Leistungsüberwachung vom Fremdfirmen: Standardkatalog für Arbeitssicherheit

Bei der Zusammenarbeit mit Fremdfirmen müssen klare Arbeitsschutz-Standards definiert und eingefordert werden.

• Persönliche Schutzausrüstung (PSA): Die Beschäftigten der Fremdfirma müssen die für die Tätigkeit vorgeschriebene PSA tragen (z.B. Helm, Sicherheitsschuhe, Schutzbrille, Gehörschutz etc.). Der Arbeitgeber der Fremdfirma ist verpflichtet, geeignete PSA bereitzustellen und deren Benutzung durchzusetzen (gemäß PSA-Benutzungsverordnung). Der Auftraggeber seinerseits sollte überprüfen, ob auf seinem Gelände alle Fremdfirmen-Mitarbeiter die erforderliche PSA benutzen. In Bereichen mit besonderen Risiken (z.B. Absturzgefahr, Chemikalien) ist auf spezifische Schutzausrüstung zu achten. Ohne entsprechende PSA darf kein Zugang zu gefährdeten Bereichen gewährt werden.

• Gefährdungsbeurteilungen: Vor Arbeitsbeginn muss für die ausgelagerten Tätigkeiten eine Gefährdungsbeurteilung (GBU) vorliegen. Der Fremdunternehmer erstellt eine GBU für seine Arbeiten und berücksichtigt dabei auch die Bedingungen am Einsatzort. Der Auftraggeber wiederum unterstützt den Auftragnehmer, indem er alle betriebspezifischen Gefahren mitteilt (z.B. vorhandene Anlagen, Gefahrstoffe, Verkehr auf dem Werksgelände). Idealerweise werden die Gefährdungsbeurteilungen beider Seiten abgestimmt, sodass alle möglichen Wechselwirkungen erfasst sind. Schutzmaßnahmen müssen gemeinsam festgelegt werden, bevor die Arbeit startet. Diese koordinierte Gefährdungsbeurteilung ist gesetzlich gefordert und bildet die Basis für alle weiteren Sicherheitsmaßnahmen.

• Sicherheitsunterweisungen: Alle externen Beschäftigten müssen vor Tätigkeitsaufnahme eine Sicherheitsunterweisung erhalten. Zum einen unterweist der Arbeitgeber der Fremdfirma seine Mitarbeiter in den arbeitsplatzbezogenen Gefahren und den Ergebnissen der GBU. Zum anderen führt der Auftraggeber eine betriebliche Einweisung durch: Die Fremdfirmen-Mitarbeiter werden über die örtlichen Gegebenheiten, betriebsspezifischen Gefahren und geltenden Verhaltensregeln im Werk informiert. Dies umfasst z.B. Verkehrswege, Verbotszonen, Alarm- und Notfallprozeduren sowie Meldestellen für Unfälle. Wichtig ist, dass der Auftraggeber sich vergewissert, dass die Unterweisung verstanden wurde – etwa durch Unterschriften, kurze Tests oder Nachfragen. Der Erhalt der geltenden Arbeitsschutzregeln sollte vom Fremdunternehmer schriftlich bestätigt werden. Nur unterwiesene Personen, die die Sicherheitsbestimmungen kennen, dürfen im Betrieb tätig werden.

• Nachweis der Qualifikation und Eignung: Auftraggeber müssen verlangen, dass nur geeignetes und qualifiziertes Personal seitens der Fremdfirma eingesetzt wird. Die Fremdfirma hat durch Dokumente nachzuweisen, dass ihre Beschäftigten die erforderliche fachliche Qualifikation besitzen (etwa Facharbeiterbriefe, Schweißer-Prüfungen, Staplerscheine bei Flurförderzeugfahrern, Schulungen für Arbeiten in Höhen etc.). Gegebenenfalls sind auch arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen nachzuweisen (z.B. G 41 Höhentauglichkeit bei Gerüstbauern). Der Auftraggeber sollte diese Qualifikationsnachweise vorab prüfen und nur Personal zulassen, das den Anforderungen genügt. Eignungsprüfungen und Zertifikate können in einem digitalen System hinterlegt werden, sodass am Werkstor ersichtlich ist, wer zugangsberechtigt ist. Damit wird sichergestellt, dass niemand ohne die nötige Befähigung oder gesundheitliche Eignung im Gefahrenbereich arbeitet. Im Zweifel ist unzureichend qualifiziertes Personal von der Tätigkeit auszuschließen.

• Notfallmanagement und Verhalten im Gefahrenfall: Die Fremdfirma muss in das Notfallkonzept des Betriebs eingebunden sein. Der Auftraggeber erläutert bei der Einweisung, wie sich Fremdfirmen-Mitarbeiter im Alarm- oder Gefahrenfall verhalten müssen (z.B. Alarmierungskette, Sirenensignale, Fluchtwege, Sammelplätze). Er stellt sicher, dass die externen Kräfte die Notfallmaßnahmen kennen – etwa die Standorte von Feuerlöschern und Erste-Hilfe-Einrichtungen, zuständige Evakuierungshelfer und die Rufnummern der Werksrettung. Die Fremdfirma wiederum muss eigenes Notfallequipment bereithalten, wenn erforderlich (z.B. persönliche Rettungsausrüstung bei Arbeiten in engen Räumen) und ihre Mitarbeiter in der Ersten Hilfe schulen. Meldewege für Unfälle oder Beinaheunfälle sind im Voraus festzulegen: Jeder Unfall eines Fremdfirmenmitarbeiters ist unverzüglich dem Auftraggeber zu melden. Beide Seiten sollten Notfallsituationen gemeinsam üben, sofern sinnvoll (z.B. Evakuierungsübungen). So wird gewährleistet, dass im Ernstfall alle richtig reagieren und koordiniert zusammenarbeiten.

Um sicherzustellen, dass Fremdfirmen die Arbeitsschutzvorgaben tatsächlich einhalten, sind kontinuierliche Überwachungsmaßnahmen erforderlich.

• Arbeitsschutzaudits: Geplante Audits überprüfen systematisch das Arbeitsschutzmanagement der Fremdfirma. Dies kann bereits vor Auftragserteilung in Form einer Vorauswahl-Prüfung stattfinden (z.B. anhand von Zertifikaten oder Fragebögen) und während der Auftragsausführung fortgesetzt werden. Bei einem Audit werden Dokumente (Unterweisungsnachweise, Prüfprotokolle von Geräten, Gefährdungsbeurteilungen) sowie die Umsetzung vor Ort überprüft. Audits können durch die eigene Fachkraft für Arbeitssicherheit oder externe Experten durchgeführt werden. Die Ergebnisse werden dokumentiert und mit der Fremdfirmen-Leitung besprochen, um etwaige Mängel abzustellen. Regelmäßige Audits fördern eine fortlaufende Verbesserung und geben dem Auftraggeber Sicherheit, dass der Dienstleister den vereinbarten Standards genügt.

• Sicherheitsbegehungen: Neben formalen Audits sind Begehungen der Arbeitsstätte ein zentrales Überwachungsinstrument. Verantwortliche des Auftraggebers (z.B. Sicherheitsingenieur, Fremdfirmenkoordinator oder Baustellenkoordinator) besuchen in angemessenen Abständen die Einsatzorte der Fremdfirma. Dabei wird stichprobenartig kontrolliert, ob die Sicherheitsregeln eingehalten werden: Tragen alle die PSA? Werden Arbeitsmittel sicher verwendet? Sind Absperrungen und Beschilderungen vorhanden? Solche Sicherheitsrundgänge können täglich, wöchentlich oder anlassbezogen erfolgen. Beobachtungen werden protokolliert und mit den Verantwortlichen der Fremdfirma direkt besprochen. Bei Feststellung von Mängeln erfolgt je nach Schwere eine sofortige Unterbrechung der Arbeit oder eine Nachbesserungsaufforderung. Sicherheitsbegehungen fördern auch den Dialog vor Ort – Probleme können frühzeitig erkannt und gemeinsam gelöst werden.

• Digitale Dokumentationssysteme: Moderne Fremdfirmen-Managementsysteme ermöglichen eine digitale Überwachung der sicherheitsrelevanten Vorgänge. In einem zentralen Fremdfirmenportal werden alle erforderlichen Dokumente und Nachweise der Fremdfirma hinterlegt – von Qualifikationszertifikaten über Unterweisungsbestätigungen bis zu Wartungsnachweisen für Maschinen. Diese digitale Dokumentation sollte revisionssicher und für beide Seiten transparent sein. Verantwortliche können online prüfen, ob z.B. alle eingesetzten Personen gültige Schulungen haben oder ob Prüfintervalle eingehalten werden. Außerdem lassen sich Prozesse wie Anmeldung am Werkstor, Sicherheitsunterweisungen oder Genehmigungsverfahren (z.B. für Heißarbeiten oder Arbeiten in Höhen) digital abbilden und nachverfolgen. Digitale Systeme schaffen dadurch Übersicht, beschleunigen Abläufe (z.B. elektronische Erlaubnisscheine) und erhöhen die Rechtssicherheit, da lückenlos dokumentiert ist, wer was wann erledigt hat. Im Falle eines Audits oder Behördentermins sind alle Nachweise sofort abrufbar. Wichtig ist, dass solche Systeme kontinuierlich gepflegt und aktualisiert werden, damit die Daten stets aktuell und vollständig sind.

• Meldesysteme für Verstöße und Beinaheunfälle: Ein offenes Meldesystem ermutigt zur Sicherheitskultur. Mitarbeiter – sowohl eigene als auch von Fremdfirmen – sollten die Möglichkeit haben, Verstöße, Mängel oder Beinaheunfälle unkompliziert zu melden (anonym oder persönlich). Dies kann z.B. über ein digitales Meldeformular, eine Hotline oder eine App geschehen. Jede Meldung sollte zeitnah durch die Arbeitsschutzverantwortlichen geprüft werden. Für Fremdfirmen ist es ratsam, festzulegen, dass auch ihre Beschäftigten unsichere Bedingungen sofort dem Koordinator melden. Ebenso müssen Fremdfirmen selbst Beinaheunfälle aus ihrem Bereich an den Auftraggeber weiterleiten. Das Ziel ist, aus Beinaheunfällen zu lernen, bevor etwas passiert. Regelmäßige Sicherheitsausschusssitzungen können genutzt werden, um gemeldete Ereignisse auszuwerten und gemeinsam Präventionsmaßnahmen abzuleiten. Ein Melde- und Feedback-System zeigt zudem den Fremdfirmen, dass der Auftraggeber sehr auf Sicherheit achtet – was präventiv disziplinierend wirkt.

Trotz aller Prävention kann es zu Sicherheitsverstößen durch Fremdfirmen kommen. Wichtig ist, dass solche Verstöße konsequent geahndet werden, um die Verbindlichkeit der Regeln zu unterstreichen. Meist bewährt sich ein Stufenmodell von milderen zu strengeren Sanktionen, je nach Schwere des Verstoßes und Wiederholungsfall:

• Dokumentationspflicht: Jede festgestellte Sicherheitsabweichung und die ergriffene Maßnahme sind schriftlich zu dokumentieren. Dies dient einerseits der Beweissicherung (z.B. falls es später zu Streitigkeiten oder Unfällen kommt), andererseits der Nachverfolgbarkeit im Eskalationsprozess. Verwarnungen, Abmahnungen und Platzverweise sollten mit Datum, Uhrzeit, Beteiligten, Beschreibung des Vorfalls und Forderungen zur Abhilfe festgehalten werden. Die Dokumentation kann in Form von Protokollen, Einträgen im digitalen Managementsystem oder Briefen an die Fremdfirma erfolgen. Durch lückenlose Aufzeichnungen lässt sich zeigen, dass der Auftraggeber seiner Überwachungspflicht nachgekommen ist. Kommt es z.B. zu einer Kündigung oder Vertragsstrafe, hat man so die notwendigen Nachweise, dass vorgelagerte Schritte (Verwarnung/Abmahnung) erfolgt sind.

• Rechtskonforme Durchsetzung: Sanktionsmaßnahmen müssen stets im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Möglichkeiten erfolgen. Eine Vertragsstrafe kann z.B. nur erhoben werden, wenn sie vertraglich vereinbart war und in angemessener Höhe liegt. Beim Platzverweis stützt sich der Auftraggeber auf sein Hausrecht, das ihm erlaubt, bei Gefahren Personen vom Gelände zu entfernen. Wichtig ist, die Eingriffe verhältnismäßig zu gestalten – ein vollständiger Auftragsentzug ohne vorherige Abmahnung könnte unter Umständen als unverhältnismäßig gelten, sofern keine akute Gefährdung bestand. Zudem darf der Auftraggeber keine Weisungen zur Arbeitsdurchführung erteilen, die über den Arbeitsschutz hinausgehen, da sonst der Werkvertrag als verdecktes Arbeitsverhältnis gewertet werden könnte. Im Umgang mit Fremdfirmen ist darauf zu achten, dass arbeitsrechtliche Konsequenzen (z.B. fristlose Kündigung eines Fremdfirmenmitarbeiters) formal vom Arbeitgeber der Fremdfirma ausgesprochen werden müssen – der Auftraggeber kann aber verlangen, dass ungeeignete oder sicherheitsgefährdend handelnde Personen nicht mehr eingesetzt werden. Alle Maßnahmen sollten in Einklang mit den vereinbarten Vertragsbedingungen, dem Arbeitsschutzgesetz und ggf. dem Betriebsrecht stehen. Bei gravierenden Verstößen mit Gefährdungspotential ist der Auftraggeber berechtigt, die Arbeiten sofort stoppen zu lassen und im Extremfall die Zusammenarbeit zu beenden – dies ist nicht nur sein Recht, sondern Teil seiner Pflicht, um Schaden von allen Beschäftigten abzuwenden.

Der hier vorgestellte Katalog bietet einen strukturierten Überblick über die Kontroll- und Durchsetzungsinstrumente im Arbeitsschutz gegenüber Fremdfirmen. Von der Rechtsgrundlage über konkrete Sicherheitsanforderungen bis hin zu Überwachung und Sanktionen sind alle Elemente so ausgestaltet, dass ein hohes Sicherheitsniveau erreicht und gehalten wird. Letztlich müssen Auftraggeber wie Auftragnehmer ein gemeinsames Ziel verfolgen: Unfälle und Gesundheitsgefahren vermeiden. Eine klare Kommunikation der Erwartungen, systematische Überprüfung und gegebenenfalls konsequente Ahndung von Verstößen schaffen eine Kultur, in der Arbeitssicherheit auch bei Fremdfirmenleistungen oberste Priorität hat. So wird gewährleistet, dass Fremdfirmen genau so sicher arbeiten wie die eigenen Beschäftigten – im Sinne aller Beteiligten und im Einklang mit dem geltenden Recht.