Eine betriebliche Eingangsrechnung gilt als prüffähig, wenn sie alle gesetzlichen und unternehmensinternen Vorgaben erfüllt und dadurch ohne weitere Nachfragen oder Korrekturaufwand sachlich und rechnerisch geprüft werden kann. Dies setzt insbesondere voraus, dass sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben gemäß § 14, § 14a UStG enthalten sind (zum Beispiel vollständige Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Netto- und Bruttobeträge sowie den angewendeten Umsatzsteuersatz). Darüber hinaus sollten alle unternehmensspezifischen Anforderungen erfüllt sein, wie die Nennung von Bestell- oder Projektnummern, die Angabe der richtigen Kostenstelle oder weitere interne Vermerke zur Kontierung.
Eine prüffähige Eingangsrechnung stellt sicher, dass alle für die Abrechnung relevanten Informationen korrekt und vollständig vorliegen. Nur so können reibungslose Zahlungsvorgänge, ein rechtskonformer Vorsteuerabzug und eine ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet werden. Werden die erforderlichen Informationen nicht erbracht, ist die Rechnung nicht prüffähig und kann vom Rechnungsempfänger zurückgewiesen werden. Ziel ist es stets, in enger Abstimmung mit dem Aussteller zügig eine korrigierte Rechnung zu erhalten, damit das Geschäft sauber abgewickelt und die kaufmännische Ordnungsmäßigkeit gewahrt wird.
Um zu belegen, dass die abgerechnete Leistung oder Lieferung tatsächlich ordnungsgemäß erbracht wurde und der Rechnungsempfänger den Umfang nachvollziehen kann, ist es häufig erforderlich, bestimmte Unterlagen beizufügen.
Diese gelten als „rechnungsbegründende“ oder „abrechnungsbegründende“ Dokumente und umfassen beispielsweise:
Bestellung oder Vertrag: Hier muss klar hervorgehen, wann und in welchem Umfang welche Leistungen oder Produkte bestellt wurden. Oft wird eine Bestellnummer oder Vertragsnummer angegeben, um die Rechnung eindeutig zuordnen zu können.
Lieferscheine: Bei Warenlieferungen belegt der Lieferschein, welche Mengen tatsächlich geliefert wurden und ob die Lieferung vollständig und mängelfrei war.
Leistungsnachweise / Stundenzettel: Bei Dienstleistungen oder projektbasierten Arbeiten (z. B. IT-Projekte, Beratungsleistungen, Handwerksleistungen) müssen Umfang und Zeitpunkt der erbrachten Leistung durch Stundenzettel, Projektberichte oder ähnliche Nachweise dokumentiert werden.
Abnahmeprotokolle: Wenn bei Bau- oder Handwerksleistungen eine formale Abnahme erfolgt, kann ein Abnahmeprotokoll als Teil der Rechnungsbegründung dienen und dokumentieren, dass die Arbeiten vertragsgemäß abgeschlossen sind.
Nachträge und Änderungsaufträge: Falls sich im Projektverlauf Änderungen ergeben (zum Beispiel zusätzliche Leistungen), sollten diese in eigenen Nachträgen festgehalten sein, auf die sich die Rechnung bezieht.
Je nach unternehmensinterner Regelung und Art des Geschäfts können weitere Dokumente erforderlich sein (z. B. Qualitätszertifikate oder Prüfprotokolle). Ziel ist stets, dass ein sachkundiger Prüfer anhand der Rechnung plus dieser Unterlagen ohne weitere Rückfragen feststellen kann, ob die Abrechnung inhaltlich und rechnerisch korrekt ist.
Prüfung und Feststellung von Fehlern
Stellt sich während der Rechnungsprüfung heraus, dass Pflichtangaben fehlen, die Angaben nicht mit dem gelieferten Umfang übereinstimmen oder sonstige Unstimmigkeiten vorliegen, ist die Rechnung nicht prüffähig. Das bedeutet, dass sie unter den gegebenen Voraussetzungen nicht für den Buchungs- und Zahlungsprozess freigegeben werden kann.
Beanstandung und Korrektur verlangen
In einem solchen Fall sollte der Rechnungsempfänger den Aussteller unverzüglich informieren und schriftlich (zum Beispiel per E-Mail oder Brief) auf die fehlenden oder fehlerhaften Punkte hinweisen. Gleichzeitig kann er die Rücksendung der Rechnung veranlassen oder eine korrigierte Fassung anfordern. Gesetzlich ist es nicht vorgeschrieben, dass die Rechnung unbedingt zurückgeschickt werden muss; in der Praxis ist jedoch eine Beanstandung beziehungsweise Zurückweisung („Ablehnung“) üblich, um den Vorgang eindeutig und nachweisbar zu dokumentieren.
Auswirkung auf Zahlungsfrist und Vorsteuerabzug
Solange die Rechnung nicht alle Anforderungen erfüllt, ist der Rechnungsempfänger nicht verpflichtet, sie zu bezahlen. Zudem kann auch kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden, wenn elementare Rechnungsbestandteile fehlen oder fehlerhaft sind. Es empfiehlt sich, die Zahlung so lange zurückzustellen, bis eine formal korrekte Rechnung vorliegt. Damit vermeidet man sowohl buchhalterische Unstimmigkeiten als auch mögliche Probleme bei einer späteren Betriebsprüfung durch das Finanzamt.
Ablauf bei Korrektur
Sobald der Rechnungsaussteller eine berichtigte oder ergänzte Rechnung übermittelt, sollte der Prüfvorgang von Neuem durchlaufen werden. Erweist sich die korrigierte Rechnung als ordnungsgemäß, kann die Freigabe zur Zahlung erfolgen. Erst dann darf auch der Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden.
Können nicht prüffähige Rechnungen zurückgewiesen werden?
Ja, grundsätzlich können und sollten nicht prüffähige Rechnungen zurückgewiesen oder beanstandet werden. Dies dient dem Schutz sowohl des Rechnungsempfängers als auch des Ausstellers. Eine mangelhafte oder formal unvollständige Rechnung kann zu Verzögerungen bei der Zahlung führen und im schlimmsten Fall steuerliche Nachteile mit sich bringen, wenn der Vorsteuerabzug aufgrund formaler Fehler vom Finanzamt nicht anerkannt wird.
Praktisches Vorgehen beim Zurückweisen
Dokumentation: Erfassen Sie den Grund der Beanstandung (z. B. fehlende Rechnungsnummer, unklare Leistungsbeschreibung, Abweichung zwischen bestellter und abgerechneter Menge).
Kontaktaufnahme: Informieren Sie den Lieferanten beziehungsweise Dienstleister zeitnah über die Unstimmigkeiten.
Anforderung der korrigierten Rechnung: Bitten Sie um eine zeitnahe Neuausstellung oder Ergänzung.
Keine Zahlung bis zur Klärung: Zahlen Sie erst, wenn eine korrekte und prüffähige Rechnung vorliegt.
