Im Fremdfirmenmanagement-System werden die Vorgaben für alle Prozesse und Tätigkeiten verbindlich geregelt, die in Zusammenhang mit der Anforderung von Fremdfirmen und der Auftragsabwicklung durch Fremdfirmen stehen. Dies schließt insbesondere alle Regelungen mit ein, die Umweltschutz, Sicherheit und Gesundheitsschutz betreffen.
Das Fremdfirmenmanagement-System ist ggf. Bestandteil des integrierten Managementsystems. Durch das in einem Handbuch und den mitgeltenden Dokumenten beschriebene Fremdfirmenmanagement-System werden im Rahmen der Abwicklung von Leistungen auf der Grundlage von Werkverträgen mit Fremdfirmen die unternehmerischen und rechtlichen Anforderungen an die Anweisungspflichten, Auswahlpflichten und Überwachungspflichten durch organisatorische Maßnahmen und festgelegte Abläufe erfüllt und die Delegation von Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung nachweisbar sichergestellt. Die Vorgaben bestehen in Form von dokumentierten Unterlagen, in denen alle wesentlichen Vorgänge, Maßnahmen und Pflichten festgelegt sind, die bei einem Einsatz von Fremdfirmen zu erfüllen sind.
Das Fremdfirmenmanagement-System ist prozessorientiert aufgebaut. Von besonderer Bedeutung ist die Zuweisung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten an die entsprechenden Funktionen. Somit werden die Schnittstellen im gesamten Abwicklungsprozess von der Bedarfsfeststellung bis zur Abnahme beschrieben und die Anforderungen an die Leistung, Sicherheit und Zuverlässigkeit der Fremdfirmen festgelegt.
Weitere Vorgaben können sich aus Rechtsvorschriften, Normen, Arbeits- und Prüfanweisungen, Richtlinien und anderen Dokumenten sowie beim Ausfüllen entsprechender Formblätter ergeben. Diese sind in diesem Handbuch zum Teil als mitgeltende Unterlagen ausgewiesen.
