Ausführungsplanung für Fremdfirmenkoordination

Die Leistungsphase 5 der HOAI, die Ausführungsplanung, ist die Phase, in der auf Basis der Entwurfs- und Genehmigungsplanung alle Details für die praktische Umsetzung eines Projekts erarbeitet werden. Hier entstehen Ausführungszeichnungen, technische Spezifikationen und Ablaufpläne, die später den Fremdfirmen als Grundlage dienen. In Bezug auf das Fremdfirmenmanagement kommt der LPH 5 eine Schlüsselrolle zu: Sie bildet das Bindeglied zwischen der reinen Planungswelt und der Ausführungsphase, in der die Fremdfirmen tatsächlich tätig werden.

In der Ausführungsplanung fließen bereits organisatorische Überlegungen zur Bau- bzw. Montageabwicklung ein. So wird laut BaustellV in dieser Phase die Planung der Ausführung vorgenommen – das heißt, es wird durch den SiGe-Koordinator oder die Planer festgelegt, welche Arbeiten gleichzeitig oder nacheinander stattfinden und wie lange sie dauern, damit daraus geeignete Sicherheitsmaßnahmen abgeleitet werden können. Mit anderen Worten: Die Sicherheits- und Gesundheitsschutzplanung sollte sinnvollerweise parallel zur technischen Planung erfolgen. Beispielsweise müssen in den Plänen gegebenenfalls Flucht- und Rettungswege für Baustellen eingerichtet, die Position von Gerüsten oder Kränen so gewählt werden, dass Gefährdungen minimiert werden, und Maßnahmen für besonders gefährliche Arbeiten (z. B. Arbeiten in Höhen, Heißarbeiten, Umgang mit Gefahrstoffen) vorab konzipiert werden.

Die Ausführungsplanung endet offiziell mit fertig ausgearbeiteten Plänen und Leistungsbeschreibungen, auf deren Basis die Vergabe (Ausschreibung) vorbereitet wird. Für das Fremdfirmenmanagement bedeutet dies: Alle Anforderungen an Fremdfirmen sollten bis zu diesem Zeitpunkt definiert und in die Ausschreibungsunterlagen integriert sein. Dies umfasst etwa die Vorgabe bestimmter Qualifikationen, die Einhaltung betrieblicher Sicherheitsvorschriften, die Benennung von Ansprechpartnern und Verantwortlichen sowie die Regelung der Zusammenarbeit (z. B. Meldung von Zwischenfällen, Koordination mit anderen Gewerken). Durch eine frühzeitige Verankerung dieser Aspekte in der Planung wird sichergestellt, dass später bei Vertragsschluss und Arbeitsbeginn keine Unklarheiten bestehen.

Zusätzlich sollten in LPH 5 bereits interne Vorbereitungen für den Umgang mit Fremdfirmen getroffen werden. Dazu gehört, festzulegen, wer seitens des Betreibers das Fremdfirmenmanagement übernimmt – also z. B. die Rolle eines Fremdfirmenkoordinators, Sicherheitsingenieurs oder Projektleiters mit entsprechender Kompetenz. Auch Schnittstellen innerhalb des Unternehmens sind hier relevant: Die Planer müssen eng mit der Arbeitssicherheitsfachkraft, dem Betriebsarzt und ggf. der Produktionsleitung (falls Arbeiten im laufenden Betrieb stattfinden) zusammenarbeiten, um alle betriebsspezifischen Gefahren und Abläufe zu berücksichtigen.

Im Ergebnis der Ausführungsplanungs-Phase soll ein umfassendes Fremdfirmenmanagement-Konzept stehen, das nahtlos in die nächste Phase (Vergabe und dann Ausführung/Bauüberwachung) übergeht. Dieses Konzept beinhaltet alle Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege, die notwendig sind, damit die beauftragten Fremdfirmen effizient und sicher arbeiten können. Die folgenden Kapitel beschreiben die zentralen Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen in der Planungsphase und führen anschließend eine detaillierte Checkliste aller relevanten Punkte für die Praxis auf.

In der Planungsphase werden die Grundlagen dafür geschaffen, dass das Fremdfirmenmanagement später funktioniert. Es gilt, Anforderungen klar zu definieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Schnittstellen zwischen allen Beteiligten abzustimmen.

• Anforderungen: Bereits vor der Beauftragung von Fremdfirmen müssen alle arbeitsschutzrelevanten Anforderungen eindeutig festgelegt werden. Dazu zählen u. a. die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung für die vorgesehenen Arbeiten, spezifische Sicherheitsmaßnahmen (etwa Absperrungen, Absicherungen, Personalschutzausrüstung), notwendige Qualifikationen der Fremdfirmen-Mitarbeiter, Regelungen zu Unterweisungen und Zugangsberechtigungen sowie Anforderungen an Dokumentation und Meldungen. Diese Anforderungen sollten schriftlich fixiert und Bestandteil der Leistungsbeschreibung bzw. Verträge mit den Fremdfirmen sein. Nur so sind sie für alle Seiten verbindlich und überprüfbar. Unklare oder fehlende Anforderungen können später zu Sicherheitslücken und Missverständnissen führen, welche das Unfallrisiko erhöhen.

• Verantwortlichkeiten: Ein zentrales Element ist die Zuteilung von Verantwortlichkeiten für den Arbeitsschutz. Sowohl auf Seiten des Auftraggebers als auch bei der Fremdfirma muss klar sein, wer wofür verantwortlich ist. Der Betreiber (Auftraggeber) behält die Gesamtverantwortung für die Sicherheit auf seinem Gelände und kann sich dieser auch durch Beauftragung Externer nicht entledigen. Allerdings müssen im Rahmen der Zusammenarbeit Aufgaben delegiert werden – z. B. die Verpflichtung der Fremdfirma, ihre eigenen Mitarbeiter zu schulen und die Arbeitsschutzregeln des Betriebs einzuhalten. Intern sollte der Auftraggeber früh festlegen, wer die Rolle des Auftragsverantwortlichen (Ansprechpartner für die Fremdfirma in fachlicher Hinsicht) und wer die Rolle des Koordinators bzw. der aufsichtsführenden Person übernimmt. Ein Fremdfirmenkoordinator (falls er bestellt wird) hat die Aufgabe, die Umsetzung der Schutzmaßnahmen zu überwachen und als Schnittstelle zwischen allen Parteien zu fungieren. Wichtig ist, dass diese Verantwortlichkeiten dokumentiert und allen Beteiligten kommuniziert werden. Nur durch eine klare Regelung, wer welche Arbeitsschutzmaßnahmen umsetzt und überwacht, lässt sich ein hohes Sicherheitsniveau halten.

• Schnittstellen: Die Zusammenarbeit verschiedener Parteien bringt zwangsläufig Schnittstellen mit sich – insbesondere zwischen dem Betreiber (inkl. seinen diversen Abteilungen) und der Fremdfirma, aber auch zwischen unterschiedlichen Fremdfirmen untereinander, wenn mehrere gleichzeitig tätig sind. In der Planungsphase müssen diese Schnittstellen identifiziert und organisatorisch gemanagt werden. Beispielsweise ist die Schnittstelle Betrieb – Fremdfirma relevant in Bezug auf den Informationsaustausch: Der Betrieb muss der Fremdfirma alle nötigen Informationen über betriebliche Gefahren, Verfahren und Regeln geben, während umgekehrt die Fremdfirma den Betrieb über ihre geplanten Arbeitsverfahren, eingesetzten Stoffe und Geräte informieren muss. Ein weiteres Beispiel ist die Schnittstelle zwischen mehreren Fremdfirmen: Falls z. B. ein Gerüstbauer und ein Maler zeitgleich in derselben Anlage arbeiten, muss bereits in der Planung geklärt werden, wie sie sich gegenseitig nicht gefährden und wer die Koordination übernimmt. Schnittstellen bestehen auch zwischen verschiedenen Fachbereichen – etwa der Sicherheitsabteilung, der Instandhaltung, der Produktion und dem Projektmanagement. Hier ist interne Kommunikation entscheidend, damit alle Anforderungen des Fremdfirmenmanagements im Plan berücksichtigt werden.

Als Hilfsmittel zur Beherrschung der Schnittstellen dienen regelmäßige Besprechungen und Abstimmungen. So kann vorgesehen werden, dass noch vor Arbeitsbeginn ein gemeinsames Meeting aller Beteiligten (inkl. der Fremdfirmenvertretung) stattfindet, um Schnittstellenthemen zu besprechen (Zeitpläne, Gefahren, Verantwortliche, Notfallabläufe etc.). Darüber hinaus empfiehlt es sich, ein Meldesystem einzurichten, sodass während der Durchführung Zwischenfälle oder Sicherheitsprobleme von Fremdfirmen schnell an den richtigen Ansprechpartner gemeldet werden können. Die Abstimmung der unmittelbaren Schutzmaßnahmen zwischen Betreiber und Dienstleister ist unerlässlich, beispielsweise welche Abschaltungen oder Absperrungen für eine Arbeit erforderlich sind. Insgesamt gilt: Schnittstellen müssen so gestaltet werden, dass für Arbeitsschutz und Sicherheit keine Lücken entstehen.

Im Folgenden werden die wichtigsten Handlungsfelder im Fremdfirmenmanagement während der Planungsphase detailliert erläutert. Dabei wird jeweils dargestellt, welche Vorkehrungen zu treffen sind und wie diese idealerweise umgesetzt werden. Anschließend fasst eine umfassende Checkliste alle relevanten Punkte zusammen, damit Praktiker diese Schritt für Schritt überprüfen können.

Ein umfassendes Sicherheitskonzept für das geplante Vorhaben bildet das Rückgrat des Fremdfirmenmanagements. Bereits in Leistungsphase 5 sollte ein projektspezifisches Sicherheits- und Gesundheitsschutzkonzept erstellt werden, das alle wesentlichen Gefährdungen und Schutzmaßnahmen für die bevorstehenden Arbeiten enthält. Bei Bauprojekten übernimmt dies typischerweise der SiGe-Koordinator in Form des SiGe-Plans. In anderen Kontexten (z. B. Wartungsstillstand in einer Industrieanlage) sollte der Betreiber ein vergleichbares Dokument erstellen oder im Rahmen der Planung alle Sicherheitsthemen in einem Konzept bündeln.

• Identifikation besonderer Gefahren: Es ist zu ermitteln, welche besonderen Risiken mit den geplanten Arbeiten einhergehen. Beispiele: Arbeiten in großer Höhe, in engen Räumen, heiße Arbeiten (Schweißen, Schneiden), Arbeiten an elektrischen Anlagen, Umgang mit Gefahrstoffen, Einsatz von schweren Geräten etc. Für jede identifizierte Gefährdung sind im Konzept entsprechende Schutzmaßnahmen festzulegen (z. B. Absturzsicherungen, Lüftungskonzepte, Freischaltverfahren, Brandschutzwachen).

• Allgemeine Schutzmaßnahmen: Unabhängig von speziellen Gefahren muss ein grundlegendes Schutzniveau definiert sein. Dazu zählen Ordnung und Sauberkeit auf der Baustelle (zur Vermeidung von Stolperstellen), Verkehrswege und Absperrungen, Zugangsbegrenzungen, Nutzung persönlicher Schutzausrüstung (Helme, Schutzbrillen, Sicherheitsschuhe etc.), Bereitstellung von Feuerlöschern und Erste-Hilfe-Material usw. Diese Maßnahmen sollten in der Planung dimensioniert und vorgesehen werden (z. B. „Wie viele Feuerlöscher, wo positioniert?“, „Welche Bereiche werden abgesperrt und wie?“).

• Notfall- und Rettungsplanung: Ein oft vernachlässigter Aspekt in der Planungsphase ist die Vorbereitung auf Notfälle. Das Sicherheitskonzept muss Regelungen für Erste Hilfe, Notrufe und Evakuierung beinhalten. Insbesondere wenn Fremdfirmen vor Ort sind, muss geklärt sein, wie im Ernstfall alarmiert wird, wo Sammelplätze sind und wer die Zählung der anwesenden Personen vornimmt. Die Fremdfirma ist über die bestehenden Alarm- und Rettungswege des Betriebs zu informieren; falls nötig, sind zusätzliche Vorkehrungen für die Dauer der Fremdarbeiten zu treffen (z. B. Bereitstellung von Evakuierungshelfern, besonderen Rettungsgeräten für Arbeiten in Behältern etc.). Diese Planung fließt idealerweise auch in einen Notfallplan oder eine „Baustellen-Alarmplanung“ ein, der allen Beteiligten bekannt gemacht wird.

• Sicherheitsorganisation vor Ort: Es sollte festgelegt werden, welche Personen mit welchen Rollen vor Ort sein werden: Wird es z. B. Sicherheitsaufsichten geben? Wer darf Arbeiten freigeben (siehe Arbeitsfreigabeverfahren unten)? Wie ist die Erreichbarkeit von Verantwortlichen geregelt (Kommunikationsmittel, z. B. Funkgeräte)? Diese organisatorischen Festlegungen sind Teil des Sicherheitskonzepts.

All diese Punkte des Sicherheitskonzepts sollten bereits während der Ausführungsplanung durchdacht und dokumentiert werden. Sie bilden die Basis für die spätere Praxis und sollten der Fremdfirma spätestens bei Auftragsvergabe bzw. vor Arbeitsbeginn kommuniziert werden. Der Sicherheitsplan ist ein „lebendes“ Dokument – falls sich in der Ausführung Änderungen ergeben, muss er angepasst werden.

Die Gefährdungsbeurteilung (GBU) ist das zentrale Werkzeug im Arbeitsschutz, um Gefahren systematisch zu erkennen und geeignete Maßnahmen abzuleiten. Im Kontext Fremdfirmenmanagement treffen hier zwei Gefährdungsbeurteilungen aufeinander: die des Auftraggebers für seinen Betrieb und die der Fremdfirma für die von ihr durchzuführenden Arbeiten. Beide müssen schon im Vorfeld aufeinander abgestimmt werden.

In der Planungsphase erstellt der Betreiber in der Regel eine GBU für das geplante Vorhaben aus Sicht seines Betriebs. Darin werden die von der Fremdfirma auszuführenden Tätigkeiten hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf den eigenen Betrieb bewertet: Welche Gefährdungen können durch diese Arbeiten für die eigenen Beschäftigten oder Anlagen entstehen? Gibt es z. B. Explosionsgefahren, wenn an einer laufenden Anlage gearbeitet wird? Muss ein Bereich weiträumig abgesperrt werden, wenn dort Schweißarbeiten stattfinden? Solche Fragen gilt es in der GBU zu klären. Gesetzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, dafür zu sorgen, dass Fremdfirmen keine zusätzlichen Gefahren verursachen – was impliziert, dass der Betreiber im Voraus diese möglichen zusätzlichen Gefahren analysiert.

Parallel dazu muss die Fremdfirma eine GBU für die Durchführung ihrer eigenen Arbeiten erstellen (sofern es sich um nennenswerte Gefahren handelt; für einfache Service-Tätigkeiten mag eine Standard-GBU ausreichen). In der Planungsphase – spätestens vor Arbeitsbeginn – sollte der Auftraggeber Einsicht in die Gefährdungsbeurteilungen der Fremdfirma nehmen. Dadurch kann er prüfen, ob die Fremdfirma alle Gefahren erkannt und passende Maßnahmen eingeplant hat. Gegebenenfalls müssen fehlende Maßnahmen eingefordert oder Doppelarbeit vermieden werden (z. B. wenn sowohl Betreiber als auch Fremdfirma Gefährdungen bewertet haben, sollten sie zu einem einheitlichen Verständnis kommen). Wichtig ist auch, dass die GBU der Fremdfirma nicht isoliert betrachtet wird, sondern in das betriebliche Gesamtkonzept passt – insbesondere dürfen sich Maßnahmen nicht gegenseitig behindern oder Lücken lassen.

In vielen Fällen ist es sinnvoll, gemeinsame Beurteilungen oder Abstimmungsgespräche durchzuführen. So könnten Vertreter der Fremdfirma schon in der Planungsphase mit der Sicherheitsfachkraft des Betreibers zusammenkommen, um die vorgesehenen Arbeitsverfahren durchzugehen. Dabei kann auch besprochen werden, ob alternative, sicherere Verfahren möglich sind (Substitutionsprinzip). Der Betreiber kann auf Basis seiner Ortskenntnis wertvolle Hinweise geben, welche lokalen Gefahren bestehen (z. B. laufende Anlagen nebenan, besondere Empfindlichkeiten, Brandmeldeanlagen etc.), damit die Fremdfirma dies in ihrer GBU berücksichtigt.

Zusammengefasst ist sicherzustellen, dass vor Arbeitsbeginn jede Tätigkeit beurteilt wurde und alle Gefährdungen mit entsprechenden Schutzmaßnahmen hinterlegt sind. Beide Seiten – Auftraggeber und Auftragnehmer – müssen ihre Gefährdungsbeurteilungen austauschen und abstimmen. Dies sollte in der Planungsphase fest eingeplant und zeitlich berücksichtigt werden. Die Ergebnisse fließen dann wiederum ins Sicherheitskonzept und in die Unterweisungsunterlagen ein.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für sicheres Fremdfirmenmanagement ist die Auswahl von geeigneten und qualifizierten Fremdfirmen. Bereits in der Planungs- und Ausschreibungsphase sollten klare Kriterien festgelegt werden, welche Anforderungen ein Auftragnehmer erfüllen muss. Neben technischen und wirtschaftlichen Kriterien sind hier besonders die Aspekte Sicherheit und Qualifikation relevant.

• Fachkunde und Erfahrung: Der Auftragnehmer sollte nachweisen können, dass er die geplante Tätigkeit fachgerecht und sicher ausführen kann. Referenzen von früheren Projekten, Mitgliedschaften in Fachverbänden oder Zertifizierungen (z. B. ISO 9001 für Qualitätsmanagement) können Hinweise auf die Zuverlässigkeit geben.

• Arbeitsschutzmanagement: Idealerweise verfügt die Fremdfirma über ein zertifiziertes Arbeitsschutz-Managementsystem (wie zuvor erwähnt, DIN ISO 45001). Alternativ kann ein SCC-Zertifikat ein wichtiger Indikator sein, dass systematisch auf Sicherheit geachtet wird. In der Planungsphase sollte vom Bieter verlangt werden, Angaben zu seinem Arbeitsschutzmanagement zu machen. Einige Auftraggeber fordern einen ausgefüllten Sicherheitsfragebogen oder ein Präqualifikationsverfahren, bei dem u. a. Unfallkennzahlen, Sicherheitsorganisation und Schulungsstände abgefragt werden.

• Nachweise und Dokumente: Vom potenziellen Auftragnehmer sollten Qualifikationsnachweise eingeholt werden. Dazu gehören: Bescheinigungen über Sicherheitsunterweisungen der Mitarbeiter, Zertifikate für spezielle Qualifikationen (z. B. Schweißerprüfungen, Elektrofachkraft-Nachweise, Befähigung zum Führen von Flurförderzeugen oder Kränen, ggf. Gefahrgut-Schulungen), medizinische Vorsorgeuntersuchungen (falls einschlägig, z. B. G 26 für Atemschutzträger), sowie gegebenenfalls Führungszeugnisse oder Zuverlässigkeitsnachweise (bei sicherheitsrelevanten Bereichen). Bereits im Ausschreibungstext sollte klargestellt sein, welche Nachweise der Auftragnehmer im Zuschlagsfall vorzulegen hat.

• Unfallhistorie: Ein wichtiges Kriterium kann die Unfallstatistik der Fremdfirma sein. Eine geringe Unfallhäufigkeit und das Fehlen schwerer Unfälle in den letzten Jahren deuten auf einen funktionierenden Arbeitsschutz hin. In der Praxis fragen einige Unternehmen Kennzahlen wie die Unfallquote (Unfälle pro 1 Mio. Arbeitsstunden) ab oder verlangen die Vorlage von Berichten der Berufsgenossenschaft.

• Personalqualifikation: Es sollte erfragt werden, ob die Fremdfirma ausreichend qualifiziertes Personal für den Auftrag stellt. Wenn z. B. ein Sicherheitsbeauftragter oder Baustellenkoordinator seitens der Fremdfirma vorgesehen ist, sollte dessen Qualifikation geprüft werden. Auch die Größe des Teams und Verfügbarkeit von Ersatzpersonal bei Ausfall gehören zu einer umfassenden Bewertung.

• Schulungsstand: Teil der Qualifikationsprüfung ist sicherzustellen, dass das eingesetzte Personal der Fremdfirma im Arbeitsschutz geschult ist. Neben allgemeinen Unterweisungen (z. B. nach DGUV Vorschrift 1) kann bei bestimmten Tätigkeiten eine Spezialschulung erforderlich sein (etwa Arbeiten in engen Räumen, Höhenrettung, Ersthelferausbildung). Der Auftraggeber kann verlangen, die Schulungsnachweise der Mitarbeiter einzusehen.

Diese Kriterien sollten im Vergabeprozess transparent gemacht werden. Möglicherweise wird eine Positivliste bewährter Fremdfirmen geführt oder man greift auf Empfehlungen zurück, doch dies entbindet nicht von der Pflicht, aktuelle Nachweise einzuholen. Wenn mehrere Bieter zur Auswahl stehen, sollte die Sicherheitsleistung ein ausschlaggebendes Kriterium sein – im Zweifel ist ein Unternehmen mit besserem Sicherheitsprofil vorzuziehen, selbst wenn die Kosten etwas höher liegen, da dies mittel- und langfristig Unfälle und Störungen vermeiden hilft.

Wenn Fremdfirmen im Einsatz sind, vor allem mehrere zugleich, ist eine sorgfältige Koordination unabdingbar. Schon in der Planungsphase muss festgelegt werden, wie die Arbeitsabläufe aufeinander abgestimmt und wer die koordinierende Stelle sein wird.

• Benennung eines Koordinators: Wie bereits erwähnt, sollte ein Fremdfirmenkoordinator bestimmt werden, sofern dies vom Umfang her erforderlich ist (bei größeren Projekten praktisch immer). Dieser kann ein interner Mitarbeiter des Betreibers, ein externer SiGe-Koordinator oder – bei weniger komplexen Konstellationen – auch ein Verantwortlicher der Hauptfremdfirma sein. Entscheidend ist, dass diese Person die Vollmacht und Kompetenz hat, sicherheitsrelevante Weisungen zu geben und zwischen allen Beteiligten zu vermitteln. Die Bestellung erfolgt idealerweise schriftlich, unter Bezug auf ArbSchG § 8, BetrSichV § 13 und DGUV V1 § 6.

• Ablaufplanung und Zeitplan: Die zeitliche Abstimmung der Tätigkeiten verschiedener Firmen ist eine Kernaufgabe in LPH 5. Es muss geplant werden, welche Arbeiten parallel stattfinden können und wo dies aufgrund von Gefährdungen ausgeschlossen ist. Gemäß BaustellV ist bei gleichzeitig oder nacheinander durchgeführten Arbeiten auf genügend Sicherheitsabstand in Zeit und Raum zu achten. Beispielsweise sollte verhindert werden, dass während Schweißarbeiten in einem Bereich direkt darunter andere Personen arbeiten (Brandgefahr) oder dass in einem Gebiet mit laufendem Flurförderverkehr gleichzeitig Bodenlegearbeiten stattfinden. Die Planer erstellen daher einen Bau- bzw. Montagezeitenplan, in dem kritische Überschneidungen vermieden werden. Dieser Plan dient später als Grundlage für die Detailkoordination.

• Abstimmung mit laufendem Betrieb: In Industrieanlagen kommt häufig hinzu, dass Fremdfirmen im laufenden Betrieb arbeiten müssen (z. B. Instandhaltung während Produktion). Hier ist in der Planung abzustimmen, ob Anlagenteile abgeschaltet werden müssen, ob Freischaltungen (LOTO – Lock Out Tag Out) erforderlich sind und wie die Übergabe des Arbeitsbereichs erfolgt. Ggf. sind Betriebsanweisungen zu erstellen, die das Vorgehen beschreiben. Schnittstellen mit der Produktion sind also zeitlich und organisatorisch zu planen (z. B. „Ventil X ist am Tag Y von Betrieb zu schließen, damit Fremdfirma Z gefahrlos arbeiten kann“).

• Kommunikation und Meetings: Die Einrichtung regelmäßiger Koordinationsbesprechungen sollte in LPH 5 festgelegt werden. Z. B. kann vorgesehen sein, dass es tägliche „Toolbox-Meetings“ oder wöchentliche Koordinationsrunden gibt, an denen Vertreter aller Fremdfirmen und relevante Abteilungen des Betreibers teilnehmen, um den Arbeitsfortschritt und etwaige Sicherheitsprobleme zu besprechen. Planerisch bedeutet dies, einen entsprechenden Kommunikationsplan zu entwerfen (Wer nimmt teil? Wann? Wo? Inhalte?). Solche Meetings fördern die Transparenz und ermöglichen schnelle Lösungen bei Konflikten oder Änderungen.

• Abstimmung von Schutzmaßnahmen: Wenn mehrere Firmen tätig sind, müssen Schutzmaßnahmen ggf. gemeinsam durchgeführt werden. Ein Beispiel: Bei Arbeiten in einem Tank stellt der Betreiber einen Sicherheitswärter, während die Fremdfirma im Tank arbeitet – beide müssen genau wissen, wer was tut. Oder bei Kranhebearbeiten muss das Umfeld abgesperrt werden, was unter Abstimmung mit anderen Firmen geschieht. Diese Abläufe sollte der Koordinator vorab planen und in einem Koordinationsplan festhalten.

• Weitere koordinierende Pflichten: Der Koordinator (oder verantwortliche Planer) muss darauf achten, dass auch nachgelagerte Schritte bedacht werden. Etwa: Wie werden die Fremdfirmen in die Endabnahme eingebunden? Wer koordiniert die gleichzeitige Anwesenheit von Fremdfirmen und behördlichen Prüfern (z. B. TÜV)? Solche Schnittstellen sind früh zu bedenken, damit im Projektverlauf nichts übersehen wird.

Die Koordination ist letztlich ein permanenter Prozess, der in der Planungsphase vorbereitet und während der Ausführung gelebt wird. Ziel ist, Überschneidungen gefahrlos zu gestalten und Ressourcen optimal einzusetzen, ohne dass Sicherheit und Gesundheit darunter leiden. Die Planungsphase legt hierfür den Fahrplan fest, der in der Praxis (unter Führung des Koordinators) umgesetzt wird.

Die Zutrittssteuerung für Fremdfirmen ist ein Aspekt, der oft organisatorisch unterschätzt wird. Sie stellt sicher, dass nur berechtigte Personen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort gelangen und dass Unbefugte oder unvorbereitete Personen keinen Zugang zu gefährlichen Bereichen erhalten. In der Ausführungsplanung sollten daher die Verfahren und Hilfsmittel zur Zutrittskontrolle festgelegt werden.

• Zugangsprozesse: Es ist zu definieren, wie sich Fremdfirmenpersonal bei Ankunft am Standort anmeldet. Meist geschieht dies an einer Pforte oder einem Empfang. In der Planung sollte berücksichtigt werden, ob hierfür zusätzliche Ressourcen nötig sind (etwa ein koordinierter Check-in am Montagmorgen, wenn viele Fremdfirmen gleichzeitig anreisen). Eventuell müssen Zeitfenster für An- und Abmeldung vereinbart werden, um Staus an der Pforte zu vermeiden.

• Ausweissystem: Externe Personen sollten nur mit sichtbarem Ausweis auf dem Gelände arbeiten. Daher ist ein Fremdfirmenausweis-System einzurichten. In LPH 5 kann z. B. festgelegt werden, dass alle Fremdfirmenmitarbeiter vorab gemeldet werden müssen (Name, Firma, Dauer des Einsatzes) und bei der ersten Anmeldung einen personalisierten Ausweis erhalten. Dieser Ausweis kann gleichzeitig eine Zutrittsberechtigung für bestimmte Bereiche (z. B. elektronisch) sein. Außerdem sollte er das Ablaufdatum (Ende des Einsatzes) ausweisen. Die Gestaltung solcher Ausweise (Farbe, Kennzeichnung „Fremdfirma“, evtl. unterschiedlicher Zugriffsstufen) sowie das Prozedere zu ihrer Ausgabe gehören zur Planungsaufgabe.

• Zutrittsberechtigungen: Nicht jeder Fremdfirmenmitarbeiter darf überall hin. Schon aus Sicherheitsgründen muss der Zugang auf die Arbeitsbereiche beschränkt sein, in denen die Fremdfirma tätig ist. In der Planung wird daher bestimmt, welche Bereiche freigegeben werden. Möglicherweise braucht es Bereichskennzeichnungen oder technische Zugangskontrollen (Schlüssel, Badges). Auch Begleitregelungen können relevant sein: z. B. darf ein Elektriker der Fremdfirma das Umspannwerk nur in Begleitung eines Elektrikers des Betreibers betreten.

• Sicherheitsunterweisung vor Zutritt: Üblicherweise dürfen Fremdfirmen erst nach erfolgter Sicherheitsunterweisung das Gelände betreten (siehe nächster Abschnitt zur Unterweisung). In der Planungsphase sollte daher ein Konzept stehen, wie diese Unterweisung logistisch abläuft: Findet sie an der Pforte via Video oder Computer statt (ggf. mit anschließender Prüfung)? Oder werden Gruppenunterweisungen durch einen Sicherheitsingenieur des Betriebs regelmäßig angeboten? Benötigt man dazu Schulungsräume? Die Antworten hierauf beeinflussen die organisatorische Vorbereitung.

• Zutrittsverbote: Es sollten Kriterien definiert werden, wann Fremdfirmen der Zutritt zu verweigern ist – z. B. wenn geforderte Nachweise oder Unterweisungen nicht vorliegen. Das Wach- und Sicherheitspersonal ist mit diesen Regeln vertraut zu machen. Auch sollten Notfallregelungen bereitstehen: Was tun, wenn sich eine unberechtigte Person Zugang verschafft? Wer wird informiert?

Von der Vorab-Registrierung der Mitarbeiter, über das Hochladen von Nachweisen bis zur digitalen Unterweisung und Ausweiserstellung. Bereits bei der Planung kann erwogen werden, solche Tools einzusetzen, um den administrativen Aufwand zu bewältigen. In jedem Fall muss das Thema Zutritt fest in den Plan integriert sein, denn unkontrollierter Zugang externer Personen stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar (sowohl in Bezug auf Unfälle als auch in Bezug auf Werkschutz/Sabotage).

Eine gründliche Unterweisung aller Fremdfirmenmitarbeiter vor Tätigkeitsbeginn ist Pflicht und sollte in der Planung detailliert vorgesehen werden. Ebenso wichtig ist die Etablierung klarer Kommunikationswege während der Ausführung – insbesondere für Störfälle und Notfälle.

Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle Beschäftigten der Fremdfirma über die bei ihm geltenden Gefahren, Regeln und Verhaltensmaßnahmen informiert sind. In Leistungsphase 5 wird daher ein Unterweisungskonzept erstellt.

• Wann findet die Unterweisung statt? (Direkt am ersten Tag vor Arbeitsbeginn, eventuell regelmäßig wiederholend bei längeren Projekten, Auffrischung bei Wechsel des Personals etc.)

• Wo und durch wen? (Vor Ort durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Sicherheitsbeauftragten, zentral an der Sicherheitszentrale, ggf. E-Learning-Module vorab).

• Inhalt: Es ist festzulegen, welche Punkte die Unterweisung umfasst: Allgemeine Gefahren des Betriebs, spezifische Risiken des Arbeitsplatzes, Sicherheitsregeln (Rauchverbot, PSA-Tragepflicht, Fahrwege), Verhalten im Notfall (Alarmsignale, Sammelplatz), Meldewege bei Unfällen, eventuell Kurztest zur Verständniskontrolle. Wenn die Fremdfirma internationale Mitarbeiter einsetzt, muss die Unterweisung in einer verständlichen Sprache erfolgen – Übersetzer oder mehrsprachiges Material sind dann einzuplanen.

• Dokumentation: Die Unterweisung muss dokumentiert (Teilnehmerlisten, Unterschriften) und von den Unterwiesenen quittiert werden. In der Planung sollte vorgesehen werden, wie diese Dokumentation aufbewahrt und verwaltet wird (ggf. digital im Fremdfirmenportal).

• Kommunikationskette und Ansprechpartner: Bereits vertraglich sollten Ansprechpartner auf beiden Seiten benannt werden: Auf Seiten des Auftraggebers der Auftragsverantwortliche (Projektleiter o. ä.) und ggf. der Sicherheitskoordinator; auf Seiten der Fremdfirma der Baustellen- oder Montageleiter und dessen Stellvertreter. Diese Personen bilden die primäre Kommunikationsachse. In der Planungsphase sollten ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar umrissen werden (siehe Verantwortlichkeiten oben).

• Darüber hinaus ist ein Meldesystem festzulegen: Was passiert, wenn ein Zwischenfall eintritt (Unfall, Beinaheunfall, Gefahr erkannt)? Die Fremdfirma muss verpflichtet werden, solche Ereignisse unverzüglich an den definierten Ansprechpartner des Betreibers zu melden. Gleichzeitig sollte intern geregelt sein, wer informiert wird – z. B. die Arbeitssicherheitsabteilung und der Betriebsleiter. Für Notfälle (Brand, medizinischer Notfall) muss jeder Fremdfirmenmitarbeiter wissen, wie er Hilfe ruft (z. B. Notrufnummer intern, Telefon, Alarmknopf). Diese Notfall-Kommunikationskette ist Teil der Unterweisung und sollte in Form von Aushängen oder Notfallkarten allen zur Verfügung stehen.

• Regelkommunikation: Neben diesen Ausnahmefällen gehört zur Kommunikation auch die tägliche/wochentliche Abstimmung im Normalbetrieb. In der Planungsphase sollte daher vereinbart werden, ob es tägliche Lagebesprechungen gibt, ob die Fremdfirma Berichte zu Fortschritt und Vorkommnissen liefern muss, und wie Änderungen im Ablauf kommuniziert werden. Zum Beispiel: „Die Fremdfirma informiert den Koordinator täglich um 16:00 Uhr über den Stand der Arbeit und eventuelle Probleme“. Oder: „Bei Änderungen im Arbeitsablauf muss die Fremdfirma den Auftraggeber umgehend informieren und eine Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung vorlegen.“ Solche Regelungen verhindern, dass Kommunikationslücken entstehen, und erhöhen die Transparenz.

Eine gut geplante Kommunikationsstruktur stellt sicher, dass alle Beteiligten jederzeit wissen, an wen sie sich wenden müssen. Das ist gerade in Stresssituationen (Unfall, Zeitdruck) von unschätzbarem Wert. Teil der Planung ist es auch, aktuelle Kontaktlisten zu erstellen (Name, Telefon, Funkkanal etc. der Ansprechpartner) und diese allen Betroffenen zukommen zu lassen.

Während der Ausführungsplanung werden nicht nur Pläne für die Ausführung erstellt, sondern es ist auch zu überlegen, welche technischen Unterlagen und Dokumente im Zusammenhang mit dem Fremdfirmeneinsatz erforderlich sind. Zum einen müssen bestimmte Dokumente dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellt werden, zum anderen muss der Auftragnehmer seinerseits Dokumentationen liefern.

• Ausführungsunterlagen: Vollständige, aktuelle Pläne (Zeichnungen, R&I-Schemata, Aufstellungspläne) der betreffenden Anlagenteile, damit die Fremdfirma genau weiß, wo und wie gearbeitet werden soll. Diese sollten in der Planungsphase fertiggestellt und geprüft sein. Eventuell sensible Pläne können mit einer Geheimhaltungsvereinbarung übergeben werden.

• Technische Spezifikationen und Vorschriften: Alle relevanten internen Standards, Betriebsanweisungen und technische Richtlinien sind der Fremdfirma vorab zu übergeben. Beispiel: Falls es eine Werksnorm für Elektroinstallationen gibt oder eine Vorschrift für Schweißarbeiten an druckführenden Teilen, muss die Fremdfirma dies frühzeitig erhalten, um ihre Arbeit danach auszurichten.

• Sicherheits- und Verhaltensregeln: Oft werden diese in einem Fremdfirmen-Handbuch oder einer Betriebsordnung für Fremdfirmen zusammengefasst. In der Planungsphase sollte eine aktuelle Version dieses Regelwerks vorliegen. Es enthält u. a. Regelungen zu PSA, Arbeitszeit, Rauchverbot, Abfallentsorgung, Umweltschutzvorgaben, Arbeiten in explosionsgefährdeten Bereichen, Meldepflichten etc. Dieses Dokument wird an die Fremdfirma ausgehändigt (häufig bereits in der Ausschreibung).

• Gefahrstoffinformationen: Falls die Fremdfirma mit Gefahrstoffen des Betreibers in Berührung kommen könnte (z. B. Chemikalien in einer Anlage), müssen entsprechende Sicherheitsdatenblätter und Gefahrenhinweise übergeben werden. Umgekehrt, sollte die Fremdfirma Gefahrstoffe einbringen, muss sie diese dem Betreiber melden und dafür sorgen, dass die Unterlagen verfügbar sind.

• Arbeitsfreigabe-Formulare: Falls ein schriftliches Erlaubnisscheinverfahren (Arbeitsfreigabeschein, z. B. für Heißarbeiten oder Einsteigen in Behälter) vorgesehen ist, sollten die Formulare oder digitalen Workflows dafür vorab vorbereitet sein und der Fremdfirma erläutert werden. Der Planer berücksichtigt dies, indem er z. B. Muster von Erlaubnisscheinen anfertigt und klare Kriterien definiert, wann welcher Schein erforderlich ist.

• Dokumentation der durchgeführten Arbeiten: Nach Abschluss (oder auch fortlaufend) muss die Fremdfirma berichten, was genau getan wurde. Dies umfasst Baustellenberichte, Prüfnachweise (z. B. Druckprüfung, Schweißnahtprüfungen), Abnahmeprotokolle und ggf. digitale Aufzeichnungen. In der Planungsphase wird festgelegt, welche Dokumentationen erwartet werden, damit die Fremdfirma dies einkalkuliert. Beispielsweise muss vereinbart sein, dass der Fremdfirmenleiter ein Bautagebuch führt oder dass bestimmte Prüfungen durch externe Sachverständige dokumentiert werden.

• As-Built-Dokumente: Wenn durch die Tätigkeit der Fremdfirma Änderungen an der Anlage entstehen (neue Leitungen, geänderte Konstruktionen), muss die Fremdfirma aktualisierte Zeichnungen oder Dokumente liefern. Der Planer sollte dies im Vertrag verankern (z. B. „Der AN hat die Revisionsunterlagen binnen 2 Wochen nach Abschluss vorzulegen“).

• Wartungs- und Bedienungsanleitungen: Für neu gelieferte Anlagenteile oder Geräte hat die Fremdfirma die technischen Unterlagen (Bedienungsanleitung, Konformitätserklärung, Ersatzteillisten) bereitzustellen. In der Planung sollte eine Liste geführt werden, welche neuen Komponenten kommen und ob die Dokumente vorhanden sind.

• Prüf- und Zertifikatsnachweise: Wenn die Fremdfirma eigene Geräte einsetzt (Krane, Hebebühnen, Messgeräte), sollten deren Prüfbescheinigungen (z. B. UVV-Prüfung für Hebezeuge, Kalibrierzertifikate) kontrolliert werden. Es empfiehlt sich, in der Planung festzulegen, dass die Fremdfirma alle eingesetzten Arbeitsmittel in einem Verzeichnis meldet und die entsprechenden Nachweise vor Einsatz vorlegt. Dies kann Teil der Eingangskontrolle bei der Pforte sein.

Für all diese Dokumente muss ein Dokumentenmanagement vorgesehen werden. Das heißt, es ist zu klären, wo die Dokumente gesammelt und wie sie geprüft werden. In größeren Projekten gibt es dafür digitale Plattformen (z. B. Projekträume, SharePoint etc.), zu denen die Fremdfirma einen Zugang erhält, um Unterlagen hochzuladen. Alternativ übernimmt ein Projektassistent die Sammlung in Ordnern. Die Planungsphase ist der richtige Zeitpunkt, um diesen Prozess aufzusetzen. Wichtig ist auch die Kontrolle: Die verantwortlichen Personen beim Auftraggeber sollten Checklisten haben, um zu verifizieren, dass alle erforderlichen Dokumente vorliegen (beispielsweise bevor die Anlage wieder in Betrieb geht).

Trotz aller Planung bleibt es notwendig, die Einhaltung der Vorgaben durch die Fremdfirma während der Ausführung konsequent zu überwachen. Auch dies wird idealerweise bereits in LPH 5 konzipiert.

• Überwachung und Audits: Der Auftraggeber sollte planen, in welchem Umfang vor Ort Kontrollen stattfinden. Zum einen sind tägliche Rundgänge oder Baustellenbegehungen durch den Fremdfirmenkoordinator oder die Sicherheitsfachkraft sinnvoll, um festzustellen, ob die Fremdfirma die Sicherheitsregeln einhält (Tragen der PSA, Absicherungen korrekt, Ordnung usw.). Zum anderen können formale Sicherheitsaudits angekündigt oder unangekündigt durchgeführt werden. In der Planung kann festgelegt werden: „Wer kontrolliert was, wie oft und wie wird es dokumentiert?“ Beispielsweise könnte die Regelung sein, dass wöchentlich ein gemeinsamer Sicherheitsrundgang mit dem Fremdfirmen-Vorgesetzten stattfindet und ein Protokoll erstellt wird.

• Ein nützliches Instrument ist der Prüfkatalog oder Checkliste für solche Kontrollen (z. B. Checkpunkte: Baustelle abgesperrt, Beschilderung vorhanden, PSA getragen, Maschinen mit Prüfsiegel, keine improvisierten Änderungen etc.). Ein solcher Katalog kann in LPH 5 erarbeitet werden, speziell zugeschnitten auf die jeweiligen Arbeiten.

• Meldung und Dokumentation von Verstößen: Wenn bei der Überwachung Mängel festgestellt werden, müssen diese dokumentiert und adressiert werden. Das Verfahren hierzu (Mängelbericht, Fotos, Besprechung mit Fremdfirmenleiter) sollte im Konzept festgeschrieben sein. Kleinere Verstöße können mündlich abgestellt werden, schwerwiegende sollten schriftlich festgehalten werden. Alle Abweichungen werden gesammelt, um am Ende eine Bewertung durchführen zu können.

• Sanktionsmechanismen: Um die Durchsetzung der Regeln zu gewährleisten, sind vertragliche Sanktionen vorzusehen. Bereits im Vertrag kann festgelegt sein, dass bei Verstößen gegen Arbeitsschutzauflagen Vertragsstrafen fällig werden – z. B. ein bestimmter Geldbetrag pro Verstoß oder pro Tag, an dem ein Mangel nicht behoben ist. Auch ein Stufenmodell ist denkbar: Erste Verstöße führen zu Verwarnungen, wiederholte zu Vertragsstrafen, gravierende zu Baustellenausschluss. In der Planung sollte gemeinsam mit der Rechtsabteilung geprüft werden, welche Sanktionsmöglichkeiten rechtlich zulässig und sinnvoll sind. Wichtig: Sanktionen sind nur das letzte Mittel; Vorrang hat die Kommunikation und Zusammenarbeit. Dennoch sollte die Fremdfirma wissen, dass Nichteinhaltung ernste Konsequenzen haben kann, bis hin zur Vertragskündigung bei schweren Verstößen.

• Behördliche Kontrollen und Mitwirkung: Es ist nicht auszuschließen, dass Aufsichtsbehörden (Gewerbeaufsicht, Berufsgenossenschaft) die Arbeitsstätte kontrollieren. Auch darauf sollte man vorbereitet sein: In LPH 5 werden Verantwortlichkeiten definiert, wer die Behördenkontakte übernimmt, und es werden alle erforderlichen Dokumente (z. B. SiGe-Plan, Gefährdungsbeurteilungen) auf aktuellem Stand gehalten, um sie vorzeigen zu können. So lassen sich mögliche Behördenauflagen oder Baustopps vermeiden.

• Feedback und kontinuierliche Verbesserung: Überwachung schließt auch den Blick nach Abschluss der Arbeiten ein. Es ist ratsam, im Plan festzuhalten, dass nach Auftragsende ein Feedback-Gespräch mit der Fremdfirma stattfindet, um zu bewerten, ob die Arbeitsschutzanforderungen während der Durchführung eingehalten wurden, welche Probleme es gab und was künftig besser laufen kann. Dies dient der Verbesserung des Fremdfirmenmanagementsystems im Unternehmen. Ebenso sollte die Fremdfirma bewertet werden (z. B. mittels eines Bewertungsbogens) – insbesondere hinsichtlich Qualität, Termintreue und Sicherheit – was in zukünftige Vergabeentscheidungen einfließt.

Durch diese vorausschauende Planung von Überwachung und Sanktionen stellt der Auftraggeber sicher, dass die schönen Konzepte nicht nur auf dem Papier stehen, sondern auch praktisch wirksam werden. Die Botschaft an die Fremdfirma ist klar: Sicherheit hat Vorrang und wird aktiv eingefordert.

Die folgende Tabelle fasst alle wesentlichen Aspekte in Form einer Checkliste zusammen. Sie kann von Planern, Projektmanagern oder Betreibern genutzt werden, um systematisch zu prüfen, ob in der Planungsphase an alle relevanten Punkte des Fremdfirmenmanagements gedacht wurde. Jeder Punkt sollte idealerweise mit „erledigt“ abgehakt werden können, bevor die Fremdfirma ihre Tätigkeit aufnimmt.

HSE = Health, Safety, Environment (Arbeitssicherheit/Umweltschutz); SiGeKo = Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator; MA = Mitarbeiter.

Diese Checkliste kann im Planungsprozess Schritt für Schritt durchgegangen werden. Sie dient dazu, kein wichtiges Element zu übersehen. Insbesondere bei komplexen Industrieprojekten mit vielen Fremdfirmen zahlt sich eine solche systematische Vorgehensweise aus: Risiken werden proaktiv gemindert, Zuständigkeiten sind klar, und alle Beteiligten können mit einem gemeinsamen Verständnis von Sicherheit an die Arbeit gehen.