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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Fremdfirmenmanagement: Apps für Smartphones und Tablets

Facility Management: Fremdfirmenmanagement » Grundsätze » Apps für Smartphones und Tablets

Mobile Lösungen für Sicherheit, Effizienz und Nachverfolgbarkeit im Einsatz externer Dienstleister

Mobile Lösungen für Sicherheit, Effizienz und Nachverfolgbarkeit im Einsatz externer Dienstleister

Der Einsatz von Fremdfirmen im betrieblichen Umfeld ist mit hohen Anforderungen an Sicherheit, Organisation, Dokumentation und Kommunikation verbunden. In dynamischen Arbeitsumgebungen – etwa bei Wartung, Umbau, Reinigung oder Störungsbeseitigung – braucht es digitale Werkzeuge, die mobil, nutzerfreundlich und auditfähig sind. Apps für Smartphones und Tablets ermöglichen genau das: Sie schaffen mobile Schnittstellen für Anmeldung, Unterweisung, Zutrittskontrolle, Zeiterfassung, Dokumentation und Rückmeldung – direkt vor Ort, ohne Medienbrüche, revisionssicher und jederzeit auswertbar. Apps für Smartphones und Tablets machen das Fremdfirmenmanagement sicherer, transparenter und effizienter – sowohl für Auftraggeber als auch für Dienstleister. Sie ermöglichen einen rechtskonformen, digital dokumentierten und nutzerfreundlichen Einsatz externer Partner, der in Echtzeit steuerbar ist.

Das Facility Management wird so zum aktiven Steuerungszentrum, das Fremdfirmeneinsätze mit klaren Prozessen, digitalen Schnittstellen und hoher Qualität steuert – mobil, smart und nachvollziehbar.

Mobile Steuerung externer Einsätze im Facility Management

Zielsetzung mobiler Fremdfirmen-Apps

  • Effiziente und standardisierte Abwicklung von Fremdfirmeneinsätzen

  • Erfüllung von Sicherheits-, Arbeits- und Betreiberpflichten

  • Echtzeittransparenz über anwesende Personen, Tätigkeiten und Status

  • Nachweissicherheit gegenüber Behörden, Zertifizierern und internen Audits

  • Verbesserung von Kommunikation, Rückmeldung und Eskalationsfähigkeit

Typische Funktionen von Fremdfirmen-Apps

Funktionsbereich

Beschreibung / Beispiel

Anmeldung & Zutritt

Vor-Ort-Check-in via QR-Code, Ausweis, NFC oder GPS

Sicherheitsunterweisung

In-App-Unterweisung mit Tests, Zertifikat, Zeitstempel

Zeiterfassung

Check-in/out mit Personenbezug, projektbezogen oder gewerkspezifisch

Dokumentenzugriff

Pläne, Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen

Rückmeldung / Abmeldung

Fertigmeldung inkl. Checkliste, Fotos, Unterschrift

Schadens- / Mängelmeldung

Aufnahme per Foto + Text + Kategorie + Standort

Push-Mitteilungen

Warnungen, Änderungen, Sperrzonen, Terminverschiebungen

Offline-Funktion

Arbeiten ohne Netzverbindung, automatische Synchronisation

Praxisbeispiele für den Einsatz mobiler Apps

Einsatzszenario

App-Nutzung

Wartungsdienstleister

Auftragsannahme, Standortinfo, Checkliste, Dokumentation

Baustelleneinsatz

digitale Unterweisung, Zugang zum Planungsstand, Rückmeldung

Reinigungsdienst

QR-Check-in im Objekt, Rückmeldung zur Leistungserbringung

Sicherheitsdienst

Echtzeitstatus, Lageänderungen, Protokollerstellung

Störungsbehebung (24/7)

Soforteinsatz mit digitalem Zugriff auf Zutrittsrechte und Anlagendaten

Systemintegration und Schnittstellen

System

Integration durch die App

CAFM-Systeme

Auftragsdaten, Rückmeldung, Historie, Anlagenbezug

Zutrittskontrollsystem

Zugangsfreigabe, Zeiterfassung, Sperrzonensteuerung

LMS / E-Learning-System

Sicherheitsunterweisung, Test, Nachweisverwaltung

DMS / Dokumentenplattform

Zugriff auf Betriebsanweisungen, Protokolle, Formulare

Helpdesk / Ticketsystem

Mängelmeldung, Rückmeldung, Eskalationsprozess

Für die Organisation (Betreiber/FM):

  • Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge

  • Entlastung interner Stellen durch Self-Service und Automatisierung

  • Live-Übersicht über Fremdfirmen im Objekt / Gelände

  • Bessere Planbarkeit und Auswertung von Einsatzzeiten und Qualität

Für die Fremdfirma:

  • Schneller, klarer Zugang zu Aufträgen, Plänen und Regeln

  • Digitale Nachweise ohne Papier oder Rückfragen

  • Mobilität und Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen oder Rückmeldungen

Erfolgsfaktoren für die Einführung von Fremdfirmen-Apps

Erfolgsfaktor

Wirkung

Intuitive Bedienung

hohe Akzeptanz bei externen Nutzer:innen

Mehrsprachigkeit

Verständlichkeit für internationales Personal

Offline-Fähigkeit

Nutzung auch in technischen Bereichen ohne Empfang

Datenschutz / DSGVO

Zugriffskonzepte, Rollensteuerung, Löschfristen

Systemintegration

Vermeidung doppelter Pflege, durchgängige Prozesskette

Erweiterungspotenziale

  • Foto-/Videodokumentation von Leistung und Mängeln

  • Chatfunktion mit Ansprechpartner:innen oder Helpdesk

  • Automatische Erinnerung an wiederkehrende Einsätze oder Prüfungen

  • QR-Codes an Anlagen oder Türen mit direktem Absprung in App-Prozesse

  • Gamification-Elemente zur Unterweisung (z. B. Sicherheitsquiz mit Ranking)