Datenanalyse im Fremdfirmenmanagement

Fragestellung: Welche Rechnungsbeträge wurden möglicherweise ohne ausreichende oder plausibel belegte Leistung gezahlt?

• Ein Kernproblem tritt auf, wenn Stundenzettel eingereicht werden, ohne dass diese Stunden in irgendeiner Form digital (SAP-HCM, eigenständige Zeiterfassungstools) oder papierbasiert (manuelle Stundenzettel) verifiziert sind.

• Gerade bei Subunternehmern, die keine konsequente Zeiterfassung pflegen, entstehen hier Lücken, die eine solide Abrechnung unmöglich machen.

• Unplausibilitäten können Überschneidungen in Arbeitszeiten oder überlange Arbeitszeiten (z. B. mehr als 14 Stunden pro Tag über mehrere Tage) sein, die gegen arbeitszeitrechtliche Bestimmungen verstoßen.

• Auch ein sofortiger Wechsel von Nacht- in Frühschichten ohne Ruhezeit kann auf Fehlabrechnungen hinweisen.

• Treten Differenzen zwischen den gemeldeten Stunden in der Zeiterfassung (z. B. 40 h) und der Rechnung (z. B. 50 h) auf, liegt der Verdacht nahe, dass Stunden abgerechnet wurden, die nicht geleistet wurden.

• Widersprüche treten häufig auf, wenn die interne Freigabe (Gegenzeichnung durch verantwortliche Fachabteilung) zwar 40 h bescheinigt, der Dienstleister aber in SAP oder auf der Rechnung 50 h geltend macht.

• Erfassung aller abgerechneten Stunden pro Mitarbeiter, pro Tag und pro Kostenstelle/Auftrag.

• Vergleich mit den Datensätzen aus dem Zutrittskontrollsystem (Ein- und Ausstempelung).

• Identifikation aller Abweichungen > Toleranzwerte (z. B. 15 Min Differenz tolerabel, darüber hinaus prüfbedürftig).

• Statistische Betrachtung: Häufung unplausibler Zeiten bei bestimmten Dienstleistern oder Arbeitsgruppen als Indikator möglicher systematischer Falschabrechnung.

• Bei welchen Stundenzetteln fehlt die entsprechende Zeiterfassung?

• Wo fehlt sie vollständig?

• Wie viele Stundenzettel sind fehlerhaft (unplausible Uhrzeiten, unvollständig)?

• Wie viele Stundenzettel sind korrekt?

• Stimmen die Anwesenheiten mit der erfassten Kommen-/Gehen-Zeit überein?

• Datenextraktion: Stundenzettel oder digitale Zeitnachweise vom Dienstleister (z. B. CSV-Exporte, PDF-Dokumente).

• Elektronisches Zutrittssystem (Time-Logs mit Ausweis-ID, Zeit, Standort).

• Identifikation fehlender Einträge: Matchen der Mitarbeiter-IDs oder Personennummern.

• Stundenzettel ohne korrespondierenden Eintrag im Zutrittssystem → „Orphan Records“.

• Fehlende Zeiterfassung: Vollständiges Fehlen: Mitarbeiter taucht an bestimmten Tagen in der Rechnung auf, ist aber im Zutrittssystem gar nicht registriert.

• Teilweises Fehlen: Für einen 8h-Stundenzettel existiert lediglich eine 2h-Anwesenheit (Differenz > 6h).

• Fehlerquote ermitteln: Anzahl fehlerhafter Stundenzettel (unplausibel oder ohne Nachweis) vs. Gesamtanzahl eingereichter Stundenzettel.

• Wichtig: Auch stichprobenartige Überprüfung einzelner Belege, um Betrugsmuster zu identifizieren (z. B. an Wochenenden, bei Nachtarbeit).

• Qualitative Plausibilisierung: Mögliche Sonderfälle (z. B. Tätigkeiten außerhalb des Werksgeländes). In solchen Fällen muss ein genehmigter Auftrag für die Off-Site-Arbeit vorliegen.

• Detaillierte Auflistung fehlender oder unvollständiger Zeiterfassungen je Projekt, Standort, Dienstleister.

• Ableitung von Handlungsoptionen: (i) Nachforderung korrekter Belege, (ii) Streichung nicht nachgewiesener Stunden, (iii) Einleitung weiterer Prüfungsmaßnahmen.

Fragestellung: Gibt es Mitarbeitende, die sich an einem Standort stempeln, die Leistung aber an einem anderen Standort erbringen?

• Unstimmigkeit „geplanter Arbeitsort“ vs. „tatsächlicher Zutrittsort“ : Bei Großunternehmen mit mehreren Werken oder Werksteilen ist es üblich, dass Mitarbeitende für Standort A disponiert sind, aber am Tor von Standort B einstempeln.

• Typische Auffälligkeiten: Rechnungen für Arbeiten am Kraftwerksstandort, während die Zutrittslogs ausschließlich vom Chemiepark-Eingang stammen.

• Mehrfachlogins an verschiedenen Werkszugängen in kurzen Intervallen, was geografisch kaum möglich ist.

• Konkrete Fälle: In Fallstudien werden oft Fälle genannt, wo mehrere Mitarbeiter ihre Karten gegenseitig nutzten („Buddy-Punching“).

• Parallelabrechnung: Ein Mitarbeiter stempelt sich kurz in Standort A ein, wird aber für den gesamten Tag an Standort B abgerechnet.

• Durch konsequenten Standortabgleich ist schnell erkennbar, ob die in Rechnung gestellten Leistungen an dem Ort erbracht wurden, wo sie gemäß Auftrag erbracht werden sollten.

• Abweichungen können auf eine fehlerhafte Disposition oder auf bewusste Falschabrechnung hindeuten.

• Wo weichen abgerechnete Leistungen oder Positionen vom vereinbarten Rahmenvertrag ab?

• Wurden Leistungen in Rechnung gestellt, die nicht vertraglich vereinbart sind?

• Abgleich mit Leistungsverzeichnis (LV): Das LV definiert genau die Positionen, Mengen und Preise. Beispiele: Pauschalpreis pro Wartungsvorgang, Einheitspreis pro Meter verlegter Leitung, etc.

• Jeder Rechnungsposten wird mit der entsprechenden LV-Position verknüpft (SAP: Bestellposition vs. Service Entry Sheet).

• Identifikation von Abweichungen: Zusätzliche Posten, die im LV nicht existieren (z. B. „Projektmanagement-Pauschale“ ohne vertragliche Grundlage).

• Mengenüberschreitungen (z. B. 120 Stück anstelle vereinbarter 100 Stück).

• Preise, die nicht dem Rahmenvertragspreis entsprechen (aufgrund falscher oder manipulierter Preiszuordnung).

• Vertragliche Nachträge: Prüfen, ob es ggf. autorisierte Nachträge oder Zusatzaufträge gab, die Abweichungen legitimieren. Fehlt eine entsprechende Änderungsvereinbarung, ist die Position unberechtigt.

• Übersicht aller vermutlich unberechtigten Posten (Abweichung von vereinbarten Konditionen).

• Mögliche Konsequenzen: Korrektur der Rechnung, Geltendmachung von Vertragsstrafen oder Neuaushandlung mit dem Dienstleister.

• Wie viele Stunden wurden abgerechnet, obwohl ein Leistungsverzeichnis (mit Pauschalen oder Einheitspreisen) vereinbart war?

• Liegen für diese Stunden gültige Stundenzettel und passende Zeiterfassungen vor?

Grundsätzlich sollte bei einem Werkvertrag mit Leistungsverzeichnis keine Abrechnung nach Stunden stattfinden, da bereits ein Pauschal-/Einheitspreis für die Leistung kalkuliert ist. In der Praxis erleben Unternehmen jedoch Fälle, in denen Dienstleister zusätzlich Stunden abrechnen – sei es als Mehraufwand, Rüstzeit, Planung oder sonstige Nebentätigkeit.

• Identifikation aller Rechnungszeilen mit Stunden oder Tagessätzen in SAP.

• Zuordnung zum jeweiligen Vertrag: War dies explizit erlaubt (z. B. Service auf Abruf) oder nicht?

• Plausibilitätsprüfung: Wenn der Vertrag das nicht vorsieht, sind solche Stunden unberechtigt.

• Gibt es genehmigte Nachträge oder Zusatzvereinbarungen?

• Dokumentations-Check: Liegen Stundenzettel vor, und stimmen sie mit der Zutrittskontrolle überein?

• Welche Begründungen liefert der Dienstleister für die Stundenabrechnung?

• Aufdecken von Parallelabrechnung (Stunden + Pauschale) für dieselbe Leistung.

• Sicherstellen, dass Mehrstunden nur abgerechnet werden, wenn sie vertraglich genehmigt sind und nachgewiesen werden können.

• Wurden die Zuschläge (Überstunden, Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge) korrekt nach Zuschlagstabelle bzw. Rahmenvertrag berechnet?

• Welche Zuschlagssätze (15 %, 25 %, 50 %) sind vereinbart, und entsprechen sie der abgerechneten Höhe?

• Erfassung der Zuschlagslogik aus dem Vertrag: Wann fällt ein Überstundenzuschlag an (z. B. ab der 40. Wochenstunde)? Wie hoch ist der Zuschlag für Nachtarbeit (z. B. 25 %)?

• Zuordnung zu den erfassten Zeiten: Zeitfenster ab 22 Uhr bis 6 Uhr (Nachtarbeit) → Nachtzuschlag.

• Sonn- und Feiertage → Feiertagszuschlag.

• Überschreitung gesetzlicher Höchstarbeitszeiten → Prüfung, ob rechtlich zulässig.

• Abgleich mit den Rechnungsdaten: Sind die ausgewiesenen Zuschlagsstunden mit den tatsächlich geleisteten Zuschlagszeiten identisch?

• Entspricht der in Rechnung gestellte Zuschlagsanteil dem im Rahmenvertrag vereinbarten Prozentsatz?

• Qualitative Prüfung von Anomalien: Außergewöhnlich viele Zuschlagsstunden in einem Monat.

• Pauschale Zuschlagsabrechnungen ohne detaillierte Auflistung einzelner Tage.

Ein Fremdfirmenmitarbeiter arbeitet laut System Mo–Fr je 8 Stunden, Samstag 6 Stunden (5 davon abends). Vertraglich ist ein Nachtzuschlag ab 22 Uhr vereinbart, tatsächlich endete die Schicht um 20 Uhr. Weist der Dienstleister dennoch einen Nachtzuschlag aus, ist dies ein Widerspruch.

• Genaue Ermittlung ggf. zu hoch abgerechneter Zuschläge.

• Transparenter Nachweis gegenüber dem Dienstleister, um Korrekturen einzufordern.

• Tauchen Mitarbeitende zur gleichen Zeit auf mehreren Stundenzetteln oder Rechnungen auf?

• Gibt es Hinweise auf Mehrfachabrechnungen derselben Arbeitszeit?

• Gleichzeitige Einsätze: Ein Mitarbeiter wird für zwei unterschiedliche Aufträge, Kostenstellen oder Standorte in derselben Zeit eingetragen.

• „Ghost Employee“: Ein Mitarbeiter, der physisch nicht anwesend war, wird erneut auf einem anderen Stundenzettel geführt.

• Parallele Subunternehmer: Derselbe Mitarbeitende arbeitet angeblich für Subunternehmer A und Subunternehmer B gleichzeitig.

• Aggregierte Sicht: Erstellung einer Datenbank oder Tabelle, in der sämtliche Arbeitszeiten aller Fremdfirmenmitarbeiter je Tag/Projekt zusammengefasst sind.

• Konfliktprüfung: Abgleich, ob sich Zeiträume von Person A in Projekt X mit denen derselben Person A in Projekt Y überschneiden.

• Zutrittsdaten-Abgleich: Überlagerung mit Ein- und Ausstempelzeiten. Wenn dieselbe Person am 10. Oktober laut Rechnungen 12 h in Werk 1 und 8 h in Werk 2 war, obwohl laut Zutrittssystem nur einmal eingestempelt wurde (z. B. insgesamt 10 h), liegt ein Verdacht auf Doppelabrechnung vor.

• Ermittlung der Schadenshöhe: Hochrechnung, wie viele Stunden doppelt angesetzt wurden.

• Rückforderung der fehlerhaften Beträge.

• Ggf. Einleitung disziplinarischer oder rechtlicher Schritte (z. B. Betrugsanzeige).

• Anpassung interner Prozesse, um Doppelabrechnungen künftig automatisiert zu erkennen (z. B. Warnmeldungen in SAP).

Die Punkte offenbaren, dass ungerechtfertigte Zahlungen an Fremdfirmen oft durch mangelnde Transparenz oder inkonsistente Dokumentation zustande kommen. Mit einem systematischen Abgleich aller relevanten Informationen (Stundenzettel, Zeiterfassung, Standortdaten, Vertragstexte) lassen sich viele Missstände – von Unklarheiten bis hin zu Betrugsfällen – frühzeitig aufdecken.

• Verpflichtende Zeit- und Leistungserfassung: Rahmenverträge sollten klare Regeln für die Dokumentation vorsehen.

• Automatisiertes Datenmatching: In SAP oder einem ergänzenden BI-Tool kann eine Routine eingerichtet werden, die täglich die Stunden aus den Stundenzetteln mit den Zutrittslogs vergleicht.

• Feste Toleranzgrenzen: Beträge oder Stunden, die über eine bestimmte Abweichung hinausgehen (z. B. > 3 % Differenz), müssen einen Genehmigungsworkflow passieren.

• Einführung eines Vier-Augen-Prinzips: Stundenzettel werden erst gültig, wenn sowohl der Fremdfirmenmitarbeiter als auch der Verantwortliche des Auftraggebers gegengezeichnet haben.

• Zentrale Fremdfirmen-Datenbank: Alle externen Mitarbeiter sind samt Qualifikationen, Einsatzorten und Zeitprotokollen erfasst. Der Betriebsrat oder eine Compliance-Stelle kann diese Daten stichprobenartig einsehen.

• Prüf- und Auditklauseln im Werkvertrag: Der Auftraggeber kann damit jederzeit die Nachweise über erbrachte Leistungen anfordern bzw. Betriebsprüfungen durchführen.

• Konsequente Sanktionierung: Bei wiederholten Verstößen können Vertragsstrafen oder fristlose Kündigungen erfolgen. Dies signalisiert, dass Fehlabrechnungen nicht toleriert werden.