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Fremdfirmenleitfaden

Der unternehmensspezifische Fremdfirmenleitfaden soll den Fremdfirmen helfen, die Anforderungen des Unternehmens vorab zu verstehen und bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen. Das Fremdfirmenmanagement soll darin beschrieben und die wesentlichen Anforderungen sollen definiert werden, z. B.:
- einheitliche Regelungen, Kriterien und Vorgehensweise bei der Auswahl von Fremdfirmen,
- Arbeitsfreigabesystem,
- Regelmäßige Audits und Kontrollen von Fremdfirmen bzw. Fremdfirmenstützpunkten,
- Umfassende Bewertung (Qualität, Leistung, Termintreue, Aufmaß/Abrechnung, Kosten, Sicherheit ),
- Regelmäßige Feedback-Gespräche und Informationsveranstaltungen.

Ein unternehmensspezifischer Leitfaden sollte min. folgende Themen abdecken:
- Sichere Durchführung der Arbeit. Dabei ist gesondert auf Sicherheitsmaßnahmen vor Beginn der Arbeit, Sicherheitsmaßnahmen während der Arbeit und die Bewertung nach Abschluss der Arbeit einzugehen
- Unfallmeldung, -untersuchung
- Umgang mit Verstößen

Im unternehmensspezifischen Fremdfirmenleitfaden ist zu beschreiben, wie mit Verstößen sowohl von Einzelpersonen als auch von Firmen umgegangen wird. Um sicherzustellen, dass Verstöße bzw. Beinahe-Ereignisse gemeldet werden, sollten diese Regelungen gegenseitig abgestimmt und gerecht sein.

Bei Verstößen durch Fremdfirmenmitarbeiter kann ein System mit gelben und roten Karten sinnvoll sein. Bei verhaltensbedingten Verstößen gegen Sicherheitsregeln kommt die gelbe Karte zu Einsatz (Verwarnung). Kommt es durch einen Verstoß zu einer eigenen Gefährdung oder zur Gefährdung eines anderen Mitarbeiters, kommt die rote Karte zum Einsatz (Verweis). Erfolgen mehrfach Verstöße durch verschiedene Mitarbeiter der gleichen Firma, kann dieses System auch auf Firmen angewandt werden.

Ein weiteres Instrument sind Bonus-Malus-Regelungen. Hierbei kann eine Fremdfirma nach einem vorgegebenen Punktesystem zusätzlich Geld erhalten bzw. verlieren.

Sämtliche Verstöße sind zu dokumentieren und fließen in die jährliche Bewertung der Fremdfirmen ein.

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