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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Intranet im Facility Management

Facility Management: Fremdfirmenmanagement » Grundsätze » Intranet

Zentrale Informations- und Steuerungsplattform für externe Dienstleister, Anmeldungen und Sicherheit

Zentrale Informations- und Steuerungsplattform für externe Dienstleister, Anmeldungen und Sicherheit

Im betrieblichen Alltag sind Fremdfirmen unverzichtbar – sei es für Wartung, Umbau, Reinigung, IT oder technische Sonderleistungen. Damit diese Einsätze effizient, sicher, rechtssicher und koordiniert ablaufen, braucht es eine klare, jederzeit verfügbare und verständliche Informations- und Steuerungsplattform: das Intranetmodul für Fremdfirmenmanagement. Ein professionell gestalteter Intranetbereich ermöglicht es, Abläufe zu standardisieren, Unterlagen bereitzustellen, Unterweisungen zu integrieren und Ansprechpartner transparent zu machen – digital, aktuell und nachvollziehbar. Er schafft Klarheit, Sicherheit und Effizienz für alle Beteiligten – intern wie extern – und trägt wesentlich zur Erfüllung der Betreiberverantwortung bei.

Für Facility Management, Arbeitssicherheit, Empfang, IT und Kommunikation bietet das Intranet eine gemeinsame Plattform, um den Umgang mit Fremdfirmen professionell, digital und zukunftsfähig zu gestalten.

Zielsetzung des Intranetmoduls für Fremdfirmen

Digitale Unterstützung im Fremdfirmenmanagement

  • Digitale Unterstützung des gesamten Fremdfirmenprozesses von Anmeldung bis Abmeldung

  • Reduktion von Rückfragen, Sicherheitsrisiken und organisatorischem Aufwand

  • Erfüllung von gesetzlichen Pflichten (z. B. BetrSichV, ArbSchG, DGUV)

  • Bereitstellung von dokumentierten Abläufen, Unterweisungen, Formularen und Kontakten

  • Verbesserung der Auditfähigkeit, Nutzerfreundlichkeit und internen Kommunikation

Typische Inhalte eines Fremdfirmen-Intranetbereichs

Bereich

Inhalt und Funktionen

Allgemeine Informationen

Ziel, Anwendungsbereich, rechtliche Grundlagen

Ablaufbeschreibung

Schritt-für-Schritt: Anmeldung, Unterweisung, Zugang, Rückmeldung

Downloads

Rahmenverträge, Gefährdungsbeurteilung, Checklisten, Unterweisungsnachweise

Unterweisung / E-Learning

Zugang zur digitalen Sicherheitsunterweisung inkl. Testfunktion

Anmeldung / Freigabeprozess

Verlinkung zum Fremdfirmenportal oder Formularupload

Zutritt & Ausweisregelung

Zugangskriterien, Ausweisbeantragung, Gültigkeit, Rückgabe

Ansprechpartner:innen

Koordination, Technik, Arbeitssicherheit, Empfang

Regeln & Verhalten

PSA, Verkehrswege, Alarmverhalten, Fotografieverbot etc.

Meldung von Störungen / Vorfällen

Link zum Ticketsystem / Formular zur Vorfallmeldung

Nutzergruppen und deren Anforderungen

Zielgruppe

Erwartete Inhalte

Fremdfirmen / Externe

Abläufe, Zugang, Dokumente, Unterweisung, Ansprechpartner:innen

Interne Auftraggeber:innen

Regelungen zur Beauftragung, Dokumentenpflichten

Empfang / Zutrittskontrolle

Ausweiserstellung, Zutrittsliste, Ansprechpartner:innen

Sicherheitsbeauftragte

Nachweise, Schulungszugang, Verhaltensregeln

Facility Management / FM-Koordination

Leistungsabstimmung, Rückmeldungen, Kontrolle

Technische Anforderungen und Integration

Anforderung

Beschreibung

Digitale Verfügbarkeit

auch mobil und für externe Partner zugänglich (z. B. über Extranet)

Verknüpfung mit DMS

Ablage aller sicherheitsrelevanten Nachweise und Freigaben

Anbindung an LMS

Durchführung und Nachweis von Unterweisungen (z. B. mit Zertifikat)

Formularintegration

Onlineformulare für Anmeldung, Mängelmeldung, Feedback

Zugriffsrechte

Differenzierte Sichtbarkeit je nach Rolle und Funktion

Erfolgsfaktoren für ein funktionales Intranetmodul

Erfolgsfaktor

Wirkung

Übersichtliche Navigation

alle Dokumente, Prozesse und Ansprechpersonen schnell auffindbar

Regelmäßige Aktualisierung

Gültigkeit, neue rechtliche Anforderungen, neue Formulare

Mehrsprachigkeit

barrierearmer Zugang für alle externen Firmen

Integration in interne Prozesse

z. B. Übergabe an Zutritts- oder CAFM-Systeme

Pflegeverantwortung klar definiert

kein Veralten oder Informationslücken

Erweiterungsmöglichkeiten

  • Interaktive Checklisten für Einsatzvorbereitung und Abschlusskontrolle

  • QR-Code auf Ausweis / Gerät mit Direktlink zum Intranetbereich

  • Dashboard für interne Koordination (z. B. wer ist heute wo im Einsatz?)

  • Reporting-Funktion für z. B. Anzahl Einsätze, Unterweisungsquote, Auffälligkeiten

  • Push-Funktion für Änderungen (z. B. neue PSA-Vorgabe, Baustellenlage, Zufahrtsregelung)