Vertragsaspekte für Fremdfirmen / Fremdfirmenportal

Vorab-Anmeldung und Berechtigung: Sämtliche Mitarbeiter der Fremdfirma müssen vor Betreten des Werks im digitalen Fremdfirmenportal registriert und beim Werkschutz angemeldet werden. Nur Personen mit gültiger Zugangsberechtigung und erforderlichen Schulungsnachweisen dürfen das Betriebsgelände betreten. In dringenden Ausnahmefällen kann eine manuelle Anmeldung vor Ort erfolgen, wobei die Zutrittsrechte dann zeitlich eingeschränkt werden.

Zutritt nur für autorisierte Personen: Der Zutritt zum Werksgelände ist ausschließlich den namentlich gemeldeten und freigeschalteten Mitarbeitern der Fremdfirma gestattet. Unbefugte oder nicht angemeldete Personen dürfen nicht mitgebracht oder eingeschleust werden. Die Mitnahme betriebsfremder Personen ist untersagt und stellt einen Vertragsverstoß dar.

Ausweis- und Zugangskontrolle: Alle Fremdfirmenmitarbeiter erhalten personengebundene Werksausweise oder Zugangskarten, die sichtbar zu tragen und auf Verlangen vorzuzeigen sind. Beim Verlassen des Werks sind Ausweise ordnungsgemäß zurückzugeben. Die Fremdfirma stellt sicher, dass sich ihre Mitarbeiter bei Ankunft und Verlassen des Geländes an- und abmelden (z. B. via Portal oder bei der Werkssicherheit).

Keine Weitergabe von Berechtigungen: Zugangsberechtigungen (Ausweise, Login-Daten) sind strikt personengebunden und dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder missbräuchlich verwendet werden. Die Fremdfirma haftet für alle Schäden, die aus einer missbräuchlichen Verwendung ihrer Zutrittsberechtigungen entstehen. Verlust oder Missbrauch von Zugangskarten oder Portalzugängen ist dem Auftraggeber unverzüglich zu melden.

Zugriff auf digitale Systeme: Falls der Fremdfirma digitale Zugänge (z. B. Portal-Accounts, VPN-Zugang, Gast-WLAN) bereitgestellt werden, dürfen diese ausschließlich für die vertraglich vereinbarten Zwecke genutzt werden. Unautorisierter Zugriff auf interne IT-Systeme des Auftraggebers ist verboten. Die Fremdfirma gewährleistet die Einhaltung aller Vorgaben für IT-Zugänge, wie Passwortrichtlinien und Mehrfaktor-Authentifizierung, und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen die Zugangsdaten nutzen.

Zutrittszeiten und -bereiche: Geregelt wird außerdem, wann und wo sich Fremdfirmenmitarbeiter aufhalten dürfen. Zutritt ist i. d. R. nur während der vereinbarten Arbeitszeiten und zu den freigegebenen Arbeitsbereichen erlaubt. Das eigenmächtige Betreten anderer als der zugewiesenen Bereiche ist untersagt. Bei Bedarf wird festgelegt, dass bestimmte Zonen nur in Begleitung oder nach besonderer Freigabe betreten werden dürfen (z. B. Hochsicherheitsbereiche, Reinräume).

Werksverkehr und Parken: Sofern relevant, werden betriebsinterne Verkehrsregeln (Höchstgeschwindigkeit, Fahrwege) und Parkvorschriften für Fremdfirmen festgelegt. Fahrzeuge der Fremdfirma müssen ggf. vorab angemeldet werden, um Einfahrgenehmigungen zu erhalten.

Einhaltung von Rechtsvorschriften und Regeln: Die Fremdfirma verpflichtet sich, alle gesetzlichen und betrieblichen Vorschriften des Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzes strikt einzuhalten. Dies umfasst Arbeitsschutzgesetze, Unfallverhütungsvorschriften, anwendbare Normen sowie die internen Sicherheits- und Umweltstandards des Auftraggebers. Letztere (z. B. Betriebsanweisungen, Gefahrenstoffordnungen) werden der Fremdfirma vor Auftragsbeginn übergeben und sind verbindlich. Der Auftragnehmer bestätigt, diese Vorgaben zur Kenntnis genommen zu haben und in die Arbeitsprozesse zu integrieren.

Sicherheitshandbuch als Vertragsbestandteil: Sämtliche grundlegenden SGU-Maßnahmen und Verhaltensregeln werden in einem Sicherheitshandbuch für Fremdfirmen oder einer Fremdfirmenordnung dokumentiert. Dieses Handbuch (inkl. Notfallplänen, Alarmwegen, Verbotsregelungen etc.) wird als Vertragsbestandteil anerkannt. Darin enthalten sind beispielsweise die zuständigen Ansprechpartner, Verfahren zur Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungsanforderungen, An-/Abmeldeprozesse sowie Verhalten bei Notfällen. Die Fremdfirma muss die Kenntnisnahme schriftlich bestätigen und die Einhaltung aller Punkte zusichern.

Gefährdungsbeurteilung und Koordination: Vor Tätigkeitsbeginn sind gemeinsam mit dem Auftraggeber Gefährdungen zu ermitteln und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen. Die Fremdfirma beteiligt sich aktiv an der Gefährdungsbeurteilung für ihre Arbeiten und berücksichtigt dabei sowohl die von ihr ausgehenden Gefahren als auch jene aus der Umgebung (Wechselwirkungen mit dem Betrieb). Falls erforderlich, bestellt der Auftraggeber einen Fremdfirmenkoordinator, der die Arbeiten mehrerer Firmen auf dem Gelände abstimmt, gegenseitige Gefährdungen vermeidet und Weisungsbefugnis in Sicherheitsfragen besitzt. Die Fremdfirma benennt ihrerseits eine verantwortliche Aufsichtsperson vor Ort, welche mit dem Koordinator eng zusammenarbeitet.

Persönliche Schutzausrüstung (PSA): Die Fremdfirma stellt sicher, dass alle eingesetzten Mitarbeiter die erforderliche persönliche Schutzausrüstung tragen und benutzen. Helm, Sicherheitsschuhe, Schutzbrille, Gehörschutz usw. sind gemäß den Werksvorschriften in ausreichender Anzahl bereitzustellen. Das Tragen vorgeschriebener PSA ist für die Mitarbeiter verpflichtend. Die Fremdfirma prüft regelmäßig den ordnungsgemäßen Zustand der PSA und tauscht defekte Ausrüstung umgehend aus.

Arbeitsdurchführung und Sicherheitsmaßnahmen: Alle Arbeiten sind fachgerecht und sicher auszuführen. Sicherheitsvorkehrungen des Betriebs (Absperrungen, Abschaltungen, Erdungen etc.) dürfen nicht manipuliert oder außer Kraft gesetzt werden. Gefährliche Arbeiten (z. B. Heißarbeiten, Arbeiten in engen Räumen, Arbeiten in explosionsgefährdeten Bereichen) dürfen nur nach vorheriger Genehmigung und unter Einhaltung spezieller Schutzmaßnahmen erfolgen. Erlaubnispflichtige Tätigkeiten (z. B. Schweißen, Arbeiten an Stromanlagen, Höhearbeiten) werden über entsprechende Erlaubnisscheine und Freigaben geregelt – die Fremdfirma hat diese einzuholen und die Auflagen zu erfüllen.

Ordnung, Sauberkeit und Umweltschutz: Der Arbeitsplatz ist stets in einem sicheren und aufgeräumten Zustand zu halten. Die Fremdfirma entsorgt entstehende Abfälle und Reststoffe ordnungsgemäß und gemäß den betrieblichen Umweltstandards. Gefahrstoffe dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung verwendet werden; beim Einsatz solcher Stoffe sind Sicherheitsdatenblätter bereitzustellen und geeignete Entsorgungsmaßnahmen zu treffen. Emissionen, Lärm und andere Umweltauswirkungen sind auf ein Mindestmaß zu beschränken; unnötige Belästigungen des Betriebs oder der Umwelt sind zu vermeiden.

Notfall- und Gefahrenabwehr: Die Fremdfirmenmitarbeiter sind über das Verhalten in Notfällen zu informieren (z. B. Fluchtwege, Sammelplätze, Notrufnummern). Im Vertrag wird festgelegt, dass sie im Alarmfall den Anweisungen der Einsatzkräfte und des Werkschutzes unverzüglich Folge zu leisten haben. Die Fremdfirma muss Notfälle (Unfälle, Brände, chemische Leckagen) sofort melden und nach Kräften zur Schadensbegrenzung beitragen. Hierzu gehört auch die Benennung von Ersthelfern im Team der Fremdfirma, falls verlangt.

Meldepflichten bei Vorfällen: Unfälle oder Beinahe-Unfälle mit Beteiligung von Fremdfirmenpersonal sind dem Auftraggeber umgehend anzuzeigen. Die Fremdfirma wirkt bei der Aufklärung der Ursache mit und stellt erforderliche Informationen zur Verfügung. Gegebenenfalls vereinbart der Vertrag, dass die Fremdfirma dem Auftraggeber regelmäßig Sicherheitskennzahlen (z. B. Unfallstatistik, Safety Reports) über das Fremdfirmenportal meldet, um die SGU-Performance zu überwachen.

Überwachung und Kontrollen: Der Auftraggeber behält sich vor, die Einhaltung der SGU-Vorgaben durch Inspektionen oder Audits vor Ort zu überprüfen. Der Werkschutz ist berechtigt, Personen, Fahrzeuge und mitgeführte Gegenstände der Fremdfirma zu kontrollieren (z. B. Taschenkontrollen, Fahrzeugüberprüfungen). Die Fremdfirma erklärt sich einverstanden, solche Kontrollen zu dulden. Verstöße gegen Ordnung und Sicherheit werden dokumentiert und fließen ggf. in eine Bewertung der Fremdfirma ein.

Vertraulichkeit und Geheimhaltung: Die Fremdfirma und alle ihr zurechenbaren Mitarbeiter (einschließlich Subunternehmer) sind verpflichtet, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse streng vertraulich zu behandeln. Während der Vertragslaufzeit und auch nach Beendigung der Tätigkeit dürfen keine Kenntnisse über interne Vorgänge, Anlagen, Daten oder Geschäftsgeheimnisse an Dritte weitergegeben werden. Diese Verschwiegenheitspflicht umfasst alle mündlichen, schriftlichen und digitalen Informationen, die im Zuge der Auftragsdurchführung erlangt werden. Bei Zuwiderhandlung behält sich der Auftraggeber Schadensersatzansprüche vor.

Einhaltung der Datenschutzbestimmungen: Sofern im Rahmen des Fremdfirmenmanagements personenbezogene Daten verarbeitet werden (z. B. Registrierung der Fremdfirmenmitarbeiter im Portal, Führerscheindaten, Sicherheitsunterweisungen), verpflichtet sich die Fremdfirma zur Einhaltung aller anwendbaren Datenschutzgesetze. Personenbezogene Daten dürfen ausschließlich für die vertraglich vorgesehenen Zwecke genutzt und nur so lange aufbewahrt werden, wie erforderlich. Beide Parteien sorgen durch technische und organisatorische Maßnahmen für die Datensicherheit (z. B. Zugriffsschutz im Portal, gesicherte Datenübertragung) und wahren die Vertraulichkeit dieser Daten.

Nutzung des Fremdfirmenportals und IT-Richtlinien: Die Fremdfirma erhält gegebenenfalls Zugriff auf ein Online-Portal und andere IT-Systeme des Auftraggebers. Im Vertrag wird festgehalten, dass die Portal-Nutzungsbedingungen und die IT-Sicherheitsrichtlinien des Auftraggebers einzuhalten sind. Insbesondere sind Zugriffe auf IT-Systeme nur im genehmigten Umfang gestattet und sämtliche vom Auftraggeber vorgegebenen Schutzmaßnahmen (Passwortvorgaben, Firewall/Nutzung von VPN, kein externes Speichermedium anschließen etc.) zu befolgen.

Schutz vor Cyber-Risiken: Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle von ihm eingesetzten Geräte und Systeme, die mit der IT des Auftraggebers kommunizieren, den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen (aktualisierte Betriebssysteme, Virenschutz, keine unerlaubte Software). Die Installation von Fremdsoftware auf firmeneigenen Geräten ist untersagt, ebenso wie das Nutzen privater USB-Sticks oder Datenträger in den Systemen des Auftraggebers, sofern nicht ausdrücklich freigegeben.

Zugangsverwaltung und Berechtigungen: Zugänge zu digitalen Systemen werden personifiziert vergeben. Die Fremdfirma muss sicherstellen, dass Login-Daten nicht weitergegeben und sicher verwahrt werden (analog zu physischen Zutrittskarten). Bei personellen Wechseln sind nicht mehr benötigte Benutzerkonten umgehend sperren zu lassen. Unberechtigte Zugriffsversuche oder sicherheitsrelevante Vorkommnisse (z. B. verdächtige E-Mails, mögliche Datenpannen) sind sofort an den IT-Verantwortlichen des Auftraggebers zu melden.

Kommunikations- und Datenverkehr: Vertrauliche Unterlagen oder Daten, die zwischen Auftraggeber und Fremdfirma ausgetauscht werden, sind entsprechend gekennzeichnet und geschützt zu übertragen (z. B. nur über das gesicherte Portal oder verschlüsselte E-Mail). Die Fremdfirma verpflichtet sich, keine Betriebsdaten auf ungesicherten privaten Geräten zu speichern. Nach Auftragsende sind überlassene Daten bestmöglich zu löschen oder zurückzugeben, sofern nicht anders vereinbart.

Rechtskonforme Auftragsdatenverarbeitung: Sollte die Fremdfirma im Auftrag des Auftraggebers personenbezogene Daten verarbeiten (z. B. Zugriff auf Mitarbeiterdatenbank, Kamerasystem), wird ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der die Pflichten nach DSGVO regelt. Dies wird im Vertrag vermerkt. Ansonsten beschränkt sich die Fremdfirma auf den Zugriff eigener Daten im Portal und behandelt alle vom Auftraggeber erhaltenen Informationen gemäß den vereinbarten Datenschutzstandards.

Primäre Verantwortung der Fremdfirma: Die Fremdfirma trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Arbeiten und die Sicherheit ihrer Beschäftigten. Sie organisiert ihre Leistung selbst und setzt eigenes Personal ein, das ihren Weisungen unterliegt. Der Auftraggeber bleibt für seine eigenen Mitarbeiter und Betriebsbereiche verantwortlich, unterstützt jedoch die Fremdfirma durch Informationen über Betriebsgefahren und durch Koordination, wo nötig. Klar gestellt wird, dass kein Arbeitsverhältnis zwischen Auftraggeber und Mitarbeitern der Fremdfirma besteht – Weisungen erteilt die Fremdfirma eigenständig (ausgenommen dringende Gefahrenabwehr).

Benennung verantwortlicher Personen: Beide Seiten ernennen Ansprechpartner, um eine reibungslose Abstimmung sicherzustellen. Auf Seiten des Auftraggebers wird häufig ein Fremdfirmenkoordinator oder eine zuständige Aufsichtsperson benannt, der die Zusammenarbeit steuert und als primäre Kontaktperson fungiert. Die Fremdfirma stellt ihrerseits einen verantwortlichen Einsatzleiter (Vorarbeiter/Projektleiter) ab, der vor Ort die Leitung ihres Personals übernimmt und für die Einhaltung der Vorschriften sorgt. Diese Personen und ihre Kontaktdaten werden im Vertrag festgehalten. Sie sind befugt, verbindliche Absprachen zur Vertragserfüllung bzw. Arbeitssicherheit zu treffen.

Klare Aufgabenverteilung: Der Vertrag umschreibt die Aufgaben und Pflichten beider Parteien im Detail. Z. B. verpflichtet sich der Auftraggeber, erforderliche Unterlagen (Sicherheitspläne, Standortregeln) rechtzeitig bereitzustellen und den Fremdfirmenmitarbeitern Zugang zu den benötigten Arbeitsbereichen zu ermöglichen. Die Fremdfirma verpflichtet sich im Gegenzug, nur geeignetes Personal einzusetzen, die vorgeschriebenen Unterweisungen durchzuführen und die Überwachung ihrer Leute sicherzustellen. Auch spezielle Verantwortlichkeiten (wie Bereitstellung von Werkzeug/Maschinen durch eine Partei, Sicherung von Arbeitsbereichen, Meldung von Fortschritt) werden geregelt, um Überschneidungen zu vermeiden.

Einsatz von Subunternehmern – Zustimmungspflicht: Soll die Fremdfirma Subunternehmer (Nachauftragnehmer) beauftragen, ist hierfür vorab die Zustimmung des Auftraggebers einzuholen. Im Vertrag wird festgeschrieben, dass ohne schriftliche Erlaubnis keine weiteren Firmen mit der Ausführung beauftragt werden dürfen. Die Fremdfirma muss dem Auftraggeber geplante Nachunternehmer mitteilen, und dieser kann bei begründeten Bedenken den Einsatz untersagen (Vetorecht). Die Vereinbarung zum Subunternehmereinsatz wird vertraglich dokumentiert, inklusive der Daten der Subunternehmen und deren vorgesehenem Auftragsumfang.

Weitergabe von Pflichten an Subunternehmen: Wird ein Subunternehmer genehmigt, stellt die Fremdfirma sicher, dass sämtliche vertraglichen Pflichten – insbesondere in Bezug auf Arbeitsschutz, Geheimhaltung und Qualität – an den Subunternehmer weitergegeben und von diesem eingehalten werden. Die Fremdfirma bleibt vollumfänglich verantwortlich für das Handeln der Subunternehmer und haftet so, als wären es eigene Erfüllungsgehilfen. Sie überwacht die Subunternehmen entsprechend und sorgt dafür, dass auch diese z. B. die Betriebsregeln kennen, die Mitarbeiter im Portal anmelden und erforderliche Unterweisungen absolvieren.

Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen: Alle Personen, die von der Fremdfirma oder ihren Subunternehmern eingesetzt werden, gelten als deren Mitarbeiter bzw. Erfüllungsgehilfen. Die Fremdfirma übernimmt die Aufsichtspflicht und Organisation für dieses Personal. Der Auftraggeber ist berechtigt, ungeeignetes Personal abzulehnen oder dessen Austausch zu verlangen, falls Qualifikation oder Verhalten nicht den Vertragsanforderungen entspricht. Dies wird z. B. relevant, wenn ein Mitarbeiter wiederholt gegen Sicherheitsvorschriften verstößt oder sich als unqualifiziert erweist – die Fremdfirma muss dann auf Aufforderung umgehend für Ersatz sorgen.

Versicherung und Haftung: (Sofern nicht separat geregelt) Der Vertrag kann vorsehen, dass die Fremdfirma für ihre Mitarbeiter und Subunternehmer ausreichenden Versicherungsschutz nachweist (Betriebshaftpflicht mit Deckungssumme X, ggf. Unfallversicherung). Die Fremdfirma haftet für Schäden, die durch sie oder ihre Leute am Eigentum des Auftraggebers oder Dritten verursacht werden, soweit diese aus der Vertragserfüllung resultieren. Gegebenenfalls wird verlangt, dass eine Kopie der Versicherungspolice vor Auftragsbeginn übergeben wird.

Kommunikation und Abstimmung bei mehreren Firmen: Falls parallel mehrere Fremdfirmen im Einsatz sind, verpflichtet sich die beauftragte Fremdfirma zur Kooperation mit anderen Auftragnehmern, um Gefährdungen oder Behinderungen zu vermeiden. Der vom Auftraggeber benannte Koordinator kann hierzu Weisungen erteilen. Die Fremdfirma informiert ihre Mitarbeiter, dass sie Anweisungen des Koordinators oder Werkschutzes in sicherheitsrelevanten Fragen befolgen müssen.

Reporting-Linien: Es wird festgelegt, wie die Berichtswege aussehen – etwa dass die Fremdfirma regelmäßig an den Auftraggeber (oder dessen Koordinator) rapportiert, den Arbeitsfortschritt meldet und Probleme sofort anspricht. Ebenso bestimmt der Auftraggeber, an wen sich die Fremdfirma bei Unklarheiten wenden soll (z. B. technischer Ansprechpartner für Fachfragen, Sicherheitsingenieur für SGU-Fragen).

Initiale Nachweispflichten: Vor Aufnahme der Tätigkeit hat die Fremdfirma alle geforderten Dokumente und Nachweise vorzulegen. Dazu zählen beispielsweise: Qualifikationsnachweise der Mitarbeiter (Ausbildungszertifikate, Berechtigungsscheine für Stapler, Krane etc.), Unterweisungsnachweise, ärztliche Bescheinigungen (wenn gesetzlich vorgeschrieben, z. B. G 41-Höhenarbeit Tauglichkeit), sowie eine Bestätigung über bestehende Haftpflichtversicherungen. Ebenfalls üblich ist die Vorlage einer Mitarbeiterliste mit Namen der eingesetzten Personen und ggf. Kopien von Ausweisen oder Passfotos für Werksausweise.

Registrierung im Portal: Sämtliche relevanten Dokumente sollten idealerweise digital im Fremdfirmenportal hochgeladen werden. Die Fremdfirma pflegt ihre Unternehmens- und Personaldaten im Portal und hält sie aktuell. Beispielsweise werden neue Mitarbeiter vor ihrem ersten Einsatz im System angelegt und ausgeschiedene Mitarbeiter aus dem Fremdfirmenportal entfernt, sobald sie nicht mehr tätig sind. Änderungen (z. B. neue Zertifikate, Wechsel der Versicherungspolice) sind ebenfalls zeitnah im System zu aktualisieren, sodass der Auftraggeber stets auf aktuelle Nachweise zugreifen kann.

Laufende Dokumentation der Arbeiten: Der Vertrag definiert, welche Dokumentationspflichten während der Vertragslaufzeit bestehen. So muss die Fremdfirma etwa Arbeitszeitnachweise oder Anwesenheitslisten führen – oft werden Ankunft/Abfahrt automatisch über das Portal oder elektronische Zugangssysteme protokolliert. Auch Bautagebücher, Leistungsberichte oder Prüfprotokolle (bei technischen Arbeiten) sind je nach Auftrag regelmäßig zu erstellen. Diese Dokumente dienen als Leistungsnachweis und Grundlage für Abnahmen und Rechnungsstellungen.

Unterweisungsdokumentation: Jede durchgeführte Sicherheitsunterweisung der Fremdfirmenmitarbeiter ist zu dokumentieren (Thema, Datum, Teilnehmerunterschriften). Die Fremdfirma bewahrt diese Unterweisungsnachweise auf und stellt sie dem Auftraggeber auf Verlangen zur Verfügung. Gleiches gilt für sonstige Schulungs- oder Qualifikationsnachweise – beispielsweise ist der erfolgreiche Abschluss einer Online-Unterweisung im Portal zu verzeichnen, und ein Zertifikat kann elektronisch hinterlegt werden.

Nachweispflichten bei besonderen Arbeiten: Für Tätigkeiten, die einer Erlaubnis bedürfen (z. B. Heißarbeitsschein, Schweißerlaubnis, Freigabe für Arbeiten in Höhen oder engen Räumen), muss die Fremdfirma die entsprechenden Permits vor Arbeitsbeginn einholen und ggf. im Arbeitsbereich sichtbar aushängen. Im Vertrag wird festgelegt, welche Formulare hierfür zu verwenden sind und dass eine Kopie solcher Genehmigungen beim Auftraggeber verbleibt. Ebenso sind Prüfprotokolle (z. B. für verwendete Geräte wie Gerüste, elektrische Anlagen) zu führen, sofern vorgeschrieben.

Berichtswesen und Meldungen: Die Fremdfirma ist verpflichtet, Unfall- und Störungsmeldungen unverzüglich zu erstatten und schriftlich zu dokumentieren. Ereignisse, die beinahe zu einem Unfall geführt haben (Beinaheunfälle/Near Miss), sollen ebenfalls gemeldet werden, um gemeinsam Gegenmaßnahmen abzuleiten. Je nach Vereinbarung liefert die Fremdfirma in definierten Abständen Berichte über den Fortschritt der Arbeiten sowie über Qualitäts- und Sicherheitskennzahlen. Diese Berichte können über das Fremdfirmenportal zur Verfügung gestellt werden (z. B. vierteljährliche Sicherheitsstatistik).

Zugriffsrechte und Audit: Der Auftraggeber erhält das vertragliche Recht, die Einhaltung aller Pflichten durch die Fremdfirma zu überprüfen. Dies umfasst Einsicht in relevante Dokumentationen. Die Fremdfirma gewährt z. B. dem Sicherheitsingenieur oder Qualitätsbeauftragten des Auftraggebers auf Anfrage Zugang zu Unterlagen wie Unterweisungsnachweisen, Wartungsprotokollen oder Gefährdungsbeurteilungen, soweit sie die Auftragsdurchführung betreffen. Ebenso können gemeinsame Begehungen dokumentiert und abgezeichnet werden.

Aufbewahrungspflichten: Die Vertragsparteien vereinbaren, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen (z. B. 5 Jahre für Unterweisungsnachweise oder Prüfprotokolle). Falls notwendig, werden Regelungen zur Herausgabe von Dokumenten bei Vertragsende getroffen – etwa dass die Fremdfirma alle im Portal erfassten Daten auf aktuellem Stand hält und der Auftraggeber berechtigt ist, diese Daten zu exportieren oder weiter zu nutzen, um Nachweispflichten (gegenüber Behörden, Berufsgenossenschaften etc.) zu erfüllen.

Die Fremdfirma ist verpflichtet, alle abrechnungsrelevanten Daten (z. B. Zeitnachweise, Leistungsnachweise, Anwesenheitsprotokolle sowie ggf. Materialnachweise) digital in dem vom Auftraggeber bereitgestellten Fremdfirmenportal zu erfassen. Diese Daten müssen im vom Auftraggeber vorgegebenen Format vollständig, prüfbar und manipulationssicher übermittelt werden.

Das Fremdfirmenportal verfügt über automatisierte Prüfmechanismen, einschließlich eines Abgleichs mit der digitalen Zutritts- und Zeiterfassung (z. B. via RFID-Terminals) sowie einer Schnittstelle zum SAP-System des Auftraggebers. Nur solche Daten, die mit den erfassten Zutritts- und Leistungsdaten konsistent sind, werden im Abrechnungsworkflow zur Freigabe zugelassen.

Die Fremdfirma trägt die Verantwortung für die Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit und Aktualität der bereitgestellten Abrechnungsdaten. Eine Rechnung gilt nur als prüffähig, wenn sämtliche digital zugeordneten Leistungs- und Zeiterfassungsdaten vollständig vorliegen und dem vorgesehenen Workflow entsprechen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, nicht prüffähige Rechnungen unbearbeitet zurückzuweisen.

Qualifikationsanforderungen: Der Vertrag stellt klar, dass die Fremdfirma nur geeignetes und qualifiziertes Personal einsetzt. Fach- und Hilfskräfte müssen über die für ihre Aufgaben erforderlichen Fachkenntnisse, Qualifikationen und – wo vorgeschrieben – Berechtigungen verfügen. Die Fremdfirma bestätigt, dass das eingesetzte Personal gesundheitlich geeignet und den jeweiligen Anforderungen gewachsen ist (ggf. durch arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen belegt). Im Zweifelsfall kann der Auftraggeber Einsicht in Qualifikationsnachweise verlangen oder bestimmte Qualifikationsstandards vorschreiben.

Pflichtunterweisungen vor Einsatz: Vor Arbeitsaufnahme auf dem Werksgelände müssen alle Mitarbeiter der Fremdfirma eine Sicherheitsunterweisung über die betriebsspezifischen Gefahren und Regeln erhalten. Diese Unterweisung erfolgt entweder durch den Auftraggeber (z. B. allgemeine Sicherheitsunterweisung für Fremdfirmen, oft auch als E-Learning oder Video im Portal verfügbar) oder durch die Fremdfirma nach Vorgaben des Auftraggebers. Im Vertrag wird festgelegt, dass ohne erfolgte Unterweisung kein Zutritt zum Betrieb gewährt wird. Auch besondere Gefährdungen des Einsatzortes und Notfallmaßnahmen (z. B. Standorte von Notausgängen, Alarmierung) sind Inhalt dieser Einweisung.

Regelmäßige Sicherheitsanweisungen: Die Fremdfirma verpflichtet sich, ihre Mitarbeiter regelmäßig und anlassbezogen zu unterweisen. Das umfasst z. B. tägliche Toolbox-Meetings oder Sicherheitskurzbesprechungen vor Ort bei risikoreichen Arbeiten, Unterweisungen bei Änderungen im Arbeitsablauf oder neue Gefährdungen, sowie mindestens eine jährliche allgemeine Sicherheitsunterweisung für das Personal bei länger dauernden Einsätzen. Alle Unterweisungen sind, wie erwähnt, zu dokumentieren. Der Auftraggeber kann die Teilnahme an bestimmten Schulungen verlangen (z. B. spezielle Trainings für Arbeiten in Höhe, Ersthelferschulung), wenn dies für die Tätigkeit relevant ist.

Kommunikationswege und -sprache: Es wird ein klarer Kommunikationsfluss zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer etabliert. Die Fremdfirma benennt einen Ansprechpartner, der für Absprachen und Meldungen zuständig ist, ebenso wie der Auftraggeber einen Koordinator stellt. Notwendige Informationen – etwa Gefahren am Arbeitsplatz, betriebliche Änderungen, Koordinierung von Arbeiten – werden über definierte Kanäle kommuniziert (z. B. über das Fremdfirmenportal, regelmäßige Koordinationssitzungen oder Baubesprechungen). Sprachbarrieren müssen ausgeschlossen werden: Fremdsprachige Mitarbeiter der Fremdfirma sind unter Hinzuziehung geeigneter Übersetzer zu unterweisen. Die Fremdfirma sorgt dafür, dass jederzeit eine einwandfreie Verständigung zwischen ihren nicht-deutschsprachigen Kräften und dem deutschsprachigen Personal möglich ist – notfalls stellt sie Übersetzer oder wählt nur Mitarbeiter mit ausreichenden Sprachkenntnissen aus.

Informationspflicht und Meldungen: Die Fremdfirma verpflichtet sich, den Auftraggeber proaktiv zu informieren, falls Umstände auftreten, die die Ausführung der Arbeiten beeinflussen (z. B. Verzögerungen, zusätzliche Risiken, Bedarf an Planänderungen). Ebenso werden Meldewege für Unfälle und Störungen festgelegt (siehe Dokumentationspflichten). Bei Zwischenfällen hat der Fremdfirmen-Ansprechpartner unverzüglich den benannten Kontakt des Auftraggebers zu verständigen. Zudem können regelmäßige Meetings vereinbart werden (z. B. wöchentliche Lagebesprechung), um den Fortschritt zu kommunizieren und eventuelle Probleme gemeinsam zu lösen.

Erreichbarkeit: Der Vertrag legt fest, dass sowohl die Fremdfirma als auch der Auftraggeber während der Ausführung ständig erreichbar sein müssen. Die Fremdfirma stellt sicher, dass ihr benannter Ansprechpartner oder eine Vertretung während der Arbeitszeiten telefonisch oder vor Ort erreichbar ist, um auf kurzfristige Anweisungen oder Notfälle reagieren zu können. Gleiches gilt umgekehrt für den Auftraggeber (z. B. bei 24h-Betrieb wird ein Notfallkontakt benannt).

Kooperation und Feedback: Eine offene Kommunikationskultur wird angestrebt. Die Fremdfirma sagt zu, sicherheitsrelevante Beobachtungen oder Verbesserungsvorschläge an den Auftraggeber zu melden (z. B. wenn ihr Risiken auffallen, die bisher nicht adressiert wurden). Beide Parteien tauschen sich nach Abschluss des Projekts aus, um Erfahrungen und etwaige Probleme zu besprechen – dies fördert kontinuierliche Verbesserungen im Fremdfirmenmanagement.

Vertragsstrafenklausel bei Verstößen: Um die Einhaltung der Vertrags- und Sicherheitsbestimmungen durchzusetzen, kann der Vertrag Vertragsstrafen vorsehen. Beispielsweise kann vereinbart werden, dass pro festgestelltem schweren Verstoß der Fremdfirma gegen Arbeitsschutz- oder Datenschutzpflichten eine Vertragsstrafe in angemessener Höhe fällig wird. Dies dient als Druckmittel, z. B. bei wiederholtem Nichttragen von PSA durch Fremdfirmenmitarbeiter oder unerlaubtem Weitergeben von Zutrittskarten. Die genaue Höhe und Ausgestaltung (Pauschale pro Verstoß, Deckelung etc.) wird im Vertragstext definiert.

Maßnahmen bei Regelverstößen: Unabhängig von einer Vertragsstrafe werden im Vertrag konkrete Sanktionsmöglichkeiten bei Pflichtverletzungen festgelegt. Der Auftraggeber kann etwa Verwarnungen aussprechen oder bei gravierenden Verstößen verlangen, dass die Fremdfirma einzelne Mitarbeiter sofort von der Baustelle/aus dem Werk entfernt. Es kann bestimmt werden, dass ein Mitarbeiter der Fremdfirma, der z. B. grob gegen Sicherheitsvorschriften verstoßen hat, kein Zutrittsrecht mehr erhält. Bei Bedarf kann der Auftraggeber die Arbeiten vorübergehend einstellen lassen, bis Missstände behoben sind. Diese Reaktionsmöglichkeiten auf unsicheres Arbeiten sollen vorab klar vereinbart werden.

Kündigung aus wichtigem Grund: Die Vereinbarung enthält eine außerordentliche Kündigungsklausel, die es dem Auftraggeber erlaubt, den Vertrag fristlos zu kündigen, falls der Auftragnehmer schwerwiegend oder wiederholt gegen vertragliche Pflichten verstößt. Beispielsweise behält sich der Auftraggeber vor, bei groben Sicherheitsverstößen (etwa vorsätzliche Missachtung lebenswichtiger Sicherheitsregeln) oder gravierenden Qualitätsmängeln sofort vom Vertrag zurückzutreten. Schwere Verstöße können zum sofortigen Ausschluss der Fremdfirma führen – d. h. die Fremdfirma muss das Werksgelände umgehend verlassen, und der Vertrag kann beendet werden. Diese Klausel dient dem Schutz des Unternehmens und seiner Mitarbeiter.

Abmahn- und Eskalationsstufen: Für weniger gravierende Fälle wird oft ein Abmahnverfahren vereinbart: Beim ersten Verstoß erhält die Fremdfirma eine schriftliche Abmahnung mit Frist zur Abhilfe. Bei erneuten oder anhaltenden Verstößen können weitere Abmahnungen folgen oder direkt die Kündigung erfolgen, je nach Schweregrad. Das Vorgehen (z. B. „zweistufiges Abmahnmodell vor Kündigung“) kann im Vertrag beschrieben werden, um Verlässlichkeit für beide Seiten zu schaffen.

Weitere Sanktionen: Zusätzlich kann der Auftraggeber sich vorbehalten, die Fremdfirma bei Verstößen vorübergehend vom Auftrag auszusetzen oder Ersatzvornahmen durchzuführen. Beispiel: Wenn ein Sicherheitsmangel durch die Fremdfirma nicht behoben wird, darf der Auftraggeber selbst Maßnahmen einleiten (etwa Reinigung, Entsorgung von Gefahrstoffen) und der Fremdfirma die Kosten auferlegen. Auch die Sperrung im Fremdfirmenportal für zukünftige Aufträge kann angedroht werden, falls gravierende Probleme auftreten (Blacklisting für die Zukunft).

Ordentliche Kündigung und Vertragsende: Neben der fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund wird auch das Recht zur ordentlichen Kündigung mit einer bestimmten Frist (z. B. 1 Monat zum Monatsende bei Dauerverträgen) geregelt. Zudem werden die Pflichten bei Vertragsbeendigung beschrieben: etwa Rückgabe von Ausweisen, Entfernen der Fremdfirmen-Einträge im Portal, Herausgabe noch ausstehender Dokumentation und das Verbleiben oder Entfernen von mitgebrachtem Equipment. Eine saubere Projektdokumentation und ggf. Abnahme der bis dahin erbrachten Leistungen sind Teil der Beendigungsphase.

Vertragsänderungen und Anpassungen: Es wird vereinbart, dass Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags sowie Nebenabreden schriftlich zu erfolgen haben (Schriftformklausel). Mündliche Absprachen außerhalb des Vertrags sind unwirksam, sofern sie nicht schriftlich bestätigt werden. Weiterhin kann festgehalten werden, dass der Vertrag bei Bedarf an geänderte Umstände angepasst wird – z. B. wenn sich gesetzliche Vorgaben ändern oder das Fremdfirmenportal neue Funktionen/Richtlinien erhält, stimmen die Parteien eine Anpassung der Vertragsbedingungen daraufhin einvernehmlich ab.

Salvatorische Klausel: Für den Fall, dass einzelne Bestimmungen des Vertrags unwirksam oder undurchführbar sein sollten, enthält der Vertrag eine salvatorische Klausel. Diese besagt, dass die übrigen Bestimmungen davon unberührt bleiben und der Vertrag im Übrigen fortbesteht. Die ungültige Klausel ist durch eine Regelung zu ersetzen, die dem beabsichtigten wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt. Damit wird sichergestellt, dass nicht der gesamte Vertrag hinfällig wird, falls ein Teil rechtswidrig sein sollte.

Vertragsumfang und Rangfolge: Es wird klargestellt, welche Dokumente zum Vertragsbestand gehören (Hauptvertrag, eventuelle Anhänge, Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers, Sicherheitsrichtlinien etc.). Gegebenenfalls wird eine Rangfolge definiert, falls Widersprüche zwischen Dokumenten auftreten (z. B. individueller Vertragstext geht vor einer standardisierten Fremdfirmenordnung).

Einbeziehung betrieblicher Regelwerke: Relevante Unternehmensrichtlinien, Sicherheitsvorschriften und Prozessanweisungen des Auftraggebers werden als verbindliche Vertragsanlagen festgelegt. Die Fremdfirma bestätigt durch Vertragsunterschrift, dass ihr diese bekannt sind und sie diese einhalten wird. Sollte der Auftraggeber der Fremdfirma zukünftige Aktualisierungen solcher Regelwerke zumuten (z. B. geänderte Sicherheitsstandards), verpflichtet sich die Fremdfirma, auch diese nach angemessener Mitteilungsfrist umzusetzen.

Rechtswahl und Gerichtsstand: In nationalen Verträgen wird in der Regel die Geltung des Rechts des Sitzlandes des Auftraggebers vereinbart (ohne Verweis auf Kollisionsnormen). Ein Gerichtsstand wird definiert (oft der Sitz des Auftraggebers), sofern dies zulässig ist. Diese Klausel ist zwar kein Muss im operativen Sinne, gehört aber zu den sonstigen üblichen Bestimmungen, um im Streitfall Klarheit zu haben.

Sonstige Klauseln: Weitere standardisierte Bestimmungen können aufgeführt sein, z. B. zur Haftungsbegrenzung, falls gewünscht (z. B. Haftungsausschluss für indirekte Schäden, soweit gesetzlich zulässig), zur Höheren Gewalt (Regelung, dass keiner haftet, wenn Ereignisse außerhalb ihrer Kontrolle die Vertragserfüllung verhindern), sowie eine Abtretungsklausel (die Abtretung von Rechten aus dem Vertrag durch die Fremdfirma bedarf der Zustimmung des Auftraggebers).

Schlussbestätigung: In vielen Verträgen wird am Ende vermerkt, dass beide Parteien den Vertrag gelesen und verstanden haben. Es ist vorgesehen, dass die Fremdfirma diese Vertragsbedingungen an alle relevanten eigenen Mitarbeiter und Subunternehmer kommuniziert – analog zur Pflicht, dass diese Richtlinien den eingesetzten Personen zur Kenntnis gebracht und von ihnen eingehalten werden müssen. Mit Unterschrift bestätigt die Fremdfirma, dass sie alle Vertragsauflagen – inklusive der detaillierten Anlagen – akzeptiert und umsetzen wird.