Checkliste Qualität

Dieser Abschnitt umfasst Anforderungen an Wartungs-, Inspektions- und Reparaturleistungen der Fremdfirma. Instandhaltung wird in der BetrSichV als Gesamtheit aller Maßnahmen definiert, um den sicheren Zustand von Arbeitsmitteln zu erhalten oder wiederherzustellen (insbesondere Inspektion, Wartung und Instandsetzung)[4]. Die Fremdfirma sollte einen Wartungsplan ausarbeiten und mit dem Auftraggeber abstimmen, um geplante Stillstände und Prüfungen effizient durchzuführen. Wartungsnachweise sind lückenlos zu führen; fehlende oder verspätete Wartungen können Sicherheit und Verfügbarkeit gefährden. Wichtige Kennzahlen der Instandhaltung – etwa MTBF (Mean Time Between Failures, mittlere Betriebsdauer zwischen Ausfällen) – geben Aufschluss über die Zuverlässigkeit der Anlagen[5] und sollten erfasst sowie gemeinsam analysiert werden. Zudem ist sicherzustellen, dass Ersatzteile in erforderlicher Qualität verfügbar sind und gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen (z. B. wiederkehrende Prüfungen nach BetrSichV) eingehalten werden.

In diesem Abschnitt geht es um die Qualität bei Montage- und Installationsarbeiten durch die Fremdfirma. Dazu zählen die Planung, Durchführung und Abnahme von Montagen (z. B. Aufbau von Anlagenkomponenten, Verkabelungen, Stahlbau). Vor Beginn der Arbeiten sollte ein detaillierter Montageplan vorliegen, der zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt ist. Die Ausführung muss gemäß Plan und technischen Regeln erfolgen; ggf. sind Zwischenprüfungen durchzuführen, um Fehler frühzeitig zu erkennen. Am Ende der Montage wird eine gemeinsame Abnahme durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind. Idealerweise gilt das Null-Fehler-Kriterium – Ziel ist also eine fehlerfreie Leistungserstellung ohne Nacharbeiten. (In der Praxis auftretende Mängel sind umgehend zu beheben) Sorgfältige Dokumentation (Abnahmeprotokoll, Checklisten) stellt den ordnungsgemäßen Abschluss der Montage sicher.

Dieser Abschnitt erfasst Anforderungen an technische Serviceleistungen der Fremdfirma, wie Prüfungen, Kalibrierungen, Justagen oder Messungen an Anlagen und Geräten. Entscheidend ist der Einsatz geeigneter und kalibrierter Messmittel, damit die Ergebnisse verlässlich sind – DIN EN ISO 9001 verlangt, dass alle relevanten Prüfmittel regelmäßig kalibriert oder verifiziert werden[7]. Die Fremdfirma muss standardisierte Prüfverfahren einsetzen (nach anerkannten Normen oder Herstellervorgaben), um konsistente Qualität zu gewährleisten. Alle Prüfergebnisse und Einstellungen sollen in Protokollen dokumentiert werden. Das Servicepersonal muss für die jeweiligen Prüfaufgaben ausreichend qualifiziert sein (z. B. zertifizierte Prüftechniker, befähigte Personen nach BetrSichV für Prüfungen). Abschließend sollten die Ergebnisse der technischen Services mit dem Auftraggeber besprochen und freigegeben werden – so ist gesichert, dass beide Seiten über den Zustand der Anlagen informiert sind und eventuelle Abweichungen gemeinsam bewertet haben.

In diesem Abschnitt wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Dokumente und Nachweise ordnungsgemäß vorliegen. Eine vollständige und aktuelle Dokumentation ist essentiell für die Qualitätssicherung – fehlende oder veraltete Dokumente (z. B. Pläne, Prüfprotokolle) stellen einen häufigen Mangel dar und können sowohl Qualität als auch Sicherheit beeinträchtigen. Die Fremdfirma ist verpflichtet, sämtliche vorgeschriebenen Unterlagen (Wartungsnachweise, Prüfberichte, Abnahmeprotokolle, Zeugnisse etc.) zeitnah und in abgestimmter Form an den Auftraggeber zu übergeben. Der Auftraggeber muss diese prüfen, freigeben und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben archivieren. Beide Parteien sollten Zugriff auf die relevanten Dokumente haben, z. B. über digitale Portale, um Transparenz zu gewährleisten. Zudem sind einzuhaltende Aufbewahrungsfristen (gesetzlich oder vertraglich vorgegeben) zu beachten.

Dieser Abschnitt betrachtet, wie die Leistung der Fremdfirma gemessen und Feedback ausgetauscht wird. Die Definition und Verfolgung von Qualitätskennzahlen (KPIs) ist ein zentrales Element, um Qualität messbar zu machen – beispielsweise Fehlerquoten, Nacharbeitsrate, Verfügbarkeitszeiten oder MTBF für Anlagen. Solche Kennzahlen sollten regelmäßig erhoben und zwischen Auftraggeber und -nehmer offen kommuniziert werden. Darüber hinaus ist der Einbezug des Kundenfeedbacks wesentlich: Wie werden Beanstandungen des Auftraggebers (Reklamationen) behandelt und zur Verbesserung genutzt? Wird die Zufriedenheit des Auftraggebers mit den erbrachten Leistungen erfasst und zurückgemeldet? Etablierte Feedback- und KVP-Prozesse (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) helfen der Fremdfirma, aus vergangenen Projekten zu lernen und die Qualität stetig zu steigern. Regelmäßige Qualitätsgespräche zwischen beiden Parteien fördern die Transparenz und das gegenseitige Verständnis der Erwartungen.

Der letzte Abschnitt behandelt das Vorgehen bei Qualitätsmängeln oder -abweichungen. Tritt ein Fehler oder Mangel auf, muss ein klar definierter Prozess greifen: Meldung des Problems, schnelle Nachbesserung und – ebenso wichtig – Ursachenanalyse, um Wiederholungen zu vermeiden. Gemäß ISO 9001 sollen bei festgestellten Nichtkonformitäten wirksame Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, inklusive Analyse der Fehlerursachen und Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen. Die Fremdfirma sollte also systematisch die Grundursache eines Fehlers untersuchen (z. B. mittels 5-Why-Methode oder Ishikawa-Diagramm) und Maßnahmen ergreifen, um den Fehler abzustellen und künftig zu verhindern. Nachbesserungen sind vom Auftragnehmer in der vereinbarten Frist und Qualität durchzuführen; der Auftraggeber prüft und bestätigt die Mangelbeseitigung. Für schwerwiegende oder wiederholte Mängel ist ein Eskalationsverfahren festzulegen (z. B. Einbindung von Führungskräften beider Seiten, ggf. Vertragsstrafen oder Sperrung der Fremdfirma bei grober Qualitätsverletzung). Alle Qualitätssicherungsmaßnahmen bei Mängeln sollten dokumentiert werden (Mangelberichte, 8D-Reports, Korrekturmaßnahmenpläne), um Transparenz zu schaffen und als Lessons Learned zu dienen.

Die Checkliste wurde unter Berücksichtigung von Best Practices des Qualitätsmanagements und branchenspezifischer Literatur erstellt. Wichtige Referenzen sind u. a. DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement-Systeme), das Bundesberggesetz (Verantwortung des Unternehmers für Fremdfirmen), die Betriebssicherheitsverordnung (Anforderungen an Instandhaltung und befähigte Personen) sowie diverse Fachquellen zu Instandhaltungskennzahlen (MTBF), Null-Fehler-Strategie und Qualitätsaudit-Fragebögen für Lieferanten/Fremdfirmen. Diese Vorgaben und Erkenntnisse sind in die obige Checkliste eingeflossen, um eine ganzheitliche Qualitätsprüfung von Fremdfirmen im Bergbau zu ermöglichen.