Verbände im Fremdfirmenmanagement verstehen

Der VSGK vereint Spezialisten, die gemäß Baustellenverordnung als Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinatoren (SiGeKos) tätig sind. Seine Gründung im Jahr 1999 fiel in die Anfangszeit der Baustellenverordnung und reagierte auf den Bedarf, das neue Berufsbild des SiGeKo zu professionalisieren. Ziel des VSGK ist es, klare Maßstäbe für diese Koordinatoren zu setzen und ihre Interessen zu vertreten. Der Verband wirkt in Fachgremien mit, gibt Praxishilfen (z. B. einen SiGeKo-Leitfaden) heraus und organisiert regelmäßig Fachtagungen. Durch Fortbildungen und einen Austausch auf hohem Niveau sorgt der VSGK dafür, dass SiGeKos – und damit auch die von ihnen betreuten Unternehmen – stets aktuelle Kenntnisse zu Rechtsvorschriften und Best Practices besitzen.

• Relevanz des Verbands für Fremdfirmenmanagement: SiGeKos sind oft die Schlüsselpersonen, wenn auf einem Betriebsgelände mehrere Fremdfirmen tätig sind. Der VSGK fokussiert daher auf Koordination und Abstimmung zwischen Auftraggebern und Fremdfirmen auf Baustellen. Indem er Qualitätsstandards für SiGeKos definiert, trägt er unmittelbar zu professionellem Fremdfirmenmanagement bei – insbesondere im Hinblick auf Arbeitsschutz und klare Zuständigkeiten bei Projekten mit externen Firmen.

• Unterstützung für FM-Abteilungen: Viele Facility-Management-Projekte (Umbauten, Sanierungen, Wartungen) erfordern einen SiGeKo. Der VSGK stellt sicher, dass diese Koordinatoren optimal ausgebildet sind und unterstützt FM-Abteilungen indirekt, indem er etwa Musterverträge, Checklisten für Sicherheitspläne und Weiterbildungen anbietet. FM-Teams können über den Verband zudem qualifizierte SiGeKos finden und sich über aktuelle Entwicklungen (z. B. neue Regeln nach Baustellenverordnung) informieren.

• Offizielle Website: VSGK – Verband der Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinatoren Deutschlands e.V.

Die DGUV ist der Spitzenverband der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen in Deutschland. Als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung koordiniert sie Präventionsarbeit, entwickelt Unfallverhütungsvorschriften und informiert Unternehmen branchenübergreifend – auch im Facility Management. Im Kontext Fremdfirmenmanagement hat die DGUV verbindliche Informationen und Regeln geschaffen, um die Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber an einem Einsatzort sicher zu gestalten. Ein Beispiel ist die DGUV Information 215-830 (ehemals BGI 865) „Einsatz von Fremdfirmen im Rahmen von Werkverträgen“, die praxisnah erläutert, welche Arbeitsschutzpflichten Auftraggeber und Auftragnehmer bei Werkvertragsleistungen haben.

• Relevanz für Fremdfirmenmanagement: Durch die DGUV wird sichergestellt, dass alle involvierten Parteien – eigene Mitarbeiter wie Fremdfirmen – nach einheitlichen Sicherheitsstandards arbeiten. Insbesondere fordert das Arbeitsschutzgesetz zur Kooperation mehrerer Arbeitgeber auf einer Anlage auf. Die DGUV übersetzt solche rechtlichen Vorgaben in konkrete Handlungshilfen. Für FM bedeutet dies: Von Unterweisungsvorgaben bis zur Kontrolle von Fremdfirmen erfüllt die DGUV eine Leitlinienfunktion, die hilft, Haftungsrisiken zu minimieren und Unfälle zu verhindern.

• Unterstützung für FM-Abteilungen: Die DGUV bietet umfangreiche Medien und Beratungen für Betriebe an. FM-Abteilungen erhalten z. B. über die DGUV Publikationen Checklisten zur Auswahl von Fremdfirmen, Empfehlungen für Verträge (etwa Integration von Sicherheitsklauseln) und Unterweisungskonzepte. Zudem schulen die Unfallkassen und Berufsgenossenschaften vor Ort Führungskräfte im korrekten Fremdfirmenmanagement. Diese Unterstützung befähigt FM-Verantwortliche, ihrer sog. Betreiberverantwortung gerecht zu werden und ein Fremdfirmenmanagementsystem als Teil des Arbeitsschutzmanagements aufzubauen.

• Offizielle Website: DGUV – Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung

Die BG BAU ist die Unfallversicherung für Bau- und Baudienstleistungsunternehmen und übernimmt eine besondere Rolle, wenn es um Fremdfirmen auf Baustellen geht. Im Facility Management betrifft das beispielsweise umfangreiche Umbauten oder Sanierungen im Gebäudebestand. Die BG BAU entwickelt spezifische Regeln und Brancheninformationen für die sichere Organisation solcher Bauarbeiten mit Fremdfirmen. Sie zeigt praxisnah auf, wie Werkverträge auf Baustellen gestaltet sein müssen und welche Pflichten Bauherren bzw. Auftraggeber gegenüber beauftragten Firmen haben. So hat die BG BAU z. B. Merkblätter, in denen typische Leistungen externer Firmen – von Anlagenbau über Wartung bis Reinigung – und die jeweilige Verantwortungsverteilung beschrieben sind.

• Relevanz des Verbands für Fremdfirmenmanagement: Gerade im Bauwesen sind mehrere Gewerke parallel tätig. Die BG BAU sorgt mit ihren Vorgaben dafür, dass Koordination und Absicherung auf solchen Multi-Unternehmer-Baustellen klappen. Ihre Regelwerke – etwa zur Baustellensicherheit oder zum Umgang mit Subunternehmern – definieren Standards, an denen sich Facility Manager orientieren können, wenn sie Bau- und Montagefirmen steuern. Zudem überwacht die BG BAU als Versicherungsträger auch die Einhaltung dieser Standards auf Baustellen und treibt damit die Umsetzung eines funktionierenden Fremdfirmenmanagements voran.

• Unterstützung für FM-Abteilungen: Die BG BAU stellt Schulungen und Beratung bereit, z. B. zur Bestellung geeigneter Koordinatoren oder zur Erstellung von Sicherheits- und Gesundheitsschutzplänen. Sie hat Checklisten entwickelt (etwa „Was ist bei der Beauftragung von Fremdfirmen zu beachten?“) und liefert Mustertexte für Fremdfirmenordnungen. FM-Abteilungen können bei der BG BAU zudem Informationsmedien abrufen – etwa das „Handbuch für Bauherren“, das die Organisation von Baustellen mit Fremdfirmen Schritt für Schritt erläutert. Diese Hilfen ermöglichen es, Bauprojekte im Bestand rechtssicher zu planen, Fremdfirmen vor Ort einzuweisen und Arbeitsunfälle oder Haftungsfälle zu vermeiden.

• Offizielle Website: BG BAU – Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft

Der VAZ e.V. ist ein Zusammenschluss von Zertifizierungsgesellschaften und seit 2021 der Programmträger des bekannten Sicherheits-Certifikats-Contraktoren (SCC). Dieses Zertifizierungssystem wurde ursprünglich für die petrochemische Industrie entwickelt, hat sich aber in Deutschland branchenübergreifend etabliert. SCC richtet sich speziell an Fremdfirmen und Dienstleister, die direkt auf dem Gelände ihrer Kunden arbeiten. Es fordert von diesen Unternehmen ein systematisches Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz-Management (SGU) und prüft es durch Zertifizierungen. Für das Facility Management ist SCC relevant, weil es einen objektiven Maßstab liefert, wie gut eine Fremdfirma in puncto Sicherheit aufgestellt ist. Der VAZ betreut das SCC-Regelwerk und sorgt für dessen Weiterentwicklung in Abstimmung mit den ursprünglichen Entwicklern in den Niederlanden.

• Relevanz des Verbands für Fremdfirmenmanagement: Das SCC-System, nun unter Obhut des VAZ (daher teils SCC-VAZ genannt), ist faktisch ein Branchenstandard für sicheres Fremdfirmenmanagement. Viele Auftraggeber – gerade auch im FM – verlangen heute von ihren Kontraktoren ein SCC-Zertifikat als Nachweis, dass diese ein wirksames Sicherheitsmanagement haben. Der VAZ stellt mit SCC sicher, dass einheitliche Kriterien für die Auswahl und Bewertung von Fremdfirmen vorliegen. FM-Abteilungen können so zertifizierte Dienstleister bevorzugen und darauf vertrauen, dass grundlegende SGU-Maßnahmen etabliert sind.

• Unterstützung für FM-Abteilungen: Über den VAZ bzw. das SCC-System erhalten FM-Verantwortliche konkrete Werkzeuge zur Lieferantenbewertung. So gibt es standardisierte SCC-Checklisten, die FM-Abteilungen bei Audits oder Präqualifikationen von Dienstleistern einsetzen können. Der Verband bietet zudem Infos, welche Zertifizierungsstellen SCC-Prüfungen durchführen und wie man z. B. eigene Mitarbeiter nach SCP (Sicherheits-Certifikat-Personal) schulen lassen kann. Insgesamt erleichtert der SCC-Standard FM-Abteilungen die Auswahl zuverlässiger und sicherheitsbewusster Fremdfirmen, da er einen vergleichbaren Qualifikationsrahmen schafft.

• Offizielle Website: VAZ e.V. – Programm SCC

Der VDI ist zwar ein breit aufgestellter technisch-wissenschaftlicher Verband, nimmt aber auch im Facility Management wichtige Aufgaben wahr. Speziell widmet er sich dem Thema Fremdfirmenmanagement mit der geplanten VDI-Richtlinie 4063, die voraussichtlich 2025 erscheint. Diese Richtlinie soll praxisgerechte Standards für das Kontraktoren-Management im FM setzen – ähnlich wie es der VDI in der Vergangenheit z. B. mit Richtlinien für Betreiberverantwortung oder Instandhaltung getan hat. Der VDI bringt dazu Experten aus Ingenieurwesen, Arbeitssicherheit und FM-Praxis zusammen. Schon im Vorfeld bietet der VDI Fachkonferenzen und Veröffentlichungen an, die das Bewusstsein für effizientes und sicheres Fremdfirmenmanagement schärfen.

• Relevanz des Verbands für Fremdfirmenmanagement: Durch Normierungsarbeit wie VDI 4063 wird erstmals ein einheitlicher Leitfaden speziell für Fremdfirmenmanagement im Gebäudebetrieb geschaffen. Das ist für die Branche ein Meilenstein, da bisher viele Unternehmen ihre eigenen Verfahren hatten. Die VDI-Richtlinie wird Aspekte wie Auswahlkriterien für Dienstleister, Vertragsgestaltung, Sicherheitsauflagen, Prozessschritte von Beauftragung bis Abnahme systematisch darstellen. Damit setzt der VDI einen Benchmark, an dem sich FM-Organisationen orientieren können, um ihr Fremdfirmenmanagement zu professionalisieren.

• Unterstützung für FM-Abteilungen: Neben der Richtlinie selbst bietet der VDI Foren zum Erfahrungsaustausch – etwa im Rahmen seines Arbeitskreises 4063 – Fremdfirmenmanagement, in dem Praktiker aus FM und Arbeitsschutz mitwirken. FM-Abteilungen können über den VDI auch Schulungen buchen, die neue Standards vermitteln, und erhalten Publikationen (z. B. VDI-Reports) mit Best-Practice-Beispielen. Durch die interdisziplinäre Ausrichtung (Ingenieure, Sicherheitsfachkräfte, Facility Manager) stellt der VDI sicher, dass die entwickelten Lösungen technisch fundiert und zugleich praxisnah für den Gebäudebetrieb sind.

• Offizielle Website: VDI – Verein Deutscher Ingenieure e.V.

Der VCI vertritt rund 2.300 Chemie- und Pharmaunternehmen in Deutschland und hat früh erkannt, wie kritisch Fremdfirmenmanagement für die Anlagensicherheit ist. Für seine Mitgliedsunternehmen hat der VCI einen Leitfaden zum Umgang mit Fremdfirmen und Kontraktoren erarbeitet. Dieser Leitfaden (2016 veröffentlicht) liefert ein Rahmenkonzept, um unternehmensspezifische Fremdfirmen-Regelungen zu entwickeln. Im Zentrum steht dabei eine Sicherheitsbewertung von Fremdfirmen: Der VCI definiert Kriterien, mit denen Auftraggeber die Arbeitsschutzleistung von Dienstleistern bewerten und Zulassungsprozesse gestalten können. Zudem stellt der Verband einen Muster-Fragebogen bereit, um bei Fremdfirmen gezielt SGU-relevante Informationen abzufragen.

• Relevanz des Verbands für Fremdfirmenmanagement: In Chemieparks und Industrieanlagen, die oft vom Facility Management mitbetreut werden, sind täglich zahlreiche Kontraktoren im Einsatz. Der VCI-Leitfaden sorgt dafür, dass klare Regeln gelten, bevor Fremdfirmen das Werksgelände betreten. Themen wie Zulassung, Sicherheitsunterweisung, Überwachung der Arbeiten und Bewertung nach Auftragsende werden einheitlich abgedeckt. Das erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit, da Fremdfirmen wissen, welche Standards erwartet werden. Obwohl vom Chemieverband initiiert, können auch FM-Abteilungen anderer Branchen von diesen hohen Maßstäben profitieren.

• Unterstützung für FM-Abteilungen: Der VCI stellt seinen Leitfaden öffentlich zur Verfügung und gibt damit FM-Verantwortlichen ein Werkzeug an die Hand, um eigene Fremdfirmenmanagement-Konzepte zu erstellen. Insbesondere für Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen (z. B. Umgang mit Gefahrstoffen, kritische Infrastrukturen) bietet der VCI-Vorgehensplan Orientierung – von der Auswahl qualifizierter Dienstleister bis zum Umgang mit Verstößen. FM-Abteilungen können den enthaltenen Fragebogen nutzen, um die Eignung von Fremdfirmen vor Auftragserteilung systematisch zu prüfen, und sich an den Best-Practice-Empfehlungen des Verbands orientieren, die aus den Erfahrungen vieler Chemiebetriebe gespeist sind.

• Offizielle Website: VCI – Verband der Chemischen Industrie e.V.

Die GEFMA ist der führende deutsche Fachverband für Facility Management. Zwar deckt sie das gesamte Aufgabenspektrum des FM ab, doch widmet sie sich dem Fremdfirmenmanagement insbesondere im Rahmen der Betreiberverantwortung. So hat die GEFMA bereits 2004 die Richtlinie GEFMA 190 veröffentlicht, die systematisch die Pflichten von Betreibern im FM darstellt. Darin und in ihren Weiterbildungen betont GEFMA, dass Betreiber (und damit FM-Abteilungen) bei Beauftragung externer Firmen geeignete organisatorische Maßnahmen treffen müssen, um Arbeits- und Gesundheitsschutz sicherzustellen. Zusätzlich engagiert sich GEFMA in Arbeitskreisen (z. B. „Recht“ und „Qualität“), in denen FM-Experten gemeinsam Leitfäden erarbeiten – oft in Kooperation mit anderen Verbänden wie dem VDI oder der DGUV.

• Relevanz des Verbands für Fremdfirmenmanagement: Als Branchenverband setzt GEFMA Qualitätsstandards im FM, die auch die Zusammenarbeit mit Dienstleistern betreffen. Beispielsweise fließen in GEFMA-Zertifikate für FM-Dienstleister (z. B. GEFMA 730ff für Ausschreibungen) Kriterien ein, die ein geordnetes Fremdfirmenmanagement voraussetzen. GEFMA sensibilisiert die Branche dafür, dass Outsourcing nicht die Verantwortung des Betreibers mindert – im Gegenteil: Die Einhaltung von Betreiberpflichten, etwa durch Kontrollsysteme für Fremdfirmen, ist ein von GEFMA propagierter Grundsatz.

• Unterstützung für FM-Abteilungen: GEFMA bietet Richtlinien, Schulungen und Erfahrungsaustausch speziell für Facility Manager. Durch Richtlinie GEFMA 190 und begleitende Seminare lernen FM-Verantwortliche, wie sie Pflichten bei Fremdvergaben delegieren und überwachen können. GEFMA publiziert außerdem Leitfäden (z. B. zu Vertragsgestaltung oder Leistungscontrolling), die den Umgang mit externen Partnern regeln. Nicht zuletzt dient das große GEFMA-Netzwerk – mit Regionalgruppen und regelmäßigen Veranstaltungen – dem Austausch unter FM-Leitern darüber, welche Werkzeuge (Software-Plattformen, Dokumentationssysteme etc.) das Fremdfirmenmanagement in der Praxis erleichtern.

• Offizielle Website: GEFMA e.V. – Deutscher Verband für Facility Management

RealFM ist ein Verband von Corporate Real Estate- und FM-Verantwortlichen, der den Erfahrungsaustausch unter Betreiberunternehmen fördert. Obwohl RealFM ein breites Themenspektrum abdeckt – von Flächenmanagement bis Nachhaltigkeit – liegt ein Fokus auf der Bestellerkompetenz der FM-Seite. Das bedeutet, Mitgliedsunternehmen arbeiten gemeinsam daran, ihre Kompetenz als Auftraggeber zu stärken, um externe FM-Dienstleister effektiv steuern zu können. RealFM entwickelt dazu Positionspapiere und Modelle, z. B. ein Funktions- und Leistungsmodell im FM, das klare Verantwortungsabgrenzungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer definiert. Auch im Bereich Betreiberverantwortung setzt RealFM Impulse, etwa durch Publikationen, die den „Mensch im Mittelpunkt“ einer sicheren FM-Organisation sehen.

• Relevanz des Verbands für Fremdfirmenmanagement: RealFM adressiert Fremdfirmenmanagement aus der Sicht der Auftraggeber. Indem der Verband herausarbeitet, welche Fähigkeiten ein gutes Auftraggebermanagement ausmachen (Stichwort: Bestellerkompetenz), hilft er FM-Abteilungen, ihre Rolle gegenüber Dienstleistern zu professionalisieren. Themen wie Leistungsbeschreibungen, KPI-Vereinbarungen, Qualitätskontrolle bei FM-Services durch Dritte werden im Verband diskutiert und branchenspezifisch aufbereitet. RealFM trägt damit dazu bei, dass Fremdfirmen nicht isoliert agieren, sondern in ein steuerbares Servicekonzept eingebunden sind.

• Unterstützung für FM-Abteilungen: Durch RealFM können sich Corporate FM-Verantwortliche vernetzen und von Best Practices anderer Unternehmen lernen – etwa wie ein Industriekonzern die Auswahl und Überwachung seiner Wartungsfirmen organisiert. RealFM organisiert regelmäßige RealFM Days und Arbeitskreistreffen, in denen auch Vertragsmanagement und Outsourcing-Erfahrungen geteilt werden. Zudem kooperiert RealFM mit GEFMA und dem österreichischen und schweizer FM-Verband (FM-Alliance „3 Verbände – gemeinsam mehr erreichen“), um gemeinsame Standards voranzutreiben. FM-Abteilungen profitieren somit von internationalem Know-how und erhalten über RealFM Zugang zu Leitfäden und Studien, die konkret aufzeigen, wie man Dienstleister steuert, die Leistungsqualität misst und Risiken (z. B. Haftung bei Pflichtverstößen von Fremdfirmen) minimiert.

• Offizielle Website: RealFM e.V. – Verband für Real Estate und Facility Management

Das Sifa-Netzwerk Deutschland ist ein neuer Zusammenschluss von Fachkräften für Arbeitssicherheit (Sicherheitsingenieuren) in Gründung, der 2024 ins Leben gerufen wurde. Ziel dieses Netzwerks ist es, die bundesweite Vernetzung und den Erfahrungsaustausch unter Arbeitsschutzexperten zu stärken – unabhängig von Branchen. Gerade im Bereich Fremdfirmenmanagement stehen Sicherheitsfachkräfte oft vor ähnlichen Fragen: Wie führe ich effizient Unterweisungen für externe Handwerker durch? Welche digitalen Tools eignen sich zur Zugangsfreigabe für Fremdfirmen? Das Sifa-Netzwerk will solche Themen praxisnah diskutieren und erarbeitet jährliche Schwerpunkte, die in regelmäßigen Treffen vorgestellt werden. Dadurch soll eine Wissensplattform entstehen, von der letztlich auch die Unternehmen – inklusive FM-Abteilungen – profitieren.

• Relevanz des Verbands für Fremdfirmenmanagement: Im Sifa-Netzwerk kommen Erfahrungen aus vielen Betrieben zusammen, u.a. wie Fremdfirmen in verschiedenen Kontexten gemanagt werden. Dieses bereichsübergreifende Know-how (z. B. aus Industrie, Gesundheitswesen, Immobilienwirtschaft) kann dazu beitragen, innovative Lösungen für klassische Fremdfirmenprobleme im FM zu finden. Zudem kann das Netzwerk als Stimme der Praktiker gegenüber Regelsetzern (DGUV, Ministerien) auftreten und darauf hinwirken, dass die Belange beim Einsatz externer Firmen mehr Gehör finden.

• Unterstützung für FM-Abteilungen: Sicherheitsingenieure aus FM-Betrieben können über das Sifa-Netzwerk Best Practices kennenlernen – etwa zu Unterweisungssystemen, Gefährdungsbeurteilungen bei Werkvertragsfirmen oder Notfallmanagement, wenn Fremdfirmen betroffen sind. Das Netzwerk organisiert Treffen und Webinare (ein Jahresplan mit Themen wie Brandschutz, neue Arbeitsformen etc. wurde bereits für 2024 skizziert), bei denen auch FM-relevante Sicherheitsthemen Platz finden. Für eine FM-Abteilung, die oft nur einen oder wenige Sifas hat, bedeutet die Beteiligung im Netzwerk eine Multiplikation von Wissen: Man erfährt, welche Maßnahmen andernorts funktionieren, und kann diese adaptieren, um das eigene Fremdfirmenmanagement weiter zu verbessern.

• Offizielle Website: Sifa-Netzwerk Deutschland e.V. (in Gründung)