Stichprobenverfahren im Fremdfirmenmanagement

Im technischen Facility Management ergeben sich zahlreiche Anwendungsbereiche für Stichprobenprüfungen, insbesondere überall dort, wo Fremdfirmenleistungen geprüft, abgenommen oder überwacht werden müssen. Im Folgenden werden einige zentrale Einsatzfelder beschrieben – von der Leistungsabnahme über die Rechnungsprüfung bis hin zu Audits –, jeweils mit dem Fokus darauf, wie stochastische Stichprobenverfahren praktisch eingesetzt werden können.

Wenn externe Dienstleister Arbeiten ausgeführt haben (z.B. Wartungen, Reparaturen, Reinigungen, Umbauten), steht am Ende die Leistungsabnahme durch den Auftraggeber. Eine vollständige Prüfung aller Arbeitsergebnisse ist oft nicht möglich, vor allem wenn große Objektbestände oder viele gleichartige Leistungen betroffen sind.

• Vorgehen: Der Auftraggeber oder dessen Qualitätsverantwortlicher wählt nach Zufallsprinzip oder nach definiertem Plan einige Stichprobenobjekte aus – beispielsweise 5 von 20 wartungsgeprüften Anlagen, oder stichprobenartig 10% aller instandgesetzten Türen – und unterzieht diese einer detaillierten Prüfung. Wichtig ist, dass die Stichprobe repräsentativ ist, also z.B. verschiedene Gebäudebereiche, Techniker oder Zeiten abdeckt, um ein ausgewogenes Bild zu erhalten. Finden sich in der Stichprobe keine oder nur geringfügige Mängel, wird die Gesamtleistung als erbracht abgenommen. Tauchen jedoch systematische Mängel auf, kann daraus auf ein generelles Qualitätsproblem geschlossen und die Abnahme ggf. verweigert oder Auflagen (Nachbesserung, erneute Prüfung) gemacht werden.

• Beispiel: Ein Dienstleister hat in einer Industrieanlage 100 Brandschutztüren gewartet. Der FM-Verantwortliche prüft stichprobenartig 10 zufällig ausgewählte Türen auf ordnungsgemäße Wartung (Funktionsprüfung der Schließmechanik, Schmierung, Prüfung der Dichtungen etc.). Entsprechen alle 10 Türen den Anforderungen, wird angenommen, dass die Wartung insgesamt vertragskonform erfolgte. Werden hingegen z.B. an 3 Türen Mängel festgestellt (fehlende Schmierung, defekte Schließer), deutet dies auf eine 30% Mängelquote hin – ein nicht akzeptables Ergebnis. Gemäß einem zuvor definierten Annahmekriterium (etwa AQL 10% mit Ac=2 bei n=10) wäre die Leistung insgesamt abzulehnen, Nacharbeit wäre einzufordern und ggf. die Prüfung auf weitere Türen zu erweitern (bei Stichprobenplänen nach ISO 2859 gibt es hierfür Regelungen: bei Nichtbestehen der ersten Stichprobe erfolgt eine zweite, größere Stichprobe aus dem restlichen Los). Auf diese Weise kann der Auftraggeber seine Sorgfaltspflicht erfüllen, ohne jede Tür selbst prüfen zu müssen.

• Durch solche stochastischen Leistungsabnahmen wird zudem ein Anreizsystem etabliert: Der Dienstleister weiß, dass jederzeit zufällige Kontrollen stattfinden können. Dies motiviert zur durchgehend hohen Ausführungsqualität, da Mängel nicht vorhersehbar versteckt werden können. Vertragsgestaltungen können hierauf Rückgriff nehmen, indem z.B. eine bestimmte AQL als Vertragsbestandteil für die Abnahmequalität festgelegt wird. So könnte in einem Wartungsvertrag vereinbart sein, dass maximal 5% der geprüften Stichprobenpunkte Mängel aufweisen dürfen – was einer AQL 5 entspricht. Bei Überschreitung gilt die Leistung als nicht abgenommen, und es können Vertragsstrafen oder Nachbesserungen greifen.

Ein weiterer praktischer Anwendungsfall ist die Rechnungsprüfung von FM-Dienstleistungen mittels Stichproben. Gerade bei umfangreichen Rahmenverträgen mit vielen Einzelleistungen (z.B. monatliche Wartungs- und Inspektionsrunden, regelmäßig wiederkehrende Reinigungsleistungen) enthalten Rechnungen oft Dutzende bis Hunderte von Positionen. Jede einzelne Position auf Plausibilität zu prüfen und vor Ort nachzukontrollieren, wäre extrem aufwendig.

• Vorgehen: Aus der Rechnung bzw. dem Leistungsnachweis des Dienstleisters wird eine Zufallsstichprobe von Positionen gezogen. Diese Positionen werden eingehend geprüft – zum Beispiel durch Einsicht in Detailnachweise, Abgleich mit den Tätigkeitsberichten oder sogar Ortstermine zur Verifizierung der Durchführung. Das Ergebnis der Stichprobe wird dann hochgerechnet: Wenn z.B. 2 von 20 geprüften Positionen Unregelmäßigkeiten zeigen (10%), könnte dies ein Hinweis sein, dass die Gesamtrechnung in ähnlicher Größenordnung fehlerhaft sein könnte. Der Auftraggeber kann vereinbaren, ab welcher Schwelle weitere Schritte erfolgen. Beispielsweise: “Werden bei der Stichprobenprüfung mehr als x% fehlerhafte oder unberechtigte Rechnungspositionen festgestellt, behält sich der Auftraggeber eine erweiterte Prüfung der Gesamtrechnung bzw. nachträgliche Korrekturen vor.” So eine Regelung schafft einen rechtssicheren Rahmen, da sie im Vorfeld transparent macht, wie mit Stichprobenergebnissen umgegangen wird. Wichtig ist, dass die Stichprobe zufällig und unabhängig ausgewählt wird, um dem Vorwurf der Willkür vorzubeugen.

• Beispiel: Ein FM-Dienstleister stellt 50 Wartungsleistungen in Rechnung. Der Auftraggeber wählt per Zufall 8 Leistungen aus und prüft diese genauer. Dabei wird festgestellt, dass in 2 Fällen Leistungen berechnet wurden, die laut Anlagenlogbuch nicht oder verspätet durchgeführt wurden. Das entspricht 25% der Stichprobe. Dieser Anteil überschreitet die intern festgelegte Toleranz (z.B. 5%). Konsequenterweise wird beschlossen, die gesamte Abrechnung intensiver zu prüfen, und der Dienstleister muss detaillierte Nachweise für alle Positionen liefern. Im Wiederholungsfall könnte auch vertraglich vereinbart sein, dass der Dienstleister die Kosten der Prüfaufwände trägt oder Vertragsstrafen fällig werden. Umgekehrt, liegt die Beanstandungsquote in der Stichprobe unterhalb der Toleranz, wird die Rechnung zügig freigegeben – der Dienstleister profitiert also von korrekter Abrechnung durch einen beschleunigten Zahlungsprozess.

• Stichproben in der Rechnungsprüfung folgen dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit: Hohe Rechnungsbeträge oder ungewöhnliche Leistungen werden mit höherer Wahrscheinlichkeit geprüft als standardisierte, kleine Posten. Dies kann man auch als risikoorientierte Stichprobenziehung interpretieren, worauf im Abschnitt zu risikobasierten Prüfplänen noch vertieft eingegangen wird.

Qualitätssicherungsmaßnahmen im laufenden Betrieb – etwa regelmäßige Objektbegehungen, Reinigungs- und Wartungskontrollen – sind ein klassisches Feld für Stichprobenverfahren. Hier geht es darum, kontinuierlich den Leistungsstandard zu überwachen und bei Abweichungen frühzeitig gegenzusteuern.

• a) Gebäudereinigung (Unterhaltsreinigung): In vielen Reinigungsverträgen wird vereinbart, dass die Qualität der Reinigungsleistung nach einem objektiven Schlüssel gemessen wird. EN 13549 (europäische Norm für Reinigungsqualitätsmessung) empfiehlt beispielsweise Stichprobenkontrollen basierend auf DIN ISO 2859-1. Konkret bedeutet das: Aus allen zu reinigenden Räumen oder Flächen eines Objekts wird monatlich eine Stichprobe nach einem bestimmten Umfang gezogen (z.B. n = 50 Räume von 400, gemäß Inspektions-Level II). Diese Räume werden anhand definierter Kriterien (Sauberkeit von Boden, Oberfläche, Müllentsorgung etc.) geprüft und als “akzeptiert” oder “nicht akzeptiert” bewertet. Überschreitet die Zahl der nicht akzeptierten Räume die zulässige Annahmezahl, gilt die gesamte Reinigungsleistung als mangelhaft und der Auftraggeber kann Nachreinigung verlangen. Im Beispiel eines Dienstleisters wurden 50 Räume stichprobenartig kontrolliert; bei einer annehmbaren Qualitätsgrenze (AQL) von 6,5% dürfen höchstens 7 Räume Beanstandungen aufweisen, damit das Gesamtergebnis noch als ordnungsgemäß gilt. Fallen 8 oder mehr Räume durch, ist die Leistung des Tages nicht vertragsgerecht. Dieses Vorgehen ist sowohl für Auftraggeber als auch Auftragnehmer fair: Der Auftragnehmer weiß, dass nicht ein einzelner Ausrutscher sofort zur Ablehnung der ganzen Leistung führt (solange innerhalb AQL), aber bei systematisch schlechtem Ergebnis Konsequenzen folgen. Der Auftraggeber erhält quantifizierte Qualitätsdaten und kann diese über die Zeit auswerten (Trendanalysen, Vergleich verschiedener Objekte, etc.). Beispielhafter Auszug aus einem Stichproben-Plan (Qualitätsmesssystem Gebäudereinigung) mit erforderlichen Stichprobenumfängen in Abhängigkeit von Losgröße (zu prüfende Einheiten insgesamt) und Prüflevel. Für ein Objekt mit 281–500 Räumen sieht der Level-2 (Normalprüfung) Plan eine Stichprobe von 50 Räumen vor (gelb markiert). Level 1 (reduziert) und Level 3 (verschärft) erfordern entsprechend kleinere bzw. größere Stichproben. Die Reinigungskontrolle zeigt exemplarisch, wie Stichprobenverfahren helfen, Dienstleistungsqualität objektiv zu bewerten. Ähnlich lassen sich auch andere Services prüfen, z.B. die Grünanlagenpflege (Stichprobe an Flächen auf Pflegezustand) oder Sicherheitsrundgänge (Stichprobe an protokollierten Kontrollpunkten).

• b) Technische Wartung und Inspektion: Bei der technischen Betreuung von Gebäuden fallen vielfältige Wartungsaufgaben an (HKL-Anlagen, Aufzüge, Elektroprüfungen gemäß DGUV-Vorschriften, usw.). Meist führen Fremdfirmen diese turnusmäßig durch und dokumentieren sie. Die Qualität dieser Wartungen kann durch Audits oder Kontrollen stichprobenartig überwacht werden. Ein interner oder externer Auditor wählt z.B. einige Wartungsberichte oder Anlagen zufällig aus und überprüft sie vor Ort. Dabei wird kontrolliert, ob die Wartungsprotokolle korrekt und vollständig sind, ob tatsächlich die angegebenen Arbeiten durchgeführt wurden und ob der Anlagenzustand den Eintragungen entspricht. Eine FM-Auditrichtlinie empfiehlt dazu: “Der Auditor kann Stichproben von Wartungsarbeiten und spezifischen Komponenten der Anlage durchführen, um die ordnungsgemäße Ausführung zu verifizieren. Stichprobenprüfungen sind geeignet, wenn der Wartungsaufwand hoch ist und nur ausgewählte Leistungen aus Kostengründen bewertet werden können.”. Wichtig ist dabei, ein vereinbartes Verfahren festzulegen, wie aus Stichprobenergebnissen auf die Gesamtleistung geschlossen wird – beispielsweise indem im Wartungsvertrag Qualitätskennzahlen definiert werden (Anteil pünktlich/ordnungsgemäß durchgeführter Wartungen). Beispiel: In einem Jahr sollten 100 Brandschutzklappen gewartet werden. Der Betreiber führt ein Audit durch und prüft stichprobenartig 10 Klappen: Sind die Wartungssiegel vorhanden? Wurden Funktionstests durchgeführt und dokumentiert? Wenn alle 10 geprüft und in Ordnung sind, wird angenommen, dass die Wartung insgesamt ordnungsgemäß erfolgte. Finden sich jedoch in der Stichprobe 2 Klappen mit offensichtlichen Mängeln (fehlende Wartungskennzeichnung, Staubablagerungen in der Klappe → Indiz für nicht erfolgte Reinigung), dann werden weitere Klappen geprüft oder direkt Nachbesserung für alle gefordert. Dieses Vorgehen schont Ressourcen, da es nicht nötig ist, alle 100 Klappen selbst nochmals zu kontrollieren – und dennoch wird die Qualitätssicherung erfüllt. Zudem liefert es belastbare Fakten gegenüber dem Dienstleister: Stichprobenergebnisse von Audits können als Grundlage für Gespräche, Nachschulungen oder Vertragsneuverhandlungen dienen.

• c) Mängelbewertung und -verfolgung: Tritt ein konkreter Mangel oder Störfall auf (z.B. Häufung von Ausfällen an einer Anlage), kann die Frage entstehen, ob es sich um einen Einzelfall handelt oder ein systematisches Problem vorliegt. Auch hier kann eine Art Stichprobenvorgehen helfen. Angenommen, es gibt Beschwerden über die Leistung eines bestimmten Servicetechnikers oder eines Teams – etwa, dass Wartungsprotokolle lückenhaft sind. Der Betreiber könnte als Mängelverfolgung mehrere andere Leistungen desselben Technikers aus jüngerer Zeit stichprobenartig prüfen. Stellt sich heraus, dass auch dort Unregelmäßigkeiten auftreten, erhärtet sich der Verdacht eines systemischen Problems, und man kann gezielt reagieren (z.B. Sonderaudit, Wechsel des Servicetechnikers verlangen, Vertragsstrafe). Bleiben die anderen Stichproben unauffällig, spricht dies eher für einen isolierten Ausreißer. Somit unterstützt Stichprobenprüfung auch das Mängelmanagement, indem sie Trends oder Schwerpunkte offenlegt, anstatt dass man reaktiv nur auf einzelne Vorfälle schaut.

Technische Audits im Facility Management sind systematische Prüfungen der Prozesse, Leistungen und Zustände technischer Anlagen, oft mit dem Ziel der Zertifizierung (z.B. ISO 9001 interne Audits), Compliance-Prüfung (Arbeitssicherheit, Umweltauflagen) oder der Optimierung (Benchmarking, Performance Checks). In all diesen Fällen können nicht sämtliche Details geprüft werden – Audits operieren ebenfalls nach Stichprobenprinzipien: Der Auditor wählt gewisse Schwerpunkte und prüft diese exemplarisch.

• Wesentlich für Audits ist ein risikobasierter Ansatz: Bereiche mit höherem Risiko oder historisch bekannten Problemen werden eher geprüft, weniger kritische Felder eventuell nur stichprobenweise oder gar nicht. Ein Beispiel hierfür ist ein technisches Due-Diligence-Audit bei einer Liegenschaft: Der Auditor entscheidet, welche gebäudetechnischen Anlagen er genauer inspiziert. Er könnte z.B. sagen: „Von den 10 Aufzugsanlagen schaue ich mir 2 exemplarisch genauer an, insbesondere die, die die höchste Laufzeit haben, sowie stichprobenartig die Wartungsdokumente der letzten 2 Jahre.” Oder bei einem Audit der gesetzlichen Prüfpflichten (BetrSichV, PrÜfVO etc.): „Ich wähle aus den prüfpflichtigen Anlagen (Druckbehälter, Elektroanlagen, Kraftfahrzeughebebühnen…) einige nach Zufall aus und überprüfe, ob die Prüfnachweise und Fristen eingehalten wurden.”

• Durch dieses Vorgehen wird im Audit ein Schwerpunkt auf potenzielle Schwachstellen gelegt, während gleichzeitig eine Abdeckung der Breite erreicht wird. Sollte der Auditor in den Stichproben gravierende Mängel feststellen (z.B. überfällige Prüfungen, Sicherheitsmängel), wird er in die Tiefe gehen und den Umfang der Prüfung sofort ausweiten – analog zur Normalprüfung vs. verschärften Prüfung bei Stichprobenplänen. Bleiben die Stichproben ohne Befund, stärkt dies das Vertrauen, dass auch der Rest im Griff ist.

• Auditoren im FM folgen hierbei häufig Standardprozessen und Checklisten. Diese Checklisten – etwa für Wartungsaudits – kombinieren normative Vorgaben (z.B. relevante Fragen aus ISO 9001, konkrete Sollvorgaben aus technischen Richtlinien wie VDMA 24186 für Wartungsinhalte) mit offenen Stichproben. So wird eine strukturierte Prüfung erreicht, die dennoch flexibel Schwerpunkte setzt. Entscheidend ist dabei, wie die Nachweise gehandhabt werden: Technische Audits erzeugen Berichte, in denen festgehalten wird, welche Bereiche geprüft wurden und mit welchem Ergebnis. Für eine rechtssichere Auslegung sollte dokumentiert sein, warum bestimmte Stichproben gewählt wurden (z.B. risikobasiert) und was die Schlussfolgerungen sind.

Die Auswahl der passenden stochastischen Methode für einen konkreten Anwendungsfall im FM hängt von mehreren Faktoren ab: Art des Prüfmerkmals (Attribut vs. Variable), erforderliches Sicherheitsniveau, Losgröße (Umfang der Gesamtleistung) und gewünschte Aussagekraft. Ebenso wichtig ist die Überlegung, inwiefern das gewählte Verfahren rechtlich Bestand hat – ob es also im Streitfall als angemessene Sorgfaltsmaßnahme anerkannt würde. In diesem Kapitel werden Kriterien und Empfehlungen für die Methodenwahl gegeben sowie deren statistische Belastbarkeit und Eignung zur Exkulpation diskutiert.

Zunächst ist zu klären, ob die Qualitätsbeurteilung einer Leistung auf einer Zählung von Fehlern (Attribut, z.B. Anzahl Mängel pro Objekt) oder auf der Messung quantitativer Werte (Variable, z.B. Messgröße mit Toleranz) basiert. In den meisten FM-Alltagssituationen dominieren Attributmerkmale: Eine Wartungsleistung ist entweder nachweislich erfolgt oder nicht; eine Prüfung bestanden oder nicht; ein Raum sauber oder nicht; ein Mangel vorhanden oder nicht. Hier bieten sich Verfahren nach DIN ISO 2859 an, die auf Fehleranzahlen und AQL beruhen. Die Stichprobenpläne dieser Norm sind so ausgelegt, dass sie mit einfacher Binärbewertung der Stichprobeneinheiten arbeiten (fehlerhaft/nicht fehlerhaft). Dies ist praktisch gut handhabbar – Auditoren und FM-Manager können z.B. Checklisten nutzen, in denen jede Stichprobeneinheit abgehakt wird und eventuelle Mängel notiert werden. Die Auswertung reduziert sich dann auf: “Wieviele Einheiten hatten mindestens einen Fehler?” (fehlerhafte Einheiten) und Vergleich mit dem Annahmekriterium Ac. Demgegenüber gibt es Fälle, wo Messwerte entscheidend sind. Beispiel: Bei einer Klimaanlagen-Abnahme könnten Stichprobenmessungen der Luftwechselrate durchgeführt werden, oder bei Energieaudits Stichprobenmessungen von Leistungsaufnahmen. Wenn diese Werte in Bezug zu Toleranzen bewertet werden sollen (z.B. ±10% Abweichung erlaubt), ist ein variables Verfahren nach DIN ISO 3951 passender. Hier fließen alle Messwerte in die Entscheidungsregel ein, und durch statistische Kenngrößen wie Mittelwert und Standardabweichung kann eine präzisere Aussage darüber getroffen werden, ob das Los die Anforderungen erfüllt. Allerdings setzen solche Verfahren auch voraus, dass genügend Messpunkte erhoben werden und die Verteilung der Messwerte bekannt oder annähernd normalverteilt ist. In der FM-Praxis, wo Messstichproben oft klein sind, wird man meist vereinfachend vorgehen – z.B. mittels Toleranzanalyse: “Alle gemessenen Werte liegen innerhalb der Toleranz, also Abnahme ok”. Streng genommen berücksichtigt dies die Streuung nicht (im Sinne des k-Faktors aus ISO 3951), was ein verborgenes Risiko darstellt. Für sehr kritische Parameter (z.B. Reinraumklassifizierungen mit Partikelmessungen) sollte man daher ggf. Experten hinzuziehen oder statistische Verfahren (Varianzanalyse, Vertrauensintervalle) ansetzen, um die Befundlage abzusichern. In der Vertrags- und Normenwelt im FM ist die attributive Prüfung präsenter – viele Standards (etwa in Wartungsvorschriften, Checklisten wie VDMA 24186) arbeiten mit erfüllt/nicht erfüllt Kriterien. Daher liegt der Default oft auf ISO 2859-basierten Ansätzen, die dann ggf. auf spezielle Bedürfnisse angepasst werden (z.B. AQL-Wert modifizieren). Variables Vorgehen kann aber intern ergänzend genutzt werden, um z.B. Kennzahlen aus Messdaten zu überwachen (z.B. mittlere Abweichung von Sollwerten über mehrere Standorte).

Die Wahl der AQL (annehmbare Qualitätsgrenze) ist ein zentraler Schritt beim Aufsetzen eines Stichprobenplans. Sie sollte die Qualitätsanforderung des Auftraggebers sowie die vertraglichen Vereinbarungen reflektieren.

• Hohe Qualitätsanforderung / Kritische Leistungen: Wenn praktisch keine Mängel toleriert werden können (z.B. Sicherheitsrelevante Checks, Brandmelderwartung), sollte ein sehr strenger AQL-Wert angesetzt werden, etwa AQL = 0,1 oder sogar ein Null-Fehler-Ziel. Ein AQL von 0 (im mathematischen Sinne) ist in der Praxis nicht umsetzbar außer mit Accept-zero-Verfahren, die faktisch “0 Fehler in Stichprobe” fordern. Ein solch strenger Plan bedeutet oft auch größere Stichprobenumfänge oder 100%-Prüfung, da nur so die nötige Entdeckungswahrscheinlichkeit erreicht wird. Dafür sinkt aber auch das Risiko, schlechte Leistungen durchrutschen zu lassen, auf ein Minimum.

• Mittlere Qualitätsanforderung / Normale Leistungen: Hier werden häufig AQL-Werte im Bereich 1 bis 5 gewählt. Beispielsweise ist in der Reinigungsbranche ein verbreiteter Richtwert AQL 4 oder 6,5 (wie im Beispiel oben: 6,5% Schmutzstellen noch akzeptabel). Auch in Wartungsverträgen könnte man AQL 4 bedeuten: bis zu 4% der Wartungspunkte dürfen bei Audit beanstandet werden, bevor es kritisch wird. Ein solcher Wert balanciert einerseits, dass minimale Fehler immer passieren können (kein System ist perfekt), andererseits soll aber bei Überschreiten einer gewissen Quote die Alarmglocke schrillen.

• Niedrigere Risiko-Bereiche / Tolerantere Leistungen: Wenn es um weniger kritische Services geht, wo kleinere Mängel kaum Einfluss haben (z.B. Schönheitsfehler in der Dokumentation, oder Leistungen mit geringem Wert), können AQL-Werte auch höher angesetzt werden, z.B. 10. Das heißt, man akzeptiert in Kauf, dass 10% der geprüften Leistungen nicht ganz ok sein könnten, ohne gleich die Leistung abzulehnen. Dies erspart unnötigen Prüfaufwand. Allerdings sollte ein AQL > 10 immer gut überlegt sein, da es nach außen wie “großzügige Nachlässigkeit” wirken kann – was im Konfliktfall dann wieder gegen den Auftraggeber verwendet werden könnte (“Sie fanden 8 Fehler und haben trotzdem abgenommen, Sie tolerieren also Schlamperei.”). Deshalb werden in kritischen Bereichen selten so hohe AQLs vereinbart.

Neben der AQL ist auch der Prüfungsumfang (Prüfniveau) zu wählen, typischerweise normal (Level II). Bei Hinweisen auf Probleme kann zur verschärften Prüfung (Level III) übergegangen werden, was de facto die Stichprobe vergrößert. Umgekehrt kann bei dauerhaft guter Qualität eine reduzierte Prüfung (Level I) erwogen werden, falls die Norm dies vorsieht. In ISO 2859 gibt es Regeln, wann man von normal auf verschärft oder reduziert wechseln darf (üblicherweise nach einer Reihe von aufeinanderfolgenden guten oder schlechten Ergebnissen). Für die Praxis im FM bedeutet dies: Man sollte intern Monitoring-Kriterien definieren. Z.B.: “Wenn ein Dienstleister drei Mal in Folge die Qualitätskriterien deutlich übertroffen hat (z.B. jeweils 0 Fehler gefunden bei Stichprobe), kann die Stichprobengröße halbiert werden. Wenn er jedoch einmal die Kriterien nicht erfüllt, wird sofort wieder voll geprüft oder sogar erhöht.” Solche Mechanismen lehnen sich an Accept-zero bzw. sequentielle Prüfpläne an und stärken das Vertrauensverhältnis schrittweise, ohne die Kontrolle ganz aufzugeben.

Ein häufiges Anliegen, vor allem aus juristischer Sicht, ist: Wie zuverlässig ist die Aussage einer Stichprobe? Hier kommt die Sprache der Statistik ins Spiel, die aber nicht immer leicht verständlich ist. Für die Kommunikation und Nachweisführung empfiehlt es sich, mit Kennzahlen zu argumentieren.

• Lieferantenrisiko (α): Die Wahrscheinlichkeit, dass ein eigentlich gutes Los (Qualität entspricht AQL) fälschlich abgelehnt wird. In unseren FM-Beispielen wäre das z.B. die Gefahr, dass ein Dienstleister trotz ordnungsgemäß erbrachter Leistung wegen unglücklicher Stichprobenbefunde beanstandet wird. Üblicherweise liegt α bei ca. 5% in den Standardplänen – ein vertretbares Risiko für den Dienstleister, das er durch Qualitätsmanagement weiter senken kann. Für uns bedeutet das: Wir können einem Auftragnehmer kommunizieren, dass das angewandte Verfahren ihn nur in etwa einem von 20 Fällen “ungerecht” trifft, wenn er die gewünschte Qualität liefert. Dies ist ein wichtiges Akzeptanzargument.

• Abnehmerrisiko (β): Die Wahrscheinlichkeit, dass ein eigentlich schlechtes Los (Qualität z.B. deutlich unter AQL, z.B. Rückweisgrenze RQL in Normen genannt) fälschlich akzeptiert wird. Das ist das Risiko des Auftraggebers, also trotz mangelhafter Leistung nichts zu bemerken. Standardmäßig wird dieses Risiko vom AQL-System auch begrenzt (typisch ebenfalls um 5% auf einer festgelegten schlechten Qualitätslage). In Klartext: Wenn wir z.B. definieren, dass eine Leistung mit 20% Mängeln absolut inakzeptabel ist (RQL = 20), dann sorgt der Prüfplan dafür, dass die Chance, dass eine solche Leistung die Stichprobe “durchrutscht”, sehr gering ist (z.B. <5%). Nur wenn der Dienstleister also erhebliches Pech hat, würde er damit davonkommen. Für die eigene Rechtssicherheit kann man dies dokumentieren: “Unser Kontrollplan stellt sicher, dass mit 95% Wahrscheinlichkeit kein gravierend mangelhafter Zustand unentdeckt bleibt.” Das zeigt, dass man die Prüfintensität so gewählt hat, dass Restrisiken minimal sind – eine wichtige Argumentationshilfe im Ernstfall.

Gerade dieser letztgenannte Punkt ist relevant für die Exkulpation (Entlastung im Haftungsfall). Kein Prüfsystem kann 100% garantieren, aber wenn es nachweislich einem anerkannten statistischen Standard folgt, kann man die angemessene Sorgfalt untermauern. Zum Beispiel ließe sich vor Gericht anführen, dass das eingesetzte Stichprobensystem auf DIN ISO 2859 basiert, welche für die fragliche Leistung eine Entdeckungswahrscheinlichkeit von 95% für Qualitätsabweichungen sicherstellt – somit habe man alles Erforderliche getan, was branchenüblich ist, um Mängel zu erkennen. Im Sinne von Verhältnismäßigkeit (§ – je nach Rechtsgebiet) ist dies schlüssig, denn eine 100%-Prüfung wäre mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden gewesen. Ein weiterer Aspekt der Nachweisbarkeit ist die Dokumentation der Durchführung: Jeder Schritt der Stichprobenkontrolle muss protokolliert sein – von der Ziehung der Proben (wann, wie, durch wen), über die Prüfdurchführung (Prüfberichte, Checklisten) bis zum Ergebnis (Annahme/Rückweisung, Konsequenzen). Nur mit lückenloser Dokumentation kann der Vorgang später rekonstruiert und verteidigt werden. Hier kommen die bereits erwähnte GEFMA 922 sowie digitale Tools ins Spiel, die im nächsten Kapitel behandelt werden.

Nicht jede Leistung im Facility Management ist gleich wichtig oder gleich kritisch. Daher verfolgt man zunehmend einen risikobasierten Ansatz bei der Prüfplanung: Ressourcen für Kontrollen sollen dort konzentriert werden, wo das Risiko von Fehlern oder Ausfällen hoch ist, während man in weniger riskanten Bereichen den Aufwand reduziert. Ein risikobasierter Prüfplan integriert die Erkenntnisse einer Risikoanalyse in die Festlegung von Prüfintervallen, Stichprobenumfängen und AQL-Kriterien. In diesem Kapitel wird dargestellt, wie ein solcher Plan auf Basis von Fehlerkosten, Häufigkeit und Schadenserwartung systematisch entwickelt werden kann.

Zunächst müssen die relevanten Kriterien zur Risikobewertung definiert werden.

• Fehlerkosten: Welche unmittelbaren und mittelbaren Kosten verursacht es, wenn eine Leistung mangelhaft ist oder ausfällt? Dazu zählen Reparaturkosten, Ersatzvornahmekosten, Produktionsausfälle (bei kritischer Infrastruktur), Vertragsstrafen, Imageverlust etc. Je höher diese Fehlerkosten, desto eher lohnt es sich, präventiv streng zu prüfen. Beispiel: Ein nicht gewarteter Notstromgenerator könnte im Ernstfall Millionenschäden verursachen – die Fehlerkosten sind extrem hoch, also ist hier engmaschige Kontrolle geboten.

• Fehlerhäufigkeit (Auftretenswahrscheinlichkeit): Wie wahrscheinlich ist es, dass überhaupt ein Mangel auftritt? Diese Einschätzung kann auf Erfahrungswerten basieren (z.B. wie oft gab es in der Vergangenheit Probleme bei dieser Leistung oder mit diesem Dienstleister?) oder auf allgemeiner Ausfallstatistik. Häufig auftretende kleine Mängel summieren sich über die Masse evtl. ebenso zu hohen Kosten. Umgekehrt kann ein sehr unwahrscheinlicher Fehler – selbst wenn er teuer wäre – eventuell mit geringerer Prüfintensität bedacht werden, solange man das Risiko bewusst akzeptiert.

• Schadenserwartung: Dieser Begriff vereint im Grunde die beiden vorherigen Faktoren zu Risiko = Wahrscheinlichkeit × Auswirkungsgröße. Er gibt einen quantitativen oder qualitativen Risikowert. Oft werden hier Kategorien vergeben (hoch, mittel, niedrig) oder es wird ein Risikoprioritätszahl-System genutzt (z.B. aus FMEA-Methodik). Zusätzlich zur reinen Kostenbetrachtung können hier auch Sicherheitsaspekte einfließen: Ein Schaden in Form von Verletzung von Personen kann nicht in Geld bemessen werden und würde automatisch höchste Priorität erhalten.

• Entdeckungswahrscheinlichkeit (optional als dritter Faktor im FMEA-Dreieck neben Auftreten und Bedeutung): Dieser spielt in der Planung eine Rolle, wenn bestimmte Mängel auch ohne spezielle Prüfung auffallen würden. Beispielsweise würde ein komplett ausgefallenes Kühlaggregat sehr schnell durch Alarmmeldungen bekannt – man muss also dafür kein aufwändiges Prüfprogramm aufsetzen, um es zu entdecken. Andere versteckte Mängel (z.B. unterbliebene Wartung im Inneren eines Geräts) kämen ohne gezielte Prüfung nie ans Licht. Solche, die schwer von selbst auffallen, sollten im Zweifel höher gewichtet werden in der Prüfplanung.

• Risikoklasse Hoch: Fehlerkosten sehr hoch oder Personengefahr, Fehler tritt gelegentlich bis häufig auf (oder unbekannt) – Beispiel: Brandschutzanlagenwartung, Sicherheitssysteme, kritische Produktionsanlagen.

• Risikoklasse Mittel: Fehlerkosten moderat, Fehler tritt selten auf – Beispiel: Klimaanlagen in Bürogebäuden (Komfort relevant, aber kein Lebensgefahr), reguläre Elektrowartung.

• Risikoklasse Niedrig: Fehlerkosten gering, Fehler selten und leicht erkennbar – Beispiel: kosmetische Gebäudemängel, kleinere Hausmeisterleistungen.

Diese Kategorisierung ist natürlich vereinfacht; in der Praxis würde man pro Leistungsgruppe eine genaue Bewertung durchführen. Das Ergebnis ist jedoch immer eine Rangfolge, welche Bereiche strenger überwacht werden müssen als andere.

Hat man die Risikoklassifizierung, kann man nun gezielt Prüfstrategien für jede Klasse festlegen.

• Prüfungsfrequenz: Wie oft im Jahr/Quartal/Monat soll geprüft werden?

• Stichprobenumfang: Wie groß soll die Stichprobe relativ zur Losgröße sein? (bzw. soll ggf. 100% geprüft werden)

• AQL/Anforderung: Welcher Qualitätslevel wird angelegt? (strenger bei Hochrisiko, toleranter bei Niedrigrisiko)

• Verfahren: Braucht es ggf. spezialisierte Prüfmethoden oder externe Experten bei Hochrisiko?

In diesem fiktiven Beispiel sieht man, dass Hochrisiko-Bereiche nahezu vollständig geprüft werden (z.B. jeder Prüfschritt bei Brandschutzanlagen wird vom Betreiber gegenkontrolliert, da Versagen fatal wäre). Mittleres Risiko wird mit einem klassischen Stichprobenansatz gemanagt – hier verlässt man sich auf statistische Auswertung und periodische Audits. Niedrigrisiko-Bereiche werden nur sporadisch geprüft; hier steht eher das Vertrauen in den Dienstleister im Vordergrund, kombiniert mit gelegentlichen Checks, um grobe Ausreißer zu verhindern. Wichtig bei risikobasierten Plänen ist die Flexibilität: Der Plan sollte regelmäßig (mind. jährlich) überprüft und angepasst werden, wenn sich die Risikoeinschätzung ändert oder wenn die Leistungsergebnisse darauf hindeuten, dass die Einstufung falsch war. Zum Beispiel: Wird in einer Niedrigrisiko-Kategorie plötzlich eine Häufung von Mängeln festgestellt, muss diese Kategorie eventuell zu Mittel oder Hoch heraufgestuft und häufiger geprüft werden. Risikobasierte Prüfplanung erfordert auch die Unterstützung des Top-Managements, da sie manchmal bedeutet, Ressourcen gezielt ungleich zu verteilen (nach dem Motto: 80% der Prüfzeit fließt in 20% der Leistungen, weil dort das Risiko konzentriert ist – in Anlehnung an das Pareto-Prinzip). Dies muss intern vermittelt werden und auf Akzeptanz stoßen. Idealerweise wird die Strategie in einer Prüfplan-Dokumentation festgehalten, in der begründet wird, warum bestimmte Bereiche weniger Kontrolle erhalten – nämlich weil deren Risikoanalyse es rechtfertigt. Damit kann im Nachhinein, sollte ein Problem auftreten, belegt werden, dass kein blinder Fleck vorlag, sondern eine bewusste Abwägung. Die Behörden und Auditoren (z.B. externe Qualitätsprüfer, TÜV etc.) stehen risikobasierten Ansätzen in der Regel positiv gegenüber, da sie Ressourcen schonen und trotzdem die wichtigen Punkte fokussieren – sofern die Risikoanalyse sachgerecht durchgeführt wurde. Abschließend sei betont: Risikobasiertes Prüfen und stochastische Stichproben ergänzen sich ideal. Die Risikoanalyse bestimmt wo und wie oft geprüft wird; die Stichprobenmethodik stellt sicher wie geprüft wird, damit die Ergebnisse statistisch aussagekräftig sind. Gemeinsam führen sie zu einem optimalen Einsatz der Qualitätsprüfungsressourcen.

In der modernen FM-Landschaft spielen digitale Tools – insbesondere CAFM-Systeme (Computer Aided Facility Management) – eine entscheidende Rolle bei der Planung, Durchführung und Dokumentation von Prüfprozessen. Stochastische Stichprobenverfahren lassen sich durch digitale Unterstützung deutlich effizienter umsetzen: Von der automatischen Auswahl der Stichproben über mobile Datenerfassung vor Ort bis zur langfristigen Archivierung der Ergebnisse. Dieses Kapitel beleuchtet, wie digitale Prozesse die Prüfplanung und Nachweisführung verbessern können und was unter revisionssicherer Dokumentation zu verstehen ist.

Ein CAFM- oder Instandhaltungsmanagement-System kann als zentrales Rückgrat für das Prüfprozess-Management fungieren.

• Prüfplandefinition im System: Risikobasierte Prüfintervalle und -umfänge können in der Software hinterlegt werden. Zum Beispiel wird je Anlagen- oder Leistungsart eine Prüfstrategie (wie in Tabelle 2) als Regel im System abgebildet. Das System generiert dann automatisch Prüfaufträge gemäß diesem Plan – sei es zeitbasiert (z.B. quartalsweise Audit-Termine erstellen) oder ereignisbasiert (z.B. nachdem ein Dienstleister eine Leistung als fertig meldet, triggert das System eine stichprobenartige Abnahmeaufgabe).

• Zufallsauswahl und Umfangsbemessung: Algorithmen im CAFM können die zufällige Auswahl der Stichprobeneinheiten übernehmen, um Objektivität zu gewährleisten. So könnte etwa ein Modul integriert sein, das nach ISO-2859-Logik bei einer gegebenen Losgröße n den Stichprobenumfang und die Positionsnummern ermittelt, die geprüft werden sollen. Das verhindert menschliche Voreingenommenheit bei der Auswahl. Zudem kann das System den Kontrolllevel anpassen (z.B. nach den Regeln: wenn zweimal in Folge bestanden → reduzierter Umfang, wenn einmal durchgefallen → erhöhter Umfang).

• Mobile Datenerfassung: Prüfende Personen (Auditoren, Objektleiter) können mit Tablets/Smartphones arbeiten, auf denen digitale Checklisten oder Formularmasken für die Stichprobenprüfung bereitstehen. Diese sind idealerweise direkt mit dem CAFM verknüpft. Sobald vor Ort eine Prüfung erfolgt, werden die Ergebnisse (Mängel ja/nein, Fotos von Beanstandungen, Messwerte) eingegeben und in Echtzeit ins System übertragen. Dadurch entsteht eine durchgängige Datenbasis, die nicht erst händisch nachgepflegt werden muss.

• Automatisierte Auswertung: Das System kann unmittelbar nach Datenerfassung den Prüfentscheid anzeigen, basierend auf hinterlegten Annahmekriterien. Beispielsweise: “Stichprobe abgeschlossen – 2 von 50 Mängel → Leistung bestanden (Ac=3, AQL 5)”. Oder im negativen Fall: “Leistung nicht bestanden – automatische Erstellung eines Nacharbeitstickets”. Diese Automatisierung spart Zeit und verhindert Interpretationsspielräume.

• Verknüpfung mit weiteren Prozessen: Ein großer Vorteil der Digitalisierung ist die Integration mit Folgeprozessen. Ein CAFM kann so eingestellt sein, dass bei nicht bestandener Prüfung automatisch ein Reklamationsprozess oder ein Ticket an den Dienstleister ausgelöst wird. Auch Eskalationen (Meldung an Vorgesetzte, Erinnerung an Fristen) lassen sich implementieren, um sicherzustellen, dass auf Prüfresultate reagiert wird. Ebenso können Berichte und Statistiken generiert werden, die langfristig die Performance von Dienstleistern zeigen (Anzahl bestandener/nicht bestandener Stichproben über die Zeit, häufige Mängelarten etc.), was in Reviews oder Neuverhandlungen einfließt.

Insgesamt ermöglicht ein integriertes System einen lückenlosen Kreislauf: Plan – Do – Check – Act im digitalen Gewand. Der Prüfprozess wird transparent, planbar und auswertbar. Ein Praxisartikel fasst dies so zusammen: In einem CAFM-System werden Prüfberichte nicht nur digital erstellt, sondern mit weiteren Prozessen wie Wartungsplänen, Ticketsystemen oder Checklisten verknüpft. So entsteht eine durchgängige, strukturierte Datenbasis, die jederzeit abrufbar, analysierbar und revisionssicher archiviert ist.

Der Begriff revisionssicher bezieht sich auf die Art und Weise, wie Daten (hier: Prüf- und Dokumentationsdaten) gespeichert werden, so dass sie im Nachhinein unverfälscht und nachvollziehbar sind.

• Unveränderbarkeit / Historisierung: Einmal erfasste Prüfdaten sollten nicht mehr unbemerkt änderbar sein. Wenn Korrekturen nötig sind, muss das System diese als neue Version oder Nachtrag speichern, ohne die Originaleinträge zu überschreiben. Jeder Datensatz (Prüfprotokoll, Foto, Kommentar) erhält idealerweise Zeitstempel und Benutzerkennung. Somit kann man später belegen, wer wann was dokumentiert hat. Sollte es z.B. zu einem Gerichtsfall kommen, kann ein revisionssicheres System zweifelsfrei darlegen, dass etwa am 15. Mai 2025 um 10:00 Uhr eine Kontrollbegehung erfasst und abgeschlossen wurde – und was das Ergebnis war. Manipulationsversuche (Datenänderung im Nachhinein) würden auffallen.

• Vollständigkeit und Aufbewahrung: Revisionssicher bedeutet auch, dass nichts verloren geht. Alle prüfungsrelevanten Unterlagen müssen gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert sein (im technischen FM meist 3-5 Jahre, bei relevanten sicherheitstechnischen Prüfungen teils 10 Jahre oder mehr, je nach Vorschrift). Ein digitales Archiv, das diese Kriterien erfüllt, kann Zertifikate wie GoBD-Konformität tragen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung von Büchern, die auch für elektronische Dokumente gelten). Für FM-spezifische Dokumente gibt GEFMA 922 Hinweise, welche Dokumente zwingend aufzubewahren sind, um Nachweispflichten zu erfüllen. Dazu zählen z.B. Wartungs- und Prüfprotokolle, Abnahmen nach BauVorschrift, behördliche Prüfbescheide, Mängelanzeigen etc. – all dies sollte im CAFM verknüpft und sicher abgelegt sein.

• Nachvollziehbarkeit der Prüfentscheidungen: Ein oft übersehener Aspekt: Es genügt nicht, nur das Ergebnis zu speichern (“Leistung bestanden”); auch der Weg dorthin muss klar sein. Das heißt, die Stichprobenwahl, die Kriterien und die Bewertung einzelner Prüfpunkte müssen dokumentiert sein. So kann später etwa ein externer Auditor nachvollziehen, ob die durchgeführten Prüfungen angemessen waren. Digitale Checklisten leisten hier gute Dienste, indem sie alle abgefragten Punkte (auch wenn bestanden) mitloggen. Ebenso sind Fotos ein wertvolles Beweismittel – etwa ein Foto einer festgestellten Unsauberkeit oder eines Defekts, mit Zeitstempel, kann im Streitfall sehr überzeugend sein. Viele Systeme erlauben das direkte Anhängen von Bildern oder sogar das Einbetten kleiner Videos.

• Berichtsfunktion und Kennzahlen: Um die Wirksamkeit der Stichprobenstrategie zu belegen (gegenüber Management oder Auditoren), ist es hilfreich, regelmäßige Auswertungen zu fahren: z.B. Fehlerraten pro Dienstleister, Trendkurven der Qualität, Anzahl der Prüfungen durchgeführt vs. geplant, etc. Diese Berichte untermauern, dass das Qualitätsmanagement gelebt wird. Sollte es trotz aller Kontrollen zu einem Schaden kommen, kann man nachweisen: “Wir haben in den letzten 12 Monaten XY Prüfungen nach Plan durchgeführt, dabei waren die Befunde immer unauffällig, daher gab es keinen Hinweis auf das nun eingetretene Problem.” Diese Argumentation zeigt, dass man nicht grob fahrlässig gehandelt hat, sondern im Rahmen des vernünftigerweise Erwartbaren alles getan hat.

Es sei erwähnt, dass digitale Revisionssicherheit nicht nur technischen Anforderungen genügt, sondern auch organisatorische Maßnahmen erfordert. Die besten Tools nützen wenig, wenn z.B. Benutzer Zugriffsrechte missbrauchen könnten oder niemand regelmäßig überprüft, ob das System ordnungsgemäß läuft (Stichwort: Backup-Strategie, Berechtigungskonzept). Dennoch sind moderne CAFM-Lösungen meist so ausgelegt, dass sie standardmäßig hohe Datensicherheit und Audit-Trails bieten.