Etablierung Grundprinzipien für Fremdfirmenmanagement
UNTERNEHMEN SOLLTEN SICHERSTELLEN, DASS IHRE GESCHÄFTSPARTNER ETHISCHE STANDARDS EINHALTEN, UM DAS RISIKO VON HAFTUNGSANSPRÜCHEN UND REPUTATIONSVERLUSTEN ZU MINIMIEREN
Effizientes und langfristiges Auftragnehmermanagement erfordert klare Verfahren und Maßnahmen. Indem Unternehmen ihre Zusammenarbeit mit Lieferanten und Dienstleistungsanbietern verbessern, können sie gemeinsame Stärken nutzen und Kosten senken. Umfassendes Risikomanagement ermöglicht es Unternehmen, Gefahren in ihren Partnerschaften zu erkennen und zu begegnen. Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und die Einführung solider Kontrollmechanismen sind wesentliche Bestandteile für eine geschickte Verwaltung externer Einheiten.
Grundsätze für das Fremdfirmenmanagement
Fremdfirmen kommen – Pflichten bleiben
Wir steuern Partnerschaften mit Fachkenntnis und Integrität
Management externer Unternehmen.
Haftung bei der Übertragung innerbetrieblicher Pflichten auf Fremdfirmen im Umwelt- und Arbeitsschutz
Wenn jemand eine Dienstleistung kauft, hat er oft das Gefühl, keine weitere Verantwortung zu haben, da er dafür bezahlt hat. Viele Dienstleistungen werden jedoch in den Räumlichkeiten der beauftragenden Unternehmen erbracht. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers sind möglicherweise nicht mit den spezifischen Gefahren innerhalb dieses Unternehmens vertraut und verlassen sich auf Informationen, die vom Unternehmen selbst bereitgestellt werden.
Obwohl der Auftraggeber nicht immer direkt für Fehltritte anderer Mitarbeiter verantwortlich gemacht werden kann, hat er mehrere Pflichten, die er erfüllen muss. Aktive Verantwortlichkeiten werden zu Überwachungspflichten. Es gibt Haftungsstandards, die die laufenden Pflichten des Auftraggebers festlegen.
Grundsätze
Das Delegieren von Aufgaben bedeutet nicht, Pflichten abzugeben. Diese Pflichten bestehen weiterhin. Selbst wenn betriebliche Infrastrukturaufgaben an externe Firmen übertragen werden, behält der Arbeitgeber die Verantwortung für seine Mitarbeiter. Auch wenn die Art der Verpflichtungen von aktiv zu überwachend wechseln mag, ist der Arbeitgeber niemals frei von Pflichten.
Die im Betrieb tätigen Fremdfirmen sind zum großen Teil nicht Erfüllungsgehilfen des Arbeitgebers ( 278 BGB). Er muss für ihre Handlungen keine Verantwortung übernehmen, er muss sie aber überwachen.
Anstelle von Handlungspflichten treffen ihn Überwachungspflichten. Beim Einsatz von Fremdfirmen gibt es unterschiedliche Arten von Arbeitgeberpflichten. Die Mindestanforderungen kann man etwa mit drei Pflichten beschreiben:
Auswahl und Überwachung von Fremdfirmen
Sorgfältige Auswahl der Fremdfirmen und Intervention bei Anhaltspunkten für Unzuverlässigkeit oder mangelhafte Arbeit,
Informations- und Abstimmungspflichten gegenüber den fremden Arbeitnehmern und Fürsorgepflichten (z.B. Unterweisung, Unterrichtung) gegenüber den eigenen Arbeitnehmern,
Überwachung und Kontrolle der Fremdfirmen.
Verbindliche Pflichtenstandards für Fremdfirmenmanagement
Beim Einsatz von Fremdfirmen ist auf die Einhaltung dieses (Mindest-)Standards zu achten. Dazu sind die spezifischen weiteren Pflichten, z.B. als Bauherr, zu beachten. Um später nicht in Erklärungs- oder Beweisnot zu kommen, empfiehlt sich eine umfangreiche Dokumentation. Es müssen Beweise auf Vorrat geschaffen werden, um die Einhaltung der Arbeitgeberpflichten nachweisen zu können.
Deshalb sollte die Erfüllung der Pflichten dokumentiert werden. Verschiedene Instrumente der Dokumentenverwaltung stehen dafür zur Verfügung. Damit wird die Einhaltung der Pflichten transparent, lückenlos und verfügbar. Gleichzeitig wird ein unternehmensweiter Standard für den Umgang mit Fremdfirmen geschaffen, von dem die einzelnen Abteilungen profitieren können. Bauaufträge werden von anderen Abteilungen vergeben als Aufträge für die Abfallentsorgung. Wenn die einzelnen Betriebsbereiche die Auswahl und Überwachung von Fremdfirmen nach unterschiedlichen Kriterien handhaben, kommt es im Krisenfall zu Erklärungsnöten. Deshalb muss die Überwachungspraxis unternehmensweit vereinheitlicht werden. Das wird erreicht durch verbindlich festgelegte Pflichtenstandards.