Information für Auftraggeber und Einkauf

Dem Einkauf kommt bei der Auswahl der Fremdfirmen eine wichtige Rolle zu, er sollte zunächst der Ansprechpartner für die Fremdfirmen sein. Im Rahmen der Ausschreibung sendet der Einkauf neben der Ausschreibung den unternehmensspezifischen Fremdfirmenleitfaden an mögliche Auftragnehmer. Der Fremdfirmenfragebogen wird ebenfalls vom Einkauf verschickt und von den Fremdfirmen an den Einkauf zurückgesandt. Der Einkauf sollte darauf achten, dass die Angaben vollständig sind und die erforderlichen Unterlagen vorhanden sind.

• aufgrund eines Rahmenvertrags ständig eingesetzt werden (hierfür wird der Begriff "Partnerfirmen" genutzt),

• einzelne Aufträge im Rahmen von Projekten oder Stillständen durchführen, zwar z. B. auch über einen Rahmenvertrag, aber nicht direkt in Produktionsanlagen eingesetzt werden (z. B. Wartung von Kopierern)

• Zeitarbeitsfirmen

Die Anforderungen an diese unterschiedlich eingesetzten Firmen können entsprechend differenziert werden.

Zur Fremdfirmenauswahl soll ein Fragebogen genutzt werden, der sowohl allgemeine als auch SGU-relevante Themenfelder abdeckt.

Partnerfirmen sollten neben dem Fragebogen dem Auftraggeber eine Selbstverpflichtung der Geschäftsführung zur Arbeitssicherheit zusenden.

• Allgemeine Angaben zum Unternehmen

• Führungsorganisation

• Qualitätsorganisation

• Zertifizierungen und Managementsystem

• Schulung / Training

• Einbindung der Mitarbeiter

• Kommunikation

• Unfallgeschehen

Der Fragebogen sollte den Partnerfirmen vom Einkauf zugeschickt und im Rahmen des Lieferantenmanagements nachgehalten werden. Die Rücksendung ist Voraussetzung für den Vertragsabschluss bzw. eine Vertragsverlängerung. Die Auswertung erfolgt anhand eines Punktesystems, das als Ergebnis eine Prozentzahl zur Erfüllung der Anforderungen ergibt. Die Angaben im Fragebogen beziehen sich, soweit sinnvoll, jeweils auf die letzten 3 Jahre. Der Fragebogen wird jährlich ausgefüllt und bewertet. Bei Projekten, die mit besonderen Gefährdungen verbunden sind (insbesondere umfangreichen Abbrucharbeiten, Arbeiten in kontaminierten Bereichen oder Bauen im Bestand) sollten zusätzlich zum Fragebogen auch Dokumente (z. B. Ausführungspläne, Montagekonzepte, Gefährdungsbeurteilungen) zur geplanten Durchführung der Arbeiten erfragt werden. Die vorgeschlagenen Methoden sollten dann ebenfalls bewertet werden.

Für Fremdfirmen, die nicht in Produktionsanlagen oder für Tätigkeiten mit erhöhter Gefährdung eingesetzt werden, kann ein reduzierter Fragebogen genutzt werden.

Sollen von Fremd- bzw. Partnerfirmen Subunternehmen eingesetzt, ist dieses mitzuteilen. Die Subunternehmen sind auf Basis des gleichen Fragebogens zu bewerten bzw. zuzulassen.