Honorierung von Fremdfirmen-Equipment

Die Analyse stützt sich auf Branchenstandards, Vertragsbedingungen und Beispiele aus der Praxis.

In der Mehrzahl der Fälle wird das normale Arbeitsequipment einer Fremdfirma nicht gesondert in Rechnung gestellt, sondern als Teil der Gemeinkosten im Stundensatz oder Angebotspreis berücksichtigt. Dies wird als „Aufwandssatz“ oder Gemeinkostenzuschlag innerhalb des Stundenlohns bezeichnet. Eine solche Handhabung ist nicht nur üblich, sondern auch sachgerecht, da der Dienstleister damit sein unternehmerisches Risiko und die Bereitstellung seiner Infrastruktur abdeckt.

• Handwerkzeuge und übliche Kleingeräte: Alle gängigen Werkzeuge, die ein Facharbeiter seines Gewerkes benötigt, gelten als vom Auftragnehmer bereitzustellend. Vertraglich findet sich dies z.B. in Einkaufsbedingungen wieder: „In den Gemeinkostenzuschlägen und Verrechnungssätzen ist die Vergütung für […] alle Gemeinkosten, Kosten für übliches Handwerkszeug [und] Kleingeräte […] enthalten.“. Ein Beispiel aus der Praxis definiert Kleingeräte sogar präzise: Ein öffentlicher Auftraggeber legte fest, dass der Stundensatz einschließlich Handwerkszeug und Kleingerät bis zu einem Neuwert von 3.000 € zu verstehen ist. Damit wird klargestellt, dass Werkzeug und Geräte im normalen Preis inbegriffen sind – zumindest bis zu einer gewissen Wertgrenze.

• Persönliche Schutzausrüstung (PSA) und Arbeitskleidung: Es ist üblich und erwartet, dass die Fremdfirma ihre Mitarbeiter mit erforderlicher Schutzkleidung und PSA ausstattet. Die Kosten dafür trägt sie selbst, was implizit im Stundenlohn einkalkuliert sein sollte. Beispielsweise heißt es in Vertragsbedingungen: „Die Kosten für vorschriftsmäßige Arbeitskleidung sind mit dem Stundensatz abgegolten.“. Ebenso muss die Fremdfirma etwa Helme, Sicherheitsschuhe, Schutzbrillen etc. bereitstellen. Sollte ausnahmsweise der Auftraggeber PSA stellen (etwa weil ein Mitarbeiter unvollständig ausgerüstet erscheint), werden die Kosten dieser Ausrüstung dem Auftragnehmer in Rechnung gestellt – ein deutlicher Hinweis darauf, dass PSA normalerweise Sache der Fremdfirma ist. Diese Praxis ist branchenübergreifend Standard, da Arbeitsschutzvorschriften verlangen, dass jeder Arbeitgeber (hier die Fremdfirma) für die Sicherheit seiner Beschäftigten sorgt. Der Auftraggeber kontrolliert lediglich, ob die Fremdfirma ihren Verpflichtungen nachkommt.

• Kleinmaterial und Verbrauchsmaterial: Zwar nicht direkt „Equipment“, aber erwähnenswert ist, dass geringwertige Betriebsmittel wie Schmiermittel, Lappen, Schrauben, Standard-Befestigungsmaterial oft als Nebenleistung betrachtet werden. Manche Verträge regeln dies explizit: Verbrauchsstoffe und Hilfsmaterialien, die nicht vom Auftraggeber gestellt werden, sind zu üblichen Sätzen abzurechnen oder bereits im Preis enthalten. In vielen Fällen sind Kleinteile bis zu einem bestimmten Wert pauschal mit abgegolten, größere Posten werden separat als Material berechnet. (Dies berührt die Abgrenzung Material vs. Equipment – Material wird verbraucht und meist einzeln abgerechnet, während Equipment typischerweise nicht verbraucht, sondern gestellt wird. Trotzdem werden sehr geringfügige Materialien oft wie Equipment-behandelt und in der Gemeinkostenpauschale mitgeführt.)

• Standard-Messgeräte und Werkstattausrüstung: Geräte, die zur Grundausstattung einer professionellen Werkstatt oder Handwerker gehören – etwa einfache elektrische Prüfgeräte (Multimeter), Maßbänder, Wasserwaagen, Druckmessgeräte etc. – werden in der Regel vom Auftragnehmer mitgebracht und nicht extra berechnet. Sie fallen unter die gleiche Kategorie wie Werkzeuge: notwendige Hilfsmittel, deren Kosten in den allgemeinen Geschäftskosten der Fremdfirma stecken.

• IT-Standardausrüstung: In Bereichen wie IT-Services oder Engineering bringen Dienstleister üblicherweise ihre eigenen Laptops, Software-Tools und Standard-IT-Ausstattung mit. Ein IT-Berater wird z.B. seinen Computer, Standardentwicklungsumgebungen etc. im Tagessatz berücksichtigt haben. Separate Posten hierfür sind unüblich – es sei denn, es müssen speziell vom Auftraggeber geforderte Tools angeschafft werden, was dann wiederum zu Sondervereinbarungen führt. Allgemein gilt: der eigene Laptop des IT-Freelancers ist Teil seines „betrieblichen Overheads“. Dass Freiberufler ihre eigenen Arbeitsmittel einsetzen, ist sogar ein Kriterium zur Abgrenzung einer echten Selbstständigkeit von einer Scheinselbstständigkeit.

Die Angemessenheit dieser Praxis ist hoch: Der Auftraggeber kann erwarten, dass er mit dem vereinbarten Stundenlohn alle üblichen Ausrüstungskosten der Fremdfirma bereits abgilt. Dies vereinfacht die Abrechnung und verhindert, dass der Auftragnehmer selbstverständliche Betriebsmittel zusätzlich fakturiert. Aus Sicht der Fremdfirma wiederum sind diese Kosten Teil der Kalkulation: Sie fließen in die Preisfindung mit ein. Branchenverbände empfehlen, die Kalkulation von Stundenverrechnungssätzen so vorzunehmen, dass alle Gemeinkosten (inkl. Werkzeugverschleiß, PSA-Beschaffung etc.) gedeckt werden. Somit ist die Honorierung des normalen Equipments „über einen Aufwandssatz innerhalb des Stundensatzes“ durchaus gängige und sinnvolle Praxis.

Durch diese Inklusiv-Regelung wird vermieden, dass Auftragnehmer ihre Basisausstattung gesondert berechnen. Der Verwaltungsaufwand sinkt und für den Auftraggeber besteht Kostensicherheit, da der vereinbarte Satz alle gängigen Nebenkosten deckt. Allerdings gibt es Grenzen dieser Pauschalierung – und hier kommt Spezial-Equipment ins Spiel, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Während Standardausrüstung in der Regel im Preis inbegriffen ist, gibt es Situationen, in denen besondere Betriebsmittel zusätzlich vergütet werden sollten. Dies betrifft vor allem Equipment, das nicht zur gewöhnlichen Ausrüstung der Fremdfirma zählt oder erhebliche Kosten verursacht. Es wäre weder fair noch wirtschaftlich sinnvoll, wenn eine Fremdfirma hochspezialisierte oder teure Maschinen permanent in ihren Stundensatz einkalkulieren müsste, obwohl sie nur gelegentlich – und dann projektbezogen – zum Einsatz kommen. Daher werden solche Fälle meist einzeln vereinbart.

• Großgeräte und Baumaschinen: Sollte für eine Aufgabe etwa ein Kran, ein Bagger, eine Hebebühne oder ein ähnliches Großgerät benötigt werden, erfolgt die Vergütung oft separat. Im Baugewerbe werden solche Geräte entweder vom Auftragnehmer als eigener Posten angeboten (z. B. „Autokran inkl. Bediener, Abrechnung pro Stunde/Tag“) oder der Auftraggeber stellt das Gerät bereit und berechnet ggf. Kosten. Viele Bauverträge kennen den Begriff Gerätekosten oder Maschinentarif – diese werden getrennt vom Personalstundenlohn behandelt. Ein Beispiel aus Einkaufsbedingungen: „Erfordern Stundenlohnarbeiten die Benutzung besonderer Werkzeuge und anderer Geräte, so werden diese Kosten nur vergütet, wenn dies vor Arbeitsbeginn schriftlich vereinbart wurde“. Hier wird deutlich, dass z.B. Spezialmaschinen nur gegen separate Vereinbarung erstattet werden. In der Praxis heißt das: braucht die Fremdfirma für eine spezielle Aufgabe ein teures Gerät, muss sie das vorab anzeigen und eine Vereinbarung treffen, etwa in Form eines Nachtrags oder einer Gerätemiete.

• Spezial-Werkzeuge und -Vorrichtungen: Darunter fallen z.B. Sonderwerkzeuge, die nicht jeder Handwerksbetrieb standardmäßig besitzt. Beispiel: ein Presswerkzeug für eine spezielle Rohrdimension, ein hydraulischer Abzieher, ein Schweißmanipulator etc. Wenn der Auftrag ein solches Werkzeug erfordert, wird entweder erwartet, dass die Fremdfirma es mitbringt (falls sie darauf spezialisiert ist), oder man einigt sich auf einen Zuschlag bzw. dass der Auftraggeber es stellt. Oft macht die Fremdfirma ein separates Mietangebot für solche Geräte oder berechnet eine Nutzungsgebühr pro Zeiteinheit.

• Mess-, Prüf- und Kalibriertechnik: In Wartungs- und Qualitätsprüfumgebungen werden manchmal hochpräzise Messgeräte gebraucht (z. B. Ultraschallprüfgeräte zur Materialprüfung, Gasdetektoren für Emissionsmessungen, thermografische Kameras zur Inspektion, Messcomputer für Schwingungsanalysen). Solche Geräte sind teuer in Anschaffung und Unterhalt. Wenn ein Auftrag diese erfordert, ist es üblich, dass die Nutzung gesondert vergütet wird oder dass der Auftraggeber selbst für das Gerät sorgt. Beispielsweise könnten Prüfdienstleister pro Einsatz oder Tagessatz ihres Spezialgeräts abrechnen, zusätzlich zum Personal. Auch hier gilt: Wichtig ist eine vorherige schriftliche Vereinbarung, damit klar ist, wer die Kosten trägt. Andernfalls könnte Streit entstehen, ob die Prüftechnik nicht doch vom vereinbarten Entgelt abgedeckt war.

• Gerüste, Bühnen und temporäre Einrichtungen: In Bau- oder Instandhaltungsprojekten ist oft die Arbeitsplattform selbst eine erhebliche Kostenposition – z.B. Gerüstbau, Arbeitsbühnen, Absturzsicherungen. Häufig wird das Gestellen eines größeren Gerüsts nicht vom ausführenden Gewerk übernommen, sondern separat beauftragt oder extra vergütet. Kleinere Gerüste oder Leitern hingegen sind wieder als „Kleingerät“ im normalen Rahmen anzusehen. Die Abgrenzung richtet sich nach Größe und Aufwand: Ein Rollgerüst, das ein Monteur mitbringt, könnte noch inklusive sein, während ein Fassadengerüst für eine große Baustelle sicherlich als eigenes Gewerk ausgeschrieben wird.

• Transportmittel und Reisekosten: Zwar kein Equipment im engeren Sinne, aber verwandt sind Firmenfahrzeuge (z. B. Montagewagen, Transporter). Üblicherweise kalkuliert die Fremdfirma den normalen Gebrauch ihres Fahrzeugs und die Fahrtkosten zum Einsatzort getrennt – oft werden Fahrtzeiten oder Kilometer gesondert vergütet, oder es gibt Pauschalen für An- und Abfahrt. Diese Kosten sind nicht im reinen Stundensatz für die Arbeit enthalten, sondern extra auszuweisen (z. B. km-Pauschale oder Fahrzeit zu x €/h). Dies fällt unter Nebenkosten, die in vielen Verträgen ausdrücklich genannt sind (Fahrgeld/Fahrzeit wurden z.B. ebenfalls als Kostenposition erwähnt, die allerdings in Gemeinkostenzuschlägen enthalten sein kann, je nach Vereinbarung ). In der Praxis findet man beide Modelle: Entweder ist im Stundenlohn schon eine durchschnittliche Fahrtkostenpauschale drin (z.B. bei regionalen Servicetechnikern), oder es wird klar getrennt abgerechnet.

Die Entscheidung, was separat vergütet wird, orientiert sich an der üblichen Verfügbarkeit und Kostenhöhe des Equipments. Als Faustregel: Alles was spezifisch, selten und teuer ist, sollte nicht stillschweigend vom Auftragnehmer getragen werden, sondern vertraglich geregelt werden. Damit beide Seiten Klarheit haben, empfiehlt es sich, im Vertrag oder bei Beauftragung eine Liste der vom Stundenlohn umfassten Ausrüstung zu definieren und Sondergeräte explizit zu benennen, falls sie gebraucht und zusätzlich bezahlt werden sollen.

In der Praxis deutscher Industrieunternehmen gibt es hierfür Beispiele: Ein Metallbau-Unternehmen schreibt etwa vor, dass besondere Geräte nur gegen vorherige Absprache bezahlt werden. Öffentliche Auftraggeber begrenzen die Inklusiv-Leistungen wertmäßig (siehe das Beispiel mit Kleingeräten bis 3.000 € Neuwert im Stundenlohn). Dadurch wird transparenter, bis wohin die Pauschale geht und ab wann ein separater Vergütungsanspruch entsteht. Sollte eine Fremdfirma ungeplant ein Spezialgerät einsetzen müssen, ist es empfehlenswert, sofort das Gespräch mit dem Auftraggeber zu suchen und eine Nachtragsvereinbarung zu treffen, statt hinterher überraschend Kosten aufzurufen.

Es ist üblich und angemessen, dass normales Equipment über den Stundensatz honoriert wird – dies entspricht branchenüblicher Praxis und wird in vielen Verträgen so gehandhabt. Im Stundensatz enthalten sind typischerweise Handwerkzeuge, Kleingeräte, persönliche Schutzausrüstung und ähnliche zur Grundaustattung zählende Betriebsmittel. Separat vergütet werden sollte hingegen besonderes Equipment, das außerhalb des Üblichen liegt, wie Großmaschinen, spezielle Mess- oder Prüfmittel, oder teure Sonderwerkzeuge, vorausgesetzt dies wird vor Einsatz schriftlich vereinbart. Diese Differenzierung stellt sicher, dass einerseits die Fremdfirma nicht auf außergewöhnlichen Kosten sitzen bleibt, andererseits der Auftraggeber nicht unerwartet mit Zusatzrechnungen konfrontiert wird für Dinge, die er als selbstverständlich erachtet hat. Das nächste Kapitel untersucht, wie stark diese Grundsätze in verschiedenen Branchen variieren.

Die Ausgestaltung der Equipmentvergütung kann sich je nach Art der beauftragten Fremdfirma und Branche unterscheiden. In diesem Kapitel werden exemplarisch drei Bereiche betrachtet – Bau, Industriewartung und IT-Dienstleistungen – um typische Unterschiede und Gemeinsamkeiten herauszuarbeiten (Fragestellung 4).

Im Bauwesen sowie bei Montagedienstleistungen (z. B. Anlagenbau) ist der Umgang mit Equipment am differenziertesten ausgeprägt, da hier der Einsatz von Geräten und Maschinen zentral zum Leistungsumfang gehört. Wie bereits erwähnt, regeln die VOB und branchenspezifische ATV (Allgemeine Technische Vertragsbedingungen) relativ klar, dass Baustelleneinrichtung und Standardgeräte Sache des Auftragnehmers sind. Bauunternehmen kalkulieren ihre Angebote mit Baustellengemeinkosten, worin Werkzeuge, Baukleingeräte, Baucontainer, einfache Hebezeuge etc. abgedeckt sind. Nebenleistungen wie das Vorhalten von Kleingeräten und Werkzeugen sind im Einheitspreis oder Pauschalpreis inbegriffen.

• In Ausschreibungen gibt es Positionen für den Einsatz von Baukränen (meist als Tages- oder Monatspauschale), für Erdbaumaschinen (Bagger inkl. Fahrer pro Betriebsstunde) oder für Gerüststellung (qm-Gerüst pauschal). Diese werden entweder vom Bauunternehmer mit eingepreist oder als eigene Position kalkuliert. Üblich ist auch die Verwendung von Gerätestundensätzen nach offiziellen Tabellen, z. B. aus Gerätekosten-Anhaltswerten der Bauverbände, um die Miete oder Abschreibung eines Großgeräts anzusetzen. So kann der Auftraggeber kontrollieren, ob die berechneten Gerätekosten angemessen sind.

• Der Grenzbereich: Mittelgroße Geräte wie Betonmischer, Rüttelplatten, Generatoren etc. werden je nach Vertrag mal als inklusive angesehen, mal als besonderer Aufwand. Hier kommt es auf die Vertragsgestaltung an: Ist es ein Pauschalvertrag, wird der Unternehmer alles einrechnen. Bei Einheitspreisen mit Leistungspositionen kann z.B. eine Position "Baustellengemeinkosten" vorkommen, die pauschal alle Geräte bis x enthält, und darüber hinausgehende Dinge werden extra bezahlt.

• Bau-PSA und Sicherheit: Auf Baustellen ist PSA absolut Pflicht, aber es ist selbstverständlich, dass jede Firma ihre Leute ausrüstet. Kein Bauherr würde z.B. Helme für alle Fremdfirmenmitarbeiter stellen – außer in Notfällen. Die Regelungen wie bei Hamburger Containerboard oder Heckler & Koch, wonach der Auftragnehmer PSA stellt und bei gestellter PSA Kosten zu tragen hat, gelten hier gleichermaßen. Gerade im Bau wird streng kontrolliert, dass Fremdfirmen die Arbeitsschutzvorschriften einhalten, inkl. eigener Ausrüstung.

• Arbeitsgemeinschaften und Gerätebereitstellung: In großen Bauprojekten kann es auch vorkommen, dass ein Auftraggeber gewisse Geräte zentral bereitstellt (z.B. ein Baukran für alle Gewerke am Hochhaus). In solchen Fällen wird oft vertraglich geregelt, wie die Kosten umgelegt werden – manchmal stellt der Auftraggeber es kostenlos (da er es selbst mietet), manchmal werden den Firmen Anteile berechnet. Dies ist eher projektspezifisch.

Es zeichnet sich das Baugewerbe durch klare Vorstellungen aus: Standard-Handwerkzeug und kleinere Geräte sind im Preis drin, Großgeräte werden als separate Kostengröße behandelt. Die Verantwortung für Ausrüstung liegt beim Auftragnehmer, was auch bedeutet, dass er für deren Sicherheit, Wartung und Eignung haftet. Sollte eine Fremdfirma dennoch Geräte des Bauherrn nutzen (z.B. einen Werksstapler auf einem Industriegelände), sind Haftungsfragen separat zu klären – in der Regel muss die Fremdfirma für Schäden aufkommen und die Bediener qualifizieren.

Im Industriesektor – etwa in Chemiewerken, Kraftwerken, Fabriken – sind Fremdfirmen für Wartung, Reparatur, Montage sehr verbreitet. Das sogenannte Fremdfirmenmanagement in diesem Kontext legt großen Wert auf Sicherheit und Effizienz, aber auch auf klare Kostenzuordnung.

• Übliches Werkzeug & PSA: Muss die Wartungsfirma mitbringen. Die Werkvertragslogik ist identisch: kein Betreiber einer Anlage wird dem Dienstleister seine Schraubenschlüssel bezahlen oder dessen Sicherheitskleidung kaufen – das ist im Stundensatz inkludiert. Interne Fremdfirmenrichtlinien fordern meist explizit, dass Auftragnehmer mit vollständiger Ausrüstung antreten. So verlangt etwa ein Industriepark-Betreiber: „Die vom Auftragnehmer in den Industriepark […] eingeführten Geräte, Werkzeuge und Maschinen sind als sein Eigentum zu kennzeichnen.“. Das impliziert, dass die Fremdfirma ihre Ausrüstung selbst stellen und mitbringen muss.

• Betriebsmittel des Auftraggebers: Mitunter stellt der Betreiber Infrastruktur wie Hebezeuge, Anschlagmittel, Energieanschlüsse zur Verfügung – meist kostenlos, da Teil der Nutzung des Standorts. Wenn jedoch der Auftragnehmer Geräte des Auftraggebers nutzt, kann es Vereinbarungen geben (z.B. darf er einen werksinternen Kran benutzen, muss dafür aber einen internen Kranbediener buchen). Diese Fälle sind eher organisatorischer Natur; kostenmäßig selten in Rechnung gestellt, eher in Form von „Beistellungen“ geregelt.

• Spezialgeräte in der Instandhaltung: Hier tritt häufig Mess- und Prüftechnik in den Vordergrund. Viele Anlagen erfordern periodische Prüfungen, für die es zertifiziertes Equipment braucht (z.B. Druckprüfgeräte für Kessel, Gaswarngeräte, Endoskope für Turbineninspektionen). Entweder die Wartungsfirma ist darauf spezialisiert und hat solche Geräte (dann wird sie deren Kosten in ihren allgemeinen Preisen berücksichtigt haben), oder sie muss sie für den Auftrag anmieten/beschaffen, was dann typischerweise als Auslagenersatz abgerechnet wird. Best Practice ist, dass der Instandhaltungsauftrag bereits angibt, welche speziellen Prüfmittel erforderlich sind und wie diese abgerechnet werden. Z.B. „Dichtheitsprüfung: Prüfgas und Messgerät stellt AN, Kosten nach Aufwand gemäß Angebot…“.

• Abgrenzung Material vs. Equipment: In Instandhaltungsverträgen wird streng zwischen Ersatzteilen/Material und Geräteeinsatz getrennt. Ersatzteile werden fast immer extra berechnet oder vom Auftraggeber beigestellt. Geräte hingegen wie Schweißgeräte, Prüfcomputer etc. – da gilt wieder: Standard (Schweißgerät hat jeder Schlosser dabei) vs. besonders (Orbitalschweißgerät für spezielle Arbeiten könnte extra berechnet werden).

• Branchenrichtlinien: Branchen wie die Chemie (Verband VCI) haben Leitfäden für Fremdfirmenmanagement, die allerdings mehr auf Sicherheit und Ablauf abstellen. Kostenthemen werden dort weniger standardisiert behandelt, weil es individuell verhandelt wird. Aber es gibt in der Praxis oft Rahmenverträge mit Stundensätzen für verschiedene Qualifikationen und Zuschlagssätzen für z.B. Schichtarbeit, sowie Vereinbarungen zu Auslöse, Fahrtkosten und Gerätekosten. Das Beispiel der HBK-Metall Einkaufsbedingungen, das wir zitiert haben, stammt aus einem Industrieunternehmen und zeigt die branchenübliche Haltung: Übliches Werkzeug inklusiv; besonderes nur gegen vorherige schriftliche Vereinbarung.

• IT-Tools in der Wartung: Zunehmend nutzen Wartungsfirmen auch Software, z.B. Diagnosetools, mobile Endgeräte mit Wartungs-App etc. Normalerweise beschaffen sie diese selbst und es fließt in ihre Kosten ein. Sollte allerdings der Auftraggeber auf den Einsatz einer speziellen Software bestehen, könnte er Lizenzen bereitstellen oder die Kosten tragen. Hier verschwimmen die Grenzen zwischen Sachkosten und organisatorischer Maßnahme.

In Summe unterscheidet sich der Wartungsbereich nicht fundamental vom Bau: Es gilt die Devise, dass die Fremdfirma ihre Arbeit autonom und mit eigener Ausrüstung durchführt. Zusätzliche Kostenpunkte müssen vorher offen gelegt werden. Für den Auftraggeber ist Transparenz wichtig: Einige Betreiber führen Checklisten oder Freigabeprozesse für Zusatzkosten ein – z.B. muss der Einsatz eines externen Mietgeräts vorab vom Betriebsleiter genehmigt werden, um hinterher die Rechnung bezahlen zu können. Damit wird Wildwuchs vermieden und der Auftragnehmer angehalten, vorausschauend besondere Aufwendungen zu benennen.

Im Bereich IT-Dienstleistung und allgemein wissensintensiver Dienstleistungen (Beratung, Engineering, Softwareentwicklung) ist die Rolle von physischem Equipment geringer, dennoch vorhanden.

• Eigenes Arbeitsgerät: Ein IT-Dienstleister wird in aller Regel mit eigenem Laptop, ggf. eigenem Handy etc. arbeiten. Diese Kosten sind vollständig in seinem Tagessatz berücksichtigt. Es wäre höchst unüblich, dem Kunden etwa den Laptop stundweise zu berechnen – das gehört zu seiner professionellen Ausstattung.

• Softwarelizenzen: Falls der Dienstleister Standardsoftware (z. B. MS Office, Entwicklungsumgebungen, Design-Tools) braucht, besitzt er meist eigene Lizenzen. Diese Kosten kalkuliert er ein. Sollte jedoch ein Projekt spezielle Software erfordern, die der Dienstleister nicht hat – z.B. ein teures Simulationstool – dann stellt oft der Auftraggeber eine temporäre Lizenz bereit oder es wird vereinbart, dass die Lizenzkosten übernommen werden. Manchmal werden solche Tools vom Kunden gestellt, damit auch datentechnisch alles im Haus bleibt. Steuerlich gesehen wäre eine vom Kunden gestellte Software eine Beistellung, keine Vergütung an den Dienstleister.

• Hardware und Testsysteme: In IT-Projekten kann es sein, dass Hardware zum Testen gebraucht wird (z. B. ein Server, spezifische Netzwerkkomponenten). Häufig stellt der Kunde die Zielumgebung bereit. Wenn nicht, und der Dienstleister muss Equipment anmieten (z. B. Testgeräte), würde er das sicherlich separat ausweisen.

• Reisekosten: Bei Beratungsleistungen fallen eher Reisekosten ins Gewicht als Werkzeuge. Diese werden in der Regel nach tatsächlichem Aufwand erstattet (Tickets, Hotel, Kilometer). Sie sind nicht im Tagessatz enthalten, es sei denn, es wurde explizit eine all-inclusive Pauschale vereinbart. Reisekosten sind ein klassischer separater Posten, analog zu Gerätkosten in handwerklichen Gewerken.

• Sicherheitsvorgaben: Interessant ist, dass in Feldern wie IT Sicherheit/Compliance eine Rolle spielt: Manche Auftraggeber gestatten z.B. keine fremde Hardware im eigenen Netzwerk. In solchen Fällen könnte der Kunde verlangen, dass der Dienstleister auf vom Kunden gestellten Rechnern arbeitet. Dann entfallen aber jegliche Berechnungen zum Equipment, da es Kundengeräte sind. Das ist eher die Ausnahme, aber zeigt: In IT-Projekten kann die Ausrüstungshoheit auch mal beim Auftraggeber liegen, aus Sicherheitsgründen.

In IT-Dienstverträgen finden sich selten Klauseln über Werkzeug oder PSA – diese Begriffe spielen dort keine Rolle, weil körperliche Ausrüstung minimal ist. Stattdessen konzentriert man sich auf Leistungserbringung und eventuell Ausstattungsmerkmale (z.B. Zugang zu Systemen). Von der Grundaussage bleibt es aber gleich: Normale Arbeitsmittel (Computer, Standardsoftware) sind inbegriffen; besondere Anschaffungen (spezielle Software, Cloud-Umgebung, Hardware) müssen separat geregelt werden. Teilweise wird vertraglich fixiert, dass der Auftraggeber die nötige Infrastruktur zur Verfügung stellt, sodass der Dienstleister keine eigene Hardware mit Firmendaten einsetzen muss.

• In handwerklich geprägten Branchen (Bau, Instandhaltung) ist der Grenzfall schweres Gerät zentral: Hier sind Absprachen nötig, was im Angebot inklusive ist.

• In wissensbasierten Branchen (IT) dominieren weniger Maschinenkosten, dafür andere Nebenkosten (Reisen, Lizenzen).

• PSA/Arbeitsschutz ist in Bau und Industrie ein großes Thema – jedoch immer in dem Sinne, dass jede Firma für die eigene Ausrüstung verantwortlich ist. In IT spielt PSA keine Rolle.

• Vertragsstandardisierung: Im Bau existieren mit VOB klare Standards, die als Richtschnur dienen (Nebenleistungen, besondere Leistungen). In anderen Branchen sind es meist individuelle Vertragsbedingungen oder Branchenempfehlungen. Viele Industrieunternehmen übernehmen jedoch Elemente der VOB-Logik in ihre Einkaufsbedingungen, auch für Montage und Wartung.

Ein wichtiger Unterschied ist auch die Vergütungsform: Während in Bau und teils Instandhaltung öfter Werkverträge mit Einheitspreisen geschlossen werden (wo das Equipment implizit im Preis je Einheit enthalten ist), sind in IT und Beratung Dienstverträge nach Tagessatz üblich, wo die Kalkulation offener ist. Trotzdem, auch beim Tagessatz wird erwartet, dass der Dienstleister seine Betriebsmittel aus diesem finanziert.

Für die korrekte Honorierung von Fremdfirma-Equipment sind nicht nur betriebliche Üblichkeiten relevant, sondern auch verschiedene Rahmenbedingungen des deutschen Rechts, steuerliche Aspekte sowie Fragen der Versicherung.

Rechtlich bewegen wir uns im Feld des Werkvertrags- und Dienstvertragsrechts (Bürgerliches Gesetzbuch, BGB) sowie speziellen Regelwerken wie der VOB (für Bauverträge).

• Pflicht zur Bereitstellung von Arbeitsmitteln: Im BGB selbst steht nicht ausdrücklich, wer Werkzeuge stellt. Es wird jedoch aus dem Wesen des Werkvertrags abgeleitet, dass der Werkunternehmer die zur Herstellung des Werkes nötigen Mittel grundsätzlich selbst auf eigene Kosten beschafft, sofern nichts Abweichendes vereinbart ist. Dies gilt als Teil seiner Leistungspflicht und seines Unternehmerrisikos. Im Umkehrschluss: Wenn der Auftraggeber bestimmte Geräte bereitstellen soll, muss dies explizit vereinbart werden. VOB/B §4 macht dies für den Baubereich deutlich, indem beispielsweise geregelt ist, dass der Auftragnehmer seine Arbeitskräfte, Geräte usw. selbst zu stellen hat (wobei der AG bestimmte Angaben, wie Höhenfestpunkte oder Stromanschlüsse, rechtzeitig bereitstellen muss – aber die Ausführungsmittel liegen beim AN).

• Nebenleistungen und übliche Vergütung: §632 BGB besagt, dass, wenn keine Vergütungsabrede getroffen ist, die übliche Vergütung als vereinbart gilt. Was „üblich“ ist, bestimmt sich nach dem, was zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses in der Branche üblich war. Daraus folgt: Hätte man Equipmentvergütung gar nicht besprochen, würde ein Gericht im Streitfall schauen, ob es üblich war, dass z.B. ein Gerüst extra bezahlt wird oder nicht. Hier helfen Branchenstandards (wie VOB/C) als Auslegungshilfe. Diese ungeschriebene Norm kann man dadurch entschärfen, dass man in den Vertrag klar schreibt, was im Preis enthalten ist und was nicht. Viele AGB und Verträge enthalten daher Klauseln analog zu dem in Kapitel 3 zitierten Beispiel, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Werkzeuge als Aufwendungsersatz? Es gibt arbeitsrechtlich den Begriff Werkzeuggeld, aber der bezieht sich auf Arbeitnehmer (Arbeitgeber kann Arbeitnehmer für eigene Werkzeuge entschädigen, ohne dass es Lohn ist). Im Verhältnis Unternehmen–Fremdfirma greift das nicht, da die Fremdfirma kein Arbeitnehmer ist. Hier gelten vielmehr die Vertragsfreiheit und die Vorschriften des Werkvertrags. Theoretisch könnte eine Fremdfirma auf Grundlage von §670 BGB (Aufwendungsersatz) verlangen, dass besondere Kosten ersetzt werden, wenn diese Kosten zur Ausführung des Auftrags notwendig waren und nicht anderweitig abgegolten sind. Allerdings versuchen Auftraggeber, durch klare Vereinbarung solcher Dinge zuvor zu regeln, ob z.B. ein teures Werkzeug als Aufwendung ersetzt wird oder ob es im Werklohn enthalten sein soll.

• Arbeitsschutzrecht und Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Eine wichtige rechtliche Komponente ist, dass Arbeitsmittel sicher sein müssen und Benutzungspflichten geregelt sind. Wenn eine Fremdfirma ihr eigenes Equipment mitbringt, muss sie sicherstellen, dass es den Sicherheitsvorschriften entspricht (geprüft, gewartet etc.). Der Auftraggeber hat ein Interesse daran, dass fremde Geräte seinen Betrieb nicht gefährden. Daher fordern viele Unternehmen Nachweise über Prüfungen (z.B. TÜV-Prüfungen von Hebezeugen, DGUV V3 Prüfprotokolle für Elektrogeräte). Rechtlich ist in §5 BetrSichV die Koordination bei gemeinsamer Nutzung von Arbeitsmitteln vorgesehen: Arbeiten Auftraggeber und -nehmer mit denselben Geräten, müssen sie sich abstimmen, wer verantwortlich ist und dass Unterweisungen erfolgen. Praktisch bedeutet das: Wenn der Auftraggeber dem Auftragnehmer ein Gerät stellt, muss er es sicher bereitstellen und der AN die Leute einweisen, oder umgekehrt. Diese Abstimmung ist Pflicht, aber betrifft eher Sicherheit als Vergütung. Jedoch kann aus Haftungsgründen ein Auftraggeber sich scheuen, seine Geräte Fremdleuten zu geben – was wieder erklärt, warum oft die Fremdfirma eigenes Equipment einsetzen soll.

• Vertragsart und Scheinselbstständigkeit: Wie angesprochen, achten Sozialversicherer und Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) darauf, dass Werkverträge nicht verdeckte Arbeitnehmerüberlassungen sind. Ein Indiz für eine selbständige Leistungserbringung ist, dass der Auftragnehmer mit eigenen Betriebsmitteln arbeitet. Umgekehrt: würde der Auftraggeber alles bereitstellen – Material, Werkzeug, Arbeitsplatz – und der „Dienstleister“ nur wie ein Arbeitnehmer damit arbeiten, kann das als Eingliederung gewertet werden. Daher ist es auch aus rechtlicher Sicht (Statusfeststellung) sinnvoll, dass Fremdfirmen ihr wesentliches Equipment selbst beistellen. Die Vergütungsgestaltung (inklusive oder separat) spielt hierfür keine direkte Rolle, aber die tatsächliche Handhabung vor Ort schon. Verträge sollten klarstellen, dass der Auftragnehmer in eigener Verantwortung und mit eigenem Gerät agiert, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Öffentliches Preisrecht: Bei öffentlichen Aufträgen in Deutschland gibt es die Vorgabe der Eindeutigkeit der Leistungsbeschreibung und Klarheit der Preise (Vergaberecht). Unkalkulierbare Eventualpositionen sollen vermieden werden. Daher definieren öffentliche Auftraggeber gern genau, was in Einheitspreisen drin ist (siehe Beispiel mit 3.000 € Grenze für Kleingeräte). Rechtlich unzulässig wäre es, im Nachhinein Aufpreise zu fordern, wenn dies nicht vereinbart war – das würde dem Grundsatz der Bindung an das Angebot widersprechen. Deshalb: Alle Extraposten müssen entweder im Vertrag vorgesehen sein (als Eventualposition oder Regie) oder sauber nachtragsfähig sein nach den Regeln (z.B. §2 VOB/B für geänderten/zusätzlichen Leistungsumfang). Das unterstreicht abermals die Bedeutung vorheriger Vereinbarung.

Aus steuerlicher Sicht sind zwei Perspektiven zu betrachten: die der Fremdfirma (Auftragnehmer) und die des Auftraggebers, sowie indirekt umsatzsteuerliche Fragen.

• Umsatzsteuer: Grundsätzlich unterliegen Dienstleistungen und Werkleistungen der Umsatzsteuer (regulär 19%). Ob Equipmentkosten im Stundensatz enthalten sind oder separat ausgewiesen werden, ändert nichts am Steuersatz. Separat berechnetes Equipment (z.B. „Miete für Gerät X“) im Rahmen des Auftrags ist keine echte Vermietung an den Auftraggeber, sondern Teil der Werkleistung, und wird ebenfalls mit 19% USt berechnet. Es handelt sich um eine Nebenleistung zur Hauptleistung aus umsatzsteuerlicher Sicht, die das Schicksal der Hauptleistung teilt (falls z.B. die Hauptleistung steuerfrei wäre, wäre auch die Nebenleistung steuerfrei – in unserem Kontext sind aber die meisten Leistungen steuerpflichtig). Wichtig ist, dass der Auftragnehmer auf seiner Rechnung auch für solche Nebenkosten Umsatzsteuer ausweist, damit der Auftraggeber den Vorsteuerabzug hat. Aus Sicht des Auftraggebers macht es finanziell keinen Unterschied, ob die Kosten im Stundenlohn versteckt oder offen ausgewiesen werden – in beiden Fällen zahlt er mit MwSt und kann diese ziehen, sofern er vorsteuerabzugsberechtigt ist.

• Ertragssteuerliche Behandlung beim Auftragnehmer: Anschaffung von Equipment (Werkzeuge, Maschinen) bei der Fremdfirma sind dort Betriebsausgaben bzw. Investitionen. Kleine Anschaffungen (sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter, GWG) bis 800 € können sofort abgeschrieben werden, größere müssen aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Diese Kosten fließen in die Kalkulation der Preise ein. Wenn der Auftragnehmer separate Equipment-Vergütungen bekommt (z.B. er berechnet dem Kunden eine Nutzungspauschale), sind das normale Betriebseinnahmen. Etwaige Abschreibungen bleiben trotzdem bei ihm. Steuerlich ist also dem Auftragnehmer freigestellt, wie er es kalkuliert – entscheidend ist nur, dass Einnahmen und Ausgaben korrekt verbucht werden.

• Betriebsprüfungssichere Abrechnung: Es ist empfehlenswert, dass auf Rechnungen klar erkennbar ist, welche Positionen abgerechnet werden. Z.B. Stundenleistung und Gerätekosten getrennt, wenn so vereinbart. Dies dient der Transparenz. Der Auftraggeber kann so auch intern die Kosten richtig zuordnen (z.B. Lohnkosten vs. Sachkosten) und bei Förderprojekten oder weiterverrechneten Kosten ggf. differenzieren. Steuerlich problematisch wäre es nur, wenn Equipment separat in Rechnung gestellt wird, aber in Wahrheit dem Auftraggeber gehörte – dann wäre es keine echte Leistung. Solche Konstellationen kommen aber kaum vor; meistens gehört das Equipment ja der Fremdfirma oder einer Mietfirma, die es der Fremdfirma bereitstellt.

• Umsatzsteuerliche Organschaft oder Betriebstätte? Ein exotischer Punkt: Wenn ein Auftragnehmer sehr lange mit eigenem Gerät auf dem Gelände eines Auftraggebers tätig ist, könnte sich Frage einer festen Einrichtung stellen (für Auslandseinsätze relevant, hier eher nicht, da national). Oder bei Gestellung von Personal/Equipment könnte Umsatzsteuer als Reverse Charge greifen (z.B. Bauleistungen unterliegen §13b UStG – aber das betrifft die gesamte Bauleistung, nicht einzelne Equipments). In der Regel gilt: Standard-Fremdfirmenleistungen sind normal zu versteuern, es sei denn, man hat es mit einer Arbeitnehmerüberlassung (dann USt-frei, aber hier nicht unser Fokus) zu tun.

• Auftraggeberseite steuerlich: Für den Auftraggeber sind die gezahlten Entgelte Betriebsausgaben. Ob sie aufgeteilt sind in Lohn und Gerät, ist für die Absetzbarkeit egal. Allerdings könnten interne steuerliche Gründe existieren, z.B. bei der GewSt-Kürzung (die gewerbesteuerliche Hinzurechnung von Mieten/Pachten kann eventuell greifen, aber hier zahlt der Auftraggeber keine Miete, sondern eine Dienstleistung – selbst wenn darin Gerätekosten stecken, ist es keine Mietzahlung im rechtlichen Sinne, sondern Teil des Werklohns. Also dürfte keine Hinzurechnung erfolgen, solange kein separater Mietvertrag vorliegt).

Zusammenfassend sind steuerlich keine großen Stolpersteine erkennbar, solange die Abrechnung sauber erfolgt. Wichtig ist: Equipmentkosten offen oder verdeckt – das beeinflusst primär die Kalkulation und Transparenz, aber nicht die grundsätzliche steuerliche Belastung. Beide Parteien sollten jedoch dokumentieren, was vereinbart war, um im Streitfall oder bei Prüfung nachweisen zu können, dass man z.B. eine bestimmte Pauschale auch für Equipment genommen hat (Vermeidung von Scheinselbstständigkeitsvorwürfen oder einfach Klarheit für die Prüfer, warum man irgendwas gesondert berechnet hat).

Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer müssen sicherstellen, dass der Einsatz von Fremdfirma-Equipment versicherungstechnisch abgedeckt ist.

• Betriebshaftpflicht der Fremdfirma: Jede Fremdfirma (Werkunternehmer) sollte eine Haftpflichtversicherung besitzen, die Personen- und Sachschäden abdeckt, die durch ihre Tätigkeit entstehen. Viele Auftraggeber verlangen einen Nachweis dieser Versicherung vor Arbeitsbeginn. Dies umfasst auch Schäden, die durch das mitgebrachte Equipment verursacht werden. Beispiel: Ein vom Auftragnehmer eingesetztes Gerät geht in Flammen auf und beschädigt die Anlage des Auftraggebers – hier haftet die Fremdfirma, und ihre Haftpflicht sollte greifen. In Standard-Fremdfirmenverträgen ist oft eine Klausel enthalten wie „Der Auftragnehmer hat eine Haftpflichtversicherung mit Deckungssumme X zu unterhalten…“. Diese Pflicht schützt beide Seiten – der Auftraggeber muss sich nicht um jedes Risiko kümmern, und der Auftragnehmer ist vor ruinösen Schäden geschützt.

• Geräteversicherung (Sachversicherung) des Auftragnehmers: Für teure eigene Maschinen (Kran, Bagger, Messgerät) hat der Fremdunternehmer in der Regel eigene Versicherungen (Maschinenbruchversicherung, Elektronikversicherung etc.), die das Eigentum des Auftragnehmers absichern. Wenn z.B. ein Messgerät auf der Baustelle herunterfällt und kaputt geht, ist das normalerweise das Problem der Fremdfirma – sie muss Ersatz beschaffen, kann aber eventuell über ihre Versicherung den Schaden decken. Von Seiten des Auftraggebers besteht hier keine direkte Beteiligung, außer er hat den Schaden verursacht. Anders liegt der Fall, wenn Equipment gemietet wurde: Dann sind oft separate Vereinbarungen mit dem Vermieter nötig (z.B. muss der Mieter für Versicherung sorgen, oder es ist im Mietpreis enthalten). Das kann indirekt den Auftraggeber betreffen, falls die Fremdfirma ein Gerät anmietet, um die Arbeit beim Auftraggeber durchzuführen – diese Kosten und Pflichten liegen aber primär beim Auftragnehmer.

• Versicherung bei gestelltem Equipment: Wenn der Auftraggeber ausnahmsweise eigenes Equipment dem Auftragnehmer überlässt (z.B. einen firmeneigenen Gabelstapler), stellt sich Frage: Wer versichert Schäden? Üblich ist eine Konstellation, dass der Auftraggeber zwar sein Gerät versichert hat, aber wenn der Fremdfirmen-Mitarbeiter es bedient und einen Unfall baut, er bzw. sein Arbeitgeber haften. Manchmal werden in solchen Fällen schriftliche Überlassungsvereinbarungen getroffen, und die Fremdfirma verpflichtet sich, das Gerät pfleglich zu behandeln und haftet für Beschädigungen. Aus Sicht des Auftragnehmers wäre zu prüfen, ob seine Haftpflicht auch geliehene Arbeitsmittel Dritter abdeckt (viele Policen tun das).

• Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft): Die Mitarbeiter der Fremdfirma sind bei deren BG versichert, nicht bei der BG des Auftraggebers. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter sich mit seinem eigenen Werkzeug verletzt, greift seine BG. Sollten allerdings Mängel am Equipment des Auftraggebers zu einem Unfall des Fremdfirmenmitarbeiters führen, könnte der Auftraggeber in Regress genommen werden. Daher sind Betriebe sehr vorsichtig, fremde Mitarbeiter mit eigenen Maschinen arbeiten zu lassen. Umgekehrt muss die Fremdfirma ihre Geräte gem. UVV in Schuss halten. BG-Vorschriften (z.B. DGUV Regel 100-500 ff.) fordern solche Absprachen und dass Geräte nur von Befähigten benutzt werden. Versicherungstechnisch wichtig: Jeder bleibt in seinem System – Fremdfirma haftet und versichert eigenes Personal und Gerät, der Auftraggeber seines.

• Produkthaftung/Gewährleistung: Sollte das von der Fremdfirma eingesetzte Gerät Teil der Leistung sein (z.B. sie liefert eine Maschine), greifen Gewährleistungsregeln. Das geht aber über unseren Fall (Einsatz von Equipment) hinaus, betrifft eher Lieferungen.

• Steuerliche Versicherungsthemen: Hierunter fällt, dass Versicherungsprämien bei der Fremdfirma Betriebsaufwand sind, aber das ist trivial. Vielleicht relevant: Falls der Auftraggeber der Fremdfirma Equipment zur Nutzung vermietet, wäre er Versicherungsgeber? Aber solche Konstellationen sind selten – üblicher ist, wenn, dann eine kostenlose Gestellung.

Es muss ein Unternehmen, das Fremdfirmen einsetzt, auf ein paar Dinge achten: Es sollte in den Verträgen Haftungs- und Versicherungsfragen regeln, z.B. „Die Fremdfirma haftet für von ihr oder ihrem Equipment verursachte Schäden; eine entsprechende Versicherung ist nachzuweisen.“. Aus der Sicht der Fremdfirma ist wichtig, dass im Schadenfall klar ist, wer zahlt. Z.B. Schäden durch nicht abgesprochene Geräte könnten vom Auftraggeber zurückgewiesen werden („war nicht vereinbart, ihr hättet das nicht einsetzen dürfen“). Daher ist es auch in ihrem Interesse, Einsatz von riskantem oder teurem Gerät abzustimmen.

In Deutschland geben Gesetze und Regeln gewisse Leitplanken vor: Der Werkunternehmer stellt im Normalfall eigene Arbeitsmittel, was sich mit dem zuvor beschriebenen üblichen Vorgehen deckt. Steuerlich gibt es keine Hindernisse, solange transparent abgerechnet wird. Versicherungstechnisch ist Haftungsabsicherung zentral – die Fremdfirma muss für ihr Equipment und dessen Folgen einstehen, der Auftraggeber verlangt Nachweise. Werden diese Punkte beachtet, lassen sich Equipmentkosten so regeln, dass beide Seiten rechtlich sicher agieren.

Diese Best Practices sollen sowohl dem Auftraggeber (AG) als auch dem Auftragnehmer (AN, Fremdfirma) als Leitfaden dienen, um Konflikte zu vermeiden und eine gerechte Aufteilung der Kosten zu gewährleisten.

Ein schriftlicher Vertrag oder eine Leistungsbeschreibung sollte ausdrücklich festhalten, welche Ausrüstungsgegenstände im vereinbarten Preis enthalten sind. Viele Firmen nutzen Formulierungen wie: „Stundensatz versteht sich einschließlich aller Nebenkosten wie Handwerkszeug, Kleinmaterial, PSA, Fahrtkosten bis XX km etc.“. Ein Beispiel aus einer Leistungsbeschreibung lautet: „Der Stundensatz versteht sich einschließlich Handwerkszeug und Kleingerät bis zu einem Neuwert von 3.000,- Euro.“. Dies schafft Transparenz. Ebenso sollten evtl. Zuschläge oder Ausnahmefälle genannt werden: „Ab XYZ wird separat vergütet (siehe Preisliste/Nachweis erforderlich)“. Diese Klarheit verhindert Diskussionen im Nachgang.

Es hat sich bewährt, in Angeboten/Verträgen eine Tabelle oder Liste zu führen (ähnlich Tabelle 1 und 2 dieser Arbeit), in der Equipmentkategorien und deren Behandlung aufgelistet sind.

• Kategorie A – Grundausstattung: im Stundenlohn enthalten (Werkzeug bis Wert X, PSA, Standardgeräte).

• Kategorie B – Besonderes Equipment: Vergütung nach Aufwand, nur nach vorheriger Freigabe.

• Kategorie C – vom Auftraggeber gestellt: (falls zutreffend, z.B. Energieversorgung, stationäre Krane etc.).

Diese Auflistung kann Teil der Vertragsanlage sein. Damit haben beide Parteien einen gemeinsamen Erwartungsrahmen. Gerade größere Unternehmen handhaben dies über Standard-Einkaufsbedingungen oder Anlagen zu Rahmenverträgen, die der Fremdfirma vorliegen (z.B. wir hatten Zitate von HBK und ähnlichen Bedingungen, welche genau solche Kategorien definieren).

Wird im Projektverlauf klar, dass ein nicht eingeplantes Spezialgerät notwendig wird, sollte der Auftragnehmer vor Einsatz die Zustimmung des Auftraggebers einholen. Viele Unternehmen implementieren hierfür einfache Prozesse: z.B. ein Formular „Anmeldung von Zusatzkosten“, wo der Fremdfirmenkoordinator auf Kundenseite unterschreibt. So im Sinne der zitierten Klausel: „…Kosten werden nur vergütet, wenn dies vor Arbeitsbeginn schriftlich vereinbart wurde“. Diese Praxis fördert Fairness – die Fremdfirma hat Sicherheit, dass sie bezahlt wird, und der Auftraggeber kann die Notwendigkeit prüfen und budgetieren. Schwarze-Peter-Spiele hinterher („Wir mussten das einsetzen – zahlen Sie mal!“ – „War nicht vereinbart!“) werden so vermieden.

Wenn Equipment separat vergütet wird, sollte die Rechnung transparent sein: z.B. Anzahl der Geräteeinsatzstunden, Mietbelege oder interne Verrechnungssätze offenlegen. Einige Auftraggeber akzeptieren nur bestimmte Maximalsätze oder verlangen die Vorlage von Mietrechnungen (wenn AN das Gerät gemietet hat). Eine bewährte Methode ist, sich an marktgängigen Miettarifen zu orientieren oder diese im Vertrag festzuschreiben, damit die Fremdfirma nicht überhöhte Gerätekosten ansetzt. Transparenz schafft Vertrauen – der Auftraggeber sieht, er bezahlt faire Preise, und die Fremdfirma kann nachweisen, dass sie keinen Gewinnzuschlag jenseits des Vereinbarten versteckt.

Auch außerhalb des Bauwesens kann es sinnvoll sein, analog zu VOB/C Nebenleistungen zu definieren. Unternehmen können in ihren Fremdfirmenrichtlinien festlegen: „Als inkludiert gelten u.a. die Bereitstellung von Werkzeugen, kleinen Geräten…“ (siehe VOB/C 4.1.8). Das schafft branchenübergreifend eine einheitliche Linie. Ebenso können sie Regeln aus VOB/B übernehmen, z.B. dass Gerätegemeinschaften separat abgerechnet werden oder unvorhergesehene Leistungen nach Aufwand bezahlt werden. Dies muss natürlich in den jeweiligen Vertragstext einfließen, da VOB per se nur gilt, wenn vereinbart. Einige Firmen, gerade in der Industrie, erwähnen qualitativ in ihren Bedingungen genau das (unsere Zitate zeigten etwa Parallelen zur VOB-Logik in HBK-Bedingungen).

Eine faire Vergütung heißt auch, dass die Fremdfirma nicht für dasselbe zweimal kassiert – aber auch nicht auf Kosten sitzen bleibt. Daher: Wenn Equipment im Stundenlohn enthalten ist, darf es nicht zusätzlich aufgeschlagen werden. Umgekehrt, wenn ein Gerät separat bezahlt wird (z.B. Kran), dann sollte dessen Einsatz nicht auch noch unnötig Stunden verursachen. Hier kommt es auf vertrauensvolle Zusammenarbeit an. Manche Auftraggeber schauen kritisch, ob ein teures Gerät wirklich gebraucht wurde und wie lange. Daher gilt: effizienter Einsatz. Best Practice ist, dass Fremdfirmen bei der Planung mitteilen: „Wir benötigen Gerät X für ca. 2 Tage“ – und danach richtet sich der Plan, um es nicht länger zu mieten als nötig. Solche Absprachen minimieren Kosten und zeigen dem Auftraggeber, dass der Dienstleister kostenbewusst handelt.

Zur Fairness gehört auch, dass beide Parteien wissen, wer ein Risiko trägt. Verträge sollten klar regeln, dass die Fremdfirma Verantwortung für ihr Equipment trägt und versichert hat, der Auftraggeber aber z.B. Ersatz leistet, wenn er selbst grob fahrlässig das Equipment beschädigt. Diese Balance verhindert Streit im Schadensfall. Zudem ist es fair, vorab zu vereinbaren, wer die Kosten trägt, wenn etwa das vom Auftraggeber gestellte Gerät ausfällt und Verzögerungen verursacht – manchmal werden Pönalen ausgeschlossen oder Regelungen getroffen, dass in so einem Fall Stillstandzeiten bezahlt werden. Diese Aspekte tangieren die Vergütung indirekt.

Alle Beteiligten sollten über die getroffenen Vereinbarungen informiert sein. Auf Auftraggeberseite z.B. die Bauleiter oder Betriebsingenieure: Sie müssen wissen, was die Einkaufsabteilung vereinbart hat, um nicht vor Ort spontan Dinge zu verlangen oder zu genehmigen, die konträr sind. Umgekehrt sollten Fremdfirmen-Mitarbeiter (Vorarbeiter) wissen, was inklusive ist und wann sie Rücksprache halten müssen. Einige Unternehmen verteilen dazu Fremdfirmenmerkblätter, wo neben Sicherheitsregeln auch steht: „Es werden keine Werkzeuge verliehen; Verwendung von AG-Einrichtungen nur nach Freigabe; zusätzliche Leistungen bitte vorab melden.“ So z.B. BG-Informationen erwähnen die Koordination von Arbeitsmitteln. Dies dient zwar primär der Sicherheit, aber gleichzeitig steuert es die Prozesse.

Ein Unternehmen sollte über die Zeit Erfahrungsdaten sammeln: Was ist branchenüblich? Was haben andere gezahlt? So kann es z.B. interne Leitlinien erstellen, wie hoch etwa ein Aufschlag für Geräte sein darf, oder ab wann man eine separate Beauftragung macht. Industrieverbände oder Fachliteratur können helfen. Zum Beispiel könnte ein Verband Richtwerte publizieren, dass Handwerkerpreise inkl. Werkzeug sind, während z.B. ein spezielles Prüfverfahren extra berechnet wird. Solche Informationen findet man verstreut (z.B. als Empfehlungen in Handwerksordnung-Kommentaren oder in Foren – etwa Handwerker berichten, sie berechnen kein Extra für normales Werkzeug, da Kunden das voraussetzen). Durch Abgleich dieser Infos lässt sich die eigene Praxis justieren, um weder überteuert (und damit unattraktiv) noch unwirtschaftlich zu agieren.

„Fair“ bedeutet: Beide Seiten halten sich an den Geist der Vereinbarung. Der Auftragnehmer sollte nicht versuchen, etwas extra zu berechnen, was offensichtlich Teil seines Jobs ist. Der Auftraggeber sollte umgekehrt nicht erwarten, dass er kostenlose Sonderleistungen bekommt. Ein partnerschaftliches Verhältnis zeigt sich z.B. darin, dass, wenn eine Fremdfirma mal unerwartet einen kleinen Mehraufwand hat (sagen wir, eine Bohrkrone geht kaputt und sie muss eine neue holen), der Auftraggeber das entweder kulant sieht (falls es ihm Nutzen bringt) oder der Auftragnehmer es nicht aufbauscht (wenn es sein eigenes Risiko ist). Vertrauen spielt hier eine Rolle, das durch Transparenz aufgebaut wird. Regelmäßige Gespräche, z.B. in Rahmenvertragspartner-Beziehungen, können helfen, Unzufriedenheiten zu adressieren – etwa wenn Fremdfirmen finden, sie tragen zu viel selbst, oder wenn Auftraggeber meinen, sie zahlen zu viel extra.

Durch Befolgung dieser Best Practices können Unternehmen sicherstellen, dass die Vergütung von Equipmenteinsatz nachvollziehbar, gerecht und für beide Seiten akzeptabel ist. Die Fremdfirma erhält die notwendige Kompensation für teure Ausrüstungen, ohne ihr einen Wettbewerbsvorteil zu nehmen, und der Auftraggeber zahlt nur, was vereinbart und erforderlich ist.

Abschließend werden die wichtigsten Erkenntnisse dieser Arbeit noch einmal zusammengefasst und in konkrete Handlungsempfehlungen für die Praxis überführt.

• Inklusiv vs. Exklusiv klar definieren: Unternehmen sollten in Ausschreibungen und Verträgen unmissverständlich festlegen, welche Ausstattung im vereinbarten Preis als inkludiert gilt. Empfehlenswert ist eine Klausel nach dem Muster „Der Preis/Stundensatz umfasst sämtliche Nebenkosten wie … (Aufzählung Werkzeug, PSA, Kleingeräte etc.)…“. Für Auftragnehmer gilt: Wenn solche Klauseln fehlen, sollte man proaktiv nachfragen und ggf. im Angebot aufführen, was man voraussetzt (z.B. „Gerüststellung bauseits“ oder „Gerätekosten inklusive außer Spezialtechnik“). Diese Klarheit im Vorfeld verhindert Streit.

• Schwellenwerte und Beispiele nutzen: Es hat sich als praktikabel erwiesen, Schwellenwerte anzugeben (Wert- oder Größenordnungen). Z.B.: „Werkzeuge/Kleingeräte bis 3.000 € Neuwert inklusive“ oder „Geräte über 50 kg bzw. länger als 2 m Länge gelten als Großgerät und werden separat vergütet“. Solche quantitativen Kriterien helfen im Projektalltag, Einordnungen vorzunehmen. Auch das Nennen von Beispielen (z.B. „inklusive: Bohrmaschine, Leiter…; separat: Bagger, Hebebühne…“) ist für die Verständlichkeit sehr hilfreich.

• Vertragsmanagement im Fremdfirmenmanagement stärken: Unternehmen sollten in ihrem Fremdfirmenmanagement-Prozess einen Schritt für Kosten- und Ausrüstungsabstimmung vorsehen. Das heißt, noch bevor die Arbeit beginnt, sollte z.B. in der Koordinatorenbesprechung (die üblicherweise stattfindet für Sicherheit) auch kurz das Thema „Mitgebrachte Geräte“ und „Kostenabstimmung“ angerissen werden. Etwa: Der Fremdfirmenkoordinator fragt: „Bringen Sie alles Nötige mit? Gibt es etwas, das Sie von uns benötigen oder extra berechnen werden?“ – Diese simple Frage kann Missverständnisse aufdecken. Wenn der Dienstleister z.B. sagt „Wir brauchen einen Stapler vor Ort“, kann gleich geklärt werden, ob der Auftraggeber einen stellt oder der Dienstleister einen mietet und berechnet. So fließt das nahtlos in die Einsatzplanung ein.

• Nutzung moderner Vertragsformen bei komplexen Projekten: In umfangreichen Projekten kann man überlegen, eine Open-Book-Kalkulation oder Cost-Plus-Vertrag für unsichere Positionen zu wählen. D.h. die Fremdfirma legt ihre tatsächlichen Gerätekosten offen und erhält einen vorher definierten Aufschlag. Dies macht vor allem bei sehr teuren Geräte-Einsätzen Sinn, wo keiner das genaue Risiko tragen will (z.B. lange Kraneinsätze mit unsicherer Dauer). Solche Modelle fördern Fairness, da der Auftraggeber nicht mehr bezahlt als angefallen, und der Auftragnehmer sicher sein kann, seine Kosten gedeckt zu bekommen. Voraussetzung ist Vertrauen und Prüfbarkeit.

• Orientierung an bewährten Standards: Für Bau und Montage unbedingt die VOB-Regelungen einbeziehen (auch wenn nicht verpflichtet, können sie als Orientierung dienen). Für Wartung kann man sich an branchenüblichen Rahmenverträgen orientieren – z.B. schauen, wie andere große Unternehmen (Chemiekonzerne, Energieversorger) ihre Verträge gestalten. Oft veröffentlichen Verbände oder Berufsgenossenschaften Leitfäden, die indirekt auch etwas zu Verantwortlichkeiten bei Equipment sagen (z.B. BG-Regeln, dass AN seine Geräte kennzeichnen muss). Solche Dokumente kann man als Anlage nehmen oder zumindest deren Kernaussagen übernehmen.

• Schulung und Sensibilisierung fortführen: Mitarbeiter der eigenen Organisation, die Fremdfirmen betreuen (Einkauf, Fachabteilungen, Sicherheitsingenieure) sollten mit den Grundsätzen dieser Arbeit vertraut gemacht werden: nämlich welche Kosten werden typischerweise von Fremdfirmen in Rechnung gestellt und welche nicht. So können sie red flags erkennen (z.B. wenn ein Dienstleister versucht, Standardwerkzeug abzurechnen, könnte das Unerfahrenheit oder Trick sein) und angemessen reagieren. Ebenso kann man externen Dienstleistern bei der Vergabeverhandlung die Erwartung kommunizieren: „Bitte kalkulieren Sie Ihre Gemeinkosten so, dass Ihr normales Equipment abgedeckt ist – Zusatzgeräte nur nach Absprache.“ Das setzt einen professionellen Ton.

• Rechtliche Compliance sicherstellen: In der Gestaltung sollte darauf geachtet werden, gesetzeskonform zu bleiben: Keine Klauseln, die unangemessen benachteiligend sind (z.B. dem Auftragnehmer alle Eventualkosten aufbürden, selbst wenn unverschuldet – das könnte ggf. unwirksam sein in AGB). Stattdessen faire Regelungen, z.B. „Sollte aus Gründen, die der AN nicht zu vertreten hat, ein zusätzliches Gerät notwendig werden, wird eine einvernehmliche Lösung bezüglich der Vergütung gesucht.“. Zudem muss man im Auge haben, dass man durch intensives Gestellen von Equipment nicht ungewollt in ein arbeitsrechtliches Risiko gerät (Thema Scheinselbstständigkeit). Daher ist die Empfehlung: Leihe von Gerät vom AG an AN sparsam einsetzen, lieber AN eigene Dinge nutzen lassen, auch wenn es vielleicht kurzfristig etwas teurer scheint.

• Versicherung überprüfen: Auftraggeber sollten sich die Versicherungszertifikate der Fremdfirmen regelmäßig zeigen lassen (viele machen das jährlich). Darauf achten, dass Deckungssummen ausreichen, gerade wenn teure Geräte im Spiel sind. Gegebenenfalls kann gefordert werden, dass für Spezialfälle eine zusätzliche Versicherung abgeschlossen wird (z.B. Montageversicherung bei großen Montagen mit teurem Gerät). Auftragnehmer sollten im Zweifelsfall mit ihrem Versicherer klären, ob alle Eventualitäten abgedeckt sind – etwa „Mitversicherung fremder gemieteter Geräte“ – um im Schadenfall nicht ohne Schutz dazustehen.