Im unternehmensspezifischen Fremdfirmenleitfaden ist zu beschreiben, wie mit Verstößen sowohl von Einzelpersonen als auch von Firmen umgegangen wird. Um sicherzustellen, dass Verstöße bzw. Beinahe-Ereignisse gemeldet werden, sollten diese Regelungen gegenseitig abgestimmt und gerecht sein.
Bei Verstößen durch Fremdfirmenmitarbeiter kann ein System mit gelben und roten Karten sinnvoll sein. Bei verhaltensbedingten Verstößen gegen Sicherheitsregeln kommt die gelbe Karte zu Einsatz (Verwarnung). Kommt es durch einen Verstoß zu einer eigenen Gefährdung oder zur Gefährdung eines anderen Mitarbeiters, kommt die rote Karte zum Einsatz (Verweis). Erfolgen mehrfach Verstöße durch verschiedene Mitarbeiter der gleichen Firma, kann dieses System auch auf Firmen angewandt werden.
Ein weiteres Instrument sind Bonus-Malus-Regelungen. Hierbei kann eine Fremdfirma nach einem vorgegebenen Punktesystem zusätzlich Geld erhalten bzw. verlieren.
Sämtliche Verstöße sind zu dokumentieren und fließen in die jährliche Bewertung der Fremdfirmen ein.