Leistungsüberwachung von Fremdfirmen: Standardkatalog für Qualität

• Leistungsfreigabe und Abnahmekriterien: Vor Beginn der Arbeiten legt der Auftraggeber gemeinsam mit der Fremdfirma die Qualitätskriterien und Abnahmebedingungen fest. Jede Leistung steht unter dem Grundsatz, dass sie erst dann als erbracht gilt, wenn die vereinbarten Kriterien vollständig erfüllt sind. Für Montagen bedeutet dies z. B., dass eine Montageabnahme vor Inbetriebnahme erfolgt – inklusive Sichtprüfung der Ausführung und ggf. Druck- oder Lastprüfungen. Bei Instandhaltungs- oder Reparaturleistungen werden Funktionsprüfungen und Probebetrieb durchgeführt, um die Erfolgskriterien zu verifizieren. Bei kritischen Anlagen wird das Null-Fehler-Prinzip angewandt: Es werden keine bekannten Restmängel toleriert, alle festgestellten Mängel müssen vor der Abnahme beseitigt sein. Die Abnahme erfolgt durch berechtigte Vertreter des Auftraggebers (z. B. Fachabteilungen oder Qualitätsprüfer) gemeinsam mit der Fremdfirma und wird mit einem Abnahmeprotokoll dokumentiert. Ohne Abnahme keine Vergütungsfreigabe – dieses Prinzip stellt sicher, dass die Fremdfirma die Qualität liefert, die vertraglich geschuldet ist.

• Einbindung der Qualitätssicherung des Auftraggebers: Die interne QS/QM-Abteilung des Auftraggebers sollte frühzeitig in den Prozess einbezogen werden. Sie definiert die erforderlichen Prüfungen, stellt Prüfequipment oder Prüfpersonal (z. B. Werkstoffprüfer für Schweißnähte) bereit und validiert die vom Auftragnehmer gelieferten Qualitätsnachweise. Gegebenenfalls führt die QS-Abteilung Stichprobenprüfungen durch oder überwacht Schlüsselprüfungen vor Ort. Zudem prüft sie die vom Auftragnehmer erstellten Dokumentationen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Gerade bei sicherheitsrelevanten Gewerken kann es sinnvoll sein, dass die QS-Stelle des Auftraggebers vor Freigabe der Anlage eine Endkontrolle durchführt (Vier-Augen-Prinzip). Die Qualitätssicherungsstelle fungiert somit als unabhängige Instanz, die die Einhaltung aller Standards bestätigt. Des Weiteren kann der Auftraggeber vertraglich das Recht auf Audits beim Auftragnehmer festlegen, um dessen Qualitätsmanagement vor Ort zu überprüfen (z. B. Systemaudits nach ISO 9001 oder Prozessaudits bei länger laufenden Projekten).

• Schnittstellenmanagement und Verantwortlichkeiten: Ein reibungsloser QS-Prozess erfordert klare Zuständigkeiten bei beiden Parteien. Seitens des Auftraggebers wird für jeden Auftrag ein Auftragsverantwortlicher bestimmt (z. B. der Instandhaltungsleiter oder ein benannter Projektingenieur). Diese Person ist Hauptansprechpartner für die Fremdfirma und übernimmt die Überwachung und Abnahme der Leistung vor Ort[4]. Auf Seiten der Fremdfirma ist entsprechend ein verantwortlicher Bau- bzw. Montageleiter zu benennen, der die Umsetzung koordiniert. Beide Seiten stimmen regelmäßige Koordinationsbesprechungen ab – insbesondere bei längeren Projekten oder Montagen. Dabei werden Qualitätsfragen, Fortschritt und eventuell aufgetretene Probleme besprochen. Das Schnittstellenmanagement umfasst auch, dass der Auftragnehmer Änderungen oder Abweichungen im Leistungsumfang unverzüglich meldet und mit dem Auftraggeber abstimmt (Change-Management-Prozess), um Qualitätseinbußen durch nicht abgestimmte Maßnahmen zu vermeiden. Zudem werden wichtige Schnittstellendokumente genutzt, wie z. B. Freigabebescheinigungen, Genehmigungen für kritische Schritte (etwa das Schießen von Sprengladungen nur nach schriftlicher Freigabe) oder Übergabeprotokolle bei Schichtwechsel, damit ein lückenloser Informationsfluss gewährleistet ist.

• Vor-Ort-Kontrollen und Abnahmen: Die Qualität der Fremdleistung wird durch laufende Kontrollen direkt am Einsatzort sichergestellt. Dazu gehören regelmäßige Baustellenbegehungen und -inspektionen durch Vertreter des Auftraggebers. Bei längeren Arbeiten sind technische Zwischenabnahmen vorgesehen, um frühzeitig Abweichungen aufzudecken – beispielsweise eine Zwischenabnahme nach Abschluss einer Teilmontage (etwa Kontrolle der verlegten Kabeltrassen durch den Elektrofachplaner). Nach Abschluss der Arbeiten erfolgt die Endabnahme wie beschrieben, oftmals kombiniert mit einem Probelauf der Anlage. Ergänzend führen Auftraggeber bei komplexen Projekten auch Stichprobenprüfungen durch: Einzelne Arbeitsschritte oder Bauabschnitte werden stichprobenartig visuell geprüft (z. B. Schweißnahtvisuellenprüfung) oder funktional getestet (z. B. Test eines Not-Stopp-Schalters). Solche Stichproben erhöhen die Entdeckungswahrscheinlichkeit von Mängeln und motivieren die Fremdfirma zu durchgehend hoher Qualität.

• Prüfpläne und digitale Qualitätsdokumentation: Für wiederkehrende Instandhaltungs- und Prüfleistungen werden Prüfpläne erstellt, in denen Prüfpunkte, Prüfkriterien und Prüffristen festgelegt sind. Die Fremdfirma hat diese Pläne abzuarbeiten und die Ergebnisse einzutragen. Moderne Betriebe nutzen hierfür oft digitale Systeme oder Fremdfirmenportale, in die Serviceberichte, Prüfergebnisse und Wartungsprotokolle hochgeladen werden können. Dies ermöglicht dem Auftraggeber eine revisionssichere Nachverfolgbarkeit aller Leistungen. Sämtliche Wartungsprotokolle und Prüfberichte werden zentral archiviert und können bei Audits oder behördlichen Überprüfungen vorgelegt werden. Zudem erlaubt eine digitale Qualitätsdokumentation eine bessere Auswertbarkeit – z. B. können Mängelmeldungen statistisch erfasst und ausgewertet werden (siehe Reklamationsstatistik). Reklamationsstatistiken dienen der Leistungsüberwachung, indem alle vom Auftraggeber festgestellten Mängel oder Beanstandungen an der Fremdleistung erfasst werden. Aus der Auswertung (Anzahl Reklamationen pro Auftrag, pro Fremdfirma etc.) lassen sich Trends ablesen und ggf. Gespräche mit dem Dienstleister initiieren.

• Qualitätssicherungskennzahlen: Zur objektiven Bewertung der Leistungsqualität kommen Kennzahlen zum Einsatz. Eine wichtige Kennzahl ist etwa die Nacharbeitsquote (Rework Ratio), also der Anteil der Aufträge, bei denen Nacharbeiten aufgrund von Fehlern nötig waren. Eine niedrige Nacharbeitsquote zeigt, dass Leistungen gleich beim ersten Mal fehlerfrei erbracht wurden. Eine weitere Kennzahl ist die MTBF (Mean Time Between Failures) – im Kontext von instandgehaltenen Anlagen ist dies die mittlere Zeit zwischen Ausfällen nach einer Wartung[8]. Eine längere MTBF deutet auf eine höhere Zuverlässigkeit der Anlage und damit indirekt auf gute Wartungsqualität hin. Ebenso wird auf Wiederholfehler geachtet: Treten ähnliche Fehler oder Ausfälle nach erledigter Arbeit mehrfach auf, weist dies auf unzureichende Problembehebung oder systematische Schwächen hin. Auch klassische Qualitäts-KPI wie First Pass Yield (direktes Erreichen der geforderten Leistung ohne Nacharbeit) oder Reklamationsquote (Anzahl Beschwerden pro Leistungsumfang) können herangezogen werden.

Darüber hinaus werden regelmäßige Audits und Performance-Gespräche durchgeführt, um die Gesamtleistung der Fremdfirma ganzheitlich zu beurteilen. Im Rahmen solcher Bewertungen werden Kriterien wie Qualität der Arbeit, Leistungserfüllung, Termintreue, korrekte Abrechnung und Arbeitssicherheit zusammen betrachtet. Diese umfassende Bewertung gibt ein vollständiges Bild und fließt in Folgeaufträge oder in die Qualifikation der Fremdfirma ein. Insgesamt kombiniert die Leistungsüberwachung also direkte Kontrollen (Begehungen, Abnahmen) mit indirekter Qualitätsmessung (Dokumentationsprüfung, Kennzahlenanalyse, Audits), um eine hohe Transparenz über die Fremdleistungen zu erreichen.

Werden Qualitätsanforderungen nicht erfüllt oder kommt es zu Verstößen gegen die vereinbarten Standards, greift ein abgestuftes Maßnahmen- und Sanktionskonzept.

• Stufe 1: Hinweis und Aufforderung zur Abstellung – Zunächst wird der Fremdfirma der festgestellte Mangel oder Qualitätsverstoß schriftlich oder mündlich mitgeteilt. Sie erhält eine Hinweise mit der Aufforderung, den Mangel umgehend abzustellen. Ziel ist es, in dieser frühen Phase eine Selbstkorrektur zu ermöglichen. Beispiel: Bei leichter Abweichung (etwa unvollständige Dokumentation) fordert der Auftraggeber die Ergänzung der Unterlagen innerhalb kurzer Frist.

• Stufe 2: Nachbesserung mit Fristsetzung – Wurde der Mangel nicht bereits behoben, verlangt der Auftraggeber formal eine Nachbesserung. Die Fremdfirma muss die Leistung auf eigene Kosten korrigieren und erhält dafür eine verbindliche Frist. Die Nachbesserung wird anschließend erneut abgenommen. Bleibt die Fremdfirma in Verzug oder gelingt die Fehlerbehebung nicht, können weitere Schritte folgen. Wichtig: Eine Nachbesserungsfrist wird je nach Schwere des Mangels angemessen kurz bemessen (z. B. innerhalb von 24 Stunden bei sicherheitskritischen Problemen, ansonsten innerhalb weniger Tage).

• Stufe 3: Vertragsstrafe oder Vergütungsminderung – Ist der Qualitätsverstoß erheblich oder wiederholt erkennbar, können vertraglich vereinbarte Vertragsstrafen greifen. Beispielsweise kann im Vertrag festgelegt sein, dass pro Tag Verzögerung bei Nachbesserungen oder pro Prozentpunkt Nichterfüllung von Qualitätskennzahlen eine Strafzahlung fällig wird. Alternativ oder zusätzlich kann der Auftraggeber eine Minderung der Vergütung für die mangelhafte Leistung vornehmen. Die Höhe richtet sich nach dem Ausmaß der Qualitätsabweichung (z. B. pro festgestelltem Mangel ein bestimmter Abzug). Vertragsstrafen und Minderung dienen als finanzielle Anreize zur Qualitätstreue.

• Stufe 4: Ersatzvornahme – Bleibt die Fremdfirma trotz Fristsetzung untätig oder gelingt es ihr nicht, den Mangel zu beseitigen, ist der Auftraggeber berechtigt, eine Ersatzvornahme durchzuführen. Das heißt, er lässt den Mangel von einer anderen Firma oder durch eigenes Personal beheben und stellt der säumigen Fremdfirma die Kosten in Rechnung. Von diesem Schritt wird die Fremdfirma in Kenntnis gesetzt, verbunden mit der Ankündigung einer möglichen Vertragskündigung, falls keine Verbesserung erfolgt.

• Stufe 5: Temporärer Auftragsstopp (technische Sperre) – Bei schwerwiegenden Qualitätsverstößen kann der Auftraggeber die Fremdfirma vorläufig sperren, d. h. von weiteren Aufträgen ausschließen, bis der Mangel behoben und dessen Ursachen abgestellt sind. In der Praxis bedeutet dies beispielsweise, dass die Fremdfirma erst wieder mit Arbeiten betraut wird, wenn sie nachweislich Qualitätsmaßnahmen ergriffen hat (z. B. Austausch unqualifizierten Personals, Anschaffung besserer Ausrüstung, Anpassung ihres QMS). Diese Maßnahme schützt den Auftraggeber vor weiteren Schäden, bis Vertrauen in die Leistungsfähigkeit wiederhergestellt ist.

• Stufe 6: Ausschluss / Kündigung – Als letzte Konsequenz bei fortgesetzten oder gravierenden Qualitätsmängeln kann die Beendigung der Zusammenarbeit stehen. Dies umfasst zum einen die außerordentliche Kündigung des laufenden Vertrags aus wichtigem Grund (bei Unzumutbarkeit der Fortsetzung, z. B. weil sicherheitskritische Mängel trotz Nachbesserungsmöglichkeit nicht behoben wurden). Zum anderen kann die Fremdfirma auf eine Sperrliste gesetzt werden, was einem dauerhaften Ausschluss von künftigen Auftragsvergaben entspricht. Dieser Schritt wird dokumentiert und der Fremdfirma schriftlich begründet mitgeteilt.

Nachverfolgung und Dokumentation: Alle Qualitätsverstöße und ergriffenen Maßnahmen werden systematisch dokumentiert. Jeder Mangel erhält eine Klassifikation (z. B. Kategorie A für kritische Mängel, B für mittlere, C für geringfügige Abweichungen) sowie einen Vermerk, welche Schritte eingeleitet wurden. Diese Dokumentation dient der Transparenz gegenüber der Fremdfirma und intern. Im Wiederholungsfall kann so nachvollzogen werden, ob es sich um einen erneuten Verstoß handelt, was eine Eskalation rechtfertigt. Ebenso werden die Ergebnisse von Nachbesserungen oder Strafzahlungen festgehalten. Regelmäßige Auswertung dieser Daten (z. B. jährliche Lieferantenbewertung) fließt in die Entscheidung ein, ob eine Fremdfirma weiterhin beauftragt wird. Im Idealfall wird die Fremdfirma auch in Feedback-Gesprächen auf Basis der dokumentierten Qualitätsperformance beraten, wie sie Mängel künftig vermeiden kann.

Durch dieses abgestufte Sanktionskonzept erhalten Fremdfirmen einerseits die Chance, Qualitätsprobleme eigenverantwortlich zu beheben, sehen sich andererseits aber bei Nicht-Einhaltung spürbaren Konsequenzen gegenüber. So wird die Einhaltung der Qualitätsstandards konsequent eingefordert, was letztlich der Sicherheit und Effizienz zugutekommt.