Checkliste Arbeitssicherheit
Facility Management: Fremdfirmenmanagement » Auftraggeber » Maßnahmen kontrollieren » Checkliste Arbeitssicherheit
Kombinierte Checkliste zur Arbeitssicherheit (Fremdfirmen-Leistungsüberwachung)
Diese umfassende Checkliste dient der Arbeitssicherheit im industriellen Umfeld beim Einsatz von Fremdfirmen. Sie ist sowohl für den Auftraggeber (AG) als auch die Fremdfirma (FF) konzipiert und kann digital in einem Fremdfirmen-Portal oder als PDF-Formular verwendet werden. Die Checkliste ist in fünf Phasen gegliedert und enthält folgende Spalten:
• Checkpunkt: Konkreter Prüfaspekt zur Arbeitssicherheit
• Zuständig: Wer verantwortlich ist (Fremdfirma, Auftraggeber oder beide)
• Pflicht/Nichtpflicht: Einordnung (Muss / Soll / Kann)
• Erfüllt: Auswahl bei Prüfung (Ja / Nein / Nicht anwendbar)
• Kommentar / Dokumentenlink: Platz für Anmerkungen oder Verweise (optional)
Jede Phase umfasst spezifische Sicherheitsmaßnahmen und Anforderungen. Kurze Erläuterungen vor den Tabellen fassen die Hauptaspekte zusammen. Alle Beteiligten müssen gemäß §8 Arbeitsschutzgesetz eng zusammenarbeiten, sich gegenseitig über Gefahren informieren und Schutzmaßnahmen abstimmen. Dabei hat der Auftraggeber sicherzustellen, dass die Fremdfirmen-Mitarbeiter angemessen unterwiesen sind.
Vorbereitung
In dieser Phase werden vor Arbeitsbeginn alle notwendigen Voraussetzungen geschaffen. Es geht um den Informationsaustausch, die Abstimmung der Gefährdungsbeurteilungen, die Benennung von Verantwortlichen und das Bereitstellen erforderlicher Dokumente. Sowohl Auftraggeber als auch Fremdfirma tragen hier Verantwortung, damit eine sichere Ausführung der Arbeiten möglich ist.
| Checkpunkt (Vorbereitung) | Zuständig | Pflicht | Erfüllt | Kommentar / Dokumentenlink |
|---|---|---|---|---|
| Betriebliche Gefahren & Regeln mitgeteilt: Auftraggeber hat die Fremdfirma vorab über alle relevanten Gefährdungen im Betrieb und geltende Sicherheitsvorschriften informiert (z. B. Standort-Regeln, Notfallwege, Betriebsanweisungen). | Auftraggeber | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | z. B. Unterweisungsdokument, Gefahrenübersicht |
| Gefährdungsbeurteilung (GB) erstellt: Fremdfirma hat eine Gefährdungsbeurteilung für die geplanten Arbeiten sowie erforderliche Schutzmaßnahmen erstellt und an den Auftraggeber übermittelt. | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | GB-Dokument vorhanden? |
| Abstimmung der Gefährdungsbeurteilungen: Abgleich der Gefahren und Maßnahmen zwischen AG und FF wurde durchgeführt und dokumentiert, um gegenseitige Gefährdungen auszuschließen. | Beide | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Protokoll der Abstimmung (Gefahrabwendung) |
| Koordinatoren/Verantwortliche benannt: Beide Seiten haben jeweils eine verantwortliche Person bzw. einen Koordinator benannt, der die Zusammenarbeit koordiniert – inkl. Weisungsbefugnis in Sicherheitsfragen, falls erforderlich. | Beide | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Name des Fremdfirmenkoordinators (AG/FF) |
| Arbeitsschutz-Pflichten vertraglich festgelegt: Arbeitsschutzbestimmungen und Pflichten (z. B. Einhaltung von UVV/Betriebsvorschriften, Tragen von PSA, Alarm- und Notfallregeln, Unterweisungspflichten) sind im Auftrag vertraglich vereinbart. | Auftraggeber | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Vertrag/AGB mit Sicherheitsklausel vorhanden |
| Einsatz von Subunternehmern geregelt: Umgang mit Subunternehmen ist geklärt (im Vertrag festgelegt, ob und unter welchen Bedingungen die FF Subunternehmer einsetzen darf). | Auftraggeber | Soll | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Vertragspassage zur Subvergabe? |
| Meldung aller eingesetzten Personen: Fremdfirma hat sämtliche am Auftrag beteiligten Personen namentlich gemeldet, inklusive evtl. Mitarbeiter von Subunternehmen. | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Liste der Fremdfirmen-Mitarbeiter vorliegend |
| Qualifikationen nachgewiesen: Erforderliche Qualifikationen und Fachkunden der Fremdfirma/Mitarbeiter sind nachgewiesen (z. B. Befähigungsnachweise, Zertifikate wie SCC) – nur geeignetes Fachpersonal wird eingesetzt. | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Nachweise (SCC-Zert., Schulungen etc.) |
| Arbeitsmedizinische Tauglichkeit: Falls nötig für die Tätigkeit, liegen gültige Vorsorgeuntersuchungen (G-Untersuchungen, z. B. G25, G41) für die Mitarbeiter vor. | Fremdfirma | Muss (falls anwendbar) | □ Ja / □ Nein / □ N/A | G-Nachweise (wenn vorgeschrieben) |
| Sprachverständnis sichergestellt: Bei anderssprachigen Kräften wurden ausreichende Sprachkenntnisse vorab sichergestellt (genügend Mitarbeiter beherrschen die Arbeitssprache oder es stehen Übersetzer/Hilfen bereit). | Fremdfirma | Soll | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Sprachregelung getroffen? |
| Ersthelfer benannt: Die Fremdfirma hat mindestens einen Ersthelfer für den Einsatz benannt und ausgestattet (bei größeren Teams entsprechend mehr). | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Name des Ersthelfers vor Ort |
| Benötigte Dokumente vorab bereitgestellt: Alle notwendigen Unterlagen wurden vorbereitet, z. B. Versicherungsnachweis, behördliche Genehmigungen oder Erlaubnisscheine (falls erforderlich), Betriebsanweisungen, sowie ggf. Sicherheitsdatenblätter für eingebrachte Gefahrstoffe. | Fremdfirma (→ Vorlage), Auftraggeber (→ Prüfung) | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Dokumente im Portal hochgeladen? |
Zugang und Anmeldung
Diese Phase umfasst den kontrollierten Zutritt der Fremdfirma zum Betrieb. Wichtige Aspekte sind die Anmeldung, die Durchführung von Sicherheitsunterweisungen, das Einhalten der Zugangsregeln und das Ausstellen von Ausweisen. Hier wird sichergestellt, dass keine Arbeit beginnt, bevor alle Beteiligten unterwiesen und angemeldet sind.
| Checkpunkt (Zugang & Anmeldung) | Zuständig | Pflicht | Erfüllt | Kommentar / Dokumentenlink |
|---|---|---|---|---|
| Vorab-Anmeldung erfolgt: Fremdfirma hat sich rechtzeitig vor Arbeitsbeginn angemeldet (z. B. ≥3 Werktage vorher) und alle Zugangsvoraussetzungen erfüllt. Bei Nichteinhaltung der Vorschriften behält sich der AG Zutrittsverweigerung vor. | Fremdfirma (Anmeldung), Auftraggeber (Zutrittsfreigabe) | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Registrierungsdatum: //__ |
| Sicherheitsunterweisung durch AG: Der Auftraggeber hat alle relevanten Sicherheits- und Verhaltensregeln des Werks an die Fremdfirma kommuniziert (z. B. schriftliche Sicherheitseinweisung Fremdfirmen). | Auftraggeber | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Unterweisungsdokument ausgehändigt? |
| Unterweisung der Mitarbeiter durch FF: Die Fremdfirma hat alle eigenen Beschäftigten vor Ort über die Gefahren und Regeln unterwiesen (auf Basis der Informationen des AG). Die Dokumentation (Unterschriftenliste) der durchgeführten Unterweisung liegt vor. | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Unterweisungsnachweis (Liste) übergeben |
| Zutrittsprozedur am Empfang/Pforte: Alle Fremdfirmen-Mitarbeiter haben sich beim Betreten des Werks ordnungsgemäß angemeldet (Registrierung am Empfang oder via Fremdfirmen-Portal) und erhalten Besucherausweise. Bei länger dauernden Arbeiten erfolgt eine tägliche An- und Abmeldung gemäß Werksvorschrift. | Beide | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Anmelde- und Abmeldeprozedur etabliert? |
| Ausweispflicht: Jeder Fremdfirmen-Mitarbeiter trägt einen gültigen Firmen-/Werksausweis sichtbar, um Berechtigung und Identität kenntlich zu machen. Unbefugte Personen haben keinen Zutritt. | Fremdfirma (stellt aus), Auftraggeber (kontrolliert) | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Ausweise geprüft am: //__ |
| Zutrittsbeschränkungen beachtet: Zugang nur zu freigegebenen Bereichen (ggf. Begleitung in sensiblen Zonen). Sperrbereiche und Zutrittsverbote laut Vertrag werden eingehalten. | Beide | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Besondere Zugangsauflagen? |
| Notfall-Informationen ausgetauscht: Notfallkontakte und Verfahren sind beiden Seiten bekannt (Notrufnummern, Ansprechpartner, Sammelplatz). Die Fremdfirma weiß, wie im Notfall Alarm auszulösen ist und wen sie informieren muss. | Beide | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Notfallkontakt-Liste übergeben? |
| Arbeitsfreigabe erteilt: Falls vorgeschrieben, hat der Auftraggeber vor Beginn der Arbeiten eine offizielle Arbeitsfreigabe/Erlaubnis erteilt (z. B. schriftliche Arbeitsfreigabe oder Permits) für bestimmte Tätigkeiten oder Bereiche. | Auftraggeber | Soll | □ Ja / □ Nein / □ N/A | z. B. Arbeitsfreigabeschein Nr. ______ |
Durchführung der Arbeiten
Diese Phase deckt die sichere Ausführung der eigentlichen Tätigkeit ab. Hier wird geprüft, ob die Fremdfirma und ihre Mitarbeiter alle Sicherheitsregeln einhalten: das Tragen der persönlichen Schutzausrüstung (PSA), die Absicherung des Arbeitsbereichs, die Umsetzung spezieller Schutzmaßnahmen bei gefährlichen Arbeiten, der ordnungsgemäße Zustand der Arbeitsmittel, sowie Ordnung und Sauberkeit am Einsatzort.
| Checkpunkt (Durchführung der Arbeiten) | Zuständig | Pflicht | Erfüllt | Kommentar / Dokumentenlink |
|---|---|---|---|---|
| PSA vollständig getragen: Alle Fremdfirmen-Mitarbeiter tragen die vorgeschriebene Persönliche Schutzausrüstung (Helm, Schutzbrille, Sicherheitsschuhe etc.) entsprechend den Gefahren und Werksvorgaben. Ersatz-PSA steht bei Bedarf bereit. | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | PSA-Anforderungen erfüllt? |
| Einhaltung der Verhaltensregeln: Allgemeine Verhaltens- und Betriebsregeln werden strikt befolgt (z. B. Rauchverbot, Handy- und Alkoholverbot, vorgeschriebene Wege nutzen). Weisungen des Auftragsgebers zum Arbeitsschutz wird Folge geleistet. | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Verstöße beobachtet? |
| Arbeitsbereich abgesichert: Arbeits- und Gefahrenbereiche sind ausreichend gekennzeichnet und abgesperrt (z. B. Warnschilder, Absperrband, Geländer). Unbefugte werden ferngehalten. | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Absperrmaßnahmen vorgenommen? |
| Keine gegenseitigen Gefährdungen: Arbeiten sind so koordiniert, dass andere Personen oder parallel laufende Arbeiten nicht gefährdet werden (z. B. Abstimmung bei Lärm, Staub, Verkehr auf dem Gelände). | Beide | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Gewerke-Abstimmung erfolgt? |
| Besonders gefährliche Arbeiten mit Freigabe/Aufsicht: Tätigkeiten mit besonderen Gefahren (z. B. Heißarbeiten, Arbeiten in Höhe, in engen Räumen) werden nur nach vorheriger Genehmigung und unter entsprechender Aufsicht durchgeführt. Erforderliche Erlaubnisscheine (z. B. für Feuerarbeiten) sind eingeholt und Auflagen werden strikt befolgt. | Beide | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Erlaubnisschein Nr. ____ (Datum / Unterschrift) |
| Spezielle Schutzmaßnahmen umgesetzt: Alle zusätzlichen Schutzvorkehrungen sind getroffen (z. B. Brandwache bei Schweißarbeiten, Absturzsicherung und Auffanggurte bei Arbeiten in Höhe, Lüftung/Ex-Messung bei Arbeiten in Behältern). | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Zusätzl. Maßnahmen (Feuerlöscher, etc.) vorhanden |
| Sichere Arbeitsmittel/Geräte: Eingesetzte Maschinen, Werkzeuge und Geräte der Fremdfirma sind sicher, geprüft und zugelassen (z. B. elektrische Geräte mit gültiger Prüfplakette nach DGUV-Vorschrift, intakte Leitern und Gerüste). Betriebsanweisungen für Geräte werden befolgt. | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Geräteprüfung (letzte Prüfdaten) |
| Befähigung für Geräte/Maschinen: Fremdmitarbeiter besitzen die nötigen Berechtigungen für von ihnen bediente Anlagen (z. B. Kranschein, Staplerschein, Hubbühnen-Befähigung). Nur unterwiesene Personen bedienen gefährliche Arbeitsmittel. | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | z. B. Staplerschein-Nr./Datum |
| Gefahrstoffe sicher gehandhabt: Falls die Fremdfirma Gefahrstoffe verwendet, sind Sicherheitsdatenblätter verfügbar und die Mitarbeiter im Umgang unterwiesen. Werden während der Arbeit unerwartet Schadstoffe (z. B. Asbest) vorgefunden, stoppt die Fremdfirma die Arbeit und informiert sofort den Auftraggeber. | Fremdfirma (Umgang), Auftraggeber (Info über betriebsl. Gefahren) | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Gefahrstoffe registriert und freigegeben? |
| Ordnung und Sauberkeit: Arbeitsplatz und Umfeld werden laufend sauber gehalten, Abfälle und Reststoffe regelmäßig entfernt. Abfallentsorgung erfolgt vorschriftsgemäß (Trennung, keine unbefugte Nutzung der Kunden-Container, Umweltschutzauflagen eingehalten). Stolper- und Unfallgefahren durch Unordnung werden vermieden. | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Abfallkonzept / Container gestellt? |
| Fluchtwege und Sicherheitseinrichtungen frei: Flucht- und Rettungswege sind jederzeit passierbar und nicht blockiert. Brandschutzeinrichtungen (Feuermelder, Sprinkler, Löscher) bleiben aktiv und zugänglich – falls eine Deaktivierung notwendig ist, wurden Ersatzmaßnahmen vorher mit dem AG abgestimmt. | Fremdfirma | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Keine Türen verstellt, Melder aktiv? |
| Notfallmaßnahmen bekannt: Alle Fremdfirmen-Mitarbeiter kennen die Notfallorganisation am Einsatzort – wie Alarmierungen ablaufen, Standorte von Feuerlöschern und Erste-Hilfe-Mitteln, nächster Notausgang und Sammelplatz. Verhalten im Notfall wurde besprochen (Wer alarmiert wen?). | Fremdfirma (Unterweisung), Auftraggeber (Einweisung) | Soll | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Wurde in Unterweisung abgedeckt (Datum)? |
Überwachung und Kontrolle
In dieser Phase geht es um die laufende Überwachung der Sicherheitsleistung während der Arbeiten. Sowohl Auftraggeber als auch Fremdfirma müssen kontrollieren, ob alle vorgeschriebenen Maßnahmen eingehalten werden. Hierzu gehören regelmäßige Begehungen, definierte Meldewege für Vorfälle sowie ggf. Zwischenabnahmen (Checkpoints). Ziel ist es, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben, um Unfälle zu vermeiden.
| Checkpunkt (Überwachung & Kontrolle) | Zuständig | Pflicht | Erfüllt | Kommentar / Dokumentenlink |
|---|---|---|---|---|
| Regelmäßige Sicherheitsbegehungen: Kontrollrunden zur Arbeitssicherheit werden durchgeführt (z. B. durch den Fremdfirmenkoordinator des AG). Mechanismen zur Überwachung der Pflichten der Fremdfirma sind eingerichtet. | Auftraggeber | Soll | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Begehungsintervalle: täglich/wöchentlich? |
| Einhaltung der Unterweisung geprüft: Der Auftraggeber überzeugt sich laufend, dass die Fremdfirmen-Mitarbeiter die erforderlichen Anweisungen und Unterweisungen erhalten haben und umsetzen (z. B. stichprobenhafte Gespräche, Beobachtung). | Auftraggeber | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | z. B. Befragung der Mitarbeiter |
| Meldewege für Vorfälle definiert: Klare Meldewege sind vereinbart: Unfälle, Beinaheunfälle oder Gefährdungen werden sofort gemeldet (Fremdfirma an AG und umgekehrt). Alle Mitarbeiter wissen, wen sie bei einem sicherheitsrelevanten Vorfall informieren müssen. | Beide | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Meldeliste/Notfalltelefon ausgehängt? |
| Reaktion auf Mängel/Abweichungen: Werden bei Kontrollen Mängel festgestellt, leitet die zuständige Seite unverzüglich Korrekturmaßnahmen ein. Gegebenenfalls werden Arbeiten bis zur Mängelbeseitigung gestoppt (Stop-Work bei akuter Gefahr). Schwere Verstöße können zum Ausschluss der Fremdfirma führen. | Beide | Muss | □ Ja / □ Nein / □ N/A | z. B. Mängelbericht Nr. __ erstellt |
| Abstimmung bei Planänderungen: Ändern sich Ablauf, Personal oder Arbeitsumfang, werden Sicherheitsmaßnahmen angepasst und erneut abgestimmt (Koordinatoren informieren sich gegenseitig). Keine Arbeit ohne aktuelle Abstimmung. | Beide | Soll | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Änderungsmitteilung vorliegend? |
| Zwischenkontrollen / Checkpoints: Bei längeren Arbeiten wurden festgelegte Checkpoints zur Überprüfung von Fortschritt und Sicherheit durchgeführt (z. B. wöchentliche Meetings, gemeinsame Zwischenabnahmen). Ergebnisse sind dokumentiert. | Beide | Kann | □ Ja / □ Nein / □ N/A | Protokolle der Zwischenabnahmen |
Nachbereitung
In der Nachbereitungsphase wird der Abschluss der Arbeiten bewertet und dokumentiert. Der Auftraggeber nimmt die Arbeitsstelle ab und prüft, ob alle Leistungen ordnungsgemäß und sicher erbracht wurden. Offene Punkte oder Mängel werden festgehalten. Außerdem findet ein gegenseitiges Feedback statt, um eventuelle Verbesserungen für die Zukunft abzuleiten. Alle relevanten Dokumente und Nachweise sollten gesammelt und archiviert werden, da sie für spätere Auswertungen oder Folgeaufträge wichtig sind.