Fachbetriebliche Zulassungen, Konzessionen und Qualifikationsnachweise

Um den hohen Sicherheits- und Qualitätsanforderungen in der Industrie gerecht zu werden, müssen Fremdfirmen bestimmte Mindestvoraussetzungen erfüllen. Diese lassen sich in drei Kategorien gliedern: (1) fachbetriebliche Zulassungen bzw. Zertifizierungen des Unternehmens, (2) gesetzlich geregelte Konzessionen für bestimmte Gewerke, und (3) branchenspezifische Qualifikations- und Befähigungsnachweise für Personal und Firma. Die folgenden Unterabschnitte erläutern diese Anforderungen und ihre rechtliche Basis im Detail.

Unter fachbetrieblicher Zulassung versteht man eine formale Betriebszertifizierung, die ein Unternehmen zur Ausführung spezifischer Tätigkeiten berechtigt. Solche Zulassungen sind häufig in spezialgesetzlichen Regelungen verankert. Ein prominentes Beispiel liefert das Wasserhaushaltsgesetz (WHG) in Verbindung mit der Verordnung über Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen (AwSV). Für Arbeiten an Anlagen, in denen mit umweltgefährdenden Flüssigkeiten umgegangen wird (z. B. Chemikalientanks, Ölabscheider, Biogasanlagen), schreibt § 62 WHG i.V.m. § 45 AwSV vor, dass diese nur von zertifizierten Fachbetrieben durchgeführt werden dürfen. Betreiber solcher Anlagen sind verpflichtet, für Errichtung, Wartung, Innenreinigung oder Stilllegung einen zugelassenen WHG-Fachbetrieb zu beauftragen, sofern sie diese Arbeiten nicht selbst mit eigenem Fachbetrieb durchführen. Die Fachbetriebe müssen strenge Voraussetzungen erfüllen: Sie benötigen einen betrieblich verantwortlichen Person mit einschlägiger technischer Ausbildung (etwa Meister oder Ingenieur) und Zusatzschulung, geschultes Personal, geeignete Ausrüstung und eine Zertifizierung durch eine anerkannte Sachverständigenorganisation. Diese Zertifizierung wird in Form eines Zertifikats nach außen dokumentiert und dient als Nachweis der Fachbetriebseigenschaft gegenüber Auftraggebern und Behörden.

Der Sinn solcher Zulassungen liegt darin, ein Mindestniveau an Fachkunde und Organisationsqualität sicherzustellen. Nur Betriebe, die regelmäßig überwacht werden und definierte Standards einhalten, dürfen an sicherheitskritischen oder umweltrelevanten Anlagen tätig werden. So dürfen beispielsweise laut Gesetz nur WHG-Fachbetriebe ein Leck an einem Gefahrstofftank instandsetzen oder einen solchen Tank reinigen – ein unzertifiziertes Unternehmen dürfte diese Arbeiten nicht durchführen, selbst wenn es über erfahrene Mitarbeiter verfügt. Ein Verstoß dagegen stellt eine Ordnungswidrigkeit dar: „Wer vorsätzlich oder fahrlässig eine Anlage [...] instandsetzt oder stilllegt, ohne Fachbetrieb zu sein, begeht eine Ordnungswidrigkeit“ (§ 65 AwSV). Dieses Beispiel zeigt exemplarisch, dass fachbetriebliche Zulassungen kein optionaler „Bürokratieakt“ sind, sondern eine rechtliche Pflicht mit Compliance-Relevanz.

• Im Explosionsschutz müssen Betriebe, die Ex-Anlagen installieren oder warten, oft eine Zulassung nach den jeweils geltenden Normen vorweisen (z. B. Zertifizierung nach ATEX-Richtlinie für Instandhalter).

• Im Bereich der Emissionsminderung (Immissionsschutz) schreibt das Bundes-Immissionsschutzgesetz für bestimmte prüfpflichtige Anlagen (etwa große Tanklager) vor, dass Prüfungen durch zugelassene Überwachungsstellen erfolgen. Fremdfirmen, die solche Prüfaufgaben übernehmen, fungieren hier meist als diese zugelassenen Stellen (z. B. TÜV als „ZÜS“).

• Für Arbeiten an Druckbehältern und Dampfkesseln kennt man das Konzept der „befähigten Person“ (§ 2 Abs. 6 BetrSichV, früher Sachkundiger): Externe Dienstleister, die Druckgeräte prüfen oder reparieren, müssen über Personen mit entsprechenden Befähigungsnachweisen und Erfahrungen verfügen, meist dokumentiert durch Prüfungslehrgänge nach Technischen Regeln (TRBS) oder Zertifikate (z. B. Schweißbetriebe mit TÜV-Anforderungen).

Aus Sicht des Fremdfirmenmanagements bedeutet dies: Vor Auftragsvergabe ist zu prüfen, ob ein Unternehmen eine erforderliche Fachbetriebszulassung besitzt. Dazu sollten Auftraggeber sich Zertifikate und Zulassungsurkunden im Original oder in beglaubigter Kopie vorlegen lassen. Viele Betreiber führen Listen zugelassener Fachfirmen oder nutzen Online-Portale, in denen Fremdfirmen ihre Zertifikate hochladen und aktuell halten. Nur wenn eine Fremdfirma diesen Nachweis erbringt, darf sie für die entsprechenden Arbeiten überhaupt in Betracht gezogen werden. Die konsequente Einforderung solcher Nachweise stellt sicher, dass gesetzliche Auflagen eingehalten werden und mindert das Risiko, unqualifizierte Betriebe auf sicherheitskritische Aufgaben anzusetzen.

Neben den sektoralen Fachbetriebszulassungen existieren in Deutschland diverse gesetzlich geregelte Konzessions- und Erlaubnispflichten für bestimmte Gewerke. Insbesondere im Handwerks- und Versorgungsbereich ist die Ausübung mancher Tätigkeiten an eine behördliche Erlaubnis oder Registrierung gebunden. Für das Fremdfirmenmanagement heißt das, dass beauftragte Firmen in diesen Gewerken über die entsprechenden Konzessionen verfügen müssen, um legal und fachgerecht arbeiten zu dürfen.

Ein klassisches Beispiel ist die Elektro- und Gasinstallation. Nach der Handwerksordnung (HwO) zählen Elektrotechnik sowie Gas- und Wasserinstallation zu den zulassungspflichtigen Handwerken (HwO Anlage A). Ein Betrieb darf solche Handwerke nur ausüben, wenn er in die Handwerksrolle eingetragen ist – was in der Regel den Meisterbrief in diesem Gewerk voraussetzt. Darüber hinaus verlangen Energiewirtschaftsrecht und Verordnungen der Netzbetreiber eine sogenannte Installateurkonzession: Elektrotechniker benötigen eine Elektrokonzession, Installateure und Heizungsbauer eine Gas-/Wasserkonzession. Diese Konzession wird erteilt, indem der Betrieb in das Installateurverzeichnis eines Energieversorgers eingetragen wird (§ 13 Niederspannungsanschlussverordnung für Strom bzw. entsprechende Vorschriften für Gas/Wasser). Praktisch bedeutet dies: Eine Fremdfirma, die an elektrischen Anlagen eines Industriebetriebs Arbeiten vornehmen soll – etwa Anschlüsse an die Werksstromversorgung – muss ein konzessionierter Elektrofachbetrieb sein. Andernfalls darf sie z. B. keine Leitungen an das Stromnetz anschließen oder Änderungen an elektrischen Anlagen abnehmen. Ähnliches gilt für Gasleitungen: Nur konzessionierte Gasinstallationsbetriebe dürfen an industrielle Gasversorgungsanlagen (Erdgas, technische Gase) Hand anlegen. Auftraggeber sollten sich daher immer den Nachweis erbringen lassen, dass der Dienstleister im entsprechenden Installateurverzeichnis eingetragen ist (oft dokumentiert durch eine Konzessionsnummer oder Bescheinigung des Netzbetreibers).

• Heizung, Klima, Sanitär (HKLS): Auch hier ist in der Regel ein Meisterbetrieb erforderlich; für Kälte-Klima-Technik zudem oft eine Zertifizierung nach ChemKlimaschutzV (Umgang mit Kältemitteln).

• Brandmelde- und Sprinklertechnik: Firmen, die an Brandmeldeanlagen arbeiten, brauchen mitunter Anerkennungen, z. B. als VdS-anerkannter Errichter für Brandmeldetechnik. Ähnlich bei Sprinkleranlagen (VdS-Konzession).

• Druckgeräte und Dampfkessel: Während es hierfür keine "Konzession" im klassischen Sinn gibt, erfordern bestimmte Tätigkeiten an Dampfkesseln eine staatliche Erlaubnis (z. B. Kesselwärter-Prüfung für Betreiberpersonal). Fremdfirmen, die komplette Kesselanlagen bauen, müssen über Herstellerqualifikationen nach Druckgeräte-Richtlinie verfügen (CE-Konformität). Werden sie für wiederkehrende Prüfungen eingesetzt, agieren sie als ZÜS (siehe oben).

• Transport und Logistik gefährlicher Güter: Speditionen, die Gefahrgut für ein Unternehmen transportieren (z. B. Chemikalien), benötigen eine ADR-Zulassung und Gefahrgutbeauftragte. Zwar liegt dies außerhalb des klassischen Fremdfirmenmanagements auf dem Betriebsgelände, aber in der Lieferkette sind solche Konzessionen essenziell.

Für Auftraggeber in der Industrie ist es essenziell, diese branchenspezifischen Konzessionspflichten zu kennen und Verträge entsprechend zu gestalten. Üblicherweise wird im Vertrag oder Pflichtenheft festgehalten, dass der Auftragnehmer alle gesetzlichen Berechtigungen besitzen muss, um die geschuldete Leistung erbringen zu dürfen. Verlangt man diesen Nachweis nicht, riskiert man nicht nur Rechtsverstöße, sondern auch qualitativ mangelhafte oder gar gefährliche Arbeiten. Ein Betrieb ohne Elektrokonzession könnte z. B. unsachgemäße Elektroinstallationen vornehmen, was im schlimmsten Fall zu Bränden oder Stromunfällen führt. Zudem könnte das Fehlen der Konzession bedeuten, dass Prüforganisationen oder Behörden die Anlagenabnahme verweigern. Dasselbe gilt in Gas/Wasser: Ein nicht konzessionierter Installateur dürfte offizielle Dichtheitsprüfungen gar nicht durchführen, was Haftungsfragen im Schadenfall aufwerfen würde. Es obliegt daher der Sorgfaltspflicht des Fremdfirmenmanagements, solche Qualifikationslücken proaktiv auszuschließen.

Über die formalen Betriebszulassungen und Konzessionen hinaus gibt es eine Vielzahl von Qualifikationsnachweisen, die Fremdfirmen oder deren Mitarbeitende vorlegen müssen, um bestimmte Arbeiten in speziellen Branchen oder Gefahrbereichen durchführen zu dürfen. Solche Nachweise werden teils durch Rechtsvorschriften gefordert, teils durch anerkannte Regeln der Technik oder durch die Auftraggeber selbst als Standard eingefordert. Sie dienen dazu, die Kompetenz und Befähigung von Unternehmen und Personal nachzuweisen.

Ein zentrales Feld sind Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltschutz-Qualifikationen (SGU). In der Chemie- und petrochemischen Industrie beispielsweise hat sich das Sicherheits-Certifikat-Contraktoren (SCC) etabliert – ein zertifizierbares Arbeitsschutzmanagementsystem speziell für Kontraktoren (Fremdfirmen). Viele Großunternehmen (Raffinerien, Chemieparks) verlangen von ihren Wartungs- und Montagefirmen eine SCC-Zertifizierung des Unternehmens. Damit wird sichergestellt, dass der Dienstleister ein systematisches Arbeitsschutzmanagement hat, regelmäßige Sicherheitsunterweisungen durchführt, Gefährdungsbeurteilungen erstellt und im Unfallmanagement geschult ist. Darüber hinaus müssen Führungs- und Fachkräfte der Fremdfirma oft persönliche SGU-Prüfungen ablegen (SCC-Schulung und -Prüfung nach Dokument 017), um ein grundlegendes sicherheitstechnisches Wissen nachzuweisen. Zwar ist SCC in Deutschland freiwillig, doch de facto hat es sich in Branchen mit hohem Risiko (Chemie, Öl & Gas, Kraftwerke) als Zugangsvoraussetzung etabliert.

In anderen Bereichen setzen Branchenverbände Qualifikationsstandards: Ein Beispiel ist der DVGW (Deutscher Verein des Gas- und Wasserfachs), der Schulungsnachweise für Arbeiten an Gas- und Wassernetzen definiert. So gibt es das DVGW-Arbeitsblatt GW 129, das Anforderungen an die Qualifikation von ausführenden und aufsichtführenden Personen bei Bauarbeiten in Gas- und Wasserversorgungsnetzen festlegt. Mitarbeiter von Fremdfirmen, die an solchen Netzanlagen arbeiten (z. B. Freilegen und Reparieren von Rohrleitungen), müssen häufig eine GW129-Schulung mit Prüfung absolviert haben, was durch ein Zertifikat mit befristeter Gültigkeit dokumentiert wird. Netzbetreiber und städtische Versorger fordern bei der Vergabe von Bauaufträgen regelmäßig den Nachweis, dass die eingesetzten Personen diese Qualifikation besitzen – dies gilt als Qualitätskriterium für die Auftragsvergabe. Ähnlich existieren in der Energieversorgung weitere Nachweise: Etwa die Schaltberechtigung für bestimmte Hochspannungsebenen (z. B. 30 kV-Netze) oder Zertifikate für Spezialschweißungen an Gasleitungen (nach DVGW Regelwerk GW 330).

Ein besonders wichtiger Bereich sind Gefahrstoff- und Gefahrgutbezogene Qualifikationen. Bereits erwähnt wurde Asbest: Asbestentsorgung darf nur von Firmen durchgeführt werden, die bestimmte Kriterien erfüllen, u. a. einen behördlich zugelassenen Verantwortlichen sowie geschultes Personal mit Sachkundenachweis TRGS 519. Neben Asbest gibt es vergleichbare Anforderungen z. B. für Arbeiten in kontaminierten Bereichen (Altlastensanierung, Kampfmittelräumung – hier sind Fachkunden nach BGR 128 oder Sprengstoffschein nötig) und für den Umgang mit Bio- und Gefahrstoffen in Laboren (Sicherheitsunterweisungen gemäß BiostoffV, Gefahrgutbeauftragte nach Gefahrgutrecht etc.).

• Schweißerprüfungen: Für Schweißarbeiten an drucktragenden Bauteilen (z. B. Kessel, Rohrleitungen) verlangen Normen und Gesetze geprüfte Schweißer nach DIN EN 9606. Fremdfirmen müssen entsprechende gültige Prüfungszeugnisse für ihre Schweißer vorlegen.

• Arbeiten in Höhen: Mitarbeiter, die auf Gerüsten oder Dächern arbeiten, brauchen Unterweisungen in Absturzsicherung; wer Hubarbeitsbühnen bedient, benötigt einen Befähigungsnachweis (Hebebühnen-Bedienerausweis). Ähnliches gilt für Kranführer und Staplerfahrer – hier fordern Unfallverhütungsvorschriften (DGUV Vorschrift 52 und 68) eine Ausbildung und schriftliche Beauftragung. Auftraggeber prüfen oft stichprobenartig die Ausweise (Kranschein, Staplerschein) des Fremdpersonals.

• Explosionsgefährdete Bereiche: In Ex-Zonen (z. B. Raffinerieanlagen) dürfen nur Personen tätig sein, die entsprechend unterwiesen sind (Ex-Schutz-Unterweisung nach BetrSichV/ExVO). Teils verlangen Unternehmen ein Zertifikat wie den sogenannten "Tankwart-Pass" oder "Arbeiten im Ex-Bereich"-Schulung.

• Branchenspezifische Sicherheitszertifikate: Etwa den "Safety Passport" in der petrochemischen Industrie oder den BG Bau Sicherheits-Pass auf Baustellen, der dokumentiert, dass Bauarbeiter Sicherheitsunterweisungen erhalten haben.

Für das Fremdfirmenmanagement bedeutet dies, systematisch alle erforderlichen Qualifikationen zu erfassen und von den Dienstleistern einzufordern. Bereits in der Ausschreibungsphase sollten diese Kriterien klar kommuniziert werden. Viele Unternehmen nutzen standardisierte Fremdfirmenfragebögen, in denen nach Zertifizierungen, Ausbildung des Personals, Unfallstatistiken etc. gefragt wird. Der Verband der Chemischen Industrie (VCI) empfiehlt beispielsweise, in der Auswahlphase eine schriftliche Selbstverpflichtung der Geschäftsführung der Fremdfirma zu Arbeitssicherheit, Gesundheits- und Umweltschutz einzuholen. Zudem sollten Kopien relevanter Qualifikationsnachweise beigefügt werden (z. B. SCC-Zertifikate, Meisterbriefe, Schweißer-Zeugnisse, behördliche Erlaubnisse). Diese Unterlagen sind kritisch zu prüfen – im Zweifel durch Fachleute, etwa die eigene Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Qualitätsmanager. Gegebenenfalls kann auch verlangt werden, dass Fremdfirmenmitgliedschaften in Gütegemeinschaften oder Innungen nachgewiesen werden, was oft ein Indikator für Qualitätsstandards ist.

Während der Durchführung der Arbeiten müssen die Qualifikationen aktuell gehalten und kontrolliert werden. Beispielsweise ist sicherzustellen, dass nur die Personen der Fremdfirma Zugang zu bestimmten Bereichen erhalten, die über die benötigten Schulungen verfügen. Viele Betriebe regeln dies über Zutrittsberechtigungen: Beim Check-in müssen Fremdfirmen-Mitarbeitende bspw. ihren Sicherheitspass oder eine Unterweisungskarte vorzeigen, aus der hervorgeht, dass sie innerhalb der letzten 12 Monate eine Sicherheitsunterweisung erhalten haben. Auch spezielle Erlaubnisscheine (wie Heißarbeitsgenehmigungen, Einfahrgenehmigungen in Behälter) werden oft nur erteilt, wenn die entsprechenden Befähigungen (Schweißerpass, "befähigte Person für Behälterbefahrung" etc.) nachgewiesen wurden.

Es erfüllen fachbetriebliche Zulassungen, Konzessionen und Qualifikationsnachweise eine Filterfunktion: Sie gewährleisten, dass nur solche Fremdfirmen beauftragt und tätig werden, die die nötige Fachkunde, Erfahrung und Berechtigung besitzen. Dadurch werden Risiken erheblich reduziert – fachlich ungeeignete oder gesetzlich nicht befugte Firmen kommen gar nicht erst zum Einsatz. In der nächsten Sektion wird diskutiert, welche Risiken entstehen, wenn diese Prinzipien missachtet werden, und welche Haftungs- und Compliance-Fragen sich daraus ergeben.

Die Einbindung von Fremdfirmen ohne ausreichende Zulassungen oder Qualifikationen stellt ein erhebliches Risiko für Industrieunternehmen dar. Das Risikomanagement im Fremdfirmenkontext zielt darauf ab, solche Gefahren zu erkennen und zu steuern. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte beleuchtet: Haftungsfragen, Compliance-Anforderungen sowie die konkreten Auswirkungen, wenn Qualifikationen fehlen.

Grundsätzlich ist jede Fremdfirma selbst Arbeitgeber ihrer Beschäftigten und primär für deren Arbeitsschutz verantwortlich. Allerdings entbindet dies den Auftraggeber nicht von eigenen Pflichten. Wie bereits im Rechtsrahmen beschrieben, hat der Auftraggeber eine Garantenstellung hinsichtlich der Schaffung sicherer Arbeitsbedingungen. Vernachlässigt er diese, können ihm zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen drohen. Zivilrechtlich greift die Verkehrssicherungspflicht (§ 823 BGB): Verletzt ein Unternehmen diese Pflicht, etwa indem es eine erkennbar ungeeignete Fremdfirma arbeiten lässt und dadurch ein Dritter zu Schaden kommt, kann der Geschädigte Schadensersatz fordern. Ein Beispiel wäre, wenn ein nicht konzessionierter Elektrobetrieb mangelhafte Arbeiten ausführt, was zu einem Brand mit Sachschaden bei Nachbarn führt – hier könnte dem Auftraggeber vorgeworfen werden, bei der Auswahl grob fahrlässig gehandelt zu haben.

Strafrechtlich bzw. ordnungswidrigkeitenrechtlich können Unternehmensverantwortliche zur Rechenschaft gezogen werden, wenn aus fehlender Qualifikation Unfälle resultieren. Das deutsche Recht kennt den Tatbestand des Organisationsverschuldens (§ 130 OWiG): Geschäftsführern oder betrieblich Verantwortlichen kann eine Ordnungswidrigkeit vorgeworfen werden, wenn sie erforderliche Aufsichtsmaßnahmen unterlassen haben. Die Auswahl einer nicht qualifizierten Fremdfirma könnte als solche Pflichtverletzung gewertet werden, insbesondere wenn es Regelungen gab, die eine qualifizierte Firma vorschreiben. Ein konkreter Fall ist § 45 AwSV i.V.m. § 65 AwSV: Hier wird klar definiert, dass Arbeiten an bestimmten Anlagen nur durch Fachbetriebe erfolgen dürfen – andernfalls liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, die mit Bußgeld geahndet werden kann. Sollte ein Umweltschaden eintreten, weil ein nicht zertifiziertes Unternehmen unsachgemäß gearbeitet hat (z. B. Öl in Boden gelangt durch unsachgemäße Tankreparatur), drohen dem Betreiber empfindliche Bußgelder und Kostenauflagen. In gravierenden Fällen – etwa Personenschäden – kann die Staatsanwaltschaft Ermittlungen wegen fahrlässiger Körperverletzung oder Tötung aufnehmen gegen Verantwortliche sowohl der Fremdfirma als auch des Auftraggebers.

Wichtig zu beachten ist dabei: Fremdfirmen sind in der Regel keine Erfüllungsgehilfen des Auftraggebers im haftungsrechtlichen Sinne des § 278 BGB. Das heißt, der Auftraggeber haftet Dritten gegenüber nicht automatisch für jedes Fehlverhalten der Fremdfirma. Dennoch bleibt er verantwortlich für die ordnungsgemäße Auswahl und Überwachung. Die Rechtsprechung spricht vom Wechsel der Verkehrssicherungspflicht in eine sekundäre Pflicht beim Einsatz von Fremdfirmen. Der Bundesgerichtshof hat formuliert: „Trotz Delegation bleibt der Übertragende in der Verantwortung. Seine Verantwortung hat sich lediglich geändert.“. Praktisch bedeutet dies: Der Auftraggeber muss nachweisen können, dass er eine geeignete und zuverlässige Firma ausgewählt hat und dieser wirksam die Einhaltung aller Sicherheitsvorschriften auferlegt und kontrolliert hat. Versäumt er dies, kann ihn eine mittelbare Garantenstellung treffen, d. h. man wirft ihm vor, durch pflichtwidriges Unterlassen (keine Prüfung der Eignung, keine Koordination gestellt etc.) zur Schadensentstehung beigetragen zu haben.

Abgesehen von unmittelbaren Unfällen drohen bei fehlenden Zulassungen auch Compliance-Verstöße, die unabhängig von Schadenseintritten sanktioniert werden können. Behörden überwachen die Einhaltung diverser Vorschriften. Beispiele: Wenn die Gewerbeaufsicht feststellt, dass auf einer Baustelle Asbestsanierungen von einer Firma ohne behördliche Zulassung durchgeführt werden, kann sie die Arbeiten sofort einstellen lassen und ein hohes Bußgeld verhängen. In Baden-Württemberg z. B. ist seit 2025 geregelt, dass Asbestarbeiten im sog. hohen Risiko anzeigepflichtig sind und nur von zugelassenen Betrieben durchgeführt werden dürfen. Fremdfirmen ohne Zulassung dürften dort gar nicht tätig werden; tut es doch jemand, verstößt er gegen die GefStoffV und riskiert neben dem Stopp der Arbeiten die Ahndung durch die Behörde. Ähnliches gilt für Konzessionen: Arbeiten an Gasleitungen durch Unbefugte können vom Netzbetreiber unterbunden werden, und das Unternehmen könnte von Folgeaufträgen oder Präqualifikationslisten ausgeschlossen werden. In bestimmten Fällen kann auch der Versicherungsschutz tangiert sein – etwa Betriebs- oder Haftpflichtversicherer fragen, ob vorgeschriebene Qualifikationen eingehalten wurden. Stellt sich nach einem Schadensfall heraus, dass ein unkonzessioniertes Unternehmen tätig war, könnte dies als Obliegenheitsverletzung gewertet und Leistungen gekürzt werden.

Auch vertragliche Compliance ist ein Punkt: Moderne Lieferanten- und Dienstleisterverträge enthalten oft Klauseln, wonach der Auftragnehmer zusichert, alle anzuwendenden gesetzlichen Vorschriften und Regeln der Technik einzuhalten, einschließlich Qualifikationsanforderungen. Verstößt er dagegen, drohen Vertragsstrafen oder Schadenersatzforderungen. Der Auftraggeber hat also auch ein Interesse, seine vertraglichen Ansprüche zu wahren. Im schlimmsten Fall könnte ein Projekt scheitern oder sich verzögern, wenn eine Fremdfirma mangels Qualifikation ausfällt – z. B. wenn behördlich festgestellt wird, dass Schweißnähte von nicht zertifizierten Schweißern ausgeführt wurden und daher neu gemacht werden müssen.

Die vermutlich gravierendsten Folgen, wenn Qualifikationsanforderungen missachtet werden, zeigen sich in der Arbeitssicherheit selbst. Unqualifizierte Ausführung erhöht das Unfallrisiko – wie eingangs erwähnt, sind Unfälle bei Fremdpersonal im Schnitt häufiger, was oft auf mangelnde Erfahrung mit der speziellen Arbeitsumgebung oder unzureichende Unterweisung zurückzuführen ist. Kommt noch fehlende Fachkunde hinzu, potenziert sich die Gefahr. Beispiele: Eine nicht ausreichend geschulte Fremdarbeiterin verkennt ein Gefahrstoffrisiko und erleidet eine Vergiftung; ein nicht eingewiesener Elektriker arbeitet unter Spannung und erleidet einen Stromschlag; ein unqualifizierter Gerüstbauer errichtet ein unsicheres Gerüst, das kollabiert. Solche Unfälle betreffen nicht nur die Fremdfirmenmitarbeiter, sondern können auch eigene Beschäftigte und Dritte verletzen (Stichwort: gegenseitige Gefährdung). Aus Unternehmenssicht resultieren daraus Ausfallzeiten, Betriebsunterbrechungen, Ermittlungen und ein beschädigter Ruf. In einer Studie der BG RCI wird betont, dass sich durch gründliche Auswahl und Sicherheitskoordination viele dieser Unfälle vermeiden ließen.

Ein Schlüsselinstrument im Risikomanagement ist daher die präventive Auswahl sowie die laufende Überwachung der Fremdfirmen. Die Auswahlverantwortung bedeutet, vor Vertragsabschluss die Eignung zu prüfen (siehe Kap. 3). Die Überwachungsverantwortung heißt, während der Vertragserfüllung sicherzustellen, dass die Fremdfirma auch wirklich die versprochenen Qualifikationen einsetzt und alle Vorschriften einhält. Dies kann praktischerweise durch mehrere Maßnahmen geschehen: regelmäßige Baustellenbegehungen durch den Auftraggeber, Kontrollen der Arbeitserlaubnisse (Permit-to-Work-System), Auditierungen von Fremdfirmen (z. B. Sicherheitsaudits) sowie Feedbackschleifen nach Abschluss eines Auftrags (Bewertung der Arbeit, Unfallstatistik etc.). Die BG-Regel BGI 865 fordert beispielsweise explizit, dass bei möglichen gegenseitigen Gefährdungen ein Koordinator bestellt wird und dieser Weisungsbefugnis gegenüber allen Beteiligten hat. Ein solches Vorgehen ermöglicht dem Auftraggeber, schnell einzugreifen, wenn er Mängel erkennt – etwa wenn er feststellt, dass ein Mitarbeiter der Fremdfirma ohne PSA (Persönliche Schutzausrüstung) arbeitet oder eine Aufgabe ausführt, für die er offensichtlich nicht angelernt ist. So kann Schlimmeres verhindert werden.

Es ist das Risikomanagement im Fremdfirmenbereich wesentlich darauf gerichtet, Haftungsrisiken und Unfallgefahren durch sorgfältige Auswahl und Kontrolle qualifizierter Partner zu minimieren. Fehlende Qualifikationen erhöhen das Gefahrenpotenzial signifikant und können für alle Beteiligten kostspielige und folgenschwere Konsequenzen haben – rechtlich, finanziell und menschlich. Im nächsten Abschnitt werden Beispiele aus der industriellen Praxis aufgezeigt, wie ein effektives Fremdfirmenmanagement umgesetzt wird, um genau diese Risiken zu beherrschen.

Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren umfangreiche Fremdfirmenmanagement-Programme etabliert, um die genannten Anforderungen in die Praxis umzusetzen. Diese Best Practices zeigen, wie durch systematische Prozesse, klare Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung ein hohes Sicherheits- und Qualitätsniveau beim Einsatz externer Firmen erreicht werden kann. Im Folgenden werden einige exemplarische Ansätze und reale Beispiele skizziert.

Führende Industrieunternehmen setzen auf strukturierte Präqualifikationen, bevor sie Fremdfirmen überhaupt beauftragen. So betreibt die chemische Industrie einen intensiven Austausch von Informationen über Kontraktoren. Der Verband der Chemischen Industrie (VCI) empfiehlt einen standardisierten Fremdfirmenfragebogen, der jährlich von Partnerfirmen auszufüllen ist und Themen wie Unternehmensdaten, SGU-Management, Zertifizierungen, Schulungen, Unfallhistorie etc. abdeckt. Die eingereichten Angaben werden anhand eines Punktesystems bewertet; nur Firmen, welche eine Mindestpunktzahl erreichen, kommen als Auftragnehmer in Betracht. Ein besonderes Merkmal dieser VCI-Initiative ist, dass große Chemieunternehmen ihre Ergebnisse gegenseitig anerkennen können, um Doppelprüfungen zu vermeiden – d.h. hat eine Fremdfirma bei Unternehmen A die Präqualifikation bestanden, kann Unternehmen B diese Bewertung anerkennen. Damit entsteht quasi ein gemeinsamer Qualitätsstandard in der Branche.

Analog existiert in der Bauwirtschaft die sogenannte Präqualifikationsdatenbank (PQ-VOB), in der Bauunternehmen ihre Eignung hinsichtlich Zuverlässigkeit, Fachkunde und Gesetzestreue nachweisen. Öffentliche Auftraggeber greifen verpflichtend darauf zurück; viele private Bauherren tun es freiwillig. Hier werden Kriterien geprüft wie Meisterbrief, Referenzen, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialkassen und auch Nachweise über Sicherheitsleistungen (z. B. SiGeKo-Qualifikation bei Bedarf). Solche Systeme professionalisieren die Auswahl und dokumentieren im Vorfeld die Eignung, was Risiken verringert.

Best Practice ist, mit jeder Fremdfirma schriftliche Vereinbarungen über Arbeitsschutz zu treffen. Viele Betriebe erstellen ein „Sicherheitshandbuch für Fremdfirmen“, das fester Vertragsbestandteil wird. Darin sind betriebliche Regeln, Notfallpläne, Unterweisungsanforderungen, Zuständigkeiten und Meldewege definiert. Beispielsweise regeln solche Handbücher: Anmeldung/Ausweispflicht beim Betreten des Werks, verpflichtende Start-Unterweisung (Safety Induction) am ersten Arbeitstag, Tragen bestimmter PSA (Helm, Schutzbrille etc.), Verbot bestimmter Tätigkeiten ohne Genehmigung (z. B. Feuerarbeiten nur mit Erlaubnisschein) sowie Umweltschutzauflagen (korrektes Entsorgen von Abfällen, Verbot des Abwassereinleitens usw.). Der Auftragnehmer muss durch Unterschrift bestätigen, dass er dieses Handbuch erhalten, verstanden und an seine Beschäftigten weitergegeben hat. Damit schafft man eine vertragliche Bindung: Sollte die Fremdfirma gegen eine Regel des Handbuchs verstoßen, liegt gleichzeitig ein Vertragsverstoß vor, der sanktioniert werden kann.

Ein zentrales Element erfolgreicher Fremdfirmenintegration ist die Sicherheitsunterweisung aller Fremdfirmenmitarbeiter vor Tätigkeitsaufnahme. In vielen Industriebetrieben ist es Standard, dass jeder externe Beschäftigte zunächst eine allgemeine Sicherheitsunterweisung erhält – oft mittels Videos oder E-Learning-Programmen, teilweise mit anschließendem Test. Erst nach erfolgreicher Absolvierung erhält die Person einen Zutrittsausweis oder Aufkleber, der ihr erlaubt, sich im Werk selbstständig zu bewegen. Diese Unterweisung deckt typischerweise die wichtigsten Verhaltensregeln ab (z. B. Wege, Rauchverbote, PSA, Meldepflichten bei Vorfällen, Alarmsignale). Darüber hinaus erfolgt dann eine arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogene Einweisung durch den Fachvorgesetzten oder Fremdfirmenkoordinator: Hier werden die spezifischen Gefahren des Einsatzortes und der Aufgabe erläutert (z. B. Maschinen, an denen gearbeitet wird; vorhandene Gefahrstoffe; Notausgänge; besondere Schutzmaßnahmen). Good Practice ist, diese Unterweisung schriftlich dokumentieren zu lassen (Unterschrift des Unterwiesenen). Einige Unternehmen nutzen digitale Unterweisungssysteme (Terminals am Werkstor oder Online-Portale), die den Wissenstest speichern und Nachweise erstellen.

In der praktischen Umsetzung ernennen Industriebetriebe oft dedizierte Fremdfirmenkoordinatoren oder Aufsichtsführende vor Ort. Ihre Aufgabe ist es, täglich die Aktivitäten der Fremdfirmen zu überwachen, für die Einhaltung der Sicherheitsvorgaben zu sorgen und bei Konflikten einzugreifen. Best Practices in diesem Bereich umfassen regelmäßige Sicherheitsbesprechungen (Toolbox-Meetings) mit allen beteiligten Firmen, gemeinsamen Gefährdungsbeurteilungen bei Arbeitsüberschneidungen und einen festgelegten Kommunikationsweg (z. B. alle Weisungen an Fremdfirmen laufen nur über den Koordinator, um klare Verantwortlichkeiten zu haben). Einige Unternehmen führen zudem ein Bonus-Malus-System ein: Fremdfirmen, die proaktiv Sicherheitsvorschläge machen oder lange unfallfrei arbeiten, werden belohnt (etwa durch Verlängerung des Vertrages oder monetäre Anreize), während solche mit wiederholten Verstößen verwarnt oder von zukünftigen Aufträgen ausgeschlossen werden.

Best Practices enden nicht mit Abschluss der Arbeiten. Viele Unternehmen betreiben ein Fremdfirmen-Bewertungssystem. Nach Ende eines Projekts oder jährlich werden die Leistungen der Fremdfirmen hinsichtlich Qualität, Termintreue und Sicherheit bewertet. Kriterien sind z. B.: Anzahl Unfälle oder Beinaheunfälle, Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften, Kooperationsbereitschaft, Qualifikation der eingesetzten Mitarbeiter, sowie technische Qualität des Ergebnisses. Diese Bewertungen fließen in zukünftige Vergabeentscheidungen ein – schlechte Performer erhalten ggf. keine Folgeaufträge mehr. Gleichzeitig werden Lessons Learned ausgetauscht: In Sicherheits-Meetings mit Kontraktoren werden Ereignisse anonymisiert vorgestellt und gemeinsam Verbesserungsmöglichkeiten erörtert. Der Chemie-Leitfaden des VCI schlägt vor, regelmäßig Fremdfirmenmeetings zu veranstalten und die Entwicklung der Unfallzahlen, der Audit-Ergebnisse etc. transparent zu machen. Einige Chemieparks führen einen jährlichen Kontraktoren-Tag durch, wo die besten Fremdfirmen für exzellente Sicherheitsarbeit ausgezeichnet werden – was zur Motivation aller beiträgt.

Auf Basis der vorangegangenen Ausführungen lassen sich konkrete Handlungsempfehlungen ableiten, wie Betreiber ein wirksames Fremdfirmenmanagement etablieren bzw. optimieren können. Diese Empfehlungen richten sich an die Praxis und sollen helfen, die Notwendigkeit fachbetrieblicher Zulassungen, Konzessionen und Qualifikationsnachweise angemessen zu berücksichtigen.

Treffen Sie eine vorgelagerte Auswahl externer Dienstleister anhand definierter Eignungskriterien. Nutzen Sie Präqualifikationssysteme oder eigene Fragebögen, um vor Vertragsabschluss die Fachkunde, Zuverlässigkeit und Berechtigungen einer Firma zu prüfen. Achten Sie dabei insbesondere auf: gültige Fachbetriebszertifikate (z. B. WHG-Fachbetrieb, ISO-Zertifizierungen), gesetzliche Erlaubnisse (Meisterbrief, Konzessionen) und SGU-Management (z. B. SCC-Zertifizierung). Ziehen Sie bei sicherheitskritischen Aufgaben nur Fremdfirmen in Betracht, die entsprechende Referenzen und Qualifikationsnachweise lückenlos erbringen können. Dokumentieren Sie die Auswahlentscheidung und die geprüften Nachweise (z. B. in einem Vergabevermerk). Damit erfüllen Sie nicht nur Ihre Sorgfaltspflicht, sondern legen auch den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Im Zweifel ist es besser, auf den vermeintlich billigsten Anbieter zu verzichten, wenn Zweifel an dessen Befähigung bestehen – die Folgekosten eines Unfalles oder Pfuschs wären um ein Vielfaches höher.

Verankern Sie die Arbeitsschutzanforderungen vertraglich. Setzen Sie möglichst auf anerkannte Vertragsbedingungen (z. B. VOB/B in Bauverträgen) und ergänzen Sie diese um spezifische Anforderungen des Arbeitsschutzes. Ein schriftliches Fremdfirmen-Handbuch oder eine -Richtlinie sollte jedem Vertrag beiliegen. Darin verpflichten sich Fremdfirmen, alle einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Regeln der Technik und Unfallverhütungsvorschriften einzuhalten. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest: Der Auftragnehmer muss einen verantwortlichen Vertreter benennen, der ausreichend Entscheidungsbefugnis hat und deutsch (oder eine vereinbarte Sprache) spricht. Vereinbaren Sie Meldepflichten für Unfälle und Beinaheunfälle seitens der Fremdfirma. Halten Sie auch fest, dass der Auftraggeber Weisungsrechte im Rahmen der Arbeitssicherheit ausüben darf (z. B. Arbeit stoppen bei Gefahr). Wichtig ist zudem die Regelung, dass nur qualifiziertes Personal eingesetzt werden darf. Lassen Sie sich vertraglich zusichern, dass alle eingesetzten Mitarbeiter die notwendigen Befähigungen haben und stellen Sie klar, dass Sie ggf. Personal ablehnen können, das den Anforderungen nicht entspricht. Als Auftraggeber sollten Sie sich das Recht vorbehalten, Qualifikationsnachweise jederzeit einzusehen und die Einhaltung der Pflichten zu überprüfen. Diese vertraglichen Klauseln schaffen eine verbindliche Grundlage und erleichtern im Ernstfall die Durchsetzung von Maßnahmen oder Ansprüchen.

Bestellen Sie – wo immer erforderlich – einen Fremdfirmenkoordinator gemäß ArbSchG §8 und DGUV V1. Dieser sollte idealerweise schon in die Planungsphase eingebunden werden (bei Projekten auch SiGeKo nach BaustellV einbeziehen). Definieren Sie im Voraus, wann ein Koordinator nötig ist: immer dann, wenn mehrere Firmen gleichzeitig oder hintereinander in einem Gefahrenbereich tätig werden. Statten Sie den Koordinator mit echten Durchsetzungsbefugnissen aus (in der Praxis: Weisungsrecht, Stopparbeit-Recht, Zugang zu allen relevanten Informationen). Etablieren Sie regelmäßige Koordinationsbesprechungen: Tägliche oder wöchentliche Meetings aller Vorarbeiter der Fremdfirmen mit dem Koordinator haben sich bewährt, um Arbeiten abzustimmen und Sicherheitsfragen zu klären. Nutzen Sie Checklisten für Überschneidungsgefahren (z. B. Freischaltungen, Abschrankungen bei gleichzeitigen Arbeiten in verschiedenen Ebenen etc.). Stimmen Sie auch Instandhaltungs- und Produktionsbereiche miteinander ab, damit z. B. Anlagen sicher abgeschaltet sind, bevor Fremdfirmen mit Arbeiten beginnen. Diese proaktive Koordination ist ein Schlüsselfaktor, um Unfälle durch Unwissen oder Fehlkommunikation zu verhindern.

Stellen Sie sicher, dass alle Fremdfirmenmitarbeiter unterwiesen werden, bevor sie tätig werden. Richten Sie wenn möglich ein zentrales Unterweisungssystem ein (z. B. E-Learning oder Schulungsfilm), um ein einheitliches Sicherheitsgrundwissen zu vermitteln. Führen Sie im Anschluss an die Unterweisung Wissenschecks durch – nur bei Bestehen erhält der Mitarbeiter einen Zugangsberechtigungsausweis. Viele Unternehmen koppeln die Werksausweise an solche Schulungsdatenbanken, sodass ablaufende Unterweisungen eine automatische Sperre erzeugen. Ergänzend muss eine arbeitsplatzbezogene Einweisung durch den jeweiligen Auftragsverantwortlichen erfolgen. Sorgen Sie dafür, dass dies dokumentiert wird (Unterweisungsnachweis unterschreiben lassen). Implementieren Sie ein Erlaubnisscheinwesen (Permits) für gefährliche Arbeiten: Feuerarbeiten, Arbeiten in engen Räumen, Höhenarbeiten etc. sollten nur auf Basis schriftlicher Erlaubnisscheine durchgeführt werden, die vorab vom verantwortlichen Bereich zusammen mit der Fremdfirma ausgefüllt werden. Darin werden Schutzmaßnahmen, benötigte Qualifikationen und Notfallpläne festgelegt. Die Ausgabe solcher Permits kann an die Kontrolle von Qualifikationsnachweisen gekoppelt werden – z. B. kein Heißarbeits-Permit ohne geprüften Feuerlöscher in der Nähe und ohne Schweißerprüfungsnachweis des Ausführenden. Durch solche administrativen Kontrollen wird sichergestellt, dass die Präsenz der Qualifikationen an jedem Einsatztag geprüft wird und nicht nur bei Vertragsschluss.

Implementieren Sie regelmäßige Sicherheitsaudits und Begehungen auf den Baustellen oder Arbeitsplätzen der Fremdfirmen. HSE-Manager oder Sicherheitsingenieure sollten Stichproben machen: Wird PSA getragen? Sind Absperrungen korrekt? Arbeiten die Leute entsprechend ihrer Befähigung (z. B. bedient nur der ausgebildete Kranführer den Kran)? Ergebnisse solcher Begehungen sind zu dokumentieren und bei Mängeln sofort Abstellmaßnahmen zu ergreifen. Halten Sie dabei den kurzen Dienstweg: Bei kleineren Verstößen direkt Vorarbeiter ansprechen; bei gravierenden Verstößen Arbeit unterbrechen und formal Abmahnung an Firmenleitung senden. Pflegen Sie eine offene Kommunikationskultur: Ermuntern Sie Fremdfirmen, Unsicherheiten anzusprechen. Etablieren Sie Meldesysteme, in denen auch Beinaheunfälle oder Gefährdungen durch Fremdfirmen gemeldet werden können, ohne Schuldzuweisung, um gemeinsam daraus zu lernen. Ein positives Signal ist es, wenn Auftraggeber und Fremdfirmen gemeinsam Sicherheitskampagnen durchführen (z. B. einen Sicherheitstag veranstalten, an dem alle im Betrieb – intern wie extern – teilnehmen). Damit zeigen Sie, dass die Sicherheit aller Beschäftigten gleich wichtig genommen wird.

Führen Sie ein umfassendes Dokumentationssystem für das Fremdfirmenmanagement. Darin sollten alle relevanten Unterlagen hinterlegt sein: Verträge, Sicherheitshandbücher, Unterweisungsnachweise, Qualifikationszertifikate, Auditberichte, Unfallberichte. Eine vollständige Dokumentation erleichtert nicht nur den Nachweis der Sorgfalt (gegenüber Behörden oder im Haftungsfall), sondern ermöglicht auch Auswertungen. Nutzen Sie diese Daten, um Kennzahlen zu bilden: z. B. Unfallquote Fremdfirmen vs. Eigenpersonal, häufige Unfallursachen, Auditmängel pro 100 Auditstunden etc. Diese Kennzahlen können Ansatzpunkte für Verbesserungen liefern – etwa wenn erkennbar ist, dass immer wieder ein bestimmtes Sicherheitsdefizit bei verschiedenen Fremdfirmen auftritt (dann könnten Sie Ihr Anforderungsprofil erweitern oder Schulungen anbieten). Die Leistungsbewertung von Fremdfirmen sollte institutionalisiert werden: Nach Abschluss eines Auftrags ziehen der technische Verantwortliche und der Sicherheitsingenieur Bilanz, ob die Fremdfirma den Erwartungen entsprach. Dokumentieren Sie dies in einem Bewertungstool. So entsteht über die Zeit eine Historie, die zukünftige Entscheidungen stützt (ähnlich einem Lieferantenbewertungssystem). Unternehmen, die konsequent dokumentieren, berichten, dass sie gezielt ihr Fremdfirmenportfolio optimieren konnten – verlässliche, sichere Dienstleister werden gehalten und gefördert, während unsichere tendenziell herausgefiltert wurden. Ein solches Qualitätsmanagement im Fremdfirmenbereich zahlt sich langfristig aus.

Oftmals liegt der Schlüssel für ein funktionierendes Fremdfirmenmanagement auch beim eigenen Personal. Stellen Sie sicher, dass Bauleiter, Instandhaltungsingenieure und alle, die Fremdfirmen beauftragen oder betreuen, entsprechend geschult sind. Diese Personen müssen die einschlägigen Vorschriften (ArbSchG, BetrSichV, DGUV-V1 etc.) kennen und wissen, welche Verantwortung sie tragen. Spezifische Seminare zum Fremdfirmenkoordinator (teils von BG oder kommerziellen Anbietern) sollten für solche Mitarbeiter obligatorisch sein. Ebenso sollten sie im Vertragswesen unterwiesen sein, damit sie wissen, welche Forderungen sie an Fremdfirmen stellen dürfen und müssen (z. B. niemand fängt ohne Nachweis X an zu arbeiten). Durch eine hohe Sensibilisierung der eigenen Belegschaft schafft man eine Kontrollinstanz vor Ort, die Gefahren sofort bemerkt. Beispielsweise, wenn ein Schichtmeister weiß, dass eine Reinigung in einem Behälter nur von einem Befähigten mit Gaswarngerät gemacht werden darf, wird er sofort eingreifen, sollte ein Unbefugter hineinsteigen wollen. Eine Fehlerkultur, in der eigene wie Fremd-Mitarbeiter unsichere Handlungen ansprechen können, ist hier entscheidend.

Gerade im Bereich Qualifikationsnachweise kann es sinnvoll sein, mit anderen Firmen der Branche zusammenzuarbeiten. Nutzen Sie überbetriebliche Plattformen (z. B. Contractor Safety Foren bei Berufsgenossenschaften oder Industrieverbänden), um Informationen über Fremdfirmen auszutauschen. Viele Branchen (Chemie, Bau, Energie) haben inzwischen Datenbanken oder Listen sicherheitszertifizierter Unternehmen. Indem Sie auf solche Ressourcen zurückgreifen, vermeiden Sie die Beauftragung unbekannter Größen und profitieren von Erfahrungen anderer. Benchmarking der eigenen Unfallquoten und Vorgehensweisen gegenüber dem Branchendurchschnitt kann zudem zeigen, wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Beispielsweise veröffentlichen Berufsgenossenschaften wie die BG RCI regelmäßig Kennzahlen und geben Merkblätter (z. B. Merkblatt A 029 "Fremdfirmenmanagement") heraus, die praxisnahe Checklisten und Empfehlungen beinhalten. Halten Sie sich über solche Publikationen auf dem Laufenden – das Fremdfirmenmanagement ist kein statisches Thema, sondern entwickelt sich mit neuen Erkenntnissen und gesetzlichen Änderungen weiter.