Checkliste Compliance

Verhaltenskodex vorhanden – Fremdfirma verfügt über einen schriftlichen Code of Conduct / interne Verhaltensregeln, die für alle Mitarbeitenden und ggf. Geschäftspartner verbindlich sind.

Fremdfirma

Soll

(Dokumentation Richtlinie, Version,...)

Compliance-Verantwortlichkeit – Eine interne Compliance-Organisation ist benannt (z. B. Compliance-Beauftragte*r oder zuständige Führungskraft), welche die Einhaltung der Richtlinien überwacht.

Fremdfirma

Soll

(Name/Position des Compliance-Verantw.)

Anti-Korruptionsrichtlinie – Es existieren klare interne Regeln zur Korruptionsprävention (z. B. Umgang mit Geschenken und Einladungen) und diese sind allen Mitarbeitenden bekannt.

Fremdfirma

Soll

(Richtlinie Geschenke/Einladungen)

Compliance-Management (optional) – Die Fremdfirma hat ein strukturiertes Compliance-Management-System implementiert (z. B. zertifiziert nach ISO 37301 oder IDW PS 980) und überwacht regelmäßig dessen Wirksamkeit.

Fremdfirma

Kann

(Zertifikat/Prüfbericht Compliance-System)

Korruptionsverbot – Null-Toleranz gegenüber Korruption: Fremdfirma bestätigt die Einhaltung aller Anti-Korruptionsgesetze (z. B. StGB §§299ff. gegen Bestechung) und hat wirksame Maßnahmen implementiert, um Bestechung und Vorteilsgewährung zu verhindern.

Fremdfirma

Muss

(Eigenerklärung Anti-Korruption)

Lieferkettensorgfalt (LkSG) – Falls anwendbar, erfüllt die Fremdfirma die Sorgfaltspflichten des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (Menschenrechte und Umwelt) und erstattet dazu Bericht. Größere Auftraggeber erwarten auch von kleineren Lieferanten die Umsetzung wichtiger LkSG-Vorgaben.

Fremdfirma<br/>(bei Bedarf beide)

Muss

(ggf. LkSG-Risikokonzept o. Bestätigung)

Datenschutz (DSGVO/BDSG) – Personenbezogene Daten werden datenschutzkonform verarbeitet. Es sind technische-organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Daten umgesetzt; bei Bedarf ist ein Datenschutzbeauftragter benannt und es bestehen erforderliche Auftragsverarbeitungsverträge.

Fremdfirma

Muss

(Datenschutzerklärung, AV-Vertrag)

Bergrechtliche Genehmigungen – Alle einschlägigen bergrechtlichen Vorschriften sind erfüllt. Insbesondere sind für die Tätigkeiten Betriebspläne genehmigt und gültig (BBergG), verantwortliche Personen gemäß §§58–60 BBergG schriftlich bestellt und der Behörde benannt, sowie das vorgeschriebene Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument nach ABBergV erstellt und im Betrieb verfügbar.

Beide

Muss

(Behördliche Zulassungen, Bestellschreiben und S&G-Dokument vorhanden)

Betriebssicherheit – Die Fremdfirma setzt nur sichere Arbeitsmittel ein und beachtet die Betriebssicherheitsverordnung. Alle mitgebrachten Geräte und Ausrüstungen sind geprüft (gültige Prüfnachweise); für überwachungsbedürftige Anlagen (z. B. Druckgeräte, Hebezeuge) liegen erforderliche Abnahmen/Genehmigungen vor.

Fremdfirma

Muss

(Prüfprotokolle, Gerätescheine)

Umweltschutz – Relevante umweltrechtliche Pflichten werden eingehalten (z. B. Umgang mit Gefahrstoffen und wassergefährdenden Stoffen gemäß AwSV, sachgerechte Abfallentsorgung gemäß KrWG). Etwaige benötigte Genehmigungen (z. B. nach BImSchG oder WHG) sind vorhanden.

Beide

Muss

(Nachweise UVV, Entsorgungsnachweise, Genehmigungen)

Arbeitsrechtliche Vorgaben – Die Fremdfirma erfüllt alle arbeitsrechtlichen Pflichten gegenüber ihren Beschäftigten (u. a. Mindestlohnzahlung, Arbeitszeitvorschriften, Sozialabgaben). Es liegen keine Verstöße gegen diese Pflichten vor; der Auftraggeber wird informiert, sollte ein Verstoß bekannt werden.

Muss

Muss

(Eigenerklärung MiLoG-Compliance, Prüfnachweise Behörden)

Sicherheitsunterweisungen – Alle Mitarbeiter der Fremdfirma, die im Einsatz sind, wurden vor Arbeitsaufnahme und bei Änderungen ihres Einsatzes verständlich über die arbeitsplatzbezogenen Gefahren, Schutzmaßnahmen sowie Notfallverfahren unterwiesen. Unterweisungen sind dokumentiert und bei Bedarf zu wiederholen.

Fremdfirma

Muss

(Unterweisungsnachweise mit Datum)

Betriebsspezifische Einweisung – Der Auftraggeber hat den benannten Verantwortlichen der Fremdfirma vor Ort in die besonderen Gefahren, Sicherheitsregeln und Arbeitsbedingungen des Betriebs eingewiesen. Diese Einweisung fand vor Beginn der Arbeiten statt und ist dokumentiert.

Auftraggeber

Muss

(Protokoll der Einweisung, Datum)

Dokumentationspflichten – Alle gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationen sind geführt. Insbesondere liegen Gefährdungsbeurteilungen für die durchgeführten Tätigkeiten vor, Prüf- und Wartungsnachweise für Arbeitsmittel sind aktuell, und alle Unterweisungen, Arbeitsfreigaben etc. wurden schriftlich festgehalten. Bei Überprüfung können diese Unterlagen vorgelegt werden.

Fremdfirma

Muss

(Gefährdungsbeurteilungen, Prüfbücher, Unterweisungslisten)

Meldepflichtige Ereignisse – Unfälle und Störfälle werden unverzüglich dem Auftraggeber gemeldet. Arbeitsunfälle, die meldepflichtig sind (z. B. schwere oder tödliche Unfälle, Ausfall >3 Tage), zeigt der Auftraggeber bzw. die Fremdfirma gemäß den gesetzlichen Vorgaben fristgerecht der zuständigen Behörde an. Auch Beinahe-Unfälle mit hohem Schadenpotenzial werden intern erfasst und gemeldet.

Fremdfirma (Behördenmeldung durch AG)

Muss

(Meldekette definiert; Beispiel vergangener Meldung)

Hinweisgebersystem – Es besteht eine vertrauliche Meldestelle für Hinweise auf Rechtsverstöße. Entweder hat die Fremdfirma ein eigenes Hinweisgebersystem gemäß Hinweisgeberschutzgesetz eingerichtet (Pflicht ab >50 Mitarbeitende) oder es wurde vereinbart, dass Mitarbeitende der Fremdfirma das Meldesystem des Auftraggebers nutzen können. Die Belegschaft ist über diese Möglichkeit informiert.

Beide

Muss

(Beschreibung Hinweisgebersystem, Erreichbarkeit)