsstand, die der Rechnung beigelegt wird (Architekt prüft die Rechnung und bestätigt die erbrachte Leistung). Solche Bescheinigungen sind aus Sicht der Prüfbarkeit wertvoll, auch wenn sie rechtlich nicht immer zwingend vorgeschrieben sind. Ein weiteres Feld sind Nachtragsunterlagen: In einem so großen Vertrag gibt es fast immer Nachträge. Für jeden Nachtrag sollte der GU dem AG den unterschriebenen Nachtragsvertrag bzw. die Nachtragsvereinbarung als Anlage zur entsprechenden Rechnung mitsenden, damit nachvollzogen wird, dass z.B. zusätzlich „Position 300 neu: … €“ vereinbart wurde. Auch Indexanpassungen oder Preisgleitungen (falls vereinbart) sind zu belegen, typischerweise durch Indexpublikationen oder Berechnungsschemata, die man der Rechnung anhängt. Wenn der GU Planungsleistungen erbringt (GÜ/TU), können Planungsnachweise gefordert sein, z.B. ein Planliste mit fertiggestellten Plänen, oder Prüfanmerkungen der Behörden etc. – um die Honorarteile zu rechtfertigen. Allgemein dürfte ein GU-Paket an Rechnungsunterlagen sehr dick sein: von Abnahmeprotokollen einzelner Bauabschnitte über Mängellisten (die evtl. zu Einbehalten führen) bis hin zu Sicherheitsnachweisen (etwa für Schweißarbeiten DGUV etc.). Nicht zuletzt sind im Bau große Thema die Versicherungs- und Sicherheitsnachweise: manchmal verlangt der AG zu ersten Rechnungen die Vorlage der Bürgschaften (Vertragserfüllungs- oder Mängelanspruchsbürgschaft), was streng genommen keine Rechnungsunterlage ist, aber gekoppelt wird („erste Rechnung wird erst bezahlt nach Bürgschaftsvorlage“). In Summe: Der GU hat alle Nachweise beizubringen, die man auch in Einzelgewerken hätte – nur summiert für das ganze Projekt.

• Datenfelder und Strukturen für automatisierte Prüfung: Ein GU-Vertrag wird häufig in der Software des Auftraggebers als Projektstruktur abgebildet. Automatisierte Prüfung hier bedeutet vor allem: Hat der GU nicht mehr als 100% der jeweiligen Position abgerechnet? Stimmen die Summen? Wurden vertragliche Grenzen eingehalten? Um das maschinell zu prüfen, müssen dieselben Grundsätze gelten wie beim Werkvertrag: Positionsbezug via eindeutiger Nummern, Mengen und Preise digital, Nachtragskennzeichen. In großen Projekten sind oft Teilprojekte angelegt (z.B. BA1, BA2). Ein System könnte prüfen, ob z.B. die Summe der Rechnungen pro Teilprojekt das Budget übersteigt. Daher sollten Rechnungen diese Teilprojekt-Codierung irgendwo enthalten. Wenn der GU verschiedene Leistungsbereiche hat, könnte man auch pro Leistungsbereich eine separate Rechnung machen, aber das ist ungewöhnlich; meist wird nach Zahlungsabschnitten (Zeit oder Bautenstand) abgerechnet. Für die elektronische Rechnung muss der GU eventuell sehr viele Positionen abbilden – XRechnung hat keine Mengenbeschränkung an Positionen, aber in der Praxis kann eine XRechnung mit tausenden Zeilen unhandlich sein. Hier ist ein Zwischending: Der GU gibt dem AG zusätzlich eine digitale LV-Abrechnung (z.B. als Excel oder GAEB), welche der AG zur Prüfung nutzt, während die offizielle XRechnung eher zusammengefasst ist. Automatisiert lässt sich diese digitale LV-Liste (GAEB) mittels Tools prüfen (GAEB-Check auf Konsistenz). Wichtige Daten sind auch: Etwaige Einbehalte (z.B. Sicherheitseinbehalt 5%) – das sollte in der Rechnung vermerkt und ausgewiesen werden, weil es die Zahlungsentscheidung beeinflusst. Ein System kann dann sehen: Ok, Brutto X, Einbehalt Y, Zahlbetrag Z. Ebenso sollten Skonti angegeben werden. Das ist allgemeiner Natur, aber im GU-Umfeld häufig relevant, da Summen hoch sind und Skonti viel ausmachen. Diese Dinge gehören auch in strukturierter Form (Zahlungsbedingungen, Skontosätze – XRechnung bietet Felder für Zahlungsziel und Skonto). Ein weiterer Punkt: AG-seitige Systeme können prüfen, ob der GU Nachunternehmer benannt hat, wenn das vertraglich vorgeschrieben ist (Stichwort „Transparenz in der Lieferkette“). Manche öffentlichen Auftraggeber verlangen mit Rechnungen Listen der eingesetzten NU (um z.B. Schwarzarbeit vorzubeugen). Solche Informationen fließen aber kaum in Standard-Rechnungsdatenfelder, sondern höchstens als Anlagen. Automatisiert wäre denkbar, dass ein Portal checkt: Für jede abgerechnete Teilleistung muss der GU vorher den NU gemeldet haben. Das sind aber Sonderkontrollen außerhalb der Rechnung selbst. Summarisch: Bei GU-Rechnungen sind Datenstruktur und -menge so beschaffen wie bei Bauabrechnungen allgemein. Der Schlüssel zum Erfolg ist hier ein konsequenter Einsatz von Projektsoftware (beim AG z.B. SAP PS oder spezielle Baumanagementsoftware), die die Prüfung unterstützt. Aus GU-Sicht wäre ein GAEB-Ausgang ideal, aus AG-Sicht ein GAEB-Eingang, plus die formale E-Rechnung als Vehikel.

• Geeignete digitale Standards: GAEB ist hier praktisch gesetzt, wenn es ein Leistungsverzeichnis gibt. In Deutschland ist es üblich, dass GU-Verträge auf einem LV basieren (es sei denn, es ist ein reiner Pauschalvertrag ohne jede Aufschlüsselung). GAEB DA XML ermöglicht es, die gesamte Rechnungsstruktur digital zu übertragen. Für die reinen Rechnungsdaten bleibt XRechnung der Standard, insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern: Schon seit Nov. 2020 müssen Bundesbauverwaltungen E-Rechnungen akzeptieren, auch Länder ziehen nach. Große GU-Aufträge (z.B. für Bundesbauten) werden daher als XRechnung erwartet. Wie zuvor erwähnt, wird dann GAEB als rechnungsbegründender Anhang eingebettet. Ggf. nutzen manche Auftraggeber die Möglichkeit, eine Projektplattform (z.B. BIM-Plattform) zu verknüpfen, aber noch ist BIM in der Zahlungsabwicklung selten voll integriert. Bei Totalunternehmern, die Planung einschließen, kommt noch HOAI-Abrechnung ins Spiel – für die Planungsteile könnte man, falls relevant, die HOAI-Zeile getrennt ausweisen. HOAI (Honorarordnung für Architekten/Ings) verlangt ja bestimmte Angaben wie anrechenbare Kosten, Honorarzone etc. Sollte dies Teil des Vertrags sein, müsste der TU in der Rechnung zumindest für den Planungsteil auf diese Parameter Bezug nehmen (z.B. „Planungshonorar gem. HOAI §… für LP 1-5, 80% Abgeschlossenheit“). Digitale Standards dafür gibt es nicht extra – man nutzt freie Textpositionen. ZUGFeRD ist im GU-Umfeld weniger im Gespräch, da vor allem Behörden XRechnung fordern und GU-Firmen meist entsprechende Lösungen implementiert haben. Manche GU mit internationalen Projekten arbeiten mit dem Standard FIDIC (international contracting), wo Payment Applications mit Formblättern gestellt werden – in Deutschland aber weniger relevant. Zusammengefasst: Der GU-Abrechner sollte GAEB plus XRechnung einsetzen, eventuell in Zukunft BIM-Codes (z.B. IFC GUIDs) in Rechnungen referenzieren, sodass man im Modell direkt sieht, was abgerechnet ist (Vision für Zukunft).

• Anforderungen AG und AN: Für den Auftraggeber (hier oft Bauherr oder Investor) ist eine GU/TU-Abrechnung ein großer Brocken: Er muss sicherstellen, dass er nicht die Übersicht verliert. Er hat zwar nur einen Vertragspartner (den GU), aber faktisch muss er dessen vielfältige Leistungen nachvollziehen. Deshalb besteht aus AG-Sicht das Bedürfnis nach maximaler Transparenz und Kontrolle: Der AG wird einen Prüfer einsetzen (häufig ein externes Ingenieurbüro oder einen Projektsteuerer), der die Rechnungen detailliert prüft. Dieser Prüfer fordert vom GU alle Daten – daher sind GU-Rechnungen oft sehr formalisiert. Der AG will auch Kostenkontrolle: Er wird z.B. fordern, dass der GU Nachtragsangebote vor Ausführung vorlegt, damit Überraschungen in der Rechnung vermieden werden. Im Vertrag sind oft Klauseln, dass nicht genehmigte Nachträge nicht abgerechnet werden dürfen. In der Rechnungskontrolle würde der AG dann alle Positionen abgleichen mit genehmigten Nachtragslisten. Hier zahlt sich eine gute digitale Dokumentation aus: Wenn der GU im Portal jeden Nachtrag einreicht und der AG dort freigibt, kann man die Nachtrags-IDs in der Rechnung referenzieren. Der AG hat auch ein Interesse an zeitnaher Abrechnung – damit er z.B. projektbegleitend den Finanzstatus kennt – doch er will ebenso keine überhasteten Rechnungen mit Fehlern. Ein klassischer Konflikt: GU reichen oft am Monatsende ihre Fortschrittsberichte ein, AG braucht Zeit zur Prüfung, GU will aber schnell Geld. Hier hat das Gesetz durch § 16 VOB/B (30 Tage Prüffrist) eine Richtschnur gegeben, die AG natürlich nutzen. Der Auftragnehmer (GU) befindet sich in einer aufwendigen Position: Er hat selbst zig Nachunternehmerrechnungen zu bezahlen und ist daher darauf angewiesen, dass der AG ihn pünktlich bezahlt (Cashflow). Er wird versuchen, Rechnungen so einzureichen, dass wenig Rückfragen entstehen – denn jede Rückfrage kann Zahlung verzögern. Das heißt, der GU hat ein Interesse, seine Rechnung akkurat und vollständig abzugeben, selbst wenn das mehr Vorarbeit erfordert. Er wird intern seine NU-Abrechnungen sammeln und überprüfen, bevor er an den AG weitergibt. Gleichzeitig möchte der GU Flexibilität: Bei Großprojekten sind manchmal Positionen im LV nicht ausreichend, und der GU könnte geneigt sein, Mehrkosten irgendwo „unterzubringen“. Das darf er aber nicht – und agiert hier unter den Argusaugen des AG-Prüfers. Daher ist für den GU wichtig, alle Leistungen sauber zu claimen (Nachträge anmelden), damit in der Schlussrechnung kein Ungereimtheiten auftauchen. Ein GU will auch, dass die Abrechnung administrativ handhabbar bleibt: Wenn ein AG z.B. verlangen würde, jeden einzelnen Nachunternehmerbeleg beizufügen (was Tausende Seiten sein können), würde das Verfahren ausufern. Hier muss man pragmatische Grenzen setzen, etwa: Größere Nachunternehmerrechnungen auf Anforderung vorlegen, ansonsten summierte Nachweislisten. Der GU hat auch Sorge vor Einbehalten: Oft behält der AG einen Teil ein (Sicherheitseinbehalt, Mängel etc.). Der GU sollte daher in der Rechnung klar ausweisen, was ihm zusteht und was vielleicht einbehalten wird, damit er weiß woran er ist. Letztlich wollen beide Seiten beim GU-Vertrag Verlässlichkeit: Der AG will sich darauf verlassen, dass keine „Versteckten Kosten“ kommen, der GU darauf, dass keine „Willkür bei der Prüfung“ passiert. Gute Verträge definieren daher z.B., wie mit strittigen Positionen verfahren wird – z.B. zahlt der AG den unstrittigen Teil und klärt den Rest. Vertragsgestalterisch sollte man zudem festlegen, ob der GU Teilabnahmen durchführen muss (z.B. abschnittsweise Abnahmen), da das wichtig für Fälligkeiten ist. Technisch sollte vereinbart sein, dass digitale Abrechnungen zulässig sind; viele älteren Vertragsmuster gehen noch von Papier-LV aus. Hier kann man z.B. reinschreiben: „Das Leistungsverzeichnis wird zur Abrechnung in elektronischer Form (GAEB XML) geführt; beide Parteien erkennen diese Form als verbindlich an.“ Damit ist klar, dass Digitalunterlagen gelten und nicht Papier. Insgesamt liegen GU-Abrechnungen an der Schwelle dessen, was mit vertretbarem Aufwand manuell geprüft werden kann – deshalb sind Automatisierung und Standards so wichtig, wie in dieser Arbeit dargestellt.

Public-Private-Partnership-Verträge im FM umfassen meist sowohl die Planung und Erstellung von Gebäuden/Infrastruktur als auch deren Betrieb über einen längeren Zeitraum durch den privaten Partner, finanziert über Verfügbarkeitsentgelte oder Nutzungsentgelte. PPP-Modelle kombinieren also Bauvertrag, Dienstleistungsvertrag und oft Finanzierungselemente. Beispiele: PPP-Schulgebäude, bei denen ein Konsortium die Schule baut und 25 Jahre betreibt, oder PPP-Krankenhausbetrieb, etc. Die Abrechnung in PPP-Projekten ist komplex, da sie über Jahrzehnte laufen kann und Performance-Kriterien beinhaltet.

• Erforderliche Rechnungsangaben: In der Bauphase eines PPP gelten faktisch die Anforderungen wie beim GU/TU-Vertrag (siehe 3.4). In der Betriebsphase jedoch treten periodische Betriebsentgelte an die Stelle von Werklohnzahlungen. Ein PPP-Vertrag definiert meist ein Verfügbarkeitsentgelt pro Zeitraum (monatlich/Quartal), das der private Partner bekommt, sofern er vertraglich vereinbarte Leistungen erbringt und die Verfügbarkeit der Einrichtungen sicherstellt. Die Rechnung in der Betriebsphase muss also typischerweise das Grundentgelt aufführen und etwaige Abzüge oder Bonus/Malus aufgrund der Performance. Wichtig ist, dass die Rechnung transparente Rechenpositionen enthält: z.B. „Monatliches Basisentgelt laut Vertrag: 100.000 €; Abzug für nicht verfügbare Fläche 50 m² x 5 Tage: -2.000 €; Abzug für Leistungsdefizit Reinigungsqualität: -500 €; Zahlbetrag: 97.500 €“ usw. Diese Aufgliederung ergibt sich aus den PPP-spezifischen Mechanismen. Gesetzliche Pflichtangaben (Name, Adresse etc.) sind selbstverständlich, und da PPPs oft öffentlich finanziert sind, wird dem Rechnungslayout viel Bedeutung geschenkt (klarer Vertragsbezug, z.B. „PPP Vertrag XY, Abrechnungsmonat Juli 2025, Rechnung Nr. …“). Falls im PPP-Modell auch Nutzerentgelte (z.B. Mieteinnahmen) eine Rolle spielen, könnte die Rechnung an den öffentlichen Partner nur Nettoposten enthalten, z.B. ein Betriebskostendefizit. Allerdings in den meisten PPP zahlt die öffentliche Hand ein Fixentgelt, das in der Rechnung erscheint. In der Rechnung sollten alle vertraglich relevanten Parameter benannt sein, damit der Auftraggeber sieht, dass die Abrechnung korrekt erfolgte: z.B. die Verfügbarkeitsquote im Monat (etwa „Verfügbarkeit Gebäudeteile: 99,8% – entspricht voll verfügbarem Zustand, keine Abzüge außer KPI 2“) oder die gemessenen Leistungskennzahlen. Diese Zahlen sind eigentlich Grundlage für die Berechnung – es empfiehlt sich, sie in der Rechnung oder direkt davor in einem Bericht aufzuführen. Möglicherweise werden PPP-Vertragsparteien einen Abrechnungsbericht vereinbaren, auf den die Rechnung Bezug nimmt („gemäß Leistungsbericht Nr. 10/2025“). Formal muss die Rechnung auch eine laufende Rechnungsnummer haben und alle Steuermerkmale – PPP-Leistungen sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig, der öffentliche Partner kann meist Vorsteuer ziehen, daher volle Ausweisung mit USt. Wenn die Finanzierungskomponente enthalten ist (oft hat der private Partner Investitionskosten vorfinanziert), spaltet sich das Entgelt manchmal in einen Tilgungs- und Zinsanteil und einen Betriebsanteil auf. Falls so vereinbart, könnte die Rechnung diese Komponenten getrennt ausweisen, obwohl sie gemeinsam dem USt-Satz unterliegen (oder Zinsen eventuell nicht umsatzsteuerbar sind – je nach Konstrukt). Solche Details hängen vom Vertragsmodell ab und sollten explizit in der Rechnung stehen, um Klarheit für beide Seiten (und Prüfinstanzen wie den Rechnungshof) zu schaffen.

• Rechnungsbegründende Unterlagen: PPP-Verträge erfordern sehr umfangreiche Nachweispflichten, insbesondere in der Betriebsphase. Als rechnungsbegründende Unterlage dient primär der Performance-Bericht: ein regelmäßiger Bericht, der die Einhaltung der vereinbarten Leistungsniveaus dokumentiert. Darin werden z.B. Verfügbarkeitsstatistiken (Ausfallzeiten von Anlagen, geschlossene Räume wegen Mängeln etc.), Qualitätsberichte (Reinigungskontrollen, Wartungsprotokolle) und Nutzerfeedback zusammengefasst. Dieser Bericht wird oft gemeinsam von den Partnern geprüft. Für die Rechnung sind daraus die Abzüge oder Bonusbeträge abzuleiten – somit sollte der Bericht mit der Rechnung eingereicht werden, um die Beträge zu legitimieren. Weitere Unterlagen: Wartungs- und Prüfberichte für alle betriebenen Anlagen – der öffentliche Partner hat ja weiterhin Betreiberverantwortung, auch wenn der Private ausführt, ergo muss er Prüfnachweise für z.B. Aufzüge, Elektroprüfungen (DGUV), Brandschutzwartungen etc. erhalten. Meist gibt es im PPP eine Regelung, dass die Vorlage dieser Berichte Voraussetzung für die Zahlung ist (nach dem Motto: kein Nachweis – ggf. Entgeltkürzung). Also gehören diese Berichte in definierter Form in die Abrechnung, ggf. quartalsweise gebündelt. Bei PPP-Schulbetrieb z.B. könnten halbjährlich alle Wartungsnachweise in einem Anhang geliefert werden und die Monatsrechnung verweist nur darauf. In der Bauphase eines PPP gelten die üblichen Bauabrechnungsunterlagen (siehe GU-Vertrag). Interessant ist, dass PPPs oft von einer Sondergesellschaft abgewickelt werden, die refinanziert wird – daher wollen Banken auch Unterlagen: Beispielsweise kann der PPP-Vertrag vorschreiben, dass Zertifikate über die erbrachte Leistung an die finanzierende Bank gehen. Diese Zertifikate (vom technischen Prüfer) bestätigen dann, dass der Rechnungsbetrag verdient ist. Für die eigentliche Rechnung an den öffentlichen Partner sind sie indirekt relevant, aber können als Anlage dienen um zu zeigen: „Unabhängiger Prüfer hat bestätigt, dass Verfügbarkeit zu 99% gegeben war.“ Letztlich will die öffentliche Hand nachvollziehen können, dass sie dem Privaten nur das zahlt, was vertraglich geschuldet ist angesichts der Performance. Daher sind alle Messberichte, Nutzerbeschwerden (als Nachweis für Abzüge) etc. potenziell rechnungsbegründend. Aus praktischen Gründen wird man diese Fülle bündeln – z.B. nur Kennzahlen und aggregierte Nachweise anhängen, Details aber in einem Online-Portal bereithalten. Auch Audits können eine Rolle spielen: etwa Energiemanagement-Nachweise, wenn der PPP-Vertrag Energiekosten beinhaltet (Einsparungen oder Überschreitungen werden geteilt). Solche Berechnungen würden dem Abrechnungspaket beigefügt (z.B. „Energiekostenabrechnung 2025, Mehrverbrauch, daher Abzug X“).

• Datenfelder und Strukturen für automatisierte Prüfung: PPP-Abrechnungen über Jahrzehnte erfordern robuste Datenmodelle. Im Grunde hat man einen langfristigen Dienstleistungsvertrag mit Verfügbarkeitsgarantie. Die wichtigsten Daten sind die vereinbarten KPI (Key Performance Indicators) und deren Ist-Werte. Für eine automatische Prüfung müsste das System die monatlichen KPI-Werte einlesen und die daraus resultierende Entgeltminderung oder -steigerung berechnen. Idealerweise speist der PPP-Auftragnehmer die KPI-Daten in ein Portal ein. Ein Feld „Verfügbarkeitsgrad %“ könnte z.B. im Datensatz der Rechnung stehen, aber Standardformate sehen so etwas nicht vor – hier wäre eher ein custom-Feld oder es läuft vollständig im Portal. Was prüfbar sein muss: Anzahl Ausfälle/Störungen über Toleranz -> Abzug, Reaktionszeiten überschritten -> Abzug etc. Diese Logik kann kaum über ein reines Rechnungsformat transportiert werden; man benötigt eine hinterlegte Berechnungsgrundlage im System des AG. Daten, die die Rechnung dennoch enthalten sollte: Zeitraum (Monat/Jahr), Grundentgelt laut Vertrag (fixer Wert), und jede Abzugs-/Bonusposition mit klarem Schlüssel (z.B. „KPI Reinigungsqualität: -1.000 €“). Um das intern zu verarbeiten, könnte jeder KPI-Abzug eine Code-Nummer haben. Wenn z.B. das ERP des AGs diese Code-Nummer erkennt, könnte es automatisch dem richtigen Konto zuordnen oder checken, ob der Abzug zulässig ist (z.B. max. 5% Abzug). Also wäre eine Art Positionstyp-Codierung wünschenswert. Standardmäßig gibt es das nicht, aber man kann z.B. in XRechnung die „Position ID“ oder Beschreibung standardisieren. Weiter sollte die Rechnung die Vertrags-ID führen, denn der PPP-Vertrag könnte viele Anlagen betreffen (manche PPPs bündeln mehrere Gebäude). Also damit der AG im System weiß, das gehört zu PPP-Projekt X. Oft haben PPPs einen eigenen Vertragsschlüssel. Außerdem relevant: Indexierung. PPP-Entgelte werden über die Laufzeit indexiert (an Inflation angepasst). Das heißt z.B. das Basisentgelt von 2010 wird jährlich erhöht nach Baukostenindex oder Verbraucherpreisindex. Die Rechnung muss das Ergebnis dieses Indexschritts ausweisen („Indexanpassung 2025: +2,5% auf Grundentgelt“). Automatisch prüfen heißt, dass das System den Index kannte und überprüfen kann, ob +2,5% korrekt ist. Dafür braucht es Felder: alter Wert, Indexfaktor, neuer Wert. Meist wird aber nur der neue Wert fakturiert und im Hintergrund dokumentiert. Hier sollte man im Datenmodell des Vertrags die Indexformel hinterlegen, dann kann die Software selbst den Sollwert errechnen und mit dem Rechnungsbetrag matchen. Noch ein Datenfeld: Laufzeit Counter – z.B. „Rechnung 37 von 300“ (Monat X von 25 Jahren). Das ist für menschliche Info, aber auch für System denkbar („solange Nr <= 300, Zahlung fortführen“). Standardinvoicing hat so etwas nicht, aber der AG kann es manuell tracken. Zuletzt: in PPPs gibt es oft Extra-Leistungen außerhalb des Basis-Scope (z.B. der öffentliche Partner beauftragt zusätzliche Sonderleistungen, etwa zusätzliche Reinigungen für Veranstaltungen). Diese werden oft separat vergütet. Eine PPP-Rechnung sollte daher separate Positionen haben für solche Zusatzleistungen (Ähnlich wie Abrufleistungen im Rahmenvertrag). Die Datenstruktur hier: Position mit Leistungsbeschreibung, Preis laut Preisliste, Menge. Das lässt sich standardmäßig abbilden. Automatisiert kann geprüft werden, ob diese Leistung vom Auftraggeber vorher freigegeben wurde (im PPP-Portal). Also muss die Rechnung eine Bestellnummer/Anordnungsnummer für Zusatzleistungen tragen (z.B. „Zusatzauftrag 2025-07-1“). So kann das System erkennen, dass diese Position genehmigt ist. Insgesamt ist die Datentiefe hoch – aber vieles wird im PPP-Controlling des Auftraggebers vorab ermittelt, sodass die Rechnung eher wie ein Schlussausdruck ist, den man dann schnell freigeben kann, wenn alles passt.

• Geeignete digitale Standards: PPP-Abrechnungen werden häufig über maßgeschneiderte Tools abgewickelt, da sie so lange laufen und komplexe Berechnungen haben. Es gibt aber keinen eigenen PPP-Rechnungsstandard. In Deutschland würden PPP-Vertragspartner wohl ebenfalls auf XRechnung setzen, da öffentliche Seite das bevorzugt. XRechnung kann die meisten der genannten Elemente transportieren (Basisentgelt als Position, Abzüge als negative Positionen, etc.). Eine Herausforderung sind die Anhänge: Performance-Berichte etc. – hier ist die elektronische Rechnung wieder hilfreich, da man diese als rechnungsbegründende Unterlagen einbetten kann. So kann der gesamte Monatsreport als PDF mitgeschickt werden, was wesentlich besser ist als wenn er separat per E-Mail ginge. In großen PPPs existieren oft Datenraum-Lösungen oder Portale, wo alle Berichte abgelegt werden; die Rechnungssteller könnten auf die Idee kommen, nur auf diese zu verweisen. Allerdings nach § 3 E-RechV (für Bund) müssen rechnungsbegründende Unterlagen integraler Bestandteil der E-Rechnung sein – daher sollte man sie auch wirklich mitsenden. GAEB spielt in PPPs nur für den Bauabschnitt eine Rolle, und auch nur wenn ein LV-basiertes Bauen erfolgt. In der Betriebsphase ist GAEB irrelevant, stattdessen eher CAFM-Schnittstellen: Ein PPP-Betreiber wird ein CAFM-System einsetzen, aus dem er Daten zieht (z.B. Wartungspläne, Störungsmeldungen). Diese Systeme könnten Berichte generieren – möglicherweise lässt sich da eine Standard-Schnittstelle nutzen, z.B. ISO softFM oder die GEFMA-CAFM-Connect Datenstandards, um dem Auftraggeber maschinenlesbar gewisse Kennzahlen zu liefern. Wenn z.B. ein IFC/BIM-Modell geführt wird, könnten darin die Verfügbarkeiten pro Raum hinterlegt sein – aber das ist eher experimentell. Realistischer: PDF-Reports, Excel-Listen. Für die rein finanzielle Rechnung bleibt XRechnung/ZUGFeRD. In PPP-Projekten, die EU-weit sind, könnten auch PEPPOL genutzt werden (XRechnung ist quasi ein CIUS von PEPPOL BIS Billing 3). Das PPP-Konsortium muss sich dem jedenfalls fügen, wenn öffentlicher Partner es verlangt. Zusammenfassend sind strukturierte Rechnungen mit standardisierten Anhängen der Weg: z.B. ein XML mit den Summen und Abzügen, plus ein PDF-Leistungsbericht. Das wird empfohlen und von Verordnungen auch verlangt (Bund schreibt ja E-Rechnung für PPP genauso vor wie für jeden Bauauftrag).

• Anforderungen AG und AN: Öffentliche Auftraggeber (bzw. die PPP-Vertragspartner auf öffentlicher Seite) haben ein großes Interesse, dass PPP-Abrechnungen prüf- und auditierbar sind, weil es meist um langfristig erhebliche Zahlungen geht, die auch politisch im Fokus stehen. Der AG will jederzeit nachweisen können, dass er nur für verfügbare Leistung gezahlt hat und etwaige Minderleistungen konsequent zu Abzügen geführt haben – das verlangt auch der Rechnungshof oft. Insofern sind AG sehr streng bei der Überwachung der KPI und deren Abrechnung. Der AG möchte auch Vorhersehbarkeit: PPP-Raten sind oft fix budgetiert, und er möchte keine Überraschungen. Daher strebt er an, dass Bonus/Malus innerhalb gewisser Bänder bleibt. Aus AG-Sicht muss der private Partner detailliert dokumentieren (er will ja evtl. Mängel nachweisen, um zu kürzen), aber auf der anderen Seite will der AG nicht mit Papier erschlagen werden. Hier ist ein gutes Reporting-System wichtig. Anforderungen des AG sind auch: Flexibilität bei Änderungen – über 20 Jahre ändern sich Nutzerbedürfnisse. Wenn der AG z.B. mehr Reinigung will, soll das unkompliziert beauftragt und abgerechnet werden. Dafür braucht es Preislisten oder Formeln im Vertrag, und die Rechnung muss diese Veränderungen abbilden können (z. B. zeitweise Erhöhung der Flächenreinigung um X €, klar ausgewiesen). Der Auftragnehmer (PPP-Kontraktor) hat wiederum ein Interesse an stabilen Cashflows. Er hat meist das Projekt vorfinanziert (Darlehen), die Bank will pünktliche Zahlungen. Also wird der AN alles tun, um Abzüge zu vermeiden – was gut ist, weil er Leistung bringt, aber er möchte auch Streit über Abzüge minimieren. Daher versucht er, zusammen mit dem AG klare Kriterien zu definieren, wann etwas als Leistungsmangel zählt. In der Rechnungsstellung bedeutet das, dass der AN eventuell strittige Punkte nicht sofort abgezogen sehen will. Manchmal wird vereinbart, dass es eine Karenz gibt (z. B. ein Mangel muss über X Stunden dauern, bevor Abzug greift). Der AN muss eine hohe Dokumentationsdisziplin halten, was personal- und kostenintensiv ist, und er wird darauf achten, dass der AGs Prüfung nicht in Mikromanagement ausartet. Ein Balanceakt: Der AG verlangt genaue Nachweise; der AN will aber auch nicht, dass jeder kleine Kratzer als Verfügbarkeitsmangel gezählt wird. Die Rechnung wird zum Vehikel dieser Aushandlung. Deshalb setzen viele PPPs einen gemeinsamen Vertragssteuerungsausschuss ein, der z.B. die Monatsberichte vor Rechnungsstellung gemeinsam durchgeht und festlegt, was abgezogen wird. Das reduziert Reibung bei der eigentlichen Rechnung. Aus AN-Sicht sind auch Indexanpassungen kritisch: Er will sicher sein, dass die in 15 Jahren korrekt eingepreist werden (Inflationsschutz). Er wird ein System haben, das diese berechnet und dokumentiert (vielleicht wünscht er sich sogar, dass der AG das anerkennt, indem die Indizes von neutraler Stelle bestätigt werden). Ein weiterer AN-Punkt: PPP-Anbieter haben interne KPIs, sie wollen Effizienz. Zu detaillierte Rechnungslegung kann die Verwaltungskosten treiben. Sie bevorzugen daher automatisierte Lösungen – z.B. alles in einem gemeinsamen Datenbanksystem mit dem AG, aus dem man nur noch den „Knopf drückt“. Das erfordert viel initiale Abstimmung, zahlt sich aber aus. Schließlich: Da PPPs oft politisch beäugt werden, achtet der AN auch auf korrekte Steuerbehandlung. Er wird sicher seine Steuerberater prüfen lassen, ob die Rechnungen richtig (Stichworte: Teil steuerfrei? Bauabzugsteuer? etc.). Der AG wiederum in PPPs ist meist eine öffentliche Körperschaft, die Vorsteuer ziehen kann, aber z.B. § 2b UStG (Neuregelung der Kommunalsteuerbarkeit) könnte Einfluss haben – all das muss in der Rechnungslegung mitbedacht sein und ggf. im Vertrag geregelt (wer trägt Risiken bei Steueränderungen). Zusammengefasst: PPP erfordert höchste Sorgfalt und Klarheit bei der Rechnungslegung, da lange Laufzeit, hohe Beträge und komplexe Leistung. Beide Seiten sind gut beraten, einen Abrechnungsleitfaden zu entwickeln, der genau festlegt, wie monatlich abzurechnen ist, welche Unterlagen, in welchem Format (digital), wer wann was prüft und wie Streitfälle gelöst werden. Mit solch einem „Abrechnungshandbuch“ lassen sich die Jahre routiniert bewältigen.

Mischverträge enthalten sowohl dienstvertragliche Elemente (Tätigwerden ohne Erfolgsgarantie) als auch werkvertragliche Elemente (Erfolgsverpflichtung). Im FM kommen Mischformen häufig vor, z.B. Wartungsverträge mit Instandsetzungsanteil: Der laufende Service (Wartung) ist eher dienstvertraglich, aber einzelne Instandsetzungen sind werkvertraglich (Erfolg = repariert). Ein anderes Beispiel sind IT-Service-Verträge, wo ein Dienstleister sowohl dauerhafte Betreuung (Dienst) als auch die Erstellung eines Updates (Werk) erbringt. Mischverträge stellen erhöhte Anforderungen an die Abrechnung, weil für unterschiedliche Leistungen unterschiedliche Abrechnungslogiken und rechtliche Vorgaben gelten.

• Erforderliche Rechnungsangaben: Bei einem Mischvertrag sollte die Rechnung klar zwischen Dienstleistungsanteilen und Werkanteilen unterscheiden. Das kann durch separate Abschnitte oder Positionen erfolgen. Beispielsweise ein Wartungsvertrag könnte so abgerechnet werden: „Teil A: Wartungspauschale (Dienstleistung, monatlich) – Betrag X“ und „Teil B: durchgeführte Instandsetzungen (Werkleistungen) – Beträge Y1, Y2…“. Gesetzlich macht das für die Pflichtangaben keinen Unterschied – aber für die Fälligkeit und Prüfbarkeit schon: Die Dienstleistungsvergütung kann regelmäßig ohne Abnahme abgerechnet werden, während die Werkleistungen erst nach Abnahme. Daher sollte auf der Rechnung erkennbar sein, welche Positionen bereits abgenommen sind. Man könnte z.B. bei Werkleistungen das Abnahmedatum oder eine Erledigt-Meldung notieren. Wichtig ist auch die Steuerbehandlung: Normalerweise durchmischt sich das nicht, alles unterliegt USt (ggf. mit einheitlichem Satz). Nur in Sonderfällen, z.B. wenn der Werkteil Bauleistung und der Dienstteil Hausmeister wäre, muss man auf §13b UStG (Reverse Charge) vs normal achten. Im Regelfall nicht – dennoch achten Steuerprüfer drauf, ob es eventuell getrennte Leistungen sind (was bei USt aber egal, beide 19%). Als Pflichtangabe sollte die Rechnung jedenfalls die Vertragsreferenz tragen und vielleicht klar „Mischvertrag“ oder entsprechende Leistungsbeschreibung, damit der Empfänger weiß, wie einzuordnen. Eine sinnvolle Angabe ist „Gemischter Vertrag: Abrechnung von laufenden Leistungen und erfolgsabhängigen Leistungen separat gemäß Vertrag XY“. Wenn im Vertrag ein Pauschalpreis für den Dienstteil und Einheitspreise für Werkteile vereinbart sind, muss die Rechnung das auch so widerspiegeln. D.h. Pauschale als Festbetrag (ggf. periodisch anteilig) und die Werkleistungen mit Menge/EP etc. Nebenkosten oder andere Posten sollte man ebenfalls dem richtigen Teil zuordnen (z.B. Fahrtkosten nur bei Werkleistung einzeln? Oder in Pauschale enthalten?). Der Rechnungssteller sollte diese Zuordnung bereits in der Rechnung vornehmen, um Nachfragen zu vermeiden.

• Rechnungsbegründende Unterlagen: Mischverträge erfordern sowohl die Nachweise für Dienste als auch für Werke. Das heißt: Leistungsnachweise (z. B. Wartungsprotokolle, Einsatzberichte) für den Dienstleistungsanteil und Abnahmeprotokolle/Aufmaße für den Werkanteil. Beim Wartungs-Beispiel: Für die regelmäßige Wartung gibt es Wartungsberichte je Anlage (Dienstleistung erbracht – nicht abnahmepflichtig, aber Bericht als Bestätigung). Für Instandsetzungen, die darüber hinausgingen, gibt es Reparaturscheine und Abnahme (evtl. vom Betreiber gegengezeichnet). Beide Dokumentationsstränge müssen zusammengeführt werden. Praktisch kann man so vorgehen, dass dem Auftraggeber pro Periode ein Wartungsbericht (Liste aller gewarteten Anlagen, evtl. inkl. „keine Mängel festgestellt“ oder „Mängel: siehe Reparaturempfehlung“) und ein Reparaturbericht (Liste aller ausgeführten Reparaturen mit Kosten) gegeben wird. Diese Berichte gelten als rechnungsbegründend. In der Rechnung verweist man auf die Berichte. Alternativ sind die Nachweise einzeln beizulegen: Pro Wartung ein Protokoll, pro Reparatur ein Abnahmeformular. Das wird schnell viel; daher besser gebündelt. Mischverträge im Reinigungsbereich: z.B. Grundreinigung (Werk, wenn Abnahme der speziellen Reinigungsleistung) plus laufende Unterhaltsreinigung (Dienst) – dort wären Unterhaltsreinigung durch tägliche Reinigungsprotokolle nachgewiesen, Grundreinigung mit einem Abnahmecheck des Auftraggebers. IT-Beispiel: Laufender Support (Dienst) – da Ticketübersicht als Nachweis; Software-Update geliefert (Werk) – da ein Abnahmetestprotokoll. Essenziell ist, dass der Auftraggeber erkennen kann, für jeden abgerechneten Teil liegt der entsprechende Nachweis vor. Zudem kann der Vertrag vorsehen, dass der Werkteil separater Abnahme bedarf. Wenn diese Abnahme fehlt, darf die Werkposition nicht in Rechnung. Das heißt, der Rechnungsprüfer wird gucken: ist Abnahmebeleg XY dabei für Position Y? Falls nein, wird er zumindest diesen Teil zurückweisen. Somit ist akribische Zusammenstellung wichtig. In Mischverträgen passiert es leicht, dass Dienstleistungsteile fortlaufen und Werkteile situativ – man sollte dann warten mit Abrechnung des Werkteils bis Abnahme erfolgt, um keine unprüfbare Rechnung zu schicken.

• Datenfelder und Strukturen für automatisierte Prüfung: Ein automatisiertes System muss wissen, dass es hier zwei Arten von Leistungen gibt. Ggf. muss es sie unterschiedlich behandeln. Möglicher Ansatz: In der Artikel-/Leistungscodierung könnte man Kennzeichen führen, z.B. „D“ für Dienst, „W“ für Werk, je Position. Das gibt’s standardmäßig nicht, aber man könnte z.B. verschiedene Leistungskategorien im ERP anlegen. Z.B. SAP könnte unterschiedlichen Konten zuweisen (Dienstleistungskonten vs. Anlagenbaukonto). So kann man sicherstellen, dass die Werkteile erst nach Leistungsfeststellung fällig werden. Für die Prüfung: Das System könnte eine Regel haben „Positionen mit Kategorie W erfordern Abnahmedatum“ und dieses Datum entweder in einem Zusatzfeld der Rechnung oder aus dem Projektmodul entnehmen. Ein generelles Feld in der Rechnung „Abnahmedatum“ für eine Position existiert so nicht, aber man könnte z.B. im Beschreibungstext das Abnahmedatum erwähnen. Besser ist, intern im System zu pflegen, welche Bestellpositionen abgenommen sind (Freigabevermerk), und dann die Rechnung gegen diese Info zu checken. Wenn z.B. eine Reparatur erst am 20.5. abgenommen, aber Rechnung am 15.5. datiert, erkennt das System eine Unstimmigkeit. Diese Feinheit ist aber selten voll automatisiert, oft wird das manuell geprüft. Datenfelder also: Leistungsart (vielleicht über Bestellposition – eine Bestellposition „Wartung Jahrespauschale“ vs. „Reparatur ad-hoc“), Referenz auf Abnahme (Auftrags- oder Meldungsnummer, die im System als erledigt markiert ist). Auch relevant: Unterschiedliche Zahlungstermine. Dienstleistung kann monatlich im Voraus/periode fällig sein, Werk nach Abnahme sofort. Ein gemischter Rechnungsposten wird aber ein Zahlungsziel haben. Theoretisch könnten Teile erst später fällig sein. Das praktiziert man aber kaum – man würde getrennte Rechnungen stellen. Wahrscheinlicher: Mischverträge werden so gehandhabt, dass der Dienstteil fix periodisch fakturiert wird, und der Werkteil nur anlassbezogen zusätzlich (sprich separate Rechnung). Umso wichtiger, das in der Struktur zu trennen, auch pro Bestellung. Daher ein Tipp: Den Mischvertrag in zwei Bestellungen splitten (eine fürs laufende, eine für Einzelleistungen). Dann kann im ERP jeder Teil normal behandelt werden. Wo das nicht gemacht wurde, muss das System sehr „verstehen“, was was ist. Letztlich hängt viel von der internen Datenpflege ab; in der reinen Rechnung ist es schwer, vollautomatisch auseinanderzuhalten, außer es wird explizit gekennzeichnet (z.B. die Positionsnummernkreise: 100er = Dienst, 200er = Werk, etc.).

• Geeignete digitale Standards: Die gängigen Rechnungsformate unterscheiden nicht nach Vertragsarten – man würde also eine XRechnung oder ZUGFeRD mit mehreren Positionen schicken. Um die Besonderheit kenntlich zu machen, könnte man die Positionstexte entsprechend formulieren („Wartungsdienstleistung…“ vs. „Reparaturleistung…“). Möglicherweise könnte man auch das Feld „Umsatzsteuerlicher Leistungstyp“ verwenden, aber in DE sind beide Typen einfach normale Leistungen. Falls man sich es wünscht, könnte man zwei Rechnungen machen: eine für Dienst, eine für Werk. Elektronisch gesehen ist das kein Problem, aber der Empfänger muss es zuordnen können (daher im Betreff/Vertrag referenzieren). Wenn eine einzige Rechnung geschickt wird, ist es umso wichtiger, Anhänge mitzuliefern, die beides belegen (z.B. im XRechnung zwei PDF-Anhänge: einer Wartungsbericht, einer Reparaturabnahmen). Standards wie GAEB passen hier nicht gut, außer für den Werkanteil – aber der Werkanteil in einem Mischvertrag ist oft unvorhergesehen (Ad-hoc-Reparaturen). Es gibt allerdings z.B. im Bereich Bauunterhalt den GAEB-Störungsauftrag (manche Kommunen schreiben Kleinmaßnahmen im LV-Form aus). Das wäre dann wie ein Abruf (in dem Fall siehe Rahmenvertrag). Für Wartungsleistungen gibt es Schnittstellen wie XML im Bereich DIN 31051 (Wartungsdokumentation), aber nichts etabliert für Abrechnung. Daher: XRechnung mit klaren Positionen und Beschreibung, plus eingescannte Belege. Oder wenn man fortschrittlich ist: Der Dienstleister pflegt die Wartungsarbeiten im CAFM-System des Auftraggebers; jede Wartung wird dort als erledigt markiert und generiert automatisch ein Ticket, und jedes Ticket, das eine Reparatur empfahl, wird nach Reparaturabschluss als separate (Werk-)Leistung abgerechnet. Hier könnten Webservices greifen, aber es ist eher individuell. So gesehen bleibt der Standard: PDF-Berichte im Anhang der E-Rechnung, manuell/visuell zu prüfen – oder Integration in Portale.

• Anforderungen AG und AN: Auftraggeber mögen Mischverträge, weil sie einen One-Stop-Shop bieten („ein Vertrag, alle Leistungen“). In der Abrechnung will der AG aber keine Unklarheit: Er möchte nicht für etwas zahlen, was noch nicht geleistet oder abgenommen ist. Deshalb dringt der AG in solchen Verträgen meist darauf, dass die Werkleistungen nur nach gesonderter Beauftragung und Abnahme berechnet werden dürfen. Aus seiner Sicht muss die Rechnung klar zeigen: die Pauschale (z.B. Wartung) schuldet er ohnehin, aber die Extra-Leistung (z.B. Reparatur) schuldet er nur, weil er die Abnahme hat. Der AG will vermeiden, dass die Pauschale „aufgebläht“ wird mit erfolgsabhängigen Teilen. Darum trennt er vielleicht auch im Vertrag die Vergütungskomponenten sauber. Aus AG-Sicht ist auch relevant, die Kostenstellen/Budgets zu trennen: Oft kommt das Regelservice-Budget aus einer anderen Tasche als adhoc-Reparaturen. Darum wird der AG intern oft zwei Kontierungen haben. Das macht er dann durch zwei Bestellpositionen o.ä. kenntlich und erwartet vom AN eine entsprechende Aufschlüsselung. Der Auftragnehmer hat in Mischverträgen ein gewisses wirtschaftliches Risiko: Er kalkuliert vielleicht günstig die Dienstleistung in Erwartung, mit den Werkaufträgen zusätzlich Umsatz zu machen. Umgekehrt könnte der AG aber Werkaufträge minimieren oder an Dritte vergeben (wenn vertraglich nicht exklusiv). Das beeinflusst die Abrechnung – der AN will natürlich alle von ihm erbrachten Extra-Leistungen abrechnen und wird sehr genau darauf achten, dass er Freigaben für solche Leistungen bekommt. AN-seitig besteht die Gefahr, im Eifer Dinge zu reparieren, die nicht formal beauftragt waren (Selbstvornahme, weil man die Anlage betriebsbereit halten will). Rechnungsstellung solcher grauen Leistungen führt zu Streit. Daher soll der AN im Mischvertrag sauber dokumentieren: Wann hat er vom AG den Auftrag zur Werkleistung bekommen? Das könnte z.B. über ein freigegebenes Angebot oder eine E-Mail geschehen – diese Freigabe sollte als Anlage zur Rechnung, um zu beweisen, dass AG zugestimmt hat. Der AG will das auch sehen, damit er nicht etwas Unautorisiertes zahlt. Weiterhin will der AN Doppelstrukturen vermeiden: Ein Mischvertrag kann nämlich auch bedeuten, dass zwei Abteilungen des AG involviert sind (z.B. Betrieb vs. Investition). Der AN möchte idealerweise eine zentrale Abwicklung. Er wird also mit dem AG abstimmen, wer seine Rechnung letztlich freigibt und zahlt – manchmal gib es Missverständnisse, dass der Betrieb die Pauschale prüft, die Bauabteilung die Werke prüft. Das kann zu Zahlungsverzögerungen führen. Besser ist, der AG bestimmt einen Koordinator für die Prüfung. Für den AN ist auch relevant, dass er Steuerlich sauber trennt, falls nötig. Wenn z.B. der Werkteil als Bauleistung an einem Gebäude der öffentliche Hand gilt, und der AG zufällig selbst Bauleistender ist (z.B. kommunaler Bauträger), könnte §13b UStG greifen – dann müsste der AN die Werkteile ohne USt fakturieren (Reverse Charge), die Dienstteile mit USt. So ein Fall kann auftreten, ist aber komplex. Der AN muss darauf achten, nicht in diese Falle zu tappen (ggf. Steuerberater einbinden). Aus Vertragssicht sollten solche Mischbereiche klar definiert sein: am besten im Vertrag schon getrennte Anhänge für „laufende Leistungen“ und „Einzelaufträge“ mit jeweiligen Abrechnungsvorschriften. Dann kann der AN das reibungslos umsetzen. Kurzum: Beide Seiten profitieren, wenn sie den Mischvertrag gedanklich in zwei Teile gliedern und so auch abrechnen. Der AG bekommt Transparenz und gezielte Kontrolle der Erfolgsteile, der AN bekommt seine Pauschale verlässlich und muss Extra-Leistungen ordentlich beantragen und abrechnen – damit aber eben auch bezahlt bekommen, meist mit höherer Marge. Wenn Unklarheiten bestehen (z.B. ob etwas noch Teil der Pauschale oder schon ein zusätzlicher Werkauftrag ist), sollte dies vor Rechnungsstellung geklärt werden, sonst gibt’s Abzüge. Hier helfen gemeinsame Inspektionen oder schriftliche Leistungsabgrenzungen („Teilleistung XY gilt noch als Wartung, nicht als Reparatur“ o.ä.). Alles in allem stellen Mischvertragsabrechnungen hohe Ansprüche an die Klarheit und beidseitige Abstimmung, sind aber mit disziplinierter Vorgehensweise gut beherrschbar.

Wartungsverträge im FM beziehen sich auf die regelmäßige Inspektion, Wartung und vorbeugende Instandhaltung technischer Anlagen (z.B. Lüftungsanlagen, Aufzüge, Brandschutztechnik) gemäß vorgegebenen Intervallen. Sie können als Dienstvertrag (reine Tätigkeit) ausgestaltet sein, oft aber mit Erfolgskomponenten (Gewähr für Funktionsfähigkeit) – insofern können sie auch Mischcharakter haben. Schwerpunkt ist hier jedoch die planmäßige Leistungserbringung zur Sicherstellung der Betriebssicherheit.

• Erforderliche Rechnungsangaben: Typischerweise sind Wartungsverträge periodisch abzurechnen, meist quartalsweise oder jährlich, manchmal monatlich. Die Rechnung muss enthalten: Welche Anlagen/Geräte oder Anlagenbereiche wurden im Abrechnungszeitraum gewartet, und für welchen Zeitraum die Vergütung gilt. Oft werden Wartungsverträge als Pauschale vereinbart (z.B. „jährliche Wartung aller Rolltreppen zu Pauschalpreis X“). In dem Fall sollte die Rechnung den Leistungszeitraum nennen („Wartung 2025 laut Vertrag Nr…“) und idealerweise die Anlagenliste oder Leistungsumfang referenzieren. Bei Pauschalen je Anlage kann die Rechnung pro Anlage eine Zeile ausweisen, muss aber nicht, wenn eine Gesamtsumme vereinbart ist. Wichtig ist, dass sie die Vertragsbezeichnung/Nummer enthält und so formuliert ist, dass klar wird: Es handelt sich um Wartungsleistungen, turnusgemäß. Beispielsweise: „Wartungsvertrag ABC – Wartung 01-03/2025 an 5 Lüftungsanlagen gemäß Leistungsplan – Pauschale je Quartal: 5.000 €“. Wenn Verbrauchsmaterial oder Kleinteile inclusive sind, kann man das in der Beschreibung erwähnen („inkl. Schmiermittel und Reinigungsmaterial“), falls nicht, kommen solche Teile oft als separate Position (oder werden über Werkleistungen extra abgerechnet, s.u. als Nachforderungen). Steuerlich ganz normal (19% idR). Der Leistungszeitpunkt ist tricky: Wartung wird oft über den Zeitraum erbracht; hier ist als Leistungsdatum der letzte Tag des Wartungsintervalls anzugeben (oder der Monat). In der Praxis wird z.B. Quartalsrechnung zum 31.03. ausgestellt mit Leistungszeitraum Jan-März. Wenn im Vertrag Messungen oder Prüfungen nach gesetzlichen Vorgaben enthalten sind (z.B. Prüfung nach DGUV V3 jährlich), kann es sein, dass diese gesondert auf der Rechnung auftauchen sollten, um dem Betreiber zu signalisieren, dass diese Pflicht erfüllt und berechnet ist. Das könnte man aber auch in den Pauschalen verstecken. Der Wartungsvertrag kann zudem entsprechend VDMA/DIN Standardleistungsbücher referenzieren, aber in der Rechnung wird das selten im Detail ausgewiesen. Die Aufschlüsselung sollte aber zumindest pro Gewerk oder Anlagenart erfolgen, wenn ein Vertrag mehrere Gewerke abdeckt (z.B. HLKS-Gesamtwartungsvertrag, evtl. separate Pauschalen für H, L, K, S). So kann die Fachabteilung beim AG die Kosten zuordnen. Daher sind Rechnungspositionen wie „Wartung Heizung 2025 – 2.000 €; Wartung Lüftung 2025 – 3.000 €“ sinnvoll. Bei umfangreicheren Verträgen kann eine Anlagenliste als Anhang dienen (siehe Unterlagen). Manche Wartungsverträge sind aber auch aufwandsbasiert (z.B. es wird nach tatsächlich gearbeiteten Stunden abgerechnet, eventuell mit Höchstwert). In dem Fall würde die Rechnung ähnlich einem Dienstvertrag aussehen: Listung der Stunden und ggf. Ersatzteile (dann eher wie Werkteile). Wichtig: Wartung beinhaltet oft beides: Inspektion/Wartung und daraus resultierende Reparaturen. Hier muss klar getrennt werden (siehe Mischvertrag oben). Der wiederkehrende Teil kommt in diese Rechnung, spontane Instandsetzungen sollten – falls nicht inkludiert – separat fakturiert werden. In Summe: Der Rechnungstext muss den vereinbarten Wartungsumfang und -zeitraum abbilden, sodass ersichtlich ist, dass es sich um die vertraglich geschuldete turnusmäßige Wartung handelt.

• Rechnungsbegründende Unterlagen: Ein Wartungsvertrag im technischen Bereich unterliegt häufig gesetzlichen Betreiberpflichten (BetrSichV, PrüfVO etc.). Deshalb sind Wartungsprotokolle die zentralen Nachweise. Jede Wartung an einem Gerät/Anlage sollte durch ein vom Techniker ausgefülltes Protokoll dokumentiert sein, das üblicherweise vom Betreiber gegengezeichnet wird oder zumindest vorliegt. Diese Protokolle enthalten Infos über Zustand, ausgeführte Wartungsschritte, festgestellte Mängel. Der Auftraggeber braucht sie zum einen als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden (z.B. bei einem Unfall will man zeigen, Wartung wurde gemacht), zum anderen natürlich um die Rechnung nachzuvollziehen. Daher sind alle relevanten Wartungsberichte als Anhang zur Rechnung beizufügen oder, falls die Frequenz hoch ist, gesammelt bereitzustellen. Z.B. wenn monatlich kleine Inspektionen, kann man quartalsweise die 3 Berichte anheften. Neben den Protokollen kann es Checklisten geben, die abgearbeitet wurden – diese gehören ins Protokoll. Gelegentlich werden auch Messberichte angefertigt (z.B. Schwingungsmessung an Lüftern, Flüssigkeitsanalyse etc.), auch diese als Anlage. Ein weiterer üblicher Anhang: die Anlagenliste mit Wartungsintervallen. Gerade bei Rahmenwartungsverträgen wird gerne zum Jahres- oder Quartalsbeginn eine Liste aller Anlagen mit durchgeführten Wartungsterminen beigefügt, oft vom Dienstleister aktualisiert. So sieht der AG: alle vereinbarten Anlagen sind abgedeckt. Wenn Mängel festgestellt wurden, die im Rahmen des Vertrags nicht behoben wurden (d.h. es muss ein separater Reparaturauftrag folgen), wird das meist in den Protokollen vermerkt. Diese Protokolle sind dann indirekt auch Nachweis, warum ggf. eine separate Reparaturrechnung folgt. Sie sind also Bindeglied. Weitere Unterlagen können Kalibrierzertifikate sein (z.B. wenn Messgeräte eingesetzt, oder Prüfplaketten). Nicht zu vergessen: Wenn der Wartungsvertrag vom Gesetz her erfordert, dass eine zugelassene Überwachungsstelle (TÜV o.ä.) prüft (z.B. Aufzugs-Hauptprüfung), muss der Betreiber dieses Prüfprotokoll bekommen – ist aber nicht Teil der AN-Rechnung direkt, wenn der Betreiber es selbst beauftragt. Falls der AN es koordiniert und bezahlt, würde er es ggf. durchreichen. Dann wäre die Prüfbescheinigung und die Kosten (ggf. ohne USt als durchlaufender Posten) in der Abrechnung. Zusammengefasst: Der Auftraggeber erwartet bei Wartungsrechnungen eigentlich immer die detaillierten Wartungsnachweise. Ohne die würde er nicht wissen, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde – anders als z.B. bei Reinigung (wo man es sieht/bemerkt), ist Wartung unsichtbar. Zudem entbindet die Vorlage den AG von eigener Dokumentation, was er sehr schätzt.

• Datenfelder und Strukturen für automatisierte Prüfung: Eine automatische Prüfung bei Wartungsrechnungen kann auf zwei Ebenen stattfinden: erstens formal (Abgleich mit Vertragspreisen und Intervallen) und zweitens inhaltlich (Abgleich mit tatsächlich erfolgten Wartungen aus einem System, z.B. Tickets oder Access-Logs). Formal: Das System kennt z.B. den vereinbarten Jahrespreis pro Anlage. Wenn die Rechnung für Q1 kommt, sollte sie 1/4 des Jahrespreises sein; das kann ein System checken. D.h. in Stammdaten hinterlegt: Anlage A – Jahreswartung 1000 €, fakturiert quartalsweise 250 €. Wenn nun 300 € kommen, schlägt das System Alarm – evtl. weil Ersatzteile mit drin oder so. Daher wäre es gut, wenn der Dienstleister Ersatzteile separat ausweist (dann kann man die ausschließen). Oft werden Ersatzteile aber extra beauftragt, nicht in Wartungsrechnung, weil Wartungspauschalen meist nur Kleinteile umfassen. Zweitens: Immer mehr Anlagen sind mit digitalen Wartungsmanagement verbunden, z.B. via IoT (der Wartungsmonteur loggt sich mit RFID an der Anlage ein). Ein Fremdfirmenportal könnte tracken, ob der Monteur an Tag X anwesend war und woran gearbeitet. Insofern könnte man (Zukunftsmusik, teils schon Realität) die Rechnung gegen diese Daten checken: Hat Monteur Y im März alle 5 Aufzüge gewartet? Das Portal zeigt 5 Einträge, ok. Hat er nur 4 gemacht, aber 5 abgerechnet, Alarm. Dazu müssen aber Wartungsvorgänge einzeln identifizierbar sein (Auftragsnummer pro Wartungsvorgang). Moderne CAFM-Systeme generieren Wartungsaufträge für jede Anlage und erwarten Rückmeldung. Der Dienstleister sollte diese ID vielleicht in den Bericht schreiben (oder Barcode scannen). Automatisiert kann dann ein System matchen: Wartungsauftrag #123 (Anlage 5) ist erledigt – Rechnung hat Position Anlage 5 – ok. Wir sind hier allerdings an der Grenze dessen, was Standard-E-Rechnungsdaten hergeben, weil die Rechnung nicht jede Anlage als Position aufführt, wenn pauschal. Aber man könnte es – ich empfahl oben pro Gewerk, aber man könnte auch pro Anlage machen. Das wäre sehr granular (bei 100 Brandsmeldern will man nicht 100 Zeilen). Besser also pro Wartungsrunde/Gewerk. Das Matching mit dem System erfolgt dann pro Wartungsrunde, nicht pro Gerät. Also z.B. „Wartung aller Türen Q1“ – System checkt alle Türen Q1 Aufträge erledigt? – ja -> fine. Datenfelder: Zeitraum/Intervall (Rechnungsperiode), Anlagen/Gewerk Kennung. XRechnung hat Freitext in line, da kann man rein schreiben „Aufzug Nr. 5, SN 1234“. Kein dediziertes Feld, aber gut lesbar. Wenn der Empfänger eine KI-gestützte Auslesung hat, könnte er das mappen. Besser, der Abrechner nutzt immer dieselben Bezeichnungen wie im Vertrag/Anlagenverzeichnis. Weiterhin ist es hilfreich, wenn in der elektronischen Rechnung IDs vorhanden sind, die auf die Wartungsobjekte referenzieren – z.B. eine Artikelnummer aus dem Vertrag. Manche Unternehmen pflegen Wartungsleistungen wie Artikel mit Nummer („WART-LIFT-001“). Wenn die Rechnung diese Artikelnummer im Codefeld (BT-156 / Seller or Buyer ID for item) übermittelt, kann das ERP es direkt zuordnen. Das ist sehr effizient. Wenige machen das, aber es wäre machbar. Summen und Steuer sind trivial. Vielleicht nochen Wert: Oft sind Wartungsverträge längerfristig, mit evtl. Preisgleitklausel (jährliche Anpassung nach Inflation oder Tariflöhne). Ein System kann prüfen, ob die Preisanpassung korrekt erfolgte, aber dazu muss der Index bekannt sein. Das kann per manuelle Pflege geschehen. E-Rechnungen selbst können das nur als verändertem Betrag zeigen. Hier sollte der Dienstleister in der Rechnung notieren: „gemäß Preisgleitung +1,5% ab 2025, daher Quartalspreis nun…“. Der AG prüft das i.d.R. manuell oder mit hinterlegter Formel.

• Geeignete digitale Standards: Für Wartungen gibt es branchenspezifische Formate für Stammdaten, aber nicht für Rechnungen. XRechnung/ZUGFeRD bleibt Standard für Rechnung. Wünschenswert wäre ein Standard für Wartungsnachweise – z.B. digital signierte Wartungsprotokolle in einem standardisierten XML. Ansätze: es gibt VDMA-Einheitsblätter (z.B. für Wartungsprotokoll VDMA 24186, aber das ist Inhalt, nicht Format). CAFM-Connect (von GEFMA) versucht, Datenmodelle für FM-Aktivitäten zu standardisieren, aber konkrete Umsetzung wohl im Gange. ECLASS-Standards definieren Warengruppen, aber weniger relevant hier. Faktisch schicken Wartungsfirmen PDFs der Protokolle. Diese könnten in XRechnung als attachments (Base64) mitsenden. Das ist erlaubt bis 200 PDFs in Bundesplattform – sollte reichen. Das ist viel besser, als wenn die PDF separat gemailt werden (weil zusammen bleiben). Also Standard-E-Rechnung + PDF-Protokolle. Bei vielen Anlagen kann man auch ein ZIP mit allen Protokollen als Anhang packen (wenn erlaubt; in ZRE-Bund meines Wissens ja, begrenzt auf 10 MB per E-Mail). GAEB spielt hier keine Rolle, BIM/IFC könnte insoweit eine Rolle spielen, dass die Anlagenkennzeichnung eindeutig ist. Wenn z.B. die BIM-ID auf Protokoll und in CAFM und in Rechnung auftaucht, hat man Konsistenz. Aber das ist Pionierarbeit. Theoretisch könnte ein Wartungsdienstleister per Webservice in das System des AG posten: „Wartung Gerät X erledigt am Y“. Und das System generiert aus X offenen Einträgen die Rechnung. Solche Integrationen gibt es proprietär (manche große Industrie setzen das um). Das ist aber kein Standard im Sinne eines allgemein akzeptierten Formats. Möglich ist auch, Normen wie DIN reports (z.B. nach DIN 276, Kostengruppe 518 ff Wartung – aber das ist Kostengliederung, nicht Format). Bisher also: E-Rechnung plus attachments.

• Anforderungen AG und AN: Für den Auftraggeber ist Wartung essenziell für Sicherheit und Werterhalt. Er wird großen Wert darauf legen, dass keine Wartung versäumt wird. Daraus folgt: Er möchte, dass die Rechnungsstellung auch ein Kontrollinstrument ist. Wenn z.B. der Dienstleister quartalsweise rechnet, aber ein Wartungsprotokoll fehlt, merkt der AG: da wurde was nicht gemacht. So dient die Abrechnung auch als Monitoring. AG schätzen daher vollständige Unterlagen, sonst haken sie nach. Der AG hat auch ein Interesse an Planbarkeit der Kosten – Wartungsverträge sind meistens Festpreise, was gut ist. Überraschungen soll es nicht geben. Wenn nun doch im Rahmen der Wartung viele Mängel gefunden werden, die separate Aufträge auslösen, will der AG zumindest in der Wartungsrechnung eine Info (z.B. Mängelliste). Der Wartungsdienstleister generiert oft Kostenvoranschläge für Reparaturen; der AG muss diese dann freigeben. AG fordern manchmal, dass Kleinteile bis Betrag X kostenlos ersetzt werden, um administrative Aufblähung zu vermeiden. Dann achtet er in der Rechnung, dass nicht doch jede Kleinigkeit berechnet wird. Der AG will auch, dass der Dienstleister die gesetzlichen Vorschriften einhält – z.B. dass die Wartung nach bestimmten Normen ausgeführt wurde. Das sieht er indirekt an den Protokollen (die haben oft Checklisten nach Norm). Der Auftragnehmer wiederum will, dass Wartungsleistungen als Routineaufträge mit minimalem Verwaltungsaufwand laufen. Er hat das Personal und Material dafür eingeplant und möchte einfach seine Pauschalen regelmäßig erhalten. Daher legt er Wert auf reibungslosen Ablauf: Der AN wird versuchen, alle Wartungen im Zeitraum durchzuführen und die Unterlagen vollständig dem AG zu übergeben, damit die Rechnung nicht verzögert wird. Aus AN-Sicht sind Wartungsverträge oft nicht riesig profitabel, das Geld kommt über etwaige Reparaturen. Er hat daher ein Interesse, gefundene Mängel als Zusatzgeschäft zu erhalten. Deshalb wird er Mängelberichte sehr akkurat beifügen. Der AG weiß das aber und achtet, dass er nicht unnötig viel reparieren lässt. Eine mögliche Konfliktquelle: Der AG könnte meinen, der AN hätte Mängel absichtlich gelassen, um später zu verdienen. Vertrauen und klare Abgrenzung sind wichtig: Was gehört zur Wartung (reinigen, justieren, schmieren) vs. was ist zusätzliche Instandsetzung (Teil kaputt, wechseln). Im Vertrag steht das meist („Wartung inkl. Kleinmaterial bis 10€, ohne Ersatzteile“ o.ä.). Für die Rechnung heißt das: Der AN rechnet nur die Wartung ab, für Ersatzteile schreibt er ein Angebot. Der AG zahlt nur was vereinbart. Um Unstimmigkeiten vorzubeugen, kann der AN dem AG vorab Wartungspläne schicken und nachher Zusammenfassungen: z.B. „In Q1 wurden 10 Anlagen gewartet, 3 Mängel festgestellt, 2 sofort behoben im Rahmen, 1 Vorschlag gemacht.“ Der AG schätzt so etwas als Transparenz. Payment: Wartungsverträge haben oft Zahlungspläne, der AN möchte die vollen Pauschalen pünktlich. Wenn der AG unzufrieden ist (vllt weil Protokoll fehlt), darf er nicht einfach zahlen kürzen, das wäre vertragswidrig, aber er kann Zahlung zurückhalten bis Protokoll kommt. Der AN sollte also alles anliefern, um nicht Cashflow zu verlieren. Auch aus AN-Sicht: Nachweispflichten sind oft lästig (Papierkram), aber im Wartungsgeschäft unvermeidbar und auch Haftungsgrundlage (wenn was passiert, will AN beweisen, er hat ordnungsgemäß gewartet – die Protokolle schützen ihn auch). Daher meist hohe Compliance. In der Vertragsanbahnung kann der AN vorschlagen, ein gemeinsames digitales Wartungsportal zu nutzen, was die Ablage von Protokollen automatisiert – das wird teilweise gemacht (Systeme wie Planon, SAP PM accessible to contractor, etc.). Der AG muss es zulassen/schaffen. Insgesamt ist die Rechnungslegung bei Wartungsverträgen relativ standardisiert, aber bedarf Sorgfalt in der Dokumentation.

Reinigungsverträge (insb. Unterhaltsreinigung) im FM sind typischerweise Dienstverträge, die die laufende Reinigung von Gebäuden/Flächen regeln, oft zu fest definierten Intervallen. Qualität und Frequenz sind vertraglich festgelegt, Erfolg ist schwerer zu messen (Sauberkeit ist subjektiver als „Maschine läuft“). Dennoch gibt es Leistungskennzahlen (z.B. Revierpläne, Qualitätskontrollen).

• Erforderliche Rechnungsangaben: In der Regel werden Reinigungsverträge monatlich pauschal abgerechnet. Die Rechnung enthält dann z.B.: „Unterhaltsreinigung Objekt X, Monat September 2025 gemäß Vertrag Nr… – € Betrag“. Wichtig sind Angaben zur Fläche oder Leistungsumfang: Oft wird z.B. nach Quadratmetern und Reinigungsfrequenz kalkuliert. Die Rechnung kann z.B. angeben „3.000 m² Bürofläche @ 5 Reinigungen pro Woche gemäß Vertrag, Monatspauschale“. Einige Auftraggeber wünschen, dass in der Rechnung bestimmte Kennziffern stehen (z.B. m²-Zahl), um schnelle Plausibilisierung zu erlauben. Andere sind mit einer Pauschalsumme zufrieden, solange es dem Vertrag entspricht. Neben Standardangaben sollte die Rechnung auch hier den Leistungszeitraum nennen („Reinigungsperiode September 2025“), denn das bestimmt oft die Zuordnung. Wenn im Vertrag variable Leistungen vereinbart sind (z.B. Sonderreinigungen auf Abruf wie Teppichgrundreinigung, Glasreinigung quartalsweise), können diese entweder separat beauftragt und dann in der monatlichen Rechnung extra aufgeführt werden. In dem Fall müssten diese Posten klar gekennzeichnet werden („Sonderleistung: Glasreinigung am 12.09.2025 – € Betrag“). Steuerliche Pflichtfelder normal. Bei öffentlichen Auftraggebern könnten auch hier Formatvorgaben existieren, aber inhaltlich ist es straightforward. Mit Blick auf die Transparenz wird es gern gesehen, wenn pro Objekt oder Gebäude separate Positionen gemacht werden (falls der Vertrag mehrere Liegenschaften umfasst). So kann intern verteilt werden. Wenn der Reinigungsvertrag Leistungswerte hat (qm-Leistung pro Stunde), fließt das meist nicht in die Rechnung ein, sondern nur in die Kalkulation. Aber falls z.B. ein Malus-System existiert (Qualitätsmängel -> Abzüge), müsste die Rechnung das abbilden: z.B. -5% wegen nicht erfüllter Qualitätsstufe. In der Praxis passiert das seltener, aber manche Verträge haben sowas (Q-Bewertungen via EVS-System etc.). Dann analog PPP: Bonus/Malus als Zeile in Rechnung. Standardfall aber: fixe Pauschale.

• Rechnungsbegründende Unterlagen: In der Reinigungsbranche sind Leistungsscheine oder -nachweise nicht immer so formal wie in Technik. Früher gab es Putzfrauenbücher oder Anwesenheitslisten, heute oft elektronisches Zeiterfassungssystem oder Checklisten. Als Nachweis kann dienen: Revierpläne mit täglicher Abzeichnung (der Reinigungskraft oder vom Objektverantwortlichen). In sensiblen Bereichen (z.B. Reinraum) führt man Protokolle, die auch der Rechnung beigelegt werden könnten, aber im Büroalltag kaum. Eher sind Qualitätsprüfberichte relevant: Viele Verträge folgen dem Standard der RAL-GZ 902 (Qualitätssicherung Gebäudereinigung), da gibt es Bewertungslisten (Sauberkeitsgrad). Ein AG könnte stichprobenartig Qualitätskontrollen durchführen, aber die sind nicht unbedingt beim AN – manchmal gemeinsames Audit. Als Unterlage an der Rechnung werden oft gefordert: Leistungserfüllungserklärung – z.B. der Objektleiter bestätigt, dass im Monat alle Leistungen erbracht, Ausfälle ggf. vertreten wurden etc. Das kann formlos sein. Einige Verträge fordern Monatsberichte mit ggf. Besonderheiten (z.B. „im September 2 Tage zusätzlich Grundreinigung gemacht“, als Info). Wenn variable Leistungen im Monat erbracht wurden (z.B. extra Fenster putzen, Teppich shampoonieren), dann sollten entsprechende Leistungsnachweise (Aufträge, Arbeitsberichte) beiliegen. Häufig laufen Sonderleistungen über separate Bestellvorgänge mit eigenem Nachweis. Wenn es Personalstunden extra gab (z.B. für Veranstaltungsreinigung), dann Stundenzettel als Beleg. Bei manchen sensiblen Objekten (z.B. Sicherheitsbereiche) wird dokumentiert, wer gereinigt hat (Liste der Mitarbeiter und Zeiten). Solche Listen können dem AG ausgehändigt werden; ob sie direkt an der Rechnung hängen, ist unterschiedlich – möglich aber, um eventuelle Nachfragen (z.B. „war überhaupt wer da nachts?“) zu entkräften. Kurz: Standard-Unterhaltsreinigung hat wenig formelle Nachweise (man „sieht“ die Sauberkeit), aber Ausnahmen: Der AG könnte Fotos von unsauberen Bereichen machen und reklamieren – das wäre dann umgekehrt rechnungsbegründend für Abzüge. Wenn Abzüge wegen Schlechtleistung, bräuchte man Protokoll einer Qualitätskontrolle. Das ist aus AG-Sicht relevant: Falls er weniger zahlen will, muss er dokumentieren, wo die Leistung fehlte. Das würde er dem AN mitteilen und evtl. in Abzug bringen. Solche Dokumente gehören dann auch zum Abrechnungsvorgang (anbei "Kürzungsprotokoll Nr. X").

• Datenfelder und Strukturen für automatisierte Prüfung: Reinigungsleistungen sind volumetrisch: große Datenmengen (viele Räume), aber repetitiv. Automatisiert prüfen heißt hier v.a.: stimmt der abgerechnete Betrag mit dem vertraglichen Pauschalpreis überein? Das ist trivial, solange keine Änderungen. Wenn Flächenänderungen oder Leistungsanpassungen vorkommen (z.B. mehr Fläche wegen Umbau, seltener Reinigung während Lockdown etc.), dann werden normalerweise Vertragsänderungen gemacht. Das System könnte solche Änd. erkennen, wenn z.B. m² in Stammdaten angepasst. Manche modernen FM-Systeme haben Raumdaten und Reinigungsrhythmen – theoretisch könnte man, falls die Reinigung nach IST-Daten abgerechnet würde (z.B. Nutzer hat Fläche reduziert), automatisiert anpassen. In Praxis werden aber Festpreise pro Monat vereinbart, die nur bei größeren Abweichungen neu verhandelt werden. Felder: Objekt/Fläche (evtl. als Info), Zeitraum, Preis. XRechnung kann mehrere lines haben, aber oft reicht eine Summenposition. Für Abzüge (Qualität) hat man analog PPP, aber selten standardisiert. Ein qualitativ orientierter AG könnte in eigenem System ein Scoring führen – wenn Score < Vertragsschwelle, dann 5% Abzug. Das könnte theoretisch ins Rechnungssystem einfließen: Der AG generiert dem AN eine Gutschrift über 5% und zahlt gekürzt. Das ist aber sehr fallabhängig. Für Personalstunden (z.B. Sonderreinigung) kann man Zeiterfassungsdaten aus dem Gebäudezugang nutzen. Wenn Reinigungsfirma Mitarbeiter chippen ein, könnte das Portal sehen, ob entsprechende Extra-Leistung erfolgte. Aber Unterhaltsreinigung an sich überprüft man vorrangig über Q-Kontrolle, nicht Anwesenheit (man setzt voraus, dass sauber = war jemand da). Ein Feld, das man tracken kann, ist Außerplanmäßige Leistungen. Ein Beispiel: Corona-Sonderreinigung März, zusätzlich Sprühdesinfektion 10x – das kann in einem System als Event erfasst sein und vom AG autorisiert. Die Rechnung müsste das auch haben. Wieder Bestellnummer oder Auftragscode. So kann ein System abgleichen, dass diese Extra-Leistung genehmigt war. Summen und Steuer trivial.

• Geeignete digitale Standards: XRechnung/ZUGFeRD, klar. Für Flächen kann BIM eine theoretische Rolle spielen: In Zukunft könnten BIM-Modelle die Flächendaten liefern und auch Änderungen. Dann könnte man Abrechnung moduliert an BIM knüpfen. Z.B. wenn ein Bereich temporär außer Betrieb (Baustelle), nicht reinigen -> Abzug. So was ist denkbar mit IoT (Sensor sagt Raum 101 5 Tage ungenutzt, keine Reinigung erfolgte, also Ersparnis?). Standards existieren hier (BIM occupancy info), aber keine direkte Integration bisher. Ein Standard, der näher liegt: VDMA 8741 gibt es glaube ich für Flächenmanagement, nicht sicher relevant. GEFMA hat Kennzahlenkataloge (GEFMA 160), aber das ist Planungsniveau. Reinigungsbranche hat Software die oft eigen ist (wie Karcher, und Q-Apps). Austauschformate sind rar. Evtl. REI (Real Estate Information) or IFMA etc. Aber nichts spezielles. Also E-Invoice Standard suffice. Möglicherweise könnte man per QR Code an jedem Raum sich einchecken, aber das ist Ablauf, kein Format.

• Anforderungen AG und AN: Auftraggeber verlangen bei Reinigung vor allem Zuverlässigkeit und Sauberkeit, die Abrechnung ist meist unkompliziert, solange alles ok. Sie achten jedoch auf Flexibilität: z.B. wenn Fläche reduziert, erwarten sie Anpassung (Vertrag oft als Einheitspreis pro m² pro Monat formuliert, sodass hoch/runter skalierbar). Also AG wollen, dass der AN Änderungen (z.B. Flächenänderung, geänderte Intervalle bei Bedarf) schnell in Abrechnung umsetzt. Weiters legen manche AG Wert auf Transparenz der Lohnkosten (etwa bei Öffentlichen, Tariftreue). Manchmal muss der AN nachweisen, dass er tarif bezahlt (Mindestlohn, etc.). Aber in Rechnung wird das nicht direkt ersichtlich, das wird eher in Vergabe geprüft. AGs im öffentlichen Bereich haben auch Interesse an eventuellen Sozialkriterien (z.B. Anzahl Behinderter im Personal), aber das tangiert Abrechnung nur indirekt (nicht monetär). Aus AG-Sicht minimaler Dokumentationsaufwand: keiner will monatlich 100 Zettel mit Putzlisten. Oft gibt es deshalb Meetings: z.B. monatliches Reinigungs-Jour-fixe, wo Probleme besprochen, aber nicht in Rechnungen thematisiert. Rechungsprüfung seitens AG besteht meist daraus, Summen check und evtl. stichproben ob Leistung gepasst hat. Er wird nur Abzüge machen, wenn wirklich gravierende Mängel oder Ausfälle (z.B. Reinigungsmitarbeiter 1 Woche nicht erschienen, dann anteilig Abzug). Der Auftragnehmer möchte vor allem pünktlich bezahlt werden, oft sind Margen klein und Löhne monatlich fällig. Er schickt die Rechnung meist standardisiert, oft ohne individuelle Nachweise, um es einfach zu halten. Er hat Interesse, dass es keine Kürzungen gibt – daher wird er bei Reklamationen eher Kulanzleistungen erbringen (Nachreinigung) statt gleich Geld abziehen lassen. Die Abrechnung will er stabil halten. AN müssen oft Personalwechsel managen; was AG interessiert: dass immer genug Leute da sind. Manche AG fordern Personallisten oder Check-in/Check-out. Das ist extra Aufwand für AN, aber bei sicherheitssensitiven Objekten (z.B. Ministerium) normal. AN muss dann vllt. diese Listen bereitstellen (manchmal verlangt AG die mit Rechnung als Nachweis, z.B. im Wachdienst eher als in Reinigung). In der Reinigung durchschnittlich eher nicht. Der AN hat auch mit schwankenden Bedarf zu tun (z.B. Veranstaltung -> mehr Reinigung), da muss er adhoc Leistungen anbieten und nachher extra abrechnen. Er will, dass diese Extras formal beauftragt werden, damit er sicher bezahlt wird. So drängt er bei AG: "bitte schriftlich per E-Mail beauftragen, dann mach ich es". Der AG muss intern genehmigen; besser vorher definierte Preise im Vertrag (z.B. Sonderreinigung pro Stunde X €). Dann kann er es leicht fakturieren. Der AN hat zu beachten, dass Reinigungsleistungen oft nach Fläche bezahlt, egal wie lange es dauert – also Effizienz = Gewinn. Abrechnung zieht daraus: Er will nicht detailgenau ausweisen, wieviel Stunden er geputzt hat (weil wenn er langsamer war, will AG nicht mehr zahlen, wenn schneller, will AG Geld zurück?). Daher pauschal. Nur Extra nach Stunden, da listet er gerne. AG verstehen das. In Verträgen steht aber manchmal, dass AG ein Recht hat, Lohnnachweise zu sehen (um Schwarzarbeit etc. zu kontrollieren). Das kann er sich vorbehalten, aber nicht zwingend zur Rechnung beifügen. In Summe: Reinigungsabrechnung ist die weichste im FM – wenig harte Kriterien, viel Vertrauen in fortlaufende Leistung, Abrechnung quasi fix. Daher verlagert sich viel ins Vertragscontrolling (Sauberkeitsprüfungen, Feedbackrunden) statt in die Rechnungskontrolle. Die Rechnung muss sauber und schlicht sein, damit Buchhaltung sie schnell bezahlt. Alle Feinheiten regelt man bilateral.

Sicherheitsdienstverträge decken Leistungen wie Pförtnerdienste, Objektschutz, Werksschutz, Empfangsdienste oder Revierwachdienste ab. Sie sind Dienstverträge, da die Sicherheitstätigkeit als solche geschuldet ist, ein garantierter Erfolg (Verhinderung aller Zwischenfälle) aber nicht zugesichert werden kann. Dennoch sind Parameter wie Stundenpräsenz, Streifenintervalle etc. genau definiert.

• Erforderliche Rechnungsangaben: Die Abrechnung erfolgt meistens auf Basis von Stundensätzen und tatsächlich geleisteten Stunden (sofern nicht pauschale monatliche Wachpräsenz vereinbart ist, was selten ist, da Personalaufwand variabel). Daher muss die Rechnung i.d.R. aufführen: Anzahl der geleisteten Stunden im Abrechnungszeitraum (z.B. pro Dienstposten oder Wachbereich) multipliziert mit dem vereinbarten Stundenlohn/Preis. Z.B.: „Objektschutz Haupttor: 720 Stunden à 25 € = 18.000 €“ für den Monat. Wenn verschiedene Kategorien von Personal oder Zeiten (Werktag, Nacht, Wochenende mit Zuschlägen) vereinbart sind, dann je Kategorie. Typisch könnte eine Rechnung folgende Positionen haben: Tagdienst Mo–Fr, 8–18h: X Std à Y €, Nachtdienst: X Std à Y €, Wochenende: X Std à Y €, Einsatzleitung/Alarmverfolgung: X Pauschalen etc. Alle diese Inhalte ergeben sich aus dem Vertrag/Angebot. Es ist wichtig, dass die Rechnung diese Differenzierung einhält, damit der AG nachvollziehen kann, ob z.B. teure Nachtstunden in richtiger Anzahl berechnet wurden. Summiert muss es den personellen Besetzungsplan entsprechen. Falls es eine pauschale Grundgebühr gibt (manchmal für Bereitschaft oder Fahrzeug), wäre die als eigene Zeile auszuweisen. Auf der Rechnung sollten auch Zeitraum und Objekt genannt werden („Werksschutzfabrik XY, September 2025“). Die Pflichtangaben (Name, Adresse etc.) sind Standard. Möglicherweise ist in Sicherheitsverträgen die MwSt-Konstellation wichtig: Bestimmte Bewachungsleistungen sind voll USt, aber es gab früher mal Grenzfälle bei Wachschutz? Nein, i.d.R. 19%. Außer vielleicht internationaler Bereich. Also normal. Wenn z.B. Material oder Ausrüstung gestellt wird (Fahrzeuge, Diensthunde, etc.), und extra berechnet (Vertrag kann regeln Fahrzeugpauschale pro Monat), tauchen diese auch als Positionen auf („Einsatzfahrzeug Pauschale Monat: 500 €“). Insgesamt: Transparenz in Art und Umfang der Dienststunden ist wesentlich.

• Rechnungsbegründende Unterlagen: Ein essentieller Nachweis im Sicherheitsbereich sind Dienst- bzw. Wachberichte und Stundennachweise. In stationären Objektschutzverträgen gibt es oft Postenbücher oder digitale Wächterkontrollsysteme (Rundgänge werden elektronisch protokolliert mittels RFID an Kontrollpunkten, z.B. das „Deister-System“). Der Auftraggeber kann verlangen, dass monatlich die Auslesedaten oder Berichte vorgelegt werden. Diese zeigen wann der Wachmann wo war. Das dient als Erfüllungsnachweis. Ebenso gibt es Schichtpläne und Ausfallprotokolle. Als rechnungsbegründende Unterlage wird meist eine Stundenaufstellung beigefügt: z.B. Tabelle für Monat: Tag für Tag, welche Schichten besetzt, mit Summierung zu der in Rechnung gestellten Stundenanzahl. Ideal ist, wenn vom Auftraggeber beauftragte Stunden = gearbeitete Stunden. Wenn Abweichungen (z.B. zusätzlicher Einsatz wegen Alarm, oder Personalausfall), dann wird das markiert. Kurz: Der AG will sicherstellen, dass er nur die Stunden zahlt, die auch tatsächlich geleistet wurden. Daher sind vom Wachpersonal gegengezeichnete Stundenzettel oder elektronische Zeitnachweise (Stechuhr / Zutritt) wichtige Belege. Manche Objekte haben Zugangskontrolle, so sieht man, wann der Wachmann kam und ging – diese Logfiles könnten als Nachweis dienen. Üblich ist eher aber der Dienstleister liefert ein Monatsrapport: Der Objektleiter bestätigt: im Monat X wurden Y Stunden in Bereich Z erbracht. Der AG (oder dessen Vertreter, z.B. Objektmanager) kann gegenzeichnen. Das Dokument geht dann in die Rechnung als Anlage. Weitere Unterlagen: Ereignisprotokolle (wenn es besondere Vorkommnisse gab, z.B. Einbruchversuch vereitelt – hat auf Rechnung keinen Einfluss, aber als Reporting). Falls der Vertrag Interventionspauschalen hat (z.B. Alarmverfolgung - pro Alarmfahrt 1 Pauschale), müssen die Vorkommnisse nachgewiesen sein, z.B. Alarmprotokolle der Leitstelle. Diese sollten angehängt werden, um die Abrechnung solcher Einsätze zu rechtfertigen („Alarm am 12.9. um 02:00, Einbruchmelder, wurde geprüft – Pauschale 100€“ belegt durch Leitstellenreport). Auch falls Bewachung auf Anforderung (z.B. Sonderbewachung Event) – dann wird ein separater Auftrag/Anforderung vorliegen, diesen als Kopie beilegen. In sensiblen Bereichen (bewaffneter Schutz etc.), prüfen Behörden mit – dann sind z.B. Schulungsnachweise oder Befähigungsscheine relevant. Der Auftraggeber könnte diese initial verlangen und ggf. aktualisiert (z.B. jährliche Waffensachkunde). Aber in der laufenden Abrechnung taucht das selten auf, außer z.B. er will sehen, dass die anwesenden Personen qualifiziert sind (dann Personalliste mit Qualifikationen). Letztlich wird der AG insbesondere Summen überprüfen – die Unterlage, die Summe stützt, ist meist die Stundenabrechnungsliste mit Unterschrift von beiden Seiten.

• Datenfelder und Strukturen für automatisierte Prüfung: Ein Großteil der Bewachungsabrechnung ist stundenbasiert – das lässt sich automatisieren, wenn der AG digitale Zeiterfassung nutzt. In einigen Objekten müssen Wachdienstleister sich im Zeiterfassungssystem des AG anmelden. Dann hat der AG alle Ist-Zeiten und kann die Rechnung damit vergleichen. Idealerweise hätte jede Schicht eine geplante Dauer (Soll laut Vertrag) und eine Ist (tatsächlich). Eine Software kann dann Abweichungen erkennen. Also Felder: Datum/Zeit von-bis, Soll Stunden, Ist Stunden. Das ist aber nicht Bestandteil der Rechnung selbst, sondern rohdaten. Die Rechnung liefert aggregiert X Stunden. Wenn man pro Tag oder Wachposten separate Positionen in der E-Rechnung eintragen wollte, würde das Dutzende Positionen monatlich ergeben – ineffizient und unüblich. Daher hier Automatisierung eher über Abgleich mit hinterlegten Schichtplänen. Das ERP oder Dienstplan-Software des AG kann eine Freigabe generieren („erbrachte Stunden im Monat: 720h“) und dann die Rechnung prüfen, ob die 720h angesetzt. Sofern das deckungsgleich, ok. Also es braucht Felder: Summe Stunden je Posten – was man ja in Positionen hat (z.B. Pos1: Posten A – 240h). Dann kann das System auf Auftrag posten A (vielleicht 2 * 8h * 15 Tage = 240h) checken. Evtl. auch, ob an Sonn-/Feiertagen richtiger Zuschlag angewandt. Das wird in Rechnung als eigene Rate stehen, System weiß an wie vielen Feiertagen. Also Felder: Feiertagsstunden, Nachstunden, etc. Der E-Rechnungsstandard hat kein spezielles Feld „Feiertag“, aber man benennt Position entsprechend. Die automatische Prüfung könnte auf Basis des Kalenders und der Positionstexte Validität prüfen. Weiterhin ist relevant: Personalanforderungen. Manche Verträge verlangen nur zertifiziertes Personal. Der AG könnte an sein Zutrittssystem anknüpfen: Person X hat Qualifikation Y und ist hinterlegt. Tritt Person Z (ohne Quali) auf, würde das System flaggen. Das ist aber sehr speziell. In offenen Arealen schwer. Aber z.B. in IT-Rechenzentrum-Bewachung kann man definieren nur bestimmtes Personal hat Zugang. Automatisiert liesse sich dann regeln, dass nur wenn registrierter Wachmann anwesend, die Stunden zählen. Solches findet man in Hochsicherheit. Normales ABO, eher nicht. Summarisch: Das ERP will v.a. die Stunden und Sätze matchen, was straightforward ist.

• Geeignete digitale Standards: Wiederum XRechnung etc. Hier aber ist interessant: Es gibt Workforce-Management-Systeme (z.B. zvoove, Eurowatch etc.), die Stunden erfassen und Lohn und Kundenabrechnung vorbereiten. Manche können elektronische Rechnungen generieren. Aber Format egal, muster I think PDF or CSV. In Behördenumfeld E-Rechnung. Vielleicht kann der Lieferant z.B. im Portal des AG die Stunden erfassen und dort gleich die Rechnung generieren. Das geht, wenn AG Portal hat. Z.B. die Deutsche Bahn hat ein System namens „DAVIS“ für Sicherheitsdienste, da wird digital gemeldet und abgerechnet. Das sind aber proprietäre EDI-Lösungen. Standardwise: E-Rechnung with positions by category. Es gibt auch Standard XML für Zeitmeldungen (SAP CATS idoc maybe?), but not widely cross-company. Der DIN 77200 ist relevant (Qualitätsstandard für Sicherheitsdienste), aber das ist Zertifizierung, kein Datenaustausch. Ggf. Tools wie GuardControl generieren Berichte, aber Format meist PDF/Excel. Also Format: XRechnung plus optional attach monthly service report.

• Anforderungen AG und AN: Auftraggeber im Sicherheitsbereich achten stark auf Präsenz und Zuverlässigkeit. Größte Angst: Posten unbesetzt (was sofort Vertragspflichtverletzung ist). Daher wollen AG meist spontane Transparenz: Sie möchten z.B. Zugang zu Wächterkontrolldaten oder spontane Stichkontrollen. Bei Abrechnung liegt Fokus, ob der AN ungeplant mehr Stunden berechnet (z.B. wegen Mehrleistungen) oder weniger geleistet hat als Soll (dann theoretisch Abzug). Many contracts say: "Nicht geleistete Stunden werden abgezogen und mit Konventionalstrafe x belegt". Der AG wird deshalb Zahl der Stunden streng vergleichen mit dem Dienstplan. Falls Wachpersonal gefehlt hat und nicht ersetzt wurde, wird er das abziehen (und dem AN mitteilen). Umgekehrt, wenn Extra-Einsätze (Alarm etc.) da waren, will er das sehen mit Bericht. AG schätzen strukturierte Rechungen, weil Sicherheitsverträge oft vom Controlling betrachtet werden (Sicherheitskosten vs Plan). Der AG will auch Konformität mit arbeitsrechtl. Vorgaben (WachG, Bewacherregister). Er könnte stichproben Personallisten mit Rechnung abgleichen um Schwarzarbeit zu verhindern. Auch ABO: Will sichergehen, dass der AN Tariflohn zahlt (um Sozialdumping zu vermeiden). Indirekt könnte er Einsicht in Lohnlisten fordern (kommt vor). In der Abrechnung taucht das aber nicht auf, es sei denn der AG vergleicht ob der Stundenlohn verdächtig niedrig ist – aber das ist im Vertrag fix. Ansonsten will AG Minimierung admin: also lieber monatspauschale, aber das geht selten da stundenabhängig. Der Auftragnehmer hat großes Interesse, dass alle geleisteten Stunden bezahlt werden (inklusive Überstunden, Sonderdienste). Er wird daher akribisch dokumentieren, falls Extra-Einsätze anfielen, um sie berechnen zu können. Er hat auch Interesse an Stabilität: Die im Vertrag kalkulierten Stunden pro Monat sollen möglichst komplett berechnet werden (falls Person mal 1h früher gegangen, offiziell müsste er die Stunde weniger berechnen, manche glätten sowas). Er versucht z.B. Ausfälle durch anderen Mitarbeiter aufzufüllen, damit Stunden voll. Abrechnungstechnisch will er also den vertraglichen Soll möglichst immer fakturieren – sofern der AG keine Infos hat, wird er es tun. Aber AG mit Zutrittssystem könnten entlarven, falls mal Lücke. AN wird somit streng auf interne Zeiterfassung achten und Unregelmäßigkeiten ausbügeln (z.B. wenn eine Nacht war niemand da, großen Eklat). AN reagiert auf solches oft mit Gutschriften proaktiv, um Strafen zu vermeiden. Von den Anforderungen her, AN muss viele** Behördenauflagen** erfüllen (Gewerbeerlaubnis, Bewacherregister-Meldung jeder Person etc.), aber das betrifft Rechnungsinhalt nicht. Er wird dem AG aber initial diese Nachweise gegeben haben (Registrierungsnummern), eventuell pflegen. Im laufenden betrieb will AN gute Beziehung: oft reagiert er auf spontane Zusatzwünsche (mehr Personal bei Event) flexibel, in Hoffnung auf länger Bindung; rechnet das dann fair ab. Ebenso vermeidet er Penalty: eher als mal unberechtigte Abkürzung in Rechnung riskieren, ist er geneigt, bei Qualitätsmängeln Rabatte zu gewähren. All das spiegelt sich in Abrechnung (durch minus-Position oder separate Gutschrift). Vertragsgestalterisch definieren oft KPIs (z.B. Lückenlos besetzt = 100%, ein Ausfall = Abzug XY). Der AN versucht im Vertrag strenge Strafen abzumildern, da Personalausfälle nie 100% vermeidbar. Aber steht's drin, muss er es schlucken. Finanziell will AN oft Preisgleitung (Mindestlohn steigt regelmäßig). Der AG muss das zahlen sonst rechnet es sich nicht. In neueren Verträgen sind Klauseln, dass bei Mindestlohnerhöhung der Stundenlohn angepasst wird – das muss dann in Rechnung entsprechend ab bestimmtem Monat erfolgen. AN wird auf diese Klauseln pochen und dann z.B. ab Juli neuen Stundenpreis ansetzen. Der AG muss das akzeptieren. Daher in Abrechnung ggf. im Jahr Änderung – muss man klar ausweisen („Juli: 26 €/h wg. Mindestlohn +1€“). Insgesamt: Genauigkeit, Pünktlichkeit, Klarheit der Abrechnung fördern vertrauensvolles Verhältnis in dieser sensiblen Dienstleistung.

Beraterverträge im FM-Umfeld können z.B. die Consulting-Leistungen für FM-Strategien, technische Beratungen, Implementierung von Systemen etc. betreffen. Sie sind in aller Regel Dienstverträge (kein garantierter Erfolg, nur Bemühung), außer es wird ein bestimmtes Gutachten oder Planung als Werk geschuldet (dann Mischung). Hier betrachten wir primär Beratungsleistungen ohne Werkcharakter.

• Erforderliche Rechnungsangaben: Beratungsverträge werden oft auf Tagessatz- oder Stundenbasis mit einem Maximalbudget geschlossen, oder als Festpreis für definierte Phasen (z.B. Konzeptphase, Implementierungsphase). Folglich muss die Rechnung darstellen, welche Beratertage/-stunden in welcher Leistungsperiode angefallen sind, bzw. welche Phase abgeschlossen ist. So könnte z.B. eine Rechnungsposition lauten: „Leistungsphase 1: Bestandsanalyse FM-Prozesse – Pauschalhonorar 10.000 € (abgeschlossen am 15.05.2025)“. Oder bei Zeithonorar: „Beratungsleistung April 2025 – Seniorberater 5 Tage à 1.000 € = 5.000 €; Juniorberater 3 Tage à 600 € = 1.800 €“ etc. Essentiell ist die Leistungsbeschreibung so zu formulieren, dass sie dem vertraglich vereinbarten Leistungskatalog entspricht. Beraterverträge haben oft ein Angebot oder Pflichtenheft, worin einzelne Module stehen – die Rechnung sollte auf diese Module Bezug nehmen („Workshop XY durchgeführt am…, siehe Angebot Pos. 3“). Die Pflichtangaben (StNr, Rechnungsnr., Datum etc.) wie üblich. Wenn der Berater Auslagen hat (Reise, Hotel) und der Vertrag vorsieht Erstattung, tauchen diese als separate Posten auf, meist steuerlich genauso behandelt aber ggf. ohne Aufschlag (manchmal netto durchlaufend). Diese müssen aufgeschlüsselt werden („Reisekosten Bahn, siehe Beleg – 80 €“), und oft sind die Originalbelege als Anlage gefordert (für Vorsteuer und Plausibilität). Steuerlich: Beratung ist 19% USt, es sei denn als Dozententätigkeit unter gewissen Umständen steuerfrei, hier aber eher nicht. International wenn Berater aus Ausland, Reverse Charge, aber bleiben wir in DE. Also idR normal. Noch erwähnenswert: Zahlungsmeilensteine. Manche Beratungsverträge definieren z.B. 30% bei Kick-off, 40% bei Zwischenergebnis, 30% bei Abschluss. Dann ist die Rechnung entsprechend: „1. Abschlagszahlung (30%) auf Beratungsvertrag vom …“ – diese sollte dann aber nicht als „Abschlagsrechnung“ ohne Leistungstext sein, sondern bestenfalls benennt, welche Phase sie abdeckt (z.B. Kick-off-Workshop erledigt). Der Kunde muss ja inhaltlich zuordnen können, was er bezahlt.

• Rechnungsbegründende Unterlagen: In Beratungsprojekten dienen vor allem Leistungsnachweise wie Stundenzettel oder Einsatzberichte als Beleg. Üblich ist ein Tätigkeitsnachweis pro Monat, der bspw. stichpunktartig aufführt, was an welchen Tagen getan wurde („01.04.: Workshop Planung, 8h; 02.04.: Datenaufbereitung, 4h; …“). Dieser vom Berater ausgefüllte Nachweis wird vom Auftraggeber oft gegengezeichnet, zumindest in Projekten mit intensiver Zusammenarbeit. Für Pauschalphasen sind als Nachweis primär die Ergebnisse relevant: z.B. das abgelieferte Konzeptdokument, der Abschlussbericht, Präsentationen etc. Diese werden dem Auftraggeber ohnehin geliefert; für die Rechnung kann man verweisen „Konzeptbericht vom 10.05. beiliegend“. Wenn konkrete Deliverables im Vertrag stehen (z.B. „Lieferung eines Lastenhefts“), dann ist dieses Dokument der Nachweis, dass die Leistung erbracht wurde. Insofern kann man es als Anlage zur Rechnung betrachten, jedoch bei geistigen Leistungen ist es eher im Fluss des Projekts übergeben. Was aber häufig als formeller Anhang kommt: Abnahmeprotokolle oder Leistungsbestätigungen. Zum Beispiel: Der Auftraggeber unterschreibt nach jeder Phase, dass er die Zwischenergebnisse akzeptiert (das ist zwar eher bei Werkverträgen üblich, aber auch bei wichtigen Beratungsmeilensteinen denkbar). Dieses Dokument könnte beigefügt sein um zu zeigen: ja Phase erledigt, Kunde einverstanden. Für die zeitbasierte Abrechnung gilt: je mehr Transparenz in den erbrachten Stunden, desto höher die Akzeptanz beim Kunden. Daher oft als Anhang zur Rechnung ein detaillierter Stundennachweis. Auch E-Mails, in denen der Kunde bestimmte Arbeiten freigibt, können als Nachweis dienen wenn es Mehraufwand gab – dann lieber extravertraglich. Reisebelege wie erwähnt sollten beigefügt sein (ggf. Kopien, Original hat meist Kunde in Buchhaltung).

• Datenfelder und Strukturen für automatisierte Prüfung: Beratungsrechnungen können vom Auftraggeber nur bedingt automatisch geprüft werden, da es oft auf inhaltliche Abnahme ankommt. Wenn es aber Zeit&Material basiert, ein ERP kann checken: Stundensatz und Anzahl gegen Vertrag. Also relevant: Vertragsreferenz, Leistungskategorie (z.B. Senior vs Junior Berater – im ERP als verschiedene Positionen hinterlegt mit vereinbartem Satz). Dann prüft System: berechneter Satz = vereinbarter? Stunden nicht über Budget?. Oft haben Projekte Budget in Stunden; ERP könnte summieren. Also es bräuchte Felder: Auftrags-/Projektnummer, Position/Leistungstyp, Menge (Stunden), Preis, Gesamt. XRechnung deckt das ab. Wenn Abschlagszahlungen vereinbart, dem System muss bekannt sein, wie viel schon abgerufen. Hierfür wie bei Bau: es würde manuell geschaut, oder ERP hat Payment plan. Es kann checken: diese Abschlagsrechnung = plan 2 von 3? Ok. UStG erfordert in Endrechnung Summen der Abschläge, aber bei Beratungen selten viele Abschläge. Wäre aber richtig: Endrechnung listet bereits erhaltene Beträge, wie bei Bau. Tools: Projektmanagement-Software (z.B. SAP PS oder JIRA etc.) kann dem ERP melden „Phase 1 done, bill 10k“. Das generiert dann die Rechnung – dem AN eher intern. Für den AG: Der kann beispielsweise bei laufender Beratung ein Freigabe-Protokoll ins System eingeben – z.B. genehmigte Stunden 40 – dann gleicht er ab, dass Rechnung 40h. Felder: Zeitperiode etc. Weniger formal als bei Wachdienst.

• Geeignete digitale Standards: Nichts branchenspezifisches. E-Rechnung generisch. Evtl. Leistungserfassung via Excel etc. Man könnte eine Consulting Invoice Standard (gibt’s aber nicht). ZUGFeRD passt wie immer. Manche Firmen lassen Berater auf Zeit auf Freelancer-Plattformen loggen (Upwork etc.), dort wird time tracking generiert. Dann Rechnung PDF/Excel. Standardissue. Nichts wie GAEB etc.

• Anforderungen AG und AN: Auftraggeber von Beratungen achten auf Nachvollziehbarkeit und Ergebnisorientierung. Sie wollen nicht Stunden bezahlen, in denen nichts Greifbares entstand. Daher fordern sie meist einen Bericht oder Nachweis pro Abrechnung. AG will sicher sein, dass Berater sich an Absprachen hält (nicht mehr Stunden abrechnet als abgesprochen, keine unnötigen Schleifen dreht). Transparenz (Stundenzettel) hilft Vertrauen. Sie wollen auch Verbindlichkeit: falls Festpreis vereinbart, keine Überziehung. AG sind auch an Zufriedenheit gekoppelt: manchmal halten sie Zahlungen zurück, bis qualitativ zufrieden. Das ist heikel, aber in Beratung öfters mit weichen Formulierungen. Der Auftragnehmer (Berater) will natürlich seine Leistung in angemessener Zeit bezahlt bekommen. Er hat Interesse, dem Kunden die Wertigkeit zu zeigen, daher liefert er oft umfangreiche Dokumentationen. Das kann ihn auch schützen vor „ihr habt nix gemacht“. In der Abrechnung möchte er wenn möglich Pauschalen (weniger Feilschen). Wenn stundenbasiert, muss er - oft unbeliebt - jede Stunde rechtfertigen. Er wird daher vllt. definieren „Tagespauschalen“ statt detail. Aber je nach Kunde. Der AN scheut oft umfangreiche Rechenschaft, doch professionelle Kunden fordern es. In Verträgen kann man Kompromiss finden: z.B. monatliches Kontrolling-Meeting, um Zwischenergebnisse und aufgewendete Stunden zu besprechen, damit die Rechnung dann ohne Streit bezahlt wird. AN hat auch oft Auslagen (Reise etc.); er will die schnell erstattet. Darum hängt er sie an und hofft zügige Erstattung. AG prüfen diese oft streng (ist das Hotel im Rahmen?). Hier kann im Vertrag feste Spesensätze definieren, dann in Rechnung pauschal ansetzen (z.B. Tagegeld 30€). Dann weniger Belege-Schick. AN versucht Vereinfachung, AG will Kontrolle - muss man austarieren. Juristen (Zielgruppe) würden hier zudem auf GoBD verweisen: Emails als Leistungsnachweise sind okay, aber sollten archiviert sein. Berater-AN, vor allem Kleiner, sollten aufpassen, formal Rechnungsanforderungen einzuhalten (manchmal Freelancer tun sich da schwer). AG will ordentliche Rechnung, sonst kann er Vorsteuer nicht ziehen. Also im Zweifelsfall hilft AG dem Berater "bitte ergänzen Sie Steuernummer" etc. Summiert: Der Erfolg eines Beratungsvertrags spiegelt sich darin, dass die Rechnung am Ende durch inhaltliche Zufriedenheit glatt geht. Daher vielleicht weniger streng als Bau, aber intangible, daher via Doku.

(Bauverträge wurden im Wesentlichen bereits unter Werkvertrag und GU/TU behandelt. Dennoch fassen wir die Spezifika nach VOB/B hier noch einmal prägnant zusammen, da die VOB/B im Baubereich spezielle Normen setzt.) Ein Bauvertrag im Sinne der VOB/B ist ein Werkvertrag über eine Bauleistung mit den besonderen Bedingungen der VOB/B (Verdingungsordnung für Bauleistungen, Teil B). Typisch ist, dass ein Leistungsverzeichnis existiert und die VOB/B als Vertragsbestandteil vereinbart wurde, was insbesondere detaillierte Regelungen zur Abrechnung und Prüfung beinhaltet.

• Erforderliche Rechnungsangaben: Die VOB/B § 14 verlangt, dass die Rechnung übersichtlich und in der Reihenfolge des Leistungsverzeichnisses aufgestellt wird. Das bedeutet, alle Positionen aus dem Vertrag, die abgerechnet werden, müssen in der Rechnung (oder deren Anhang) in der gleichen Nummerierung und Bezeichnung erscheinen wie im Vertrag vereinbart. Änderungen (Nachträge) sind gesondert zu kennzeichnen. Außerdem muss die Rechnung bei Bauleistungen die bis dahin geleisteten Mengen je Position angeben und bisher gezahlt Abschläge anführen. Praktisch sieht eine VOB/B-Schlussrechnung aus wie das ursprüngliche LV mit Spalten „vertragliche Menge“, „bereits abgerechnet in Abschlagszahlungen“, „neu abgerechnet“, etc., sofern so vereinbart. Wichtig ist die Angabe des Ausführungszeitraums und bei Bauwerken oft die Baugenehmigungs- oder Projektbezeichnung, damit es eindeutig ist. Im Unterschied zum einfachen Werkvertrag sind bei Bauverträgen auch die USt-besonderen Hinweise relevant: Bauleistungen an bestimmte Auftraggeber unterliegen dem Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG) – d.h. der Unternehmer stellt netto in Rechnung mit Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Das betrifft Bauleistungen an Bauunternehmer oder juristische Personen des öffentlichen Rechts. Ein VOB/B-Rechnungsteller muss prüfen, ob sein Kunde darunterfällt, und den Rechnungstext entsprechend gestalten (z.B. „Hinweis: Bauleistung gem. § 13b UStG, Umsatzsteuer schuldet der Leistungsempfänger“ anstelle der Ausweisung). Dies ist eine zusätzliche Komplexität im Bauvertrag gegenüber allgemeinen FM-Leistungen. (Beispiel: Ein FM-Unternehmen baut etwas für eine Kommune – §13b greift, also Netto-Rechnung.) Zudem, falls Bauabzugssteuer (§48 EStG) anfällt, sollte auf der Rechnung idealerweise die eigene Freistellungsbescheinigungs-Nr. vermerkt sein, um dem AG die Arbeit zu erleichtern. Summarum: Eine VOB/B-Rechnung muss streng strukturiert, umfangreich und gesetzeskonform bzgl. Steuersatz (oder Reverse Charge) sein.

• Rechnungsbegründende Unterlagen: Wie bereits ausgeführt, sind hier Aufmaße zentral. Jede Position, die nicht komplett pauschal war, wird aufgemessen. Die Aufmaßblätter sind die Belege, die belegen, wie die in Rechnung gestellte Menge zustande kam (z.B. laufende Meter Kabel verlegt, Quadratmeter Wand gestrichen etc.). Diese Aufmaße sollten den Prüfvermerk des Auftraggebers tragen (oft gemeinsam aufgestellt oder kontrolliert). Ohne geprüfte Aufmaße ist eine Bauabrechnung kaum prüffähig. Weitere typische Anlagen: Übergabeprotokolle, Inbetriebnahmeprotokolle, Prüfnachweise (z.B. Dichheitsprüfungen, Bewehrungsabnahmen, Schweißprotokolle). Diese zeigen, dass die Leistung dem Soll entspricht und abgenommen werden kann. Bei Einheitspreisverträgen kann es auch Material-Nachweise geben (z.B. Stahlabrechnung nach Lieferscheinen). Bei Nachträgen: die schriftlichen Nachtragsvereinbarungen unbedingt beilegen, um Rechtsgrundlage zu zeigen. VOB/B sieht vor, dass der Auftragnehmer dem AG alle erforderlichen Zeichnungen oder Pläne, die zum Verständnis nötig sind, beifügt. So werden z.B. Leitungspläne mit Markierung der verlegten Leitungen oft beigefügt. Letztlich kann bei komplexen Bauten ein ganzer Ordner an Unterlagen die Schlussrechnung begleiten, was aber vereinbarungsgemäß ist, um die Prüfung zu ermöglichen.

• Datenfelder und Strukturen für automatisierte Prüfung: Hier kommen GAEB-Strukturen ins Spiel (Positionsnummern, Hierarchien). Die Systeme der AG – z.B. Bauabrechnungssoftware – können GAEB-X Rechnungsdateien einlesen und automatisch prüfen, ob Zahlenwerk stimmig. Wichtige Daten: Pos.-Nr., Einheit, Ist-Menge, Einheitspreis, Gesamtpreis je Position. Summen nach Abschnitt, Gesamtsumme, Nachtragskennzeichen. Sind Wiederholungspositionen vorhanden, müssen die entsprechend zusammengefasst werden. Ein ERP könnte auch checken: Summe der Nachträge vs. genehmigtes Nachtragsbudget, etc. Also Felder: Kennzeichen ob Position = Nachtrag. Terminlich: es könnte auch relevant sein, ob die Ausführung im Zeitrahmen war – aber Abrechnung hat darauf kein Feld. Evtl. Abzüge (Verzugsstrafe) bei Terminüberschreitung – würden als Position negativ in Rechnung oder separate Gutschrift erscheinen. Automatisch kann das System das berechnen (z.B. Vertragsstrafe 0.1%/Tag Verspätung – rechnet 5 Tage -> Abzug). Aber oft setzt AG das manuell an.

• Geeignete digitale Standards: GAEB DA XML ist Standard (siehe 3.4 und 3.2). XRechnung natürlich als Hülle. Größere Auftraggeber haben eventuell Portallösungen: Einige Bundesländer nutzen z.B. iTWO ep oder eigene Plattformen, wo der Unternehmer die Rechnungsdaten online eingibt (das generiert intern die E-Rechnung). Im Prinzip jedoch: GAEB + XRechnung ist Stand der Technik. BIM-getriebene Abrechnung wird erprobt (Model Based Quantity Takeoff, dann Rechnung mit IFC-Modell-IDs), aber noch selten im echten Vergabealltag.

• Anforderungen AG und AN: Hier streben beide Seiten nach Rechtssicherheit. Der AG will keinesfalls zu viel zahlen – ergo besteht er auf voll prüffähiger Rechnung. Solange die Rechnung nicht prüfbar, kann er Zahlung aufschieben (VOB/B: Zahlung spätestens 30 Tage nach Eingang prüfbarer Rechnung). Also AG wird dem AN mitteilen, wenn was unklar oder fehlt, um Frist zu stoppen. Der AN hat folglich großes Interesse, eine einwandfrei prüfbare Rechnung abzugeben – lieber extra Belege beilegen und richtig formatieren, als Zahlungsverzug riskieren. AG wünscht u.U. Zwischenschritte: viele AG prüfen Abschlagsrechnungen bereits mit Detailtiefe, damit Schlussrechnung dann nur noch Zusammenfassung ist. AN sollten früh klären, was AG an Doku erwartet. Der AG hat, wie erwähnt, auch Pflichten nach Steuerrecht: Muss Reverse Charge richtig anwenden, Bauabzugsteuer abführen falls kein Freistellungsbescheid. Der AN wird also nach eigener Initiative dem AG seine Freistellung schicken, da sonst 15% seines Geldes vom AG einbehalten würden. Das ist im Abrechnungsprozess relevant, aber keine Rechnungspflichtangabe – doch in Praxis manchmal vermerkt „Freist.-Bescheinigung FinAmt XY liegt vor“. Dann weiß Buchhaltung, kein Abzug nötig. Aus AN-Sicht ist auch wichtig, dass Abschlagszahlungen regelmäßig erfolgen (Liquidität). VOB/B ermöglicht das via Abschlagsrechnungen, und BGB-Bauverträge ebenso (§ 632a). Der AN sollte davon Gebrauch machen – das entlastet Schlussrechnung und glättet Cashflow. AG werden gut geprüfte Abschläge leisten, haben aber bei der Schlussrechnung enge Kontrolle (da erst dann Gewährleistungs-Einbehalt etc. berechnet wird). Ein AG wird oft 5% als Sicherheit einhalten bis Gewährleistungsbürgschaft gestellt – in Rechnung wird dies meist nicht direkt angegeben vom AN, sondern AG kürzt bei Zahlung und fordert Bürgschaft. Kluger AN liefert Bürgschaft gleich mit Schlussrechnung, dann zahlt AG voll. Dies ist z.B. in VOB/B-Kommentar empfohlen, um Streit zu vermeiden. Also Abrechnung und Vertragsmanagement greifen ineinander. Letztlich ist das Ziel beider, zu einem einvernehmlichen Schluss zu kommen – lieber im Vorfeld Mengen und Nachträge abstimmen als in der Rechnungsschlacht drüber streiten. Dem dienen Vorab-Abstimmungen und gemeinsame Aufmaße. Der AG hat auch ein Interesse, alle Unterlagen im Haus zu haben (für Betrieb, Doku), daher fordert er sie mit Rechnung spätestens ein. Der AN sollte dies wissen und liefern, da oft sonst Zahlungen zurückgehalten werden mit Hinweis auf fehlende Unterlagen (GoB: Zurückbehaltungsrecht bis Erfüllung Nebenpflichten).

• Klare vertragliche Abrechnungsregelungen: Jeder FM-Vertrag sollte einen Abschnitt zur „Abrechnung“ enthalten, der Form, Frequenz und Inhalt der Rechnungslegung regelt. Empfehlenswert ist die Anlage eines Abrechnungsmodells zum Vertrag, das z.B. Musterrechnungen oder Tabellen mit den vereinbarten Positionen (Pauschalen, Einheitspreise, etc.) enthält. So wissen beide Seiten, wie die Rechnung aussehen soll. Bei komplexen Verträgen (Bau, GU, PPP) sollte man die Anforderungen aus VOB/B bzw. BGB-Bauvertrag wortgleich integrieren (Stichwort Prüffähigkeit) und z.B. festhalten, dass eine Rechnung erst als eingereicht gilt, wenn alle geforderten Unterlagen vorliegen. Ebenso sollten Prüffristen vereinbart werden, damit der Auftragnehmer Planungssicherheit hat (z.B. analog § 16 VOB/B: Prüfung innerhalb 30 Tagen, sonst gilt Rechnung als anerkannt).

• Verknüpfung mit Leistungsnachweisen: Es sollte im Vertrag präzise geregelt sein, welche rechnungsbegründenden Unterlagen der Auftragnehmer beizubringen hat. Beispielsweise: „Der AN legt jeder Rechnung eine Aufstellung der geleisteten Stunden sowie von beiden Parteien unterzeichnete Leistungsnachweise bei“ (für Dienste) oder „Aufmaße sind gemeinsam zu erstellen und der Rechnung beizufügen“ (für Bau/Werk). So wird „Keine Buchung ohne Beleg“ vertraglich untermauert. Für Dauerleistungen kann vereinbart werden, dass der AN Zugang zum System des AG zur Nachweisführung bekommt (etwa ein gemeinsames CAFM oder Portal). Das erhöht Transparenz und reduziert Medienbrüche.

• Digitale Tools und Schnittstellen nutzen: Um automatisierte Prüfungen zu ermöglichen, sollten Auftraggeber frühzeitig auf digitale Rechnungsformate bestehen. In die Verträge kann aufgenommen werden: „Die Rechnungsstellung hat elektronisch im Format XRechnung zu erfolgen, inkl. strukturierter Positionsdaten und Einbettung der Nachweisdokumente.“ Viele öffentliche AG haben das ohnehin vorgeschrieben (E-RechV). Auch private AG profitieren, da maschinenlesbare Rechnungen die Integration in ERP erleichtern. Branchenspezifische Formate sollten wo vorhanden genutzt werden: z.B. im Bauvertrag die Abrechnung nach GAEB-XML (oft optional in Vertragsbedingungen erwähnt), oder im Wartungsvertrag der Austausch von Anlagen- und Wartungsplandaten via CAFM-Connect. Empfehlenswert ist ferner die Nutzung von Portalen: Auftraggeber können ihren Lieferanten Webportale zur Verfügung stellen, in die diese Leistungen einbuchen und daraus die Rechnung generieren. Solche Portale (z.B. SAP Ariba, eigene FM-Portale) gewährleisten Konsistenz der Daten und oft automatischen Abgleich mit Bestellung. Wenn man Portalnutzung verlangt, muss das im Vertrag vereinbart sein (inkl. Schulung/Support für AN).

• Standardisierung von Datenfeldern: In der Praxis hat es sich bewährt, bestimmte Kennzeichnungen durchgehend zu verwenden – etwa eine Leistungskennziffer je Vertragsposition (z.B. Reinigungsfläche ID, Wartungsobjekt Nr., Wachposten Nr.). Diese Nummern sollten in Bestellung, Leistungserfassung und Rechnung identisch sein. So kann man medienbruchfrei prüfen. Es bietet sich an, solche Nummern im Vertrag zu definieren (z.B. in der Leistungsbeschreibung jeder Position eine Kennnummer). In der Rechnung tauchen sie dann auf, wie vom Vertrag vorgegeben, was die Zuordnung vereinfacht. Auch Referenzen wie Bestellnummer oder Projektcode müssen natürlich verpflichtend auf der Rechnung stehen, oft schon in der Bestellung gefordert (z.B. „Bitte bei Rechnungen angeben: Bestellnr., Kostenstelle…“ – dies sollte Vertragsbestandteil sein).

• Berücksichtigung steuerlicher Pflichten: Auftragnehmer sollten angehalten werden, alle steuerlich relevanten Angaben korrekt zu machen (Steuer-Nummer, USt-Id, Ausweis der Umsatzsteuer oder Hinweis auf §13b UStG bei Bauleistungen). Hier kann eine kurze Vertragsklausel helfen, z.B.: „Die Rechnungen des AN müssen den §§ 14, 14a UStG entsprechen und insbesondere die für den Vorsteuerabzug erforderlichen Angaben enthalten. Bauleistungen sind gem. §13b UStG abzurechnen (Nettorechnung), falls der Tatbestand erfüllt ist.“ So werden Missverständnisse vermieden. Der Auftraggeber sollte zudem die Vorlage etwaiger Freistellungsbescheinigungen zur Bedingung machen, um nicht 15% einbehalten zu müssen.

• Regelung von Indexierung und Preisänderungen: In mehrjährigen FM-Verträgen (z.B. Wartung, Reinigung, Sicherheit) sind Preisgleitklauseln üblich (Index oder Tariflohnklausel). Es ist sinnvoll, im Vertrag festzulegen, wie die Anpassung in der Rechnung auszuweisen ist (z.B. „AN ist berechtigt, ab Januar des Folgejahres den neuen Preis gemäß Verbraucherpreisindex zu berechnen und auf der Rechnung die Anpassung deutlich auszuweisen“). So erwartet der Prüfer z.B. eine Zeile „Indexanpassung +X% aufgrund Vertrag – neuer Preis ab…“ und kann das direkt prüfen. Ohne diese Transparenz kommt es zu Rückfragen.

• Roll-out von XRechnung und ZUGFeRD: Unternehmen sollten sich jetzt (bis 2025) auf die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung im B2B vorbereiten. Das heißt praktisch: Schulung der Mitarbeiter, Anpassung der ERP-Systeme, Registrierung ggf. im PEPPOL-Netzwerk. Auftraggeber können dies aktiv fördern, indem sie ihren Auftragnehmern Hilfestellung geben (z.B. Info-Blätter, Testphasen für elektronische Rechnungseinreichung). Umgekehrt sollten Auftragnehmer die Chance nutzen, sich durch digitale Kompetenz auszuzeichnen – etwa indem sie fehlerfreie XRechnungen liefern, was ihre Professionalität unterstreicht und zu schnelleren Zahlungen führt.

• Auftraggeber- und Auftragnehmerperspektive im Gleichgewicht halten: Bei allen Formalien darf man nicht vergessen, die wirtschaftlichen Interessen beider Seiten zu wahren. Auftraggeber sollten Abrechnungsanforderungen stellen, die angemessen und für den Auftragnehmer machbar sind (z. B. nicht unnötig Kleinteiliges verlangen, was die Kosten hochtreibt). Auftragnehmer wiederum sollten die berechtigten Bedürfnisse des Auftraggebers nach Nachweisen akzeptieren und proaktiv erfüllen. Ein guter Weg ist, vor Vertragsbeginn gemeinsam Musterrechnungen oder Probedurchläufe zu besprechen. So können Missverständnisse ausgeräumt werden. Beispielsweise könnte der Auftragnehmer dem Auftraggeber schon nach dem ersten Leistungsmonat eine Probeabrechnung schicken zur Feedback-Schleife, bevor die eigentliche Rechnung kommt. Das verbessert die Beziehung und erspart Korrekturen.

• Einsatz von Vertragsmanagement-Software: Für Auftraggeber mit vielen FM-Verträgen empfiehlt sich der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software, die Fristen (z.B. Indexanpassungen), Leistungskataloge und Zahlungspläne zentral verwaltet. Solche Tools (teilweise in CAFM integriert) können automatisiert Prüfungen durchführen: etwa ob der Rechnungsbetrag mit dem Vertragssoll übereinstimmt, ob Leistungsänderungen dokumentiert sind etc. Sie können auch helfen, aus Leistungsnachweisen (z.B. Meldungen im CAFM) automatisch Rechnungsentwürfe zu generieren. Zwar ist die Einführung aufwändig, aber bei vielen Verträgen lohnt es, um Compliance (GoBD, interne Kontrollsysteme) sicherzustellen.

• Gewährleistung und Einbehalte transparent regeln: Gerade bei Werk- und Bauleistungen: Verträge sollten klar angeben, welche Sicherheiten und Einbehalte vorgesehen sind (z.B. „5% Gewährleistungseinbehalt, ablösbar durch Bürgschaft“). Im Rechnungskreislauf sollte dies antizipiert werden: Der Auftragnehmer sollte idealerweise gleich eine Bürgschaft mitschicken, damit der Auftraggeber die volle Rechnung zahlt – solche praktischen Tipps können vertraglich (oder zumindest in Abstimmung) festgehalten werden. Das vermeidet spätere Unstimmigkeiten in der Zahlung.