Im externen Unternehmensführungssystem sind die Vorgaben für alle Prozesse und Aktivitäten, die mit der Beauftragung externer Unternehmen und der Abwicklung von Aufträgen durch externe Unternehmen in Verbindung stehen, verbindlich geregelt. Dies umfasst insbesondere alle Vorschriften zum Umweltschutz, zur Sicherheit und zum Gesundheitsschutz.
Das Auftragnehmer-Management-System kann Teil des integrierten Managementsystems sein. Das externe Unternehmensführungssystem, das in einem Handbuch und den entsprechenden Dokumenten beschrieben wird, erfüllt die unternehmerischen und rechtlichen Anforderungen hinsichtlich der Anweisungs-, Auswahl- und Überwachungspflichten durch organisatorische Maßnahmen und definierte Prozesse im Rahmen der Vertragsabwicklung mit externen Unternehmen. Es gewährleistet nachweislich die Delegation von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Diese Anforderungen werden in Form von dokumentierten Unterlagen festgelegt, in denen alle wesentlichen Prozesse, Maßnahmen und Verpflichtungen definiert sind, die bei der Nutzung externer Unternehmen erfüllt werden müssen.
Das externe Unternehmensführungssystem ist prozessorientiert, wobei besonders auf die Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten an die entsprechenden Funktionen geachtet wird. Daher sind die Schnittstellen im gesamten Ablaufprozess, von der Bedarfsermittlung bis zur Abnahme, beschrieben, wobei auch die Kriterien für die Leistung, Sicherheit und Zuverlässigkeit der externen Unternehmen festgelegt werden.
Zusätzliche Anforderungen können sich aus gesetzlichen Vorschriften, Standards, Arbeits- und Prüfanweisungen, Richtlinien und anderen Dokumenten ergeben, sowie bei der Ausfüllung entsprechender Formulare. Einige davon werden in diesem Handbuch als anwendbare Dokumente dargestellt.
