Beurteilung Fremdfirmen: Checkliste Compliance

Vertraulichkeit: Gibt es eine beidseitige Geheimhaltungsvereinbarung? Der Auftragnehmer muss alle im Zuge des Auftrags erhaltenen betrieblichen Informationen strikt vertraulich behandeln und darf sie nicht unbefugt an Dritte weitergeben. (Ist eine NDA oder entsprechende Klausel im Vertrag enthalten?)

Leistungsbeschreibung und -pflichten: Sind der Leistungsumfang und die Erwartungen klar definiert? (Vertraglich festgelegter Gegenstand: Bei Werkvertrag schuldet die Fremdfirma einen konkreten Erfolg bzw. ein Werk; bei Dienstvertrag ist eine bestimmte Tätigkeit geschuldet. Qualitätskriterien, Leistungsstandards und Termine sind verbindlich vereinbart und werden vom Auftragnehmer eingehalten.)

Sorgfaltspflichten bei der Ausführung: Erfüllt der Auftragnehmer branchenübliche Sorgfaltsmaßstäbe? (Einsatz von qualifiziertem Personal, Beachtung der allgemein anerkannten Regeln der Technik und aller Sicherheitsvorschriften. Der Auftragnehmer hat beispielsweise zugesichert, alle Unfallverhütungs- und Arbeitsschutzvorschriften sowie geltendes Recht einzuhalten. Der Auftraggeber seinerseits hat die Fremdfirma in betriebliche Gefahren eingewiesen.)

Meldepflichten: Sind Pflichten definiert, bestimmte Ereignisse oder \u00c4nderungen sofort zu melden? (Z.B. muss der Auftragnehmer Unfälle, Sicherheitsvorfälle oder andere Störungen unverzüglich dem Auftraggeber anzeigen. Ebenso meldet er relevante \u00c4nderungen, z.B. Wechsel des Projektleiters, Firmenübernahmen oder Compliance-Verstöße, an den Auftraggeber.)

Subunternehmer-Einsatz: Ist geregelt, ob und in welchem Umfang die Fremdfirma Subunternehmer hinzuziehen darf? (Vertragliche Zustimmungspflicht des Auftraggebers bei Einschaltung von Subunternehmen; Weitergabe aller Vertragspflichten an Subunternehmer wird sichergestellt. Alle Personen, die beim Auftrag mitwirken \u2013 inklusive Subunternehmer-Personal \u2013 sind dem Auftraggeber zuvor namentlich benannt.)

Weitere Vereinbarungen: Wurden alle notwendigen weiteren Vertragsklauseln getroffen? (Beispiele: Haftungsklauseln – klare Regelung, für welche Schäden der Auftragnehmer haftet und eventuelle Haftungsbegrenzungen; Versicherungsnachweis – Pflicht der Fremdfirma zum Unterhalt einer bestimmten Haftpflichtversicherung; Kündigungsrechte – z.B. Recht zur fristlosen Kündigung bei schwerwiegendem Verstoß; Gerichtsstand und anwendbares Recht sind festgelegt.)

Pflichten des Auftraggebers: Sind auch die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers vereinbart? (Z.B. Bereitstellung notwendiger Informationen, Zugang zu Anlagen, Benennung eines Ansprechpartners, rechtzeitige Zahlung der Vergütung. Der Auftraggeber hat einen Fremdfirmen-Verantwortlichen ernannt und unterstützt die Kooperation, etwa durch Abstimmung der Arbeitsabläufe.)

Verantwortliche und Koordinatoren: Sind auf beiden Seiten Ansprechpartner benannt, die die Vertragsdurchführung betreuen? (Beide Parteien haben zentrale Verantwortliche oder Koordinatoren ernannt, z.B. einen Fremdfirmenkoordinator beim Auftraggeber und einen verantwortlichen Projektleiter beim Auftragnehmer. Diese dienen als Single Point of Contact für die Abstimmung aller Aufgaben.)

Arbeitsschutz-Verantwortung: Ist geklärt, wer welche Pflichten im Arbeitsschutz hat? (Grundsätzlich ist der Auftragnehmer als Arbeitgeber verantwortlich, dass seine Mitarbeiter die Arbeitsschutzvorschriften einhalten, z.B. Gefährdungsbeurteilungen erstellen und Unterweisungen durchführen. Gleichzeitig muss der Auftraggeber seine Unterweisungspflicht erfüllen und die Fremdfirma über betriebsbedingte Gefahren informieren. Wenn Mitarbeiter mehrerer Unternehmen zusammenarbeiten, koordinieren beide Seiten die Sicherheitsmaßnahmen gemäß ArbSchG §8.)

Haftungsverteilung: Sind Haftung und Risiko eindeutig verteilt? (Der Vertrag regelt, für welche Schäden oder Verstöße der Auftragnehmer haftet. In der Regel haftet die Fremdfirma für Schäden, die sie oder ihre Mitarbeiter verursachen, und stellt den Auftraggeber von Ansprüchen Dritter frei, soweit vereinbart. Eventuelle Haftungsbeschränkungen oder -ausschlüsse sind vertraglich festgehalten. Haftungsfolgen bei Pflichtverletzungen \u2013 z.B. Vertragsstrafen oder Schadensersatz \u2013 sind festgelegt.)

Haftpflichtversicherung: Besteht eine ausreichende Haftpflichtversicherung der Fremdfirma? (Der Auftragnehmer hat vertraglich zugesichert, eine Betriebshaftpflicht mit angemessener Deckungssumme abzuschließen und aufrechtzuerhalten. Z.B. mindestens 5–10 Mio. € Deckungssumme pro Schadensfall. Ein Nachweis der Police wird dem Auftraggeber auf Verlangen vorgelegt.)

Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht: Erfüllt die Fremdfirma alle Arbeitgeberpflichten gegenüber ihren Mitarbeitern? (Der Auftragnehmer darf nur Personal einsetzen, das ordnungsgemäß gemeldet und sozialversichert ist. Es werden keine Scheinselbständigen oder illegal Beschäftigten eingesetzt. Arbeitszeiten, Entlohnung und Urlaubsansprüche der Mitarbeiter der Fremdfirma entsprechen den gesetzlichen Vorgaben.)

Konfliktlösung und Sanktionen: Gibt es Vorkehrungen für den Fall von Vertragsverstößen oder Problemen? (Der Vertrag sollte Eskalationsstufen vorsehen: z.B. Gespräche auf Führungsebene bei Problemen, Frist zur Mängelbeseitigung. Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstoßen \u2013 insbesondere gegen Compliance-Pflichten \u2013 hat der Auftraggeber vertraglich definierte Maßnahmenrechte, etwa den Einsatz der Fremdfirma vorübergehend zu stoppen oder den Vertrag fristlos zu kündigen. Entsprechende Haftungsansprüche (Schadenersatz) können geltend gemacht werden.)

Verkehrssicherung und Aufsichtspflicht (Auftraggeber): Der Auftraggeber kommt seiner allgemeinen Verkehrssicherungspflicht nach und überwacht die Arbeiten der Fremdfirma in gebotenem Umfang. (Z.B. stellt er sicher, dass die Arbeitsplatzumgebung sicher ist und greift ein, falls Hinweise vorliegen, dass die Fremdfirma Sicherheitsauflagen nicht beachtet. Eine intensivere Überwachung erfolgt insbesondere, wenn Zweifel an der Zuverlässigkeit der Fremdfirma bestehen.)

Auditrecht des Auftraggebers: Ist im Vertrag ein Auditrecht festgeschrieben? (Der Auftraggeber darf selbst oder durch Dritte Audits bei der Fremdfirma durchführen, um die Vertrags- und Compliance-Einhaltung zu prüfen. In der Regel werden Audits mit angemessener Vorankündigung während üblicher Geschäftszeiten durchgeführt. Die Fremdfirma gewährt dazu die erforderlichen Zutritts-, Zugangs-, Auskunfts- und Einsichtsrechte in ihre Geschäftsräume und Unterlagen.)

Regelmäßiges Reporting: Finden abgestimmte Kontrollgespräche oder Berichtsprozesse statt? (Der Auftragnehmer berichtet in vereinbarten Abständen über den Projektfortschritt, erfüllte Meilensteine und etwaige Probleme. Es existiert ein Meldesystem für besondere Vorkommnisse, z.B. monatliche Statusberichte oder Meetings zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zur Leistungskontrolle.)

Leistungsüberprüfung und Abnahme: Prüft der Auftraggeber die erbrachten Leistungen der Fremdfirma auf Vertragskonformität? (Qualitätskontrollen während der Leistungserbringung, z.B. Stichproben, Zwischenabnahmen. Am Ende: Offizielle Abnahme der Arbeitsergebnisse durch den Auftraggeber, dokumentiert durch Abnahmeprotokoll. Ohne Abnahme keine abschließende Zahlung.)

Umgang mit Mängeln und Abweichungen: Gibt es Verfahren für den Fall festgestellter Mängel oder Regelverstöße? (Bei Audits oder Kontrollen festgestellte Abweichungen müssen vom Auftragnehmer unverzüglich auf eigene Kosten behoben werden. Vereinbarung, dass der Auftragnehmer dem Auftraggeber gegenüber die Korrektur nachweist. Evtl. trägt der Auftragnehmer auch die Auditkosten, wenn er die Verstöße verursacht hat. Eskalationsprozeduren: z.B. Nachbesserungsfristen, erneute Prüfung nach Korrektur.)

Zugangs- und Sicherheitskontrollen: Sind Zugänge der Fremdfirmen-Mitarbeiter zum Betrieb des Auftraggebers kontrolliert? (Die Fremdfirma hält sich an alle Zutrittsregelungen des Auftraggebers. Mitarbeiter der Fremdfirma erhalten bei Bedarf Zugangskarten oder Ausweise, nutzen diese nur zweckgebunden und geben sie nach Auftragsende wieder zurück. Unbefugten ist der Zugang verwehrt; es besteht ggf. eine Besucheranmeldung oder Ausweispflicht auf dem Werksgelände.)

Self-Assessments und Dokumentenprüfung: Wurde die Fremdfirma angehalten, Selbstüberprüfungen vorzunehmen? (Z.B. hat der Auftragnehmer vor Vertragsbeginn einen Compliance-Fragebogen wahrheitsgemäß ausgefüllt und zur Verfügung gestellt. Der Auftraggeber darf während der Laufzeit auch Auskünfte und Nachweise verlangen, um die fortgesetzte Compliance der Fremdfirma zu überwachen. Die Fremdfirma legt auf Anfrage Zertifikate oder aktuelle Prüfberichte vor, um ihre Regelkonformität zu belegen.)

Vertragliche Unterlagen: Liegen alle relevanten Vertragsdokumente schriftlich vor? (Hauptvertrag mit Leistungsbeschreibung, evtl. Allgemeine Geschäftsbedingungen, Vereinbarungen zu Geheimhaltung, Datenschutz, Arbeitssicherheit etc. wurden schriftlich geschlossen. Alle \u00c4nderungen oder Nachträge zum Vertrag sind dokumentiert.)

Befähigungs- und Qualifikationsnachweise: Hat die Fremdfirma ihre Eignung nachgewiesen? (Vorlage von Unternehmensinformationen und Zertifikaten: z.B. Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt/Sozialkassen, ISO-Zertifikate für Qualität/Umwelt, fachliche Zulassungen. Falls besondere Qualifikationen gefordert waren, etwa SCC-Zertifizierung für Sicherheitsmanagement, wurden diese nachgewiesen.)

Versicherungsnachweis: Wurde ein aktueller Nachweis der Haftpflichtversicherung erbracht? (Die Fremdfirma hat auf Anforderung eine Kopie der Versicherungspolice oder eine Deckungsbestätigung vorgelegt, die den vertraglich geforderten Versicherungsschutz (Deckungssumme, Gültigkeitsdauer) belegt.)

Mitarbeiterschulungen und Unterweisungen: Dokumentiert die Fremdfirma die Qualifikation ihrer Mitarbeiter? (Nachweise über absolvierte Unterweisungen in Arbeitssicherheit, Zertifikate oder Schulungsnachweise für spezielle Tätigkeiten liegen vor. Ggf. sind arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen erfolgt und attestiert. Diese Nachweise können vom Auftraggeber eingesehen werden.)

Leistungsdokumentation: Führt der Auftragnehmer Aufzeichnungen über die erfüllten Leistungen? (Beispiele: Arbeitsberichte, Stunden- oder Schichtnachweise, Lieferscheine, Prüfprotokolle bei technischen Prüfungen, Abnahmeprotokolle. Diese Unterlagen werden dem Auftraggeber übergeben, um den Leistungsfortschritt nachvollziehbar zu machen.)

Melde- und Ereignisprotokolle: Werden besondere Ereignisse schriftlich festgehalten? (Die Fremdfirma erstellt bei Unfällen, Beinahe-Unfällen oder Compliance-Vorfällen einen Bericht und leitet diesen an den Auftraggeber weiter. Alle meldepflichtigen Ereignisse werden dokumentiert, inklusive Datum, Beteiligten und ergriffenen Maßnahmen. So kann der Auftraggeber seinen eigenen Meldepflichten (z.B. Unfallanzeige) nachkommen.)

Abfall- und Entsorgungsnachweise (falls relevant): Wenn die Fremdfirma Abfälle oder Gefahrstoffe entsorgt, liegen ordnungsgemäße Entsorgungsnachweise vor und werden dem Auftraggeber ausgehändigt. (Dies stellt die umweltgerechte Entsorgung sicher und dient als Compliance-Beleg gegenüber Aufsichtsbehörden.)

Archivierung und Aufbewahrung: Wurden Vereinbarungen zur Aufbewahrung von Unterlagen getroffen? (Die Fremdfirma bewahrt alle auftragsbezogenen Dokumente mindestens für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen auf \u2013 oft 6 bis 10 Jahre. Der Auftraggeber hat bei Bedarf Zugriffsrechte auf diese Dokumentation, auch nach Ende des Auftrags.)

Liegt für die vorgesehenen Tätigkeiten eine bergrechtliche Zulassung (z. B. genehmigter Betriebsplan) vor, unter der die Fremdfirma tätig werden darf?

Hält sich die Fremdfirma an den Umfang und die Auflagen des zugelassenen Betriebsplans? Abweichungen werden nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers und der zuständigen Bergbehörde vorgenommen.

Verfügt das Unternehmen und sein Personal über die erforderliche Fachkunde und Erfahrung für die vorgesehenen bergbaulichen Tätigkeiten (Nachweise von Qualifikationen, ggf. behördliche Befähigungsscheine für Spezialaufgaben)?

Werden alle Arbeiten ausschließlich auf Grundlage eines zugelassenen Betriebsplans gemäß § 51 BBergG durchgeführt (Betriebsplanpflicht)?

Wurden der Fremdfirma die einschlägigen Betriebspläne, Zulassungsbescheide und Nebenbestimmungen vor Aufnahme der Arbeiten bekannt gegeben, und hält sie diese ein?

Stimmt die Fremdfirma geplante Änderungen von Arbeitsverfahren oder -umfang, die vom Betriebsplan abweichen, rechtzeitig mit dem Auftraggeber ab, damit erforderlichenfalls eine behördliche Zustimmung oder Planänderung eingeholt wird?

Kommt die Fremdfirma ihren Mitwirkungspflichten gegenüber dem Bergbaubetreiber nach, z. B. Teilnahme an Sicherheits- und Projektbesprechungen, Unterstützung bei Gefährdungsbeurteilungen und Behördenabstimmungen?

Wurden für den Aufgabenbereich der Fremdfirma verantwortliche Personen gemäß § 58 Abs. 1 Nr. 2 BBergG bestellt, die die Leitung oder Beaufsichtigung des Einsatzes übernehmen?

Besitzen die benannten verantwortlichen Personen die nach § 59 Abs. 1 BBergG erforderliche Zuverlässigkeit, Fachkunde und körperliche Eignung, und wurden diese Eigenschaften durch geeignete Nachweise belegt (Qualifikationszertifikate, arbeitsmedizinische Eignung etc.)?

Wurde eine ausreichende Anzahl verantwortlicher Personen bestellt, und sind ihre jeweiligen Aufgabenbereiche eindeutig festgelegt sowie aufeinander abgestimmt (§ 59 Abs. 2 BBergG)?

Verfügt die Fremdfirma für spezielle Tätigkeiten über alle nötigen zusätzlichen Befähigungs- oder Erlaubnisscheine (z. B. Sprengberechtigungen, Befähigung zum Einsatz in sauerstoffarmen Bereichen, Grubenrettungswesen), sofern einschlägig?

Hat die Fremdfirma dem Auftraggeber schriftlich geeignete verantwortliche Personen (inkl. Stellvertreter) benannt, die vom Unternehmer des Bergwerks als verantwortliche Personen bestellt wurden?

Sind der zuständigen Bergbehörde sämtliche bestellten verantwortlichen Personen der Fremdfirma gemeldet worden (Namhaftmachung durch den Betreiber)?

Steht jede belegte Arbeitsstätte der Fremdfirma jederzeit unter der Aufsicht einer bestellten verantwortlichen Person mit den nötigen Qualifikationen (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 ABBergV)?

Ist mindestens eine verantwortliche Person so lange vor Ort anwesend (oder innerhalb angemessen kurzer Zeit verfügbar), wie Beschäftigte der Fremdfirma im Betrieb tätig sind (§ 5 Abs. 1 Nr. 1.2 ABBergV)?

Führen die verantwortlichen Personen der Fremdfirma regelmäßige Aufsichtsgänge durch – mindestens einmal pro Schicht jede belegte Arbeitsstätte aufsuchen (§ 5 Abs. 2 ABBergV)?

Sind bei Einzelarbeitsplätzen ohne ständige Aufsicht besondere Vorkehrungen zur Kontrolle getroffen (z. B. zweimaliges Aufsuchen pro Schicht oder fernmündliche Kontrollmeldung, vgl. § 5 Abs. 3 ABBergV)?

Sind Weisungsbefugnisse klar geregelt, insbesondere wenn mehrere Beschäftigte ohne direkte Anwesenheit einer Aufsicht gemeinsam arbeiten (eine beauftragte Person darf Weisungen erteilen – § 5 Abs. 5 ABBergV)?

Dokumentieren die verantwortlichen Personen ihre Aufsichtsführung ordnungsgemäß mit Datum, Uhrzeit und Feststellungen, und können diese Aufzeichnungen dem Auftraggeber auf Verlangen vorgelegt werden?

Hält die Fremdfirma alle einschlägigen Sicherheitsbestimmungen der Allgemeinen Bundesbergverordnung (ABBergV) ein (z. B. Explosionsschutz, Bewetterung unter Tage, Standfestigkeit von Grubengebäuden, Notfallpläne, Schichtdauerbegrenzungen)?

Sofern anwendbar: Werden besondere Anforderungen der jeweiligen Landes-Bergverordnung erfüllt (z. B. BVOSt für Steinkohlenbergbau in NRW)? Dies umfasst u. a. Grubengas- und Wetterüberwachung, Mitführen von Selbstrettern, besondere Maßnahmen des Explosions- und Brandschutzes sowie spezifische Betriebsvorschriften.

Setzt die Fremdfirma weitere einschlägige bergrechtliche Verordnungen um (z. B. GesBergV für den Gesundheitsschutz unter Tage, BVOASi für arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung, UnterlagenBergV für Markscheideunterlagen), soweit diese für die vorgesehenen Tätigkeiten relevant sind?

Werden alle vorgeschriebenen technischen, organisatorischen und persönlichen Schutzmaßnahmen zum Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz eingehalten (z. B. Umgang mit sprungwettern und gefährlichen Gasen, Grubenwassermanagement, Abfallentsorgung, Immissionsschutzauflagen) entsprechend den bergrechtlichen Vorschriften?

Sind die Mitarbeiter der Fremdfirma über die geltenden bergrechtlichen Sicherheitsvorschriften und Notfallmaßnahmen unter Tage und über Tage unterwiesen (z. B. Fluchtwege, Alarmsignale für Sprengungen, Verhalten bei Grubenunglück)?

Führt die Fremdfirma alle erforderlichen betrieblichen Aufzeichnungen gemäß bergrechtlichen Vorgaben (z. B. Schichtbücher, Bohr- und Sprengberichte, Prüf- und Wartungsnachweise für Anlagen und Geräte)?

Werden sicherheitsrelevante Prüfungen und Abnahmen (z. B. elektrische Anlagen, druckführende Geräte, Anschlagmittel, Wettermessgeräte) termingerecht durchgeführt und protokolliert?

Werden Unterweisungen der Beschäftigten, Nachweise der Fachkunde sowie arbeitsmedizinische Eignungsuntersuchungen dokumentiert und bei Bedarf vorgelegt (Nachweispflichten gemäß § 58/59 BBergG und nach Unfallverhütungsvorschriften)?

Liegen dem Auftraggeber auf Verlangen alle relevanten Genehmigungen, Betriebsanweisungen, Gefahrgut-Dokumente usw. vor, die zur Kontrolle der bergrechtlichen Compliance der Fremdfirma erforderlich sind?

Erfüllt die Fremdfirma ggf. bestehende Berichtspflichten, z. B. regelmäßige Statusmeldungen oder Abschlussberichte an den Betreiber für die Vorlage bei der Bergbehörde, falls diese im Rahmen des Betriebsplans gefordert sind?

Hält die Fremdfirma alle gesetzlichen Meldepflichten ein – z. B. unverzügliche Meldung von schweren Arbeitsunfällen, Bränden, Explosionen oder Einstürzen an den Betreiber und die zuständige Bergbehörde?

Werden Unfälle und andere meldepflichtige Ereignisse bei der Durchführung der Arbeiten vom Fremdunternehmen sofort dem Auftraggeber (Fremdfirmen-Koordinator/Betriebsleitung) angezeigt, damit dieser seiner Anzeigepflicht gegenüber der Bergbehörde fristgerecht nachkommen kann?

Kommt die Fremdfirma ihrer eigenen Anzeigepflicht gegenüber Behörden und Unfallversicherungsträgern nach (z. B. schriftliche Unfallanzeigen) und übergibt dem Auftraggeber eine Kopie zur Kenntnis?

Werden personelle Änderungen in sicherheitsrelevanten Positionen (insbesondere Wechsel der verantwortlichen Personen) unverzüglich mitgeteilt, sodass erforderliche Meldungen an die Bergbehörde erfolgen können?

Informiert die Fremdfirma den Betreiber umgehend über sonstige besondere Vorkommnisse (z. B. unerwartete Grubengas- oder Wasseraustritte, bedeutende geotechnische Auffälligkeiten), damit auch diese gegenüber der Behörde angezeigt werden können?