Bergrechtliche Bestellung

Ein effektives Fremdfirmenmanagement im Bergbau erfordert eine Vielzahl von Formularen und schriftlichen Nachweisen, um die Einhaltung aller rechtlichen Pflichten zu dokumentieren.

• Bestellschreiben und Befähigungsnachweise: Die schriftliche Bestellung einer verantwortlichen Person des Auftragnehmers durch den Unternehmer erfolgt in Form eines Bestellschreibens gemäß § 60 Abs. 1 BBergG. Darin werden Aufgabenbereich und Befugnisse der Person genau umschrieben, etwa die Verantwortung für die Leitung einer bestimmten Baustelle oder Schicht. Dieses Dokument muss von beiden Seiten (Unternehmer und der betreffenden Person) unterzeichnet werden – durch die Gegenzeichnung bestätigt der Mitarbeiter der Fremdfirma, dass er die übertragenen Pflichten annimmt. Ein solches Bestellschreiben dient später auch als Nachweis gegenüber der Bergbehörde und ggf. vor Gericht, wer für welche Bereiche verantwortlich war. Oftmals müssen der Bestellung Befähigungsnachweise beigelegt werden: Dazu zählen Lebenslauf, Ausbildungs- und Fachkundenachweise (z.B. Abschluss als Markscheider, Grubenwehrführer oder andere bergfachliche Qualifikationen) sowie Nachweise der Zuverlässigkeit. Einige Bergämter verlangen ein eigenes Formular oder eine Anlage, in der die Fachkunde gemäß § 59 BBergG bestätigt wird (Befähigungsnachweis). Beispielsweise nennt RAG Anthrazit Ibbenbüren explizit ein Formblatt „Befähigungsnachweis – Bestellung von verantwortlichen Personen gem. § 58 BBergG“ als Bestandteil der Unterlagen. Dieses Formular dürfte Angaben zur Person (Name, Geburtsdatum, Stellung im Unternehmen) und zu ihrer bergfachlichen Vorbildung enthalten, was der Behörde die Prüfung der Sachkunde und Zuverlässigkeit ermöglicht.

• Sicherheitsunterweisungsprotokoll: Sicherheitsunterweisungen sind im Vorfeld und während des Fremdfirmeneinsatzes unumgänglich. Bereits vor Arbeitsbeginn muss eine betriebliche Einweisung der verantwortlichen Personen der Fremdfirma erfolgen. In vielen Betrieben gibt es dafür ein standardisiertes Unterweisungsprotokoll für Fremdfirmenarbeiten. Dieses Formular wird vom Fremdfirmenkoordinator (seitens des Auftraggebers) ausgefüllt und dokumentiert die durchgeführte Sicherheitsunterweisung: Es enthält typischerweise Inhalte wie Betriebsregeln, Notfallwege, zuständige Ansprechpartner und besondere Gefahren am Einsatzort. Die verantwortlichen Personen der Fremdfirma und der Koordinator unterzeichnen das Protokoll gemeinsam, was die rechtswirksame Bestätigung darstellt, dass die Unterweisung stattgefunden hat und verstanden wurde. Die Unterschrift der Fremdfirmenverantwortlichen hat insoweit Bedeutung, als sie später kaum einwenden können, über Risiken nicht informiert gewesen zu sein. Rechtlich fußt die Unterweisungspflicht auf § 61 BBergG i.V.m. den allgemeinen Arbeitsschutzvorschriften (ArbSchG §12, DGUV-Vorschriften). Auch alle einzelnen Fremdfirmenmitarbeiter müssen vor Tätigkeitsaufnahme eine Sicherheitsunterweisung erhalten – entweder durch den Auftraggeber oder (häufiger) durch ihre eigenen Vorgesetzten, basierend auf den Informationen aus der Einweisung. Solche Unterweisungsnachweise sind mindestens einmal jährlich zu erneuern und werden in der Regel schriftlich festgehalten. Aus Gründen der Rechenschaftslegung bewahren Unternehmen Unterweisungsprotokolle oft mehrere Jahre auf; K+S etwa hält das Formular „Bestätigung der ordnungsgemäßen Einweisung“ (Formular V) für fünf Jahre lang vor, um bei etwaigen Unfällen nachweisen zu können, dass die Belehrungen erfolgt waren.

• Zutrittsgenehmigung und Zugangskontrolle: Da Bergwerksgelände in aller Regel betriebsfremden Personen nicht frei zugänglich sind, benötigt jede externe Arbeitskraft eine Zutrittsgenehmigung. Dies kann in Form eines Werksausweises oder eines temporären Passierscheins geschehen. Der Prozess beginnt häufig mit einem Fremdfirmenantrag, den der Auftragnehmer vorab einreicht. Darin werden alle Personen benannt, die das Bergwerksgelände betreten sollen, inklusive Personalien und ggf. Qualifikationen. Nach Prüfung (u.a. ob die Personen unterwiesen und als geeignet eingestuft sind) erteilt der Bergbauunternehmer die Zutrittsgenehmigung. An der Pforte erhalten Fremdfirmenmitarbeiter dann einen Ausweis oder ein Besucherticket. Ohne diese Genehmigung darf kein Fremdfirmenangehöriger das Gelände betreten. Die Zutrittsgenehmigung ist nicht nur aus Werkschutzgründen relevant, sondern hat auch haftungsrechtliche Implikationen: Sie dokumentiert, dass der Zutritt mit Zustimmung des Unternehmers erfolgt (womit die Person in den betrieblichen Verantwortungsbereich übernommen wird). Im analogen Verfahren wird hierzu oft ein Werksicherheitsschein ausgestellt, teilweise mit Lichtbild, gültig z.B. für die Dauer des Projekts. Zutrittskontrolle bedeutet ferner, dass jede Ankunft und jeder Abgang von Fremdfirmenpersonal registriert wird (häufig in Wachbüchern oder Besuchslisten). So kann im Notfall nachvollzogen werden, wer sich im Betrieb aufhält. Auch können zeitliche und räumliche Beschränkungen ausgesprochen werden – etwa Zutritt nur in bestimmte Zonen oder nur zu bestimmten Uhrzeiten. Moderne Systeme weisen hierauf in der Genehmigung hin, während bei Papierlösungen der Werkschutz solche Vorgaben manuell prüfen muss. Insgesamt erfüllt die Zutrittsgenehmigung die Aufgabe, Unbefugten den Zugang zu verwehren und Befugten klare Regeln für den Aufenthalt aufzuerlegen, um Sicherheit und Geheimhaltung (Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) zu gewährleisten.

• Gefährdungsbeurteilungen und Gefährdungsabstimmung: Ein zentrales Instrument des Arbeitsschutzes – auch im Bergbau – ist die Gefährdungsbeurteilung (GBU). Jeder Arbeitgeber (also sowohl der Bergbauunternehmer als auch die Fremdfirma) muss für die von ihm zu verantwortenden Tätigkeiten eine Beurteilung der Arbeitsbedingungen vornehmen und geeignete Schutzmaßnahmen festlegen (ArbSchG §5, BetrSichV, etc.). Im bergrechtlichen Kontext verlangt z.B. § 3 Abs. 1 der ABBergV die Ermittlung von Gefährdungen und das Treffen von Sicherheitsvorkehrungen. Für Fremdfirmen bedeutet dies: Vor Arbeitsbeginn müssen sie schriftliche Gefährdungsbeurteilungen für alle vorgesehenen Arbeiten, eingesetzten Technologien und Gefahrstoffe erstellen. Diese Dokumente sind dem Auftraggeber vor Aufnahme der Tätigkeit zu übergeben – vielfach wird im Vertrag fixiert, dass ein Arbeitsbeginn ohne vorliegende GBU unzulässig ist. Die GBU der Fremdfirma bildet die Grundlage dafür, dass der Auftraggeber beurteilen kann, ob alle Risiken erkannt und ausreichend minimiert wurden. Zusätzlich verlangt das Gesetz (§ 8 ArbSchG) und die Unfallverhütungsvorschrift DGUV V1 eine Koordination bei wechselwirkenden Gefährdungen: Wo Beschäftigte mehrerer Firmen tätig sind, müssen die Arbeitgeber gemeinsam ermitteln, ob sie sich gegenseitig gefährden können. In der Praxis führen daher der Fremdfirmenkoordinator des Auftraggebers und die verantwortlichen Personen der Fremdfirma eine gegenseitige Gefährdungsbeurteilung durch. Dies wird häufig in einem speziellen Abstimmungsformular dokumentiert. Darin wird festgehalten, welche Wechselwirkungen bestehen (z.B. der Betrieb eigener Maschinen der Fremdfirma in Nähe von Anlagen des Auftraggebers, Funkenflug durch Schweißarbeiten in einem Bereich mit entzündlichen Stoffen etc.) und mit welchen Schutzmaßnahmen dem begegnet wird. Beide Seiten unterzeichnen diese Vereinbarung, und der Fremdfirmenvertreter verpflichtet sich, seine Beschäftigten über die Inhalte zu unterrichten. Die gegenseitige GBU ist ein essenzieller Rechtsakt, da nur sie die Abstimmung mehrerer Arbeitgeber rechtssicher macht. Sollte es zu einem Unfall kommen, dient das Formular als Nachweis, dass alle Beteiligten ihrer Koordinationspflicht nachgekommen sind. Umgekehrt kann eine fehlende oder schlampige Abstimmung zu einer Haftungsverteilung zu Lasten des Unternehmers führen. Daher sind Formulare zur Gefährdungsabstimmung heute Standard, oft angelehnt an Empfehlungen der Berufsgenossenschaften.

• Arbeitsfreigaben / Schichtfreigaben (Erlaubnisschein): Viele Tätigkeiten in Bergbaubetrieben – insbesondere die als gefährliche Arbeiten eingestuften – dürfen erst nach ausdrücklicher Freigabe durch eine verantwortliche Person begonnen werden. Dieses Freigabeverfahren wird meist durch Erlaubnisscheine oder Arbeitsfreigabescheine umgesetzt. Ein typischer Ablauf: Für Arbeiten, die z.B. in engen Räumen, bei Explosions- oder Brandgefahr oder unter Tage stattfinden, füllt die Fremdfirma einen Arbeitsantrag für den jeweiligen Tag bzw. Schicht aus. Darin wird beschrieben, was genau getan werden soll, wann und wo, und welche Sicherheitsmaßnahmen getroffen wurden. Eine verantwortliche Person des Auftraggebers – oft der Schichtsteiger oder Anlagenverantwortliche – prüft vor Ort die Situation und bestätigt durch Unterschrift auf dem Erlaubnisschein, dass die Arbeit unter den angegebenen Sicherheitsvorkehrungen begonnen werden darf. § 9 ABBergV verlangt beispielsweise, dass gefährliche Arbeiten erst nach Freigabe begonnen und schriftlich geregelt werden müssen. Im Freigabeschein sind daher alle einzuhaltenden Maßnahmen vor, während und nach Abschluss der Arbeit festgehalten. Beispiele: Bei Schweißarbeiten in explosionsgefährdetem Bereich muss bestätigt sein, dass entsprechende Ex-Messungen durchgeführt wurden und ein Feuerposten bereitsteht. Bei Arbeiten in einem engen Behälter müssen ggf. Ex-Bereiche abgeschaltet und ein Sicherheitsposten anwesend sein, etc. Beide Seiten (Fremdfirmen-Verantwortlicher und Aufsichtsperson des Betreibers) unterschreiben den Schein. Schichtfreigabe wird der Vorgang genannt, wenn er zu Schichtbeginn routinemäßig erfolgt – etwa der zuständige Grubensteiger gibt am Anfang jeder Schicht alle anstehenden Arbeiten nach Kontrolle der Wetterlage und Maschinenzustände frei. Das Formular verbleibt oft bei der Betriebsleitung; eine Durchschrift erhält die Fremdfirma. Die rechtliche Bedeutung des Erlaubnisscheins liegt darin, dass er die Verantwortungsübergabe für die konkrete Ausführungsphase festhält: Mit der Unterschrift übernimmt die Fremdfirma die Durchführung unter Einhaltung der genannten Maßnahmen, während der Unternehmer bestätigt, dass von seiner Seite alle Voraussetzungen (z.B. Abschaltungen, Genehmigungen) erfüllt sind. Gleichzeitig wird dokumentiert, wer die Freigabe erteilt hat – diese Person ist typischerweise selbst eine verantwortliche Person nach BBergG. Sollte ein Unfall passieren, wird geprüft, ob die Freigabe ordnungsgemäß erteilt wurde und ob evtl. gegen Auflagen des Erlaubnisscheins verstoßen wurde. Arbeitsfreigabescheine sind somit zentrale Sicherheitsdokumente, die oft in die Kategorie „Betriebsbücher“ fallen und ebenfalls archiviert werden müssen.

• Betriebsanweisungen und sonstige Dokumente: Schließlich sind Fremdfirmen verpflichtet, alle relevanten Betriebsanweisungen und betrieblichen Regelungen des Auftraggebers zu beachten. Betriebsanweisungen sind schriftliche Anordnungen des Unternehmens, die den sicheren Umgang mit spezifischen Gefahren regeln (z.B. Betriebsanweisungen nach § 14 GefStoffV beim Umgang mit Gefahrstoffen). Wenn Fremdfirmenmitarbeiter z.B. Chemikalien des Auftraggebers nutzen oder eine Anlage bedienen, müssen sie zuvor die einschlägige Betriebsanweisung erhalten und dies ggf. mit Unterschrift bestätigen. Oft gehören daher Formulare wie „Nachweis der Unterweisung gemäß Betriebsanweisung X“ zum Dokumentensatz. Weitere Unterlagen können Einsatzpläne, Schichtbücher, Anwesenheitslisten, Nachunternehmeranzeigen (bei Beauftragung von Subunternehmen) und Versicherungsnachweise (z.B. Haftpflicht der Fremdfirma) sein. In Bundesländern mit intensiver Bergaufsicht (z.B. NRW oder Niedersachsen) verlangen die Bergbehörden mitunter eine vollständige Dokumentation aller Fremdleistungen im Rahmen der Betriebsplanunterlagen. So muss in einem Hauptbetriebsplan für einen Großtagebau angegeben werden, welche Arbeiten durch Fremdfirmen erfolgen und wie die Verantwortlichkeiten und Aufsicht organisiert sind. Die dort genannten Formulare (z.B. organisatorische Übersichten) müssen dann im Einsatzfall auf aktuellem Stand gehalten werden.

Traditionell erfolgt die Abwicklung der Fremdfirmenbestellung und -verwaltung in vielen Bergbaubetrieben noch weitgehend papierbasiert.

• Vorbereitungs- und Bestellphase: Zunächst identifiziert der Auftraggeber den Bedarf und wählt eine Fremdfirma aus. Bereits hier beginnt der Papierfluss: Die Vertragsabteilung versendet Ausschreibungsunterlagen und erhält Angebote, meist per Post oder E-Mail. Nach Zuschlag wird ein Werkvertrag geschlossen, der auch die Pflicht zur Bestellung verantwortlicher Personen und Einhaltung aller Sicherheitsvorschriften enthält. Anschließend fordert der Auftraggeber vom Auftragnehmer die Personalbenennung an: Welche Person soll als verantwortliche Person fungieren? Dieser meldet schriftlich (z.B. per Formular oder formlos per Brief) Name, Qualifikation und Stellung der vorgeschlagenen Person. Gegebenenfalls fügt er gleich Kopien von Ausbildungsnachweisen bei. Der Auftraggeber prüft diese Unterlagen und erstellt dann das offizielle Bestellschreiben. Dieses wird ausgedruckt, von der Geschäftsleitung oder Betriebsleitung unterschrieben und anschließend der zu bestellenden Person zur Gegenzeichnung vorgelegt. Häufig geschieht dies am ersten Tag des Einsatzes oder wird vorab per Post/Fax an die Firma geschickt. Die unterzeichnete Bestellung wird dann an die Bergbehörde geschickt – oftmals ebenfalls in Papierform, d.h. per Post oder Fax. Parallel legt die Personal- oder HSE-Abteilung des Auftraggebers eine Stammakte für die Fremdfirma an, in der alle eingehenden Dokumente abgeheftet werden (Vertrag, Bestellung, Zertifikate etc.).

• Arbeitsvorbereitungsphase: Bevor die Fremdfirma tatsächlich tätig werden kann, müssen die beschriebenen Sicherheitsdokumente vorbereitet werden. Die Fremdfirma übermittelt ihre Gefährdungsbeurteilungen – vielfach als PDF oder gedrucktes Dokument – an den Auftraggeber. Dieser druckt sie ggf. aus und verteilt sie intern (etwa an die Fachkraft für Arbeitssicherheit und den Fremdfirmenkoordinator) zur Prüfung. In Abstimmungsgesprächen werden diese Papiere durchgegangen; man macht handschriftliche Notizen oder Ergänzungen. Dann trifft man sich vor Ort zur gegenseitigen Gefährdungsbeurteilung: Beide Parteien haben idealerweise das entsprechende Formular dabei. Häufig wird dieses als Blanko-Formular aus einem Handbuch entnommen oder zuvor am PC ausgefüllt und ausgedruckt. Vor Ort werden festgestellte Wechselwirkungen und Maßnahmen besprochen und auf dem Papierformular notiert. Dieses wird im Anschluss von beiden Seiten unterschrieben. Jeder behält eine Kopie (durchschreibendes Formular oder Fotokopie). Parallel dazu muss sichergestellt sein, dass alle Fremdfirmenmitarbeiter unterwiesen wurden. In der Papierwelt bedeutet das: Entweder lädt der Auftraggeber alle Arbeiter zu einer zentralen Sicherheitsunterweisung ein, bei der Präsentationsfolien gezeigt werden, und lässt anschließend eine Unterschriftenliste kursieren. Oder – falls die Fremdfirma selbst unterweist – sammelt der Auftragnehmer von jedem Mitarbeiter eine Unterweisungsbestätigung (Unterschrift auf Belehrungsformular), die dem Auftraggeber übergeben wird. In beiden Fällen fallen Papierlisten an, die archiviert werden müssen. Weiter müssen Ausweise erstellt werden: Oft lichtet der Werkschutz die Leute am Tor ab und druckt Plastikausweise, oder es werden temporäre Papierausweise mit Namen, Gültigkeitsdatum und rotem „F“ (für Fremdfirma) ausgestellt, die man per Laminiergerät haltbar macht. Auch diese Ausgabe und Rücknahme wird händisch in Listen dokumentiert. All diese Schritte sind zeit- und personalaufwendig: Die Sicherheitsingenieure und Koordinatoren sind oft Stunden damit beschäftigt, Formulare zu erklären, auszufüllen und nach Unterschriften hinterherzulaufen.

• Durchführungsphase: Während der Arbeiten setzt sich der Papierworkflow fort. Täglich zu Schichtbeginn meldet sich die Fremdfirma beim Verantwortlichen des Auftraggebers an – oft telefonisch bei der Leitstelle und zusätzlich per Eintrag in ein Anwesenheitsbuch. Bei gefährlichen Arbeiten füllt sie morgens das Formblatt für die Arbeitsfreigabe aus. Der zuständige Aufsichtshauer oder Anlagenfahrer des Betreibers prüft vor Ort die Angaben (ggf. misst er z.B. Gas) und unterschreibt die Freigabe. Er lässt sich im Gegenzug vom Vorarbeiter der Fremdfirma gegenzeichnen, dass die Auflagen verstanden wurden. Dieses Papier bleibt in einem Scheinbuch (Ordner) an der Anlage. Wenn mehrere Freigaben nötig sind (etwa parallel an verschiedenen Anlagenteilen), fallen schnell Dutzende von Papieren täglich an. Im Verlauf der Arbeit dokumentiert die Fremdfirma eventuell einige Tätigkeiten ebenfalls schriftlich (z.B. Schichtberichte, Prüflisten) und übergibt diese an den Auftraggeber. Kommt es zu Störungen oder Abweichungen, werden Formulare für Betriebsereignisse oder Meldungen an die Behörde (Unfallanzeigen) ausgefüllt – wiederum vielfach per Hand oder Schreibmaschine. Nach Schichtende meldet sich die Fremdfirma ab, häufig telefonisch und zusätzlich durch Ausstempeln an der Pforte (wo Wachleute die Uhrzeit manuell im Besucherbuch notieren).

• Abschlussphase und Archivierung: Ist der Auftrag beendet, findet meist eine Abschlussbesprechung statt, in der noch ausstehende Checklisten (z.B. ob alle Werkzeuge entfernt wurden, ob Mängel offen sind) durchgegangen und abgezeichnet werden. Die Fremdfirma gibt ihre Ausweise zurück, was quittiert wird. Abschließend wandern alle gesammelten Dokumente in die Archivierung: Der Auftraggeber heftet in der Fremdfirmenakte sämtliche Unterweisungsnachweise, Freigabescheine, Gefährdungsabstimmungen und relevante Kommunikationsschreiben ab. In Betrieben mit Archivierungssystem müssen diese ggf. noch eingescannt und elektronisch abgelegt werden. Die Aufbewahrungsfristen variieren: Unfallrelevante Unterlagen oft 5 Jahre oder länger, Betriebspläne unbefristet, andere Papiere zumindest bis zur nächsten behördlichen Überprüfung. Viele Unternehmen lagern prall gefüllte Ordner in ihren Archiven oder Lagerräumen.

• Aus dieser Skizzierung wird deutlich, dass der papierbasierte Workflow mit erheblichem Zeit- und Personalaufwand verbunden ist. Jede Information muss mehrfach erfasst (geschrieben, kopiert, übertragen) und verteilt werden. Die Fehleranfälligkeit ist hoch: Formulare können unvollständig ausgefüllt oder falsch verstanden werden, Unterschriften werden vergessen, Zettel gehen verloren oder sind unleserlich. Die Parallelität leidet ebenfalls – während man auf ein per Post zurückgesandtes Bestellschreiben wartet, steht die Arbeit womöglich schon an. Auch die Archivierung in Papier ist aufwendig: Das Wiederfinden bestimmter Nachweise für einen Audit oder eine Unfalluntersuchung kann Stunden dauern, wenn hunderte Seiten durchforstet werden müssen. Insgesamt wirkt der traditionelle Ablauf oft bürokratisch und schwerfällig, was insbesondere bei zeitkritischen Projekten problematisch ist. So kann es beispielsweise bei eng getakteten Stillstandarbeiten (Shutdowns) zu Verzögerungen kommen, weil noch nicht alle Freigabescheine ausgestellt sind oder ein benötigter Schlüsselanhänger für einen Arbeiter fehlt.

• Die Nachteile des Papierverfahrens sind in der Literatur und Praxis beschrieben: Kommunikation und Dokumentation gestalten sich analog mühsam; ein digitalisiertes Fremdfirmenmanagement bietet hier erhebliche Erleichterungen. Die Einführung moderner Software- und Portal-Lösungen verspricht eine gleichzeitige, vollständige digitale Erfassung aller Daten ohne „lästigen Papierkram“, was insbesondere unter hohem Zeitdruck eine deutliche Zeitersparnis verschafft. Im nächsten Kapitel wird daher der digitale Bearbeitungsprozess über ein SAP-integriertes Fremdfirmenportal detailliert dargestellt, einschließlich der Einbindung eines elektronischen Zutrittskontrollsystems.

Angesichts der beschriebenen Ineffizienzen setzen immer mehr Bergbauunternehmen auf ein digitales Fremdfirmenportal, idealerweise integriert in vorhandene ERP-Systeme (wie SAP). Ein solches Portal bildet den gesamten Prozess – von der Anbahnung der Fremdfirma bis zur Dokumentation der erledigten Arbeiten – elektronisch und automatisiert ab. Im Folgenden werden die Hauptkomponenten und Funktionen eines SAP-integrierten Fremdfirmenmanagements erläutert, nämlich der Prozessfluss, die Dokumentenverwaltung (DVS), der Einsatz digitaler Signaturen, die Audit-Trail-Funktionalität sowie die Schnittstellen insbesondere zum Zutrittskontrollsystem.

• Prozessfluss und Workflow im Portal: Der digitale Prozess beginnt mit der Registrierung der Fremdfirma im Portal. Das Unternehmen (Auftragnehmer) erhält dazu entweder einen Zugang oder einen Einladungslink. Auf der Plattform kann der Auftragnehmer alle Stammdaten seines Unternehmens eingeben und die für den Auftrag vorgesehenen Mitarbeiterprofile anlegen. Insbesondere nominiert er die Person(en), die die Rolle der verantwortlichen Person übernehmen sollen, und hinterlegt deren Qualifikationsnachweise (Upload von Zertifikaten, Lebenslauf, ärztliche Untersuchungsbescheinigungen etc.). Diese Daten stehen dem Auftraggeber unmittelbar zur Prüfung bereit, simultan und ortsunabhängig – im Gegensatz zum Postversand entfallen also Wartezeiten. Der Bergbauunternehmer (bzw. sein HSE-Manager) prüft online die Angaben und kann bei Eignung direkt im System die Bestellung generieren: Das Portal erstellt ein digitales Bestellschreiben mit allen erforderlichen Angaben (automatisch befüllt aus den Stammdaten). Dieses Dokument kann vom Unternehmer und der zu bestellenden Person elektronisch signiert werden (siehe 5.3) und ist dann formal gültig. Durch die Integration in SAP werden die einmal erfassten Daten im Zentralmodul (HR oder PM) gespeichert – eine Doppel-Erfassung in verschiedenen Listen entfällt. Zudem lässt sich das System so konfigurieren, dass eine automatische Benachrichtigung an die Bergbehörde generiert wird, etwa per E-Mail mit angehängtem PDF der Bestellung, um die Namhaftmachung gem. § 60 Abs. 2 BBergG zu erfüllen.

• Parallel dazu erlaubt das Portal die digitale Planung der Sicherheitsmaßnahmen: Die Fremdfirma kann ihre Gefährdungsbeurteilungen direkt hochladen oder in webbasierten Formularfeldern eingeben. Einige Systeme (insbesondere SAP EHS-Module oder spezialisierte Lösungen) bieten geführte Masken für die GBU, die den Fremdfirmen beispielsweise branchenspezifische Gefährdungen vorschlagen und Auswahlfelder für Schutzmaßnahmen bereitstellen. Der Fremdfirmenkoordinator des Auftraggebers erhält automatisch eine Aufgabe im Workflow, diese GBU zu prüfen und freizugeben. Etwaige Rückfragen werden im Portal als Kommentar vermerkt, was die Kommunikation enorm erleichtert (kein telefonisches Nachfassen oder E-Mail-Pingpong nötig). Sobald die GBU genehmigt ist, kann im System die gegenseitige Gefährdungsbeurteilung vorgenommen werden: Dazu treffen sich Koordinator und Fremdfirmen-Verantwortlicher idealerweise physisch vor Ort, doch anstatt Papier auszufüllen, nutzen sie ein Tablet oder Laptop, um die Punkte abzuklicken. Ein digitales Formular leitet sie durch die relevanten Fragen (Vorhandensein gegenseitiger Gefährdungen ja/nein; getroffene Maßnahmen; Verantwortliche Person). Beide können am Ende direkt auf dem Gerät unterschreiben (per Touch-Unterschrift oder hinterlegter elektronischer Signatur) und das Formular wird im Portal revisionssicher gespeichert. Damit ist die zeitgleiche Dokumentation in der DVS gewährleistet – Kopien müssen nicht mehr ausgetauscht werden. Auch die Sicherheitsunterweisung lässt sich digitalisieren. Moderne Fremdfirmenportale integrieren oft E-Learning-Module oder zumindest Präsentationen/Videos, die die Fremdfirmenmitarbeiter vorab absolvieren können. So ist es möglich, dass z.B. jeder Mitarbeiter der Fremdfirma sich vor dem ersten Betreten des Werksgeländes online einloggt und eine digitale Sicherheitsunterweisung (ggf. in seiner Landessprache) durchläuft. Anschließend muss er einen Verständnistest bestehen, dessen Resultat im System gespeichert wird. Erst wenn der Mitarbeiter diesen Test absolviert hat, erhält er vom System den Status „unterwiesen“. Das Portal kann dann automatisch einen Fremdfirmenausweis generieren – oftmals wird ein QR-Code oder Barcode erstellt, der beim ersten Betreten eingescannt wird und dadurch einen personalisierten Badge aus einem Drucker auslöst. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ohne erfolgreiche Unterweisung kein Ausweis und damit kein Zutritt erfolgt. In dringenden Ausnahmefällen (etwa kurzfristiger Noteinsatz) lässt sich im System ein vorläufiger Gastzugang anlegen, der dann an der Pforte unter Aufsicht zu einer Notfallunterweisung führt – der Prozess ist also flexibel, bleibt aber dokumentiert.

• Dokumentation im DVS (Dokumentenverwaltungssystem): Alle im Portal generierten oder hochgeladenen Dokumente werden zentral in einem Dokumentenverwaltungssystem gespeichert. In SAP-Umgebungen kann dies das modulintegrierte SAP DMS sein, alternativ eine angebundene Lösung (z.B. OpenText, SharePoint). Entscheidend ist, dass jedes Dokument versioniert, verschlagwortet und zugriffsgeschützt abgelegt wird. Für den Fremdfirmeneinsatz ergibt sich so eine digitale Akte, in der man z.B. filterbasiert alle relevanten Unterlagen findet: Bestellschreiben, Qualifikationsnachweise, Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungsprotokolle, Erlaubnisscheine etc. Durch die Verknüpfung mit den Stammdaten sind diese Dokumente kontextualisiert – etwa am Datensatz der verantwortlichen Person sind ihr Bestellschreiben und ihr Unterweisungsnachweis direkt als Anlagen sichtbar. Papierarchive entfallen vollständig: Berechtigte Personen (Sicherheitsingenieur, Betriebsleiter, Behördenauditor) können mit wenigen Klicks benötigte Nachweise aufrufen, ohne lange in physischen Ordnern suchen zu müssen. Darüber hinaus verhindert die digitale Ablage Qualitätsprobleme: Dokumente sind nicht mehr unleserlich oder unvollständig (Pflichtfelder in Formularen werden erzwungen), und ein Verlust von Unterlagen ist praktisch ausgeschlossen, da alles redundant auf Servern gespeichert und gesichert wird. Auch die Aufbewahrungsfristen werden vom System überwacht – es kann z.B. so konfiguriert sein, dass ein Unterweisungsnachweis nach 5 Jahren automatisch zur Löschung vorgemerkt wird (Datenschutz) oder dass bei Fristablauf ein Archivierungsworkflow startet. Das DVS fungiert somit als digitale Gedächtnis der Fremdfirmenvorgänge und sorgt für transparente Dokumentation.

• Digitale Signaturen und Rechtskonformität: Ein kritischer Aspekt der Digitalisierung ist die Wahrung der Schriftform und der Rechtsverbindlichkeit von Dokumenten. Wie erwähnt fordert das BBergG Schriftform für Bestellungen (§ 60) und an sich sind Unterschriften auf Unterweisungsnachweisen und Freigabescheinen Bestandteil der Sicherheitskultur. Ein SAP-integriertes Fremdfirmenportal setzt daher digitale Signaturtechnologien ein, um diese Anforderungen zu erfüllen. Im einfachsten Fall handelt es sich um integrierte elektronische Unterschriften: Der Benutzer unterschreibt mit einem Eingabestift direkt auf dem Tablet, was als Bilddatei ins PDF eingebettet wird. Diese Lösung ist pragmatisch, doch für wirklich hohe Rechtsgültigkeit – insbesondere wenn Dokumente im Streitfall vorgelegt werden müssen – werden qualifizierte elektronische Signaturen (gemäß eIDAS-Verordnung) bevorzugt. Hier kann das Portal z.B. mit einem Trust Center verbunden sein, sodass der Unterzeichner eine digitale ID benutzt (Smartcard, Zertifikat), um das Dokument zu signieren. SAP bietet hierfür Add-ons oder Schnittstellen an, die solche Signaturen ermöglichen. So kann beispielsweise der Fremdfirmenverantwortliche sein Bestellschreiben mit einer qualifizierten Signatur signieren, die einer handschriftlichen Unterschrift gleichsteht. Der Vorteil: Das Ergebnis ist ein signiertes PDF, das Manipulationsschutz genießt – jede Änderung würde die Signatur ungültig machen. Ebenso können Checklisten oder Erlaubnisscheine von den Beteiligten elektronisch signiert werden. Dadurch erreicht man Revisionssicherheit: Kein Dokument kann im Nachhinein unbemerkt geändert oder ausgetauscht werden. Digitale Signaturen tragen somit massiv zur Rechtssicherheit bei, indem sie Authentizität und Integrität der Unterlagen garantieren. Auch behördliche Anforderungen an Schriftform werden erfüllt, da die deutschen Behörden qualifizierte E-Signaturen akzeptieren. Zusätzlich speichert das System meist die Signatur-Logs (Zeitpunkt, ID des Signierenden), was die Nachvollziehbarkeit weiter erhöht.

• Audit-Trail und Berechtigungen: Eng verknüpft mit dem DVS und den Signaturen ist das Konzept des Audit-Trails. Ein Audit-Trail ist ein Protokoll aller relevanten Aktionen im System: Wer hat wann welches Dokument erstellt, angesehen, geändert oder freigegeben? SAP-Systeme und angebundene Portale protokollieren derartige Vorgänge automatisch in Datenbanktabellen. Beispielsweise lässt sich nachvollziehen, dass Benutzer XY (der Fremdfirmenkoordinator) am 12.05.2025 um 08:31 Uhr die Gefährdungsbeurteilung „Montage Bohrturm“ freigegeben hat, und dass Benutzer Z (verantwortliche Person der Fremdfirma) diese am 12.05.2025 um 08:45 Uhr zur Kenntnis genommen hat. Dieses Protokoll ist manipulationssicher und kann in internen oder behördlichen Audits gezogen werden. Revisionssicher bedeutet in diesem Zusammenhang, dass das System weder Einträge nachträglich ändern noch löschen lässt, ohne Spuren zu hinterlassen. Sollte also eine Maßnahme fehlen oder zu spät erfolgt sein, ist dies im Audit-Trail ersichtlich. Für die Compliance ist das ein großer Gewinn: Der Unternehmer kann jederzeit belegen, dass seine Organisation regelkonform gearbeitet hat (oder etwaige Lücken identifizieren und schließen). Auch der Bergaufsicht kann bei einer Überprüfung ein Auszug aus dem Audit-Trail vorgelegt werden, anstatt Schrankwände voller Ordner.

• Wichtig ist zudem das Berechtigungskonzept: Das Portal steuert, wer welche Daten sehen oder bearbeiten darf. Rollenbasierte Berechtigungen ermöglichen es beispielsweise, dass ein Fremdfirmenmitarbeiter nur seine eigenen Daten und Unterweisungen sieht, während der Fremdfirmen-Chef alle seine Leute überblickt, der Auftraggeber-Koordinator jedoch alle Fremdfirmen eines Projekts einsehen kann. Dadurch wird Datenschutz gewahrt (eine Fremdfirma kann nicht die Dokumente einer anderen aus Versehen einsehen) und Datenintegrität sichergestellt. Das System erlaubt in der Regel auch die organisationsübergreifende Steuerung von Zutrittsrechten nach Rolle und Zone – sprich: man kann einstellen, dass etwa ein Elektriker von Fremdfirma A nur Zutritt zur Schaltanlage erhält, nicht aber zur Grube, während ein Bohrtrupp auf das Bohrfeld darf, aber nicht in die Werkstatt. Diese granulare Verwaltung war papierbasiert kaum praktikabel, digital hingegen lassen sich solche Regeln leicht definieren und automatisch prüfen.

• Schnittstellen und Integration (Zutrittskontrolle, SAP-Module, Dritte): Ein wesentlicher Mehrwert entsteht durch die Integration des Fremdfirmenportals mit anderen Systemen. Die Zutrittskontrollanlage des Werks ist typischerweise angebunden: Sobald ein Fremdfirmenmitarbeiter im Portal alle Anforderungen erfüllt hat (z.B. Unterweisung abgeschlossen, Dokumente vollständig, Freigabe erteilt), wird sein Profil an das elektronische Zutrittskontrollsystem übertragen. Dort erhält er die vordefinierten Zutrittsrechte – z.B. Zugang durch Tor 3 zum Tagebaugelände, gültig vom 15.05. bis 30.06., täglich 07–19 Uhr. Kommt die Person nun ans Tor, erkennt der Kartenleser ihren Ausweis und lässt sie passieren, da die Rechte im System hinterlegt sind. Wäre hingegen die Unterweisung abgelaufen oder ein Dokument fehlen, würde der Zutritt verweigert. Die Zutrittsanlage meldet im Gegenzug Ereignisdaten zurück ans Portal: Man kann also in Echtzeit im Portal sehen, wer von den Fremdfirmen sich aktuell wo im Werk befindet. Evakuierungslisten im Notfall lassen sich so auf Knopfdruck erzeugen – ein erheblicher Sicherheitsgewinn, da man gezielt nach vermissten Personen suchen kann. Schnittstellen gibt es ferner zu SAP PM (Plant Maintenance): Viele Fremdleistungen werden im Instandhaltungsmodul geplant; das Portal kann Auftragsdaten (Nummer, Tätigkeit, Verantwortlicher) übernehmen, sodass Fremdfirmenarbeiten direkt mit Arbeitsaufträgen verknüpft sind. Nach Abschluss einer Arbeit kann die Fremdfirma über das Portal eine Rückmeldung geben (z.B. Arbeitszeiten oder Ergebnisse eintragen), die zurück an SAP gemeldet wird – dies erlaubt eine lückenlose Leistungsdokumentation und beschleunigt auch die Abrechnung. Sogar eine Integration in E-Mail ist denkbar: Lösungen wie das Paledo FREGA E-Mail-Gateway ermöglichen die Kommunikation mit Fremdfirmen per automatisierter E-Mail für Workflowschritte, falls diese keinen vollen Systemzugang haben. Schließlich werden Behördensysteme zunehmend relevanter – künftig könnte z.B. die Namhaftmachung (§ 60 Abs. 2 BBergG) direkt über eine Schnittstelle an ein Bergamts-Portal gemeldet werden.

• Zusammengefasst ermöglicht das SAP-integrierte Fremdfirmenportal einen durchgängigen digitalen Prozessfluss: Von der Qualifikationsprüfung über die Unterweisung bis zur täglichen Zutrittskontrolle und Dokumentation läuft alles in einem System, medienbruchfrei und effizient. Die beschriebenen Funktionen (DVS, digitale Signaturen, Audit-Trail) sorgen dafür, dass dabei die Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit in vollem Umfang gewährleistet bleiben – im Gegenteil: Sie wird gegenüber dem Papierprozess sogar erhöht. Im nächsten Abschnitt werden die konkreten Nutzenaspekte der digitalen Lösung gegenüber der herkömmlichen Methode nochmals herausgestellt.

Die Einführung eines digitalisierten Fremdfirmenmanagements – insbesondere in Form eines SAP-integrierten Portals – bringt im Vergleich zur herkömmlichen papierbasierten Abwicklung eine Vielzahl von Vorteilen mit sich.

• Erhöhte Rechtssicherheit: Durch digitale Workflows mit integrierten Prüfmechanismen und Pflichtfeldern werden Verfahrensschritte nicht mehr übersehen. Das System erzwingt z.B., dass kein Fremdfirmenausweis generiert wird, ohne dass die Unterweisung erfolgt ist. Alle relevanten Aktionen sind durch Audit-Trails lückenlos dokumentiert, was im Ernstfall die Beweisführung deutlich erleichtert. Anders als bei Papier, wo Unterschriften fehlen oder Daten nachträglich geändert werden könnten, sind digitale Dokumente fälschungssicher signiert und revisionssicher abgelegt. Das reduziert das Risiko, dass sich ein Unternehmen im Unglücksfall vorhalten lassen muss, Nachweise nicht erbringen zu können. Auch behördliche Auflagen (z.B. Dokumentation nach bestimmten Vorschriften) lassen sich präziser erfüllen, da das System die entsprechenden Felder und Abläufe vorgibt. Beispiel: Das Portal stellt sicher, dass in jedem Bestellschreiben die Angaben zu Stellung und Vorbildung der verantwortlichen Person enthalten sind, wie § 60 Abs. 2 es fordert – damit wird die Meldung an die Behörde korrekt sein. Insgesamt erhöht die digitale Lösung die Rechtssicherheit erheblich, weil sie die Einhaltung aller Pflichten in build überwacht und die Ergebnisse vollständig digital, jederzeit abrufbar bereitstellt. Die Verantwortlichen können sich somit im Rechtsrahmen sicher bewegen, ohne Angst vor Dokumentationslücken.

• Gesteigerte Effizienz und Kostenersparnis: Der wohl greifbarste Vorteil ist die enorme Zeitersparnis durch Wegfall manueller Tätigkeiten. Daten werden nur einmal eingegeben und stehen allen Beteiligten sofort zur Verfügung. Prozesse, die früher Tage dauerten (Postlauf, händische Unterschriftenrunden), geschehen nun in Sekunden via Mausklick oder mobil. Dies ist besonders wichtig bei zeitkritischen Projekten: In eng getakteten Revisionen oder Havarie-Einsätzen kann ein digitaler Workflow verhindern, dass Personal untätig warten muss, weil „der Zettel“ noch nicht da ist. Zudem sinkt der Personalaufwand: Routineaufgaben wie das Nachfassen von Unterweisungen oder das Zusammenstellen von Akten für Audits entfallen weitgehend, da das System automatisch erinnert und bündelt. Unternehmen berichten auch von Kostenersparnissen durch optimierte Prozesse – z.B. weniger Stillstandszeiten und ein effizienteres Vertragsmanagement dank digitaler Vernetzung mit den Fremdfirmen. Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist die Entlastung administrativer Kräfte: Sicherheitsingenieure können sich wieder vermehrt inhaltlichen Aufgaben (Begehungen, Beratungen) widmen, statt Formulare zu verwalten. Auch für die Fremdfirma ist die Abwicklung einfacher: Sie kann Informationen einmal hochladen, statt sie an verschiedene Stellen in Papierform zu schicken, was die Kommunikation erleichtert. Doppelarbeit – etwa das mehrfache Ausfüllen ähnlicher Formulare für jeden Einsatz – wird minimiert, da das Portal auf vorhandene Daten zurückgreift. Insgesamt führt dies zu einem schlankeren Workflow mit weniger Fehlern und Verzögerungen, was im Endeffekt auch Kosten senkt (u.a. durch Vermeidung von Vertragsstrafen bei Terminsachen oder unnötigem Warten).

• Höhere Transparenz und Echtzeit-Übersicht: Ein digitaler Prozess schafft eine nie dagewesene Transparenz über den Status aller Fremdfirmeneinsätze. Der Auftraggeber hat rund um die Uhr Zugriff auf alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort. In einer Dashboard-Übersicht kann z.B. eingesehen werden, welche Fremdfirmen gerade aktiv sind, wie viele Personen anwesend sind, welche Dokumente bald ablaufen, etc. Ebenso hat die Fremdfirma über ihren Login jederzeit Einblick, welche Anforderungen sie schon erfüllt hat und was noch aussteht. Diese zweiseitige Transparenz fördert die Zusammenarbeit erheblich: Missverständnisse werden reduziert, beide Seiten arbeiten mit denselben aktuellen Daten. Besonders wertvoll ist die Echtzeit-Überwachung im Bereich Zutritt und Sicherheit: Sicherheitsleitstände können auf Knopfdruck sehen, wer sich wann und wo aufhält, und im Alarmfall sofort reagieren. Auch Führungskräfte können live verfolgen, ob z.B. alle angeforderten Fremdfirmen morgens erschienen sind oder ob es Engpässe gibt. Ein weiterer Aspekt der Transparenz ist die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen: Durch gespeicherte Kommentare und Freigabevermerke ist ersichtlich, warum bestimmte Maßnahmen verlangt oder genehmigt wurden. Dies verbessert intern die Kommunikation (jeder im Team sieht den gleichen Informationsstand) und extern die Rechenschaftsfähigkeit (gegenüber Behörden oder Auftraggebern kann lückenlos berichtet werden). Letztlich entsteht eine „gläserne“ Projektdokumentation, in der nichts im Verborgenen bleibt. Dies schützt beide Seiten: Die Fremdfirma kann z.B. nachweisen, dass sie eine Warnung gegeben hatte, der Auftraggeber kann belegen, dass er Freigaben korrekt erteilte.

• Verbesserte Compliance und Arbeitsschutz: Digitale Systeme erlauben es, Compliance-Regeln fest in den Prozess einzubauen. Beispielsweise können Schwellenwerte und Prüfungen implementiert werden: Ist das Versicherungszertifikat der Fremdfirma gültig? Haben alle eingesetzten Elektriker eine Schaltberechtigung? Wenn nein, blockiert das System weitere Schritte. Somit wird nur mit zugelassenen Fremdfirmen gearbeitet und es gelangen nur qualifizierte Personen in sicherheitsrelevante Positionen. Die Software kann auch auf Fristen achten: Wenn etwa ein Kranführerschein oder eine G 25-Gesundheitsuntersuchung eines Mitarbeiters abläuft, bekommt sowohl die Fremdfirma als auch der Auftraggeber rechtzeitig einen Hinweis und der Betreffende kann bis zur Aktualisierung gesperrt werden. Dadurch wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (wie regelmäßige Untersuchungen, Schulungen) automatisch unterstützt. Unfallrisiken sinken, weil z.B. niemand unbefugt eine Anlage bedienen kann – Zutritt und Berechtigung sind gekoppelt. Auch die konsequente Durchführung gegenseitiger Gefährdungsbeurteilungen wird durch das digitale System erzwungen, da ein Auftrag im Workflow erst dann den Status „bereit“ erhält, wenn die GBU-Felder ausgefüllt und freigegeben sind. Manipulationsversuche (z.B. jemand versucht, eine Arbeit ohne Freigabe zu starten) werden sofort erkannt und alarmiert. All dies trägt zu einer Kultur bei, in der Regelkonformität der Normalzustand ist. Zudem dokumentiert die digitale Lösung den Erfüllungsgrad der Compliance so gut, dass sie im Audit-Fall als Vertrauensargument dienen kann („Bei uns läuft alles über ein System, das keine Lücke zulässt“). Schließlich ist auch die Datenschutz-Compliance einfacher zu steuern: Personaldaten von Fremdfirmen können nach Projektende automatisch gelöscht oder anonymisiert werden, und Zugriffe werden protokolliert (Stichwort DSGVO – der Verantwortliche kann nachweisen, wer wann welche personenbezogenen Daten eingesehen hat). Somit verbessert die digitale Lösung nicht nur die Arbeitssicherheit, sondern auch die Einhaltung aller rechtlichen Nebenpflichten (Datenschutz, Dokumentationspflichten), was in Summe zu einer höheren Governance-Qualität führt.

Es übertrifft ein digitales Fremdfirmenmanagement die konventionelle Methode in allen genannten Aspekten deutlich. Studien und Praxiserfahrungen zeigen, dass insbesondere die Kommunikation und Dokumentation simultan und vollständig digital ablaufen kann, was zu einer spürbaren Entlastung und Fehlerreduzierung führt. Für ein Bergbauunternehmen bedeutet dies nicht nur bessere Sicherheit für die Beschäftigten, sondern auch einen Schutz des eigenen Unternehmens vor Haftungsrisiken und Imageverlust. Im nächsten und letzten Kapitel werden aus diesen Erkenntnissen Praxisempfehlungen für die Umsetzung in den Unternehmen – sowohl seitens der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer – abgeleitet.

Es sollen konkrete Handlungsempfehlungen ausgesprochen werden, um das Fremdfirmenmanagement im bergrechtlichen Kontext optimal zu gestalten. Diese Empfehlungen richten sich getrennt an die Auftraggeber (Bergbauunternehmen) und Auftragnehmer (Fremdfirmen), da beide Seiten unterschiedliche Pflichten und Gestaltungsmöglichkeiten haben, die jedoch auf das gemeinsame Ziel – einen sicheren und rechtskonformen Arbeitsablauf – ausgerichtet sind.

• Rechtliche Pflichten proaktiv umsetzen: Als Bergbauunternehmer sollten Sie von Anfang an alle bergrechtlichen Vorgaben in Ihre Fremdfirmenverträge und -prozesse integrieren. Sorgen Sie dafür, dass im Vertrag eindeutig festgelegt ist, dass der Auftragnehmer zur Stellung von verantwortlichen Personen gemäß BBergG verpflichtet ist und alle Arbeitsschutzregeln einhält. Die Bestellung dieser verantwortlichen Personen muss rechtzeitig vor Arbeitsbeginn erfolgen – planen Sie mindestens einige Wochen Puffer ein, um Qualifikationen zu prüfen und die behördliche Namhaftmachung durchzuführen. Nutzen Sie Checklisten, damit kein Schritt (Meldung an Behörde, Unterlagenprüfung) vergessen wird. Denken Sie auch daran, dass jede Änderung (z.B. Wechsel einer verantwortlichen Person) unverzüglich der Bergbehörde gemeldet werden muss. Es empfiehlt sich, intern klare Zuständigkeiten festzulegen, wer diese Anzeige übernimmt.

• Koordinator und Organisation bereitstellen: Benennen Sie intern einen Fremdfirmenkoordinator bzw. Projektverantwortlichen, der als zentraler Ansprechpartner für die Fremdfirma fungiert. Diese Person (z.B. ein erfahrener Betriebsingenieur oder Steiger) sollte mit den einschlägigen Rechtsvorschriften vertraut sein und genügend zeitliche Ressourcen für die Betreuung haben. Ihre Aufgabe ist es, die Einweisung der Fremdfirmen-Verantwortlichen durchzuführen, gemeinsam die Gefährdungsabstimmung vorzunehmen und die Überwachung der Arbeiten zu organisieren. Stellen Sie sicher, dass der Koordinator mit den nötigen Befugnissen ausgestattet ist, um notfalls Arbeiten zu stoppen, wenn Regeln missachtet werden. Zudem sollte ein Vertreter benannt sein für den Fall, dass der Koordinator abwesend ist, damit die Fremdfirma stets jemanden ansprechen kann. Organisieren Sie intern regelmäßige Abstimmungen zwischen Koordinator, Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsleitung, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.

• Klare Dokumentationsstandards setzen: Führen Sie unternehmensweit standardisierte Formulare und Verfahren für Fremdfirmen ein. Alle Sicherheitsunterweisungen, Freigaben etc. sollten nach einem einheitlichen Schema dokumentiert werden. Schultern Sie der Fremdfirma nicht die komplette Last, sondern bieten Sie z.B. Musterformulare für die gegenseitige Gefährdungsbeurteilung an oder geben Sie vor, welche Inhalte in einer Fremdfirmen-GBU stehen müssen. Dadurch vermeiden Sie Qualitätsunterschiede und stellen sicher, dass die Dokumentation Ihren behördlichen Auflagen entspricht. Fordern Sie von der Fremdfirma auch die Vorlage eigener Dokumente (z.B. interne Betriebsanweisungen oder Unterweisungsunterlagen), um zu prüfen, ob diese Ihren Anforderungen genügen. Insbesondere bei gefährlichen Arbeiten sollte es verbindliche Freigabeprozeduren geben – definieren Sie schriftlich, für welche Tätigkeiten ein Erlaubnisschein nötig ist (ggf. mit Bezug auf die Bergverordnung: z.B. Schweißarbeiten, Behälterarbeiten, etc. gemäß § 13 ABBergV) und wer diesen jeweils erteilt. Kommunizieren Sie diese Anforderungen der Fremdfirma frühzeitig, idealerweise bereits in der Ausschreibung oder Kick-off-Besprechung.

• Digitale Tools nutzen: Prüfen Sie die Einführung einer Softwarelösung für Fremdfirmenmanagement. Viele der beschriebenen Aufgaben – Datenerfassung, Belehrungen, Nachverfolgen von Fristen – lassen sich durch geeignete Software deutlich vereinfachen und beschleunigen. Falls Sie SAP im Einsatz haben, evaluieren Sie die vorgestellten Integrationsmöglichkeiten. Achten Sie bei der Softwareauswahl auf Rechtssicherheit (z.B. Möglichkeit zur elektronischen Signatur, DSGVO-Konformität) und Benutzerfreundlichkeit, insbesondere für externe Firmen. Bieten Sie Schulungen für Ihr Personal und die Fremdfirmen an, um die Akzeptanz zu erhöhen. Starten Sie gegebenenfalls mit einem Pilotprojekt, um die Prozesse anzupassen. Denken Sie daran: Die beste Software nützt wenig, wenn die Organisation nicht dahintersteht – verankern Sie digitalisierte Abläufe in Ihren Betriebsanweisungen und machen Sie sie zur verbindlichen Vorgehensweise.

• Schulung und Kontrolle intensivieren: Unabhängig von digitalen Hilfsmitteln bleibt es essenziell, dass Sie persönlich Präsenz zeigen. Führen Sie gemeinsam mit der Fremdfirma Sicherheitsgespräche, begehen Sie die Arbeitsstellen regelmäßig und überprüfen Sie die Einhaltung der Absprachen. Dokumentieren Sie Verstöße konsequent und greifen Sie früh durch – etwa indem Sie unsichere Mitarbeiter vom Gelände verweisen oder von der Fremdfirma Ersatz verlangen. Setzen Sie Anreize für sicheres Verhalten, z.B. durch Boni für unfallfreies Arbeiten oder bevorzugte Berücksichtigung bei Folgeaufträgen für Fremdfirmen, die sich als zuverlässig erwiesen haben. Beachten Sie, dass Sie laut Gesetz trotz Delegation in der Verantwortung bleiben; daher sollten Sie ein wachsames Auge behalten und notfalls korrigierend eingreifen. Eine enge Zusammenarbeit mit der Bergbehörde ist ebenfalls ratsam: Informieren Sie die Behörde offen über geplante Fremdfirmeneinsätze, insbesondere wenn es sich um größere Projekte handelt, und holen Sie frühzeitig deren Feedback ein. Das schafft Vertrauen und kann im Ernstfall von Vorteil sein, wenn nachgewiesen werden kann, dass Sie die Aufsicht proaktiv eingebunden haben.

• Kenntnis der bergrechtlichen Anforderungen: Als Auftragnehmer, der im bergrechtlichen Bereich tätig wird, müssen Sie die speziellen Pflichten kennen, die über den allgemeinen Arbeitsschutz hinausgehen. Informieren Sie sich über die für den Einsatzort geltenden bergrechtlichen Vorschriften (BBergG, Landesverordnungen, behördliche Anordnungen). Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass auf einem Bergwerksgelände andere Maßstäbe gelten und z.B. Bergaufsicht herrscht. Schulen Sie insbesondere Ihre Führungskräfte in Bergrecht-Grundlagen – Begriffe wie verantwortliche Person, Betriebsplan, Steiger etc. sollten bekannt sein, um mit dem Auftraggeber auf Augenhöhe kommunizieren zu können. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, einen Bergrecht- oder Grubensicherheitsberater hinzuzuziehen, wenn Sie solche Arbeiten nicht regelmäßig durchführen.

• Qualifizierte verantwortliche Personen bereitstellen: Wählen Sie die Personen, die Sie dem Auftraggeber als verantwortliche Personen vorschlagen, mit Bedacht aus. Diese sollten fachlich erfahren sein, idealerweise bereits in ähnlichen Projekten unter Tage oder in gefährlichen Bereichen gearbeitet haben. Stellen Sie sicher, dass sie körperlich geeignet und zuverlässig sind – im Zweifel lassen Sie vorab eine arbeitsmedizinische Untersuchung oder ein Führungszeugnis machen, um das nachweisen zu können. Bereiten Sie für die Nominierung eine Doku-Mappe vor mit Lebenslauf, Qualifikationszertifikaten und Referenzen, um die Prüfung durch den Auftraggeber und die Behörde zu erleichtern. Teilen Sie Ihrem Personal auch die Bedeutung der Bestellung mit: Ihre Führungskraft muss sich der Verantwortung bewusst sein, dass sie im Rahmen ihrer Bestellung für die sichere Durchführung der Arbeiten zuständig und ggf. persönlich mit in der Haftung ist. Halten Sie außerdem Ersatzleute in petto: Falls die benannte verantwortliche Person ausfällt (Krankheit o.Ä.), sollten Sie schnell jemanden nachmelden können, der ebenfalls geeignet ist. Stimmen Sie sich eng mit dem Auftraggeber ab, damit die Bestellung rechtzeitig vorliegt – ohne offizielle Bestellung dürfen Sie die Arbeiten eigentlich nicht aufnehmen.

• Sicherheitstechnische Vorbereitung und Ausrüstung: Erarbeiten Sie selbstständig die Gefährdungsbeurteilungen für Ihre Tätigkeit so gründlich wie möglich. Zeigen Sie damit dem Auftraggeber, dass Sie professionell sind. Identifizieren Sie nicht nur die offensichtlichen Gefahren, sondern auch solche, die sich aus der Interaktion mit der Umgebung ergeben (z.B. Vibrationen, Lärm, Sprengarbeiten des Bergwerks). Schlagen Sie eigene Sicherheitsmaßnahmen vor und bringen Sie nötige Ausrüstung mit (etwa Gaswarngeräte, Ex-geschützte Werkzeuge, PSA). Dies entlastet den Auftraggeber und signalisiert Kompetenz. Seien Sie bereit, auf Vorschläge des Auftraggebers einzugehen und Ihre GBU anzupassen – sehen Sie das nicht als lästige Pflicht, sondern als Kooperationsprozess zu beider Nutzen. Für Ihre Mitarbeiter sollten Sie ausreichend PSA in vorgeschriebener Qualität zur Verfügung stellen (ggf. nach dem in den Sicherheitsbestimmungen geforderten Standard). Überprüfen Sie, ob besondere Nachweise erforderlich sind (z.B. Sprengschein, Strahlenschutzausweis, je nach Arbeit) und halten Sie diese bereit. Planen Sie Puffer für Unterweisungszeiten ein: Schicken Sie Ihre Leute nicht „auf den letzten Drücker“ zum Schichtbeginn, sondern ermöglichen Sie ihnen, an Einweisungen teilzunehmen oder E-Learnings zu machen, bevor es ernst wird.

• Offene Kommunikation und Kooperationsbereitschaft: Treten Sie gegenüber dem Auftraggeber als Partner auf, der die gemeinsamen Ziele (Unfallvermeidung, Termineinhaltung) unterstützt. Melden Sie sich bei Ankunft pünktlich und vorschriftsgemäß an und ab. Halten Sie die Meldekette ein – Ihre verantwortliche Person sollte täglich Kontakt zum Koordinator suchen, von sich aus Bericht erstatten und Probleme ansprechen. Wenn Sie merken, dass bestimmte Auflagen unpraktisch oder übervorsichtig erscheinen, diskutieren Sie diese sachlich und bringen Sie ggf. alternative Lösungen ein, aber ignorieren Sie sie nie eigenmächtig. Im Zweifel gilt: Im Bergrecht hat die Sicherheit stets Vorrang vor der Produktion. Weisen Sie auch Ihre Mitarbeiter an, bei Unsicherheiten sofort anzuhalten und den Vorgesetzten bzw. Auftraggeber zu informieren, statt zu improvisieren. Pflegen Sie intern eine Kultur, in der das Befolgen von Regeln nicht als lästig, sondern als selbstverständlicher Teil der Arbeit gilt. Dokumentieren Sie Ihre eigenen Unterweisungen schriftlich und lassen Sie diese Aufzeichnungen vom Auftraggeber gegenzeichnen, um gemeinsame Klarheit zu haben, wer was wann unterrichtet hat.

• Nutzung des Fremdfirmenportals und technischer Hilfsmittel: Falls der Auftraggeber ein digitales Portal bereitstellt, nutzen Sie es proaktiv. Laden Sie geforderte Unterlagen zeitnah hoch und halten Sie Ihre Firmendaten aktuell. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, etwaige E-Learning-Unterweisungen umgehend zu absolvieren, und kontrollieren Sie den Fortschritt (gute Portale bieten einen Überblick, wer schon unterwiesen ist und wer nicht). Profitieren Sie von der automatischen Fristenüberwachung: Wenn das System Sie z.B. erinnert, dass ein Zertifikat erneuert werden muss, kümmern Sie sich frühzeitig darum – das erspart Stress und zeigt dem Auftraggeber Ihre Verlässlichkeit. Nutzen Sie auch die Kommunikationsfunktionen: Klären Sie Fragen über die Kommentar- oder Chatfunktion im Portal, so bleiben Entscheidungen transparent festgehalten. Wenn Sie eigene digitale Systeme einsetzen (z.B. für das Führen eines Bautagebuchs oder das Erfassen von Messwerten), prüfen Sie, ob Sie Schnittstellen zum Auftraggeber schaffen können oder ihm zumindest Zugriff/Auszüge gewähren – das stärkt das Vertrauen. Insgesamt gilt: Je besser Sie mit der Technik umgehen, desto effizienter läuft das Projekt und desto eher gelten Sie als moderner, kompetenter Partner, den man gerne wieder beauftragt.

• Arbeitsdisziplin und Notfallmanagement: Halten Sie sich strikt an die Freigabeprozesse: Beginnen Sie keine Arbeiten ohne gültige Arbeitsfreigabe bzw. Erlaubnisschein. Vergewissern Sie sich vor Schichtbeginn, dass alle notwendigen Unterschriften eingeholt sind – drängen Sie notfalls höflich darauf, falls der Auftraggeber etwas übersieht. Ihre verantwortliche Person muss vor Ort bleiben oder zumindest schnell erreichbar sein, um bei Bedarf einzuschreiten. Stellen Sie innerhalb Ihrer Mannschaft klar, wer im Falle von Gefahr sofort handeln darf (z.B. Arbeit einstellen, Rückzug anordnen) – das sollte die verantwortliche Person oder ein benannter Vertreter sein. Üben Sie mit Ihren Leuten das richtige Verhalten bei Notfällen (Alarmzeichen im Bergwerk, Fluchtwege, Sammelplätze). Prüfen Sie, ob Sie in die Notfallorganisation des Auftraggebers integriert sind (z.B. werden Ihre Mitarbeiter bei einer Evakuierung mitgezählt? Wissen alle, wo der Sammelplatz ist?). Im Ernstfall zählt jede Sekunde, und hier zahlt es sich aus, wenn Fremdfirmenmitarbeiter genauso trainiert sind wie Stammpersonal. Denken Sie daran, dass im Bergbau besondere Gefahren wie Schlagwetter, Gebirgsschläge oder Radon auftreten können – holen Sie sich nötigenfalls externen Rat, wenn Sie in solchen Umgebungen noch keine Erfahrung haben. Letztlich schützen Sie damit Ihre eigenen Beschäftigten und kommen zugleich Ihrer Arbeitgeberpflicht nach, für deren Sicherheit zu sorgen, selbst wenn sie auf fremdem Gelände tätig sind.

Durch die Beachtung dieser Empfehlungen können sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer erheblich dazu beitragen, dass Fremdfirmeneinsätze im Bergbau sicher, effizient und rechtskonform ablaufen. Entscheidend ist das Verständnis, dass Fremdpersonal keine „Gäste“ im klassischen Sinne sind, sondern integraler Bestandteil der Betriebsorganisation auf Zeit. Beide Seiten müssen an einem Strang ziehen, um die strengen bergrechtlichen Anforderungen zu erfüllen – der Auftraggeber durch klare Führung und Unterstützung, der Auftragnehmer durch Eigeninitiative und Disziplin. Kommunikation und Vertrauen spielen dabei eine ebenso große Rolle wie der Einsatz zeitgemäßer digitaler Werkzeuge, um die Komplexität zu beherrschen.