Vertragliche Regelung zur Einreichung standardisierter Leistungsnachweise
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mit jeder elektronischen Rechnung einen standardisierten Leistungsnachweis (rechnungsbegründende Unterlage) vorzulegen. Dieser Leistungsnachweis muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt sein und ermöglicht eine eindeutige Zuordnung zu den jeweiligen Rechnungspositionen. Insbesondere hat der Leistungsnachweis prüffähige Angaben (gemäß § 14 Abs. 4 UStG) zu Art und Umfang der Leistung sowie zum Leistungszeitpunkt und den Preisen der erbrachten Leistungen zu enthalten, so dass jeder abgerechnete Posten nachvollziehbar und überprüfbar ist. Die Einzelheiten zu Pflichtinhalten, Format, Übermittlung und Fristen werden in der Anlage „Leistungsnachweis“ zu diesem Vertrag festgelegt, welche Bestandteil dieses Vertrags ist.
Diese Verpflichtung wird unter Beachtung der geltenden deutschen Rechtsvorschriften – insbesondere der Regelungen aus BGB und HGB, des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sowie der GoBD – vereinbart. Gleichzeitig richtet sie sich nach dem europäischen Rechtsrahmen für elektronische Rechnungen (insb. EN 16931 und dem PEPPOL BIS Billing Standard) und dient der Einhaltung dieser Vorgaben. Fehlt ein konformer Leistungsnachweis oder entspricht dieser nicht den vereinbarten Vorgaben, gilt die Rechnung als nicht prüffähig und nicht fristgerecht eingereicht. In diesem Fall ist der Auftraggeber berechtigt, die Rechnungsprüfung und Zahlung bis zum Eingang eines ordnungsgemäßen Leistungsnachweises zu verweigern; die vereinbarten Zahlungsfristen beginnen erst mit vollständigem Vorliegen aller erforderlichen Leistungsnachweise.
Anlage: Technische Anforderungen an den Leistungsnachweis (Beispiel)
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| •Leistungsbeschreibung : Klare Beschreibung der erbrachten Leistung (Art der Leistung, ggf. Projektnummer oder Auftragsbezeichnung)
•Leistungszeitraum/-datum : Datum oder Zeitraum, wann die Leistung erbracht wurde
• Leistungsmenge/-umfang : Angabe der Menge, des Umfangs oder der Dauer der Leistung (mit Einheit, z. B. Stunden, Stück)
•Preisangaben :Einheitspreis (falls zutreffend) und Gesamtpreis für die jeweilige Leistung/Position
•Referenz zur Rechnung :Eindeutige Zuordnung zur entsprechenden Rechnungsposition (z. B. Rechnungspositions-Nummer oder -ID), sodass jede Leistungsposition einer Rechnungslinie zugeordnet ist
•Weitere Angaben :falls erforderlich, zusätzliche Informationen zur Prüfung (z. B. Leistungsort, Bestell- oder Vertragsnummer, Name des Leistungserbringers), soweit zur eindeutigen Verifizierung der Leistung notwendig |
| •Strukturiertes, maschinenlesbares Format: Der Leistungsnachweis ist in einem tabellarischen Datenformat bereitzustellen, das eine automatisierte Verarbeitung erlaubt (z. B. CSV, ODS oder XLSX)
• Formatstandards: Eingesetzte Formate müssen mit dem eRechnungs-Datensatz kompatibel sein (Einbettung als Anlagendokument) und den Vorgaben des EN 16931-Standards genügen. Bei Verwendung hybrider Formate (z. B. PDF/A-3 mit XML wie ZUGFeRD/Factur-X) muss der Leistungsnachweis ebenfalls als eingebettete maschinenlesbare Datei vorliegen
• Ohne aktive Inhalte: Eingereichte Dateien dürfen keine aktiven Inhalte (Makros, Scripts o. ä.) enthalten. |
| • Gemeinsame Übermittlung: Der Leistungsnachweis ist zusammen mit der elektronischen Rechnung via vereinbartem Übertragungskanal einzureichen (z. B. über ein E‑Rechnungsportal oder Netzwerk wie PEPPOL oder ein EDI-System). Eine separate Übersendung (etwa per E-Mail) ist nicht zulässig
• Einbettung in Rechnungsdatensatz: Rechnungsbegründende Unterlagen sind in den elektronischen Rechnungsdatensatz (XML) einzubetten bzw. als Anhang der E‑Rechnung mitzuliefern, gemäß den geltenden Standards für E-Rechnungen. Der Datensatz der Rechnung und der Leistungsnachweis sollen eine Einheit bilden, damit eine medienbruchfreie, automatisierte Prüfung erfolgen kann |
| • Zeitpunkt der Einreichung: Der Leistungsnachweis ist spätestens mit der Rechnungsstellung vorzulegen. Idealerweise erfolgt die Erstellung und Übermittlung unmittelbar nach Leistungserbringung, spätestens jedoch zum Versand der zugehörigen Rechnung
• Voraussetzung für Fälligkeit: Eine Rechnung ohne zugehörigen, konformen Leistungsnachweis gilt als nicht eingegangen und kann vom Auftraggeber zurückgewiesen werden. Zahlungsfristen beginnen erst, nachdem ein vollständiger und prüffähiger Leistungsnachweis vorliegt (siehe Vertragsklausel oben), womit Fehler, Verzögerungen und etwaiger Betrug durch fehlende oder falsche Nachweise vermieden werden sollen
• Prüfprozess: Der automatische Prüfprozess der Rechnung wird erst nach Eingang des Leistungsnachweises angestoßen. Werden Mängel im Leistungsnachweis festgestellt (fehlende Angaben, Formatfehler etc.), ist der Auftragnehmer verpflichtet, umgehend eine korrigierte Fassung einzureichen; bis dahin kann die Rechnung nicht abschließend geprüft oder freigegeben werden. |
