Automatisierte positionsweise Prüfung von Fremdfirmen-Eingangsrechnungen

Aufbauend auf den vertraglichen Vorgaben lässt sich ein algorithmischer Prüfprozess gestalten, der zahlreiche Aspekte einer Rechnung vollautomatisch überprüft. Ziel ist es, alle regelbasiert prüfbaren Kriterien ohne menschliches Zutun abzusichern, sodass nur in Ausnahmefällen manuelle Eingriffe nötig sind.

• Datenbasis und Eingangsverarbeitung: Sobald die Fremdfirma ihre Rechnung über das Portal einreicht, liegen der Auftraggeberin die Rechnungsdaten in strukturierter elektronischer Form vor (etwa als XRechnung mit XML-Daten oder als durch OCR erfasste Datensätze bei PDF-Rechnungen). Der erste algorithmische Schritt besteht in der formellen Rechnungsprüfung, bei der das System die grundlegenden Pflichtangaben und Formatvorgaben kontrolliert.

• Formelle Prüfung der Rechnungsangaben: Das System prüft, ob alle erforderlichen Felder vorhanden und plausibel sind. Beispielsweise wird kontrolliert, ob eine gültige Rechnungsnummer und ein Rechnungsdatum angegeben sind, ob der Rechnungsaussteller (Fremdfirma) und der Rechnungsempfänger (Auftraggeberin) korrekt bezeichnet sind und ob die angegebenen Unternehmensdaten konsistent mit den Stammdaten sind. Ein automatischer Abgleich mit dem Kreditorenstammsatz der Buchhaltung kann sicherstellen, dass z. B. der Firmenname und die Anschrift exakt mit den erwarteten Daten übereinstimmen und die Bankverbindung mit der hinterlegten IBAN der Fremdfirma übereinstimmt (zum Schutz vor Betrugsversuchen durch geänderte Kontodaten). Außerdem wird geprüft, ob die Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer vorhanden ist und formal gültig erscheint. Systeme können an dieser Stelle auch eine Duplikatsprüfung durchführen, indem die Kombination aus Rechnungsnummer und Kreditor mit bereits erfassten Rechnungen abgeglichen wird – um doppelte Rechnungsbuchungen auszuschließen. Werden in der formellen Prüfung Abweichungen oder fehlende Angaben festgestellt (z. B. keine Rechnungsnummer, ungültiges Datumsformat, fehlende USt-ID bei innergemeinschaftlicher Leistung), so kann das System die Rechnung direkt zurückweisen oder zur Klärung markieren. Moderne Rechnungslese-Software und Datenextraktionswerkzeuge sind in der Lage, diese formalen Checks zügig und zuverlässig auszuführen. Tatsächlich lassen sich mit automatischen Rechnungsscannern und OCR selbst unstrukturierte Belege digitalisieren, um dann regelbasiert die Präsenz aller „wichtigen Angaben“ zu prüfen. Ein einfaches Beispiel ist die Umsatzsteuer: Das System kann sicherstellen, dass bei einer deutschen Rechnung der Betrag mit 19 % USt ausgewiesen ist, sofern keine Ausnahme greift, und dass bei steuerfreien Leistungen der vorgeschriebene Hinweistext und Paragraf (etwa § 4 UStG) vorhanden ist. Auch offensichtliche Fehler wie ein unzulässiger Steuersatz (z. B. 20 % MwSt. statt 19 % in Deutschland) werden so erkannt. Die formelle Prüfung umfasst ferner einen Check, ob die Leistungsbeschreibung nicht völlig leer oder unverständlich ist – etwa ob eine Leistungsposition textlich vorhanden ist. All diese Kontrollen laufen in Sekundenbruchteilen ab.

• Positionsweise sachliche Prüfung: Nach Bestehen der formellen Hürden beginnt die inhaltliche, sachliche Rechnungsprüfung auf Positionsebene. Hier greift das System auf interne Datenquellen der Auftraggeberin zurück – insbesondere auf die Auftrags- und Leistungsdokumentation (siehe Abschnitt 4). Für jede Rechnungsposition wird automatisiert ermittelt, welchem Vertrag/Auftrag sie zuzuordnen ist. Dies erfolgt über die Referenzen, die die Fremdfirma auf der Rechnung angegeben hat (Bestellnummer, Vertragsnummer oder Leistungsnummer) oder über einen Abgleich von Leistungsbeschreibung und Auftragshistorie. Ist die Zuordnung hergestellt, prüft das System: Entspricht die abgerechnete Leistung inhaltlich und quantitativ dem Auftrag? Hierzu werden die im ERP- oder Beschaffungssystem hinterlegten Bestelldaten, Vertragskonditionen und Leistungserfassungen herangezogen.

• Abgleich von Preisen und Vertragssätzen: Das System schlägt für jede Rechnungsposition den im Vertrag oder der Bestellung hinterlegten vereinbarten Einheitspreis nach und vergleicht ihn mit dem in der Rechnung berechneten Preis. Stimmen die Preise überein und ist die Preisbasis korrekt (z. B. Stundenlohn, Stückpreis etc.), gilt dieser Aspekt als geprüft. Abweichungen (z. B. wenn die Fremdfirma einen höheren als den vereinbarten Preis ansetzt oder falsche Stundensätze verwendet) führt die Software als Regelverstoß auf. Moderne Prüfsoftware kann hierfür Regeldatenbanken nutzen, die die zulässigen Werte enthalten. So würde eine Rechnung mit „Arbeitsstunde Ingenieur: 120 €“ als fehlerhaft markiert, wenn laut Vertrag maximal 100 € pro Stunde vereinbart sind.

• Mengen- und Leistungsumfang: Ebenso wird die abgerechnete Menge je Position (z. B. Anzahl der Stunden, Stückzahl eines gelieferten Teils, Quadratmeter bearbeiteter Fläche etc.) mit den bestätigten Leistungsdaten im System abgeglichen. Dazu bedarf es, dass die Auftraggeberin den tatsächlichen Leistungsvollzug intern erfasst hat – etwa durch Lieferscheineinbuchungen, Abnahmebestätigungen oder Zeitbuchungen. Die automatisierte Prüfung kann z. B. feststellen, ob die gelieferte Menge laut Lieferschein mit der berechneten Menge übereinstimmt. Wenn ein Lieferschein mit der Nummer X vorliegt, der 50 Stück eines Bauteils ausweist, und die Rechnung ebenfalls 50 Stück in Rechnung stellt, wird dies als übereinstimmend verbucht. Bei Abweichungen (Rechnung fordert mehr als geliefert oder mehr als bestellt) schlägt das System Alarm. Im Falle von Dienstleistungen auf Stundenbasis ist hier der Abgleich mit der elektronischen Zeiterfassung der Auftraggeberin zentral: Das System summiert automatisiert alle von der Fremdfirma (bzw. deren Personal) erfassten und ggf. vom Auftraggeber freigegebenen Stunden im relevanten Zeitraum und vergleicht diese Summe mit den auf der Rechnung gestellten Stunden. Stimmen diese Werte nicht überein, wird die entsprechende Position beanstandet. Beispielsweise könnte die Software erkennen, dass im Januar 2025 laut System 160 Arbeitsstunden durch die Fremdfirma geleistet und freigezeichnet wurden, die Rechnung aber 170 Stunden ansetzt – ein Hinweis auf einen Fehler oder eine unzulässige Mehrforderung. In solchen Fällen würde der Prozess die Position entweder zur manuellen Klärung weiterleiten oder (falls vertraglich so geregelt) die Rechnung gekürzt verarbeiten.

• Leistungszeitraum und Berechnungszyklus: Ein weiterer automatisierbarer Check betrifft den Zeitbezug der Leistung. Hierbei prüft der Algorithmus, ob der auf der Rechnung angegebene Leistungszeitraum mit den Vertragsvorgaben und den erfassten Leistungsdaten konsistent ist. Wenn beispielsweise monatlich abgerechnet werden darf, sollte die Rechnung keinen Zeitraum überschreiten. Das System kann anhand von Datumsfeldern sicherstellen, dass keine Überschneidungen oder Lücken auftreten (z. B. dass eine Januarrechnung tatsächlich nur Leistungen bis 31.01. enthält).

• Summen- und Steuerprüfung: Nach der positionsweisen Prüfung von Einzelpreisen und Mengen rechnet das System die Gesamtbeträge nach (Rechenprüfung). Dabei wird die Rechenlogik jeder Position kontrolliert (Preis × Menge = Positionsbetrag, Summe der Positionen = Zwischensumme, plus MwSt = Bruttosumme). Rechenfehler der Fremdfirma (die laut Rechtsprechung allein keine Unprüfbarkeit begründen) können so erkannt und ausgewiesen werden. Insbesondere die Umsatzsteuerberechnung wird vollautomatisch verifiziert: Stimmen Steuersatz und ausgewiesener Steuerbetrag? Ist gegebenenfalls der richtige Umgang mit Skonti oder Gutschriften berücksichtigt? Diese Prüfungen stellen sicher, dass einerseits die Buchhaltung korrekte Beträge verbucht und andererseits kein Verstoß gegen steuerliche Vorgaben (z. B. zu hoch ausgewiesene MwSt) erfolgt.

• Abgleich mit Budget und Vertragstyp: Je nach Vertrag können weitere Regeln implementiert sein. In einem Rahmenvertrag etwa könnte die Software prüfen, ob die kumulierten Rechnungsbeträge eine vereinbarte Obergrenze überschreiten oder ob nur bestellte Leistungen abgerechnet werden (keine freien Positionen ohne Abruf). Bei Werkverträgen mit Pauschalpreis könnte automatisiert ermittelt werden, ob die Schlussrechnung bereits Abschlagszahlungen berücksichtigt und ob alle Teilleistungen abgerechnet wurden. Diese komplexeren Prüfungen erfordern eine Regelmodellierung, sind aber technisch darstellbar.

Durch diese Schritte der sachlichen Prüfung, in denen die Rechnungsdaten automatisch mit den Verträgen und Bestellungen abgeglichen werden, lässt sich bereits ein Großteil potenzieller Fehler oder Abweichungen maschinell erkennen. Die Implementierung solcher Abgleiche erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Jede Prüfabscheidung wird im System protokolliert, so dass später ersichtlich ist, welche Kontrollen durchgeführt wurden und mit welchem Ergebnis. Damit trägt die digitale Rechnungsprüfung auch erheblich zur Compliance bei, da ein lückenloser Audit-Trail entsteht.

• Ergebnis und Folgeschritte: Im Regelfall werden viele Eingangsrechnungen sämtliche automatischen Prüfungen bestehen. Ist „die Rechnung den Prüfungen standhält“, kann sie gemäß Workflow freigegeben und gebucht werden. Praktisch bedeutet dies, dass das System nach erfolgreicher Sachprüfung die Rechnung an den zuständigen Freigeber routet (z. B. den fachlich Verantwortlichen oder eine zentrale Rechnungsprüfung), der nur noch einen summarischen Blick darauf werfen und final die Zahlung anstoßen muss. In vielen Unternehmen ist es üblich, dass trotz Automatisierung zumindest eine Stichproben- oder Letztkontrolle durch Mitarbeitende erfolgt – schon um etwaige seltene Sonderfälle oder technische Fehler abzufangen. Nachdem die Freigabe erteilt ist, wird die Rechnung im ERP-System verbucht (Erstellung des Buchungssatzes) und zur Zahlung vorbereitet. Dabei kann der Zahlungslauf wiederum automatisiert unter Einhaltung vereinbarter Zahlungsziele erfolgen (z. B. Auslösung der Überweisung am Skonto-Ende).

• Automatische Beanstandung und Eskalation: Falls eine Rechnung eine oder mehrere Prüfregeln verletzt, greift der vordefinierte Ausnahmeprozess.

• Automatische Ablehnung: Bei essentiellen formalen Mängeln (z. B. fehlende Pflichtangaben oder völlig unplausible Inhalte) kann die Rechnung vom System direkt in den Status „zurückgewiesen“ gesetzt werden. Die Fremdfirma würde in diesem Fall über das Portal oder per E-Mail eine standardisierte Benachrichtigung erhalten, welche Punkte zu korrigieren sind, damit die Rechnung erneut eingereicht werden kann. Ein Beispiel: Das Portal könnte melden „Rechnung zurückgewiesen: Bestellnummer fehlt“ oder „Leistungsnachweis für Position 3 nicht übermittelt“. Da diese Mitteilung binnen kurzer Frist nach Eingang erfolgt (oft in Echtzeit oder am selben Tag), wäre die Auftraggeberin damit auch ihrer Obliegenheit zur zeitnahen Rüge der fehlenden Prüfbarkeit nachgekommen. Die Fremdfirma kann dann fristwahrend eine korrigierte, nun prüffähige Rechnung stellen, ohne dass ihr Zahlungsanspruch verloren geht.

• Manuelle Klärungsschritte: Bei Abweichungen, die eine inhaltliche Klärung erfordern, leitet das System die Rechnung meist an einen Sachbearbeiter oder Einkäufer weiter. Beispielsweise wenn die berechnete Stundenanzahl höher ist als erfasst, könnte ein zuständiger Projektleiter prüfen, ob es vielleicht einen Nachtrag oder besondere Umstände gab. Das System liefert in solchen Fällen eine Übersicht der Beanstandungen (z. B. „Position 5: Abgerechnete Menge 20 Stk, Wareneingang nur 15 Stk – Differenz 5 Stk.“). Der Bearbeiter kann dann entscheiden, ob die Rechnung teilweise genehmigt, gekürzt oder komplett zurückgewiesen wird. Oft existiert ein digitaler Workflow, in dem der Bearbeiter Kommentare hinzufügen und Rückfragen an die Fremdfirma stellen kann. Dieser Vorgang ist zwar nicht vollautomatisch, wird aber vom System gelenkt und dokumentiert.

• Ampelsystem/Priorisierung: Ein effizienter Ansatz ist auch ein Ampelsystem, bei dem Rechnungen, die alle Checks bestehen, grün markiert direkt weiterlaufen, solche mit kleineren Auffälligkeiten gelb markiert einer gezielten Prüfung zugeführt werden, und nur kritische Fälle rot markiert sofort reklamiert werden. So kann man z. B. tolerieren, dass eine Rechnung einen Rundungsfehler von wenigen Cent aufweist (gelb, manuelle Korrektur bei Buchung) wohingegen das Fehlen eines Leistungsnachweises rot = Ablehnung bedeutet.

All diese Maßnahmen stellen sicher, dass routinemäßig prüfbare Sachverhalte vollautomatisch abgewickelt werden können. Die Technologie – von OCR/Texterkennung über regelbasierte Datenbankabgleiche bis zu Machine-Learning-Verfahren – ist heute so weit fortgeschritten, dass eine überwiegende Mehrzahl eingehender Rechnungen schnell, präzise und vollständig elektronisch geprüft werden kann. Die Vorteile liegen auf der Hand: Zeit- und Kostenersparnis, Fehlerreduktion, bessere Liquiditätssteuerung durch schnellen Überblick über Verbindlichkeiten, sowie eine insgesamt erhöhte Compliance-Sicherheit, weil Regeln konsequent und ohne Ermüdung angewandt werden. Dennoch gibt es Grenzen dieser Automatisierung – welche im nächsten Abschnitt beleuchtet werden.

Trotz aller technischen Möglichkeiten verbleiben bestimmte Sachverhalte, die sich (derzeit) einer vollständig automatisierten Prüfung entziehen. Diese erfordern menschliches Ermessen, qualitative Beurteilungen oder die Auswertung unstrukturierter Informationen. Es ist für ein rechtssicheres Verfahren unabdingbar, die Grenzen der Automatisierung zu kennen und entsprechend vorzusorgen, damit auch diese Aspekte angemessen geprüft werden.

• Qualitative Leistungsprüfung: Computer können Zahlen und formale Regeln vergleichen, aber die Qualität und Vertragskonformität der erbrachten Leistung müssen in vielen Fällen Menschen beurteilen. So kann eine Maschine zwar erkennen, ob ein Abnahmeprotokoll vorliegt, aber nicht selbst bewerten, ob die gelieferte Werkleistung tatsächlich den vertraglichen Anforderungen entspricht. Im Werkvertrag ist die Abnahme (§ 640 BGB) der entscheidende Moment, in dem der Auftraggeber die Leistung als vertragsgerecht bestätigt – dies ist und bleibt ein weitgehend manueller Prozess, gegebenenfalls unterstützt durch digitale Checklisten. Eine Rechnung mag formal prüffähig sein; ob jedoch etwa die gelieferte Maschine die vereinbarte Leistungsfähigkeit hat oder ob die konsultative Dienstleistung den gewünschten Erfolg zeigt, kann kein Algorithmus objektiv entscheiden. Daher müssen Leistungsabnahmen und Qualitätskontrollen vorgelagert erfolgen. Die Rechnung selbst wird dann zwar automatisiert mit dem Ergebnis dieser Qualitätsprüfung abgeglichen (z. B. liegt Abnahme “erfolgt” im System vor?), aber der inhaltliche Prüfschritt wurde von Menschen vorgenommen. Automatisierung endet hier bei der Dokumentation des menschlichen Prüfurteils.

• Interpretation von Vertrag und Kontext: Verträge – insbesondere komplexe Rahmen- oder Werkverträge – enthalten mitunter mehrdeutige oder kontextspezifische Regelungen, die eine Auslegung erfordern. Während einfache Abgleichregeln (Preis, Menge, Datum) gut automatisierbar sind, gibt es Fälle, in denen die Entscheidung „zulässig oder nicht?“ von einer juristischen Bewertung oder zumindest von einer holistischen Betrachtung abhängt. Beispiel: Ein Dienstvertrag könnte Klauseln zur Überstundenvergütung oder Reisezeitvergütung haben, die unter bestimmten Umständen greifen. Wenn eine Fremdfirma nun Reisezeiten abrechnet, müsste geprüft werden, ob nach Vertrag diese vergütungsfähig sind – hierzu muss der Vertragswortlaut verstanden und auf den Fall angewandt werden. Selbst wenn man versucht, solche Regeln zu kodifizieren, stoßen Algorithmen an Grenzen, sobald unstrukturierte Texte und komplexe Konditionen involviert sind. Auch Vertragslücken oder implizite Absprachen (z. B. mündliche Nebenabreden) können einen maschinellen Prüfer vor Unlösbares stellen. In der Praxis würde in solchen Fällen die Rechnung als Auffälligkeit herausfallen (etwa weil keine entsprechende Bestellposition existiert) und an einen Verantwortlichen weitergeleitet. Dieser muss dann eventuell Rücksprache mit dem Einkauf oder dem Vertragsmanagement halten, um zu entscheiden, ob die Forderung berechtigt ist. Kurz gesagt: Wo Regeln enden, beginnt die Notwendigkeit menschlicher Kommunikation und Entscheidung.

• Nicht-standardisierte Leistungsnachweise: Automatisierte Prozesse tun sich schwer, wenn Belege inhaltlich geprüft werden müssen, die nicht standardisiert sind. Zwar kann das Vorhandensein eines Dokuments oder einer Zahl geprüft werden, nicht jedoch ohne weiteres dessen Inhalt. Ein Beispiel: Eine Fremdfirma hängt zur Rechnung einen ausführlichen Tätigkeitsbericht oder ein Aufmaßblatt an. Die Frage, ob dieses Dokument plausibel die berechneten Leistungen belegt, ist oft manuell zu entscheiden. Zwar gibt es Ansätze mit KI, Dokumente semantisch zu analysieren, aber im rechtssicheren Bereich ist Zurückhaltung geboten – letztlich muss die Fachabteilung etwa kontrollieren, ob der Tätigkeitsbericht tatsächlich die in Rechnung gestellten 40 Stunden rechtfertigt oder ob im Aufmaß alle Positionen korrekt gezählt wurden. Solche inhaltlichen Plausibilitätsprüfungen gehören zu den klassischen Aufgaben des sachlichen Prüfers beim Auftraggeber und lassen sich nur teilweise unterstützen (etwa indem das System die wichtigsten Zahlen im Dokument markiert, um dem Prüfer die Arbeit zu erleichtern). Ebenso verhält es sich mit fehlenden Belegen: Das System kann bemängeln, dass z. B. kein Leistungsnachweis angehängt wurde, aber ob ein womöglich angehängtes Dokument ausreichend ist, bleibt eine Ermessensfrage. Aus diesem Grund muss die Organisation vorsehen, dass trotz Automatisierung ein manueller Review in bestimmten Fällen erfolgt – etwa immer dann, wenn neue Arten von Nachweisen auftauchen oder wenn der Auftragnehmer Leistungen abrechnet, die atypisch oder einmalig sind.

• Sonderfälle und Ausnahmen: Die Vielfalt der Verträge (Werkvertrag, Dienstvertrag, Rahmenvertrag etc.) bringt es mit sich, dass es Sondertatbestände gibt, die außerhalb der normalen Prüfroutine liegen.

• Zusatz- und Nachtragsleistungen: Häufig kommt es vor, dass Fremdfirmen zusätzliche Arbeiten ausführen, die ursprünglich nicht im Vertrag vorgesehen waren, aber nachträglich beauftragt wurden (z. B. Nachträge im Bauwesen oder Change Requests in IT-Projekten). Solche Leistungen sind oft nicht im ursprünglichen Bestellsystem erfasst oder müssen separat genehmigt werden. Eine Rechnung, die solche Nachträge enthält, kann ein Algorithmus nicht automatisch verifizieren, da der Abgleich mit bestehenden Bestelldaten ins Leere läuft. Hier ist ein menschlicher Prüfer gefragt, der prüft, ob entsprechende schriftliche Nachtragsaufträge oder Ergänzungsvereinbarungen vorliegen und ob der abgerechnete Betrag den Vereinbarungen entspricht. Automatisiert lässt sich höchstens erkennen „Position nicht im ursprünglichen Vertrag vorhanden“, nicht aber, ob sie durch einen Nachtrag legitimiert ist.

• Vertragsstrafen, Abschläge und Gewährleistungseinbehalte: Manche Verträge sehen vor, dass bei bestimmten Umständen Abzüge vom Rechnungsbetrag vorgenommen werden (etwa Vertragsstrafen bei Terminüberschreitung, Einbehalt von Gewährleistungssicherheiten, Skontoabzug bei früher Zahlung etc.). Zwar kann ein System berechnen, ob Skonto geltend gemacht werden darf, aber ob z. B. eine Vertragsstrafe tatsächlich anfällt und in welcher Höhe, ist eine rechtliche Bewertung im Einzelfall. Wenn ein Auftraggeber einen solchen Abzug vornehmen will, muss dies manuell entschieden und dem Auftragnehmer kommuniziert werden – ein Algorithmus würde dies nicht eigenständig tun, da es außerhalb des normalen Soll-Abgleichs liegt.

• Mehrdeutige Leistungsbeschreibungen: Insbesondere in Dienstverträgen mit komplexen Leistungen (etwa Beratungsleistungen) kann es vorkommen, dass die Rechnung Posten enthält, die nicht eindeutig zuordenbar sind. Beispiel: Der Vertrag nennt verschiedene Kategorien von Leistungen (Workshops, Dokumentation, Programmierung) mit jeweiligen Stundensätzen. Die Rechnung listet aber nur „Tätigkeiten gemäß Projekt“ pauschal auf. Hier würde die Maschine scheitern, die Leistung eindeutig einer Kategorie zuzuordnen. Selbst wenn formal die Summe stimmt, könnte es sein, dass der Auftragnehmer eigentlich gem. Vertrag unterschiedliche Sätze hätte ansetzen müssen. Diese inhaltliche Differenzierung kann nur ein fachkundiger Mensch leisten, der den Vertragsinhalt kennt und die Rechnung dementsprechend auseinanderdividiert.

• Technische Fehler und Unplausibilitäten: Nicht zuletzt muss man beachten, dass auch das automatisierte System selbst Fehler haben kann oder an Grenzen stößt. Beispielsweise könnte ein OCR-Modul bei einer schlecht lesbaren Rechnung Ziffern falsch erkennen, was zu scheinbaren Abweichungen führt. Oder es gibt Systemlatenzen, sodass zum Zeitpunkt der Prüfung noch nicht alle Leistungsdaten vorliegen (etwa ein Lieferschein wurde noch nicht eingebucht). Solche Situationen erfordern eine Fehlerbehandlung: Das System sollte idealerweise erkennen, wenn es selbst unsicher ist (z. B. niedriger Konfidenzwert bei der Texterkennung) und dann eine manuelle Überprüfung veranlassen. Ebenso kann es kritische Plausibilitätskontrollen geben, die besser ein Mensch vornimmt, z. B. wenn zwar formal alles stimmt, die Rechnung aber ungewöhnlich hoch ausfällt oder inhaltlich vom üblichen Rahmen abweicht. Ein rein regelbasiertes System würde Abweichungen außerhalb seines Regelwerks nicht bemerken – hier sind erfahrene Prüfer gefragt, die z. B. Vergleiche mit historischen Rechnungen ziehen oder wirtschaftliche Kennzahlen (Projektfortschritt vs. Abrechnungsstand) einordnen.

• Zwischenfazit: Die vollautomatische Prüfung gerät überall dort an Grenzen, wo Wertung, Auslegung oder nicht standardisierte Informationen gefragt sind. Die Gründe liegen darin, dass Recht und Vertragsbedingungen nicht vollständig in starre Regeln gießbar sind und dass die Realität oft komplexer ist als ein Datenmodell. Aus juristischer Sicht ist entscheidend, dass die Auftraggeberin trotz Automatisierung die Fähigkeit behält, in diesen Grenzfällen korrekt zu entscheiden. Das bedeutet konkret: Es muss immer eine menschliche Endverantwortung verbleiben, die die Resultate der Maschine überwacht und Sonderfälle behandelt. Diese Erkenntnis spiegelt sich auch in den GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei IT-Systemen) wider – sie verlangen ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das sicherstellt, dass die Echtheit und Integrität von Rechnungen geprüft wird. Eine rein technische Lösung ohne menschliche Kontrollen genügt nicht, wenn qualitativ beurteilt werden muss. Die Kunst liegt also darin, die Automation so weit wie möglich zu treiben, ohne die notwendige Flexibilität für Ausnahmen einzubüßen.

• In der Praxis führt dies oft zu einem hybriden Prozess: Routinefälle laufen dunkelverarbeitet durch, während definierte Ausnahmefälle (durch Schwellenwerte oder erkannte Unregelmäßigkeiten) in einen manuellen Workflow abgezweigt werden. Damit ist gewährleistet, dass jede Rechnung – ob automatisiert prüfbar oder nicht – letztlich einer angemessenen Kontrolle unterzogen wird.

Die Implementierung einer automatisierten Rechnungsprüfung stellt nicht nur Anforderungen an die Fremdfirmen, sondern in erheblichem Maße auch an die interne Organisation der Auftraggeberin. Damit die oben beschriebenen Abgleiche und Prüfregeln funktionieren, muss das Industrieunternehmen sicherstellen, dass sämtliche relevanten Informationen zu Aufträgen und erbrachten Leistungen lückenlos und systematisch erfasst werden. Qualität und Vollständigkeit der eigenen Datenbasis sind der Schlüssel zur erfolgreichen Automation: „Garbage in, garbage out.“ – fehlerhafte oder fehlende Auftragsdaten würden zu Fehlalarmen oder Lücken in der maschinellen Prüfung führen.

• Klar definierte Bestell- und Auftragsprozesse: Zunächst muss das Unternehmen einen standardisierten Prozess zur Beauftragung von Fremdfirmenleistungen etabliert haben. Jeder Geschäftsfall, der zu einer Fremdfirmen-Rechnung führen kann, sollte durch einen Bestell- oder Auftragsdatensatz im System repräsentiert sein. Das heißt, spontane oder informelle Beauftragungen außerhalb des Systems sind zu vermeiden. Konkret bedeutet dies: bevor eine Fremdfirma tätig wird, gibt es idealerweise einen schriftlichen Vertrag oder mindestens eine Bestellung mit eindeutiger Nummer, Leistungsbeschreibung, Mengen- oder Zeitansätzen und Preisen. Diese Daten müssen im ERP-/Einkaufssystem hinterlegt und für die spätere Rechnungsprüfung abrufbar sein. Für Rahmenverträge gilt, dass einzelne Abrufe (Call-offs) ebenfalls als elektronische Bestellungen erfasst werden, die auf den Rahmenvertrag referenzieren. Jede solche Bestellung sollte die Leistung so granular definieren (Positionen mit Leistungscode, Menge, Einheitspreis), dass die Fremdfirma ihre Rechnung positionsgetreu daran ausrichten kann. Ein konsistenter Datenkey (z. B. Bestellnummer und Positionsnummer) verknüpft dann Bestellung und Rechnung. Diese Disziplin in der Auftragsanlage erlaubt es der Prüf-Software, automatisiert den Bezug zwischen Rechnung und Auftrag herzustellen. Fehlt ein solcher Bezug (etwa weil Leistungen per Telefon beauftragt wurden, ohne Systemerfassung), müsste die Rechnung zwangsläufig manuell geprüft werden – was den Automatisierungsgrad senkt und potenziell zu Streit über die Vergütung führen kann. Aus juristischer Sicht gehört zu einer ordentlichen Auftragsdokumentation auch, dass Änderungen und Ergänzungen des Vertrags festgehalten werden. Die Auftraggeberin muss also etwaige Nachträge, geänderte Leistungsumfänge oder Preisänderungen unbedingt schriftlich fixieren und im System nachziehen. Ansonsten kann die Prüfroutine zusätzliche Forderungen der Fremdfirma nicht validieren, was erfahrungsgemäß zu Konflikten führt.

• Erfassung der Leistungserbringung: Ebenso wichtig wie die Bestellung im Voraus ist die Dokumentation der Leistungserfüllung im Nachgang. Für jede von der Fremdfirma erbrachte Leistung sollte ein leistungsbestätigender Datensatz vorhanden sein, gegen den die Rechnung geprüft werden kann. Je nach Art des Geschäfts sind hier unterschiedliche Instrumente einzusetzen:

• Waren- und Materiallieferungen: Bei klassischen Wareneingängen im Beschaffungsprozess ist die Wareneingangsbuchung (Lieferschein) entscheidend. Die Auftraggeberin muss sicherstellen, dass jede Lieferung einer Fremdfirma im System mit Menge, Datum und Bezug zur Bestellung erfasst wird. Nur dann kann die Rechnung (die sich auf die Lieferung bezieht) korrekt gematcht werden. In ERP-Systemen (z. B. SAP) ist der Dreifachabgleich Bestellung – Wareneingang – Rechnung seit langem Standard: Eine Rechnung kann automatisch verbucht werden, wenn die gelieferten Mengen und die berechneten Mengen übereinstimmen. Voraussetzung dafür ist, dass der Wareneingang zeitnah und korrekt erfasst wird. Die Organisation sollte entsprechende Prozesse definieren (z. B. Wareneingangskontrolle am Tag der Anlieferung, digitale Erfassung des Lieferscheins), um diese Daten bereitzustellen.

• Dienst- und Werkleistungen nach Aufwand: Hier ist typischerweise eine Leistungserfassung per Stundenerfassung oder Leistungsnachweis nötig. Die Auftraggeberin muss ein System vorhalten, in dem die Fremdfirma (oder deren Mitarbeiter) die geleisteten Stunden bzw. die erbrachten Teilleistungen buchen kann. In vielen Unternehmen wird Fremdfirmen gestattet oder vorgeschrieben, die interne Zeiterfassung zu nutzen – oft über eigene Zugänge oder durch die verantwortlichen internen Mitarbeiter, die die Stunden der Dienstleister einpflegen. Wichtig ist, dass diese Zeiterfassung mit den jeweiligen Projekten oder Bestellungen verknüpft ist. Beispielsweise könnte jeder externe Mitarbeiter bei Projektbeginn in der Zeitmanagement-Software angelegt werden und muss seine Stunden täglich oder wöchentlich einem bestimmten Auftragskonto (Kostenstelle/Projektcode) zuordnen. Diese Zeiten werden idealerweise vom Verantwortlichen auf Seiten der Auftraggeberin geprüft und freigegeben (analog einer Unterschrift auf einem Stundenzettel, nur eben elektronisch). So entsteht ein verlässlicher Datensatz: X Stunden am Tag Y für Tätigkeit Z wurden geleistet und vom Auftraggeber genehmigt. Genau dieser Datensatz dient dann als Prüfgrundlage für die Rechnung. Die automatisierte Prüfung (Abschnitt 2) kann darauf zugreifen und Abweichungen feststellen. Wenn allerdings die Auftraggeberin keine saubere Zeiterfassung führt – etwa Zeiten nur formlos per E-Mail meldet oder gar nicht dokumentiert – kann ein System die Rechnung nicht validieren. Daher ist die Einführung einer digitalen Leistungsnachweisdokumentation zentral. Das kann ein Modul im ERP sein (z. B. Service Entry Sheet in SAP für Dienstleistungserfassung), eine Projektmanagement-Software oder ein dediziertes Zeiterfassungstool – entscheidend ist die lückenlose und überprüfte Erfassung aller abrechnungsrelevanten Leistungsdaten.

• Pauschalvergütete Leistungen und Meilensteine: Bei Pauschalpreisverträgen (z. B. ein Werkvertrag über einen Festpreis, zahlbar in Raten nach Meilensteinen) muss die Auftraggeberin intern den Fortschritt der Leistungserbringung dokumentieren. Beispielsweise kann für jeden vertraglichen Meilenstein ein Abnahmeprotokoll erstellt oder ein Fertigstellungsgrad im System gepflegt werden. Eine Rechnung über „Meilenstein 3 erreicht 100 %“ ließe sich dann gegen diesen Eintrag prüfen (ist Meilenstein 3 als erfüllt markiert?). Hier ist eine enge Abstimmung zwischen Projektleitung und Buchhaltung nötig: Häufig wird der Projektleiter dem Finanzwesen mitteilen müssen, wann bestimmte Meilensteine abgenommen sind, damit die erwartete Rechnung geprüft werden kann. Auch wenn das schwer vollständig zu automatisieren ist, kann zumindest die Dokumentation der Abnahmen standardisiert erfolgen – etwa indem jede Abnahme als digitaler Vorgang mit Datum, Verantwortlichem und ggf. einer Dokumentation (Bericht, Foto etc.) abgelegt wird. Im Streitfall (z. B. ob eine Leistung tatsächlich abgenommen war) hat die Auftraggeberin dann einen belastbaren Nachweis.

• Datenintegrität und Systemintegration: Die vorgelagerten Dokumentationsprozesse müssen so gestaltet sein, dass die Daten integriert und manipulationssicher vorliegen. Nach den GoBD-Grundsätzen müssen elektronische Belege zeitnah erfasst und unveränderbar aufbewahrt werden. Für die Auftraggeberin heißt das beispielsweise: Wird ein Leistungsnachweis einmal freigegeben, sollte er nicht mehr stillschweigend änderbar sein, ohne dass ein Änderungsprotokoll entsteht. Sonst könnte im Nachhinein die Grundlage der Rechnungsprüfung verfälscht werden. Auch müssen Rechnungen und die zugehörigen Auftrags-/Leistungsdaten über den gesamten Aufbewahrungszeitraum (in der Regel 10 Jahre, vgl. § 147 AO, § 14b UStG) miteinander verknüpft und abrufbar bleiben. In der Praxis bedeutet dies, dass die ERP- oder Archivsysteme die Verknüpfungen (z. B. über die Bestell- und Rechnungsnummer) speichern und ein Prüfer (sei es ein Wirtschaftsprüfer oder Steuerprüfer) später sowohl die Rechnung als auch die zugehörigen Bestellungen, Lieferscheine, Zeitnachweise etc. im Zusammenhang einsehen kann. Die Auftraggeberin sollte hierzu eine revisionssichere Archivierung implementieren: Rechnungen werden im Ursprungsformat abgelegt (z. B. originale XML/PDF-Datei) und mit Indexdaten (Rechnungsnummer, Kreditor, Datum, Bestellnummer) versehen. Zusätzlich sind die relevanten Verknüpfungen zu Stamm- und Bewegungsdaten (Bestellwesen, Projektakten) ebenfalls zu archivieren, damit bei Bedarf z. B. ein Betriebsprüfer mit Datenzugriff alle zusammengehörigen Unterlagen findet. Die GoBD schreiben vor, dass bei digitaler Buchführung eine lückenlose Verfahrensdokumentation existieren sollte, die diese Prozesse beschreibt. Daher ergibt sich die Anforderung, dass die Auftraggeberin eine Dokumentation erstellt, in der das Zusammenspiel von Auftragserfassung, Leistungserfassung und Rechnungsprüfung erläutert wird – inklusive der eingesetzten IT-Systeme, Kontrollmechanismen und Verantwortlichkeiten.

• Interne Kontrollmechanismen und Verantwortlichkeiten: Die Einführung der automatisierten Rechnungsprüfung entbindet die Auftraggeberin nicht von ihrer Pflicht zu einem internen Kontrollsystem (IKS). Vielmehr müssen die bisherigen manuellen Kontrollen in formalisierte, teils IT-gestützte Kontrollen überführt werden. Beispielsweise sollte es Rollenkonzepte geben: Wer darf Bestellungen anlegen, wer darf Leistungsdaten freigeben, wer darf Rechnungen final freigeben? Das System kann diese Berechtigungen technisch durchsetzen (Vier-Augen-Prinzip etc.), aber die Organisation muss sie definieren und überwachen. Auch die Budgetverantwortung muss klar zugeordnet sein – in der Software kann hinterlegt werden, bis zu welchem Betrag automatische Freigaben erfolgen und ab wann ein höherer Vorgesetzter einbezogen wird. Dies sind zwar organisatorische Details, aber aus rechtlicher Sicht relevant, um Compliance-Verstöße (z. B. unautorisierte Bestellungen oder Zahlungen) zu verhindern. Der Prozess sollte ebenfalls vorsehen, wie im Fall von Systemausfällen oder Datenfehlern verfahren wird – etwa ein Notfallprozess, damit Rechnungen nicht liegenbleiben, falls das Portal einmal nicht verfügbar ist.

• Schulung und Kommunikation: Schließlich muss die Auftraggeberin sicherstellen, dass sowohl die eigenen Mitarbeiter als auch die Fremdfirmen über das System und die Anforderungen informiert und geschult sind. Die beste technische Lösung nützt wenig, wenn z. B. ein Projektleiter vergisst, die Stunden einer Fremdfirma freizugeben – dann wird die Rechnung unnötig beanstandet. Genauso muss die Fremdfirma wissen, wie sie ihre Rechnung korrekt über das Portal eingibt. Hier bieten viele Unternehmen Lieferantenhandbücher oder Portal-Guidelines an, in denen Schritt für Schritt erklärt ist, welche Felder auszufüllen und welche Dokumente anzuhängen sind. Diese Vorgaben können sogar Bestandteil der vertraglichen Vereinbarung sein (etwa durch Verweis in den AGB oder im Vertrag auf eine „Rechnungsstellungsrichtlinie“). Die Kooperation beider Seiten ist wichtig: Die Auftraggeberin kann nur dann automatisiert prüfen, wenn die Fremdfirma die nötigen Daten liefert; umgekehrt wird die Fremdfirma ihre Zahlung schnell erhalten, wenn alles korrekt im System ist. Transparenz und klare Dokumentation auf beiden Seiten vermeiden Missverständnisse und Streit über Rechnungsinhalte.

Zusammengefasst verlangt die automatisierte Rechnungsprüfung von der Auftraggeberin ein hohes Maß an Daten- und Prozessqualität im eigenen Haus. Es müssen alle vorgelagerten Schritte – von der Auftragserteilung bis zur Leistungserfassung – straff organisiert und IT-seitig unterstützt sein. Nur so stehen zum Zeitpunkt des Rechnungseingangs alle Referenzdaten bereit, gegen die die Rechnung geprüft werden kann. Der Aufwand, diese Strukturen zu schaffen, lohnt sich jedoch: Das Unternehmen erreicht dadurch nicht nur eine effiziente Rechnungsprüfung, sondern auch insgesamt eine bessere Kontrolle über seine Lieferantenverträge, eine aktuellere Übersicht über erbrachte Leistungen und eine saubere Dokumentation für Revision und Audit. Im Ergebnis entsteht ein in sich stimmiges System, in dem jeder Schritt – Auftrag, Leistung, Rechnung, Zahlung – nachvollziehbar und abgestimmt ist.

Abschließend ist ein Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland zu geben, die für die automatisierte Rechnungsprüfung relevant sind. Viele davon wurden in den vorigen Abschnitten bereits implizit angesprochen. Im Fokus stehen das Handels- und Zivilrecht (insbesondere Vorgaben aus HGB und BGB zum Rechnungswesen und Vertragsrecht), steuerliche Vorschriften (v. a. Umsatzsteuergesetz) sowie die GoBD als Verwaltungsvorschrift für die IT-gestützte Buchführung.

• Handelsrechtliche Pflichten (HGB) und GoB: Als Industrieunternehmen unterliegt die Auftraggeberin den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) über Buchführung und Bilanzierung. Gemäß § 238 HGB besteht die Pflicht, Bücher zu führen und die Lage des Unternehmens nachvollziehbar aufzuzeigen – daraus leiten sich die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ab. Einer dieser Grundsätze ist die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen. Die Rechnungsprüfung dient genau diesem Zweck: sicherzustellen, dass nur sachlich richtige und vom Umfang her geschuldete Beträge in die Buchführung eingehen. Wird eine Rechnung ungeprüft oder fehlerhaft erfasst, könnte dies gegen den GoB der Richtigkeit verstoßen. Insofern trägt ein internes Kontrollsystem für Eingangsrechnungen zur Erfüllung der HGB-Pflichten bei. Zudem fordert § 257 HGB die Aufbewahrung von Handelsbriefen und Buchungsbelegen – wozu auch Eingangsrechnungen zählen – für 6 bzw. 10 Jahre. Das deckt sich mit steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (siehe unten). Wichtig ist, dass die Archivierung so erfolgt, dass die Originaldaten verfügbar bleiben (Papier im Original, elektronische Rechnungen im Ursprungsformat) und ein sachverständiger Dritter (z. B. Betriebsprüfer) die Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit nachverfolgen kann. Die automatisierte Prüfung muss also dokumentiert werden, um im Nachhinein nachvollziehbar zu bleiben (Nachvollziehbarkeit ist ebenfalls ein GoB). Beispielsweise könnte ein Prüfprotokoll je Rechnung aufbewahrt werden, aus dem hervorgeht, wann die Rechnung einging, welche Prüfschritte sie durchlief und ob/warum Abweichungen festgestellt wurden. Solche Protokolle unterstützen im Streitfall die Beweisführung, dass der Auftraggeber seine Sorgfaltspflichten erfüllt hat.

• Werkvertragsrecht (§§ 631 ff. BGB): Hier ist seit der Reform 2018 unter anderem geregelt, dass bei Bauverträgen eine prüfbare Schlussrechnung Voraussetzung für die Fälligkeit des Werklohns ist (§ 650g Abs. 4 BGB). Das BGB stipuliert, dass eine Rechnung als prüffähig gilt, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Auftraggeber nachvollziehbar ist. Diese Norm gilt zwar direkt nur für Verbraucherbauverträge und bestimmte Werkverträge, spiegelt aber einen allgemeinen Rechtsgedanken wider: Der Werkunternehmer kann seinen vollen Lohnanspruch erst verlangen, wenn er eine Abrechnung vorlegt, die der Besteller prüfen kann. Daraus folgt, dass Unternehmen gut beraten sind, ähnliche Prüffähigkeitsklauseln in alle Werk- und Dienstleistungen aufzunehmen. Tut man das, wird die Pflicht zur prüffähigen Rechnung quasi vertragliches Gesetz zwischen den Parteien. Fehlt eine solche Vereinbarung, könnte streng genommen ein Werklohnanspruch auch ohne Rechnung fällig werden (sofern Abnahme erfolgt ist), was die Position des Auftraggebers schwächt. Die automatisierte Prüfung ist insofern nur dann wirksam „einschaltbar“, wenn der Vertrag diese Bedingung enthält. Im Umkehrschluss liegt bei vereinbarter Prüffähigkeit eine Zurückbehaltungsrecht des Auftraggebers vor, bis die Rechnung den Anforderungen genügt – der Algorithmus kann also Rechnungen blockieren, ohne dass man in Schuldnerverzug gerät. Zu beachten ist auch § 640 BGB (Abnahme), denn bei Werkverträgen wird vor Rechnungslegung die Abnahme der Werkleistung erforderlich; die Rechnung kann vom System also nur freigegeben werden, wenn eine Abnahme dokumentiert wurde.

• Dienstvertragsrecht (§§ 611 ff. BGB): Beim Dienstvertrag schuldet der Dienstleister seine Tätigkeit, nicht einen Erfolg. Hier ist keine Abnahme vorgesehen; Vergütung wird i.d.R. nach Zeit oder Intervallen fällig. Das BGB enthält keine detailreichen Vorschriften zur Rechnungsstellung bei Dienstverträgen – es greift das allgemeine Leistungsbestimmungsrecht. Aber analog kann man sagen: Ist eine Vergütung „der Höhe nach unbestimmt“, muss sie bestimmbar sein. Eine ordnungsgemäße Rechnung mit Auflistung der geleisteten Stunden und Tätigkeiten macht die Forderung bestimmbar. In vielen Dienstverträgen (z. B. Beraterverträgen) ist vereinbart, dass der Dienstleister leistungsnachweispflichtig ist, also Stundennachweise oder Berichte vorlegen muss. Die Automatisierung profitiert von solchen Klauseln, da sie die Pflicht des Dienstleisters festschreiben, die Basisdaten für die Rechnungsprüfung zu liefern.

• Rahmen- und Kaufverträge: Im Kaufrecht (§§ 433 BGB) ist eine Rechnung rechtlich nicht Voraussetzung der Zahlung – die Zahlung wird bei Lieferung fällig, unabhängig von einer Rechnung, außer es ist etwas anderes vereinbart. Im Geschäftsverkehr ist jedoch üblich, dass Zahlung nach Rechnungsstellung erfolgt. EU-rechtlich (Richtlinie 2011/7/EU zur Bekämpfung von Zahlungsverzug) und in § 286 Abs. 3 BGB ist geregelt, dass ein Schuldner in Verzug gerät, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung leistet. Daraus folgt: Solange keine prüfgerechte Rechnung zugegangen ist, beginnt diese 30-Tage-Frist nicht zu laufen. Daher hat auch der Auftraggeber ein Interesse daran, dass die Rechnung korrekt und frühzeitig gestellt wird. Rahmenverträge sind oft Kauf- oder Dienstverträge mit wiederkehrenden Leistungen; hier sollte vertraglich fixiert sein, dass jeder einzelne Abruf als solcher bezahlt wird und wie abgerechnet wird (ggf. Sammelrechnung über mehrere Abrufe). Rechtlich gilt bei Kaufverträgen zudem § 368 BGB (Quittung), wonach der Schuldner (Auftraggeber) eine Quittung verlangen kann – eine Rechnung mit Vermerk über Zahlung kann das ersetzen. Dies ist aber mehr im Verbraucherbereich relevant.

• Umsatzsteuerliche Vorschriften (UStG): Das Umsatzsteuergesetz und die darauf basierenden Verordnungen (UStDV) haben großen Einfluss auf die Rechnungserstellung und -prüfung. Zum einen definieren sie die bereits erwähnten Pflichtangaben einer Rechnung (vgl. § 14 Abs. 4 UStG), die in einer automatisierten Prüfung zwingend kontrolliert werden müssen. Zum anderen beeinflussen sie Form und Frist der Rechnungsstellung: Unternehmer müssen innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG) – dies dient der Umsatzsteuerdisziplin und spielt in der Praxis der Automatisierung allerdings selten eine Rolle, da Fremdfirmen typischerweise weit früher zur Abrechnung schreiten. Wichtig im Rahmen der Prüfung ist, dass nur eine ordnungsmäßige Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt (§§ 15, 15a UStG). Sollte die Fremdfirma z. B. fehlerhafte Angaben zur Steuer machen (etwa falscher Steuersatz oder fehlende Steuernummer), kann die Auftraggeberin die Vorsteuer nicht abziehen, bis eine Berichtigung erfolgt. Daher muss ein automatisierter Prozess solche Fehler unbedingt erkennen und Bereinigungen einfordern, bevor die Rechnung endgültig verbucht wird. Ab 2025 gewinnt die Unterscheidung E-Rechnung vs. sonstige Rechnung erhebliche Bedeutung: Für inländische B2B-Umsätze wird die E-Rechnung zur Pflicht und eine Papierrechnung gilt dann umsatzsteuerlich als nicht ordnungsgemäß. Die Prüfung muss also zunächst feststellen: Liegt überhaupt eine E-Rechnung im Sinne des UStG vor? Erfüllt das Format EN 16931? Falls nein, müsste die Rechnung zurückgewiesen werden. Das System kann beispielsweise validieren, ob eine eingehende XML-Datei dem XRechnung-Standard entspricht. Zudem fordert die Finanzverwaltung, dass die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung gewährleistet sind (ebenfalls § 14 UStG). Dies kann entweder technisch durch qualifizierte elektronische Signatur erfolgen oder – wie heute üblich – durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Im Kontext unserer automatisierten Prüfung ist dieses Kontrollverfahren gerade implementiert: Indem die Rechnung inhaltlich mit Auftrag und Leistung abgeglichen wird, wird sichergestellt, dass sie echt (kommt vom richtigen Lieferanten) und unangetastet (Daten stimmen überein) ist. Die GoBD betonen ausdrücklich, dass eine bereits etablierte Rechnungseingangsprüfung die Anforderung an die Kontrolle von Integrität und Authentizität einer E-Rechnung erfüllt. Eine digitale Signatur ist dann nicht erforderlich, solange dokumentiert ist, wie geprüft wird. Dies ist wichtig, weil man so rechtfertigen kann, dass man ohne Signaturverfahren arbeitet – die maschinelle Prüfung bildet hier das Äquivalent in Sachen Sicherheit.

• GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Aufbewahrung und Datenzugriff): Die GoBD, herausgegeben vom Bundesministerium der Finanzen, konkretisieren die Anforderungen an IT-gestützte Buchführung und Belegablage.

• Unveränderbarkeit und Protokollierung: Elektronische Rechnungen und ihre Verarbeitungsdaten dürfen nachträglich nicht unbemerkt veränderbar sein. Jede Änderung (z. B. eine Korrekturbuchung, eine Rechnungskürzung) muss kenntlich gemacht und historisiert werden. Ein System zur Rechnungsverarbeitung muss daher Änderungen protokollieren (wer hat wann was freigegeben, gekürzt etc.). Eine reine Ablage im Dateisystem ohne Zugriffsschutz ist unzureichend; stattdessen empfiehlt die Finanzverwaltung spezielle Archivsysteme oder Datenbanksysteme, die Änderungen ausschließen bzw. protokollieren.

• Verknüpfung von Belegen und Datenzugriff: Alle steuerlich relevanten Daten (dazu gehören Rechnungen, Bestelldaten, Zahlungsdaten etc.) müssen für eine Betriebsprüfung maschinell auswertbar bereitgehalten werden. Das bedeutet, dass bei einer Prüfung dem Finanzamt auf Verlangen entweder ein Direktzugriff auf das System oder die Bereitstellung der entsprechenden Datensätze ermöglicht werden muss. Die Auftraggeberin sollte also in der Lage sein, dem Prüfer z. B. einen Auswertungslauf zu geben, der für einen Zeitraum X alle Rechnungen und deren Abgleich mit Bestellungen zeigt. Die Verfahrensdokumentation (bereits erwähnt) ist ebenfalls Teil der GoBD-Konformität. Sie muss beschreiben, wie das Unternehmen Eingangsrechnungen erhält, prüft, bucht und archiviert. Gerade wenn ein hoher Automatisierungsgrad vorliegt, ist diese Dokumentation wichtig, um dem Prüfer zu erläutern, wie das Kontrollsystem funktioniert. Darin sollten die Rollenverteilungen, die eingesetzte Software, die Prüflogik und die Maßnahmen bei Abweichungen festgehalten sein.

• Zeitgerechte Erfassung und Aufbewahrung: Die GoBD verlangen eine zeitnahe Sicherung elektronischer Belege gegen Verlust. Das heißt, die eingehenden Rechnungen sollten möglichst unmittelbar nach Eingang im System archiviert werden, idealerweise im gleichen Schritt wie die inhaltliche Prüfung. So geht keine Datei verloren und es wird kein Beleg versehentlich gelöscht. Zudem muss die Archivierung im Originalformat erfolgen. Wenn also eine Rechnung als XRechnung eingeht, sollte das XML genau so gespeichert werden. Falls das Unternehmen das Format konvertiert (etwa in ein internes XML-Format oder in ein PDF zur Anzeige), müssen beide Versionen archiviert werden, unter einem gemeinsamen Index, damit klar ist, dass sie zusammengehören. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass auch in 5 oder 10 Jahren die Daten lesbar und verfügbar sind (Stichwort Lesbarmachungspflicht).

• Kontrollen statt Einzelbelegverfahren: Historisch forderten deutsche Gesetze früher qualifizierte Signaturen für E-Rechnungen, um ihre Echtheit zu garantieren. Das wurde gelockert zugunsten der innerbetrieblichen Kontrollverfahren. Die GoBD erkennt an, dass eine bestehende Rechnungseingangsprüfung ein geeignetes Kontrollverfahren ist. Damit ersetzt das System de facto die Notwendigkeit z. B. jeder Rechnung einen manuellen Stempel mit Unterschrift zu geben (der berühmte „geprüft-Vermerk“). Stattdessen dokumentiert die Software die Freigabe elektronisch. In diesem Sinne erfüllt die automatisierte Prüfung eine Compliance-Funktion, die von der Finanzverwaltung akzeptiert ist, sofern sie ordnungsgemäß dokumentiert und in den Verfahrensbeschreibungen offen gelegt wird.

• Datenschutz und Arbeitsrechtliche Implikationen: Als Randbemerkung sei erwähnt, dass der Einsatz einer elektronischen Zeiterfassung und die Verarbeitung von Lieferantendaten auch Datenschutzfragen tangieren kann (Stichwort: personenbezogene Daten externer Mitarbeiter im Zeitermittlungssystem). Hier greift die DSGVO, wonach eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung bestehen muss (typischerweise Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn der Vertrag es vorschreibt, oder berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f). Zudem sind angemessene Schutzmaßnahmen zu treffen, damit nur berechtigte Personen auf die Daten zugreifen. Die Fremdfirma sollte im Vertrag zustimmen, dass die relevanten Daten ihrer Mitarbeiter (z. B. Name, Stunden) im System der Auftraggeberin erfasst werden dürfen. Das Bundesarbeitsgericht hat jüngst die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betont, allerdings bezogen auf eigene Arbeitnehmer – im Kontext von Fremdfirmen zeigt es aber den Trend, dass Zeiterfassung als positiv gesehen wird. Im Ergebnis überwiegen hier die Vorteile: Die Zeiterfassung dient ja auch dem Schutz vor Schwarzarbeit und Nachweispflichten etwa nach MiLoG (Mindestlohngesetz) in manchen Branchen. Diese Nebenaspekte sollten in einer Habilitation zumindest erwähnt werden, um das Gesamtbild abzurunden, wenn gleich die Kernfragen hier zivil- und handelsrechtlicher Natur bleiben.

• Ausblick: Gesetzgeberische Entwicklungen: Die rechtlichen Rahmenbedingungen bewegen sich weiter in Richtung verpflichtende Digitalisierung. Mit der Einführung der B2B-E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025 wird der Gesetzgeber voraussichtlich auch begleitende Regelungen erlassen, um den elektronischen Rechnungsaustausch zu standardisieren. Bereits jetzt steht fest, dass „ab 2025 elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend“ sind. Unternehmen müssen nicht nur E-Rechnungen ausstellen, sondern auch empfangen und verarbeiten können. Dies wird praktisch den hier diskutierten automatischen Prüfprozessen weiteren Auftrieb geben, da bei strukturierten Daten der Automatisierungsgrad naturgemäß höher ist. In der EU wird im Rahmen der sog. ViDA-Initiative sogar über ein Echtzeit-Meldesystem nachgedacht, bei dem Rechnungsdaten unmittelbar an die Finanzbehörden gemeldet werden (ähnlich dem System in Italien). Sollten solche Systeme kommen, wäre es umso wichtiger, dass die internen Prozesse reibungslos funktionieren – falsche Meldungen an das Finanzamt durch ungeprüfte Rechnungen könnten zu sofortigen steuerlichen Folgen führen. Insofern kann man sagen: Eine solide, rechtskonforme automatisierte Rechnungsprüfung ist auch eine Vorbereitung auf zukünftige Compliance-Anforderungen und stärkt die Resilienz des Unternehmens im digitalen Zeitalter.