Prozess des Exzerpierens (systematischen Herausarbeitens) sowie der Auditierung (Überprüfung) von Vertragspflichten beider Vertragspartner
Exzerpieren bedeutet in diesem Kontext das systematische Herausfiltern, Strukturieren und Dokumentieren der Vertragspflichten beider Seiten, um Transparenz zu schaffen: Was schuldet der Auftragnehmer (AN), was schuldet der Auftraggeber (AG)? Welche Rechte und Pflichten gelten? Auditierung (bzw. Überwachung) meint darauf aufbauend die Prüfung, ob diese beiderseitigen Vertragspflichten in der Praxis tatsächlich erfüllt werden.
Der Prozess des Exzerpierens bildet das Fundament jeder effektiven Auditierung von Vertragspflichten. Nur wenn klar ist, wer was schuldet und welche Sanktionen bei Verstößen drohen, lässt sich eine präzise Prüfung durchführen. Die Auditierung stellt sicher, dass diese Pflichten in der Praxis wirklich umgesetzt werden. Dabei werden beide Seiten beleuchtet: Auftragnehmer und Auftraggeber. Die sich anschließende Nachbereitung (CAPA) gewährleistet, dass festgestellte Lücken langfristig geschlossen werden, anstatt bei einer reinen „Fehlerfeststellung“ stehenzubleiben. Ein gut dokumentierter und fest im Compliance-Management verankerter Auditprozess erhöht die Rechtssicherheit, die Prozessqualität und das gegenseitige Vertrauen. Langfristig resultiert daraus eine stabilere, effizientere und risikominimierte Zusammenarbeit mit Fremdfirmen.
Mit dieser methodischen Vorgehensweise wird das Exzerpt zur Navigationskarte, an der sich alle Beteiligten orientieren können. Durch die konsequente Auditierung entsteht ein geschlossener Regelkreis, der das Fremdfirmenmanagement und damit die gesamte Lieferkette nachhaltig professionalisiert und absichert. Dadurch wird gewährleistet, dass ein Unternehmen einerseits die Leistung des Fremdfirmenpartners (AN) kontrolliert, andererseits auch die eigenen Verpflichtungen (AG) erfüllt und damit Haftungs- und Reputationsrisiken minimiert.
Vertragspflichten systematisch exzerpieren und dokumentieren
Vorbereitung: Vertragsidentifikation und Rollenklärung - Identifizierung relevanter Verträge
Prüfen, ob es sich um einen Dienst- oder Werkvertrag handelt. Häufig umfassen große Projekte auch Rahmenverträge, Einzelaufträge, SLAs (Service Level Agreements) und Anlagen (Leistungsbeschreibung, Sicherheitsregeln etc.).
Alle relevanten Dokumente (einschließlich Änderungen, Nachträge, vertragliche Nebenabreden) sollten in einer Vertragsdatenbank oder zentralen Ablage vorliegen.
Rollen- und Verantwortungszuweisung
Exzerpieren: Wer erstellt das Exzerpt? In der Praxis sind dies oft Fachleute, Einkaufs- oder Compliance-Manager.
Auditierung: Wer führt das Audit durch? Typischerweise Auditoren aus Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit, Compliance oder ein gemischtes Team.
Sicherstellen, dass Stakeholder (Projektleiter, HSE-Abteilung, Datenschutzbeauftragter) eingebunden sind, um alle Aspekte abzudecken.
Auditziele und -kriterien definieren
Bereits im Vorfeld klären, welche Aspekte besonders risikoreich sind (z. B. Fristüberschreitungen, Sicherheitsverstöße, Datenschutz), damit das Exzerpt und die spätere Auditierung darauf fokussieren.
Exzerpieren der Vertragspflichten
Das Exzerpieren sollte strukturiert erfolgen, damit alle relevanten Klauseln erfasst und verständlich dokumentiert werden. Ein bewährter Ansatz ist das Kategorienmodell:
Erstellen einer Exzerpt-Struktur - Mögliche Kategorien: (siehe jeweiliges Vertragskonvolut)
Leistungsumfang und Qualität
Termine und Fristen
Vergütung und Abrechnung
Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Datenschutz und Geheimhaltung
Haftung und Gewährleistung
Änderungsmanagement (Change Requests)
Kündigung und Laufzeit
Diese Kategorisierung kann um firmenspezifische Themen ergänzt werden (z. B. Umweltschutz, IT-Sicherheit, Lieferkettenvorschriften).
Zitieren und Paraphrasieren
Wörtliches Zitieren wichtiger Klauseln zur Klarheit (z. B. für Haftung, Vertragsstrafe)
Paraphrasieren: Kurzes Zusammenfassen in eigenen Worten, damit Auditoren und Nicht-Juristen schnell verstehen, was genau geregelt ist.
Trennung nach AG- und AN-Pflichten
Innerhalb jeder Kategorie unterscheiden, welche Pflichten der Auftragnehmer (Fremdfirma) hat und welche Pflichten der Auftraggeber (Unternehmen selbst) hat.
Wesentliche Rechtsfolgen und Eskalationsmechanismen
Festhalten, was passiert, wenn eine Pflicht verletzt wird (z. B. Vertragsstrafe, Haftungsregel, Schadensersatz).
Klären, ob es ein Eskalationsverfahren gibt (z. B. zuerst Projektleiter, dann Management, dann Rechtsweg
Formales Exzerpt-Dokument
Abschließend alles in einem Exzerpt-Dokument (z. B. als Excel/Word-Tabelle) zusammenfassen, damit Auditoren später darauf zurückgreifen können.
Dieses Dokument sollte eindeutig referenzieren: Vertragstitel, Datum, relevante Klauseln/Paragraphen.
Einbindung des Exzerpts ins Auditprogramm - Risikobewertung
The excerpt is typically linked to the risk analysis. If certain clauses pose a high risk (e.g. If the result is that the deadline is exceeded (e.g. there is a risk of a high contractual penalty), the focus in the audit plan is set accordingly.
Auditkriterien ableiten - Aus den ermittelten Pflichten entstehen konkrete Prüfpunkte. Beispielsweise:
„Prüfe, ob der AN die wöchentlichen Statusberichte tatsächlich abgibt.“
„Prüfe, ob der AG die Bauabnahme fristgerecht durchgeführt hat.“
Jeder Punkt wird einer Audit-Kategorie zugeordnet (Qualitätsprüfung, Arbeitssicherheit etc.).
Audittyp festlegen
Routine-Audit (z. B. jährlich oder halbjährlich) vs. Sonderprüfung (unangekündigt, stichprobenartig).
Bei risikoreichen Verträgen oder besonders wichtigen Projekten empfehlen sich kürzere Auditzyklen und zusätzliche ad-hoc-Prüfungen.
Durchführung der Auditierung der Vertragspflichten - Vorbereitungsphase (Checklisten & Unterlagen)
Audit-Checklisten erstellen: Basierend auf dem Exzerpt werden Checklisten entwickelt, in denen jede relevante Vertragspflicht als Frage oder Prüfkriterium formuliert ist (z. B. „Liegt ein Nachweis für die vorgeschriebene Sicherheitsunterweisung vor?“).
Dokumenten-Review: Vor Ort oder in digitalen Systemen prüfen, ob vertraglich geforderte Dokumente (z. B. Abnahmeprotokolle, Unterweisungsnachweise, technische Reports) vorliegen.
Vor-Ort-Prüfung (falls erforderlich)
Interviews mit den zuständigen Personen bei AG und AN: Wer ist verantwortlich, wer trägt die Informationen zusammen?
Begehung/Inspektion (z. B. Baustelle, Werkshalle), um festzustellen, ob auch in der Praxis alles so gehandhabt wird, wie vertraglich vereinbart (z. B. PSA, Umweltschutz, IT-Zugänge).
Stichproben: Um Manipulationen zu verhindern, wählt man idealerweise stichprobenartig Unterlagen/Zeitraum/Mitarbeiter aus, um die Erfüllung konkret zu verifizieren.
Befundaufnahme und Bewertung
Abgleich mit Exzerpt: Für jede Pflicht wird notiert, ob sie erfüllt ist. Falls nein, wie schwerwiegend ist die Abweichung (geringfügig, erheblich, kritischer Verstoß)?
Dokumentation: Alle Feststellungen werden in einem Auditbericht festgehalten – inklusive Verweis auf die zugehörige Klausel im Vertrag und Beweisführung (z. B. Foto, Interviewaussage, Dokumentenscan).
Ursachenermittlung (bei Abweichungen): Liegt die Ursache beim AN (z. B. mangelnde Schulung, keine Rückmeldung) oder beim AG (z. B. verspätete Freigabe)? Oft liegt ein wechselseitiges Problem vor, das gemeinsam gelöst werden muss.
Nachbereitung und Maßnahmenmanagement - Gemeinsame Auswertung (AG & AN)
Auditbericht besprechen: Jedes identifizierte Problem wird einer Partei zugeordnet, welche die Pflichtverletzung zu verantworten hat.
Transparente Darstellung: Beide Seiten erkennen, wo sie selbst Defizite haben (z. B. AG hat notwendige Hilfestellungen nicht rechtzeitig geliefert).
Korrekturmaßnahmen (Corrective Actions)
Konkrete Maßnahmen definieren, um Verstöße zu beheben (z. B. Nachschulungen, Nachträge erstellen, Dokumentationen aktualisieren).
Verantwortliche Person und Fristen festlegen: Wer tut was bis wann?
Ggf. Sanktionen oder Vertragsstrafen: Bei gravierenden Verstößen kann der AG Vertragsstrafen geltend machen oder eine außerordentliche Kündigung in Betracht ziehen.
Der eigentliche Mehrwert zeigt sich, wenn Exzerpt und Auditierung nicht als einmalige Aktion verstanden werden, sondern in einen Regelkreis (z. B. PDCA-Zyklus) eingebunden sind:
Plan: Erstellen oder Aktualisieren des Exzerpts, Definition der Auditstrategie (Frequenz, Risiko).
Do: Durchführung der Audits, Sammeln der Befunde.
Check: Auswertung der Ergebnisse, Identifizierung von Abweichungen.
Act: Einleiten von Korrekturen und Verbesserungen sowie Aufnahme neuer Erkenntnisse in zukünftige Verträge.
