Strategische Aspekte des Fremdfirmenmanagements

Delegation: Die Unternehmensleitung überträgt folgende Unternehmenspflichten an: Arbeitssicherheit, anfordernde Stellen (Facility Management, Gebäudemanagement, Technik, usw.), Einkauf und Security. Es ist wichtig, dass wir klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten festlegen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Fremdfirmenmanagements effektiv abgedeckt sind.

Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung: Als verantwortungsbewusstes Unternehmen berücksichtigen wir auch Aspekte der Nachhaltigkeit und sozialen Verantwortung in unserer Fremdfirmenmanagement-Strategie. Wir arbeiten nur mit Fremdfirmen zusammen, die unsere Werte in Bezug auf Umweltschutz, faire Arbeitsbedingungen und ethisches Geschäftsgebaren teilen. Durch die Einbeziehung dieser Aspekte in unsere Auswahlkriterien und Überwachungsprozesse tragen wir dazu bei, positive soziale und ökologische Auswirkungen zu erzielen.

Organisation des Einsatzes von Fremdfirmen: Die Organisation des Einsatzes von Fremdfirmen im Unternehmen unter Einhaltung einschlägiger Vorschriften ist ein wichtiger Aspekt des Fremdfirmenmanagements. Dies umfasst die Planung, Auswahl der Fremdfirma, Auftragsvergabe, Einweisung, Ausführung und Beurteilung. Wir legen klare Kriterien für die Auswahl von Fremdfirmen fest, wie z.B. Referenzen oder Empfehlungen, Sicherheitszertifikate, Positivlisten bewährter Fremdfirmen und Selbstauskünfte der Kontraktoren.

Beauftragtenwesen: Der Fremdfirmenmanagement-Beauftragte des Standorts wird durch die Fremdfirmenmanagement-Beauftragten der Geschäftseinheiten unterstützt. Seine Aufgaben umfassen das Erarbeiten, Pflegen und Aktualisieren des Fremdfirmenmanagement-Handbuchs, die Koordination des Fremdfirmenmanagements, die Unterweisung und Schulung der Fach- und Führungskräfte in Bezug auf das Fremdfirmenmanagement, die Prüfung übergreifender Dokumente und Anweisungen mit Bezug auf das Fremdfirmenmanagement, die Bewertung der eingeführten Prozesse in Hinblick auf ein leistungsfähiges Fremdfirmenmanagement-System und das Einleiten entsprechender Korrekturmaßnahmen, die Organisation und Durchführung bzw. Veranlassung interner Audits, die Berichterstattung über die Ergebnisse durchgeführter Audits und die daraus resultierenden erforderlichen Maßnahmen sowie die Identifikation von organisatorischen Schwachstellen, insbesondere an Schnittstellen.

Partnerschaft und Zusammenarbeit: Wir betrachten unsere Fremdfirmen nicht nur als Lieferanten und Dienstleister, sondern als Partner. Wir streben eine enge Zusammenarbeit und einen offenen Dialog mit unseren Fremdfirmen an, um gemeinsame Ziele zu erreichen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Durch regelmäßige Meetings, Feedback-Sitzungen und gemeinsame Schulungen fördern wir eine Kultur der Zusammenarbeit und des gegenseitigen Respekts.

Compliance und Risikomanagement: Unsere Lieferanten und Dienstleister erfüllen die gleichen hohen Standards wie wir selbst, um Compliance-Risiken zu minimieren. Unsere Fremdfirmenmanagement-Strategie entspricht den aktuellen rechtlichen und regulatorischen Anforderungen, um Rechtsstreitigkeiten und negative Auswirkungen auf unsere Reputation zu vermeiden. Digitale Lösungen verbessern die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Lieferkette und reduzieren so die Compliance-Risiken.

Kontinuierliche Verbesserung: Wir streben stets danach, unser Fremdfirmenmanagement zu verbessern, indem wir praktikable Regelungen, Vertragsbedingungen und Organisation implementieren, die aktuellen Betreiberpflichten berücksichtigen, uns aus der Auftraggebersicht exkulpieren, den aktuellen Stand der gesetzlichen Forderungen einhalten und eine durchgehende anweisende Dokumentation als Teil der Verträge mit Dienstleistern sicherstellen.

Technologie und Implementierung: Die Nutzung von Technologie und Digitalisierung ist ein entscheidender Faktor in unserer Fremdfirmenmanagement-Strategie. Durch den Einsatz von digitalen Lösungen verbessern wir nicht nur die Effizienz unserer Prozesse, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Lieferkette. Dies hilft uns, Compliance-Risiken zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den aktuellen Status und Fortschritt informiert sind. Wir nutzen Technologien wie KI und maschinelles Lernen, um Daten zu analysieren und Einblicke zu gewinnen, die uns helfen, unsere Prozesse und Entscheidungen zu verbessern.

Kommunikation und Schulung: Eine effektive Kommunikation und Schulung sind entscheidend für den Erfolg unserer Fremdfirmenmanagement-Strategie. Alle Mitarbeiter, insbesondere diejenigen, die direkt mit Fremdfirmen zusammenarbeiten, sind über die Anforderungen und Erwartungen in Bezug auf das Fremdfirmenmanagement informiert. Dies wird durch regelmäßige Schulungen, Workshops und Informationsveranstaltungen erreicht.

Überwachung und Bewertung: Wir implementieren ein System zur Überwachung und Bewertung unserer Fremdfirmenmanagement-Strategie. Dies beinhaltet regelmäßige Audits und Bewertungen, um sicherzustellen, dass wir unsere Ziele erreichen und kontinuierliche Verbesserungen vornehmen. Wir implementieren auch ein System zur Berichterstattung über die Ergebnisse dieser Audits und Bewertungen, um Transparenz zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den Fortschritt und die Leistung des Fremdfirmenmanagements informiert sind.

Zutrittskontrolle: Die Kontrolle des Zutritts zu unseren Einrichtungen ist ein wichtiger Aspekt unserer Sicherheits- und Compliance-Strategie. Wir implementieren robuste Zutrittskontrollsysteme, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu unseren Einrichtungen haben. Dies hilft uns, die Sicherheit unserer Mitarbeiter und Anlagen zu gewährleisten und das Risiko von Sicherheitsverstößen zu minimieren.

Baustellen (SiGeKo): Auf Baustellen setzen wir Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinatoren (SiGeKo) ein, um die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften zu überwachen und zu gewährleisten. Diese Spezialisten sind dafür verantwortlich, potenzielle Gefahren zu identifizieren, geeignete Schutzmaßnahmen zu implementieren und die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften zu überwachen.

Fremdfirmenkoordinatoren: Fremdfirmenkoordinatoren spielen eine entscheidende Rolle in unserer Fremdfirmenmanagement-Strategie. Sie dienen als Hauptansprechpartner für unsere Fremdfirmen und sind dafür verantwortlich, die Kommunikation zu koordinieren, Probleme zu lösen und sicherzustellen, dass die Arbeit gemäß unseren Standards und Anforderungen ausgeführt wird.

Wandlung von Durchführungspflichten in Kontrollpflichten: Wir streben an, Durchführungspflichten in Kontrollpflichten umzuwandeln. Anstatt bestimmte Aufgaben selbst durchzuführen, konzentrieren wir uns darauf, die Leistung unserer Fremdfirmen zu überwachen und zu kontrollieren. Dies ermöglicht es uns, unsere Ressourcen effizienter zu nutzen und gleichzeitig ein hohes Maß an Qualität und Compliance zu gewährleisten.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt ist Flexibilität und Anpassungsfähigkeit entscheidend. Unsere Fremdfirmenmanagement-Strategie ist flexibel und anpassungsfähig, um auf Veränderungen in der Geschäftsumgebung, den regulatorischen Anforderungen oder den Bedürfnissen unseres Unternehmens reagieren zu können. Wir überprüfen und aktualisieren unsere Strategie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie relevant und effektiv bleibt.

Jährliche Unterweisung: Eine jährliche Unterweisung ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Fremdfirmenmanagement-Strategie. Diese regelmäßige Schulung stellt sicher, dass alle Fremdfirmenmitarbeiter auf dem neuesten Stand der relevanten Vorschriften, Verfahren und Best Practices sind. Es hilft auch, das Bewusstsein für Sicherheit und Compliance zu schärfen und die Einhaltung unserer Standards zu gewährleisten.

Blended Learning: Wir setzen auf Blended Learning-Ansätze, um die Schulung und Weiterbildung unserer Mitarbeiter und der Mitarbeiter unserer Fremdfirmen zu optimieren. Durch die Kombination von Online-Lernmaterialien und traditionellen Präsenzschulungen können wir eine effektive und flexible Lernumgebung schaffen, die auf die individuellen Bedürfnisse der Lernenden zugeschnitten ist.

Strategieimplementierung: Die Umsetzung dieser Strategie erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern, einschließlich des Facility Managements, des Einkaufs, der Sicherheit und natürlich der Fremdfirmen selbst. Alle Beteiligten verstehen die Ziele und Anforderungen des Fremdfirmenmanagements und setzen sich dafür ein, diese zu erreichen.