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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

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Fremdfirmenmanagement: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Fremdfirmenmanagement: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Mit dem Aufbau eines neuen Standorts beginnt nicht nur der physische Betrieb – auch das Management externer Dienstleister muss von Beginn an klar geregelt, dokumentiert und organisiert sein. Ob Reinigung, Wartung, Umbau, Bewachung oder temporäre Montagearbeiten: Der Einsatz von Fremdfirmen bringt rechtliche, sicherheitstechnische und betriebliche Anforderungen mit sich, die im Betriebskonzept verbindlich festgelegt werden müssen. Ein Betriebskonzept für das Fremdfirmenmanagement stellt sicher, dass alle externen Einsätze nachvollziehbar, genehmigungsfähig, sicherheitskonform und steuerbar sind – und sorgt für eine einheitliche, rechtskonforme und digital unterstützte Fremdfirmensteuerung.

Ein Betriebskonzept für das Fremdfirmenmanagement ist am neuen Standort unverzichtbar, um sicheren, rechtskonformen, serviceorientierten und transparenten Fremdfirmeneinsatz zu ermöglichen – von Tag 1 an. Facility Management, Arbeitssicherheit, Einkauf, IT und Recht sollten dieses Konzept gemeinsam entwickeln, systemisch integrieren und laufend weiterentwickeln – als Teil einer modernen Betreiberorganisation.

Zielsetzung des Betriebskonzepts

Standardisierung und Sicherstellung der Fremdfirmenprozesse

  • Standardisierung und Sicherstellung aller Fremdfirmenprozesse

  • Umsetzung gesetzlicher Vorgaben (z. B. BetrSichV, DGUV, ArbSchG, GefStoffV)

  • Schutz von Mitarbeitenden, Sachwerten und Betriebsabläufen

  • Klare Zuständigkeiten, Schnittstellen und Informationspflichten

  • Integration in digitale Systeme (Helpdesk, Zutrittskontrolle, CAFM, DMS)

  • Nachvollziehbarkeit für Audits, Behörden, Versicherungen und interne Prüfungen

Struktur und Inhalte des Betriebskonzepts Fremdfirmenmanagement

Kapitel

Inhalt

Allgemeines

Geltungsbereich, Zielsetzung, Relevanz für den neuen Standort

Rollen und Verantwortlichkeiten

Fremdfirmenkoordinator:in, Fachabteilungen, Sicherheitsbeauftragte

Zulassungsprozess

Dokumentenprüfung, Qualifikationen, Rahmenverträge

Anmeldung & Einsatzplanung

Prozesse zur Vorabmeldung, Terminsteuerung, Auftragsvergabe

Unterweisung und Nachweisführung

Sicherheitsunterweisung, Sprachregelungen, Wiederholungspflichten

Zutritts- und Ausweissysteme

Erfassung, Freigabe, Bereichsrechte, Besucherregelung

Begleitung und Kontrolle

Anwesenheitsüberwachung, Sichtkontrollen, Leistungsnachweise

Meldung von Abweichungen / Verstößen

Eskalationslogik, Sperrung, Sanktionen

Dokumentation & Archivierung

DMS-Anbindung, DSGVO-Konformität, Aufbewahrungsfristen

Systemintegration

Schnittstellen zu CAFM, Zutritt, DMS, Helpdesk, ESG-Tools

Integration in Betriebsprozesse und Systemlandschaft

Bereich

Verknüpfung im laufenden Betrieb

CAFM-System

Verknüpfung von Leistungen, Flächen, Prüfzyklen

Helpdesk / Ticketsystem

Störungsbeseitigung durch Fremdfirma mit Rückmeldung

Zutrittskontrolle

digitale Ausweise, zeitliche/bereichsbezogene Freigaben

DMS / Dokumentenplattform

Unterlagen, Protokolle, Arbeitsfreigaben, Sicherheitsdokumente

Lernmanagementsystem (LMS)

Sicherheitsunterweisung, Nachweis, Archivierung

ESG-/Compliance-Tools

Einsatzzeiten, CO₂-Ausstoß, Arbeitsstunden, Auditreporting

Vorbereitung

  • Liste zulässiger Fremdfirmen mit Rahmenverträgen und Sicherheitsdokumentation

  • Definition von Einsatzarten: regelmäßig, projektbezogen, kurzfristig

  • Einrichtung eines Fremdfirmenportals / Intranetbereichs

  • Erstellung einer Übersicht aller Zutrittspunkte und bereichsbezogenen Gefährdungen

Übergabe & Betriebsstart

  • Erstunterweisung vor dem ersten Arbeitseinsatz

  • Ersteinrichtung digitaler Ausweise / QR-/NFC-Zugänge

  • Bereitstellung eines digitalen Ansprechpartnerverzeichnisses

  • Integration in Tagessicherheitsbesprechungen oder Kick-offs vor Ort

Praxisbeispiele für Regelungen im Betriebskonzept

Thema

Regelung

Gefährdungsbeurteilung

vor Arbeitsaufnahme durch Fremdfirma einzureichen und zu prüfen

Werkzeuge und Maschinen

dürfen nur mit CE-Kennzeichnung und Prüfnachweis eingesetzt werden

Zutritt zu sensiblen Bereichen

nur mit separater Freigabe durch Sicherheitsbeauftragte

Mängel oder Schäden

sofortige Meldung an Helpdesk – auch bei „nur beobachtetem“ Schaden

Verstoß gegen Vorschriften

mögliche Konsequenzen: Verwarnung, Ausschluss, Vertragssanktionen

Erfolgsfaktoren für ein funktionierendes Betriebskonzept

Erfolgsfaktor

Wirkung

Standardisierte Prozesse

Einheitlichkeit, Sicherheit, Skalierbarkeit

Digitale Integration

Medienbruchfreie Abläufe, bessere Auswertung, Rückverfolgbarkeit

Transparente Rollenverteilung

keine Grauzonen – klare Zuständigkeit je Einsatz

Dokumentationspflichten geregelt

Auditfähigkeit, Nachweissicherheit, Rechtskonformität

Pflege und Kommunikation

Inhalte werden gelebt, verstanden und regelmäßig aktualisiert